Plantilla Rediseño de proceso y Kpis Böhler Colombia S.

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DIAPOSITIVA 1: EVOLUCION EN EL MODELO DE MADUREZ

Resultado Inicial
DETALLE MODELO DE MADUREZ
Desconocido Manejados Definidos Cuantitativos Optimizados
COMPONENTE ESTRATEGICO 0% 67% 33% 0% 0%
COMPONENTE DE CONTROL Y GESTION 63% 0% 38% 0% 0%
COMPONENTE DE PROCESOS 11% 56% 22% 11% 0%
COMPONENTE DE TECNOLOGIA 100% 0% 0% 0% 0%
COMPONENTE DE GENTE 40% 20% 0% 20% 0%

GENERAL MODELO DE MADUREZ

Desconocido Manejados Definidos Cuantitativos Optimizados
TOTAL 10 10 7 2 0
% 31% 31% 22% 6%

Resultado Logrado
DETALLE MODELO DE MADUREZ
Desconocido Manejados Definidos Cuantitativos Optimizados
COMPONENTE ESTRATEGICO 0% 0% 17% 0% 0%
COMPONENTE DE CONTROL Y GESTION 0% 0% 75% 0% 0%
COMPONENTE DE PROCESOS 0% 0% 33% 67% 0%
Conclusión: COMPONENTE DE TECNOLOGIA 0% 0% 0% 0% 0%
Los procesos de Gestión Comercial COMPONENTE DE GENTE 0% 20% 20% 60% 0%
migraron a un nivel “Definido” en un
GENERAL MODELO DE MADUREZ
19% y aun Nivel “Cuantitativo” en Desconocido Manejados Definidos Cuantitativos Optimizados
un 46% (Pasa de un 6% a un 50%) TOTAL 0 1 13 16 0
% 0% 3% 41% 50%
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DIAPOSITIVA 2: REPRESENTACION GRAFICA DEL PROCESO

PRINCIPALES ENTRADAS PRINCIPALES SALIDAS

GPM - 2-01 Plan estratégico
de Productos y mercadeo
GPM - 4-01 Publicidad con
objetivos comerciales
GPM-4-02 Comunicaciones de
marca
GPM-3-02 Lista de precios
GESTION
COMERCIAL
GC-1-1 Presupuesto.
GC-2-1 Caracterización del
cliente
GC-1-3 Cronograma de
acompañamiento comercial
Objetivo: Establecer las estrategias y planes comerciales para el
cumplimiento de los objetivos presupuestales, generando negocios GC-1-6 Estructura comercia

GPM - 5 - 01 Reporte de rentables y de largo plazo a través de una gestión y cercanía a GC - 5 - 5 Planes de mejora
indicadores - Kaizen Cerrados
clientes potenciales y activos.

Estrategias Gestión Clientes Contacto Con El Gestión Del Pedido Control y

comerciales Nuevos Cliente Mejoramiento
Comercial

• Líder; • Líder; • Líder; • Líder; • Líder:

• Gerentes • Gerentes • Gerentes • Coordinador • Gerentes
Comerciales Comerciales Comerciales Ventas internas Comerciales
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DIAPOSITIVA 3: Descripción del Proceso Nivel (I)

NOMBRE DEL PROCESO: GESTION COMECIAL

Alcance
Establecimiento y cumplimiento de metas de ventas, estrategias y planes comerciales,
contacto con el cliente que incluye (Acercamiento a cliente, acompañamiento, asesoría,
cotización y cierre de negocio) y facturación de producto y administración de la cartera

Exclusiones
Investigaciones de mercados. Reposición de inventario. Definición de política de precio. Definir
estrategia de producto. Ejecución y control de almacenamiento y despacho del producto.
Control del inventario. Control de producción. Manejo y control de producto no conforme.
Reclamación con proveedores de producto. Corte de acero. Evaluación de la satisfacción del
cliente. Recaudos del cliente. Entrega de producto y radicación de factura a clientes
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DIAPOSITIVA 3: Descripción del Proceso Nivel (I)

