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SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA Versión: 02

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Fecha: 30/09/2013


Procedimiento Ejecución de la Formación Profesional Integral Código: F004-P006-
GUÍA DE APRENDIZAJE GFPI

GUÍA DE APRENDIZAJE Nº 3

1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENDIZAJE

Programa de Formación: Código:122317


RECURSOS HUMANOS Versión: 1
Nombre del Proyecto:
Establecimiento de procesos
Código: 327664
administrativos en la gestión
del talento humano.
Fase del proyecto: EJECUCIÓN

MATERIALES DE FORMACIÓN

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Procedimiento Ejecución de la Formación Profesional Integral

Actividad (es) de Ambiente de DEVOLUTIVO CONSUMIBLE


Aprendizaje: formación (Herramienta (unidades
- Elaborar diagrama ESCENARIO(Aula - equipo) empleadas
de flujo del proceso , Laboratorio, durante el
de capacitación de taller, unidad programa)
una empresa. productiva) y
- Identificar y elabora elementos y
los formatos que condiciones de
permitan llevar a seguridad
cabo la detección de industrial, salud
necesidades de ocupacional y
capacitación y medio ambiente
entrenamiento,
teniendo en cuenta la
política institucional.
- Diseñar y diligenciar
formato de propuesta
de capacitación,
según las necesidades
detectadas en el
equipo de trabajo.
Actividad (es) del Proyecto:
- elaborar circulares
Establecer programas de
para informar a los
capacitación y seguimiento
interesados la
de aprendizaje de acuerdo a
disponibilidad de los
las políticas vigentes de la
programas de
organización.
capacitación a llevar a
cabo.
- Diseñar,diligenciar y
tabular formatos de
asistencia a los
programas de
capacitación.
- Realizar formatos de
evaluación y
seguimiento de la
experiencia de
capacitación realizada
en la organización.
- Evidencia a través de
un informe escrito la
eficacia o deficiencias
detectadas en la
capacitación realizada
por la empresa.
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Resultados de .
Aprendizaje:identificar los Competencia:Mantener
procedimientos y disfunción de registro de
los conocimientos capacitación y conocimientos,
desarrollo aprendizajes y
De personal teniendo en cuenta experiencias de
las políticas y normas en la Capacitación aplicando
organización las políticas vigentes en
Resultados de la organización
Aprendizaje:organizar la
información para su divulgación
de los conocimientos,
aprendizajes yexperiencias de
capacitación de acuerdo con el
tipo de información, las normas
legales y
Políticas de la organización
Resultados de
Aprendizaje:mantener el
registro de información de los
conocimientos, aprendizajes y
experiencias delos procesos de
capacitación, teniendo como
referentes la tecnología
disponible y laspolíticas de la
organización.
Resultados de
Aprendizaje:presentar informes
de los aprendizajes,
conocimientos, experiencias de
capacitación
Puestos en práctica en la
organización, de acuerdo con la
política y normatividad
institucional.
Resultados de Aprendizaje:
,disponer la información a los
usuarios acerca de la utilización
de la información y documentos
de conocimientos, aprendizajes
y experiencias de capacitación
realizados, en la empresa
teniendo en cuenta normas
legales y políticas de la
organización
Duración de la guía ( en
horas): 140 HORAS

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2. INTRODUCCIÓN

Iniciemos por comprender que la capacitación, es una actividad que le ofrece a una persona la capacidad,
habilidad, conocimiento o aptitud para algo o darle el derecho de hacer alguna cosa. La presente guía de
aprendizaje pretende que el aprendiz tenga en cuenta la importancia que tiene en la actualidad la
capacitación de los recursos humanos como respuesta a la necesidad que tienen las organizaciones de
contar con un personal calificado y productivo porque a la vez esto redunda en beneficios para la empresa.
La actividad de capacitación es un eslabón clave si queremos contar con especialistas y técnicos capaces de
afrontar el desarrollo tecnológico. Como proceso sistémico e ininterrumpido la capacitación debe lograr la
preparación óptima de un trabajador para el desempeño en su puesto y contribuir al desarrollo de la
organización. Para que esto ocurra el proceso de capacitación debe serorganizado y controlado en toda sugestión,
estableciendo las actividades y acciones que se deben realizar para garantizarlos, así como la estandarización y
normalización de los documentos de esta forma el procedimiento de capacitación permite alinear, estandarizar y
homogeneizar las actividades y acciones de la actividad

3. ESTRUCTURACION DIDACTICA DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

3.1 Actividades de Reflexión inicial.

ACTIVIDAD No 1. En grupos de cuatro personas, relate las


vivencias que le han sucedido por la mala atención que ha tenido por parte del personal de una empresa
y cuente a sus compañeros lo que se le ocurrió en ese momento como aporte para mejorar la prestación
del servicio. Socialice frente alcurso los hechos y las propuestas del grupo.

