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Así y tal como sucede con otros documentos públicos, el acta deberá contar con
una serie de datos que serán determinantes a la hora de evaluar su validez, en
tanto y generalmente, la misma está labrada por un profesional que se conoce
como escribano y que como tal está facultado para proceder en la confección de
la misma.
PARTES DE UN ACTA
Las partes de un acta de sesión son: título, introducción, texto, cierre del acta,
firma de los que aprueban el acta y redacción del acta de sesión ordinaria.
1.-TÍTULO
El título del acta de una sesión permite localizarla con facilidad en el conjunto de
las que se encuentran en el libro respectivo. Este título se escribe así: ACTA DE
SESIÓN DEL 27 DE MAYO DE 2012, o también ACTA DE SESIÓN DEL
27.05.2012.Sin embargo, en los últimos años muchas instituciones han optado
por codificar sus actas como si fueran cualquier otro documento, en forma
correlativa anual, con la indicación de la fecha en la que se llevan a cabo. Por
ejemplo: ACTA DE SESIÓN Nº 01-2012 DE FECHA 27.05.2012.En todos los
casos subrayado y con letras mayúsculas, para que ese título en el libro, ya que
el acta de una sesión se redacta en cuanto termina la redacción de otra, luego
de la firma de los que procedieron a aprobarla.
2. INTRODUCCIÓN
La introducción del acta es una fórmula de apertura que comprende: lugar, fecha
y hora en la que se lleva a cabo la sesión; y los nombres y apellidos de los que
asisten y de los que actúan de presiente y de secretario, si los que concurren
son muchos, sólo se hace una referencia general de ellos y se adjunta al acta el
padrón respectivo, y en su caso ,los comprobantes de haberse efectuado las
publicaciones de convocatorias.
3. TEXTO
Por otro lado, los acuerdos que se adoptan en las sesiones se enumeran
correlativamente, en forma anual, y se escriben como la parte resolutiva de las
resoluciones administrativas, con verbo en infinitivo o en forma imperativa, por
ejemplo: Acuerdo Nº 01-2012:Conceder licencia sin goce de haber al señor…...o
ACUERNO Nº 01 –2012: Concédase licencia sin goce de haber al señor…… Los
acuerdos se escriben con letras mayúsculas y subrayadas, haciéndolos resaltar
del conjunto, para su rápida diferenciación y ubicación en el libro de actas. No
hay que olvidar estos acuerdos luego se hacen conocer a los interesados por
medio de resoluciones administrativas, con las firmas del presidente y secretario.
Es una fórmula hecha que se usa por costumbre e indica que la sesión ha
terminado. Señala la hora en la cual concluye este acto .He aquí un ejemplo: “No
habiendo más asuntos que tratar y siendo las 10 p.m se dio levantada la sesión.
Según lo determinen las normas de cada institución, las actas una vez aprobadas
deben ser firmadas por todos los asistentes. Por sólo el presidente y el
secretario, o por una comisión elegida para tal fin.
Toda la documentación que constituyen las actas puede llegar a tener una gran
importancia, ya que se trata de un documento que contribuye a dejar
constancia y registrar todo lo acontecido durante una reunión, ya sea esta entre
particulares, entre una autoridad y un particular o entre dos o más autoridades.
Por tanto, para conocer qué es un acta, tendremos que tener claro primero, que
existen diferentes clases de documentos, cada uno con un objetivo distinto y un
grado de oficialidad variable.
Lista de Asistencia.
Siendo las 16:00 horas se contó con el 20% del total de condóminos.
Siendo las 16:15 horas se contó con el 30% del total de condóminos.
Siendo las 16:30 horas se da inicio a la asamblea con el 55% de los condóminos.
Se solicita entre los asistentes que se postulen como candidatos a los puestos
de forma voluntaria.
Cierre de Sesión.
Se cierra la sesión con el acuerdo de que los siguientes 15 días a partir del 16
de abril se consideran la transición entre la mesa anterior y la nueva mesa para
recibir la administración del condominio.
CERTIFICADO DE DEFUNCIÓN