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Técnico em Biblioteca

Documentação, Políticas e
Rotinas Administrativas

Ângela Nascimento

2014
Presidenta da República Governador do Estado de Pernambuco
Dilma Vana Rousseff João Soares Lyra Neto

Vice-presidente da República Secretário de Educação e Esportes de


Michel Temer Pernambuco
José Ricardo Wanderley Dantas de Oliveira
Ministro da Educação
José Henrique Paim Fernandes Secretário Executivo de Educação Profissional
Paulo Fernando de Vasconcelos Dutra
Secretário de Educação Profissional e
Tecnológica Gerente Geral de Educação Profissional
Aléssio Trindade de Barros Luciane Alves Santos Pulça

Diretor de Integração das Redes Coordenador de Educação a Distância


Marcelo Machado Feres George Bento Catunda

Coordenação Geral de Fortalecimento


Carlos Artur de Carvalho Arêas

Coordenador Rede e-Tec Brasil


Cleanto César Gonçalves

Coordenação do Curso
Hugo Carlos Cavalcanti

Coordenação de Design Instrucional


Diogo Galvão

Revisão de Língua Portuguesa


Letícia Garcia

Diagramação
Izabela Cavalcanti
Sumário
INTRODUÇÃO............................................................................................................................ 3
1.COMPETÊNCIA 01 | CONHECER AS NORMAS APLICÁVEIS NO SISTEMA DE ARQUIVO ........ 5
1.1 Arquivo ................................................................................................................. 10
1.2 Tipos de Arquivo................................................................................................... 18
1.3 Legislação ............................................................................................................. 22
1.4 Sistema de Arquivo .............................................................................................. 24
2.COMPETÊNCIA 02 | EXECUÇÃO DAS POLÍTICAS E ROTINAS DE ..........................................26
ARQUIVAMENTO DE VARIADOS TIPOS DOCUMENTOS .........................................................26
2.1 Suportes ............................................................................................................... 29
CONCLUSÃO ...........................................................................................................................32
REFERÊNCIAS ..........................................................................................................................33
MINICURRÍCULO DO PROFESSOR ...........................................................................................36
INTRODUÇÃO

Em qualquer área do conhecimento, as instituições públicas ou privadas


produzem documentos os quais são a comprovação das atividades
desenvolvidas. Numa biblioteca não é diferente, mesmo que ela seja
totalmente automatizada.

A biblioteca é formada por documentos oriundos de suas atividades – fim, os


quais denominamos de primários, e por documentos que compõem seu
acervo – as coleções, denominados de secundários, ressaltando que ambos
fazem parte do funcionamento da biblioteca.

Talvez, você esteja se perguntando: por que a disciplina Documentação,


Políticas e Rotinas Administrativas neste curso? Ao longo de nosso conteúdo,
vamos compreender a dimensão dessas interfaces.

Vamos analisar conceitos de documentação, de políticas e rotinas


administrativas, ressaltando que em qualquer atividade humana essas três
dimensões dialogam, com mais ou menos ênfase.

Também vamos ter a oportunidade de conhecer um breve histórico sobre os


arquivos, assim como vamos discutir sobre as etapas necessárias para que, em
qualquer serviço de biblioteca, os documentos sejam tratados
adequadamente.

São duas as competências nas quais desenvolveremos o conteúdo:

a) Conhecer as normas aplicáveis no sistema de arquivo;


b) Executar políticas e rotinas de arquivamento de variados tipos de
documentos em diferentes suportes.

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Documentação, Políticas e Rotinas Administrativas
Sempre que possível o conteúdo será ilustrado ao mesmo tempo em que
serão propostas atividades que auxiliem a construção coletiva e a
internalização do conhecimento.

Este caderno tem como objetivo auxiliar a compreensão dos conteúdos que
serão apresentados ao longo da disciplina, baseados na bibliografia específica
da Arquivologia, bem como da legislação vigente.

Boa leitura!

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Técnico em Biblioteca
Competência 01

1.COMPETÊNCIA 01 | CONHECER AS NORMAS APLICÁVEIS NO


SISTEMA DE ARQUIVO

Para podermos caminhar juntos em nosso itinerário de aprendizagem,


convém conversarmos sobre a nomenclatura de nossa disciplina
Documentação, Políticas e Rotinas Administrativas. Então, vamos lá!

DOCUMENTAÇÃO

O Novo Dicionário Aurélio (2004), versão eletrônica, traz quatro definições


para a palavra “Documentação”, a saber:

1.‐ Ato ou efeito de documentar.


2.‐ Conjunto de conhecimentos e técnicas que têm por
fim a pesquisa, reunião, descrição, produção e
utilização de documentos de qualquer natureza,
abrangendo, assim, a Bibliologia, a Museologia, a
Arquivologia, a iconografia, a discografia, a filmografia
e as coleções de história natural (herbários, jardins
botânicos, jardins zoológicos, etc.); Documentologia.
3.‐ Esse mesmo conjunto de conhecimentos e técnicas,
mas objetivados apenas os documentos gráficos;
Documentologia. (restritivo)
4. Conjunto de documentos destinado a esclarecer ou
provar determinado assunto ou fato.

