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U N I V E R S I DA D E

CANDIDO MENDES

CREDENCIADA JUNTO AO MEC PELA


PORTARIA Nº 1.282 DO DIA 26/10/2010

MATERIAL DIDÁTICO

GESTÃO DO TEMPO

Impressão

Editoraçã
o

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SUMÁRIO

APRESENTAÇÃO .................................................................................................................................. 3

INTRODUÇÃO ........................................................................................................................................ 4

UNIDADE I: TEORIA “VERSUS” OU “MAIS” PRÁTICA? ................................................................... 7

UNIDADE II: CONCEITOS BÁSICOS .................................................................................................... 8

UNIDADE III: O TRABALHO PARA O HOMEM – SIGNIFICADO E RE-SIGNIFICADO .................... 11

UNIDADE IV: ASPECTOS ATEMPORAIS DA GESTÃO ADMINISTRATIVA .................................... 19

UNIDADE V: PRINCÍPIOS DA GESTÃO ADMINISTRATIVA ............................................................. 21

UNIDADE VI: HABILIDADES E NÍVEIS DA ORGANIZAÇÃO ............................................................ 24

UNIDADE VII: PAPÉIS ADMINISTRATIVOS ....................................................................................... 25

UNIDADE VIII: COMPETÊNCIAS DOS ADMINISTRADORES ........................................................... 27

UNIDADE IX: EFICIÊNCIA E EFICÁCIA ............................................................................................. 29

UNIDADE X: AGENDA DO TEMPO..................................................................................................... 32

UNIDADE XI: MODELO RACIONAL DE TOMADA DE DECISÃO PELA GESTÃO DO TEMPO ...... 44

REFERÊNCIAS ..................................................................................................................................... 47

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APRESENTAÇÃO

Prezado aluno,

Nesta apostila estão preparados conjuntos de unidades e atividades.


Instrumentos de aprendizagem que, mais do que um conjunto teórico de conteúdos,
constituem-se num roteiro de estudos. Um direcionamento que possibilitará a
compreensão dos processos de gestão administrativa do tempo, conhecendo a sua
importância na realização das tarefas diárias.

No cotidiano de suas atividades acadêmicas e profissionais, o tempo é o fator


que lhe permitirá realizar seus estudos e conciliar, de forma coesa e significativa, os
instrumentos indispensáveis para que seja capaz de atingir seus objetivos.

Apresentaremos os vários conceitos de administração e suas principais


implicações na prática diária das atividades – a gestão do tempo, pois o
conhecimento teórico é um tipo de conhecimento indispensável para que se possa
utilizar determinados métodos e procedimentos para se alcançar objetivos. Além
disso, aprenderá como registrar e comunicar, bem como as técnicas de elaboração
do projeto de gestão do tempo.

Ao preparar este estudo, buscamos oferecer subsídios nessa perspectiva.


Portanto, o que se verá nele é o resultado de nossa experiência como professores
da disciplina, tendo por base a pesquisa bibliográfica por meio da produção e da
síntese de textos. A bibliografia indicada pode e deverá ser referência para suas
consultas.

Faça bom uso deste caderno de estudos. Esperamos que ele seja seu grande
companheiro para sistematizar suas atividades de gestão do tempo.

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INTRODUÇÃO

Estima-se que as pessoas, em sua grande maioria, reclamam da falta de


tempo para administrarem suas atividades diárias devido às tarefas que têm para
executar.

Acredita-se que o que ocorre é que as pessoas, quando aprendem administração


em um curso acadêmico, ou mesmo quando ingressam de alguma forma em uma
profissão no mercado de trabalho, são sempre instruídas sobre “O que fazer”,
“Como fazer” e “Para quem fazer” o trabalho, desenvolvendo suas funções,
principalmente, quanto aos detalhes que fazem o diferencial para se obter uma
maior eficiência e eficácia. No entanto, ser especialista no que se faz é importante,
pois é necessário que se tenha noções sobre a melhor maneira de realizar o
trabalho. Dessa maneira, a pergunta seria “quando fazer?”, dispondo de um tempo
presumivelmente planejado e programado.

A pergunta é: Você já sabe, efetivamente, como escolher o melhor momento


para realizar determinada tarefa em suas funções diárias? Se você ainda não sabe
bem, não se preocupe, pois o objetivo deste estudo é justamente levá-lo a um
melhor entendimento da necessidade de determinar prioridades no desenvolvimento
das tarefas ou da profissão e até mesmo das ações diárias que resolver abraçar no
seu dia-a-dia.

De forma bem generalista, pode-se presumir que o objetivo de qualquer


pessoa que escolhe a Gestão do Tempo para administrar suas tarefas diárias é
melhorar o seu desempenho, e, consequentemente, seus resultados. Mas, como
fazer isso? Acredita-se que é a partir do momento em que há uma melhora nos
processos da organização de seu “modus operandi”.

Vamos estudar isso melhor?

Vejamos: Você já demorou para conseguir um documento em sua residência,


ou sentiu demora na obtenção de um documento em uma repartição pública ou
privada? Se esta for uma resposta positiva; logo, você também se lembrará de
outras relacionadas ao comportamento administrativo do tempo e que são
dependentes uma das outras.

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Teoricamente, elas fundamentam o exercício de nossa função diária. Assim, é


necessário que se observe bem o contexto da organização de nossas ações, pois
esses papéis têm se transformado, nos últimos tempos, devido às circunstâncias de
atendimento pessoal e/ou profissional neste mundo que se encontra cada dia mais
imprevisível perante às cobranças ao ser humano. Então, como administrar melhor o
tempo? Uma das variáveis mais indefiníveis e paradoxais? Sabe-se que o passado
se foi, o futuro ainda chegará e o presente acontece como se fosse um “flash”, num
instante, existe e se extingue.

Um administrador precisa ser gerente de suas próprias ações. Portanto, eis


um desafio a ser vencido por profissionais que reconhecem o agir com o objetivo de
construir, beneficiando-se do processo para lançar-se positivamente no mercado de
trabalho, logo, gestor é saber gerenciar, cuidar bem de assuntos com planejamento
e organizar as ações advindas. Então, gestão do tempo é cuidar do tempo para o
alcance dos objetivos diários. Você concorda?

Portanto, é necessário estudar


diferentes ajustes que podem auxiliar
teoricamente. Ajustes estes que levam o
indivíduo a estudar e revisar teorias para
produzir muito mais com menos esforço,
ou seja, agir de maneira inteligente,
analisando suas ações e procurando
resultados imediatos, eficientes e
eficazes, melhorando cada dia mais seu
desempenho profissional e pessoal.

Segundo Silva (2001, p. 5), “uma teoria é um conjunto de conceito de idéias


que explica e prediz fenômenos sociais e físicos”. Mas, será que a prática do
conhecimento da teoria da Administração tem muito a ver com isso? Acredita-se que
sim, pois um administrador se forma para cuidar de assuntos organizacionais, tanto
em termos empresariais, quanto em termos pessoais.

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Você ainda poderá se perguntar: Por que tanta teoria? Essa é sempre uma
pergunta recorrente, mas nota-se que as teorias constituem-se a base do
entendimento e do alicerce do desenvolvimento de nossas ações, de nossas
decisões. Vamos ler mais sobre isso? Vamos estudar para entendermos melhor
esse assunto?

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UNIDADE I: TEORIA “VERSUS” OU “MAIS” PRÁTICA?

Encontra-se comumente o seguinte paradoxo: teoria “versus” prática, certo?


No entanto, o objetivo aqui, como o próprio nome da disciplina sugere, é abordar as
teorias, relacionando-as à prática da gestão do tempo, ressaltando a importância do
conhecimento teórico da administração para o entendimento situacional e contextual
de ações organizadas.

Algumas das teorias estudadas até aqui foram desenvolvidas a partir da


observação de aspectos relativos à gestão do tempo, advindas da experiência e do
desenvolvimento de ações práticas. Por outro lado, temos também teorias que se
desenvolveram a partir de métodos científicos, o que lhes confere um caráter mais
adequado, em termos da consideração da Ciência da Administração.

