5 Re 31 - 62 Correspondencia Militar Edi 2010 PDF

RESERVADO RE 31 - 62
EJÉRCITO DEL PERÚ
PERSONAL
CORRESPONDENCIA
MILITAR
EDICIÓN 2010
RESERVADO RE 31 - 62
EJÉRCITO DEL PERÚ
hOJA DE VIDA DEL RE 31 - 62

Aprobado por RCGE N° 313 CGE/COEDE/U-5.b.1/27.00 del 21 Mayo 2010
N/O FEChA OBSERVACIONES EDICION CANT
1ra
01 08 Ene 84 Formulación Tramite y Registro RE 340-10 Edición 300
1ra
02 30 Dic 05 Correspondencia Militar ME 61-1 225
Edición
1ra 500
03 21 May 10 Correspondencia Militar ME 31-62
Edición
REGLAMENTO DEL EJERCITO RE 31 - 62
CORRESPONDENCIA MILITAR
INDICE
PARR PÁG
CAPÍTULO 1. GENERALIDADES
Objeto............................................................. 1.1 1-1
Finalidad......................................................... 1.2 1-1
Alcance .......................................................... 1.3 1-1
Base legal o doctrinaria ................................ 1.4 1-1
Clasificación de seguridad ............................. 1.5 1-2
Definiciones.................................................... 1.6 1-2
CAPÍTULO 2.CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

Generalidades ................................................ 2.1 2-1
Clasificación ................................................... 2.2 2-2
CAPÍTULO 3 NORMAS GENERALES PARA LA

ELABORACIÓN Y REDACCIÓN DE LA
CORRESPONDENCIA MILITAR
Sección I. DISPOSICIONES GENERALES

El papel .......................................................... 3.1 3-1
La tinta ........................................................... 3.2 3-2
El tipo de letra ................................................ 3.3 3-2
Márgenes de los documentos ........................ 3.4 3-2
Estructura de un documento .......................... 3.5 3-2
El membrete ................................................... 3.6 3-3
Post firma ....................................................... 3.7 3-4
Firma de la correspondencia ......................... 3.8 3-5
Sello oficial .................................................... 3.9 3-6
Sello de clasificación de seguridad ................ 3.10 3-8
Sello urgente .................................................. 3.11 3-8
Otros sellos ................................................... 3.12 3-9
Color de los sellos ........................................ 3.13 3-9
Empleo de los sobres ................................... 3.14 3-9
Espacios......................................................... 3.15 3-11
Párrafos.......................................................... 3.16 3-12
Sangrías ......................................................... 3.17 3-12
Anexos ........................................................... 3.18 3-12
Distribución .................................................... 3.19 3-13
Autenticación ................................................. 3.20 3-13
Numeración de páginas ................................. 3.21 3-13
Copias ............................................................ 3.22 3-14
Identificación .................................................. 3.23 3-14
Sección II. REDACCIÓN

Criterios para la redacción ............................. 3.24 3-15
Consideraciones para la redacción ................ 3.25 3-16
Empleo de abreviaturas y siglas. ................... 3.26 3-17
Consideraciones especiales. ......................... 3.27 3-18
Fórmulas de cortesía ..................................... 3.28 3-18
Escritura de fechas ........................................ 3.29 3-18
Forma de escribir el lugar ............................. 3.30 3-19
Escritura de horarios ...................................... 3.31 3-19
Referencia a personas ................................... 3.32 3-19
Escritura resaltada de palabras ..................... 3.33 3-20
Cita de documentos ....................................... 3.34 3-20
CAPÍTULO 4.FORMULACIÓN DE LA DOCUMEN- TACIÓN MILITAR

Generalidades ................................................ 4.1 4-1
Clase de documentos y escalón del
destinatario..................................................... 4.2 4-1
Sección II. REDACCIÓN DE DOCUMENTOS MILITARES

Oficio .............................................................. 4.3 4-2
Parte............................................................... 4.4 4-6
Informe ........................................................... 4.5 4-6
Directiva ......................................................... 4.6 4-7
Informe de Estudio de Estado Mayor ............. 4.7 4-7
Hoja de Recomendación ............................... 4.8 4-7
Hoja informativa ............................................. 4.9 4-8
Hoja de coordinación ..................................... 4.10 4-8
Hoja de respuesta .......................................... 4.11 4-8
Hoja de trámite ............................................... 4.12 4-8
Acta ................................................................ 4.13 4-8
Solicitud.......................................................... 4.14 4-9
Elevación........................................................ 4.15 4-11
Orden telefónica ............................................ 4.16 4-11
Orden interna ................................................. 4.17 4-11
Memorándum ................................................. 4.18 4-11
Radiograma.................................................... 4.19 4-12
Radiograma múltiple ...................................... 4.20 4-12
Dictamen ....................................................... 4.21 4-12
Acuse de recibo ............................................. 4.22 4-12
Decreto........................................................... 4.23 4-13
Fax ................................................................. 4.24 4-13
CAPÍTULO 5. TRÁMITE Y REGISTRO
Sección I. TRÁMITE DE LA CORRESPONDENCIA

Generalidades ................................................ 5.1 5-1
Tramite de la documentación ......................... 5.2 5-1
Conducto regular ........................................... 5.3 5-4
Tramite de la correspondencia de
Rutina ............................................................. 5.4 5-4
Remisión de la correspondencia .................... 5.5 5-5
Documentos trasmitidos vía telefax
o fax .............................................................. 5.6 5-6
Recepción de la correspondencia .................. 5.7 5-7
Registro de la correspondencia .................... 5.8 5-8
Valija postal del Ejército ................................ 5.9 5-8
Inviolabilidad y retención de la
correspondencia ............................................ 5.10 5-8
Sección II.CORRESPONDENCIA RECIBIDA Y REMITIDA
Generalidades ................................................ 5.11 5-9
Libro de correspondencia recibida ................. 5.12 5-10
Libro de correspondencia remitida ................. 5.13 5-11
Instrucciones para llevar los registros
en los libros de correspondencia ................... 5.14 5-11
Sección III. TRATAMIENTO DE LA DOCUMEN-

TACIÓN CLASIFICADA
Generalidades ................................................ 5.15 5-12
Materialización de la clasificación
de seguridad .................................................. 5.16 5-12
Clasificación excesiva y reclasifi-
cación ............................................................. 5.17 5-13
Remisión de la documentación cla-
sificada ........................................................... 5.18 5-14
Sistema de recibos......................................... 5.19 5-15
Transporte de la documentación
clasificada ...................................................... 5.20 5-15
Almacenaje .................................................... 5.21 5-16
Prescripciones para trabajar con
material clasificado......................................... 5.22 5-16
Destrucción de la documentación
clasificada ...................................................... 5.23 5-17
CAPÍTULO 6.-DOCUMENTACIÓN ELECTRÓNICA

Disposiciones generales ................................ 6.1 6-1
Disposiciones para la firma digital ................. 6.2 6-3
Disposiciones para los certificados digitales .. 6.3 6-5
Disposiciones de la entidad de registro,
verificación y certificación
de la documentación electrónica ................... 6.4 6-6
Responsabilidad del oficial de tramita-
ción de documentación electrónica ................ 6.5 6-7
Seguridad informática .................................... 6.6 6-8
ANEXOS
1 Identificación de párrafos ............................................ 1
2 (Mod 1) Modelo de oficio de trámite interno ................. 2
2 (Mod 2) Modelo de oficio de trámite externo ................ 3
3 Modelo de oficio múltiple .............................................. 4
4 Modelo de oficio de transcripción ................................. 5
5 Modelo de parte............................................................ 6
6 Modelos de informe ...................................................... 7
7 Modelos de directiva..................................................... 8
8 Modelos de informe de estudio de EM ......................... 9
9 Modelo de hoja de recomendación .............................. 10
10 Modelo de hoja de informativa ..................................... 11
11 Modelo de hoja de coordinación................................... 12
12 Modelo de hoja de respuesta ....................................... 13
13 Modelo de hoja de trámite ............................................ 14
14 Modelo de acta ............................................................. 15
15 Modelo y ejemplo de solicitud ...................................... 16
16 Modelo de elevación..................................................... 18
17 Modelo de orden telefónica .......................................... 19
18 Modelo de orden interna............................................... 20
19 Modelo de memorándum.............................................. 21
20 Modelo de radiograma.................................................. 22
21 Modelo de radiograma múltiple .................................... 23
22 Modelo de dictamen ..................................................... 24
23 Modelos de acuse de recibo......................................... 25
24 Modelo de decreto ........................................................ 26
25 Modelo de fax ............................................................... 27
26 Formato de registro de correspondencia recibida ........ 28
27 Formato de registro de correspondencia remitida ........ 29
28 Instrucciones para el llenado de los libros de

correspondencia ........................................................... 30
29 Compendio gramatical.................................................. 32
30 Norma ISO 216 de formatos de papeles ...................... 49
(*) Este reglamento reemplaza el RE 61-1; Edición 2005

CAPITULO 1
GENERALIDADES
1.1 OBJETO
El presente reglamento prescribe las normas para la formulación,

trámite, distribución y registro de la correspondencia militar.
1.2 Finalidad
a. Uniformar la formulación y tramitación de la documentación

administrativa en el Ejército.
b. Facilitar al personal militar la redacción y presentación de los

documentos militares.
1.3 Alcance
El contenido del presente reglamento está dirigido al personal

militar y debe ser de conocimiento y cumplimiento de todas las
dependencias del Ejército.
1.4 Base legal o doctrinaria
La presente publicación se basa, en lo que corresponda, en los

siguientes dispositivos legales y normativos:
a. Decreto Ley Nº 19414, Ley de Utilidad Pública, Defensa,

Conservación e Incremento del Patrimonio Documental de la Nación,
de fecha 16 mayo 1972, y su reglamento aprobado mediante Decreto
Supremo Nº 022-75-ED de fecha 29 octubre 1975.
b. Ley Nº 25323, Ley del Sistema Nacional de Archivos, de fecha

10 junio 1991, y su reglamento aprobado mediante Decreto Supremo Nº
008-92-JUS de fecha 26 junio 1992.
c. Ley Nº 27269, Ley de Firmas y Certificados Digitales, de fecha

08 mayo 2000, y su reglamento aprobado mediante Decreto Supremo
Nº 019-2002-JUS de fecha 17 mayo 2002.
1-1
d. Ley Nº 27806, Ley de Transparencia y Acceso a la Información
Pública, de fecha 02 agosto 2002, y su reglamento aprobado mediante
Decreto Supremo Nº 072 de fecha 06 agosto 2003.
e. Normas para el Uso del Servicio de Correo Electrónico en las

Entidades de la Administración Pública, aprobado mediante Resolución
Jefatural Nº 088-2003-INEI de fecha 31 marzo 2003.
f. DUFSIDE (Directiva única para el funcionamiento del sistema

de Inteligencia del Ejército) 2004.
1.5 Clasificación de seguridad
Las prescripciones contenidas en el presente reglamento son de

carácter público.
1.6 Definiciones
a. Correspondencia militar.- Conjunto de documentos elaborados

en las dependencias del Ejército sobre asuntos oficiales.
b. Correspondencia de entrada o recibida.- Es la documentación

que llega a una dependencia.
c. Correspondencia de salida o remitida.- Es la documentación

que se despacha de una dependencia.
d. Clase correspondencia o correo.- Cabo o Sgto encargado de

transportar, entregar o recibir, con la debida seguridad y bajo cargo, la
correspondencia militar y civil entre las distintas dependencias.
e. Publicaciones.- Son los textos, obras o documentos emitidos

por una autoridad militar y que contienen la información necesaria
para facilitar el cumplimiento de las funciones de las dependencias del
Ejército.
f. Formatos.- Son impresos autorizados que contienen espacios

en blanco apropiados para ser llenados con determinada información.
Se emplean para uniformar el tamaño, ordenamiento y redacción de los
documentos.
1-2
g. Tramitación o trámite.- Es el procedimiento a desarrollar para
el movimiento de un documento y la solución de su contenido.
h. Oficina postal.- Oficina encargada de recibir y despachar la

correspondencia cursada entre dos o más dependencias diferentes.
Normalmente se establece en las dependencias del nivel Gran Unidad,
direcciones del EMGE y similares, así como en las RRMM.
i. Mesa de partes.- Oficina de trámite interno de las dependencias,

encargada de recibir y despachar la correspondencia cursada.
Normalmente se establece en los niveles de unidad y similares.
j. Oficina de trámite documentario.- Oficina encargada de

atender los requerimientos de información de personas naturales y
jurídicas, que sean solicitados al Ejército. Normalmente se establece
en las dependencias y reparticiones del instituto especialmente
designadas (JEMGE, IGE, RRMM, Direcciones del EMGE, Núcleos
desconcentrados).
k. Documento.- Es un vehículo de comunicación escrita que

forma una unidad, constituida por la información y su soporte.
l. Soporte.- Es la tecnología en la cual la información del

documento se encuentra grabada, siendo ejemplos de ello: el papel, el
microfilm, el disquet o el CD.
m. Documento electrónico.- Es toda información originada por

procesamiento electrónico de datos y/o almacenada en medio magnético,
electrónico o similar, susceptible de ser utilizada en las dependencias
del Ejército.
1-3
CAPITULO 2
CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
2.1 Generalidades
a. Ciclo vital del documento es la denominación que se da a las

distintas fases o etapas por las que pasa un documento, desde su formulación
hasta su eliminación o selección para su custodia permanente.
1) Genéricamente, son tres las categorías de actividades que

comprende el ciclo vital del documento:
a) La producción
b) El trámite
c) El uso
2) La producción de documentos puede abarcar las siguientes

actividades:
a) Elaboración
b) Revisión
c) Aprobación
d) Clasificación en cuanto al tránsito, la naturaleza y la
tramitación.
3) El trámite puede comprender la recepción, el registro, el

