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21 anos de Experiência, Simplicidade e Resultados!

Tradução livre do documento:


“Auditing Practices Group Guidance Context” – ISO (International Organization for Standardization
and IAF (International Accreditation Forum) – 13 January 2016.

Práticas de Auditoria:
Contexto da Organização
Para que uma organização tenha um sistema efetivo de gerenciamento de qualidade
(QMS), o QMS deve ser alinhado com sua direção estratégica e levar em consideração as
questões internas e externas relevantes ao planejar seus objetivos.
Para fins de planejamento efetivo, a organização precisa entender:
• seu status;
• o que quer alcançar, e;
• sua estratégia sobre como alcançá-lo.
(Se você não sabe claramente o seu ponto de partida para sua jornada, será difícil
alcançar o destino desejado.)
Os auditores precisam avaliar se a organização abordou esses problemas.

1. Compreender a organização e o seu contexto


Existem muitas maneiras e técnicas de apoio para as organizações observar e
analisar seu contexto. O resultado desta atividade deve ser evidente nos riscos determinados
e oportunidades. Embora não haja exigência de informações documentadas nesta seção
(ISO 9001: 2015, cláusula 4.1), a maioria das organizações achará útil manter informações
documentadas para ajudar a entender o raciocínio e o nível de compreensão de seus
desafios (por exemplo, "conhecido conhecidos, conhecido desconhecidos e desconhecido
desconhecidos").

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A informação que pode ser útil neste processo pode incluir:


• Plano de negócios;
• Revisão dos planos estratégicos;
• Análise dos concorrentes;
• Relatórios econômicos dos setores comerciais;
• Análise SWOT;
• Minutas de encontros;
• Listas de ação;
• Diagramas, planilhas, diagramas de mapeamento mental, e;
• Relatórios do consultor externo.
O auditor deve abordar esta área através de uma entrevista com membros da alta
administração da organização. Deveria ser evidente se a alta administração considerou
adequadamente o contexto de sua organização; A evidência disso pode ser demonstrada de
forma adequada ao mostrar como os resultados da revisão se tornaram os insumos no
processo de planejamento do QMS (pensamento baseado em risco). No entanto, ao explorar
a natureza dos riscos e oportunidades, o auditor deve ser capaz de entender a adequação
da revisão da organização do seu contexto.

2. Compreender as necessidades e expectativas das partes interessadas


Os auditores devem entender e avaliar a forma como uma organização decide sobre
os requisitos das partes interessadas que são relevantes para o QMS, considerando:
• a gama de partes interessadas tomadas em consideração;
• critérios para selecionar as partes interessadas relevantes, e;
• aspectos para selecionar os requisitos relevantes.
Os auditores devem poder concluir sobre a adequação dessas práticas e a forma
como essa informação é revisada e monitorada, como por meio de análises de
gerenciamento.

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Exemplos de partes interessadas relevantes são dados na ISO 9000: 2015, definição
3.2.3, e os esclarecimentos relacionados a esses requisitos são fornecidos na cláusula ISO
9001: 2015, Anexo A A.3.
Os requisitos relevantes das partes interessadas relevantes devem ser evidentes
como insumos no processo de planejamento, como potenciais riscos e oportunidades. Mais
uma vez, embora não haja necessidade de reter informações documentadas, seria de
esperar que uma organização ficasse atenta a sua análise para referência em andamento e
futura. Isto pode ser expressa, por exemplo, como:
• Minutas de encontros;
• Tabelas;
• Folhas de cálculo;
• Bancos de dados;
• Hiperlinks;
• Documentação externa;
• Manual de qualidade (se a organização decidir ter um), e;
• Etc.
Os auditores devem realizar esta revisão em uma entrevista com a alta administração
e seguir estas questões ao longo da auditoria. Se a informação documentada não for
fornecida, os auditores precisam coletar provas objetivas de que os resultados desta
atividade se refletem consistentemente na revisão de riscos e oportunidades, documentação
externa, comunicação e outras áreas relevantes de seu SGQ.

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3. Determinar o escopo do sistema de gerenciamento de qualidade


O escopo do QMS em muitos casos é evidente e definido pelas atividades que
ocorrem em um único local. O escopo do QMS se tornará mais desafiador em circunstâncias
em que:

• terceirização;
• logística;
• vários sites;
• centros de atendimento;
• serviços nas instalações do cliente, e;
• produtos e serviços colaborativos.
A partir de uma revisão da natureza das operações, produtos e serviços da
organização, a extensão do SGQ deve ser clara. Isso deve ser expresso na extensão dos
processos e controles que a organização estabeleceu.
Consulte o documento do Grupo de Práticas de Auditoria ISO 9001 sobre "Escopo da
ISO 9001, Escopo do Sistema de Gestão da Qualidade e Escopo da Certificação" para obter
mais informações.

4. Sistema de gestão da qualidade e seus processos


A extensão (escopo) do QMS deve ser evidente nas informações documentadas que
suportam a abordagem do processo. Essa documentação pode incluir:
• diagramas de processo (entrada - processo - saída);
• diagramas que mostram ligações de processo (entradas / saídas / cliente);
• sobreposições que mostram a localização das atividades;
• identificação de processos terceirizados
• diagramas de recursos (por exemplo, análise de capacidade, mapeamento de fluxo
de valor, "Lean" ...), e;
• programas.
Consulte o documento do Grupo de Práticas de Auditoria ISO 9001 em "Processos"
para obter mais informações.

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