A partir do conhecimento teórico, o profissional se prepara para identificar


novas perspectivas de observação, propondo, inclusive, novas formas de atuar,
pesquisar, levando a novos conhecimentos que enriqueçam os já existentes.

Vamos, então, revisar alguns conceitos de administração para identificação


de práticas profissionais.

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UNIDADE II: CONCEITOS BÁSICOS

Vamos conceituar os termos Gestão e Administração?

Segundo Silva (2001), “a administração é relacionada com o alcance de


objetivos, por meio do esforço, nosso e de outras pessoas”. Simples, mas objetivo.
O termo “gestão”, por sua vez, explica o ato de gerir, atuar na gerência de ações que
implicam no atendimento a diferentes pessoas, interesses pessoais, profissionais e
mercadológicos, reportando assim, ao ato da administração inteligente. Para ajudar
nossa conceituação, vejamos as contribuições de grandes estudiosos da ciência,
relacionado-as às escolas (teorias) correspondentes:

- Escola Funcional (Abordagem Clássica) – segundo Terry citado por Silva


(2001), administração é um processo distinto, que consiste no planejamento,
organização, atuação e controle, para determinar e alcançar os objetivos da
organização, pelo uso de pessoas e recursos.

- Escola das Relações Humanas (Abordagem Humanística) – para Appley


citado por Silva (2001), administração é o alcance de resultados, por meio dos
esforços de outras pessoas.

- Escola da Tomada de Decisão – de acordo com Drucker citado por Silva


(2001), administração é, simplesmente, o processo de tomada de decisão e o
controle sobre as ações dos indivíduos, para o expresso propósito de alcance de
metas predeterminadas.

Ainda segundo Silva (2001, p. 6), a partir das muitas definições possíveis,
respeitando-se a questão temporal da análise, é possível a definição do seguinte
conceito: “Administração é um conjunto de atividades dirigidas à utilização eficiente
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e eficaz dos recursos, para alcançar um ou mais objetivos ou metas


organizacionais”.

Simples, não é? No entanto, existe entre os estudiosos da administração um


grande interesse pelo desenvolvimento da prática profissional apoiada em teorias,
pois, observando que um gerente eficiente necessita de uma base científica para
desempenhar bem suas atividades sem cair na estagnação, ou seja, até o mais
completo dos artesãos precisa conhecer e aplicar os princípios teóricos, visto que,
ao empunhar suas ferramentas, poderá utilizar-se da teoria para auxiliar na
descoberta e eliminação de dificuldades e complicações, tornando os processos
mais simples e econômicos.

Então, como relacionar a aplicabilidade dos conhecimentos teóricos sobre a


administração, com atividades que levam ao gerenciamento do tempo e sua
interferência no nosso cotidiano, para um bom desempenho na realização de
tarefas?

Percebe-se que gerenciar o tempo requer conhecimento, precisamos saber


exatamente como estamos utilizando nosso tempo para conseguirmos agendar as
atividades. Um dos princípios básicos para utilizar bem o tempo é priorizar as tarefas
realmente importantes e que nos trazem maiores resultados, aquelas que sempre
deixamos para executar depois das mais fáceis. Mas, como alcançar esse objetivo?

Primeiro passo: avaliar a forma como se utiliza o tempo. Em seguida,


questionar se os resultados alcançados seriam melhores se o tempo fosse
empregado com o trabalho em outra atividade. Se existem tarefas mais importantes,
como poderiam ser executadas com mais frequência e eficiência?

E, observe ainda que, geralmente, pessoas que fazem parte do seu trabalho
no dia-a-dia têm o costume de lhe passar material, assuntos e tarefas que não
dizem respeito à sua atividade principal (ao seu foco). Se isso acontece, procure
retorná-lo à pessoa que realmente tem condições de dar continuidade ao mesmo.

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Essa resposta e esse retorno imediato é o primeiro passo para um gerenciamento


eficaz de suas atividades, ou seja, nada deve ficar entulhando sua cabeça, sua
mesa ou caixa de e-mail. Sempre que possível, evite dar respostas como: “Vou ver e
lhe retorno depois”; “Assim que tiver um retorno lhe informo”. As informações devem
ser prestadas já no momento em que são solicitadas, para que o interessado possa
fazer uso delas como julgar melhor. Não se coloque como intermediário no
processo. Pense em você e, em seguida, no outro como fator de administração de
ações positivas e, seguramente, tempestivas, considerando, é claro, que o seu
conhecimento e o conhecimento do interessado são o bastante para resolver a
questão da melhor forma possível.

Com efeito, torna-se impossível aplicar teorias sem pensarmos no


desenvolvimento de tarefas que agregam valores ao nosso trabalho para que
possamos agir com racionalidade na construção de ações positivas e inteligentes.

Dessa maneira, vamos rever, também, um pouco da teoria sobre o significado


do trabalho para o homem.

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UNIDADE III: O TRABALHO PARA O HOMEM –


SIGNIFICADO E RE-SIGNIFICADO

Com o estudo desta unidade espera-se:

- identificar a natureza do trabalho, bem como a sua importância para o


homem nas suas atividades diárias;

- compreender a transformação do conceito do trabalho na sociedade e na


vida do homem.

Para o acompanhamento desta unidade, torna-se importante um


conhecimento prévio sobre o mundo do trabalho e suas implicações. Para tanto,
indica-se os sítios do Sebrae e da Conaje, que falam sobre o mundo do trabalho,
que são: <http://www.sebrae.com.br> e <http://www.conaje.com.br>.

Esse conhecimento é importante para que se possa aprofundar o saber sobre


a construção da subjetividade humana e seu comportamento na organização
pessoal e empresarial.

O homem é considerado um ser social, desde o início da civilização,


constituindo normas, valores, regras, hábitos de vida, assim, construindo sua forma
de ser, sua identidade. E é por meio do trabalho que o homem apropria-se da
natureza na qual está inserido, evoluindo-se enquanto indivíduo ativo e cidadão.

Nesse panorama, o sujeito, apropriando-se da natureza a seu serviço por


meio do trabalho, muda também a sociedade, ajudando no seu desenvolvimento
para, assim, realizar-se dentro da mesma.

Dessa forma, pode-se afirmar que o trabalho compõe a vida do homem que é
construída pelas relações que surgem nesse processo de interação, principalmente,
se este homem sente-se realizado ao exercer a função a ele atribuída. Então, por
que não executar o trabalho de maneira planejada e organizada? Nota-se que essa
relação homem-trabalho é estabelecida de forma dialética, sendo responsável pela
formação da identidade humana.

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Nesta unidade, trataremos o trabalho como fator essencial na formação da


identidade do sujeito, bem como no processo de inclusão social para sua
autoafirmação como ser produtivo.

Como constituição social do trabalho, observa-se que historicamente a


desvalorização do trabalho é antiga, ocorrendo essa situação em todos os pólos do
panorama internacional, não apenas no Brasil. Lacombe (2005) assevera que a
história do trabalho remonta à Idade Antiga, aos romanos e à maioria das
civilizações orientais. Dessa forma, o trabalho foi sendo considerado como algo
desumano.

Nos seus primórdios, o trabalho sempre esteve associado a uma visão


negativa, considerado como um fardo. O fato do homem ter que trabalhar para
sobreviver, inclusive, era considerado um castigo. Na época da revolução industrial,
o homem era incluído no mundo do trabalho apenas como um recurso produtivo ao
lado das matérias-primas e das máquinas, sem qualquer consideração especial.

No século XX, o trabalho passa a ser valorizado como parte da constituição


humana. Esse processo de valorização nasce do próprio conceito de trabalho e da
necessidade de solucionar problemas na relação de trabalho.