control, el direccionamiento a los interesados, la distribución,
la expedición, el archivo, la clasificación en cuanto a la
temporalidad y la eliminación, de ser pertinente.
4) El uso puede incluir la solución, la consulta y la

reproducción.
b. Se considera gestión de documentos al planeamiento y al control

de las actividades pertinentes al ciclo vital del documento.
c. El ciclo vital del documento, así como los procedimientos que

serán ejecutados en cada una de sus actividades, es específico para cada
soporte y, dentro de una misma categoría de soporte, varía con el grado
2-1
de seguridad establecido, o sea, la gestión de un documento “en papel” es
diferente de la gestión de un documento “electrónico”, y la gestión de un
documento “común” es distinta de la gestión de un documento “secreto”.
2.2 Clasificación
Los documentos se clasifican de la siguiente forma:
a. Por su carácter:
1) Oficial.- Documento que se cursa en el ejercicio de sus

funciones, entre las autoridades y/o personal militar, sobre
asuntos relacionados con la institución.
2) Particular.- Documento que se cursa entre las autoridades

y/o personal militar sobre asuntos particulares.
b. Por su alcance:
1) Interno.- Documentación que se cursa en el ejercicio de sus

funciones, entre los comandos de unidades y dependencias
de la institución.
2) Externo.- Documentación que cursan en el ejercicio de sus

funciones, los comandos de unidades y dependencias con
organismos ajenos a la institución.
c. Por su empleo:
1) Documentos administrativos.- Son aquellos que tratan

sobre asuntos que deben ser formulados de acuerdo al
procedimiento establecido en la presente publicación y que
por su naturaleza no son de carácter normativo ni técnico.
Estos documentos están constituidos por:
a) Oficio
b) Parte
c) Informe
d) Directiva
e) Estudio de estado mayor
f) Hoja de recomendación
g) Hoja informativa
2-2
h) Hoja de coordinación
i) Hoja de respuesta
j) Hoja de trámite
k) Acta
l) Solicitud
m) Elevación
n) Orden telefónica
o) Orden interna
p) Memorándum
q) Radiograma
r) Dictamen
s) Acuse de recibo
t) Decreto
2) Documentos operacionales.- Son aquellos documentos

empleados para impartir instrucciones detalladas sobre
las diversas actividades operativas de la institución. Están
constituidos por:
a) Orden de operaciones
b) Plan de operaciones
c) Procedimiento operativo vigente (POV)
d) Apreciación de situación
3) Dispositivos legales.- Son aquellos documentos normativos,

establecidos por la Constitución y las leyes peruanas, emitidos
por la autoridad competente y de cumplimiento en el ámbito
respectivo. Están constituidos por:
a) Ley
b) Decreto Legislativo
c) Decreto Ley
d) Decreto de Urgencia
e) Decreto Supremo
f) Resolución Legislativa
g) Resolución Suprema
h) Resolución Ministerial
i) Resolución de la Comandancia General del Ejército
j) Resolución Directoral
k) Resolución Jefatural
2-3
4) Dispositivos administrativos.- Son aquellos documentos que
contienen disposiciones normativas y doctrinarias de uso en
el Ejército. Esta clasificación comprende:
a) Publicaciones militares
(1) Manuales
(2) Reglamentos
(3) Reglamentos orgánicos
(4) Cuadros de organización
(5) Cuadros de asignación de personal
(6) Manual de organización y funciones
(7) Manual de procedimientos
b) Órdenes administrativas
(1) Orden General del Ejército

(2) Orden Logística del Ejército
(3) Orden de RM, GU o unidad
5) Formatos.- Son documentos impresos que contienen espacios

para ser llenados con la información pertinente, siendo su
objetivo simplificar la documentación oficial, por lo que su
remisión se efectuará sin emplear oficios, memorándums,
etc., a no ser que sea indispensable. Están constituidos por:
a) Formatos generales
b) Formatos internos
d. Por su tipo de confección:
1) Manuscrita.- Es aquella escrita a mano y que no constituye

un documento oficial dentro de la institución. Se consideran
dentro de esta clasificación los informes preliminares antes
de ser oficiales y mecanografiados.
2) Mecanográfica.- Es aquella escrita mediante un dispositivo

de impresión mecánico o eléctrico, constituye un documento
oficial del comando o de la persona que lo emite.
3) Digitalizada.- Es aquella escrita mediante un ordenador,
2-4
empleando un formato electrónico y que puede ser almacenada
en cualquier medio magnético; constituye un documento oficial
del comando o de la persona que lo emite.
e. Por el medio de remisión
1) Manual.- Es aquella correspondencia remitida empleando los

servicios postales o mensajeros designados por los comandos de
las unidades o dependencias promotoras de los documentos.
2) Telefax o fax.- Es aquella correspondencia confeccionada por

cualquier medio para el envío a los comandos de unidades o
dependencias a través del equipo telefax, el cual permite la
trasmisión electrónica de documentos en forma impresa.
3) Electrónica.- Es aquella correspondencia confeccionada

por medios informáticos para el envío a los comandos de
unidades o dependencias a través del Sistema de Tramitación
Electrónica de la Red Militar (Intranet), el cual permite la
trasmisión electrónica de documentos en forma de archivos
adjuntos a mensajes militares.
f. Por la clasificación de seguridad de su contenido:
1) Clasificados.- Son aquellos que tratan de asuntos que, por su

naturaleza, deben ser de conocimiento restringido y por lo tanto,
requieren medidas especiales de seguridad para su custodia y
difusión.
2) Comunes.- Son aquellos cuyo conocimiento por otras personas

además de los destinatarios, no representa inconvenientes.
g. Por el plazo de tramitación:

1) Normales.- Son aquellos cuyo estudio, solución y tramitación
deben ser realizados hasta en ocho días úti-les.
2) Urgentes.- Son aquellos cuyo estudio, solución y tramitación

debe ser realizado hasta en cuarenta y ocho horas.
3) Muy urgentes.- Son aquellos cuyo estudio, solución y

tramitación debe ser inmediata.
2-5
CAPITULO 3
NORMAS GENERALES PARA LA ELABORACIÓN Y REDACCIÓN

DE LA CORRESPONDENCIA MILITAR
3.1 El papel
El papel a emplearse en la documentación escrita debe corresponder

a las características siguientes:
a. Tipo
1) Para las autógrafas de Leyes, Resoluciones o Disposiciones

de la Comandancia General del Ejército y Resoluciones de
menor jerarquía, será de tipo bond blanco, con un peso de
120 g.
2) Para los oficios, cartas, memorándums, etc. será de tipo bond

blanco, con un peso de 80 g. Las copias serán impresas en
papel tipo bond blanco, con un peso de 60 g.
3) Para los demás documentos internos se empleará cualquier

tipo de papel (bond, bulky, periódico, continuo, etc.) de
cualquier gramaje.
b. Dimensiones
1) Para la mayoría de documentos oficiales se empleará el

tamaño oficial: A-4 (210mm x 297 mm).
2) Para los documentos de contenido o formato reducido se

empleará el tamaño A-5 (148mm x 210mm).
3) Para aquellos documentos que por circunstancias

particulares deban realizarse en hojas de papel de mayor o
menor tamaño, las medidas se ajustarán a lo especificado en
la norma ISO 216 (Anexo 30).
3-1
3.2 La tinta
a. La tinta a emplearse en la documentación escrita de carácter

oficial será de color negro.
b. Cuando un documento requiera la presencia de gráficos podrá

usarse tinta de color para estos.
3.3 Tipo de letra
Para la documentación oficial formulada en computadora se usará

lo siguiente:
a. Tipo de fuente: Arial
b. Estilo de fuente: Normal; se permitirá el empleo en negrita

solamente para resaltar títulos, párrafos, palabras, etc., en un
documento.
c. Tamaño: Doce (12)
3.4 Márgenes de los documentos
a. Margen superior: Primera página: 40mm; páginas siguientes: 30mm.
b. Margen izquierdo: 30mm
c. Margen derecho: 20mm
d. Margen inferior: 20mm
Atendiendo a un principio de economía de medios, la documentación

interna de cualquier dependencia del Ejército podrá ser confeccionada con
márgenes menores al descrito, siempre que no atenten contra la estética,
claridad y comprensión de lo escrito.
3.5 Estructura de un documento
De manera general, todo documento militar consta de un

encabezamiento, un cuerpo y un término.
3-2
a. El encabezamiento comprende el membrete, la denominación
del año en curso, el lugar y fecha, la designación y numeración
del documento, el destinatario, el asunto y la referencia (si
hubiera).
b. El cuerpo expresa el contenido o texto del documento.
c. El término comprende la firma, la post firma, el sello oficial, los

anexos, la distribución y la autenticación, si hubiere lugar.
3.6 El membrete
El membrete permite la identificación de la repartición de la que

depende la oficina expedidora del documento.
a. Características
Consiste en una impresión con sello o con computadora y lleva

en la parte central superior el Gran Sello del Estado; al pie de
este, en letra mayúscula negra arial 12, lleva la inscripción
MINISTERIO DE DEFENSA; a renglón seguido, en letra
mayúscula negra arial 11, la inscripción EJÉRCITO DEL PERÚ;
a renglón seguido, en letra mayúscula negra arial 10, el escalón
inmediato subordinado.
Figura 1. Membrete
b. Usos
1) El membrete se ubicará en la parte superior izquierda (a 0.5

cm de los bordes superior e izquierdo) de la primera página
de los originales y copias de los siguientes documentos:
3-3
a) Oficio
b) Memorándum
c) Parte
d) Informe
2) El membrete también se ubicará en el ángulo superior

izquierdo del anverso de los sobres.
3.7 Post firma
Permite la rápida identificación de la autoridad que firma el documento.

Debe ser utilizado obligatoriamente en la correspondencia militar oficial.
a. Características
Consta de una raya horizontal de 5.5 cm encima de la cual se

estampa la firma. Al pie de esta raya va el número de serie, a
renglón seguido el nombre y apellidos en letra mayúscula arial
12, a renglón seguido el grado en letra minúscula arial 11 y, por
último, el empleo del firmante en letra minúscula arial 10. Todas
las inscrip-ciones irán en letras de color negro y centrado. Puede
ser impresa en computadora o estampada en sello.
b. Ubicación
La post firma irá en la parte inferior derecha del documento, a

tres espacios verticales (15 mm) de la última línea del cuerpo
(Fig. 2).
……………………………………………………..
……………………………………………………..
____________________________
O-290002762-O
JORGE LÓPEZ ARENAS
General de Brigada
Director de Personal del Ejército
Fig. 2. Modelo de Post firma
3-4
3.8 Firma de la correspondencia
a. La correspondencia será firmada, en principio, por el jefe de la

dependencia, sin embargo, cuando el volumen de ella demande apreciable
tiempo para la firma, se puede delegar esa responsabilidad de la siguiente
forma:
1) El jefe de la dependencia firma:
a) La correspondencia dirigida a las autoridades de igual o

superior jerarquía.
b) La correspondencia clasificada que se dirige a las
autoridades subordinadas, pudiendo delegarse la firma
de los documentos de clasificación “RESERVADO”.
c) Los documentos de carácter interno de la dependencia
que revistan particular importancia.
d) Los originales de los documentos de distribución
múltiple, tales como directivas y oficios múltiples.
2) La autoridad inmediatamente subordinada puede firmar:
a) La correspondencia común dirigida a las dependencias

subordinadas y la de clasificación “RESERVADO”.
b) Las copias de los documentos de distribución múltiple,
debajo de la frase “Es copia”.
c) Los documentos formulados durante la ausencia temporal
del jefe de la dependencia, anteponiendo las iniciales
“PO” (por orden), el grado y su empleo. Ejemplo:
PO Comandante del BIM 27
Firma
_______________________
O-410072024-O
JUAN NUMAS DEL SOLAR
My Ejecutivo
3) Las anotaciones recaídas en los documentos después

de su tramitación y explotación, así como la autorización
de las copias certificadas, serán firmadas por el jefe de la
dependencia.
3-5
b. La firma “PO” (por orden), significa que el que firma, autoriza la acción
o fin que se persigue en representación del jefe de la dependencia, quien en
realidad es el que imparte la disposición contenida en el documento.
c. En caso de ausencia prolongada del jefe de la dependencia

