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GUARDA DE DOCUMENTOS – PRAZOS

Conforme prevê a legislação as empresas são obrigadas a manter diversos documentos em


arquivos para fins de comprovação das obrigações relativas ao emprego, quando da fiscalização
trabalhista e previdenciária.

Não obstante, dentre os vários direitos garantidos aos trabalhadores urbanos e rurais pela
Constituição Federal, há também o direito de ingressar com ação quanto aos créditos resultantes
da relação de trabalho, com prazo prescricional de:
 2 (dois) anos contados da data da extinção do contrato;
 5 (cinco) anos e retroativamente, contados da data de ingresso da ação;

Nota: ao trabalhador menor não corre prazo prescricional enquanto não completar 18 (dezoito)
anos de idade.

É importante que as empresas analisem cuidadosamente os documentos antes de serem


descartados, uma vez que estes poderão servir como provas não só para o empregado em
questão como também para os paradigmas que eventualmente possam pleitear os direitos
resultantes da relação de trabalho.

QUADRO DE DOCUMENTOS E RESPECTIVOS PRAZOS

Documento Período Base Legal


5 anos durante o emprego, até 2 CF, art. 7º,
Acordo de Compensação
anos após a rescisão XXIX
5 anos durante o emprego, até 2 CF, art. 7º,
Acordo de Prorrogação
anos após a rescisão XXIX
5 anos durante o emprego, até 2 CF, art. 7º,
Atestado Médico
anos após a rescisão * vide GPS XXIX
Autorização para desconto não previsto 5 anos durante o emprego, até 2 CF, art. 7º,
em lei anos após a rescisão XXIX
CF, art. 7º,
Aviso Prévio 2 anos
XXIX
§1º do art.
CAGED - Cadastro Geral de Empregados 2º Portaria
5 anos a contar da data da postagem
e Desempregados MTE
768/2014
arts. 3º e
Comprovante de Cadastramento 10 do Dec.-
10 anos
PIS/PASEP lei nº
2.052/83
Art. 81 §
Comprovante de Retenção do INSS -
10 anos 6º da IN SRP
Contribuintes Individuais
3/2005
Declaração de Instalação (NR - 2 - Port.
Indeterminado não há
3.214/78)
Documentação sobre imposto de renda na Art. 174 do
7 anos
fonte CTN
20 anos, no mínimo, após o Portaria nº
Exames Médicos
desligamento do empregado 3.214/78, NR
-7
Decreto nº
FGTS - GFIP - GRFP 30 anos
99.684/90
Portaria nº
Folha de votação de eleição da CIPA 5 anos 3.214/78, NR
-5
CTN - Lei
GRCS - Guia de Recolhimento de
5 anos 5.172/66, art.
Contribuição Sindical
174
GPS e toda documentação previdenciária
10 anos, exceto na hipótese de dolo,
quando não tenha havido levantamento Decreto nº
fraude ou simulação, o INSS
fiscal. (Folha de pagamento, recibos, 3.048/99, art.
poderá a qualquer tempo apurar e
Ficha de Salário-Família, Atestados 348
constituir seus créditos
médicos, Salário Maternidade, GPS)
Livro de Atas da CIPA Indeterminado não há
Livro de Inspeção do Trabalho Indeterminado não há
Portaria nº
Mapa Anual de Acidente de Trabalho 5 anos 3.214/78, NR
-4
CF, art. 7º,
Pedido de Demissão 2 anos
XXIX
§ 9º Art.
PPP - Perfil Profissiográfico
20 anos 266 IN INSS
Previdenciário
77/2015
Dec.-lei nº
RAIS 10 anos 2.052/83,
arts. 3º e 10
5 anos, durante o emprego até 2 CF, art. 7º,
Recibo de abono de férias
anos após a rescisão * vide GPS XXIX
5 anos durante o emprego, até 2 CF, art. 7º,
Recibo de adiantamento salarial
anos após a rescisão * vide GPS XXIX
Resolução
Recibo de entrega da Comunicação de
5 anos CODEFAT
Dispensa - CD (Seguro-Desemprego)
392/2004
5 anos durante o emprego, até 2 CF, art. 7º,
Recibo de gozo de férias
anos após a rescisão * vide GPS XXIX
5 anos durante o emprego, até 2 CF, art. 7º,
Recibo de pagamento de salário
anos após a rescisão * vide GPS XXIX
Registro de Empregados Indeterminado não há
Registro de segurança de caldeiraria Indeterminado não há
Dec.-lei nº
Salário-Educação - Documentos de
10 anos 1.422/75, art.
convênios
1º, § 3º
5 anos durante o emprego, até 2 CF, art. 7º,
Solicitação de abono de férias
anos após a rescisão XXIX
Termo de Rescisão de Contrato de CF, art. 7º,
2 anos * vide GPS
Trabalho XXIX
5 anos durante o emprego, até 2 CF, art. 7º,
Vale-transporte
anos após a rescisão XXIX
Nota: A partir de 01.07.2003, as empresas e equiparados devem arquivar e conservar em meio
digital ou assemelhado, durante 10 anos, sistemas e arquivos utilizados para registro de
negócios e atividades econômicas ou financeiras, escrituração de livros ou produção de
documentos de natureza contábil, fiscal, trabalhista e previdenciária.