O Dicionário de Terminologia Arquivística (1996), nos apresenta três


definições, são elas:

1.Conjunto de documentos.
2. Disciplina que trata da organização e do
processamento de documentos, incluindo
identificação, análise, armazenamento, recuperação e
disseminação da informação.
3. Em processamento de dados, conjunto organizado

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Documentação, Políticas e Rotinas Administrativas
Competência 01

de documentos descritos do sistema operacional e do


software básico.

Para nosso processo de aprendizagem vamos lançar mão dos significados 1,2
e 4 do Dicionário Aurélio e dos significados 1 e 2 do Dicionário de
Terminologia Arquivística acrescentando que o termo documentação é
intrínseco à biblioteca, ao arquivo, ao museu e ao centro de documentação,
como se pode observar no Quadro 01, na página 11.

POLÍTICAS

Recorrendo sempre ao Dicionário Aurélio, encontramos dez significados:

1.Ciência dos fenômenos referentes ao Estado; ciência


política.
2.Sistema de regras respeitantes à direção dos
negócios públicos.
3.Arte de bem governar os povos.
4.Conjunto de objetivos que informam determinado
programa de ação governamental e condicionam a sua
execução.
5.Princípio doutrinário que caracteriza a estrutura
constitucional do Estado.
6.Posição ideológica a respeito dos fins do Estado.
7.Atividade exercida na disputa dos cargos de governo
ou no proselitismo partidário.
8.Habilidade no trato das relações humanas, com vista à
obtenção dos resultados desejados.
9. Civilidade, cortesia. (Por extensão)
10. Astúcia, ardil, artifício, esperteza. (figurativo) [Cf.
política, do v. politicar.]

No Dicionário Básico de Filosofia, da Editora Jorge Zahar (2001) o significado


de política é:

Tudo aquilo que diz respeito aos cidadãos e ao governo

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Competência 01

da cidade, aos negócios públicos. A filosofia política é


assim a análise filosófica da relação entre os cidadãos e
a sociedade. As formas de poder e as condições em que
este se exerce, os sistemas de governo, e a natureza, a
validade e a justificação das decisões políticas. Segundo
Aristóteles, o homem é um animal político que se define
por sua vida na sociedade organizada politicamente. Em
sua concepção e na tradição clássica em geral, a política
como ciência pertence ao domínio do conhecimento
prático e é de natureza normativa, estabelecendo os
critérios da justiça e do bom governo e examinando as
condições sob as quais o homem pode atingir a
felicidade (o bem‐estar) na sociedade, em sua existência
coletiva. A República de Platão e a Política de Aristóteles
estão entre as obras mais famosas da tradição filosófica
sobre política. Podendo‐se incluir ainda O príncipe
(1512‐ 1513) de Maquiavel, O leviatã (1651) de Thomas
Hobbes, o Segundo tratado do governo (1690) de Locke,
O contrato social (1762) de Rousseau, a Filosofia do
direito (1821) de Hegel, O capital (1867) de Marx e
Engels e o Tratado sobre a liberdade (1859) de Stuart
Mill, todos considerados obras clássicas na formação da
teoria política.

Selecionamos para nosso objeto de estudo do Dicionário Aurélio as definições


2 e 4 e do Dicionário de Filosofia as expressões sistemas de governo, domínio
do conhecimento prático e natureza normativa, acrescentando que em nosso
estudo a política referenciada diz respeito às competências adotadas para o
funcionamento do serviço de arquivo. Assim, uma instituição para funcionar
legalmente precisa de uma Lei e/ou Decreto de criação, estatuto e regimento
(público), Contrato Social, CNPJ Estrutura Organizacional (privado).

Nas duas instituições, como em todo estabelecimento jurídico, há regras


estabelecidas por lei que precisam ser seguidas. A legislação referente à
Arquivologia nós vamos ver no item 2.3.

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Documentação, Políticas e Rotinas Administrativas
Competência 01

ROTINAS ADMINISTRATIVAS

É um conjunto de atividades executada numa instituição pública ou privada,


por meio de documentos e atos normativos, regimento, regulamento, entre
outros. Esse conjunto traduz a competência, natureza de atividade, visão,
missão e a cultura da instituição.

Os documentos normativos, juntamente com a legislação vigente e mais a


legislação arquivística, regulam as atividades da gestão de arquivos.

Numa biblioteca, a atividade‐fim é o atendimento ao usuário, a disseminação


da informação, a disponibilização do acervo (livros, vídeos, etc.). Para que
esse fim seja alcançado, o conjunto de trabalhadores exercem atividades as
quais geram documentos, que por sua vez refletem as rotinas. Observem a
figura abaixo:

Figura 1 ‐ Rotinas de uma biblioteca.