(vacaciones, licencia, etc.), firma los documentos en su representación
la autoridad inmediata subordinada, indicando su nombre, grado, cargo
y la condición de jefe accidental de la dependencia, lo que significa que
asume la responsabilidad de las acciones que contengan los documentos.
Ejemplo: El Gral Brig Cmdte Gral Acc.
El My Jefe de Unidad Accidental
Firma
___________________________
O-410072024-O
JUAN NUMAS DEL SOLAR
My Ejecutivo
3.9 Sello oficial
El Sello Oficial complementa al membrete, pues identifica a la unidad,

dependencia o repartición que expide el documento (oficina expedidora o
remitente).
a. Características
1) Consta de dos círculos concéntricos de 23 y 34 mm de

diámetro, respectivamente; en la parte central lleva el Gran
Sello del Estado, encuadrado en un área de 15 x 15 mm; en
la parte superior del espacio comprendido entre los círculos
concéntricos, en letra arial narrow mayúscula de dimensiones
proporcionales (2.5 mm de altura) a la extensión de la leyenda
lleva el nombre de la GU o dependencia inmediatamente
superior a la que pertenece la oficina expedidora; en la
parte inferior del espacio comprendido entre los círculos
concéntricos, en letra arial narrow minúscula de dimensiones
proporcionales (2.5 mm de altura) a la extensión de la
leyenda, el nombre de la oficina expedidora encargada de la
formu-lación del documento (Fig. 3).
3-6
2) Por razones de índole económico, tiene validez la adopción
y empleo del Sello Oficial creado por computadora.
Círculo
exterior
34mm
Círculo interior 23 mm
Fig. 3. Ejemplo de sello oficial
b. Uso
1) En forma obligatoria en la documentación formulada por

las dependencias del Ejército, excepto en resoluciones y
dispositivos legales.
2) Ubicación. El sello oficial irá en el documento a la izquierda

de la post firma, quedando la raya horizontal de la post firma
tocando el centro del sello, como se aprecia en la Fig. 4.
________________________
O-290002762-O
JORGE LÓPEZ ARENAS
General de Brigada
Director de la ESGE
Fig. 4. Ubicación del sello oficial
En los sobres se estampará una vez en el anverso en la parte

inferior derecha y tres en el reverso, en la forma indicada en
las Figuras 5 y 6.
3-7
3) Los anexos de los documentos llevarán el sello oficial en la
parte céntrica inferior del mismo.
3.10 Sello de clasificación de seguridad
Es el utilizado para resaltar la categoría de seguridad otorgada a un

documento, de acuerdo a las normas prescritas en el ME 38-10, Seguridad
Militar.
a. Características
Sello rectangular con la denominación de la clasificación de

seguridad del documento. Se hará en letra mayúscula de 4 x 5 mm o su
equivalente en procesadora de texto (arial 18); su estampado o impresión
será en letra o tinta roja.
b. Empleo y ubicación
1) Se ubicará a 10 mm verticales del borde superior e inferior, al

centro de todas las páginas de los documentos clasificados.
2) En los sobres interiores de los documentos de más alta
clasificación, en la misma ubicación (Fig. 6).
3.11 Sello URGENTE
Permite distinguir la correspondencia que requiere trámite inmediato,

de aquella que se tramita normalmente.
a. Características
Comprende la palabra URGENTE en letra mayúscula negra arial
de 18 puntos.
b. Empleo y ubicación
Se estampa o imprime en diagonal en el ángulo superior derecho
de la primera página del documento y en el anverso del sobre respectivo
(Fig. 5).
Si la correspondencia es clasificada y urgente, se utilizará este

último sello para los dos sobres, exterior e interior (Fig. 5 y 6).
3-8
3.12 Otros sellos
a. Además de los sellos antes descritos, pueden emplearse otros

para designar determinados documentos o procedimientos (DUPLICADO,
COPIA INFORMATIVA, VÍA AÉREA, PERSONAL, etc.).
b. Estos sellos comprenderán únicamente la palabra correspondiente

en letra mayúscula negra arial de 18 puntos e irán en la parte superior de
los documentos pertinentes, sin interferir la ubicación de los sellos que
normalmente podría llevar el documento.
3.13 Color de los sellos
Los sellos de clasificación de seguridad son impresos en ROJO, el

resto de los sellos en NEGRO.
3.14 Empleo de sobres
a. Para la correspondencia clasificada se empleará el sistema de

doble sobre. El sobre interior que contiene el documento será de papel
kraft de 23 x 11 cm, y el exterior será del mismo papel de 24 x 12 cm, de
regular espesor, de manera que no permita leer a través de él. Para la
remisión de la correspondencia común entre las dependencias del Ejército
también se empleará el sobre de papel kraft de 24 x 12 cm.
b. Para la correspondencia común a remitir a las dependencias

ajenas al Ejército, se empleará sobres blancos de 23 x 11 cm.
c. Los sobres llevarán las siguientes inscripciones:

1) En el anverso (Fig. 5). En el ángulo superior izquierdo, el
membrete; en la parte superior derecha, entre paréntesis, el
nombre, número e indicativo del documento; a tres espacios
verticales debajo del membrete, la palabra Señor, seguido del
grado o título del destinatario; abajo, a dos espacios verticales,
el puesto o cargo del destinatario; a renglón seguido la
dirección específica, si la hubiere, y debajo a renglón seguido
la localidad del destinatario, todo esto en minúsculas. En el
lado in-ferior derecho llevará el sello oficial.
En la correspondencia clasificada, el sobre exterior llevará

las mismas inscripciones que el sobre de correspondencia
3-9
común; en el sobre interior, además de las inscripciones
mencionadas se adicionará el sello de clasificación, tanto en
la parte superior e inferior central.
2) En el reverso. Se estampará tres veces el sello oficial

conforme a lo indicado en la Fig. 7.
Fig. 5. Modelo del anverso de un sobre de documentación común
Fig. 6. Anverso de un sobre interior de documentación clasificada
Fig. 7. Sellos en el reverso del sobre
3 - 10
3.15 Espacios
a. El cuerpo del documento debe comenzar a una distancia de

20 mm verticales (doble espacio) de la última línea del encabezamiento,
dejándose normalmente un espacio vertical entre líneas sucesivas de un
mismo párrafo, y espacio y medio o doble espacio entre párrafos.
b. Cuando el cuerpo del documento consta de 9 líneas o menos,

se empleará espacio y medio (15 mm verticales o 1.5 líneas) entre líneas
sucesivas.
c. El término debe ir 20 mm verticales debajo de la última línea del

cuerpo.
d. Al final de la última página, en la parte inferior izquierda, irán

las iniciales (con subrayado) del oficial responsable de su preparación y
del que digitó el documento, separados por una línea oblicua. Ejemplo:
JEN/ldp. Cuando la naturaleza del documento exige que la misma
persona que lo formula sea la que lo digite, las siglas del digitador serán
reemplazadas por un punto. Ejemplo: JEN/. Cuando el documento es
formulado por el jefe de la dependencia o por un equipo de la misma,
figurarán solamente las iniciales del digitador después de la raya oblicua.
Ejemplo: /jen.
e. A la misma altura y en el extremo derecho de las iniciales

indicadas en el subpárrafo d., se consignará la fecha abreviada del día en
que se mecanografió o digitó el documento. Ejemplo:
JEN/ldp 02 Feb 09
f. Para facilitar la ubicación de los documentos en los programas

de texto en computadora, es necesario también colocar a renglón seguido
la ruta de acceso al documento; ejemplo:
C:/Mis Documentos/Personal/Oficios/sanciones.doc
g. Las disposiciones contenidas en a. y b. anteriores deben

servir como una guía sin rigidez, pues habrán casos en que será
necesario supeditarse a la estética y buena presentación de la
correspondencia.
3 - 11
3.16 Párrafos
a. Cuando el cuerpo del documento comprenda más de un párrafo,

cada uno de ellos debe identificarse en la siguiente forma y orden:
b. Párrafo : Número seguido de punto…………… 1.

c. Subpárrafo : Letra minúscula seguida de punto…. a.
d. Inciso : Número con un paréntesis………….. 1)
e. Subinciso : Letra con un paréntesis……………… a)
f. Acápite : Número entre paréntesis……………. (1)
g. Subacápite : Letra entre paréntesis……………….. (a)
h. Literal : Número subrayado…………………... 1
i. Subliteral : Letra minúscula subrayada…………. a
j. Guion : Signo de guion……………………….. –
b. Se puede emplear guiones en lugar de las letras o los números ya

indicados, para enumerar las divisiones siguientes a un párrafo, subpárrafo,
inciso, etc., y esta sea la última división que se realice.
c. El número o letra que identifica cada división o subdivisión debe

escribirse debajo de la primera letra de la primera palabra del párrafo,
división o subdivisión que lo antecede (Anexo 1).
3.17 Sangrías
a. Las sangrías a emplear normalmente en todo documento para la

separación de párrafos, subpárrafos y demás subdivisiones será de 0.75
cm (03 espacios horizontales). Ejemplo:
1. 0 cm (comienzo del texto)

a. 0.75 cm
1) 0.75 cm
a) 0.75 cm (y así sucesivamente)
b. En caso la numeración de los párrafos y subpárrafos impida o

restrinja las sangrías señaladas, se podrá adaptar estas en favor de la
estética y buena presentación del documento.
3.18 Anexos
Cuando un documento tenga anexos, la relación de estos se ubicará
3 - 12
dos espacios verticales debajo de la post firma, en el margen izquierdo del
documento, de la siguiente forma:
Anexos:
1. Cuadro comparativo
2. Cuadro………………
3.19 Distribución
a. En cada documento se colocará, dos espacios verticales debajo

de los anexos (si los hubiera), la distribución o lista de destinatarios con la
indicación del Nº de copias, de la siguiente forma:
Anexos:
2. Cuadro………………
Distribución:
RMN……………………. 1
RMC……………………. 1
RMS……………………. 1
RMO……………………. 1
Archivo…………………. 2 / 6
b. Las dependencias que en sus normas internas figure la distribución

mediante el empleo de letras o códigos pueden optar por indicarlos en su
distribución. Ejemplo:
Distribución: “A”
3.20 Autenticación
La copia de un documento lleva la autenticación en la parte inferior

izquierda. Comprende la expresión Es copia, seguida de la firma y post
firma del oficial que autentica.
3.21 Numeración de páginas
a. Todo documento que conste de dos o más páginas, debe ser

numerado correlativamente empleando números separados por un guion (-). El
primer número indica la página y el segundo el total de páginas. Ejemplo: 2 – 2,
3 - 13
significa que es la segunda página de un documento de dos páginas; 2 - 3,
que es la segunda página de un documento de tres páginas.
b. La numeración debe quedar centrada en la parte inferior de cada

página, a 20 mm verticales del borde inferior del papel.
3.22 Copias
a. Se debe formular el número de copias que establece la

distribución.
b. Cuando un documento clasificado tenga que formularse en dos o

más ejemplares, estos deben ser numerados correlativamente empleando
cifras separadas por un guion a continuación de la palabra COPIA (en una
sumilla), la primera cifra indica el número de la copia o ejemplar y la segunda
el número total de copias o ejemplares que se han formulado. Ejemplo:
COPIA Nº 1-4
CGE
Digepere
LIMA
En este ejemplo, la numeración corresponde a la primera copia

de un documento del cual se han formulado cuatro ejemplares. Los
demás ejemplares se identificarán con los números 2 - 4, 3 - 4 y 4 - 4,
respectivamente.
3.23 Identificación
a. Para cada tipo de documento (oficio, informe, memorándum,

etc.), de manera independiente se adopta una numeración siguiendo el
orden natural de los números enteros, la cual se inicia el 01 de enero y se
cierra el 31 de diciembre de cada año.
b. Después de la numeración del documento, a un espacio horizontal,

se colocará la clave que identifica a la oficina, negociado, departamento,
subdirección, etc., en la cual el documento fue elaborado.
c. Después de la identificación de la dependencia, separado por una

raya diagonal “/”, se colocará el código de archivo del documento, de acuerdo a
lo especificado en el RE 345-1, Sistema de Archivo del Ejército, Edic. 2005.
3 - 14
Sección II. REDACCIÓN
3.24 Criterios para la redacción
a. Unidad
En cada documento se debe tratar un solo asunto. Cuando se
desee abordar dos o más temas que no estén directamente relacionados,
se preparará un documento por separado para cada uno de ellos.
b. Integridad
En el documento se deberá abarcar todos los temas directamente
relacionados con el “Asunto”. Estos temas deberán ser enunciados y
tratados dentro del texto en forma expresa y/o haciendo las referencias
pertinentes en un anexo.
c. Coherencia
Los diferentes puntos sobre una misma materia que se exponen
en un documento deben conservar un orden lógico.
d. Objetividad
El motivo o idea del documento debe expresarse claramente en
el “Asunto” y su contenido debe referirse a este.
e. Claridad
El documento debe ser escrito de tal manera que se comprenda
fácil e íntegramente, evitándose las expresiones ambiguas o rebuscadas,
las palabras irrelevantes, las figuras literarias, así como las oraciones
o párrafos excesivamente extensos. Las palabras a emplearse en todo
momento serán las correspondientes al idioma español y, cuando sea
imprescindible, se podrá utilizar extranjerismos o vocablos extranjeros, los
que se escribirán entre comillas. Se evitará emplear abreviaturas para la
redacción de los documentos.
f. Precisión
Toda palabra debe emplearse con propiedad y de acuerdo
al significado que le corresponde, con el fin de evitar posteriores
aclaraciones.
g. Concisión
Se logra utilizando oraciones simples y cortas, tratando de
expresar un solo pensamiento en cada oración.
3 - 15
3.25 Consideraciones para la redacción
a. En concordancia con las características establecidas en el

párrafo precedente, para la redacción de un documento debe considerarse
tácitamente, sin que esto implique una norma rígida, lo siguiente:
1) Hechos
Uno o más párrafos en donde se informe sobre los aspectos
fundamentales y la situación relativa al asunto.
2) Discusión
Un párrafo en el cual se desarrolle la idea, la discusión o el
análisis del asunto tratado.
3) Opinión
Un párrafo emitiendo opinión sobre el núcleo conceptual del
problema planteado.
4) Acción
Un párrafo donde se consignarán las conclusiones,
consecuencias, decisiones y/o acciones que se toman o
solicitan.
b. Al redactarse un documento, primero se deberá plasmar en un

borrador en orden lógico las ideas que se van a expresar, y luego a base de
las mismas se debe determinar el tipo de documento a usar, la clasificación
de seguridad que le corresponde, las referencias a las que se va a hacer
mención, anexos si los hubiere, distribución y número de copias; luego se
redactará en limpio lo anteriormente realizado.
c. Como norma general y a fin de descubrir errores en la elaboración

de la documentación y su correspondiente sintaxis, se recomienda realizar una
revisión del texto completo del documento antes de presentarlo a la firma.
d. La correspondencia militar es impersonal. Los términos que se

empleen serán sobrios, decorosos y de respetuosa consideración, tanto
los dirigidos del subalterno al superior, como de este a aquel, evitándose
las fórmulas vacías de contenido o de pura cortesía.
e. La redacción en los documentos de carácter oficial será limpia y

nítida, no debiéndose subrayar palabras o frases para llamar la atención.
3 - 16
f. Cuando se formule un documento escrito de carácter oficial,
este deberá ser dirigido al cargo, salvo casos excepcionales en los que se
dirigirá a la persona cuando la situación lo amerite.
g. Cuando se expresen cantidades, se indicarán en letras

mayúsculas, seguidas del número correspondiente entre paréntesis.
h. Cuando se expresen sumas monetarias, la cifra y unidad monetaria

deberá indicarse en letras mayúsculas, seguidas del número correspondiente
entre paréntesis y precedido del símbolo que representa la moneda.
i. Cuando se mencione a una determinada persona, deberá

indicársele con su grado, arma o especialidad, nombres, apellidos y
número de CIP según corresponda, por lo menos en la primera vez que
aparezca en el texto de la documentación.
j. En el texto de un documento solo podrán escribirse palabras