NOMBRE DEL PROCESO: GESTION COMECIAL

Lineamientos que lo integran
• Lineamiento para Entrega de Productos
Políticas que lo integran
• Political- de Compliances
• Political- Code of ethics of voestalpine
• Political- Frequent - Flyer Miles/Free Business Travel
• Political - Organization and Procedures of Corporate Auditing
• Political- Internet and e-mail Guidelines 2013

Indicadores que lo integran:

Misionales:
• (35) No. de clientes perdidos
• (37) Cumplimiento de programación de visitas
• (47) Numero de visitas cumplidas a nuevos clientes Vs. planeado
Estratégicos:
• (31) Cumplimiento del presupuesto de ventas
• (38) Efectividad en las cotizaciones
• (46) Ventas a nuevos clientes
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DIAPOSITIVA 4: REPRESENTACION GRAFICA DEL PROCESOS Nivel II
Procedimiento Nivel II
Estrategias
comerciales
formato
-planes de acción PAI
-Elaboración de presupuesto
anual
Instructivos No
Aplica
Objetivo: Definir los
lineamientos generales del
proceso comercial
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Procedimiento Nivel II
Procedimiento Nivel II Procedimiento Nivel II
Procedimiento Nivel II Control y
Gestión Clientes Contacto Con El
Gestión Del Pedido Mejoramiento
Nuevos Cliente
Comercial
Formatos Formatos Formatos
Formatos
- reporte de visitas - cotizaciones SAP - Reporte en efectividad de
- caracterización de clientes
- Documento método spin cotizaciones
- Lista Licking SAP
- caracterización de clientes - reporte de cumplimiento
- Factura SAP de presupuesto
- Remisiones SAP - reporte de visitas,
- control de cotizaciones - reporte de clientes nuevos
Instructivos Instructivos - traslado entre sucursales
No Aplica No Aplica
Formatos
Instructivo de
ventas No Aplica
Objetivo: Medir el
Objetivo: Establecer las
cumplimiento de metas y
necesidades del cliente.
Objetivo: Ampliar la Objetivo: Dar cierre de Ejecutar planes de mejora
cobertura de negocios y generación de
participación de facturación.
mercado
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DIAPOSITIVA 4: LISTA DE MEJORAS REALIZADAS

• MEJORAS
PR-GC-001 -Cronograma de acompañamiento a
Planeación nivel nacional unificado
-Migración de los clientes según
Estrategia zonificación comercial
Comercial -Caracterización de los clientes para un
mejor control
Nivel II

PR-GC-002
Gestión de
cliente nuevo
Nivel II

• MEJORAS
• Se asignara a los ejecutivos
los clientes nuevos PR-GC-004 Gestión de
• Se realizara fichas con los pedido
datos de contacto de los
clientes nuevos Nivel ll

• MEJORAS
- valorizado de corte
- Procedimiento de cotizaciones
- solo los vendedores internos
realizaran pedidos
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DIAPOSITIVA 5: Descripción del Proceso Nivel (II)
Nombre Proceso Nivel (II)
Planeación estratégica comercial
Gestión de clientes Nuevos
Contacto con el cliente
Gestión de pedido
Control y mejoramiento comercial
Alcance
Planificación del presupuesto,
planes de acción, Zonificación de
la estructura comercial,
caracterización de los clientes y
control y seguimiento de
indicadores macro.
Asignación, Contacto, diagnostico
y construcción de ficha de cliente
Aplica desde la planeación de la
visita comercial, la identificación
de las necesidades del cliente y el
cubrimiento de las mismas
Aplica desde el planteamiento
inicial de los parámetros de
negociones hasta la gestión de la
cartera.
Medir la eficiencia del proceso y
verificar las acciones de mejora
Exclusiones
1. Investigaciones de mercados
2. Definición de política de
precio
3. Definir estrategia de producto
4. Presupuesto por segmento
1. Evaluación de la satisfacción
del cliente
No Aplica
1. Reposición de inventario
2. Contratación de fabricaciones
con terceros
3. Control de producción
4. Control del inventario
5. Recaudos del cliente
6. Control de las piezas "bien
propiedad del cliente"
No Aplica
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Principales Actividades
1. Establecer el presupuesto
2. Establecer planes de acción.
3. Asignación de cartera de
clientes actuales a ejecutivos
4. . Diseño de la zonificación y
estructura comercial
1. Asignación a ejecutivos de
clientes nuevos
2. Generar ficha cliente Nuevo
3. Diagnostico de clientes
1. Planeación de la visita
2. . Asesoría al cliente
3. . Mantenimiento de clientes
4. . Necesidades de inventario
puntuales
1. Recolectar parámetros de
negociación
2. . Cotizar
3. Cerrar negocios
4. . Verificar parámetros
requeridos por el cliente.
1. Seguimiento y control de
indicadores
2. Evaluación de desarrollo
3. . Socializar direccionamiento
de la compañía
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DIAPOSITIVA 6: Atributos de entradas y salidas negociados y socializados