INSS - ARQUIVOS DIGITAIS

DOCUMENTAÇÃO - ARQUIVAMENTO POR 10 ANOS

Por determinação do artigo 8º da Lei 10.666/2003, desde 01/07/2003, as empresas e equiparados


devem arquivar e conservar em meio digital ou assemelhado, durante 10 anos, sistemas e
arquivos utilizados para registro de negócios e atividades econômicas ou financeiras,
escrituração de livros ou produção de documentos de natureza contábil, fiscal, trabalhista e
previdenciária.

DISPENSA

Estão excluídas da obrigação de arquivamento e conservação em meio digital apenas as


empresas optantes pelo Simples Nacional.

SIMPLES FEDERAL/NACIONAL

A Lei 9.317/96 que criou o Simples Federal e que vigorou até 30.06.2007, também excluía da
obrigação de arquivamento e conservação em meio digital as empresas optantes pelo Simples
Federal. Esta lei foi substituída pela Lei Complementar 123/2006, que instituiu o Simples
Nacional passando a vigorar a partir de 01.07.2007.

Entendemos que com a Lei Complementar 123/2006, se mantém ainda excluída esta obrigação
por parte das empresas optantes pelo Simples Nacional.

NORMAS PARA APRESENTAÇÃO DOS ARQUIVOS E SISTEMAS

As normas para apresentação dos Arquivos Digitais constam da Portaria SRF 58/2005, que
aprovou o Manual Normativo de Arquivos Digitais - MANAD.

PENALIDADES

A Lei 10.666/2003, que institui a obrigatoriedade de apresentação dos arquivos digitais não
fixou penalidades pelo descumprimento da obrigação.

Assim devemos considerar como penalidade o exposto no art. 283 do Regulamento da


Previdência Social, aprovado pelo Decreto nº 3.048/99, na redação que lhe foi dada pelo
Decreto nº 4.862/2003:

"Art. 283. Por infração a qualquer dispositivo das Leis nºs 8.212 e 8.213, ambas de 1991, e
10.666, de 8 de maio de 2003, para a qual não haja penalidade expressamente cominada
neste Regulamento, fica o responsável sujeito a multa variável de R$ 636,17 (seiscentos e
trinta e seis reais e dezessete centavos) a R$ 63.617,35 (sessenta e três mil, seiscentos e
dezessete reais e trinta e cinco centavos), conforme a gravidade da infração, aplicando-se-
lhe o disposto nos arts. 290 a 292, e de acordo com os seguintes valores:
(...)

II - a partir de R$ 6.361,73 (seis mil trezentos e sessenta e um reais e setenta e três


centavos) nas seguintes infrações:

(...)

b) deixar a empresa de apresentar ao Instituto Nacional do Seguro Social e à Secretaria da


Receita Federal os documentos que contenham as informações cadastrais, financeiras e
contábeis de interesse dos mesmos, na forma por eles estabelecida, ou os esclarecimentos
necessários à fiscalização;

(...)

j) deixar a empresa, o servidor de órgão público da administração direta e indireta, o


segurado da previdência social, o serventuário da Justiça ou o titular de serventia
extrajudicial, o síndico ou seu representante, o comissário ou o liquidante de empresa em
liquidação judicial ou extrajudicial, de exibir os documentos e livros relacionados com as
contribuições previstas neste Regulamento ou apresentá-los sem atender às formalidades
legais exigidas ou contendo informação diversa da realidade ou, ainda, com omissão de
informação verdadeira;

Nota: a Portaria Interministerial 48/2009 alterou o valor da multa indicada no inciso II do


referido artigo para 13.291,66 (treze mil duzentos e noventa e um reais e sessenta e seis
centavos).

Base legal: Lei 10.666/2003;


Portaria SRF 58/2005 e os citados no texto.

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