3.2 Actividades de contextualización e identificación de conocimientos necesarios para el aprendizaje.)

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La capacitación es una herramienta imprescindible de


cambio positivo en las organizaciones. Actualmente no puede concebirse solamente como
entrenamiento e instrucción, la capacitación va dirigida al perfeccionamiento técnico del
trabajador para que éste se desempeñe eficientemente en las funciones a él asignadas, produzca
resultados de calidad, proporcione excelentes servicios a sus clientes, prevenga y solucione
anticipadamente problemas potenciales dentro de la organización.
La función de la capacitación es ayudar a construir un futuro en el que la fuerza de trabajo esté
formada y preparada para superarse continuamente. Esta debe desarrollarse como un proceso,
siempre en relación del puesto y los objetivos de la organización.

.ACTIVIDAD No 2.Enuncie al menos diez beneficios de la capacitación para el empleado y para la


organización. Justifique su respuesta.

3.3 Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y Teorización).

La función de la capacitación se incluye como parte integrante

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del acontecer cotidiano de las empresas y para cumplir con sus objetivos toma información del medio
ambiente y del mismo centro de trabajo. Si bien es cierto que la capacitación no es el único camino por
medio del cual se garantiza el correcto cumplimiento de tareas y actividades, si se manifiesta como un
instrumento que enseña, desarrolla sistemáticamente y coloca en circunstancias de competencia a
cualquier persona.La capacitación a todos los niveles constituye una de las mejores inversiones en recursos
humanos y una de las principales fuentes de bienestar para el personal de toda organización

ACTIVIDAD No 3. Mencione los objetivos de la capacitacióny los medios que utilizaría


para determinarlas de necesidades de capacitación.

3.4 Actividades de transferencia del conocimiento.

La actividad de capacitación debe estar fuertemente relacionada con los objetivos de la organización, de lo
contrario será muy difícil justificarla. Toda empresa desarrolla proyectos que son prioritarios para su propia
supervivencia y desarrollo, estos proyectos suponen la realización de actividades que no se están haciendo
en el presente.

Es poco probable que los involucrados realicen correctamente actividades que nunca hicieron sin que
mediase una acción de capacitación. Por lo tanto, es necesario llevar a cabo un proceso para definir el
programa de capacitación en la empresa.

Técnicas e instrumentos para detectar las necesidades de capacitación


La detección de los requerimientos de capacitación es el elemento más importante en la elaboración de un
programa de capacitación. Hacer un buen diagnóstico evita “capacitar por capacitar”. Algunas
organizaciones deciden contratar consultores externos, que son personas ajenas a la empresa y
especializadas en detectar necesidades de capacitación, de todas maneras es necesario valerse de
instrumentos que ayuden a detectar las necesidades de capacitación.

Entre las técnicas más usuales para detectar las necesidades de capacitación están las siguientes:

•Encuesta, que consiste en recoger la información aplicando un cuestionario previamente diseñado en el


que las respuestas se dan por escrito. Es una forma impresa que contiene una lista de preguntas específicas
dirigidas a reunir información sobre conocimientos, habilidades, opiniones acerca de aspectos del trabajo
que desempeña la persona, o la empresa

•Entrevista, que consiste en recabar la información a través de un diálogo entre el entrevistador y el

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empleado. Es común entrevistar también al jefe directo del empleado para preguntarle en qué considera
que deben capacitarse sus subordinados.

•Observación, que consiste en observar la conducta en el trabajo para compararla con el patrón esperado y
de esta manera, detectar las deficiencias que te indican la necesidad de capacitar.

•Descripción y perfil del puesto, que consiste en analizar la descripción y perfil de puesto para conocer las
funciones y los requisitos que debe satisfacer la persona que lo desempeña. De esta forma, se compara lo
que requiere el puesto con lo que la persona hace.

•Evaluación de desempeño, que consiste en comparar el desempeño de una persona con los estándares
establecidos para ese puesto. Esto permite conocer las áreas en las que se debe capacitar para incrementar
el nivel de desempeño del empleado.

Pasos del proceso de capacitación


Este proceso va desde la detección de necesidades hasta la evaluación de resultados. El siguiente esquema
le dará un panorama general del proceso y posteriormente encontrará una explicación de cada etapa.