Evoluindo então de maneira positiva, ocorre a inversão de valores. O trabalho


começa a ter sentido para o indivíduo, satisfazendo suas necessidades humanas,
representando para o ser humano uma atividade de transcendência da consciência,
aliado a uma ocupação, profissão, tarefa, sendo resultado de uma determinada
ação, orientada para a produção de uma mercadoria ou realização de uma tarefa. A
integração do homem no trabalho possibilita a tomada de consciência como um ser
capaz de criação em decorrência das grandes descobertas e aperfeiçoamento
tecnológico. Para G. Friedmann citado por Kanaane (1999), o trabalho assume os
seguintes aspectos:

Técnico – quando relacionado ao lugar de trabalho e adaptação fisiológica e


sociológica;

fisiológico – quando se refere ao grau de adaptação homem-lugar de


trabalho-meio físico e ao problema de fadiga. Ele como um dado deve estar
engajado no trabalho, seus músculos, sentidos e cérebro;
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moral – quando o trabalho deve ser uma atividade social humana,


considerando suas aptidões, motivações, o grau de consciência, satisfações e a
relação entre atividade de trabalho e personalidade;

econômico – quando o fator de produção de bens, riqueza, geralmente, em


oposição ao capital, uni-se em sua função a outros fatores como organização,
propriedade, terra.

Nesses aspectos, pode-se dizer que o trabalho é uma ação humana praticada
em um contexto social, influenciado por diversos fatores, o que resulta em uma
interação recíproca entre o trabalhador e os meios de produção.

Weil (2005) aponta que é necessário ocorrer os seguintes aspectos do fator


humano nas organizações:

 adaptação do homem ao trabalho, quando este procurar fazer aquilo que o


identifica profissionalmente para uma adaptação favorável;

 adaptação do trabalho ao homem, quando o ambiente físico de trabalho,


maquinaria e as instalações devem ser adaptadas ao trabalhador;

 adaptação do homem ao homem, quando este criar um ambiente de


confiança e de cordialidade entre os colaboradores.

Então, deve-se sempre lembrar que o trabalho se tornou um vínculo social e


comunitário, determinando, em grande parte, o “status” do indivíduo, e que nele
sempre existirá uma relação de poder implícito, quando se trabalha só ou em grupo.

Contudo, no decorrer da história da humanidade, o homem tem


desempenhado vários papéis como trabalhador, conseguindo ser reconhecido pelas
organizações e por si próprio como um ser indispensável. Esse autoconhecimento
fez com que o indivíduo reivindicasse e reconhecesse mudanças nas relações de
trabalho, no ambiente físico e nas relações interpessoais, constituindo, assim, uma
relação de trabalho de seu bem-estar pessoal e entre seus pares, de forma coletiva.

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Mas, sabe-se que o trabalho interfere na consciência humana de várias


formas. Então, a seguir, vamos estudar a importância do trabalho para a construção
da subjetividade.

A constituição da subjetividade e a importância do trabalho

O conceito de trabalho tem várias nuances. Porém, é condição inerente à


própria relação entre o desenvolvimento e a realização do trabalho, a construção de
uma consciência humana do seu próprio fazer, constituindo, assim, um saber sobre
si mesmo, isso se denomina subjetividade, a identidade que se constrói; neste caso,
a relação específica com o trabalho.

A construção da subjetividade estabelecida na realização da atividade do


trabalho, segundo Konder (1987, p. 31), é o que diferencia o ser humano de outros
animais, pois, através do trabalho, o ser do homem se distingue do ser do animal e
do ser das coisas, o sujeito humano assume como sujeito, em contraposição ao
objeto; o homem não só se apropria da natureza, como se afirma e expande-se,
desenvolve-se, transforma-se, cria-se.

Essa relação entre o trabalho e o criar a si mesmo, só é possível na condição


humana, pois, foi por meio do desenvolvimento do trabalho e da criação de
instrumentos para a realização do mesmo, que o homem foi se desenvolvendo cada
vez mais, a partir de suas características peculiares como “homo sapiens”.

Dessa forma, a esse fato chamamos de transcendência humana na relação


com o trabalho, ou seja, quando o homem analisa seu próprio fazer, aprofundando
conhecimento sobre o mesmo e melhorando sua relação com o trabalho e consigo,
em um processo essencial e intrínseco ao ser humano, de apropriação de si, da
natureza, do seu trabalho, sempre melhorando o seu fazer e ser.

Nesse processo de criar a si mesmo e no seu trabalho, o ser do homem


estabelece uma relação de reciprocidade entre si e a construção de uma sociedade,
estabelecendo uma relação dialética entre si e a atividade realizada, proporcionando
mudanças, ao mesmo tempo, a si e a sociedade.

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Nessa relação dialética, a transcendência humana sempre estará presente. A


partir dessas relações, as pessoas desenvolvem o seu autoconhecimento, sua
autoestima, percebendo-se como um ser atuante, com condições de poder
influenciar e ser influenciado, possibilitando melhores condições de qualidade de
vida no trabalho. Como diz o ditado popular “o trabalho dignifica o homem”.

Logo, nesse sentido, pode-se concluir que o trabalho e as relações humanas


desenvolvidas no próprio processo laboral, são condições necessárias para o
desenvolvimento pessoal e profissional. Situação que necessita propiciar um clima
positivo no ambiente de trabalho, por meio de afeto, compreensão, cooperação e
respeito. Portanto, ao nos referirmos ao mundo do trabalho e à constituição social do
mesmo, temos que levar em conta, sempre, que este é construtor e constitutivo do
ser humano como formador de identidade e deve possibilitar crescimento social e
pessoal, principalmente, quando reconhecido como um trabalho desempenhado por
um trabalhador reconhecido por sua eficiência.

Logo, nota-se que nos humanizamos frente a outros seres humanos,


mediados pelas mudanças dialéticas que a realidade cotidiana nos coloca, para nos
criarmos e recriarmos enquanto sujeitos. O trabalho deve ser a mediação
fundamental para o nosso vir-a-ser como sujeitos no mundo, possibilitando a
evolução tecnológica, econômica e social, para um crescimento considerável nas
organizações de trabalho.

Síntese da unidade

Nesta unidade, estudamos história da humanidade e de como o trabalho se


constituiu na sociedade, compreendendo a importância do mesmo para a
constituição da realidade social, bem como a dialética estabelecida entre o meio e a
constituição da subjetividade.

Espera-se que você tenha compreendido os assuntos abordados.

Então, vamos agora responder algumas atividades de estudos, para a fixação


da aprendizagem?

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Atividades:

1. Marque um X na alternativa que está correta:

a) nos seus primórdios, o trabalho sempre esteve associado a uma visão negativa,
sendo considerado um fardo. O fato do homem ter que trabalhar para sobreviver era
considerado um castigo;

b) na antiguidade, o trabalho era visto como uma forma de agrado aos deuses.
Quem não trabalhasse seria castigado;

c) na antiguidade, os nobres eram eleitos em conformidade ao número de horas


trabalhadas por dia. Quanto mais trabalhassem, mais direito a títulos de nobreza
teriam.

2. Discuta sua compreensão sobre: “Assim, trabalho representa para o ser humano
uma atividade de transcendência da consciência, aliado a uma ocupação, profissão,
tarefa, sendo resultado de uma determinada ação, orientada para a produção de
uma mercadoria ou realização de uma tarefa”.

3. Discuta sobre a utilização de instrumentos criados pelo homem na história da


humanidade, como criação do trabalho sendo esta a própria criação da
subjetividade.

4. Coloque V para a sentença verdadeira e F para a falsa:

( ) Quando falamos de construção da consciência por meio do trabalho, estamos


nos referindo aos aspectos negativos que o mesmo determina em nossa
personalidade.

( ) Transcender é o mesmo que paralisar, dessa forma, o trabalho exaustivo paralisa


e imobiliza o sujeito.

( ) O trabalho estabelece uma relação direta entre a construção de si e da


própria sociedade, constituindo a transcendência humana.

a) V, V, F

b) V, F, V

c) F, F, V

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Comentário das atividades:

Com relação à atividade um, a alternativa correta é a letra (a), pois, como
vimos, o trabalho sempre esteve associado a uma visão negativa, era considerado
um fardo. O fato do homem ter que trabalhar para sobreviver, inclusive, era
considerado um castigo. Na época da revolução industrial, o homem era incluído no
mundo do trabalho apenas como um recurso produtivo ao lado das matérias-primas
e das máquinas, sem qualquer consideração especial.