Entradas Relevantes SINCRONIZADAS (Socializadas con otros procesos)

Fue evaluada y Acordada con

Proceso que
Procedimiento Nivel II (Entradas) el proceso proveedor?
suministra
(SI/NO)
GPM -2-01 Plan estrategico de Productos y mercadeo (Anual con
2.1.1
seguimiento trimestral) SI G. Producto
2.1.2
GPM -2-02 Presupuesto por: línea - Ciudad (Anual) SI G. Producto
2.1.3
GC-4-04 Base de datos de clientes actualizada SI G. Comercial
2.1.4
GPM -4-07 programa de capacitacion asesoria y acompañamiento SI G. Producto
GPM-4-08 Disponibilidad para programación de entrenamientos y
2.1.5
acompañamientos SI G. Producto
2.1.6
GC -5-01 Reporte de indicadores SI G. Comercial
2.1.7
GPM-XXX? Reporte de Investigaciòn de mercado SI G. Producto
GPM-XXX? Actas de seguimiento y mejora de las estrategias de
2.1.8
participaciòn SI G. Producto
2.1.9
GPM -4-11 Base de datos de clientes PROSPECTADOS SI G. Producto
2.1.10
FC -GR - XXX? Resultado de estudio de credito SI Facilitador Corporativo
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DIAPOSITIVA 6: Atributos de entradas y salidas negociados y socializados

Entradas Relevantes SINCRONIZADAS (Socializadas con otros procesos)

Fue evaluada y Acordada con

Proceso que
Procedimiento Nivel II (Entradas) el proceso proveedor?
suministra
(SI/NO)
GPM - 4-01 Publicidad con objetivos comerciales ( Contenido - Diseño
2.1.11
- Implementacion) (Eje: Brochure Impresos) SI G. Producto
2.1.12
GPM - 4 - 03 Administracion de Canales SI G. Producto
2.1.13
GPM -4-04 Base de clientes actualizada SI G. Comercial
GPM - 4 - 05 programa de capacitación a clientes externos. (Cliente
2.1.14
Externo) SI G. Producto
GPM- 4 - 08 Disponibilidades en agenda para programacion de
2.1.15
capacitacion, asesorias y acompañamientos SI G. Producto
2.1.16
GPM- 5 - 02 Contenidos de capacitacion (Interno) SI G. Producto
2.1.17
FC -GR - XXX? Aprobaciones y actualizaciones de credito SI Facilitador Corporativo
2.1.18
GPM-XXX? Acciones de ZVAL SI G. Producto
2.1.19
GPM - 3 -01 Listado de Portafolio de producto y servicio SI G. Producto
2.1.20
GPM-3-02 Lista de precios SI G. Producto
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DIAPOSITIVA 6: Atributos de entradas y salidas negociados y socializados

Entradas Relevantes SINCRONIZADAS (Socializadas con otros procesos)

Fue evaluada y Acordada con

Proceso que
Procedimiento Nivel II (Entradas) el proceso proveedor?
suministra
(SI/NO)
2.1.21
REGISTRO SAP. Informacion actualizada del inventario inventario existente (SAP) SI G. Operaciones
GO-PP-001 Definicion de precio minimo de venta y tiempo de entrega
2.1.22
de productos fabricados SI G. Operaciones
2.1.23
BD-GO-PP-001 valorizado de produccion SI G. Operaciones
2.1.24
BD-GO-DT-001 control de despacho de productos y de documentacion a nivel nacional SI G. Operaciones
2.1.25
XXX? Reporte Follow up SI Facilitador Corporativo
2.1.26
REGIDTRO SAP Lista Picking Finalizada SI G. Operaciones
2.1.27
XXX? Aplicación de pago de tesoreria (Habilitar cupo de cartera) SI Facilitador Corporativo
2.1.28
XXX? Reporte Listado actualizado de cartera por cliente SI Facilitador Corporativo
2.1.29
BD-GO-CA-001 segimiento y control de servicios de corte a nivel nacional SI G. Operaciones
2.1.30
Reporte de llegada de traslados (Solicitud del control ) SI G. Operaciones
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DIAPOSITIVA 6: Atributos de entradas y salidas negociados y socializados