íntegramente en letras mayúsculas para indicar cantidades, sumas
monetarias, clasificación de seguridad, apellidos, y nombres geográficos.
Asimismo, se deberá considerar el siguiente tratamiento epistolar cuando
se dirija a:
1) Un oficial de mayor antigüedad: Informo, solicito, dígnese,
recomiendo.
2) Un oficial de igual antigüedad: Informo, agradeceré, propongo.
3) Un oficial de menor antigüedad: Comunico, sírvase, sugiero.
3.26 Empleo de abreviaturas y siglas
a. A fin de facilitar la comprensión del texto, debe evitarse el empleo

excesivo de abreviaturas y siglas.
b. En los documentos utilizados en el ámbito del Ejército, solo debe

emplearse las abreviaturas y siglas establecidas en el ME 30-30, Símbolos
y Abreviaturas, observando el principio de que la primera referencia de
la abreviatura o sigla en el texto debe estar acompañada de la palabra o
palabras que representa.
c. Las abreviaturas militares no deben ser empleadas en documentos

destinados al medio civil.
3 - 17
3.27 Consideraciones especiales
a. El documento de carácter oficial dirigido a las autoridades

extranjeras en general, será escrito en idioma español, pudiendo agregarse
una traducción si fuera solicitada o se considere necesaria, pero en
cualquier caso el documento en español es el que se considera oficial.
b. Si se considera conveniente, el documento externo de carácter

oficial, de índole comercial, podrá ser redactado en idioma extranjero;
no obstante, para mejor comprensión debe adjuntarse al archivo una
traducción del documento.
c. La documentación oficial que por su extensión lo amerite, tanto

la original como las copias, podrá ser impresa en el anverso y reverso del
papel, únicamente en los casos que se empleen impresoras laser o de
inyección de tinta y en papel blanco tipo bond 80 g.
3.28 Fórmulas de cortesía
a. En la correspondencia dirigida a las autoridades nacionales o

extranjeras, así como a las eclesiásticas, se emplearán, obligatoriamente,
los términos de cortesía, por lo que deberá escribirse según el protocolo
vigente.
b. En la dirigida a oficiales del Ejército o entre oficiales de las

Fuerzas Armadas, se debe anteponer al nombre la palabra “señor” y luego
el título profesional o el grado que ostenten, según sea el caso; y la palabra
“Don/Doña” o sus respectivas abreviaturas. Ejemplo: Señor General de
Brigada Don Jorge OSORIO PANDO.
3.29 Escritura de fechas
a. En el encabezamiento o al pie de toda correspondencia deberá

figurar la fecha. Su escritura se hará en forma completa. Ejemplo: 09 (dos
dígitos) de mayo (en minúsculas) de 2009.
b. Cuando una fecha tenga que mencionarse en el texto, se

procederá de la misma forma. Si la documentación es entre dependencias
del instituto podrá emplearse la versión abreviada. Ejemplo: 25 Ene 09.
3 - 18
3.30 Forma de escribir el lugar
a. Tanto en el encabezamiento como al pie de todo documento,

según el caso, el nombre de la ciudad, localidad, etc., donde se redacta la
correspondencia – escrito en minúsculas – precederá a la fecha. Ejemplo:
Lima, 20 de febrero de 2009.
b. De preferencia, cuando se redacte la correspondencia en algún

distrito o barrio de la ciudad o localidad donde reside la oficina expedidora,
debe consignarse como lugar la ciudad o localidad de origen y no el distrito
o barrio de dicha ciudad o localidad. Ejemplo:
En un documento redactado en el distrito del Rímac – Lima debe
consignarse como lugar la ciudad de Lima.
3.31 Escritura de horarios
a. Cada vez que en la correspondencia debiera indicarse la hora, será

tenida en cuenta la hora oficial vigente en el país. La hora correspondiente
se escribirá con cuatro números separados por pares por un punto o dos
puntos, tal como se muestra en los ejemplos siguientes: 21.30 h, 14:00 h,
09.45 h, 00:25 h (la letra “h” se refiere al símbolo de hora, que como todo
símbolo no tiene plural. Ver anexo 29).
b. Si la correspondencia con indicación de horarios fuera remitida

a entidades fuera del instituto, puede indicarse adicionalmente al horario
descrito, la hora antes del mediodía (a.m.) o después del mediodía (p.m.).
Ejemplo: La cena se servirá a las 21.00 h (9.00 p.m.).
c. En ciertos textos también puede referirse a la hora en letras,

pero no es recomendable mezclar las letras con los números. Ejemplo: Es
preferible “La reunión es a las diez de la noche”, en lugar de “La reunión es
a las 10 de la noche”.
3.32 Referencia a personas
a. Los nombres de personas, cualquiera sea su categoría, se

escribirán completos y siempre en su orden natural, es decir, primero los
nombres (en minúsculas) y luego los apellidos (en mayúsculas). Cuando
se trate de personal militar femenino casado, se podrá agregar el apellido
de su cónyuge con la preposición “de”.
3 - 19
b. Cuando en un documento se realicen citas sucesivas referentes
a una misma persona, solo se escribirá el grado y apellido. Ejemplo: “… el
Cap PALACIOS ordenó…”.
c. El grado del personal militar femenino permanecerá invariable o

sea en género masculino, anteponiendo el artículo (que definirá el sexo) al
grado. Ejemplo: “... la Capitán Silvia GONZÁLEZ...”.
3.33 Escritura resaltada de palabras
Cuando dentro de un texto, se desee o fuere necesario resaltar

el contenido de alguna frase, palabra o expresiones determinadas, las
mismas se escribirán en negrita, o cambiando el tipo de letra (cursivas) o
se subrayarán. Sin embargo, no es recomendable abusar de esta forma en
documentos oficiales, particularmente los dirigidos a instituciones ajenas
al instituto.
3.34 Cita de documentos
a. En la correspondencia oficial, los reglamentos, manuales, leyes,

etc., que integren las publicaciones del Ejército, serán mencionados por su
código y título correspondiente. Ejemplo: ME 38-10, Seguridad Militar.
b. Cuando en un documento fuere necesario referirse frecuentemente

a reglamentos, manuales, leyes, etc., citados dentro del mismo documento,
se les podrá designar solo por su código. Ejemplo: ME 38-10.
3 - 20
CAPÍTULO 4
FORMULACIÓN DE LACAPITULO
DOCUMENTACIÓN
4 MILITAR
Sección I. DISPOSICIONES
FORMULACIÓN GENERALES MILITAR
DE LA DOCUMENTACIÓN

4.1 Generalidades
4.1 Generalidades
La correspondencia militar, por su contenido y finalidad, toma
diversos nombres y formas
La correspondencia quepor
militar, ensulacontenido
práctica sey finalidad,
han agrupado
tomapara
diversos
nombres y formas que en la práctica se han agrupado para
facilitar su empleo; esta clasificación se detalla en el párrafo 4.2.facilitar su
empleo; esta clasificación se detalla en el párrafo 4.2.
4.2 4.2Clase
Clasedededocumentos
documentosyyescalón
escalón del
del destinatario
destinatario
CORRESPONDENCIA MILITAR ESCALÓN DEL DESTINATARIO

--------------------------------------------------
Superior Subordinado Similar
Oficio X X X
Oficio múltiple - X X
Memorándum X X X
Informe X - -
Dictamen X - -
Parte X - -
Solicitud X - -
Elevación X - -
Decreto - X -
Directiva - X X
Hoja de coordinación - X X
Hoja de trámite - X X
Hoja de respuesta X X X
Hoja informativa X - X
Hoja de recomendación X - -
Estudio de Estado Mayor X - X
Acuse de recibo - X X
Radiograma X X X
Orden telefónica - X X
Orden interna - X X

4-1
4.3 Oficio
a. Es un documento utilizado para impartir órdenes, dictar normas,

efectuar gestiones, hacer consultas, remitir documentos, etc. El formato de
un oficio se detalla en el anexo 2, modelo 1 y su contenido es el siguiente:
1) Encabezamiento. Comprende:
a) Denominación del año en curso

Ubicada en la parte superior céntrica de la hoja,
aproximadamente a 20 mm verticales del borde
superior.
b) Lugar y fecha
Ubicado en la parte superior derecha, a 40 mm del
borde superior. El día y el año se pondrá en números
arábigos y el mes en letras minúsculas.
c) Indicativo
Ubicado en la parte superior izquierda, a 30 mm del
borde izquierdo y a 15 mm (espacio y medio) debajo de
la línea del lugar y fecha. Comprende: la palabra “Oficio”,
el número de orden de este, la clave (combinación de
letras y números) que identifica a la oficina que formula
el documento, y el campo y subcampo en el que debe ser
archivado. Ejemplo: Oficio Nº 45 X-18/02.03 (X-18 es la
clave que identifica al Departamento de Publicaciones
Militares y 02.03 el campo y subcampo en el que debe
ser archivado).
d) Destinatario
Se ubica debajo del indicativo, a 15 mm (espacio y medio).
Comprende la palabra “Señor” y a continuación, después
de tres espacios horizontales, el grado y el cargo de la
autoridad a quien va dirigido el oficio. Si se dirige a un
cuartel general se consignará debajo a renglón seguido,
entre paréntesis, el nombre de la dependencia a quien
compete directamente el asunto. Ejemplo:
Señor General de Ejército Comandante General del
Ejército (Dirección de Personal)
e) Asunto
(1) Se ubica debajo del destinatario, a 15 mm (espacio
y medio. Comprende la palabra “Asunto” seguida
4-2
de dos puntos y a continuación, dejando un espacio
horizontal, se expone la materia por tratar, la que
expresará en el menor número de palabras el
contenido exacto u objeto del oficio, de manera
que no se necesite leer todo el documento para
comprender de lo que se trata. No debe usarse
expresiones generales, tales como: “Remite
documento que se indica”; cuando el asunto ocupe
más de una línea, la segunda debe comenzar a un
espacio vertical debajo de la anterior y al pie del
texto del asunto. Ejemplo:
Asunto Fecha de iniciación de curso de

entrenamiento para empleados civiles.
(2) Todos los documentos que se deriven de otro,

deberán llevar redactado el asunto textualmente
como en el documento de origen, a fin de facilitar la
referencia, legajo y archivo correspondiente.
f) Referencia
Se ubica debajo del asunto, a 15 mm (espacio y
medio). Se utiliza cuando el oficio está relacionado con
otros documentos. Comprende la abreviatura “Ref.”
seguida de dos puntos, y a continuación, dejando
un espacio horizontal, el número, el indicativo y la
fecha del documento al que se hace referencia. Los
dos puntos deben ir exactamente al pie de los que
corresponden al asunto. Las referencias figurarán en
el orden en que son mencionadas en el cuerpo del
documento
2) El Cuerpo
Constituye la parte sustancial del oficio, pues en él se

exponen la materia o motivo que origina el documento.
a) Se inicia con la frase protocolar de introducción: “Tengo

el honor/agrado de dirigirme a Ud. para manifestarle lo
siguiente:”, la cual va a dos espacios verticales de la
línea escrita que le antecede, y se inicia a un espacio
4-3
horizontal después de los dos puntos que siguen al
asunto o la referencia (Anexo 2, ejemplo 1).
b) Luego se desarrollará el cuerpo utilizando los párrafos
necesarios; si se utiliza más de un párrafo el texto se
organizará de acuerdo a lo establecido en el Anexo 1.
c) El cuerpo termina con la invocación “Dios guarde a
Ud.”, la que irá en la parte inferior derecha, a 2 espacios
verticales de la línea escrita que le antecede.
d) Cuando el cuerpo del oficio va a terminar cerca del
margen inferior de la página y se aprecia que no habrá
espacio suficiente para escribir el término (firma,
distribución, etc.) se copiarán por lo menos dos líneas
del texto en la página siguiente, a fin de no aislar el
término con respecto al cuerpo del oficio.
e) Para la introducción y en la redacción se debe emplear
los siguientes términos:
3) Término
Comprende la firma, post firma, el sello oficial, los anexos, la

distribución y las iniciales del nombre del oficial responsable de
la preparación del documento y de la persona que lo digitó.
b. Oficio de trámite externo
Oficio dirigido a una dependencia o autoridad ajena a la

institución. El formato (Anexo 2, modelo 2) es similar al del oficio común,
con las siguientes variaciones:
1) En el destinatario se debe inscribir lo siguiente:
Señor (Grado/Título profesional, en minúsculas)