A atividade dois está relacionada à evolução da sociedade e à inversão dos


valores sobre o mundo do trabalho. Esta começa a fazer sentido para o indivíduo,
passando a satisfazer suas necessidades humanas enquanto atividade-ação, não
apenas como um fardo. A integração do homem no trabalho possibilita a tomada de
consciência como um ser capaz de criação em decorrência das grandes
descobertas e aperfeiçoamento tecnológico.

A atividade três nos leva a perceber que é na relação entre o trabalho e o


criar a si mesmo que o homem foi construindo sua subjetividade. Essa criação e
recriação, é possibilitada por meio da construção de instrumentos pelo próprio
homem e pela apropriação do significado desses. Posteriormente, outras atividades
vão sendo realizadas. Podemos exemplificar esta situação com a invenção da roda.
Esse invento possibilitou muitas outras mudanças para a sociedade e para o próprio
homem. A partir da roda, ficou mais fácil o transporte de mercadorias, pois invenou-
se também o barco a vapor, por exemplo.

A alternativa correta na atividade quatro é a letra (c), visto que é no processo


de criar a si mesmo e a sociedade de forma dialética que se constrói a
transcendência humana. As alternativas anteriores são falsas porque o trabalho não
é o responsável pela construção negativa de nossa consciência, mas o que fazemos
dele. E, transcender é ir além, e não paralisar.

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Referências

BERGAMINI, Cecília Whitaker. Psicologia aplicada à administração de


empresas: psicologia do comportamento organizacional. 4. ed. São Paulo:
Atlas, 2005.

KANAANE, Roberto. Comportamento humano nas organizações:o homem rumo


ao século XXI. 2. ed. São Paulo: Atlas, 1999.

KONDER, Leandro. A derrota da dialética: a recepção das idéias de Marx no


Brasil até o começo dos anos 30. Rio de Janeiro: Campos, 1987.

LACOMBE, Francisco Jóse Masset. Recursos humanos: princípios e tendências.


São Paulo: Saraiva, 2005.

LURIA, A. R. Curso de psicologia geral. 2. ed. Rio de Janeiro: Civilização


Brasileira, 1991. v. 1.

WEIL, Pierre. Relações humanas na amília e no trabalho. 49. ed. Petrópolis:


Vozes, 2005.

<http://www.conaje.com.br>. Acesso em: 12 mar. 2009.


<http://www.sebrae.com.br>. Acesso em: 12 mar. 2009.

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UNIDADE IV: ASPECTOS ATEMPORAIS DA GESTÃO


ADMINISTRATIVA

Em qualquer atividade estruturada, a administração se faz presente,


independentemente do caráter e dos objetivos do trabalho realizado. Sob este
prisma, podemos afirmar que, em qualquer nível de organização, temos processos
de gestão.

Para essa análise, não há necessidade de nos preocuparmos com o


momento, ou seja, o tempo em que ela ocorre. Qualquer ação, em sua essência,
possui características relacionadas às atividades administrativas. Segundo Silva
(2001), a administração é:

 propositada – complementação de atividades com outras pessoas e por elas,


com o uso adequado dos recursos disponíveis;

 concernente com ideias, coisas e pessoas – orientação de metas e foco na


ação para o alcance dos resultados administrativos/gerenciais;

 um processo social – processo em que as ações administrativas são,


principalmente, atinentes às relações entre as pessoas;

 uma força coordenada – coordenação de esforços empregados, cada um com


seus próprios valores e aspirações, em um planejamento organizado,
concernente com os esforços pessoais para o alcance dos objetivos;

 uma atividade que exige discernimento para distinção dos conhecimentos e


habilidades exigidas para o seu desempenho – a) a administração é um
processo composto pelas funções (planejamento, organização, direção e
controle) que não podem ser desempenhadas de maneira independente, pois
a realização de uma delas interfere nas demais; b) a administração age como
força criativa e revigorante; c) a administração é uma disciplina dinâmica, as
funções administrativas são orientadas para o crescimento, não sendo
passivas, mas de comportamento ajustável e adaptável às necessidades

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desse crescimento; d) a administração é intangível, uma força invisível,


evidenciada pelos resultados de esforços, que são, por exemplo, ordenação
adequada de trabalho, satisfação pessoal e outros.

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UNIDADE V: PRINCÍPIOS DA GESTÃO ADMINISTRATIVA

Um princípio pode ser considerado uma base de conhecimento que indica e


explica os resultados, a partir da aplicação de outro determinado princípio.

Silva (2001, p. 8) explica que princípio é “uma afirmativa básica ou uma


verdade fundamental que provê entendimento e orientação ao pensamento e à
prática, na tomada de decisões”.

Na administração, portanto, os princípios ajudam o gestor a pensar e agir


sobre um determinado problema, sobre uma determinada questão. Segundo Massie
citado por Silva (2001), os princípios são considerados aproximações da
generalização, a partir da experiência, não sendo, portanto, um conjunto de regras
rígidas e inflexíveis.

Para Massie apud Silva (2001), os princípios são:

a) dinâmicos – flexíveis por natureza e mudando continuamente;


b) generalizações – sem estabelecimentos rigorosos como os das ciências
físicas;
c) relativos – não são considerados leis absolutas que possam ser aplicadas
cegamente em todas as situações;
d) inexatos – procuram trazer ordem a situações diversas, regulando o
comportamento humano em qualquer situação;
e) universais – a maioria dos princípios administrativos pode ser aplicada em
qualquer tipo de organização.

Segundo Terry citado por Silva (2001), a utilidade dos princípios se baseia na
premissa de que eles proveem conduta eficiente. A partir da aplicação dos princípios

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da administração, erros básicos e problemas comuns podem ser evitados e/ou


devidamente resolvidos pelos gestores.

Sendo assim, será que você, ao aplicar os princípios da gestão administrativa


do tempo, poderá ajudar a sua organização no desenvolvimento de suas atividades?
Claro que sim!

De acordo com Terry citado por Silva (2001), os princípios ajudam na


organização do tempo a:

a) aumentar a eficiência – os princípios ajudam no pensamento e nas ações;


b) cristalizar a natureza administrativa – os princípios consolidam o sempre
crescente conhecimento e pensamento no campo da administração das
ações;
c) melhorar a pesquisa em gestão do tempo – trata com seres humanos, cujo
comportamento é bastante imprevisível, assim, os princípios ajudam pela
generalização dos testes de comportamento, entendendo e predizendo as
ocorrências futuras;
d) alcançar metas sociais – desempenhando um papel importante na melhoria
da qualidade e do padrão de vida das pessoas, tanto de cunho pessoal,
quanto profissional.

Você se lembra quem foi o estudioso da administração (que não era


administrador) que primeiro definiu os princípios dessa ciência? Se respondeu Fayol
acertou. Parabéns! Foi realmente ele o primeiro a definir princípios para a
administração, bem como as funções básicas da empresa e do administrador como
planejamento, organização, coordenação, comando e controle. Que será o nosso
próximo assunto.

É importante lembrarmos um quadro que estuda “A proporcionalidade das


funções administrativas”. Nele, Fayol descreve que à medida que o administrador
ascende nos níveis da organização, passa a desenvolver, de forma mais

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aprofundada, suas funções básicas – no caso da Teoria de Fayol, planejar,


organizar, coordenar, comandar e controlar. Lembra-se? Tenho certeza de que você
também se lembra das habilidades necessárias aos administradores, certo? Agora,
relacionaremos as habilidades (conceituais, humanas e técnicas) com os respectivos
níveis da organização.

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UNIDADE VI: HABILIDADES E NÍVEIS DA ORGANIZAÇÃO

Ter habilidade, é fundamental para o desempenho de qualquer atividade,


certo? Pensando na complexidade da vida contemporânea, sobretudo, no que diz
respeito à vida profissional, é imprescindível que o administrador as possua, e mais
do que isso, as aplique.

Segundo Silva (2001), habilidades são as destrezas específicas para


transformar conhecimento em ação, resultam do desempenho desejado para o
alcance dos objetivos.

