INFORME AA2

Con el propósito de aplicar y transferir el aprendizaje desarrollado, realice un

informe luego de investigar sobre las actividades de diseño y patronaje, que
día a día realizan las empresas de Confecciones. Una vez realizada la
investigación y utilizando lineamientos establecidos por usted mismo en el
Caso de Estudio para documentar el Procedimiento de
“Diseño y patronaje”
.Recuerde que éste va dirigido a personal con nivel de estudios técnicos, por
lo tanto, debe ser claro, conciso y muy bien organizado. Evite incurrir en
un paradigma de la documentación.

SOLUCION
1. OBJETIVO: Este procedimiento se establece para efectuar el control, la
elaboración, modificación e identificación de los documentos y registros. La
empresa Confecciones S.A., dedicada al diseño y manufactura de
prendas de vestir con el fin de tener la documentación actualizada y disponible
para su uso por parte de todos los usuarios
.
2. ALCANCE: Aplica para todos los documentos (Manuales, procedimientos,
instructivos, formatos, guías, registros, entre otros.) los documentos de origen
externo que son requeridos para el adecuado desarrollo de los procesos. El
procedimiento inicia con l identificación de la necesidad de crear o modificar un
documento y finalización con la divulgación del documento por parte del
responsable del proceso.

3. RESPONSBILIDAD: El responsable de la adecuada aplicación de este procedimiento

es el Coordinador de Trabajo y los lidere de Procesos de Gestión.

3.1 Coordinador Trabajo:

Asesora a los líderes de los procesos para la gestión, control y administración del
SGC en forma coherente, congruente y consistente de acuerdo con la
naturaleza del servicio.
3.2 Asistente – Practicante Profesional:
El Asistente del Área – Practicante Profesional, específicamente interviene en la
adecuación de la presentación de documentos antes de la revisión para su
aprobación.

Apoya a los líderes de los procesos para garantizar que:

-Se revisen y actualicen los documentos cuando sea necesario y se aprueben

nuevamente.

-Se identifiquen los cambios y el estado de revisión actual de los documentos.

-Las versiones pertinentes de los documentos aplicables se encuentren
disponibles en la intranet.

-Los documentos permanezcan legibles y fácilmente identificables.

-Se socialicen los documentos.

-Prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos.

-El control de los documentos en medio magnético, con el fin de preservar y

proteger la información.

-Mantener una codificación única, según las directrices que se dan en este
documento.

-Se mantenga Actualizados los listados maestros.

3.3 Líderes de Procesos:

Todos los líderes de procesos son los responsables de cumplir el procedimiento
establecido sobre la creación, actualización o anulación de los documentos.
4. PRECISIONES

4.1 ESTRUCTURA DOCUMENTAL

La estructura documental del SGC de la empresa CONFECCIONES S.A.,

dedicada al diseño y manufactura de prendas de vestir se presenta en la
siguiente figura, en donde los documentos de nivel superior tienen mayor
cobertura y alcance, pero menor profundidad y detalle.

DOCUMENTO

Política

Mapa de procesos

Procedimientos - instructivos

Manuales - Matrices

Protocolos - Programas

Formatos – Fichas y Guías

4.2 DISPOSICIONES SOBRE REPRODUCCION DE FORMATOS

En todo caso se privilegia la presentación y diligenciamiento digital

de formatos salvo casos que requieran estrictamente su aplicación
impresa. Para estos casos, una vez aprobados el líder del proceso
envía una copia en medio digital al proceso de gestión de
publicaciones, para su correspondiente reproducción.

Aunque la emisión de los documentos se realiza luego de su

aprobación la empresa empleara los inventarios de formatos
impresos hasta agotar existencias.
 4.3 REGISTROS

Los registros son documentos que proporcionan evidencias objetivas de actividades

realizadas o resultados obtenidos se caracterizan por:

 Son consecuencia inmediata de ejecutar un procedimiento y documentar sus

resultados.

 Proporciona la evidencia necesaria para establecer si la actividad o la tarea

se adecuó al proceso correspondiente.

 No están sujetos a actualizaciones porque no deben ser modificado (salvo en

casos especiales) y dejado constancia de todas las circunstancias de cambio,
siguiendo el procedimiento al respecto.

Los registros pueden realizarse en medios impresos o electrónicos, y estar en forma

digital. Son registros impresos todo lo plasmado en un papel, como un material
fotográfico o similar. Son registros electrónicos los obtenidos y guardados en estos
medios.

La Empresa debe garantizar que los registros no pueden ser modificados o que, si lo son,
que constancia de ello y de quién y cuándo lo hizo, especialmente cuando sea más
susceptible a las modificaciones, como es el caso de los registros guardados de forma
digital.

Los registros deben estar firmados y fechados por el personal encargado, en el caso delos
registros impresos y en los registros digitales deben quedar constancia de quien y cuando
lo hizo.