Entradas Relevantes SINCRONIZADAS (Socializadas con otros procesos)

Fue evaluada y Acordada con

Proceso que
Procedimiento Nivel II (Entradas) el proceso proveedor?
suministra
(SI/NO)
2.1.31
Orde de compra SI G. Comercial
REGISTRO SAP Factura y remision SAP Radicada (Firmada- Cellada
2.1.32
indicando recibido de producto) SI G. Operaciones
2.1.33
GPM-XXX? Lista de reposiciones SI G. Producto
2.1.34
BD-GO-PP-002 Base de datos ordenes de trabajo SI G. Operaciones
2.1.35
FR-GO-DT-003 piezas trasladas de sucursal a sucursal SI G. Operaciones
XXX? Cronograma (Fechas y auditorio), Convocatoria y Evaluacion
2.1.36
para capacitaciones Internas SI GTH
2.1.37
XXX? Informes de resultado (Infomacion SAP - Ranking) SI Facilitador Corporativo
2.1.38
FE-GO-PR-007 reporte de reclamo a md (en construccion) SI G. Operaciones
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DIAPOSITIVA 6: Atributos de entradas y salidas negociados y socializados

Salidas SINCRONIZADAS (Socializadas con otros procesos)

Fue evaluada y Acordada con

Procedimiento Nivel II (Salidas) el proceso proveedor? Proceso que recibe
(SI/NO)
2.2.1 GC-1-1 Presupuesto (Por ejecutivo por cliente por linea) SI G. Producto
GC-1-2 Cronograma de trabajo para Cliente Objetivo concertado
2.2.2
(Anual) SI G. Producto
GC-1-3 Cronograma de acompañamiento comercial y de producto
2.2.3
(Programacion de fechas) SI G. Producto
2.2.4
GC-1-4 Información de clientes actuales (Caracterizacion de cliente) SI G. Producto
2.2.5
GC-1-5 Metas de indicadores SI G. Comercial
2.2.6
GC-1-7 Plan de trabajo por ejecutivo (Anual) SI G. Comercial
2.2.7
GC-2-2 Formato diligenciado de solicitud de credito SI Facilitador Corporativo
2.2.8
GC 2-7 Asignacion de clientes nuevos SI G. Comercial
2.2.9
GC-3-1 Lista de necesidades del cliente SI G. Producto
2.2.10
GC-3-2 Solicitudes de inventario puntuales de producto SI G. Producto
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DIAPOSITIVA 6: Atributos de entradas y salidas negociados y socializados

Salidas SINCRONIZADAS (Socializadas con otros procesos)

Fue evaluada y Acordada con

Procedimiento Nivel II (Salidas) el proceso proveedor? Proceso que recibe
(SI/NO)
2.2.11
GC-3-4 Actualizacion de la caracterizacion de clientes SI G. Producto
2.2.12
GC-3-5 Actualizacion de estudio de credito SI Facilitador Corporativo
2.2.13
GC 3-6 Cronograma de capacitaciónes, asesorías y acompañamientos SI G. Producto
2.2.14
GC 3-8 Plan de visitas al cliente SI G. Comercial
2.2.15
GC 3-9 Asesoria al cliente SI G. Comercial
2.2.16
GC 5-4 negocios perdidos SI G. Producto
2.2.17
GC-4-1 Facturacion contado SI Facilitador Corporativo
2.2.18
GC-4-2 Facturacion Credito SI Facilitador Corporativo
2.2.19
GC-4-3 Informacion para Recaudo SI Facilitador Corporativo
2.2.20
FR-GO-DT-003 Solicitudes de traslado de producto entre sucursales SI G. Operaciones
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DIAPOSITIVA 6: Atributos de entradas y salidas negociados y socializados