Já falamos sobre o paradoxo teoria e prática, agora reforçamos os conceitos


com a inserção das habilidades em relação aos níveis da organização; por esse
motivo, os administradores devem desenvolver o conhecimento aplicado a cada uma
das habilidades – conceitual, humana e técnica.

Hellriegel e Slocum Jr citados por Silva (2001), sugerem o estudo de outras


habilidades gerenciais, além das acima mencionadas, que estão, intrinsecamente,
ligadas às necessidades de nosso tempo:

 habilidades de comunicação – relacionadas ao recebimento e envio de


informações, pensamentos, sentimentos e atitudes;

 habilidades de pensamento crítico – relacionadas à consideração meticulosa


das implicações de todos os elementos conhecidos de um problema.

A partir do uso de tais habilidades, o comportamento do administrador é


influenciado pelo papel que desempenha. Vamos entender isso melhor?

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UNIDADE VII: PAPÉIS ADMINISTRATIVOS

Segundo Silva (2001, p. 16), “papéis administrativos são os conjuntos de


expectativas de comportamento de um administrador, em situações específicas”.

Para Mintzberg citado por Silva (2001), de um administrador se espera o


desempenho de dez papéis, assim, os agrupados em três categorias, que são:

a) papéis interpessoais – aqueles desempenhados para o relacionamento e


interação com outras pessoas. São três os papéis interpessoais:

 Chefe – em que o administrador se coloca como um representante da


organização no que se refere aos princípios, missão e objetivos;

 Líder – em que o administrador contrata, motiva os funcionários e trata do


processo comportamental da equipe;

 de ligação – em que o administrador se envolve no tratamento com pessoas


de fora da organização de modo regular, para alcançar os objetivos
organizacionais.

b) papéis informacionais – aqueles desempenhados ao trocar e processar


informações. Também são três os papéis informacionais que o administrador deve
desempenhar:

 monitor – em que o administrador acompanha ativamente o ambiente para


obter informações que sejam relevantes para o desempenho da organização;

 disseminador – em que as informações importantes, colhidas do ambiente,


são transmitidas às pessoas adequadas da organização;

 interlocutor – em que as informações de alta significância (e/ou respostas)


são dadas em nome da empresa;

c) papéis decisoriais – aqueles desempenhados quando os adminstradores


tomam decisões. São quatro os papéis decisoriais:

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 empreendedor – em que o administrador procura por oportunidades de que a


organização possa se valer e toma ação para isto;

 solucionador de confitos – em que o administrador resolve confitos internos


ou externos à organização;

 alocador de recursos – em que o administrador determina como os recursos


(dinheiro, equipamentos, instalações) serão distribuídos entre as várias áreas
da organização;

 negociador – em que o administrador se ocupa em operar acordos e contratos


no melhor interesse da organização, por causa das informações e autoridade
necessárias para tal;

Para poder cumprir todos esses papéis, é preciso que o administrador reúna
uma série de competências. Vamos identificar algumas delas? Vamos em frente!

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UNIDADE VIII: COMPETÊNCIAS DOS ADMINISTRADORES

Em toda e qualquer carreira profissional, exige-se que os indivíduos possuam


determinadas competências que, teoricamente, indicam a sua qualificação.

No caso específico da formação, as competências configuram-se como


exigências que extrapolam as funções de planejamento, organização, direção e
controle.

Segundo Hellriegel citado por Silva (2001), uma competência administrativa é


um conjunto de conhecimentos, habilidades, comportamentos e atitudes de que uma
pessoa necessita para ser eficaz, em um vasto campo de funções administrativas e
em vários tipos de organizações.

A American Assembly of Collegiate Schools of Business (AACSB) citada por


Silva (2001), lista algumas competências necessárias ao administrador
contemporâneo:

 liderança – habilidade em influenciar outros a realizar tarefas;

 auto-objetividade – habilidade em avaliar a si mesmo realisticamente;

 flexibilidade comportamental – habilidade em modificar o comportamento


pessoal para alcançar uma meta;

 comunicação escrita – habilidade em expressar-se claramente por escrito;

 comunicação verbal – habilidade em expressar claramente ideias em


apresentações orais;

 impacto pessoal – habilidade em criar uma boa impressão e instigar


confiança;

 resistência ao stress – habilidade em realizar tarefas sob condições


estressantes;

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 tolerância na incerteza – habilidade em produzir, em situações adversas.

Segundo Ribeiro (2009), 1

Os executivos e gerentes deveriam se interessar mais em esquecer


todas as coisas que têm a fazer. Sim eu disse esquecer. O que as pessoas
precisam é de ter um sistema adequado em prática para se lembrar dessa
infinidade de detalhes quando, e só quando, for preciso.
Parece loucura? Na verdade não é.
Três princípios gerenciais clássicos de administração de tempo
estão sendo seriamente questionados pelos estudiosos.
Esses conceitos são:
1. Faça uma lista das tarefas que você precisa executar diariamente e
concentre-se nelas até que todas estejam executadas.
2. Cuide primeiro dos assuntos urgentes.
3. Distribua uniformemente sua carga de trabalho.
O fato é que todo mundo já utilizou essas técnicas frequentemente
com algum grau de sucesso. No entanto, renomados experts como Peter
Drucker, Merrill Douglass e o filósofo do século XX, Vilfredo Pareto, afirmam
que elas precisam ser descartadas a fim de abrir caminho para métodos
mais eficazes.

Verifique que a competência do administrador pode levá-lo a uma maior ou


menor eficiência em suas atividades. Então, vamos ver a diferença entre eficiência e
eficácia? Vamos à próxima unidade!

1
. Disponível em <http://www.renda1.hpg.com.br>Pesquisa realizada em 27/03/2009.

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UNIDADE IX: EFICIÊNCIA E EFICÁCIA

Basta ser eficiente? Somente isso, não basta. É preciso que sejamos
eficientes e eficazes. E o que significam esses dois termos? Vamos entender
melhor?

Em uma visão geral, pode-se dizer que eficiência é fazer certo alguma coisa,
e eficácia é fazer, de maneira correta, a coisa certa. Do administrador, não se
espera descontrole nas ações diárias, quanto ao cumprimento de suas tarefas
pessoais e profissionais, muito pelo contrário, dele se espera ações concretas e
positivas.

Parece estranho, mas pense bem. Não dá para se fazer bem feito a coisa
errada? É claro que sim! Por isso, reitera-se que é possível ser eficiente sem que se
seja eficaz, mas é impossível a eficácia sem eficiência.

Segundo Silva (2001), a eficácia de um profissional depende, basicamente,


de dois aspectos que são:

a) capacidade de identificar as oportunidades e necessidades do ambiente;

b) conhecimento, flexibilidade e adaptabilidade, objetivando o atendimento,


com aproveitamento dessas oportunidades e necessidades do ambiente.

Você se considera eficiente e está pronto para ser eficaz?

É nesse sentido que esperamos construir nossa relação, buscando, a partir


da observação de aspectos teóricos e práticos da administração, o desenvolvimento
das competências necessárias ao melhor exercício possível da profissão, com o uso
da gestão do tempo.

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Síntese da unidade

Nesta unidade, você reforçou conceitos de gestão, administração, ampliando


a análise em termos de aplicabilidade da teoria com a prática. Analisou-se, também,
as competências necessárias aos gestores contemporâneos e as diferenças entre
eficiência e eficácia, além dos aspectos gerais do trabalho e o que se pode entender
sobre o lado positivo do mesmo para o crescimento do ser humano e a sua
contribuição social. Vimos o quanto é importante sermos eficientes e como ser eficaz
nos dias de hoje; pode-se até dizer que essa é uma condição é imprescindível!

Atividade

1. A partir de nossas observações sobre eficiência e eficácia, temos a


seguinte proposição: é possível ser eficiente sem ser eficaz, mas é impossível ser
eficaz sem ser eficiente. Você concorda com ela? Por quê?

Comentário das atividades

Na atividade um, é importante que você entenda que a assertiva está correta,
pois a eficiência está relacionada à correção na execução de alguma tarefa, não
necessariamente à escolha da tarefa mais correta.