(Nombre y APELLIDOS, EN MAYÚSCULAS)
(Puesto o cargo, en minúsculas)
4-4
2) En la introducción protocolar del cuerpo se debe adicionar el
grado militar o título académico y el cargo del destinatario del
oficio; ejemplo:
“Tengo el honor/agrado de dirigirme a Ud., señor Ingeniero

secretario del Ministerio de Defensa, para……….”.
3) En el término, en lugar de la invocación “Dios guarde a Ud.”,

se coloca la siguiente expresión:
“Aprovecho la oportunidad para expresarle (si es la primera vez

que se le envía una carta) / reiterarle (si se le ha enviado cartas
con anterioridad) los sentimientos de mi mayor consideración y
estima personal.”
c. Oficio múltiple (O/M)
Oficio dirigido a dos o más destinatarios que deben tener

conocimiento del documento. El formato del oficio múltiple (Anexo 3) es
similar al del oficio común, con las siguientes variaciones:
1) En el indicativo se consigna la sigla O/M (Oficio múltiple) en

lugar de oficio. Se empleará el mismo número de documento
para todos los ejemplares del oficio.
2) Debe llevar en la parte inferior izquierda, a la altura de la firma,

la Distribución, o sea, la nómina de los destinatarios, para evitar
que se hagan transcripciones inútiles a las dependencias que
ya hayan recibido el documento.
3) Como por lo general los oficios múltiples son impresos en

varias copias (una para cada destinatario), la primera copia
podrá llevar el sello ORIGINAL, quedando para el archivo de
la dependencia que la emite.
d. Oficio de transcripción
1) Es la copia exacta del tenor de un determinado documento

que se hace dentro del formato de un oficio; normalmente
se usa para poner en conocimiento del destinatario una
4-5
resolución, un parte, un informe, etc., cuyo contenido
conviene comunicarlo sin ninguna alteración.
2) El texto transcrito deberá copiarse en forma continuada entre

comillas, las que deberán colocarse al inicio antes de la fecha
y al final después de haber consignado la palabra “Firmado”
seguida del grado, cargo y nombre de la autoridad que firma
el documento transcrito (Anexo 4).
4.4 Parte
Es el documento empleado para proporcionar a un superior la

información completa sobre hechos o sucesos producidos. Su formato
(Anexo 5) es igual al del oficio con las siguientes variaciones:
a. Encabezamiento. En el indicativo se considera la palabra Parte

en lugar de Oficio.
b. Cuerpo. Se inicia dos espacios verticales debajo del asunto, con

la expresión “Tengo el honor de dirigirme a Ud., para dar cuenta …”.
c. Después de dos espacios verticales, al pie del vocativo, se

empieza la exposición ordenada de hechos que se quiere dar cuenta,
tratando de dar respuesta a las preguntas: ¿quién?, ¿qué?, ¿dónde?,
¿cuándo?, y ¿cómo?
d. Asimismo, en lugar de la invocación “Dios guarde a Ud.” lleva la

siguiente expresión: “Es todo cuanto tengo que dar cuenta a Ud. para los
fines consiguientes”.
4.5 Informe
Es un documento en el que se hace una exposición detallada sobre

determinado asunto, a pedido del superior o por propia iniciativa. También
se emplea para completar o coordinar los partes que se elevan a la
superioridad. Su formato (Anexo 6) es igual al del oficio con las siguientes
variaciones:
a. Encabezamiento. En el indicativo se considera la palabra Informe
en lugar de Oficio.
b. Cuerpo. Como vocativo o introducción se emplea la expresión
4-6
siguiente: “Tengo el honor/agrado de dirigirme a Ud., para
informarle lo siguiente: …”.
c. Similar al parte, el informe termina con la invocación: “Es todo

cuanto tengo a bien informar a Ud. para los fines consiguientes”.
4.6 Directiva
a. Es un documento que contiene normas, procedimientos o

disposiciones, que emite un comando determinado, para orientar la acción
de los comandos subordinados.
b. La directiva es un documento de carácter temporal; si su

contenido tiene o adquiere carácter permanente, debe constituirse en una
publicación militar o en parte de una de ellas.
c. No se remite acompañada por un oficio, ya que en el

encabezamiento se indica el destinatario.
d. En el Anexo 7 se detalla el formato y las indicaciones sobre su

contenido.
4.7 Informe de Estudio de Estado Mayor
a. Es el documento formulado por un oficial o un equipo de oficiales

en el que se presenta al comando correspondiente, una recomendación
completa para la solución a un problema administrativo.
b. En el Anexo 8 se describe el formato y las indicaciones sobre su

contenido; el detalle sobre este documento se encuentra especificado en
el ME 101-151, Método para la solución de problemas.
4.8 hoja de Recomendación
a. Es un documento formulado con la finalidad de presentar

recomendaciones que faciliten al escalón superior la toma de decisiones
sobre un problema o asunto determinado.
contenido.
4-7
4.9 hoja Informativa
a. Es un documento que sirve para hacer conocer, en forma precisa

y resumida, la situación en la que se encuentra un determinado asunto o
un trámite.
b. También se emplea para encabezar un expediente voluminoso, a

fin de enterar al comando sobre su contenido en forma sucinta.
c. En el Anexo 10 se describe el formato y las indicaciones sobre su

contenido.
4.10 hoja de Coordinación
a. Es un documento empleado para realizar coordinaciones entre

diferentes departamentos o secciones del estado mayor, solicitando opinión,
observaciones, sugerencias, etc. Su finalidad es simplificar el proceso de
trámite entre las diferentes dependencias en un cuartel general.

contenido.
4.11 hoja de Respuesta
a. Es un documento que se emplea para contestar la acción

solicitada en la Hoja de Coordinación.

contenido.
4.12 hoja de Trámite
a. Es un documento que se utiliza para la remisión de documentos

cuya acción corresponde a escalones laterales o subordinados.

contenido.
4.13 Acta
a. Es un documento oficial empleado por un comité, junta o grupo
4-8
de personas designado para un fin específico, a fin de describir lo tratado
o acordado en reunión, o para certificar o dejar constancia de un hecho
realizado.
b. Existen actas de diversa naturaleza, como acta de examen, de

incineración, de recepción, de entrega, etc.
c. En el Anexo 14 se describe el formato y las indicaciones sobre su

contenido.
4.14 Solicitud
a. Es un documento mediante el cual un miembro de la

institución o su representante legal efectúa una petición o gestión a
título personal a la superioridad, sobre algo contemplado en las leyes
y disposiciones vigentes (gestión de pensiones, goces, cambios de
situación, inscripciones, etc.).
b. Las solicitudes son de carácter individual, no estando permitido

presentar solicitudes colectivas.
c. Toda solicitud deberá seguir los trámites de elevación por

el comando superior en el orden jerárquico establecido (conducto
regular).
d. Las solicitudes no pueden ser retenidas por autoridades

intermedias, estas tienen el deber de elevarla al superior a quien se dirige
el recurrente, este tiene la obligación de dar solución a la petición o gestión
presentada de estar esta acorde a ley; no hacerlo constituye delito de
abuso de autoridad.
Su formato es el siguiente (Anexo 15):
a. Encabezamiento. Comprende:
1) Sumilla
Va en la parte superior derecha del papel a dos espacios
verticales del borde superior y está constituida por un grupo
mínimo de palabras con las que se expresa el motivo de la
solicitud. Ejemplo: “Solicitar reconocimiento de tiempo de
servicios”.
4-9
2) Destinatario
Se consigna en la primera línea, en letras mayúsculas, la
autoridad a quien va dirigida la solicitud precedida de la
palabra SEÑOR. Ejemplo:
SEÑOR GENERAL DE EJÉRCITO COMANDANTE

GENERAL DEL EJÉRCITO, y a renglón seguido, entre
paréntesis, la repartición encargada de solucionarla. En la
siguiente línea, si el destinatario es militar, se antepondrá la
palabra “Mi” al grado correspondiente; ejemplo: Mi General;
pero Si la autoridad a quien va dirigida la solicitud es civil o el
recurrente no es militar en actividad, se pondrá el cargo que
desempeña el destinatario; ejemplo: Señor Doctor.
b. Cuerpo. Comprende:
1) Introducción
Constituida por la identificación del recurrente: nombres y
apellidos, en mayúscula, grado o categoría, documento de
identidad, empleo, domicilio, etc. La introducción termina con
la expresión: “ante Ud., me presento y expongo (o digo)”.
2) Exposición
Va a renglón seguido de la introducción; constituye la
fundamentación del pedido y por lo general empieza con la
palabra “Que”.
3) Conclusión
Comprende la frase “Por lo expuesto”, y a renglón seguido, “A
Ud. solicito (lo pedido) acceder a mi pedido (solicitud o petición).
c. Término
Comprende el lugar y fecha, que van en la parte inferior derecha

a dos espacios verticales debajo de la última línea del cuerpo; al pie, a
tres espacios verticales, va la post firma (grado o categoría, el nombre y
apellido del recurrente) sobre la cual irá la firma; a dos renglones debajo y
en el margen izquierdo irán las palabras “Piezas adjuntas”, enumerándose
los documentos que acompañan a la solicitud.
4 - 10
4.15 Elevación
a. Documento mediante el cual un comando subordinado eleva un

documento para conocimiento de un comando superior, emitiendo opinión
sobre el trámite o contenido del mismo, con la finalidad de que la autoridad
competente resuelva lo conveniente.
b. Generalmente, la elevación se formula a continuación del término

del documento que se eleva a conocimiento; también se puede hacer en
papel aparte, cuando el documento por tramitar no cuenta con el espacio
suficiente.
c. La elevación de una solicitud debe contener: la autoridad a la

que se dirige la elevación, la opinión (favorable o desfavorable), la fecha
y la firma del comando que efectúa la elevación. Tanto si la opinión es
favorable como desfavorable, se debe fundamentar la misma. (Anexo 16)
4.16 Orden Telefónica
Documento que se utiliza para emitir disposiciones breves utilizando

como medio de comunicación el teléfono. (Anexo 17)
4.17 Orden Interna
Documento que se utiliza para comunicar disposiciones dentro de la

repartición, pudiendo ser impresa en una hoja de papel o ser manuscrita
en un cuaderno. (Anexo 18)
4.18 Memorándum
Documento que utiliza el superior para impartir órdenes, acusar recibo

o remitir documentos. No debe ser empleado para emitir disposiciones ni
efectuar trámites. Normalmente se redacta en hoja tamaño A-5. Su formato
(Anexo 19) comprende lo siguiente:
(1) Encabezamiento. Comprende el lugar y fecha, la designación y

numeración del documento, el destinatario y el asunto. La numeración
puede omitirse en caso se estime que no sea necesario.
(2) Cuerpo. Expresa el contenido o texto del memorándum; se debe

escribir a cuatro espacios verticales debajo de la palabra Asunto.
4 - 11
En caso de que los párrafos debieran ordenarse numéricamente,
se seguirá el mismo procedimiento que el establecido para la
redacción del cuerpo de un oficio.
(3) Término. Comprende la firma, post firma y el sello oficial.
4.19 Radiograma
Documento que sirve para trasmitir un mensaje urgente en forma

resumida, utilizando como medio de comunicación el radio. (Anexo 20)
4.20 Radiograma Múltiple
Documento que sirve para trasmitir un mensaje urgente a dos o más

destinatarios que deben tener conocimiento del mismo. (Anexo 21)
4.21 Dictamen
Documento en el que un asesor legal emite un pronunciamiento

fundamentado sobre un asunto o caso concreto. Por lo general recae en
las solicitudes y en los expedientes de gestión. Su formato (Anexo 22) es
igual al del Oficio con las siguientes variaciones:
a. Encabezamiento. En el indicativo se considera la palabra Dictamen

en lugar de Oficio; no se coloca la fecha porque va al final.
b. Cuerpo. En el cuerpo se expone los hechos motivo del análisis,

el análisis y el dictamen u opinión del que suscribe.
c. No se coloca la expresión “Dios Guarde a Usted”, sino la siguiente:

“Se devuelve los antecedentes en………. fojas útiles”.
d. A renglón seguido y pegado al borde derecho se coloca el lugar

y la fecha del documento.
4.22 Acuse de recibo
a. Es un formato empleado como comprobante de haberse recibido

un documento clasificado o una publicación que debe incorporarse a los
cargos de la respectiva dependencia, o que será motivo de distribución
individual o especial.
4 - 12
b. Es formulado por el destinatario luego de haber recibido el
documento o artículo remitido y devuelto al remitente como comprobante
de la recepción. (Anexo 23)
4.23 Decreto
a. Es un formato que contiene la decisión que un comando emite

por escrito en relación al contenido de un documento recibido, ya sea
disponiendo el trámite a seguir con el mismo o una acción a realizar, de tal
manera que se tome la acción pertinente al respecto.
b. Será diseñado por cada comando de acuerdo a su estructura

organizacional y sus requerimientos.
c. Será impreso o estampado (sello) en tinta negra en el reverso de

la hoja de la firma, en la parte superior izquierda, de forma tal que mantenga
la secuencia del texto. Si no hubiera espacio, será impreso o estampado en
hoja adicional y engrapada al inicio del documento. (Anexo 24)
4.24 Fax
a. Es un formato muy utilizado en el Ejército y que sirve para trasmitir

con mayor rapidez órdenes o disposiciones, o responder a requerimientos
del comando, y que requieren de mayor amplitud que un radiograma.
b. Este formato puede ser formulado en forma impresa o digitalizada,

pudiendo ser trasmitido vía telefax o empleando el internet (intranet).
c. Normalmente se formula en el formato especificado en el Anexo