1. Primer paso: detección de necesidades


2. Segundo paso: clasificación y jerarquización de las necesidades de capacitación
3. Tercer paso: definición de objetivos
4. Cuarto paso: elaboración del programa
5. Quinto paso: ejecución
6. Sexto paso: evaluación de resultados

Primer paso: detección de necesidades


La detección de necesidades consiste en encontrar las diferencias que existen entre lo que se debería hacer
en un puesto y lo que realmente se está haciendo, así como las causas de estas diferencias. En otras
palabras una investigación que se orienta a conocer las carencias que manifiesta un trabajador y que le
impiden desempeñar adecuadamente las funciones de su puesto.

Algunas preguntas que se pueden plantear en este momento son las siguientes:

• ¿Qué conocimientos, habilidades y actitudes requiere el puesto?

• ¿Qué se debe lograr?

• ¿Qué se debe hacer?

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• ¿Qué conocimientos, habilidades y actitudes requiere la persona que ocupa el puesto?

• ¿Qué está logrando?

• ¿Qué está haciendo?

Estas preguntas muy generales deben orientarse a investigar los siguientes aspectos:

•Conocimientos y habilidades técnicos que se requieren para el puesto.

•Habilidades administrativas acerca de cómo organizar el propio trabajo y el de los demás, utilizar los
recursos, y lograr los objetivos.

•Habilidades en relaciones humanas como liderazgo, capacidad de motivar, de comunicación, de trabajar


en equipo, etcétera.

•Habilidades conceptuales como son el análisis y solución de problemas.

•Habilidad para el logro de resultados.

Hay que acotar que la detección de necesidades de capacitación puede hacerse a nivel de una persona, de
un puesto, de un grupo o de toda la empresa.

Es muy importante establecer las necesidades de capacitación en términos de productividad y de una


manera objetiva y medible.

Por ejemplo, se puede establecer en aspectos como reducir el margen de error (calidad), incrementar el
número de unidades de producto o de prestaciones (cantidad), mejorar la puntualidad (tiempo), reducir los
costos de un producto o servicio (costo), etcétera.

Con todo, algunas veces es difícil establecer las necesidades de una manera medible, por ejemplo cuando
se habla de comunicación o de liderazgo.

Para llevar a cabo la detección de dichas necesidades podemos aplicar diversas técnicas e instrumentos.

Segundo paso: clasificación y jerarquización de las necesidades de capacitación


Una vez detectadas las necesidades de capacitación, el siguiente paso es clasificarlas y jerarquizarlas. Esto
permite determinar cuáles son las más urgentes o más importantes.

La manera más usual de clasificar las necesidades de capacitación es la siguiente:

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•Las que tiene una persona.

•Las que tiene un grupo.

•Las que tiene un nivel.

•Las de un puesto.

•Las que requieren atención inmediata.

•Las que requieren solución a futuro.

•Las que exigen instrucción sobre la marcha.

•Las que precisan instrucción fuera del trabajo.

•Las que la empresa puede resolver por sí misma.

•Las que requieren contratar a capacitadores externos.

Al clasificar las necesidades de capacitación, obtenemos indicadores sobre quién, cuándo y cómo capacitar.
Ya clasificadas las podemos jerarquizar de acuerdo con su importancia o urgencia.

Al hacer esta clasificación, es importante empezar a determinar quién necesita qué tipo de capacitación.

Tercer paso: Definición de objetivos


El tercer paso en un proceso de capacitación es establecer los objetivos que se pretende lograr con el
programa de capacitación. Este es el momento de fijar que tipo de comportamientos y características se
quieren inculcar en los participantes después de que el programa haya sido impartido.

Lo que se quiere también es establecer qué conocimientos se les proporcionará o qué actitudes se buscan.
Es necesario establecer con precisión la conducta deseada y las condiciones en que debe producirse de la
manera más clara, alcanzable y medible. Esto sirve como norma que permitirá evaluar el rendimiento
individual y el programa.

Como dijimos anteriormente, se deben establecer los objetivos que se pretende lograr con el programa de
capacitación de una manera específica y medible. Recuerde que los objetivos sirven como guía para
mantenerte en el camino, no se trata únicamente de cubrir un expediente, sino de buscar un resultado
concreto que esté lo más relacionado posible con el trabajo.

Los objetivos deben especificar quién, qué, para cuándo, bajo qué condiciones, cómo medirlos, y a qué

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costo en tiempo y/o dinero.

