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ARQUIVOLOGIA

Classificação Dos Arquivos

SEGUNDO AS ENTIDADES MANTENEDORAS

Os arquivos podem ser classificados segundo a instituição em que estejam inseridos da


seguinte forma:

Arquivos Públicos: Conjunto de documentos produzidos ou recebidos por instituições


governamentais de âmbito federal, estadual ou municipal, em decorrência de suas
funções específicas, administrativas, judiciárias ou legislativas. Ex.: arquivo do STJ,
arquivo da Prefeitura Curitiba e arquivo do Senado Federal.

Arquivos Privados: Conjunto de documentos produzidos ou recebidos por instituições


não governamentais, famílias ou pessoas físicas, em decorrência de suas atividades
específicas. Ex.: arquivo do HSBC, arquivo das Lojas Colombo e arquivo da Loja da
Esquina.

SEGUNDO A NATUREZA DOS DOCUMENTOS

Arquivos especiais - Chama-se arquivo especial àquele que tem sob sua guarda
documentos de tipos diversos – iconográficos, cartográficos, audiovisuais – ou de
suportes específicos – documentos em CD, documentos em DVD, documentos em
microfilme – e que, por esta razão, merece tratamento especial não apenas no que se
refere ao seu armazenamento, como também ao registro, acondicionamento,
controle, conservação etc.

Arquivo especializado - Aquele que guarda documentos de determinado assunto


específico, independentemente da forma física que apresentam, como, por exemplo,
os arquivos médicos, os arquivos jornalísticos e os arquivos de engenharia.

Arquivo especial  Depende do SUPORTE


Arquivo especializado  Depende do ASSUNTO

SEGUNDO A NATUREZA DO ASSUNTO


Ostensivo ou Ordinário: As informações contidas no documento, não prejudicam a
administração quando divulgadas.

Qualquer interessado poderá apresentar pedido de acesso a informações aos órgãos e


entidades, por qualquer meio legítimo, devendo o pedido conter a identificação do
requerente e a especificação da informação requerida.

Sigiloso: As informações contidas no documento, por sua natureza devem ser de


conhecimento restrito e, portanto, necessitam de medidas especiais de segurança,
quanto a sua custódia e divulgação.

Informação sigilosa: aquela submetida temporariamente à restrição de acesso público


em razão de sua imprescindibilidade para a segurança da sociedade e do Estado;

O grau de sigilo divide-se em três categorias:


ultra-secreto: 25 anos.
secreto: 15 anos
reservado: 5 anos.

Chegamos a um ponto importante! A LEI Nº 12.527, DE 18 DE NOVEMBRO


DE 2011 que regulamenta o Acesso a Informações.

SEGUNDO OS TIPOS DE ACESSO

Franqueado ou ostensivo: Documento de consulta livre.


Restrito: Limitação à possibilidade de consulta, decorrente de regulamentação que
determina prazos ou exclusões gerais.

O conceito refere-se ao acesso ao arquivo: ostensivo ou se há alguma


restrição decorrente de regulamentação.

SEGUNDO OS TIPOS DE ARQUIVAMENTO


Horizontal – os documentos ou fichas são colocados uns sobre os outros e arquivados
em caixas, estantes ou escaninhos. É amplamente utilizado para plantas, mapas e
desenhos, bem como nos arquivos permanentes.

Vertical – os documentos ou fichas são dispostos uns atrás dos outros.

Tipos de Arquivos

Quanto ao tipo, os arquivos são classificados em setoriais e centrais.

Arquivos Setoriais: Funcionam junto aos criadores do documento ou recebedores dos


mesmos, cumprindo funções de arquivo corrente. Descentraliza as atividades do
arquivo corrente – junto aos órgãos operacionais.

Competências dos Arquivos Setoriais:

» racionalizar a produção, receber, controlar e organizar os documentos, produzidos e


acumulados pelos órgãos que compõem as unidades aos quais estão subordinados;
» conhecer a estrutura funcional e as relações hierárquicas dos órgãos aos quais estão
subordinados;
» manter o controle dos Arquivos Correntes dos órgãos e seus respectivos acervos;
» atender e controlar consultas e empréstimos de documentos que estão sob sua
custódia;
» participar do processo de avaliação de documentos, procedendo aos descartes
necessários e transferindo a documentação de acordo com a Tabela de Temporalidade
e destinação de documentos, das atividades – meio e fim, para o Arquivo Central;
» elaborar o Termo de Eliminação dos documentos descartados;
» elaborar listagens dos documentos a serem transferidos e/ou recolhidos, ao Arquivo
Central (Termo de Transferência de documentos e/ou Termo de Recolhimento de
Documentos);
» orientar e coordenar a execução de diretrizes e normas emanadas do Arquivo
Central;
» zelar pelas condições de conservação do acervo documental produzido e acumulado,
enquanto estiverem sob sua custódia;
» exercer outras atividades que assegurem o bom desempenho dos Arquivos Setoriais.

Arquivos Gerais ou Centrais: Se destinam a receber os documentos dos arquivos


setoriais. Centraliza as atividades de um arquivo corrente.
Num sistema centralizado de arquivos correntes, não só os documentos ficam
reunidos em um único local, mas também há a concentração de todas as atividades de
controle – recebimento, registro, distribuição, movimentação e expedição – de
documentos de uso corrente de um único órgão da estrutura organizacional. Essas
atividades são realizadas no Protocolo, setor que estudaremos no decorrer do curso.

Tipos de Arquivos Correntes: Central e Setorial

Segundo Marilena Leite Paes, ao se elaborar um plano de arquivo, um aspecto


importante a ser definido diz respeito à centralização ou descentralização dos serviços
de arquivo em fase corrente. A descentralização se aplica apenas à fase corrente de
arquivos. Em suas fases intermediária e permanente, os arquivos devem ser sempre
centralizados, embora possam existir depósitos de documentos fisicamente separados.

Os arquivos correntes são aqueles que guardam os documentos mais recentes e


frequentemente consultados. Por isso, facilita o acesso se esses documentos estiverem
localizados nos próprios setores em que os mesmos foram produzidos/recebidos ou
próximos a estes.

Não esqueça: A adoção de um arquivo setorial descentraliza (ou seja, tira do arquivo
central) as atividades do arquivo corrente.

Independentemente da centralização, as normas e atividades de controle e orientação


devem, necessariamente, ser centralizadas, a fim de evitar a aplicação de critérios
diferenciados no modo como funcionarão os arquivos da mesma instituição.