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Referências

Para organização da agenda do tempo, identificando com precisão suas


ações diárias, como você ocupa o seu tempo, prepare uma agenda,
dimensionando exatamente o tempo utilizado em cada tipo de atividade
desenvolvida.

CHIAVENATO, Idalberto. Introdução à teoria geral da administração. Rio de


Janeiro: Elsevier, 2003.
SILVA, Reinaldo Oliveira da. Teorias da administração. São Paulo: Pioneira
Thomson Learning, 2001.

Na próxima unidade, estudaremos sobre a prática da agenda do tempo, o


processo decisório e as etapas que devem ser observadas. Segundo Ribeiro (2009),
aprender a fazer do tempo nosso maior parceiro e, na sua concepção:

A primeira medida para melhorar a utilização do tempo é verificar como ele


vem sendo empregado. Muitas pessoas imaginam que sabem como usam
seu tempo, mas quando eles são registrados, numa “tabela de tempo”, o
resultado é surpreendente para estes indivíduos.

Vamos então procurar entender algumas situações para alcançar o objetivo


de gestão do tempo, observando como desenvolver a agenda do tempo.

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UNIDADE X: AGENDA DO TEMPO

Você realmente sabe como usar seu


tempo?

Para melhorar a utilização do tempo,


sugere-se como primeira medida, verificar
como ele vem sendo empregado. Muitas
pessoas imaginam que sabem como usam
seu tempo, mas quando passam a registrar
suas ações numa “tabela”, o resultado pode ser surpreendente.

Então, vejamos como nos preparar para esse processo. Segundo Ribeiro
(2009), algumas situações comuns devem ser observadas numa tabela de tempo:

 Decisões sobre assuntos importantes;

 Conversas telefônicas que se estendem demasiadamente;

 Períodos de interrupções constantes;

 Concentração em assuntos poucos importantes;

 Períodos de “escravidão ao papel”, nos quais se manuseiam muitos papéis


sem importância;

 Falta de tempo para pensar e planejar, ficando escravo da rotina;

 Períodos de grandes atividades consertando ou refazendo atividades


anteriores.

Dessa maneira, para efetivamente avaliar e procurar utilizar melhor o tempo,


torna-se necessário questionar o seu uso efetivo:

Primeiro – Quanto tempo utilizar em cada tarefa?

Explica a lei de Parkinson que o trabalho tende a preencher (ou adaptar-se)


ao tempo disponível ou alocado para ele. Logo, se for alocada uma hora para a
realização de uma determinada tarefa, encontrar-se-á melhores condições para

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terminar essa tarefa dentro desse prazo. Por outro lado, caso seja estabelecido duas
horas para a realização da mesma tarefa, certamente serão utilizadas essas duas
horas.

Portanto, isso explica esse primeiro passo. Procure estabelecer sempre uma
quantidade de horas e datas, em planejamento, para a conclusão de projetos. Com
empenho no programado, irá fazê-lo dentro do prazo estabelecido por você,
procurando aumentar a sua produtividade.

Segundo – Divida seu trabalho em partes, segundo rotina de execução.

O agrupamento do trabalho, dividindo-o em categorias é uma maneira de


administrar o processamento das informações e das tarefas semelhantes, em
partes. Assim procedendo, procura-se reduzir o desperdício e o deslocamento,
executando cada tarefa de forma mais eficiente, permitindo concluir tarefas
semelhantes no mínimo tempo possível. Segundo Ribeiro:

Esses tipos de tarefas realmente se prestam ao agrupamento. As vantagens


de abordar o seu trabalho dessa maneira são várias.
Você verá que o trabalho em lotes permite que você se prepare e se
organize para ele de uma só vez, ao invés de ter de fazê-lo várias vezes se
o trabalho for feito aleatoriamente. (RIBEIRO, 2009, p.3)

Terceiro – Supere o adiamento na elaboração de tarefas do seu dia-a-dia.

O tempo é fator de administração diária e o adiamento de tarefas, além de


prejudicar seu desempenho mental, provavelmente, forçará a disponibilidade de
tempo maior nas tarefas adiadas.

O hábito de elaborar as tarefas sem adiamento, faz parte da gestão do tempo.


A desculpa de que "Eu não tenho muito tempo", é comum. O “achismo" é muito
utilizado quando se preocupa pouco com situações que não nos interessa, ou seja,
"Achei que não era tão importante." A lista e motivos pelos quais uma tarefa não
pode ser concluída é interminável.

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A maioria das pessoas tem certo orgulho da sua capacidade de se lembrar


de "tudo" o que deve ser feito. É um jogo mental que fazem. Embora
possam ter sido bem-sucedidas em uma certa época, o ritmo atual do
trabalho e da vida particular e o volume de atividades com as quais
devemos estar em dia aumentaram tanto que é impraticável estar por dentro
de mil coisas a fazer. Essa preocupação constante de tudo o que precisa
fazer, lembrar-se de tudo, simplesmente lhe sobrecarregam, principalmente,
porque acaba se lembrando de "tudo" nos momentos menos interessantes.
(RIBEIRO, 2009, p. 4)

Segundo Ribeiro (2009), deve-se ser esperto para concluir as coisas e não
para adiá-las. Encontrar a solução para cada problema, sem adiá-lo, é fator de
sucesso na gestão do tempo, concentrando-se no poder da mente, sem desculpas,
observando-se essas oito maneiras:

1) Faça agora e uma vez somente, ou seja, não fique lendo e relendo para fazer
uma ação. Procure agir sem demora.

2) Clareie a sua mente – não postergue nada. Programe o que você vai fazer e,
realmente, faça e esqueça, momentaneamente, o que não está programado
para ser feito naquele momento.

3) Resolva os problemas enquanto eles são pequenos, pois caso contrário seus
problemas crescerão e consumirão mais tempo.

4) Diminua as interrupções desnecessárias, pois isso o ajudará a ser mais


produtivo.

5) Coloque os atrasos em dia. Os trabalhos atrasados criam o seu próprio


trabalho extra.

6) Comece a operar visando o futuro e não o passado. Trabalhe sempre de


forma preventiva, antecipando-se.

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7) Pare de se preocupar. O grande dano do adiamento é o cansaço mental e


psíquico que isso causa.

8) Sinta-se melhor em relação a si mesmo – a conclusão de tarefas evita o


estresse e a ansiedade e traz mais autoconfiança e autorrespeito.

Quarto – Esqueça lembrando o que deve ser feito

Aparentemente, as regras são boas. Cada uma delas, entretanto, contém


aspectos negativos. Ainda, segundo Ribeiro (2009), pode-se analisar, em separado,
estas diretrizes para que se possa descobrir por que elas precisam ser riscadas do
livro de regras gerenciais. São elas:

1. Listar as tarefas que devem ser executadas diariamente,


concentrando-se nelas até que todas estejam executadas.

O que há de errado nisso? Muitas coisas, pois, torna-se necessário equilibrar


o trabalho com o tempo, lembrando-se que o tempo é imutável, ao passo que o
trabalho é flexível e dependerá de nossa vontade em executá-lo, podendo ser
pressionado, reformulado e dividido, e subordinado ao tempo disponível. Para
Ribeiro (2009, p.5), “Atacar com entusiasmo sua lista diária de itens a fazer não é
suficiente. O tempo deve ser realisticamente programado para que as tarefas certas
realmente sejam feitas.”

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2. Cuidar primeiro dos assuntos urgentes.

Segundo Ribeiro:

Se for urgente, deve ser importante, certo? Errado! Quem é que diz que o
assunto é urgente? É você, seu chefe, sua secretária, um cliente, um
empregado, um vizinho? Urgente implica em necessidade de atenção
imediata. Mas quem está exigindo atenção imediata? Como a tarefa em
questão se relaciona com os objetivos a serem atingidos? Na realidade,
existe um relacionamento matricial entre assuntos urgentes e importantes.
Esta correlação pode ser simplesmente citada como: "Assuntos urgentes
podem ser importantes, mas não necessariamente." (RIBEIRO, 2009, p. 5)

Dessa maneira, os assuntos podem ser relacionados de acordo com o grau


de urgência:

a) Tanto importante quanto urgente. Neste caso, podem existir situações


como, por exemplo, “você está quase perdendo seu principal cliente”.
b) Importante, mas não urgente. Neste caso, podem existir situações como,
por exemplo, “planejamento estratégico para os próximos três anos”.
c) Urgente, mas não importante. Neste caso podem existir situações como,
por exemplo, “a maioria do telefonemas”.
d) Nem urgente nem importante. A situação pode ser conforme o exemplo,
“conversa fiada ou comentários excessivos sobre o jogo de futebol da
semana passada”.