Fonte: a autora (2012)

OS DOCUMENTOS NOSSOS DE CADA DIA

As atividades humanas geram documentos nos mais variados suportes. Cada

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Competência 01

um de nós, por exemplo, para comprovar a existência, precisa de um


documento denominado Certidão de Nascimento (1), depois precisamos de
outro, que é o Registro Geral ou Carteira de Identidade (2), na sequencia, o
Cadastro de Pessoas Físicas ou CPF (3), como é mais conhecido. Se for do
sexo masculino, o cidadão é obrigado a alistar‐se e recebe o Certificado de
Alistamento Militar – CAM (4) e se for dispensado receberá a Carteira de
Reservista1 (5). A partir dos 16 anos o cidadão ou cidadã poderá ter o Título
de Eleitor (6); a partir de 14 anos pode ser emitida a Carteira de Trabalho e
Previdência Social CTPS (7) para inserção no mercado de trabalho. Se for da
religião católica é batizado e recebe o Batistério ou a Certidão de Batismo (8),
se abrir uma conta em um banco, recebe o Cartão de débito/crédito (9),
Talão de cheque (10). Na escola, ao cursar os ciclos fundamental (11), médio
(12), curso técnico (13), graduação (14), especialização (15), mestrado (16),
doutorado (17), enfim para cada nível de escolaridade, é indispensável o
diploma ou certificado de conclusão de curso, assim como a Carteira de
Estudante (18). Para viajar a outros países, exceto alguns do Mercosul, é
necessário o Passaporte (19). Se casar, Certidão de Casamento (20), se
divorciar, Certidão de Divórcio (21), se enviuvar Certidão de Óbito (22) do
cônjuge e quando morrer a Certidão de Óbito (23), para provar que está
morto (a).

Como vocês podem observar a média de documentos obrigatórios que um


cidadão brasileiro acumula ao longo da vida é de 23 documentos, sem contar
aqueles documentos pessoais, as fotografias, as cartas de amor, cartões
postais, cartões de aniversário, parte deles já em meio digital.
Caro aluno,
Como exercício,
Imagine uma empresa, uma fábrica, um hospital, uma escola, um clube, uma observe se são
apenas 23
prefeitura, um estado, um país!!! documentos que
civilmente um
brasileiro (a)
precisa ao longo da
vida. Estaria
1 faltando algum
O certificado de reservista militar indica que o cidadão está na reserva do Exército, Marinha
(uns)? Qual (is)?
ou Aeronáutica, e se tiver necessidade o cidadão será requisitado imediatamente para servir
uma dessas forças armadas. http://www.guiadicas.com/como‐tirar‐o‐certificado‐reservista/
Acesso em 12/12/2012

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Documentação, Políticas e Rotinas Administrativas
Competência 01

Numa biblioteca são desenvolvidas basicamente atividades de gestão e


técnicas, ambas geram documentos, como alguns listados no quadro abaixo:

ATIVIDADE DETALHAMENTO DOCUMENTOS GERADOS


Elaboração de Orçamento Planilha de Orçamento
Gestão Frequência
Gestão de Pessoas
Relatório de Produtividade
Catalogação Catálogo
Técnica Avaliação de Satisfação
Atendimento ao Usuário
Cadastro de Usuário
Quadro 1 – Documentos gerados
Fonte: A autora.(2012)

Os documentos gerados por cada atividade estão intrinsecamente vinculados


à estrutura organizacional. As atividades reunidas cumprem a missão da
biblioteca.

Na Arquivística, o ciclo vital dos documentos é uma sucessão de fases pelas


quais passam os documentos, desde a criação até o destino final, o que
veremos mais adiante.

1.1 Arquivo

Mas vamos esclarecer alguns conceitos arquivístivos. No Novo Dicionário


Eletrônico Aurélio versão 5.0, ARQUIVO significa:

Conjunto de documentos manuscritos, gráficos,


fotográficos, etc., recebidos ou produzidos oficialmente
por uma entidade ou por seus funcionários, e
destinados a permanecer sob a custódia dessa entidade
ou de seus funcionários.

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Figura 2.‐ Depósito de um Arquivo


Fonte: Arquivo Público do Paraná (2012)

“Lugar onde se recolhem e guardam documentos”.

Figura 3‐Arquivo Público do Estado de São Paulo.


Fonte:blogspot (2012)

Figura 4 ‐ Arquivo Público de Pernambuco


Fonte: pernambuco imortal (2012)

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“Conjunto organizado de recortes de jornal, de revistas, correspondência


particular, anotações pessoais, etc., para consulta”.

Figura 5 – Arquivo de recortes.


Fonte: Engelbert (2012)

“Móvel, geralmente de metal e com gavetas, para guardar documentos”.

Figura 6 – Arquivo – o móvel.


Fonte: solinemoveis (2012)

“Conjunto de dados ou instruções, armazenado em meio digital e identificado


por nome”.

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Competência 01

Figura 7‐ Acesso a qualquer dispositivo


Fonte: ibsolution.com.br (2012)

Figura 8 – Arquivo Digital


Fonte: blogspot (2012)

A definição científica de arquivo é o conjunto de documentos, organicamente


acumulados, produzidos ou recebidos por pessoa física ou jurídica e por
instituições públicas ou privadas, em decorrência do exercício de atividades
específicas, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza do
documento.

