Caso AA2

1: Si usted es el asesor de calidad, qué haría primero. ¿Diseñar el procedimiento

de control de la información documentada o montar los procedimientos
operativos?

Según la definición de la norma ISO 9001:2015 la información documentada (ID)

es la constancia documental del resultado de la aplicación de los procedimientos
operativos o técnicos específicos, y por ende su control también es posterior a
dichos procedimientos. Dejando esto claro, mi recomendación seria hacerlo al
mismo tiempo, ya que el diseño de cómo debe ser la documentación, orden,
formato, codificación, clasificación, nomenclatura es indispensable para
estandarizar los procesos. Pero es cierto también, que hasta que no se tienen
redactados todos los procedimientos, no se sabe exactamente qué información
documentada se genera y, por lo tanto, no se puede completar los registros de
control de documentos. Por lo tanto, debe ser al mismo tiempo, e ir corrigiendo a
medida que sea redactando todos los procedimientos.

2: Defina a qué proceso correspondería el Procedimiento de Control de la

Información Documentada y justifique su respuesta.

Proceso de Elaboración de Procedimientos e Instrucciones de Trabajo esta etapa

es muy importante, aquí detallaremos de manera minuciosa y documentada cómo
realizar los diferentes procesos y procedimientos de la organización, qué alcance
tienen éstos, así como los responsables de cada una de las actividades
señaladas. La norma ISO 9001:2015 estable la obligatoriedad de documentación
de una serie de procesos concretos, como: Manual de calidad, Procedimientos,
Instrucciones de trabajo. Registros

3: Diseñe un procedimiento sencillo para el control de la información documentada

de la empresa Confecciones S.A., que cumpla con los requisitos de la Norma NTC
ISO 9001 en cuanto a la identificación y formato, y a su vez que incluya la
descripción de las siguientes actividades:

a. Creación
b. Revisión y aprobación
c. Identificación
d. Divulgación
e. Control de cambios
 PROCEDIMIENTO

OBJETIVO: Establecer los parámetros generales para la elaboración y el control

de los documentos del Sistema Integrado de Gestión de la empresa Confecciones
S.A. con el fin de facilitar su presentación y utilización.

ALCANCE: Aplica para la elaboración, modificación, eliminación y distribución de

los documentos del Sistema Integrado de Gestión de la empresa Confecciones
S.A.

DEFINICIONES:

Aprobación: Actividad emprendida para determinar la conveniencia y la

adecuación del documento revisado previamente.

Caracterización de procesos: Documento que describe las características

generales del proceso, esto es, los rasgos diferenciadores del mismo

Cobertura del documento: Campo o área geográfica que cubre el documento.

Difusión: Utilización de cualquier medio de comunicación para dar a conocer la

información del Sistema de Gestión de la Calidad de la empresa Confecciones
S.A.

Documento: Información y su medio de soporte. Ejemplo: Registro,

especificación, procedimiento documentado, dibujo, informe, norma. El medio de
soporte puede ser papel, magnético, óptico o electrónico, muestra patrón o una
combinación de estos.

Documento Controlado: Se considera un documento controlado por el

Sistema Integrado de Gestión, todo aquel que cumpla con le registrado en este
procedimiento y su anexo.

Documento obsoleto: Es aquel documento que derivado de un cambio o de

su cancelación pierde su vigencia.

Formato: Documento empleado para registrar la información necesaria para la

realización de un proceso o actividad.

Gestión documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas

tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación
producida y recibida por la empresa Confecciones S.A., desde su origen hasta su
destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación

Guía: Documento que establece pautas de acción, recomendaciones o

sugerencias de expertos en temas determinados y que apoyan la gestión delos
procesos o la documentación de los mismos o documento que se caracteriza por
suministrar información específica para orientar una o varias actividades, recursos
y responsables entre otros aspectos.

Instructivo: Los instructivos de trabajo describen como se realiza una tarea. Se

puede extraer lo que se desea realizar del procedimiento. los instructivos, se
limitan a indicar o clarificar la forma de operar, utilizar o realizar algo.

Manual: Documento que proporciona información coherente, interna y

externamente acerca del Sistema de Gestión de la Calidad de la empresa
Confecciones S.A.

Manual de Calidad: Documento que especifica el Sistema de Gestión de la

empresa Confecciones S.A.

Proceso: Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactúan

para generar valor, y las cuales transforman elementos de entrada en resultados

Procedimiento: Describe de forma clara e inconfundible los pasos para iniciar,

desarrollar y concluir una serie de actividades secuencialmente establecidas en un
proceso que da como resultado final un producto o un servicio.

Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia

objetiva de actividades desempeñadas.

Sistema de gestión: Sistema para establecer la política y los objetivos y

para lograr dichos objetivos.

Revisión: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia y la adecuación

del documento objeto de la revisión, para alcanzar el objetivo establecido.

Tabla de Retención Documental: Listado de series con sus correspondientes

tipos documentales, a los cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada
etapa del ciclo vital de los registros.

Versión: Indica mediante un número la cantidad de veces que se ha modificado el

documento. Por ejemplo: 1.0, 2.0, 3.0 y así sucesivamente, en el sistema

Vigencia del documento: Periodo de tiempo en el cual tiene validez el

documento
DOCUMENTOS DE REFERENCIA:

Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2009

ISO 9001:2008 Sistemas de Gestión de Calidad- Requisitos

CONDICIONES GENERALES:

CREACION: Para la anulación y creación de documentos nuevos, se deberán cum

plir los siguientes lineamientos:

 Proceso: deberá ser adoptado y/o anulado mediante resolución elaborada

por la Oficina Asesora de Planeación. Previo a la adopción, la solicitud debe
ser aprobada mediante memorando por el Jefe de la Oficina Asesora de
Planeación.

 Procedimientos, manuales, Guías e instructivos, formatos, : deberán ser

aprobados mediante memorando, adjuntando los procedimientos, manuales
guías, donde se relacione el ajuste de las actividades que describa el qué,
cómo y quién utiliza el formato.

REVISION Y APROBACION: La responsabilidad de revisar y aprobar técnicamente

los documentos estará a cargo del líder del proceso (Secretario General, Jefes de
Oficina Asesora y Jefes de Oficina). La responsabilidad de revisar y aprobar
metodológicamente los documentos estará a cargo de la Oficina Asesora
de Planeación.

DIVULGACION: Todos los documentos del Sistema Integrado de Gestión de la

Superintendencia Nacional de Salud son de libre acceso para los servidores
públicos, quienes pueden consultarlos o descargarlos en la intranet, pagina web o
el aplicativo que se disponga para tal fin. Si se requiere una copia física o
electrónica de algunos de estos documentos, se debe solicitar el permiso
correspondiente a la Oficina Asesora de Planeación, mediante correo electrónico o
memorando (código ASFL01).

IDENTIFICACION: Los documentos del Sistema Integrado de Gestión se

identificarán de acuerdo con lo establecido en el presente procedimiento. La
estructura documental del Sistema Integrado de Gestión, estará jerarquizada en
4 niveles, los cuales se reflejan en el siguiente cuadro documental:
 ESTRUCTURA DE LOS DOCUMENTOS

La estructura general de un documento del Sistema Integrado de Gestión, está

compuesta por un encabezado, el contenido específico y un pie de página, como
se muestra a continuación

Encabezado

Contenido

Pie de pagina
Encabezado:
El encabezado de un documento corresponde a los datos básicos para su
identificación, y deberá ir en todas las páginas, como lo señala en la siguiente
figura:

PROCESO Codigo:
Vigencia:
LOGO
Version:
Nombre del Documento
Página 1 de

El encabezado se aplicará a los siguientes documentos:

Manual de Calidad
Caracterización de Proceso
Otros manuales
Normograma
Procedimiento, Guía, Manual, Instructivo, Protocolo, Planes en Gestión
Ambiental y S&SO y Programa Gestión Ambiental y S&SO Formato.

Logo símbolo: El logo símbolo a usar en los documentos del Sistema Integrado
de Gestión de la Calidad, es el definido para aplicación lateral nivel 1, por el
manual de identidad visual de la Institución, tal como se muestra a continuación:
Nombre del Proceso: En este campo se cita el nombre del proceso al cual
corresponde o pertenece el documento que se está elaborando.

Nombre del Documento: En este campo se cita el tipo de documento objeto de

control (Manual de calidad, Caracterización de Proceso, Procedimiento, Guía,
Instructivo, etc.), información que relaciona el contenido del mismo y el título del
documento que se va a referenciar.

Código: La codificación de los documentos del Sistema Integrado de Gestión de

la Calidad se realizará de manera alfanumérica:

Codificación de los documentos:

El siguiente ejemplo indica la forma como estarán codificados los documentos del
Sistema Integrado de Gestión de la Empresa Confecciones S.A.

Tipo de documento código

Caracterización de proceso CP
Procedimiento PR
Manual MN
Formato FT
Guía GU
Matriz de indicadores MR
Indicadores IND