Todos los registros deben estar supervisados por la persona encargada de esto,
garantizando que se respeten los procedimientos y queden archivados de forma segura y
de fácil identificación. Por otra parte la universidad debe garantizar la confiabilidad de los
registros que así lo requieran (historias clínicas, Exámenes ocupacionales, etc.
 4.3.1 LOS REGISTROS DEBEN GARANTIZAR

Lo registros apropiados deben garantizar que sean:

 Veraces: debe describir lo que realmente sucedió, pasó u ocurrió.

 Exactos: debe ser verificado.

 Permanentes: se debe diligenciar con elementos de difícil borrado, no usar

lápiz o tinta lavable.

 Oportunos: se realiza en tiempo real, para evitar perdida de información

por el paso del tiempo.

 Claros: debe ser entendible para todos.

 Coherentes: en lo que respecta fechas, temperaturas, tiempo, etc.

 Legible.

 No alterable: no debe tener tachones, enmendaduras, uso de correctores, etc.

 Completo: no deben tener espacios en blanco, debe cruzar con una raya lo que no
se llena.

4.3.2 USO DE LOS REGISTROS

Los registros pueden utilizarse para documentar y monitorear

las actividades o los resultados de los procedimientos.

Algunos ejemplos de sus usos son:

 Toma de muestras
 Procesamiento y análisis de información
 Almacenamiento y distribución
 Exámenes realizados
 Calibración de equipos
 Abastecimiento y vigencia de los insumos
  Control de calidad
 No conformidades
 Acciones correctivas

5. DESCRIPCION DEL PROCESO

5.1 FLUJOGRAMA PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS

NO ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES

INICIO

1 Líder del Elaborar borrador del documento y enviar

Identifica necesidad de proceso por correo a la Directora del Departamento
creación o mejora de de biblioteca con copia al Profesional de
Apoyo de corrección de estilo par su
documento. respectiva revisión.

2 Corrector de Las correcciones de ortografía y sintaxis se

Revisa la adecuación de estilo hacen de manera directa en la
la documentación documentación en los casos problemáticos
para la interpretación del sentido el
corrector enviara sugerencias y comentarios
al líder del proceso para que intervenga en
el texto antes de su envió como versión final
l Sistema de Gestión de la Calidad.
De cualquier manera el corrector hará llegar
al líder del proceso la documentación
revisada.
3 SI Líder del En caso de requerir ajustes en partes
La
Modifica y envía proceso problemáticas para la interpretación el líder
documentació nuevamente al del proceso hara las modificaciones en las
n requiere
ajustes? corrector partes indicadas por el corrector y le enviara
nuevamente el documento modificado al
NO corrector de estilo.
4 Líder del Enviar por correo al Coordinador de Salud,
Solicita y justifica F-SO-OH-12
SOLICITUD DE proceso Seguridad e Higiene en el Trabajo con copia
creación, mejora o CREACION Y a la profesional de Apoyo del SG-QHSE el
anulación de MEJORA O formato solicitud de creación, mejora o
ANULACION DE
documento. DOCUMENTO anulación de documento F-SO-OH-12 junto
con el documento sometido a consideración
(Resultado de la revisión del corrector de
1 estilo)
5 Profesional de Revisar la solicitud y evaluar la necesidad de
1 Apoyo SG-QHSE crear, modificar o anular el documento.

Auxiliar del SG-

Revisa solicitud y QHSE
verifica necesidad

6 NO Coordinador del Si es una solicitud de anulación, se registra y

Informa al
Área de Salud, el proceso termina.
Aprobada líder del
Seguridad e Cuando se considere necesario define la
proceso
Higiene en el intervención de un experto a fin de
Trabajo retroalimentar el documento antes de su
aprobación final.
SI Según corresponda se presenta al Consejo
3 Directivo para que autorice la creación,
mejora o anulación.
7 Auxiliar del SG- Se diligencia la parte 2 del registro Solicitud
Registra Aprobación En La Solitud De QGHSE de Creación, Mejora o Anulación del
Documento F-SO-OH-12, marcando la casilla
Creación, Mejora O Anulación De de aprobado, Diligenciando la fecha de
Documentos implementación del cambio.

8 Profesional de Para el caso de creación de documentos se

Apoyo SG-QHSE realiza la respectiva codificación y para
mejora se actualiza la versión.
Codifica y/o actualiza la versión
Auxiliar del SG-
QHSE

9 Coordinador del Al editar los documentos se deben registrar

Área de Salud, las firmas de elaboro, reviso y aprobó, si
Seguridad e aplica. El Coordinador del Área de Salud
Emite y Aprueba documento Higiene en el Ocupacional informa al líder sobre la
Trabajo. aprobación del documento.