Salidas SINCRONIZADAS (Socializadas con otros procesos)

Fue evaluada y Acordada con

Procedimiento Nivel II (Salidas) el proceso proveedor? Proceso que recibe
(SI/NO)
2.2.21
GC-4-6 Orden de Compra y plano confirmado por el cliente SI G. Operaciones
GC -4-7 Solicitudes con atención especial de entrega para productos
2.2.22
(priorizaciones) SI G. Operaciones
2.2.23
FR-GO-PP-004 solicitud para el servicio de afilado SI G. Operaciones
FR-GO-TT-002 Propiedad del cliente resibida para tratamientos
2.2.24
termicos SI G. Operaciones
2.2.25
Solicitud de verificacion de existencias fisicas del material SI G. Operaciones
2.2.26
FR-GO-PR-006 Tratamiento de los reclamos SI G. Operaciones
2.2.27
FR-GC-04-003 Formatos control facturas SI G. Operaciones
2.2.28
GO-DT-001 Solicitud para el despacho SI G. Operaciones
2.2.29
REGISTRO SAP Factura, remisiones SAP y remisiones KB para despacho SI G. Operaciones
2.2.30 REGISTRO SAP lista Picking SAP
SI G. Operaciones
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DIAPOSITIVA 6: Atributos de entradas y salidas negociados y socializados

Salidas SINCRONIZADAS (Socializadas con otros procesos)

Fue evaluada y Acordada con

Procedimiento Nivel II (Salidas) el proceso proveedor? Proceso que recibe
(SI/NO)
2.2.31 REGISTRO SAP Oferta SAP
SI G. Operaciones
2.2.32 REGISTRO SAP Facturas SAP
SI G. Operaciones
2.2.33 REGISTRO SAP Remisiones SAP
SI G. Operaciones
2.2.34 FR-GC-04-003 solicitud de cotizacion para fabricaciones especiales y cuchillas
SI G. Operaciones
GC-5-1 Reporte periodico de indicadores (Eje: Efectividad de las
2.2.35
cotizacion) SI G. Comercial
2.2.36
GC-5-2 Reporte de cumplimiento de plan de acompañamiento SI G. Comercial
2.2.37
GC 5-3 solicitud de investigaciones de mercado SI G. Producto
2.2.38
GC-5-5 Planes de mejora - Kaizen Cerrados SI Facilitador Corporativo
2.2.39
GC-5-6 formato Evaluacion de desarrollo SI GTH
2.2.40
GC-5-7 Planes de Capacitacion - entrenamiento - acompañamiento SI GTH
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DIAPOSITIVA 7: REPRESENTACION GRAFICA INDICADORES Böhler Colombia S.A
49
(47) Numero de visitas
cumplidas a nuevos
clientes Vs. planeado (31) Cumplimiento de
presupuesto de ventas
C. Incrementar la participación del A. Mejorar la Productividad en todos
mercado B. Incrementar las Ventas
los procesos de la organización

C.1. Obtención de B1.1 Incrementar la B1.2 Incrementar la

A0.1 Reducir los días
Nuevos clientes penetración por venta penetración por venta
de cuentas por cobrar
cruzada del mismo producto
(DSO)
(46) Ventas a nuevos
clientes

B2.2 Fidelizar al clientes y

dar retención
C.2. Incrementar relaciones
comerciales con clientes
nuevos
B2.1 Mejorar la
Satisfacción del cliente (35) Numero de clientes
perdidos

C3.2. Fortalecer la A.3.4 Optimizar los A.3.1 K. Reducir

B3.1 Diseñar el modelo A.3.2 K. Mejorar los
Marca Niveles de Costos y gastos
de Servicio Post Venta ciclos de tiempo en
inventario
En los procesos procesos