A origem dos arquivos remonta à civilização grega, entre os séculos V e VI


a.C., naquela época eles arquivavam tratados, leis, minutas de assembleias e
demais documentos oficiais. No entanto, é na Idade Média que surgem os
arquivos privados – dos monastérios, das igrejas, dos comerciantes. Os reinos
conquistadores começam a registrar as vitórias e correspondências. Surgem
os arquivos reais a partir da percepção da importância dos documentos e os
primeiros arquivistas.

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Documentação, Políticas e Rotinas Administrativas
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Figura 9‐ Paternon de Atenas (Grécia)


Fonte: blogspot.(2012)

As grandes navegações contribuem para o surgimento dos arquivos de


Estado. O primeiro foi o de Simancas, na Espanha, Aberto entre 1467 e 1475
por Carlos V e depois desenvolvido por seu filho Filipe II, este é o primeiro
arquivo do Ocidente.

Figura 10 – Arquivo Geral de Simancas


Fonte: revistadehistoria.(2012)

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Competência 01

“Sem os escritos não pode haver a


notícia das coisas que ocorrem.
Sem os escritos não se pode
governar de uma forma perfeita”.

Figura 11 ‐ Felipe II
Fonte: https://lh4.googleusercontent.com/ (2012)

Mas foi a Revolução Francesa (1789) que definiu o conceito de arquivo


nacional, não mais do rei, mas de todos, viabilizando assim o acesso à
informação. Os arquivos passam a ser instrumento da cidadania.

Figura 12 – Tela de Eugène Delacroix


Fonte: educador.brasilescola.com(2012)

Em terras brasileiras, diferentemente da criação da Biblioteca Nacional, antes


Real, criada com a vinda da família real para o Brasil, em 1808, o Arquivo
Nacional só foi criado em 1838.

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Competência 01

Figura13 ‐ Sede do Arquivo Nacional, na Praça da República, no Rio de Janeiro


Fonte: wikipedia.org/ (2012)

Figura 14 ‐ Pedro de Araújo Lima


Fonte: blogdehistoria.wordpress.com (2012)

Embora previsto na Constituição de 1824, só 14 anos depois e após 30 anos


da criação da Biblioteca Real, o Senador Pedro de Araújo Lima ‐ o futuro
Marquês de Olinda2, durante sua regência (1838 ‐1840) criou o Arquivo
Nacional.

Foi no século XX, contudo, que a Arquivística brasileira ganha força. Em 1978,
a profissão de arquivista é regulamentada por meio da Lei nº 6.546 e são
implantadas as graduações em Arquivologia no Brasil:

2
Nascido em Gameleira, Pernambuco, o Pedro de Araújo Lima, foi regente do Brasil (1837‐
1840), nove vezes ministro de Estado e quatro vezes presidente do Conselho de Ministro,
presidente da Câmara e Senador por seu estado natal.

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Competência 01

Quadro 02 ‐ Cursos Permanentes de Arquivos

A regulamentação da profissão e a implantação de graduações em vários


estados brasileiros não assegura que nos serviços de arquivo existam
profissionais de arquivo, embora esses serviços estejam presentes em todas
as atividades – arquivos médicos, arquivos públicos, privados, pessoais,
institucionais, comerciais, bancários, religiosos, cartoriais, etc.

Assim como para o funcionamento correto do serviço de arquivo é


fundamental a presença de profissionais de arquivo: arquivistas, técnico em
arquivo, historiadores, conservadores; na biblioteca, a presença do
profissional bibliotecário e do técnico em biblioteconomia é fundamental para
o funcionamento correto desse serviço de informação, desde o
processamento técnico até o atendimento ao usuário.

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Documentação, Políticas e Rotinas Administrativas
Competência 01

CENTRO DE
ARQUIVO BIBLIOTECA MUSEU
DOCUMENTAÇÃO
Manuscritos, Impressos, Objetos Audiovisuais(reprod
impressos, manuscritos, bi/tridimensio uções) exemplar
TIPO DE
Audiovisuais, Audiovisuais, nais, exemplar único ou múltiplo.
SUPORTE
Exemplar único. exemplares único.
múltiplos.
Fundos, Coleção, Coleção, Coleção,
documentos unidos documentos documentos documentos unidos
TIPO DE
pela origem. unidos pelo unidos pelo pelos conteúdos.
CONJUNTO
conteúdo. conteúdo ou
pela função.
Receptor/produtor. Colecionador. Colecionador. Colecionador,
TIPO DE ÓRGÃO
referenciador.
A máquina Atividade Atividade Atividade humana.
administrativa. humana humana, a
PRODUTOR
individual ou natureza
coletiva.
Administrativos, Culturais, Culturais, Científicos.
jurídicos, científicos, artísticos,
FINS DA
funcionais, legais. técnicos, funcionais.
PRODUÇÃO
artísticos,
educativos.
Provar, Instruir, Informar, Informar.
OBJETIVOS testemunhar, informar. entreter.
informar, instruir.
Passagem natural Compra, Compra, Compra, doação,
de fonte geradora doação, doação, pesquisa.
ENTRADA DOS
única. permuta, de permuta, de
DOCUMENTOS
fontes fontes
múltiplas. múltiplas.
Registro, arranjo, Tombamento, Tombamento, Tombamento,
descrição: guias. classificação, catalogação: classificação,
PROCESSAMEN
Inventários, catalogação: inventários, catalogação:
TO TÉCNICO
catálogos etc. fichários. catálogos. fichários ou
computador.
Administrador e Grande Grande Pesquisador.
PÚBLICO pesquisador. público e público e
pesquisador. pesquisador.
Quadro 3 – Diferenças entre tipos de arquivos conforme a instituição
Fonte: BELLOTTO, 1991, p. 18.