Portanto, pode-se concluir que assuntos importantes (como os que têm


vínculo com os objetivos) deverão ser sempre, prioritários. Aqueles assuntos
considerados meramente urgentes (os que pressionam pelo tempo) devem ser

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considerados em segundo plano, uma vez que a atenção deixará pouco tempo para
fazer o que realmente é importante.

3. Distribuir uniformemente a carga de trabalho.

Segundo Ribeiro (2009), há cem anos, postulou que para qualquer número de
itens, um pequeno número desses itens é muito mais importante do que o restante,
ou seja, 20% dos clientes de uma companhia podem ser, provavelmente,
responsáveis por 80% das vendas, ao passo que os restantes 20% dos itens em
estoque podem representar 80% do inventário. Esse postulado é identificado como
“Princípio de Pareto”, constituindo-se numa prescrição de discriminação. Nesse
sentido, Pareto propõe dedicar mais atenção aos itens importantes e menos atenção
aos itens de menor importância.

Logo, pode-se concluir que uma carga de trabalho uniforme, que trata de
todas as tarefas da mesma maneira, pode não atender à necessidade do executivo.
Portanto, deduz-se que o esforço concentrado em poucos assuntos importantes é
que abre o caminho para a produtividade gerencial.

Alguns passos são indicados por Ribeiro (2009) para gerenciamento do


tempo com maior eficácia, ou seja, determinar como o tempo é utilizado.
Comumente, quando os fatos são registrados num quadro de tempo, o resultado é
surpreendente. Vejamos:

Passo 1: Faça um quadro de tempo, usando uma agenda, um caderno ou um


bloco e anote de 30 em 30 minutos o que esteve fazendo durante a meia hora que
passou. Registre suas atividades por uma semana.

Passo 2: Reveja o quadro e faça um resumo dos resultados. Veja quanto


tempo gastou em assuntos realmente importantes, quanto tempo foi gasto
inutilmente e quanto foi dedicado à rotina.

Passo 3: Reflita se está realmente aplicando o tempo nos assuntos que o


ajudarão a atingir seus objetivos, examinando os maiores estranguladores de tempo
e deixe mais tempo livre para os assuntos importantes. Para ganhar tempo, analise
seu dia eliminando atividades inúteis.

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Passo 4: Pergunte se realmente precisa ver toda papelada recebida,


preparando uma lista dos documentos que recebe, classificando-os conforme a
prioridade para, somente após, tomar providências.

Passo 5: Discipline suas reuniões para obter resultados mais eficazes em


menos tempo. Pergunte-se, inicialmente, se a reunião é necessária, e somente a
realize se for do interesse de todos. Antecipadamente, verifique se todos conhecem
o assunto e o objetivo da reunião. Com estabelecimento de objetivos, prepare uma
agenda detalhada, encaminhe a todos os participantes, siga o planejamento durante
a reunião para, finalmente, registrar os resultados em ata.

Passo 6: Determine quanto tempo dispõe para diálogos (para ouvir, resolver
problemas, conversar); então, racionalize o seu tempo de acordo, para determinar
os limites de tempo dos seus diálogos. Redobre, portanto, seus esforços para
organizar sua agenda de entrevistas.

Passo 7: Estabeleça um código de conduta telefônica, evitando escravizar-se


ao telefone. Se precisar fazer ligações diariamente, estabeleça um horário, evitando,
assim, pegar o telefone impulsivamente, organizando seus pensamentos e
discutindo os assuntos em uma sequência ordenada.

Administrar o tempo eficazmente significa fazer uma revisão de


conceitos, com o acréscimo de algumas palavras, os velhos conceitos se
transformam em poderosas diretrizes gerenciais, que podem se transformar
em regras altamente eficazes para a realização das tarefas diárias em menor
tempo.

Outro fator de grande importância na distribuição do tempo e que deve ser


observado e praticado no gerenciamento eficaz do tempo é o processo de
delegação. A qualidade do trabalho também depende da capacidade de delegar
adequadamente. Quanto mais cedo detectar, no processo de planejamento, a
sobrecarga de trabalho, mais eficaz será a realização das tarefas. Portanto, solicite
ajuda quando precisar.

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Delegar, no entanto, significa poder contar com a pessoa certa, com


experiência adequada, tornando-se uma habilidade executiva importante. Quando se
delega, designa-se uma tarefa a uma pessoa e a autoridade para executá-la, mesmo
que não se transfira a responsabilidade pessoal. Ribeiro (2009, p.8) entende que:

O Delegante Eficaz

1. Identifica a pessoa certa para fazer o trabalho.


2. Delega agora, dando tempo suficiente para a conclusão.
3. Expõe claramente o objetivo.
4. Fornece todas as informações necessárias para a conclusão da tarefa.
5. Certifica-se de que o staff entendeu a tarefa antes de começar a
trabalhar.
6. Marca uma data para conclusão.
7. Incentiva um plano de projeto por escrito.
8. Monitora periodicamente a evolução.
9. É acessível para esclarecimentos e conselhos.
10. Assume a responsabilidade, mas dá crédito à pessoa que realizou o
trabalho.
11. Ajuda o staff a crescer, conferindo-lhe novas responsabilidades.

Outro aspecto importante, citado por Ribeiro (2009), é o desenvolvimento de


um trabalho com a mente limpa, eliminando-se pensamentos em tarefas e/ou
pensamentos em pequenas coisas, concentrando-se naquelas consideradas
prioritárias. As preocupações impedem as pessoas de visualizarem o futuro, as

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prendem a fatos passados, impedindo-as de desempenharem boas ações no


presente.

Faz-se, portanto, necessário identificar as prioridades de trabalho,


reservando-se tempo para elas, identificar as causas e remediá-las, focalizando
aquelas atividades que mais podem contribuir para atingir os objetivos globais
previstos.

4. Lidar com as interrupções.

As interrupções acontecem nos momentos em que estamos lidando com


situações no dia-a-dia, mas nem todas podem ser classificadas como ruins.
Percebe-se que há, às vezes, algumas interrupções boas, aquelas pelas quais se
discutem boas ideias.

Ribeiro (2009, p. 10) cita algumas situações de interrupções indesejáveis,


ensinando como agir no momento em que as mesmas acontecem. São as
seguintes:

- Elimine os assuntos atrasados para não ter de enfrentar as


consequências;
- Lide com as coisas de forma total e correta, para reduzir os pedidos de
correções.
- Dê instruções claras e completas para os seus subordinados a fim de
reduzir os pedidos de esclarecimento e as suas frustrações quando as
coisas não forem feitas da maneira certa na primeira vez.
- Lembre-se de que a sua função é educar os seus funcionários quanto à
forma de executar, tanto as tarefas de rotina quanto os trabalhos
maiores.
- Quando deixar recados, deixe informações completas.
- Peça que se anotem recados completos quando os outros lhe ligarem.
- Lide com as interrupções expondo as suas limitações de tempo. "Temos
apenas 20 minutos para esse assunto!"
- Apóie uma cultura com menos interrupções.
- Comece a dividir a sua comunicação em lotes. Evite a cada assunto que
surge discutir imediatamente com o responsável por isso. Em vez disso
discuta vários problemas no mesmo momento.

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Quinto – Programar seu tempo ou seu trabalho?

Sempre que se lembrar, nas suas tarefas diárias, pergunte-se “O que é que
eu realmente consegui fazer hoje?” A resposta poderá ser conhecida, porque
sempre nos deixamos ser controlados pelas urgências dos outros, mesmo quando
estes assuntos não contribuem de nenhuma forma para o alcance dos próprios
objetivos.

