Escolar Documentos
Profissional Documentos
Cultura Documentos
PENDAHULUAN
1
1.2.1. Apa yang dimaksud dengan komunikasi bisnis?
1.2.2. Bagaimana bentuk dasar komunikasi?
1.2.3. Apa fungsi komunikasi dalam organisasi?
1.2.4. Bagaimana proses komunikasi?
1.2.5. Bagaimana komunikasi yang efektif dalam pekerjaan?
1.2.6. Apa saja hambatan dalam komunikasi?
1.2.7. Bagaimana cara mengatasi hambatan dan memperbaiki komunikasi?
1.2.8. Bagaimana etika dalam komunikasi?
2
BAB II
PEMBAHASAN
a. Komunikasi Verbal
Merupakan salah satu bentuk komunikasi yang lazim digunakan untuk
menyampaikan pesan-pesan bisnis kepada pihak lain melalui tulisan
maupun lisan. Bentuk komunikasi ini memiliki struktur yang teratur dan
terorganisasi dengan baik. Contoh komunikasi verbal yaitu:
1) Membuat dan mengirim surat teguran kepada nasabah yang
menunggak pembayarannya
2) Membuat dan mengirim surat penawaran harga barang kepada pihak
lain
3) Membuat dan mengirim surat konfirmasi barang kepada pelanggan
4) Membuat dan mengirim surat aduan (claim) kepada pihak lain
5) Membuat dan mengirim surat penolakan kerja
3
6) Membuat dan mengirim surat kontrak kerja kepada pihak lain
7) Berdiskusi dalam suatu tim kerja
8) Melakukan wawancara kerja dengan para pelamar kerja di suatu
perusahaan
b. Komunikasi Nonverbal
Bentuk yang paling mendasar dalam komunikasi bisnis adalah komunikasi
nonverbal. Menurut teori antropologi, sebelum manusia menggunakan
kata-kata, manusia telah menggunakan gerakan-gerakan tubuh, bahasa
tubuh sebagai alat untuk berkomunikasi dengan orang lain. Bentuk
komunikasi nonverbal memiliki sifat yang kurang terstruktur sehingga sulit
untuk dipelajari. Contoh komunikasi nonverbal:
1) Menggerakkan gigi untuk menunjukkan kemarahan
2) Mengerutkan dahi untuk menunjukkan seseorang sedang berpikir
3) Gambar pria atau wanita yang dipasang di pintu masuk toilet untuk
menunjukkan kamar sesuai dengan jenis kelamin
4) Berpangku tangan untuk menunjukkan seseorang sedang melamun
5) Tersenyum dan berjabat tangan dengan orang lain untuk mewujudkan
rasa senang,simpati dan penghormatan.
6) Membuang muka untuk menunjukkan sikap tidak senang atau antipati
terhadap orang lain.
4
Fungsi ini berkaitan dengan peraturan – peraturan yang berlaku dalam
suatu organisasi. Terdapat dua hal yang berpengaruh terhadap fungsi
regulatif, yaitu:
a. Berkaitan dengan orang, orang yang berada dalam tataran manajemen,
yaitu mereka yang memiliki kewenangan untuk mengendalikan semua
informasi yang di sampaikan. Juga memberi perintah atau intruksi
supaya perintah – perintahnya di laksanakan sebagaimana mestinya
b. Berkaitan dengan pesan, pesan regulatif yang pada dasarnya
berorientasi pada kerja. Artinya, bawahan membutuhkan kepastian
peraturan tentang pekerjaan yang boleh dan tidak boleh untuk di
laksanakan.
3) Fungsi persuasif,
Dalam mengatur suatu organisasi, kekuasaan dan kewenangan tidak akan
selalu membawa hasil sesuai dengan yang di harapkan. Adanya kenyataan
ini, maka banyak pimpinan yang lebih suka untuk mempersuasi
bawahannya daripada memberi perintah
4) Fungsi Integratif
Setiap organisasi berusaha untuk menyediakan saluran yang
memungkinkan karyawan dapat melaksanakan tugas dan pekerjaannya
dengan baik. Ada dua saluran komunikasi yang dapat mewujudkan hal
tersebut, yaitu :
a. Saluran komunikasi formal, seperti penerbitan khusus dalam organisasi
tersebut (buletin, news latter) dan laporan kemajuan organisasi.
b. Saluran komunikasi informal, eperti perbincangan antar pribadi selama
masa istirahat kerja, pertandingan olahraga, ataupun kegiatan
darmawisata. Pelaksanaan aktivitas ini akan menumbuhkan keinginan
untuk berpartisipasi yang lebih besar dalam diri karyawan terhadap
organisasi.
5
1) Mengoordinasikan aktivitas individu, kelompok atau unit – unit lain
dalam organisasi.
2) Memberikan pengarahan organisasi secara keseluruhan.