Existen diferentes clases de objetivos, como se muestra en la siguiente lista.

1. Objetivos de productividad: que buscan lograr mejoras medibles en calidad, cantidad, tiempo y costo de
operación.

2. Objetivos de desempeño: que buscan mejorar el desempeño individual de los participantes.

3. Objetivos de habilidades o destrezas: que buscan desarrollar o mejorar las habilidades o destrezas de los
participantes.

4. Objetivos de conocimientos: que buscan incrementar la familiaridad, los conocimientos o la comprensión


de los participantes con respecto a un tema.

5. Objetivos del dominio afectivo: que buscan modificar actitudes, valores o emociones de los participantes.

Cuarto paso: Elaboración del programa


Para elaborar un programa de capacitación se tienen que responder las preguntas:

• ¿Qué? (Contenido).

• ¿Cómo? (Técnicas y ayudas).

• ¿Cuándo? (Fechas y horarios).

• ¿A quién? (Destinatarios).

• ¿Quién? (Instructor).

• ¿Cuánto? (Presupuesto).

Recuerde que es muy importante que exista congruencia entre las necesidades de capacitación, el
contenido del programa y los objetivos planteados

Quinto paso: Ejecución


Luego de diseñar y elaborar el programa de capacitación debemos llevar a la práctica la ejecución es decir,
ha llegado el momento en el que el instructor, utilizando cierta metodología y apoyándose en auxiliares
didácticos, imparte los contenidos a los destinatarios en el lugar, horario y fechas programadas, a un cierto
costo.

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En este paso es importante cuidar los siguientes aspectos:

•Organizar en una secuencia lógica y didáctica los contenidos.

•Organizar las sesiones de aprendizaje y los materiales que se utilizarán.

•Sensibilizar a los participantes con respecto a los objetivos, contenidos, etcétera.

•Motivar e involucrar a los participantes.

•Establecer una buena comunicación con los participantes.

•Entender y mantener el control del grupo.

•Vigilar el desarrollo del programa para hacer los ajustes necesarios

Sexto paso: Evaluación de resultados


Para saber si los objetivos que se plantearon fueron alcanzados es necesario realizar una evaluación que
permitirá medir los resultados del programa de capacitación. La evaluación debe informar sobre cuatro
aspectos básicos:

•La reacción del grupo y de cada participante en cuanto a actitudes.

•El conocimiento adquirido, es decir, qué aprendió y en qué grado.

•La conducta, es decir, qué comportamientos se modificaron.

•Los resultados específicos posteriores al curso.

La evaluación puede hacerse en tres etapas:

a) Al inicio del curso, para diagnosticar y medir el nivel de conocimientos de los participantes antes del
curso en relación con los temas que se van a tratar durante el mismo.

b) Durante el curso, para conocer los progresos de los participantes a lo largo del programa y hacer los
ajustes necesarios.

c) Al final del curso, para medir el grado en que se cumplieron los objetivos.

Por otra parte, también debe evaluarse el curso de capacitación en los siguientes aspectos: actuación del
instructor, instalaciones, técnicas y auxiliares didácticos, duración del curso, contenido, servicio de

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cafetería, el lugar en el que se impartió, etc. Esta retroalimentación servirá para la elaboración de nuevos
programas.

Recuerde que lo más importante es que los participantes apliquen en su trabajo cotidiano los
conocimientos y habilidades adquiridos en el curso. Esa es la verdadera evaluación. Por esto, podemos
pensar en el seguimiento como una última etapa del proceso de capacitación.

ACTIVIDAD No 4.Elabore un diagrama de flujo del proceso de capacitación en la organización.

3.5 Actividades de evaluación.

Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluación Técnicas e Instrumentos de


Evaluación

IDENTIFICA LOS PROCEDIMIENTOS


Evidencias de Conocimiento: PARA LA DIVULGACIÓN DE LA CUESTIONARIO
Examen de conocimientos INFORMACIÓN POR LOS SISTEMAS
relacionados con los temas de la DEINFORMACIÓN DE LA EMPRESA
TENIENDO EN CUENTA LA POLÍTICA
competencia y temas vistos en
INSTITUCIONAL.
clase.