1.2 Tipos de Arquivo

Considerando que o objetivo final dos arquivos é o acesso à informação, seja

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Técnico em Biblioteca
Competência 01

para o produtor, isto é a instituição pública ou privada, pessoa física ou


jurídica que produziu ou recebeu a documentação no âmbito de suas
atividades; seja para o cidadão, que necessita da informação para prova de
direitos3, seja para o pesquisador e para atividades culturais (exposições,
palestras, publicações, etc.). Em todos os casos é importante apresentar os
tipos de arquivo por meio de algumas características.

A Finalidade principal é servir à administração e, posteriormente constituir de


prova e base para a história, a Função é de custódia e conservação, provisória
e permanente dos documentos, viabilizando sua futura utilização, sua
Classificação pode ser por entidades mantenedoras; estágios de evolução;
extensão de atuação e natureza de documentos. Vamos aclarar essa
classificação:

ENTIDADES MANTENEDORAS:

Figura 15 ‐ Entidades mantenedoras de arquivos


Fonte: A autora (2012)

3
Consultar a Lei Nº 12.527 de 18/11/2011, que regula o acesso à informação.

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Documentação, Políticas e Rotinas Administrativas
Competência 01

ESTÁGIOS DE EVOLUÇÃO

Para desempenhar suas funções, isto é servir à administração, ao cidadão e à


pesquisa torna‐se indispensável que o acervo4 esteja organizado para ser
consultado com precisão e rapidez. A literatura arquivística apresenta o ciclo
vital dos documentos ou a teoria das três idades, que são os arquivos
correntes, os arquivos intermediários e os arquivos permanentes. Essas
idades ou fases são complementares e cada uma deles tem metodologia
diferenciada de tratamento técnico.

Figura 16 ‐ Teoria das três idades


Fonte: A autora (2012)

4
Conjunto de documentos custodiados no arquivo.

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Técnico em Biblioteca
Competência 01

EXTENSÃO DE ATUAÇÃO

Quanto à atuação, os arquivos podem ser setoriais, centrais e regionais.

No sistema de arquivo representado abaixo temos o exemplo do que é um


arquivo setorial e o que é um arquivo central, tendo como modelo um arquivo
Municipal. Lembram-se da divisão quanto à esfera política‐administrativa do
Brasil?

Figura 17 ‐ Representação de um modelo de sistema de arquivo


Fonte: A autora (2012)

NATUREZA DE DOCUMENTOS

São as características peculiares dos documentos, agrupados em arquivo


especial e arquivo especializado.

O arquivo especial é composto por gêneros documentais não textuais e

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Documentação, Políticas e Rotinas Administrativas
Competência 01

confeccionados em variado tipo de materiais, além da celulose, o mais


comum. São eles os documentos audiovisuais5 que, por sua vez podem ser os
iconográficos, os fonográficos, os fotográficos, os cinematográficos,
cartográficos.

O arquivo especializado é o conjunto de documentos custodiados resultantes


de atividades específicas, independente de sua forma física: os arquivos de
engenharia, arquivos hospitalares, de imprensa, etc.

1.3 Legislação

No nosso país, a Lei Magna é a Constituição vigente, a nossa é de 1988 e a


partir dela diversos diplomas jurídicos que regulamentam o enunciado
constitucionalmente foram promulgados.

No campo da Arquivologia elencamos abaixo os principais instrumentos


legais, mas que você pode saber mais consultando a página
www.conarq.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.htm?sid=48 e
conhecer a LEGISLAÇÃO ARQUIVÍSTICA BRASILEIRA, organizada pelo Conselho
Nacional de Arquivos – CONARQ

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Associa som e imagem

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Técnico em Biblioteca
Competência 01

Quadro 4 – O CONARQ
Fonte: www.conarq.arquivonacional.gov.br (2012)

1. CONSTITUIÇÃO BRASILEIRA de 1988;


O parágrafo 2º do Artigo 216 diz: “Cabem à administração pública, na forma
da lei, a gestão da documentação governamental e as providências para
franquear sua consulta a quantos dela necessitem”.

2. LEI N° 5.433, DE 8 DE MAIO DE 1968 Regula a microfilmagem de


documentos oficiais e dá outras providências.

3. LEI N° 6.546, DE 4 DE JULHO DE 1978 Dispõe sobre a regulamentação das


profissões de Arquivista e de Técnico de Arquivo, e dá outras providências.

