É constituído de documentos que perderam todo valor de natureza administrativa e
que se conservam em razão de seu valor histórico ou documental e que constituem os meios de conhecer o passado e sua evolução. Estes são os arquivos propriamente ditos, pois ali os documentos são arquivados de forma definitiva.
Também são chamados de: 3ª Idade; Histórico; De Custódia; Inativo/passivo; Estático;
Definitivo; Final; 3ª Fase; 3º Ciclo.
São classificados como permanentes os documentos:
que revelam a origem e a constituição da instituição;
que mostram como a instituição funcionou ao longo do tempo; normas e regulamentos; demais documentos que se caracterizem como históricos para a instituição.
Atividades do Arquivo Permanente
O arquivo permanente tem como atividades: arranjo; descrição e publicação;
conservação e referência:
1 - ARRANJO: É a reunião e ordenação adequada dos documentos.
O Arranjo de documentos arquivísticos é definido pelo DBTA (Dicionário Brasileiro de Técnicas Arquivísticas) como “sequência de operações intelectuais e físicas que visam à organização dos documentos de um arquivo ou coleção, de acordo com um plano ou quadro previamente estabelecidos”. O Arranjo é a ordenação dos documentos em fundos, a ordenação das séries dentro dos fundos, e, se necessário, dos itens documentais dentro das séries.
Fundo Arquivístico: Arquivos provenientes de uma mesma fonte.
Série: Divisões de um Fundo Arquivístico. Unidade de Arquivamento: Menor conjunto de documentos. Ex: Dossiê, pastas. Item Documental: A menor unidade arquivística. Indivisível. Segundo Marilena Leite Paes, no arquivo permanente, o arquivista não se interessa apenas pelo arranjo dos documentos dos setores, mas também dos documentos de outros órgãos que estão sob sua guarda. Dessa forma, o arquivista deve obedecer ao princípio da Proveniência, segundo o qual devem ser mantidos reunidos, num mesmo fundo, todos os documentos provenientes de uma mesma fonte geradora de arquivo. O princípio da Proveniência corresponde à expressão francesa respect des fonds, respeito aos fundos, que também é muito usada no Brasil.
Regras para o arranjo dos documentos, segundo a Associação dos Arquivistas
Holandeses
Todo conjunto deve ser metodicamente arranjado, em ordem de: procedência,
data, número, assunto e nome. O método de arranjo deve ser sempre baseado na organização primitiva, que corresponde à organização da entidade que produziu o arquivo. No arranjo de um conjunto deve, portanto, ser estabelecida, tanto quanto possível, a ordem originária, ou seja, a ordem de arquivamento em que este conjunto era armazenado na instituição de origem. Só de depois de um levantamento poder-se-á julgar se é possível fazer qualquer alteração. O arranjo original pode ser modificado de forma a corrigir desvios de estrutura geral do conjunto. Documentos que depois de terem desaparecido de um conjunto a ele voltarem, podem reassumir o seu lugar, se ficar bem clara a sua origem.
2 – DESCRIÇÃO E PUBLICAÇÃO: É a elaboração de instrumentos de pesquisa para
identificar, rastrear, localizar dados, seja pela via sumária ou pela analítica, facilitando o acesso aos documentos e a divulgação do acervo. Além de tornar o acervo acessível, os instrumentos de pesquisa objetivam divulgar o conteúdo e as características dos documentos. Vários são os instrumentos de que pode dispor um arquivo.
3 - CONSERVAÇÃO: São as medidas de proteção aos documentos e ao local de seu
acondicionamento, visando impedir sua deterioração.
4 - REFERÊNCIA: Estabelecer políticas de acesso aos documentos, essa é a função da
atividade de Referência. Nessa atividade são realizados procedimentos no sentido de permitir o que pode ser consultado, e não permitir a consulta de informações com restrições. Também estabelece como devem ser consultados os documentos, indicando quais usuários terão acesso ao acervo e elaborando o regulamento da sala de consultas.