25 y consta de las siguientes partes:
1) Encabezamiento, constituido por los siguientes recuadros:
a) Recuadro superior izquierdo, en donde se coloca la

identificación de la oficina, unidad o dependencia del
Ejército que elabora el documento.
b) Recuadro superior derecho, en que va colocada la
fecha de remisión (vía telefax) del documento.
c) Debajo del recuadro superior izquierdo se coloca
el nombre y cargo de la autoridad que emite el
documento.
4 - 13
d) Debajo del recuadro superior derecho se coloca el Nº
del documento (Fax Nº …).
e) En el recuadro debajo del de la autoridad que emite el
documento se coloca el (los) destinatario(s).
f) Cuando la información del Fax deba ser solo para
conocimiento de otros destinatarios, se agregará a
continuación un recuadro denominado “ZZ”, en el cual
se colocarán dichos destinatarios.
g) Inmediatamente debajo de este último recuadro se
coloca el asunto, que expondrá la materia que se trata
en la misma forma como se especificó en el Oficio.
h) La referencia se coloca debajo del asunto.
2) Cuerpo, constituido por un solo recuadro en donde se coloca el

texto conciso de la materia o tema a tratar, evitando, en la medida
de lo posible, emplear frases protocolares o invocaciones muy
extensas.
Al finalizar el texto y en la parte inferior derecha del recuadro va

la firma, post firma y el sello oficial de la autoridad que emite el
documento.
4 - 14
CAPÍTULO 5
TRÁMITE Y REGISTRO
Sección I. TRÁMITE DE LA CORRESPONDENCIA
5.1 Generalidades
a. Para la remisión de la correspondencia se debe emplear el

conducto regular del canal de comando, excepto para la documentación
que debidamente autorizada se remite empleando canales técnicos: canal
de inteligencia, canal de doctrina, etc.
b. Las Oficinas de Trámite Documentario serán las únicas

autorizadas para recibir solicitudes de personas naturales o jurídicas de
acceso a información no clasificada que posea o produzca el Ejército del
Perú, de acuerdo a las disposiciones legales vigentes, así como en las
establecidas en el Texto Único de Procedimientos Administrativos de la
institución (TUPAE).
c. No se debe formular un documento adicional para remitir otro

documento; así por ejemplo: las directivas, los informes o partes deben
remitirse sin los llamados “oficios de atención”.
d. Se exceptúa de esta regla el caso en que habiéndose recibido un

documento, este deba enviarse a otra dependencia para su atención, en
cuyo caso se acompañará con una hoja de trámite.
5.2 Trámite de la documentación
a. Para la correcta tramitación de la documentación oficial se

requiere considerar los siguientes aspectos:
1) A quién debe dirigirse.
2) Conducto regular que debe seguir.
3) Forma de elevar la correspondencia recibida en trámite.
5-1
b. La documentación se dirige a la autoridad competente, es
decir, a quien tenga atribuciones para resolver el asunto tratado o a
quien corresponda conocer o darle cumplimiento, remitiendo copia de la
misma a otras dependencias involucradas, si fuera necesario que tomen
conocimiento de la misma.
c. Se considerará como promotor de un documento a quien lo firma,

aun cuando no formule el documento por sí mismo.
d. El destinatario es el comando de la unidad o dependencia a

la que va dirigida el documento, así como los que estén contemplados
dentro de la distribución del documento como receptores de una copia
informativa; sea porque le corresponda tomar acción o conocimiento. Se
entenderá como destinatario, aun cuando no reciba el documento por
sí mismo, y lo haga a través de terceros o del sistema de tramitación
electrónica.
e. Cuando el promotor necesite que el destinatario sea el primero

en enterarse del contenido del documento remitido, se estampará el sello
“Personal” en el sobre que contiene dicho documento, de tal forma que
este abra personalmente el sobre.
f. El plazo para la tramitación de la correspondencia interna del

Ejército, es el siguiente:
1) Para los documentos normales: Hasta ocho días útiles.
2) Para los documentos urgentes: Hasta cuarenta y ocho horas.
3) Para los documentos muy urgentes: Su tramitación debe ser

inmediata.
g. La cuenta del plazo tiene inicio con el registro del documento en

la mesa de partes de la dependencia u oficina que tiene que tomar acción
directa sobre el documento y termina en cuanto sea expedido. Cuando el
asunto exige mayor plazo para su estudio, el jefe de la dependencia dará
cuenta al respecto al comando interesado, solicitando ampliación de plazo,
de ser pertinente.
5-2
h. Respecto al manejo y distribución de la correspondencia externa
del Ministerio de Defensa u otros organismos públicos o privados, deberá
observarse las siguientes normas:
1) Todo documento emitido por los comandos de unidades y

dependencias sobre asuntos del servicio, hacia organismos
o instituciones fuera del ámbito del Ejército, será canalizado
a través de su comando superior al Comandante General del
Ejército para su aprobación y tramitación respectiva.
2) En cuanto a la documentación tramitada al Despacho Ministerial

sobre solicitudes de información formuladas entre otros, por
congresistas o comisiones del Congreso de la República, los
comandos deberán ceñirse estrictamente en sus respuestas a
los siguientes plazos:
a) Muy Urgente : Tres (03) días
b) Urgente : Siete (07) días
c) Rutina : Diez (10) días
3) En caso de requerirse de un tiempo mayor se deberá

informar, al término de la distancia a la Comandancia
General del Ejército, la necesidad que solicite a la Secretaría
General del Ministerio de Defensa una ampliación del
plazo establecido; los plazos de respuesta referidos
anteriormente se encuentran normados en los Arts. 132º,
134º y complementarios de la Ley Nº 27444, “Ley del
Procedimiento Administrativo General”.
4) En caso de recibirse directamente documentación de los

organismos mencionados, deberán ser devueltos al remitente
indicándoseles que deberán dirigirse a la Comandancia General
del Ejército.
5) El Comandante General del Ejército tiene facultad para dirigirse

mediante oficio a cualquier autoridad pública o privada de la
república, con excepción de aquellas autoridades políticas
5-3
ubicadas en el conducto regular del trámite de la correspondencia
de responsabilidad del Despacho Ministerial.
6) Igualmente podrá dirigirse directamente a cualquier comando

subordinado, debiendo remitir copia de la documentación
originada a los comandos superiores que corresponda.
5.3 Conducto regular
Se denomina “conducta regular al trámite que sigue la correspondencia

oficial a través del orden jerárquico administrativo establecido en la
institución, mediante el cual el contenido de la correspondencia, en los
casos que sea necesario, es sometido a conocimiento, opinión y control de
los comandos que actúan como conductos antes de llegar al destinatario
final.
Los comandos ubicados en el trayecto del conducto regular

efectuarán las siguientes acciones:
a. Devolver, con las anotaciones del caso, la correspondencia

recibida para trámite cuando no esté ajustada a la normatividad vigente.
b. Según sea apropiado, en la correspondencia que tramiten

deberán emitir opinión, aprobando, ampliando u observando el tenor de lo
manifestado.
c. Elevar todas las solicitudes del personal bajo su responsabilidad,

para consideración o aprobación del organismo correspondiente. El detalle
de la redacción de la elevación se encuentra especificado en el párrafo
4.15 y en el anexo 16 de este reglamento.
5.4 Trámite de la correspondencia de rutina
La correspondencia de rutina es aquella que se emite con

una periodicidad preestablecida. El calendario de remisión de dicha
documentación debe estar establecido como un anexo de los reglamentos
respectivos de cada uno de los sistemas del Ejército, indicándose en el
mismo lo siguiente:
5-4
a. Período (día, semana, mes, trimestral, semestral, anual y
eventual).
b. La fecha u oportunidad de remisión.
c. El remitente.
d. El asunto.
e. Forma de remisión.
f. Destino.
g. Vía de remisión (conducto regular).
h. El número de copias que deben elaborarse.
i. Las referencias.
5.5 Remisión de la correspondencia
a. La remisión de la documentación oficial se efectuará a través

de las oficinas postales y mesas de partes de las dependencias de la
institución, así como empleando los servicios públicos y privados que sean
pertinentes.
b. Las oficinas postales centralizarán y canalizarán la documentación

de las unidades y dependencias de su jurisdicción.
c. Las oficinas postales recibirán y distribuirán a las dependencias

situadas en su jurisdicción, la documentación oficial proveniente de las
dependencias fuera de la misma y de organismos públicos y privados.
d. Para remitir la correspondencia a lugares alejados de la guarnición

de origen, las oficinas postales utilizarán la valija postal del Ejército (VPE),
debiendo incluir la guía de remisión (por duplicado) lo que permitirá al
destinatario verificar los documentos que se le remite y acusar recibo de la
recepción.
5-5
e. La documentación oficial será entregada o recibida mediante
cargos firmados por separado, en los que se deberá consignar lo
siguiente:
1) Nombre de la oficina postal, dependencia que entrega y

recibe.
2) Relación detallada de los documentos o materiales que se

entregan o reciben.
3) Lugar, fecha y hora de entrega o recepción.
4) Post firma y firma de la persona que entrega, así como de la

que recibe.
f. Los Clases correspondencia depositarán en las oficinas postales

correspondientes, la documentación remitida por sus dependencias;
asimismo, recogerán la correspondencia remitida hacia ellas.
g. Recibido un documento a través de la valija postal del Ejército

o servicio postal, el destinatario formulará un acuse de recibo como
constancia de la recepción del mismo, lo cual es independiente de la
respuesta que origine el contenido del documento.
5.6 Documentos trasmitidos vía telefax o fax
a. De acuerdo a la clasificación de documentos establecida en el

capítulo 2, el telefax o fax es el medio de comunicación que permite la
trasmisión electrónica de documentos en forma impresa.
b. Sin embargo, tal como se especifica en el Cap 4 (párr. 4.24), en

el Ejército se ha considerado pertinente establecer un documento, también
denominado fax, que utiliza el mencionado medio de trasmisión para su
remisión y que normalmente se emplea con la finalidad de reducir plazos
en su tramitación.
c. La documentación remitida vía fax tendrá la misma validez que la

documentación remitida por medios manuales.
5-6
d. El emisor debe certificar mediante el comprobante emitido por el
equipo, y de ser posible telefónicamente, la recepción del documento.
e. Se debe preferir la remisión de documentación vía fax, siempre

que sea posible, a fin de reducir costos y el tiempo requerido para su
tramitación.
5.7 Recepción de la correspondencia
a. Al recibir la correspondencia se debe examinar minuciosamente

los sobres para determinar si hay o no huellas de violación o intento
de ello. Para llegar a esta determinación se debe hacer las siguientes
observaciones:
1) Si la parte del cierre presenta decoloración del papel o indicios

de doble aplicación de goma, como consecuencia de haber sido
abierto y vuelto a cerrar.
2) Si las líneas o letras de los sellos estampados no coinciden con

la parte del cierre del sobre.
3) Si el sobre presenta huellas de haber sido sometido a la acción

de una luz potente que haya permitido la lectura del contenido.
Una de las huellas que puede dejar la acción de una luz fuerte
es decoloración en la parte de mayor aplicación.
b. Si se constata cualquiera de las anormalidades anteriormente

anotadas, particularmente si se trata de correspondencia clasificada, se
debe dar cuenta inmediata al oficial de seguridad para la investigación del
caso.
c. Verificada la integridad de los sobres y descartada la posibilidad

de haber sido violados, sin abrirlos y tomando los datos inscritos en el
exterior de ellos, se procede a su registro en el libro de correspondencia
recibida.
d. Para la distribución de la documentación recibida se procederá

de la siguiente forma:
5-7
1) Los documentos clasificados permanecerán con el segundo
sobre y serán entregados al oficial de seguridad, quien
procederá a abrir los sobres y registrar la documentación
en el libro de documentación clasificada, luego de lo cual
la presentará al Jefe de Estado Mayor o Ejecutivo para el
decreto correspondiente y su posterior distribución con
cargo.
2) La mesa de partes presentará la documentación común

al Jefe de Estado Mayor o Ejecutivo para el decreto
correspondiente, luego de lo cual procederá a su distribución
con cargo.
e. El detalle de las medidas de protección para la recepción de la

correspondencia clasificada se especifica en el ME 38-10.
5.8 Registro de la correspondencia
a. Correspondencia de entrada o recibida
Diariamente, en cada dependencia del Ejército, se registrará la

correspondencia que ingresa en el Libro de Correspondencia Recibida, tal
como se indica en la Sección II siguiente.
b. Correspondencia de salida o remitida
Cada documento que una dependencia remita a otra debe ser

registrado en un libro impreso denominado Libro de Correspondencia
Remitida, tal como se indica en la Sección II siguiente.
5.9 Valija postal del Ejército
Es el medio que se emplea en el Ejército para el transporte de la

documentación oficial entre las dependencias de diferentes guarniciones
o hacia el extranjero.
5.10 Inviolabilidad y retención de la correspondencia
a. La correspondencia oficial y personal es inviolable.
5-8
b. La correspondencia dirigida al cargo o empleo que se desempeña
será tratada conforme a lo indicado en el párrafo 5.7; si la misma tuviera el
sello PERSONAL o está dirigida nominalmente a una persona, solo puede
ser abierta por esa persona.
c. La correspondencia oficial y personal recibida por error deberá

ser remitida a su destinatario si es factible, sino será devuelta a la oficina
postal de procedencia dentro de las próximas 24 horas.
d. De manera general, la documentación deberá ser tramitada en las

oficinas postales y mesas de partes dentro de las 24 horas de recibida.
Sección II. LIBROS DE CORRESPONDENCIA RECIBIDA Y