Sexto – Pergunte-se onde está e para aonde está tendendo ir.

Drucker (2001) nos ensina que não atingimos nossas metas diárias porque,
em termos de administração de tempo, procedemos de maneira totalmente inversa,
isto é, procuramos espremer uma “massa” que se encontra em processo de
constante expansão, dentro de um compartimento rígido e limitado.

Portanto, é importante separar previamente uma parcela de tempo para a


realização de um determinada tarefa, executando, em primeiro lugar, aquela tarefa
que produzir mais resultados ou consequências.

 Aceitar o fato de que nunca conseguirá dar conta de todo o trabalho que lhe
for atribuído;

 Aceitar que outras pessoas podem ser tão competentes quanto você e,
portanto, têm capacidade para executar tarefas que “só você sabe fazer”;

 Manter-se no ataque;

 Concentrar-se naqueles itens que realmente são importantes;

 Delegar;

 Planejar seu dia em termos de tarefas específicas a serem executadas


durante períodos predeterminados;

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 Começar seu dia sempre pela execução das tarefas mais importantes.

(RIBEIRO, 2009, p. 11)

Sétimo – Tarefas importantes e tarefas urgentes

Logo, observe que para combater as URGÊNCIAS deve-se:

 Evitar sempre o uso da palavra NÃO;

 Transferir para outra pessoa o atendimento;

 Determinar o momento que você vai resolver o problema do outro.

O que é inesperado não é necessariamente importante! Diante do inesperado,


resista à tentação de execução imediata, procurando, antes, identificar a
importância/urgência da tarefa.

Ordem

Pessoas têm mania de guardar coisas sob o pretexto de talvez precisar delas
mais tarde. No entanto, deve-se guardar somente o que realmente é importante e
poderá ser útil mais tarde.
“Combater URGÊNCIAS é fundamental
Há um conceito de
para a concentração do tempo nas
que a desordem instiga a
IMPORTÂNCIAS” (RIBEIRO, 2009, p. 11)
criatividade, o que não é
verdade. Segundo o “Wall

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Stret Journal”, as pessoas passam em média 6 semanas por ano procurando coisas
no escritório. Além da ordem ajudar no acesso às informações de maneira rápida,
possibilita um ambiente confortável, e isso ajuda a aumentar a produtividade.

Para trato dos papéis, usa-se o sistema de bandejas, sendo uma para entrada
de documentos, uma de pendências e outra para saída. Dessa maneira:

 Entrada – assuntos novos; materiais ainda não analisados a serem tratados.

 Pendências – aqueles que não podem ser resolvidos de momento; não


podem ficar mais de 24 ou 48 horas pendentes.

 Saída – assuntos resolvidos, aqueles que já podem ser arquivados ou


eliminados.

Um outro ponto crucial é a eficiência, eficácia e rapidez no trabalho, é


necessário ter todo o material e ferramentas funcionando perfeitamente e saber
utilizá-los. Esses materiais vão desde clipes, grampeadores e tesouras até
copiadoras, fax e computadores. É sempre bom manter-se atualizado acerca de
novas ferramentas de trabalho que surgem.

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UNIDADE XI: MODELO RACIONAL DE TOMADA DE


DECISÃO PELA GESTÃO DO TEMPO

Grande parte dos processos de tomada de decisão está relacionada à


organização do tempo e seus vários mecanismos de coordenação (ajustamento
mútuo, supervisão direta, padronização das habilidades das pessoas), bem como à
menor ou maior instabilidade do ambiente externo.

Esse modelo é fundamentado nos conceitos da administração do homem


econômico racional, em que se entende que os problemas podem ser enunciados de
maneira clara, a fim de orientar sua resolução, segundo uma maneira estruturada,
composta por uma sequência de atividades que devem ser cumpridas.

O modelo racional se estabelece, segundo Daft (2002), em oito etapas:

 monitoramento do ambiente da decisão – nessa etapa, o tomador de decisões


monitora as variáveis internas e externas que exercem influência sobre
determinadas situações, dentro do seu escopo de decisão. Isso permite que
sejam acompanhados possíveis desvios no comportamento planejado ou
aceitável. Esse monitoramento ocorre pelo emprego de indicadores,
informações comparativas e outros mecanismos;

 definição do problema da decisão – esse processo está relacionado à


especificação do problema;

 especificação dos objetivos da decisão – nessa etapa, estabelecem-se os


resultados de desempenho a serem alcançados, em razão da decisão;

 diagnosticar o problema – é o momento do aprofundamento, na busca de se


caracterizarem as variáveis causais envolvidas com o problema;

 desenvolver soluções alternativas – nessa etapa, são levantadas todas as


opções possíveis e disponíveis para alcançar os objetivos desejados;

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 avaliar as alternativas – nessa etapa, são empregados modelos matemáticos


e técnicas estatísticas, a fim de se estimar a probabilidade da ocorrência do
evento proposto;

 escolher a melhor alternativa, nessa etapa, são utilizados os conhecimentos


adquiridos nas outras etapas, para orientar a escolha da melhor alternativa;

 implementar a alternativa escolhida – nessa etapa, são empregadas técnicas


gerenciais, para a sensibilização dos envolvidos na implementação; são
estabelecidos os indicadores para o monitoramento e acompanhamento do
processo.

As decisões são tomadas em resposta a algum problema a ser resolvido,


alguma necessidade a ser satisfeita ou a algum objetivo a ser alcançado. A decisão
envolve um processo. Esse é o chamado processo de tomada de decisão.

O importante é percebermos que a gestão do tempo, a análise do ambiente,


cada vez mais dinâmico e mutante, é fundamental para que nossas decisões
possam ser as mais acertadas possíveis.

Síntese da unidade

Nesta unidade, estudamos os aspectos importantes para a análise do gestor


em seu processo decisório. Analisamos e referenciamos algumas importantes
teorias, revisitamos alguns assuntos importantes e posicionamos a organização em
um ambiente de incerteza, que é exatamente igual ao em que atuamos hoje, em
qualquer organização. Por fim, identificamos as variáveis que compõem o modelo
racional de tomada de decisão, muito útil para a sua implementação nas empresas.

Atividades para fixação:

1. Com base em nossos estudos sobre as decisões, preencha as lacunas


abaixo:

a) __________________ são decisões que se manifestam de maneira


rotineira e repetitiva, tendo o tomador de decisões padrões e procedimentos que o

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orientam. Normalmente, esse tipo de decisão se dá com um grande número de


informações e se estabelece dentro de um ambiente de certeza;

b) __________________ esse tipo de decisão está relacionado a situações


específicas, próprias, criadas a partir de problemas não rotineiros, que exigem um
posicionamento. Elas são recentes e mal definidas, portanto, não dispõem de
padrões ou procedimentos definidos para uma tomada de decisão.

2. Vimos, em nosso conteúdo, o modelo racional de tomada de decisão. Ele


segue passos definidos para a consecução dos objetivos no processo. Indique,

a seguir, utilizando uma sequência numérica simples, os passos corretos:

( ) escolher a melhor alternativa.

( ) definição do problema da decisão.

( ) especificação dos objetivos da decisão.

( ) desenvolver soluções alternativas.

( ) diagnosticar o problema.

( ) monitoramento do ambiente da decisão.

( ) avaliar as alternativas.

( ) implementar a alternativa escolhida.

Comentário das atividades

Em nossa atividade um, o objetivo é fortalecer a diferença entre as decisões


programadas e as não programadas. Se você respondeu decisão programada, na
primeira lacuna, e decisão não-programada, na segunda, acertou. A atividade dois
tem por objetivo a noção de sequenciamento dos passos, para o desenvolvimento
do modelo racional de tomada de decisão. A sequência indica 7, 2, 3, 5, 4, 1, 6, 8.
Se você assim o fez, parabéns!

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REFERÊNCIAS

CERTO, Samuel. Administração moderna. São Paulo: Pearson Education, 2003.

DAFT, Richard. Organizações: teorias e projetos. São Paulo: Thomson Pioneira,


2002.

SHIMIZU, Tamio. Decisão nas organizações. São Paulo: Atlas, 2001.

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