B.3.2 Promover acciones A.3.6 Mejorar la

con enfoque en A.3.3 K. Mejorar la A.3.5 Promover
eficiencia en el
segmentos Definidos calidad en los Procesos Auto
C3.3. Desarrollar Prospección Proceso Comercial Procesos gestionados
de clientes (Lista clientes y
actividades que nos
aproximan) B3.3 Profundizar el entendimiento del mercado y
cliente (Caracterizaciones)
(38) Efectividad en las (37) Cumplimiento de
cotizaciones programación de visitas
C4. Incrementar la A2.2 Mejorar las A2.3 Mejorar los
capacitación y B.4.1 Incrementar el nivel A2.1 Fortalecer aplicaciones y tiempos de respuesta a
entrenamiento en de competencias en B4.2 Fortalecer la Key User (SAP) herramientas requerimientos entre
conocimientos técnicos de asesoría y cierre de Cultura de servicio tecnológicas actuales procesos y A2.4 TI
producto negocios
Convención Avance de Indicadores A4.4 Fortalecer la
A4.5 capacitación y A4.1 Aumentar la
En Marcha
Estandarizar los actualización en permanencia y
Procesos procedimientos Operativos fidelización del
Con Reporte
-Administrativos talento humano
Con Ficha

Sin Iniciar /Actualizar A4.2 Reducir los tiempos de A4.3 Optimizar la integración del
Se pospone
atracción talento Humano

Objet. Sin métricas

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DIAPOSITIVA 8: Resumen de Indicadores

•Ficha
Kpi •(46) Ventas a nuevos
clientes
Estratégico
•(31) Cumplimiento del
presupuesto de ventas

Kpi Costo •Ficha

Kpis •Ficha
•(37) Cumplimiento de
Kpi programación de visitas
Tiempo •(47)Numero de visitas
cumplidas a nuevos
clientes Vs. planeado

•Ficha
Kpi •(38) Efectividad en las
cotizaciones
Efectividad •(35) Numero de
clientes perdidos
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DIAPOSITIVA 8: Resumen de Indicadores

No. Nombre del Indicador Objetivo del indicador Alcance de la medición Frecuencia
de medición

1 (37) Cumplimiento de B3.3 Profundizar el Aplica a nivel nacional para todas las Mensual
programación de visitas entendimiento del sucursales para cada uno de los
mercado cliente ejecutivos

2 (38) Efectividad en las B0 Incremento en las Aplica para todas las sucursales, todos Mensual
cotizaciones ventas los ejecutivos y todas las líneas de
producto

EFECTIVIDAD – (Gestión Comercial por

ejecutivo y por línea de negocio)
PERDIDAS DE NEGOCIOS
3 (46) Ventas a nuevos C1.1 desarrollar Aplica a nivel nacional para todas las Trimestral
clientes nuevos clientes sucursales por cada una de las líneas y
ejecutivos.
Se evaluara número de nuevos clientes
así como el % de participación en las
ventas
Cliente Nuevo: Cliente al que nunca se la
ha vendido
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DIAPOSITIVA 8: Resumen de Indicadores

No. Nombre del Indicador Objetivo del indicador Alcance de la medición Frecuencia
de medición

4 (35) No. de clientes B2 Mejorar la La medición se realizara para todos los Anual
perdidos satisfacción del clientes Activos, independiente de su
cliente y fidelización frecuencia de compra.
Cliente Activo: Clientes que han
comprado mínimo 2 veces en el ultimo
semestre
Cliente en riesgo: Cliente que dejo de
comprar en 1 periodo de su frecuencia
habitual
Cliente perdido: Clientes que después
de una intervención del ejecutivo, no
realizan recompra.
Cliente en proceso de recuperación:
Clientes perdidos que requieren
estrategia a largo plazo para convertirlos
en clientes activos.
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DIAPOSITIVA 8: Resumen de Indicadores

No. Nombre del Indicador Objetivo del indicador Alcance de la medición Frecuencia
de medición

5 (47) Numero de visitas C2.1 Incrementar Aplica a nivel nacional para todas las mensual
cumplidas a nuevos relaciones sucursales para cada uno de los
clientes Vs. planeado comerciales con ejecutivos
nuevos clientes

6 (31) Cumplimiento del
presupuesto de ventas
B0 Incremento en las Aplica a nivel nacional para todas las Mensual
ventas sucursales por cada una de las líneas y
ejecutivos
G. Comercial: Por ejecutivo y por zona
G. Producto: Total Compañía
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Thank you!
Speaker/Lecturer