REMITIDA
5.11 Generalidades
a. Los libros de correspondencia son documentos de valor oficial

que se emplean para registrar los documentos recibidos y remitidos.
b. Las dimensiones de los libros serán de 40 x 25 cm y deberán

tener como mínimo de 100 a 200 folios.
c. La tapa y contratapa serán de cartón, forradas en percalina

negra. En el centro de la tapa se inscribirá con letras mayúsculas de
imprenta y de un color que resalte: CORRESPONDENCIA RECIBIDA o
CORRESPONDENCIA REMITIDA, según corresponda.
d. En el reverso de la tapa se pegarán las instrucciones sobre la

forma en que deben llenarse las diferentes casillas del formato (anexos 26
y 27). Inmediatamente antes del folio Nº 1 habrá una hoja en blanco que
servirá para formular el acta de legalización correspondiente.
e. Diariamente, antes de la inscripción del primer documento del

día, se anotará en la parte central de la página, con tinta roja, la fecha en
que se realiza el registro. Todas las demás anotaciones se harán con tinta
negra.
5-9
5.12 Libro de correspondencia recibida
a. En el libro de correspondencia recibida (anexo 26) se registrará

diariamente la correspondencia recibida en cada una de las mesas de
partes de las dependencias del Ejército.
b. El formato de cada página tendrá 7 casillas y 4 subcasillas, en las

que se registrará lo siguiente:
1) Casilla 1: Nº de orden. Es un número correlativo anual que

se empleará como dato estadístico. Al final de cada día, mes
y año, se podrá determinar cuántos documentos han sido
recibidos en la dependencia.
2) Casilla 2: Remitente. Abreviatura o sigla reglamentaria de la

unidad, dependencia o autoridad que envía el documento;
ejemplo: BIM 53, GAC 211, RMC, etc.
3) Casilla 3: Documento. Esta casilla consta a su vez de cuatro

subcasillas:
a) Subcasilla 1: Clase. La abreviatura del tipo de documento

que se recibe; ejemplo: O/M (oficio múltiple); Elev.
(elevación).
b) Subcasilla 2: Indicativo. El número del documento, la

clave de la oficina expedidora, ejemplo: C.3.a.1. y el
código de archivo del documento, ejemplo: 02.32.
c) Subcasilla 3: Fecha. El día, mes y año del documento,

expresando el día con 2 dígitos, el mes con las 3
primeras letras y el año con las 2 últimas cifras; ejemplo.
05 Abr. 94.
d) Subcasilla 4: Clasificación. La abreviatura de la

clasificación del documento; ejemplo: ES (estrictamente
secreto); S (secreto); C (confidencial), etc.
5 - 10
4) Casilla 4: Asunto. Generalmente se registrará el asunto del
documento o un resumen de este.
5) Casilla 5: Recibido por. Se anotará el grado y nombre de

quien recibe el documento.
6) Casilla 6: Fecha/hora de recepción. Se anotará la fecha y

hora en que se entrega el documento.
7) Casilla 7: Firma. Se registrará la firma de quien recibe el

documento.
5.13 Libro de correspondencia remitida
a. En el libro de correspondencia remitida (anexo 27) se registrará

diariamente la correspondencia enviada a otras dependencias.
b. El formato de cada página tendrá 7 casillas, de las cuales los

Nº 1, 3 (con sus 04 subcasillas), 4, 6 y 7 tienen la misma denominación y
llevan la misma finalidad que las indicadas para el libro de correspondencia
recibida. Las otras son:
1) Casilla 2: Destinatario. Se consignará la abreviatura o sigla
reglamentaria de la dependencia o autoridad a quien se
envía el documento.
2) Casilla 5: Recibido por. Se registrará el nombre de quien

recibe el documento.
5.14 Instrucciones para llevar los registros en los libros de

correspondencia
En el anexo 28 se indican las instrucciones para llevar los libros de

correspondencia, las que deben ir pegadas en el reverso de la tapa de los
mismos.
5 - 11
Sección III. TRATAMIENTO DE LA DOCUMENTACIÓN
CLASIFICADA
5.15 Generalidades
a. Todo personal militar y civil es responsable de mantener la cultura

del “secreto” de la información, que por razones de trabajo u otras llegue a
su conocimiento.
b. Los oficiales, técnicos, suboficiales, empleados civiles y tropa

serán responsables de cualquier indiscreción o “infidencia” que cometan,
siendo pasibles de hacerse acreedores a la sanción correspondiente
contemplada en el Código de Justicia Militar (CJM).
c. Se debe restringir, al mínimo indispensable, el acceso de personal

al material clasificado.
d. Todas las reparticiones del Ejército considerarán dentro de su

organización, un oficial de control de documentación “ESTRICTAMENTE
SECRETO”, quien tendrá en cuenta para su desempeño lo dispuesto en el
ME 38-10; Cap 9, Sec I.
5.16 Materialización de la clasificación de seguridad
a. El responsable de la confección de un documento deberá

determinar la clasificación de seguridad de acuerdo a lo prescrito en el ME
38-10; Cap 7, Sec I.
b. La documentación clasificada tiene un acceso restringido y no es

de conocimiento público; su divulgación está sancionada en el CJM para el
personal militar y en el Código de Procedimientos Penales para el personal
no militar.
c. Los rollos de películas, discos, disquets, CD, cintas

magnetofónicas, casettes y otros soportes llevarán los marcos de
clasificación en sus cajas o depósitos y en el mismo material, con la
etiqueta u otro señalamiento similar, de tal forma que la clasificación sea
visible en todo momento.
5 - 12
5.17 Clasificación excesiva y reclasificación
a. Debe evitarse, por una errónea interpretación del sistema de

clasificación, que se realice una clasificación excesiva a los documentos,
toda vez que esto causa retrasos innecesarios en la transmisión de estos,
se incrementan los problemas de manejo y almacenaje, y además, provoca
que el personal desestime la importancia de la documentación clasificada,
volviéndola rutinaria.
b. Toda autoridad que detecte documentación o material con

clasificación excesiva deberá comunicarse con la oficina de origen para
solicitar y/o recomendar la reclasificación de dicha documentación, así
como de las copias, si las hubiera.
c. Las mismas personas que tienen autoridad para clasificar,

tienen también la responsabilidad de cambiar la clasificación original de
un documento, cuando han cambiado los factores que determinaron la
clasificación original.
d. La autoridad que efectúa un cambio de clasificación, lo hará

conocer a todos los poseedores de copias del documento o material
cuya clasificación ha sido cambiada, quienes, a su vez, colocarán el
sello siguiente en la parte central del margen izquierdo del documento
(dimensiones: 3 x 10 cm):
RECLASIFICADO A: (nueva clasificación)

AUTORIZADO POR: (quien ordena)
FECHA :
Asimismo, se tachará el sello que tenía y se pondrá el sello de la

nueva clasificación al lado o debajo del anterior.
e. Los documentos clasificados, formulados por el Ejército, que por

alguna razón deban pasar a conocimiento de autoridades civiles y cuyo
contenido se refiere a la defensa nacional, deberán llevar un sello con la
5 - 13
siguiente inscripción, que se colocará en la parte superior izquierda del
documento (dimensiones: 4 x 10 cm):
ADVERTENCIA
Este documento contiene información que afecta a la

defensa nacional y por consiguiente su trasmisión o
revelación a personas no autorizadas será penado de
acuerdo a lo establecido en el Código de Justicia Militar.
5.18 Remisión de la documentación clasificada
a. La correspondencia militar clasificada como ESTRICTAMENTE

SECRETO o SECRETO no se remitirá por intermedio de las oficinas
postales, sino de la siguiente forma:
1) Dentro del país, por intermedio de un oficial designado por la

Dirección de Inteligencia en LIMA y por los comandos de GU
en las demás guarniciones.
2) Al extranjero, en la valija diplomática, por intermedio de un

oficial de enlace.
b. Para ello, los documentos de clasificación “ES” serán entregados

al oficial de control de documentación “ES”, quien los anotará en el registro
correspondiente, cerrará los sobres y los entregará a la mesa de partes,
verificando su colocación en la valija de correspondencia, o los entregará
al oficial designado para su transporte.
c. El oficial de control de documentación “ES” anotará en el registro

correspondiente el nombre de la persona de la mesa de partes que recibe
dicha documentación.
d. Las medidas de protección para la remisión de la correspondencia

clasificada figuran en el ME 38-10. (Seguridad Militar)
5 - 14
5.19 Sistema de recibos
a. Cuando se remita un documento “ES” o “S” se adjuntará un

formato de acuse de recibo, reteniendo una copia de este formato con
fines de control.
b. El recibo identificará a la autoridad del destinatario y del remitente,

e indicará el nombre y Nº del documento. Por ningún motivo se indicará el
asunto, además, el recibo no tendrá clasificación de seguridad alguna.
c. Cuando el destinatario reciba el documento deberá devolver

el recibo del remitente debidamente firmado; el remitente destruirá el
duplicado del recibo, archivando el original recibido.
d. Obligatoriamente se empleará este procedimiento de recibos

para los documentos de clasificación “ES”; para los de categoría “S”, “R”
y “C” solamente se hará cuando el remitente desea tener la seguridad de
que ha llegado al destinatario.
5.20 Transporte de la documentación clasificada
a. En lo posible se evitará emplear agencias de transporte terrestre

particulares para remitir correspondencia oficial clasificada; tampoco
deberá utilizarse agencias de transporte o Courier en las que trabaja
personal extranjero, en particular de países limítrofes.
b. Para la recepción, despacho y custodia de las valijas postales

militares diplomáticas, desde las RRMM, GGUU u otra dependencia hasta
la instalación civil de despacho y viceversa, debe emplearse un oficial.
c. Deben establecerse las coordinaciones convenientes a fin de

que las valijas permanezcan el mínimo tiempo en las instalaciones civiles
de despacho.
d. Debe procurarse que el material por emplear en la confección

de las valijas, así como las llaves, candados o cualquier otro elemento
de seguridad de estas, sean de la mayor calidad y ofrezcan el máximo de
seguridad.
5 - 15
e. Para el caso del transporte del Legajo Personal Nº 2, cuando por
razones de cambio de colocación tengan que trasladarse a otra guarnición
los oficiales, técnicos, suboficiales y/o tropa reenganchada, deberán llevar
consigo su LP Nº 2 en sobre cerrado y lacrado, el que será entregado
al oficial de personal de la unidad de destino, quien deberá verificar su
conformidad y acusar recibo a la unidad origen.
f. El personal militar cambiado de colocación a una unidad ubicada

en zona declarada en emergencia y/o viceversa, NO llevará consigo el LP
Nº 2, debiendo ser remitido este por medio de la valija postal.
g. El personal militar cambiado de colocación no deberá ser

comisionado para transportar documentación militar. En caso de ser
necesario por razones del servicio, el transporte de dicha documentación
deberá contar con la autorización del comando respectivo, para lo
cual el oficial de seguridad deberá adoptar las medidas de seguridad y
contrainteligencia convenientes, a fin de evitar su pérdida o sustracción.
5.21 Almacenaje
a. Los documentos clasificados se guardarán en cajas de seguridad

o archivadores metálicos con barras de seguridad y candados. En caso de
no disponer de estos se utilizarán muebles de madera.
b. Los archivadores metálicos y los muebles de madera podrán

complementarse, teniendo presente que los documentos de más alta
clasificación deben ir en los archivadores metálicos.
c. No se guardará documentación clasificada en muebles que

tengan vidrios.
5.22 Prescripciones para trabajar con material clasificado
a. En las dependencias donde los documentos de clasificación “ES”

no son muy voluminosos, el oficial de control de documentación “ES” será
el responsable del control y archivo de toda la documentación de esta
clasificación.
b. Ninguna persona, cualquiera que sea su jerarquía o empleo podrá
5 - 16
sacar documentación clasificada para trabajar fuera de la dependencia
donde labora.
c. Por ningún motivo deben quedar documentos clasificados sin

registrar en la mesa de partes.
d. Cuando por alguna circunstancia especial un determinado

documento debe ser entregado en forma directa al destinatario, este debe
ordenar su registro en la mesa de partes respectiva.
e. En caso de pérdida de documentación clasificada, el Oficial de

seguridad realizará inmediatamente la investigación de contrainteligencia
correspondiente, a fin de determinar si hay presunción de infidencia o falta
contra la seguridad, recomendando a su comando la acción correctiva
respectiva y remitiendo una copia del informe a la DIE y BIE por el Canal
de Inteligencia.
f. A fin de evitar pérdidas de textos militares, los comandos

en todos los niveles adoptarán las medidas de control y seguridad
correspondientes, verificando periódicamente los cargos de publicaciones
militares clasificadas, tanto de la unidad o dependencia como de la que
disponen los oficiales, técnicos y suboficiales.
5.23 Destrucción de la documentación clasificada
La destrucción de la documentación clasificada que ha cumplido su

tiempo de vigencia se hará de acuerdo a lo dispuesto en el ME 38-10, Cap
7, Sec I. Seguridad Militar.
5 - 17
CAPÍTULO 6
DOCUMENTACIÓN ELECTRÓNICA
6.1 Disposiciones generales
a. La documentación electrónica tendrá la misma validez que la

documentación remitida por medios manuales.
b. Se debe preferir la remisión de la documentación por medios

electrónicos, siempre que sea posible y de acuerdo a su clasificación
de seguridad, a fin de reducir costos y el tiempo requerido para su
tramitación.
c. La documentación electrónica se elaborará empleando los

formatos dispuestos para los diversos documentos y de acuerdo con los
modelos establecidos en la presente publicación.
d. Las únicas dependencias autorizadas para tramitar documentación

electrónica serán las previstas en la presente publicación.
e. El envío y recepción de la correspondencia electrónica se hará