4. LEI Nº 8.159, DE 08 DE JANEIRO DE 1991 Dispõe sobre a política nacional de


arquivos públicos e privados e dá outras providências.

5. DECRETO Nº 4.073, DE 3 DE JANEIRO DE 2002


Regulamenta a Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a

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Documentação, Políticas e Rotinas Administrativas
Competência 01

política nacional de arquivos públicos e privados.

1.4 Sistema de Arquivo

Para início de conversa, é importante discutir alguns conceitos usuais da


terminologia arquivística. Sistema de arquivo é:

Um conjunto de arquivos de uma mesma esfera


governamental ou de uma mesma entidade pública ou
privada, que independentemente da posição que
ocupam nas respectivas estruturas administrativas,
funcionam de modo integrado e articulado na
consecução de objetivos técnicos comuns (BELLOTTO;
CAMARGO, 1996, p. 70).

Portanto, para que um sistema funcione, é necessário formatar o sistema de


arquivo (vide a representação gráfica na página 18) e imprescindível que
sejam observadas as seguintes etapas:

1. Levantamento de dados:
Observação dos documentos constitutivos: estatutos, regimentos,
regulamentos, normas, organogramas;

2. Análise dos dados coletados:


A análise dos documentos acima mencionados auxiliará no diagnóstico para
definição de medidas e alterações a serem adotadas;

3. Planejamento:
A elaboração de um plano arquivístico onde a legislação vigente e as
necessidades institucionais sejam levadas em conta, recordando que um
projeto bem planejado, onde sejam investidos 60% a 70% do tempo, significa
que a execução ocorrerá sem maiores dificuldades;

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Técnico em Biblioteca
Competência 01

4. Implantação e acompanhamento:
Esta fase deve conter a sensibilização de todos os níveis hierárquicos da
instituição: capacitação, implantação de normas, rotinas e modelos e a
elaboração do manual de arquivo, documento fundamental onde todos os
procedimentos e instruções que garantirão o funcionamento eficiente e
uniforme do arquivo viabilizarão a continuidade do serviço e seu
aperfeiçoamento ao longo do tempo.

A posição do serviço de arquivo na instituição é fundamental para o adequado


andamento do trabalho arquivístico. Dessa forma, quanto mais alto
hierarquicamente for subordinado o serviço de arquivo, mais rápido serão
implantados as normas e os procedimentos.

Assim como a centralização ou descentralização e a coordenação do serviço


de arquivo, também devem ser definidos o método de arquivamento, as
normas e procedimentos do protocolo, expedição, arquivamento,
empréstimo, consulta, o pessoal que vai trabalhar nos serviço de arquivo, as
instalações físicas e de equipamento e o material de consumo. Todo esse
universo deve constar no projeto de arquivo, o qual deve ser implantado e
monitorado para as eventuais correções.

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Documentação, Políticas e Rotinas Administrativas
Competência 02

2.COMPETÊNCIA 02 | EXECUÇÃO DAS POLÍTICAS E ROTINAS DE


ARQUIVAMENTO DE VARIADOS TIPOS DOCUMENTOS

A competência 2 pode ser traduzida em GESTÃO DE DOCUMENTOS


ARQUIVÍSTICOS, que significa:

Gestão - ato de gerir, administração.

Documentos – é um texto polissêmico, no velho Aurélio “Qualquer base de


conhecimento, fixada materialmente e disposta de maneira que se possa
utilizar para consulta, estudo, prova”. Um fragmento oriundo de uma
escavação arqueológica, passando por um comprovante de depósito à lei
Áurea, tudo é documento.

Arquivísticos – qualquer documento produzido no âmbito de atuação de uma


pessoa física ou jurídica, elaborados organicamente, isto é, durante a rotina
das atividades desenvolvidas para o funcionamento da instituição (pessoa
jurídica) ou durante a vida do indivíduo (pessoa física).

Definidos os termos adotados, vamos discutir o conjunto desses termos, o


que significa a gestão de documentos arquivísticos na prática. Para nosso
exercício, vamos tomar como exemplo uma instituição pública,
especificamente uma secretaria.

Na estrutura organizacional de uma instituição, a área administrativa é


responsável pelo suprimento (compras, aquisições, licitações, etc.), pelos
serviços gerais (limpeza e conservação do edifício, segurança e vigilância,
manutenção de serviços, fornecimento de água, energia, etc.) pela gestão de
pessoas definidos na literatura como recursos humanos (seleção, contratação,
férias, licenças, aposentadorias, promoções, etc.) e também pela gestão dos
documentos, incluindo o protocolo e o arquivo.

Além da área administrativa, há também a área específica, da atividade‐fim,

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Técnico em Biblioteca
Competência 02

por exemplo, se for uma Secretaria de Obras ou Infraestrutura, existem os


setores responsáveis pelos projetos, pelo acompanhamento desses projetos,
etc. Outras áreas como planejamento e assuntos jurídicos podem fazer parte
dessa secretaria.

Vamos utilizar a área administrativa por ser uma área comum a várias outras,
denominada atividade‐meio.