Profesional de Una vez firmados los documentos se

Apoyo SG-QHSE. identifican con Copia No Controlada, se
graban en PDF (No Aplica para formatos) y
Auxiliar del SG- se adaptan en el aplicativo disponible.
QHSE

10 Profesional de Se publican los nuevos documentos en la

Retira de Intranet los
documentos obsoletos
Apoyo SG-QHSE Intranet.
Al documento físico se le coloca el sello de
original, se archiva en la carpeta del proceso
que corresponda y se destruye la versión
anterior.
11 Profesional de Actualizar Listado Maestro Control De
Actualiza Listado Listado Maestro Apoyo SG-QHSE. Documentos F-SO-OH-13
Maestro Control de Control de
de Documentos Documentos Auxiliar del SG-
QHSE

2
2 Coordinador del Se comunica al líder que el documento se
12
Área de Salud, encuentra liberado y se autoriza su uso.
Seguridad e
Socializa con el líder del Higiene en el
Trabajo.
proceso y/o funcionario que
realizo solicitud.

13 Líder del Informar los cambios de la documentación a

Aplica documento en el Proceso los participantes del proceso.
proceso correspondiente
Socializa el contenido de los documentos a
3 fin de garantizar su debida aplicación.

FIN

5.2 FLUJOGRAMA PARA EL CONTROL DE REGISTROS

NO ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES

1
INICIO

2 Coordinador de Los lidere de proceso con apoyo del

Identificar los registros a Gestión en Salud, Coordinador del Área de Salud,
controlar Seguridad e Higiene Seguridad e Higiene en el Trabajo
en el Trabajo. identifican los registros
incorporados en el Sistema de
Líderes de procesos gestión en Salud, Seguridad e
Higiene en el Trabajo.
3 Líderes de procesos Enviar por correo al Coordinador de
NO Gestión en Salud, Seguridad e
Hay Higiene en el Trabajo con copia a la
1 Profesional de Apoyo del SG-QHSE
Solicitud
SI el formato solicitud de Creación,
Mejora o Anulación de documento
F-SO-OH-12 junto con el
documento sometido a
consideración.
4 Coordinador de Revisar la solicitud y evaluar la
Revisar solicitudes o Gestión en Salud, necesidad de crear, modificar o
necesidades de registros Seguridad e Higiene anular el documento.
en el Trabajo.
5 Coordinador de Si es una solicitud de anulación, se
Gestión en Salud, registra y el proceso termina.
Informa al
Seguridad e Higiene
Aprobación líder del en el Trabajo. Cuando se considere necesario
de solicitud
proceso define la intervención de un
o necesidad
de registros experto a fin de retroalimentar el
documento antes de su aprobación
final.

Según corresponda se presenta al

Consejo Directivo para que autorice
la creación, Mejora o anulación.

6 Coordinador de El Coordinador de Gestión en Salud,

Se autoriza y controla los Gestión en Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo
registros Seguridad e Higiene actualiza los registros que se
en el Trabajo. generaron cambios o nuevos
documentos relacionados con la
estructura de los documentos del
SG-QHSE.
7 Coordinador de Coordinador de Gestión en Salud,
1 Gestión en Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo
Seguridad e Higiene establece criterios sobre los
Establecer criterios de en el Trabajo. registros del SG.QHSE.
control de registro

8 Coordinador de Actualizar Listado Maestro Control

Actualización del Listado Gestión en Salud, de Documentos F-SO-OH-13
Listado Maestro Maestro de Seguridad e Higiene
Control de en el Trabajo.
Documentos

9 Socializa con el líder del Coordinador de Se comunica al líder que el

proceso y/o funcionario que Gestión en Salud, documento se encuentra liberado y
realizo solicitud. Seguridad e Higiene se autoriza su uso.
en el Trabajo.

1
 10 Líder del proceso Informar los cambios de la
1 documentación a los participantes
del proceso.

Socializa el contenido de los

Aplica documento en el documentos a fin de garantizar su
proceso debida aplicación.
correspondiente

FIN

6. DOCUMENTOS DE REFERNCIA

CODIGO NOMBRE RESPONSABLE DISPONIBLE

DILIGENCIARLO
F-SO-OH-012 SOLICITUD DE Coordinador de Gestión Intranet/Proceso Gestión en
CREACION, MEJORA O en Salud, Seguridad e Salud, Seguridad e Higiene
ANULACIONNDE
DOCUMENTOS
Higiene en el Trabajo/ en el Trabajo y/o Aplicativo
Líder del Proceso. del Sistema.
F-SO-OH-013 LISTADO MAESTRO Coordinador de Gestión Intranet/Proceso Gestión en
CONTROL DE en Salud, Seguridad e Salud, Seguridad e Higiene
DOCUMENTOS
Higiene en el Trabajo/ en el Trabajo y/o Aplicativo
Profesional de Apoyo. del Sistema.