3) Memfasilitasi pertukaran informasi dalam organisasi.
4) Menjamin adanya arus timbal balik (two way flow information) antara
organisasi dan lingkungan eksternal (di luar) organisasi.
6
Dari gambar tersebut menjelaskan bahwa suatu proses komunikasi dibentuk
karena adanya seorang penyampai pesan (komunikator) menyampaikan
informasinya kepada penerima pesan (komunikan) baik melalui media maupun
tidak. Setelah informasi disampaikan, komunikan mengumpanbalikkan kepada
komunikator berupa respon/tanggapan.
7
Perbedaan budaya juga menjadi salah satu penghambat dalam
komunikasi, terlebih bila masing-masing pihak tidak mengerti bahasa yang
dipergunakan. Meskipun demikian, hal ini bukanlah masalah besar, tidak
sebesar alasan nomor satu karena bisa diakali dengan cara menggunakan
bahasa simbol atau saling mempelajari kebudayaan masing-masing.
c) Karakter Dasar Seseorang
Karakter dasar manusia pada dasarnya ada 4, yaitu koleris, melankolis,
plegmatis, dan sanguinis. Keempatnya memiliki karakter yang
berseberangan. Koleris adalah karakter kuat yang kadang suka
menyinggung perasaan. Melankolis adalah karakter yang lembut dan
perasa. Sanguinis adalah karakter yang santai. Plegmatis adalah karakter
yang suka mengalah. Bayangkan bila keempat karakter ini dipertemukan
dalam sebuah komunitas, apa yang akan terjadi? Perbedaan karakter inilah
yang memang kadang-kadang menjadi penghambat komunikasi.
d) Kondisi
Kondisi saat berkomunikasi dengan kawan bicara juga menjadi sebab
kesalahpahaman terjadi. Bisa saja saat komunikasi antara dua pihak
sedang terjadi, pihak pertama sedang dalam kondisi yang tidak enak.
Akibatnya, kondisi yang tidak enak tersebut mempengaruhi cara
menangkap pesan dari kawan bicara sehingga terjadilah
kesalahpahaman. Bila sudah tahu hambatan-hambatan yang ada pada
komunikasi, kita akan tahu cara mengatasinya.
e) Pendengaran yang buruk
Menjadi pendengar yang baik ternyata bukan suatu hal mudah. Meski cara
mendengar yang baik sudah kita pahami, tapi ada kalanya pendengaran
kita jadi buruk. Pendengaran yang buruk tidak harus karena gangguan
pendengaran di telingan. Pendengaran buruk bisa saja terjadi ketika kita
sedang dalam keadaan melamun atau lelah lantaran sedang memikirkan
masalah lain. Biasanya, pada kondisi demikian, seseorang akan kehilangan
minatnya untuk mendengarkan.
f) Gangguan emosional
8
Emosi adalah suatu hal yang sangat berpengaruh terhadap kondisi individu
secara menyeluruh. Artinya, ketika seseorang sedang merasa marah, sedih,
kecewa, takut atau emosi lain, maka ia bisa kesulitan untuk menyusun
pesan maupun menerima pesan dengan baik. Meski begitu, tapi sulit pula
menghindari komunikasi ketika kita sedang dalam keadaan emosi.
Akibatnya, kesalahpahaman pun sering terjadi lantaran gangguan
emosional ini.
g) Gangguan fisik
Seringkali, gangguan yang bersifat fisik bisa mengganggu proses
komunikasi yang berlangsung. Ganguan fisik ini dapat berupa akustik
yang buruk, tulisan yang tak terbaca, cahaya yang redup, masalah
kesehatan dan lainnya. Berbagai gangguan fisik dalam komunikasi ini bisa
mengakibatkan gangguan konsentrasi dalam berkomunikasi.
9
Teknologi dapat dipergunakan untuk menyusun , merevisi dan
mendistribusikan pesan. Penggunaan teknologi yang bertanggung jawab
dan bijaksana akan mendorong terciptanya komunikasi yang efektif.
f) Menciptakan dan memproses pesan secara efektif dan efisien. Hal itu dapat
dilakukan dengan cara :
1) Memahami penerima pesan
2) Menyesuaikan pesan dengan penerima
3) Mengurangi jumlah pesan
4) Memilih saluran atau media yang tepat
5) Meningkatkan keterampilan berkomunikasi
Ada beberapa hal pokok yang mana kita selaku komunikator perlu lakukan dan
perlu aplikasikan dalam kehidupan, antara lain :
10
b) Fokus pada masalah
Dalam beberapa kasus komunikasi beberapa individu melupakan pokok
permasalah yang ingin dibicarakan hal ini terjadi karena informasi yang
seharusnya disampaikan terlalu melenceng dari yang dibicarakan (basa-
basi), perlu adanya penyusunan konsep sebelum berbicara dengan orang
lain, komunikasi ini biasanya disebut dengan komunikasi yang tidak efisien
karena informasi yang dimiliki tidak sesuai dengan apa yang dibicarakan
komunikator. Maka dari itu perlu adanya focus masalah, yaitu tidak
mencampur adukkan masalah lain yang tidak memilik kaitan dengan
informasi tersebut.