Você já percebeu que com tantas atribuições, a área administrativa também


produz e recebe muitos documentos. Para controlar essa massa documental,
é necessária uma boa gestão que inicia, portanto, com o serviço ou unidade
administrativa denominado de PROTOCOLO.

Figura 18 – definição de PROTOCOLO


Fonte: a autora (2012)

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Documentação, Políticas e Rotinas Administrativas
Competência 02

Após a tramitação dos documentos, ou seja, após cumprir todas as etapas


para as quais foram produzidos, eles serão arquivados. A partir daí todas as
ações no arquivo têm uma única finalidade: recuperar a informação e, para
isso, os documentos devem estar organizados. Não esquecer que arquivar não
é depositar documentos em pastas e caixas numa sala com estantes e móveis
de arquivo abarrotados. Se isso acontece, então tem‐se aí um verdadeiro
depósito de papéis e não um arquivo.

Para que uma instituição tenha um arquivo, são observadas a execução das
etapas de análise, classificação, codificação, ordenação e arquivamento.

Análise – etapa em que o documento é analisado para verificar se o mesmo


deve ser destinado ao arquivo.

Classificação – etapa em que é definida a entrada e as referências cruzadas,


onde se conhecem o funcionamento e as atividades desenvolvidas pelas
unidades administrativas da instituição, no nosso caso, da Secretaria de
Obras. Dessa forma, define-se de que maneira o usuário do arquivo irá
solicitar o documento.

Codificação – nesta etapa serão apostos nos documentos símbolos


correspondentes ao método de arquivamento. Podem ser letras, cores,
números.
Caro aluno, você
recorda do ciclo
Ordenação – é a disposição dos documentos conforme a classificação e a vital dos
documentos?
codificação. Essa etapa acelera o arquivamento e racionaliza o trabalho. Então, em que
idade este
arquivamento é
Arquivamento – Etapa em que o documento é arquivado na pasta, caixa, realizado?
Portanto, você sabe
arquivo ou estante. Pode parecer simples, mas o arquivamento errado resulta que nesta fase os
documentos são
em documento perdido, embora “arquivado”. frequentemente
consultados e esse
usuário é aquele
Os documentos produzidos pela atividade–meio, ou seja, pela administração, que o produziu.

28
Técnico em Biblioteca
Competência 02

têm como parâmetro a classificação, temporalidade e destinação de


documentos de arquivo relativos às atividades ‐ meio da administração
pública, aprovada pela Resolução Nº 14 de 24 de outubro de 2001 do
CONARQ.

Este documento define os prazos de arquivamento em cada idade de arquivo


e sua destinação final – descarte ou arquivo permanente.

Você observou que temos falado de documentos produzidos, recebidos, mas


que não nos referimos ao tipo de suporte?

2.1 Suportes

Desde a antiguidade o homem registra sua informação por meio de vários


suportes, como placa de argila, papiro, couro, papel e suportes eletrônicos.
Porém, não há registro na história que negue a grande revolução que foi a
descoberta do papel pelos chineses e o desenvolvimento da técnica da
impressão no século XV.

A Era da Informação, defendida e definida por teóricos como Castells e


Estima-se que seja
Drucker, iniciou nos anos 1960 do século XX e, com ela, surgiram vários produzido um
dispositivos tecnológicos. metro linear de
documentos para
cada mil habitantes
por ano.
As organizações públicas e privadas cada vez mais utilizam esses dispositivos Considerando que
resultando em mudanças administrativas. Chegou‐se a pensar que a um metro linear
corresponde a
automação iria fazer desaparecer o uso do papel como suporte da 10.000
informação. Isso não ocorreu. Muito pelo contrário, nunca se imprimiu tanto documentos,
significa que em um
quanto nos últimos 30 anos. município de 20 mil
habitantes são
produzidos
anualmente
20.000.000 de
documentos.

29
Documentação, Políticas e Rotinas Administrativas
Competência 02

Figura 19 ‐ 20.000.000 documentos/ano


Fonte: a autora (2012)

Uma instituição hoje produz documentos em vários suportes. Além do papel,


DVD, fotografias, plantas, mapas, filmes, microfilmes e documentos digitais.

Cada tipo de suporte necessita de procedimentos de conservação


diferenciados, os quais compreendem o controle da temperatura, a URA
(umidade relativa do ar), a incidência de luz, assim como as unidades de
instalação, isto é, o tipo de armazenamento. Reproduzimos abaixo uma tabela
que informa o tempo de durabilidade das mídias eletrônicas:

TIPO DE MÍDIA DURABILIDADE


Fita cassete 1-2 anos
Filme/microfilme de 8mm 5-10 anos
Filme/microfilme de 4mm 10 anos
Cartuchos 3480 12 anos
CD-ROM(gravador a laser) 15 anos
CD-ROM(prensado) 20 anos
DVD-ROM(gravador a laser) 18 anos
DVD-ROM(prensado) 25 anos
Disco Optico-magnético 30 anos
Hard Disk(HD)(depende da tecnologia) 10-35 anos
Disco W.O.R.M 90-100 anos
Tabela 1 – temporalidade das mídias
Fonte: www.indexlog.com.br (2013)

30
Técnico em Biblioteca
Competência 02

Não importa o suporte, os documentos devem ser arquivados utilizando os


princípios da Arquivística, o que muda é o suporte. Os documentos digitais
não precisam de pastas, caixas e estantes, porém necessitam de áreas de
armazenamento, arquivo de contingência, storage e cloud storage e sistemas
estruturados.