ACTUALIZA LOS REGISTROS DE LA


Evidencias de Desempeño:Realice LISTA DE CHEQUEO
INFORMACIÓN, CONOCIMIENTOS Y
una investigación que defina el APRENDIZAJES DE LA
proceso de capacitación de la ORGANIZACIÓN,
Institución Educativa y presente un DE ACUERDO CON SU TIPO Y
resumen. UTILIZACIÓN

Evidencias de Producto:Realice un LISTA DE CHEQUEO


PRESENTA LOS INFORMES Y
informe acerca del proceso de
DISPONIBILIDAD DE LA
capacitación en la institución
INFORMACIÓN EN LOS SISTEMA
educativa y la propuesta que usted ADOPTADOS POR LA
hace para mejorar los resultados ORGANIZACIÓN PARA MANTENER
LAS EXPERIENCIAS,
CONOCIMIENTOS Y APRENDIZAJES
DE CAPACITACIÓNDE PERSONAL

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4. RECURSOS PARA EL APRENDIZAJE

Materiales de formación devolutivos: Materiales de formación AMBIENTES DE


Talento Humano (Instructores)
(Equipos/Herramientas) (consumibles) APRENDIZAJE TIPIFICADOS

ESCENARIO (Aula,
ACTIVIDADES DEL DURACIÓN
PROYECTO (Horas) Laboratorio, taller, unidad
productiva)y elementos y
Descripción Cantidad Descripción Cantidad Especialidad Cantidad
condiciones de seguridad
industrial, salud ocupacional
y medio ambiente

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Capacitación:Proceso continuo que Proporciona a los trabajadores los conocimientos teóricos – prácticos
para mejorar el desempeño al realizar las funciones de sus respectivos puestos.

Capacitación directiva o administrativa: Son las técnicas, enfoques y criterios adquiridos que nos permitan
en el corto o mediano plazo un cambio de coordinación de esfuerzos o estrategia. Por lo general enfocada
a mandos medios y/o superiores.

Capacitación Humana: implica todo lo relacionado a relaciones humanas, como puede ser, motivación,
integración de equipos de trabajo, manejo de estrés, etc. Este tipo de capacitación está dirigido a todo el
personal y su finalidad primordial consiste en hacer mejores individuos a los integrantes de una empresa,
como miembros de una comunidad específica.

Capacitación técnica: conocimientos adquiridos que permiten ver un resultado al corto plazo, tal como el
manejo de una maquinaria en especial o un software. Por lo general enfocada en su mayoría al personal
operativo.

Conductas: Conjunto de acciones que pueden ser descritas y observadas.

Conocimiento: Referido al saber, comprender y dominar los conceptos necesarios para ejecutar de manera
eficiente una determinada actividad.

Desarrollo: Dotar de nuevas habilidades al trabajador o de proporcionarles nuevos conocimientos que le


permitan ocupar nuevos o mejores puestos en la organización.

Educación: es toda influencia que el ser humano recibe del ambiente social, durante toda su existencia,
para adaptarse a las normas y los valores sociales vigentes y aceptados. El ser humano recibe estas

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influencias, las asimila de acuerdo con sus inclinaciones y predisposiciones y enriquece o modifica su
comportamiento dentro de sus propios principios personales.

Norma: Disposición de carácter obligatorio, específico y preciso que persigue un fin determinado
enmarcado dentro de una política.

Proceso: Serie de actividades, acciones o eventos organizados interrelacionados, orientados a obtener un


resultado específico y predeterminado, como consecuencia del valor agregado que aporta cada una de las
fases que se llevan a cabo en las diferentes etapas por los responsables que desarrollan las funciones de
acuerdo con su estructura orgánica.

Procedimiento: Módulos homogéneos que especifican y detallan un proceso, los cuales conforman un
conjunto ordenado de operaciones o actividades determinadas secuencialmente en relación con los
responsables de la ejecución, que deben cumplir políticas y normas establecidas señalando la duración y el
flujo de documentos. Por ejemplo: procedimiento para pago de nómina, cobro de cuentas por servicios
prestados, compra y suministro de materiales, etc.

Reglamento: Conjunto de políticas, normas y procedimientos que guía el desarrollo de una actividad.

5. GLOSARIO DE TERMINOS

6. REFERENTES BIBLIOGRÁFICOS

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ARAMBULA FLOREZ IVAN, Ingeniería organizacional.

BERNAL, SIERRA, Proceso Administrativo para las organizaciones del siglo XXI, Editorial Pearson.

CHIAVENATO IADALBERTO, Administración del Talento Humano.

CHIAVENATO, IADALBERTO, El proceso administrativo, Editorial Mc Graw-Hill.

7. CONTROL DEL DOCUMENTO (ELABORADA POR)

Fredy García Instructor SENA

Nubia Barreto Instructor SENA

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