c) Jangan menimpali pembicaraan
Komunikan yang baik adalah komunikan yang mau mendengarkan dengan
bijaksana perkataan dari komunikator, menghargai apa yang dikatakannya
dan tidak menimpali atau menyela perkataannya sebelum selesai.
d) Saling menghargai
Biasanya dalam proses ini dua individu (komunikan dan komunikator) perlu
saling memahami satu sama lain dalam model komunikasi dipaparkan
dalam konsep field experience yaitu konsep kesamaan, dimana tingkat
efektifitas komunikasi akan terjalin lebih tinggi jika dua individu memiliki
kesamaan yang besar, sebagai contoh seorang collecor barang antik tentu
akan lebih cenggung berkomunikasi dengan seorang pecinta ayam hias dari
pada seorang collector lainnya. Namun meski demikian jika kita dan orang
lain tidak memiliki faktpr kesamaan, kita harus tetap menjaga etika dengan
menghargai tiap ucapan orang tersebut dengan menyimak dan
mendengarkan apa yang dikatakannya, dengan demikian rasa pengahargaan
akan timbul pula pada orang yang kita hargai tersebut.
e) Diselingi dengan humor
Ada kalanya dalam berkomunikasi kita merasa bosan dengan informasi
yang disampaikan tentu ini bukan kesalahan pendengar namun dalam proses
penyampaian informasi tersebut kurang bumbu yang menarik pendengar,
dalam hal ini kita perlu menyelinginya dengan candaan atau gurauan agar
11
para pendengar atau komunikan tidak merasa bosan dengan apa yang kita
sampaikan.
Dalam berkomunikasi dengan orang lain ada etika tersendiri yang harus kita
pegang, kita selaku individu perlu menjaga perasaan lawan bicara kita agar mereka
tidak tersinggung ataupun salah paham dengan maksud dan tujuan kita. Adapun
point-point berikut ditujukan kepada lawan bicara yang biasanya baru kita temui,
baru kita kenal ataupun kurang akrab dengan orang tersebut diantaranya :
12
Dalam komunikasi kita tidak boleh mengajukan kalimat yang menghakimi
seprti “bapak pasti korupsi.!” atau “tentu bapak telah melakukan hal yang
keji..” dan sebagainya
g) Manage intonasi
Perlu adanya control dengan nada suara kita, tidak boleh terlalu tinggi (akan
terkesan membentak) dan tidak boleh terlalu rendah (terkaesan berbisik).
Perlu nada yang sesuai dan nyaman didengar.
13
BAB III
PENUTUP
3.1 Kesimpulan
Komunikasi bisnis merupakan pertukaran informasi atau hubungan timbal
balik antara dua orang atau lebih dengan bahasa yang sepakat dipahami oleh
bersama dalam bidang bisnis. Dalam komunikasi terdapat dua bentuk
komunikasi yaitu komunikasi verbal dan komunikasi nonverbal. Secara
umum fungsi komunikasi dalam organisasi dibagi menjadi fungsi
informatif, fungsi fegulatif, fungsi persuasif, fungsi integratif.
Setiap komunikasi yang terjadi terdapat unsurnya, yang mana setiap unsur
tersebut membetuk proses komunikasi. Komunikasi yang efektif adalah
sebuah proses dimana seseorang mengirim atau menerima pesan dengan
mengetahui benar apa arti maksud pesan itu.
Suatu komunikasi dapat terhambat karena adanya perbedaan persepsi
budaya, karakter dasar seseorang, kondisi, pendengaran yang buruk,
gangguan emosional, gangguan fisik. Untuk memperbaiki hambatan dalam
komunikasi hendaknya komunikasi dilakukan secara terbuka, bertekad
memegang teguh etika berkomunikasi dan lain sebagainya. Pentingnya
etika dalam berkomunikasi yaitu dapat dilihat jika seseorang
berkomunikasi, kita tentu lebih menghargai orang yang berbicara dengan
sopan daripada orang yang berbicara dengan kasar atau tidak sopan.
3.2 Saran
Saran yang penulis bisa sampaikan berdasarkan pembahasan yang telah di
bahas adalah sebagai beriku:
Dalam menjalankan urusan bisnis, perlu sekiranya pengoptimalan komunikasi
dalam bisnis, karena komunikasi adalah hal dasar dalam penyampaian ide bisnis
tersebut. Mengingat pentingnya komunikasi dalam kehidupan sehari-hari
utamanya dalam dunia bisnis. Maka dari itu sebaiknya kita belajar
berkomunikasi dengan baik.
14
DAFTAR PUSTAKA
15