O sistema automatizado deve ser uma ferramenta para a gestão de


documentos, da informação e do serviço de arquivo.

A instituição que investe na gestão da informação e da documentação está


efetivamente investindo no bom desempenho de suas atividades a um menor
custo, viabilizando assim o bem‐estar de seus colaboradores e de seus clientes
– não importa se a instituição é pública ou privada.

A informação como matéria-prima de arquivos, bibliotecas, museus e centros


de documentação deve ser qualificada desde sua produção ou recebimento.

Especificamente numa biblioteca, se as atividades são realizadas de acordo


com a normatização estabelecida, significa que os usuários, os leitores, enfim
os clientes ficarão satisfeitos com a prestação de serviço e, assim, perceberão
que uma biblioteca é um espaço de geração do conhecimento.

Não esqueça: a informação é um fenômeno que não gasta quando é usada,


compartilhada. Ao contrário, ela se multiplica, transforma‐se, gera novos
conhecimentos e dilata o universo.

31
Documentação, Políticas e Rotinas Administrativas
CONCLUSÃO

Na era da informação do século 21 as atividades organizacionais, públicas e


privadas e as atividades rotineiras dos cidadãos, tem se tornado cada vez mais
dependentes dos sistemas de informação. O impacto desta crescente
dependência demanda atualizações profissionais em diversas áreas da
sociedade, o que exige formações, perfis e funções profissionais dos técnicos
em Biblioteca no objetivo de amparar as organizações e os indivíduos a gerir
recursos e competências através do bom uso das informações.

No apoio à esta demanda, vimos em nossa disciplina que as políticas e rotinas


administrativas englobam vários processos interdependentes que exigem o
conhecimento técnico e científico, sobretudo, no domínio das tecnologias
para garantir o uso da informação pelas empresas e instituições. A qualidade
no trato das informações produzidas e acumuladas pelas organizações requer
métodos, técnicas, normas e inovações nos processos administrativos para
que os objetivos da instituições sejam alcançados através da disponibilização
de informações. E nessas considerações, observamos a importância da
Arquivística em assegurar a integridade da informação como elemento de
valor e auxílio à tomada de decisão nas instituições!

Espero que você tenha aproveitado esta disciplina, que novos conhecimentos
tenham sido gerados e que possa aplicá‐los em suas atividades de técnico em
biblioteconomia. Por fim espero que façam bom uso desse capital em suas
vidas profissionais. É imprescindível a leitura dos textos de apoio sugeridos no
ambiente virtual como complemente a este caderno.

Até a próxima!

32
Técnico em Biblioteca
REFERÊNCIAS

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<https://lh4.googleusercontent.com/m1jy2uf2_Q/TYTWWxc8rLI/AAAAAAAAA
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Acesso em: dez. 2012.

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Dicionário de Terminologia Arquivística. São Paulo: Porto Calendário, 1996.

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Documentação, Políticas e Rotinas Administrativas
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______. Lei N° 5.433, de 8 de maio de 1968. Regula a microfilmagem de


documentos oficiais e dá outras providências.

______. Lei n° 6.546, de 4 de julho de 1978. Dispõe sobre a regulamentação


das profissões de Arquivista e de Técnico de Arquivo, e dá outras
providências.

______. Lei nº 8.159, de 08 de janeiro de 1991. dispõe sobre a política


nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências.

______. Decreto nº 4.073, de 3 de janeiro de 2002. Regulamenta a Lei nº


8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de
arquivos públicos e privados.

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<http://educador.brasilescola.com/estrategias‐ensino/a‐revolucao‐francesa‐
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Técnico em Biblioteca
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Documentação, Políticas e Rotinas Administrativas
MINICURRÍCULO DO PROFESSOR

 Ângela Nascimento

Mestre em Ciência da Informação pela Universidade Federal de Pernambuco


(2011), é especialista em Educação Profissional pelo Instituto de Pesquisas
Tecnológicas de Pernambuco (2007), participou de curso de atualização
Information, Institutions et Societé Archivistique; Informations Documentaire
pela Universidade de Montreal Quebéc Canadá (1999), foi bolsista da III
Escuela‐Taller de Archivos para Ibero‐Americanos, pela Dirección de los
Archivos Estatales do Ministério de Cultura da Espanha (1993). É graduada em
História pela Universidade Estadual de Pernambuco (1982). Palestrante em
diversos eventos nacionais e internacionais na área da arquivologia, lecionou
em vários cursos de especialização em arquivologia. Atualmente é professora
da Secretaria Estadual de Educação e consultora, atuando principalmente nos
seguintes temas: arquivos, gestão da informação e história.

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Técnico em Biblioteca