únicamente empleando la infraestructura instalada de la red informática de
la institución (intranet institucional), estando prohibido el empleo de redes
y correos electrónicos ajenos a ella.
f. Solo está permitido tramitar por medios electrónicos, la

documentación con clasificación de seguridad Reservado y/o Común. La
documentación con mayor clasificación de seguridad deberá ser tramitada
empleando el formato y los medios de distribución manual dispuestos para
cada caso.
g. La Dirección de Telemática del Ejército (DITELE) asumirá

las funciones de entidad de registro, verificación y certificación de la
documentación electrónica de la institución, administrando el sistema
de tramitación de documentación electrónica, para lo cual verificará la
siguiente información:
1) Fecha y hora de envío del documento.
2) Fecha y hora en que el documento fue abierto para lectura

por los destinatarios de acción e información.
6-1
3) Si los documentos han sido borrados sin haber sido abiertos
o si transcurridas las 72 horas de haber sido enviados, estos
no han sido abiertos, informando al promotor del documento
en dichos casos.
h. El sistema de tramitación de documentación electrónica deberá

contar con los mecanismos necesarios para certificar la recepción y lectura
de los documentos electrónicos, pudiendo emitir certificados a solicitud de
los promotores, como cargo de la correspondencia.
i. La DITELE, en su calidad de entidad de registro, verificación y

certificación de la documentación electrónica, mantendrá copia (en medios
magnéticos) de todos los documentos electrónicos que se tramiten.
j. La DITELE implementará y dispondrá los mecanismos de seguridad

para el acceso y operación del sistema de distribución de documentación
electrónica.
k. Toda documentación electrónica llevará una “Firma digital” para

certificar su autenticidad e integridad, empleando los procedimientos
previstos en la presente publicación.
l. Los procedimientos para la tramitación electrónica de la

correspondencia militar se encuentran establecidos en el correo electrónico
de mensajes militares, Sistema “Chasqui”.
m. Para efectos de las definiciones en la presente publicación,

entiéndase como:
1) Autenticación electrónica
Proceso técnico que permite determinar la identidad del
promotor que firma electrónicamente un documento electrónico,
en función del mensaje de datos firmado por este y al cual se le
vincula este proceso; no otorga certificación notarial.
2) Certificación digital
Documento electrónico generado y firmado digitalmente por
el comando de una unidad o dependencia de la institución o
por la entidad de registro, verificación y certificación al cual
vincula un par de claves con otra unidad o dependencia de
la institución, instituciones armadas o instituciones públicas
o privadas.
6-2
3) Documento electrónico
Conjunto de mensajes de datos basados en bits o impulsos
electromagnéticos, elaborados, generados, trasmitidos,
comunicados y archivados a través de medios electrónicos,
ópticos o cualquier otro análogo.
4) Firma digital
Es aquella firma electrónica que utiliza una técnica de cifrado
y que tiene la finalidad de asegurar la integridad del mensaje
de datos a través de un código de verificación, así como la
vinculación entre el titular de la firma digital y el mensaje de
datos remitido.
5) Firma electrónica
Cualquier símbolo basado en medios electrónicos utilizado o
adoptado por una parte con la intención precisa de vincularse,
autenticar y garantizar la integridad de un documento
electrónico o un mensaje de datos, cumpliendo todas las
funciones características de una firma manuscrita.
6) Par de claves
Es un sistema cifrado que comprende una clave privada y su
correspondiente pública, ambas asociadas.
6.2 Disposiciones para la firma digital
a. La firma digital otorga validez a la documentación electrónica

emitida en forma análoga a aquella que lleva firma manuscrita.
b. La firma digital es un bloque de caracteres que acompaña a un

documento electrónico, acreditando quién es su autor (autenticación)
y que no ha existido alguna manipulación posterior de los datos
(integridad).
c. Para firmar digitalmente un documento electrónico se debe

emplear una clave secreta, a la que solo tendrá acceso el promotor del
documento, hecho que le impedirá posteriormente negar su autoría (no
revocación). El promotor queda vinculado de esta manera al documento
que ha firmado.
d. El titular de la firma digital será el comando de la unidad o
6-3
dependencia autorizado de la Institución, atribuyéndole la entidad de
registro, verificación y certificación de la documentación electrónica, de
manera exclusiva el certificado conteniendo la firma digital, e identificándolo
objetivamente con todo documento tramitado electrónicamente con la
misma.
e. La autoridad designada como titular de una firma digital deberá

en caso le sea requerido, proporcionar a la entidad de registro, verificación
y certificación de la documentación electrónica la información exacta y
completa sobre la documentación y firma digital empleadas.
f. La entidad de registro, verificación y certificación de la

documentación electrónica registrará los datos de las unidades y
dependencias del Ejército autorizadas a emplear la firma digital, con
la finalidad de certificar las claves y establecer el vínculo entre una
determinada firma digital y el promotor real de un documento.
g. La información relativa a las claves y datos que no son materia

de certificación, deberán ser mantenidos en custodia por el Oficial de
Tramitación de Documentación Electrónica (OTDE) y solo podrá exhibirse
con autorización del comando, por orden superior o a requerimiento de
la entidad de registro, verificación y certificación de la documentación
electrónica.
h. Los propósitos de las firmas digitales técnicamente deben

garantizar los siguientes puntos:
1) Que el mensaje, mediante el documento electrónico
redactado, fue promovido y firmado con la clave secreta de
la firma digital.
2) Garantizar la integridad del documento electrónico firmado

digitalmente, dado que cualquier alteración en el documento
o en la firma digital puede ser detectada.
3) El promotor del documento electrónico no pueda desconocer

un mensaje que ha sido firmado digitalmente usando la
clave privada, dado que esta se mantiene bajo su control
exclusivo.
i. Los comandos de las unidades y dependencias titulares de la

firma digital tendrán las siguientes obligaciones:
6-4
1) Generar la clave secreta y firmar digitalmente mediante
los procedimientos establecidos por la entidad de registro,
verificación y certificación.
2) Mantener el control y la reserva del caso de la clave secreta,

bajo su responsabilidad.
3) Observar las condiciones establecidas por la entidad de

registro, verificación y certificación para el certificado digital
y la generación de firmas digitales.
6.3 Disposiciones para los certificados digitales
a. El certificado digital es el documento electrónico generado y firmado

digitalmente por la entidad de registro y verificación de la documentación
electrónica, la cual vincula una firma digital con una persona o con el
comando de unidad o dependencia autorizado para poseerla, confirmando
su identidad.
b. Los certificados digitales emitidos por la entidad de registro y

verificación de la documentación electrónica deberán contener como
mínimo la siguiente información:
1) Datos que identifiquen a la unidad, dependencia o persona

autorizada a poseer firma digital.
2) Datos que identifiquen a la entidad de registro y verificación

de la documentación electrónica.
3) La clave pública.
4) La metodología para verificar la firma digital del suscriptor

incluida en un documento.
5) Número de serie del certificado.
6) Vigencia del certificado.
7) Firma digital de la entidad de registro y verificación de la

documentación electrónica.
6-5
c. El certificado digital podrá cancelarse por una de las siguientes
causas:
1) A solicitud del titular de la firma digital.
2) Por revocatoria de la entidad de registro y verificación de la

documentación electrónica.
3) Por expiración del plazo de vigencia.
4) Por cese de operaciones de la entidad de registro y

verificación de la documentación electrónica.
d. La entidad de registro y verificación de la documentación

electrónica revocará el certificado digital en caso se determine que la
información contenida en él es inexacta o ha sido modificada.
e. La desactivación de una unidad o dependencia, así como el cambio

del comando no revocan los certificados emitidos para los documentos
promovidos antes del cambio de situación.
f. Los certificados de firmas digitales emitidos por otros organismos

fuera de la institución tendrán validez, siempre y cuando tales certificados
sean reconocidos por una autoridad de certificación nacional que los
garantice, en la misma forma que lo hace la institución con sus propios
certificados.
6.4 Disposiciones de la entidad de registro, verificación y certificación

de la documentación electrónica
a. Tiene como funciones emitir o cancelar certificados digitales, así

como brindar otros servicios inherentes al propio certificado o aquellos
que brinden seguridad al sistema de certificación de la documentación
electrónica.
b. Cumple con la función de levantamiento de datos y comprobación

de la información de un solicitante de certificado digital; identificación y
autenticación del suscriptor de una firma digital; aceptación y autorización de
solicitudes de emisión de certificados digitales; y aceptación y autorización
de las solicitudes de cancelación de certificados digitales.
6-6
c. Debe contar con un registro disponible en forma permanente, que
servirá para constatar la clave pública de determinado certificado, el cual
no podrá ser usado para fines distintos:
1) El citado registro deberá contar con una sección referida

a certificados digitales que hayan sido emitidos, debiendo
consignar las circunstancias que afecten la cancelación o
vigencia de los mismos, así como constar la fecha y hora de
inicio y finalización de los mismos.
2) A dicho registro podrá accederse a través de la intranet del

Ejército y su contenido estará a disposición de las unidades
y dependencias que lo soliciten.
d. La DITELE, en su calidad de entidad de registro, verificación y

certificación de la documentación electrónica, se desempeñará como
autoridad de certificación de las firmas electrónicas, siendo competente
dentro del Ejército, para lo cual implementará un centro de certificación
de documentación electrónica con el fin de cumplir con lo estipulado en la
presente publicación.
e. La DITELE normará los procedimientos para custodiar las claves

correspondientes a las firmas digitales de las unidades y dependencias de
la institución.
6.5 Responsabilidad del oficial de tramitación de documentación

electrónica
a. Para el proceso de trasmisión y/o recepción de documentos, cada

unidad y dependencia contará con Oficial de Tramitación de Documentación
Electrónica (OTDE), el cual será nombrado por el comando de la unidad o
dependencia y desarrollará esta labor en adición a sus funciones.
b. El OTDE deberá efectuar la validación de los documentos

enviados y recibidos mediante la comparación del documento escrito con
el documento electrónico almacenado en un medio magnético (USB, CD,
etc.).
c. El OTDE será el administrador local del sistema y deberá cumplir

las siguientes funciones:
6-7
1) Supervisará la elaboración y trasmisión de la correspondencia
a través del sistema.
2) Será el fedatario del documento tramitado desde y hacia el

sistema, y como tal otorgará la certificación del contenido,
colocando su rúbrica en la parte superior derecha del
documento recibido.
3) Efectuará la distribución interna de la correspondencia, de

acuerdo a lo indicado en el texto del documento.
4) Verificará que no se realice la tramitación de correspondencia

desde estaciones no autorizadas, como otros terminales
que se encuentren conectados a internet, siendo el sistema
“Chasqui” el único autorizado, previo encriptado con el
software en uso.
5) Verificará el correcto archivo de los documentos.
6) Supervisará diariamente que su casilla electrónica no

contenga mensajes con documentos sin abrir; asimismo, la
trasmisión del mensaje (acuse de recibo de documentos).
6.6 Seguridad informática
a. Toda dependencia militar que emplee equipos de cómputo, como

medida de seguridad deberá activar un sistema de protección para que
al momento de encender la computadora solicite esta la clave de acceso,
para evitar que personal no autorizado ingrese a los diferentes archivos.
b. Todo documento clasificado formulado en computadora, al

momento de guardarlo en los medios de almacenamiento o soporte (Disco
duro, USB, CD, etc.), será grabado con la opción de “Protección de archivo
con contraseña”, para que al momento de abrir el archivo, el programa
solicite la clave de acceso, con la finalidad de evitar que personal no
autorizado tenga acceso al documento.
c. Las computadoras con información de documentación clasificada

NO deberán estar conectadas al servicio de Internet.
6-8
ANEXO 1, IDENTIFICACIÓN DE PÁRRAFOS
1. …………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………
a. …………………………………………………………………….
1) ……………………………………………………………….
a) …………………………………………………………
(1) ……………………………………………………..
(a) …………………………………………………
1 ………………………………………………
a ……………………………………………
b ……………………………………………
2 ………………………………………………
(b) ……………………………………………....
(2) ……………………………………………………..
b) …………………………………………………………
2) ……………………………………………………………….
b. …………………………………………………………………….
2. …………………………………………………………………………
1�
1
�
ANEXO 2, MODELO 1: OFICIO DE TRÁMITE INTERNO
MEMBRETE
(Clasificación)
(Denominación del año en curso)
Lima, 10 de enero de 2009

Oficio Nº 65 X-18/02.38
Señor General de Ejército Comandante General del Ejército

(Dirección de Personal)
Asunto: Comunica destaque del Cap EP N……Z……C……
Ref. : Su Memorándum Nº 15 Z-11 de 05 Ene 09.
Tengo el honor de dirigirme a Ud., para manifestarle lo

siguiente:
1. En la fecha se ha dispuesto el destaque del Cap EP N….. Z…….

C……. del BIM……..
2. Al respecto expreso a Ud. lo siguiente:
a. El mencionado oficial manifiesta……………………………..

…………………………………………………………………...
b. Este comando…………………………………………………..
…………………………………………………………………...
3. En tal virtud………………………………………………………….
………………………………………………………………………..
Dios guarde a Ud.
sello� Firma
oficial�� ____________________
(post firma)
LSD/agch.
(Clasificación)
2�
2
�
ANEXO 2, MODELO 2: OFICIO DE TRÁMITE EXTERNO
MEMBRETE
(Clasificación)
Oficio Nº 65 X-18/02.38
Señor (Grado militar / Título profesional, en minúsculas)

(Nombres y apellidos, en mayúsculas)
(Puesto cargo, en minúsculas)
Asunto: …………………………………………………………………...
Ref. : Su Oficio Nº 15 Z-11 de 05 Ene 09.
Tengo el honor/agrado de dirigirme a Ud., señor …………

(grado militar o título profesional y cargo) ……………………………...
………………….., en relación al documento de la referencia, para
manifestarle que …………………………………………………………..
……………………………………………………………………………….
……………………………………………
Aprovecho la oportunidad para expresarle (si es la

primera vez que se le envía una carta) / reiterarte (si se le ha
enviado cartas con anterioridad) los sentimientos de mi mayor
consideración y estima personal.
sello� Firma
oficial�� ____________________
(post firma)
LSD/agch.
(Clasificación)
3�
3
�
ANEXO 3, MODELO DE OFICIO MÚLTIPLE
MEMBRETE
(Clasificación)
Lima, 12 de febrero de 2009
O/M Nº 15 CGE-ZI/05.21
Señor
Asunto: Dispone remisión de programa de publicaciones militares.
Ref. : Directiva Nº …………….. de ………….
Tengo el honor/agrado de dirigirme a Ud., para que en

cumplimiento a lo estipulado en el documento de la referencia, se
digne/sirva remitir a la Digedoce (Dedoc), antes del ………………,
su programa de publicaciones militares correspondiente al presente
año, formulado de acuerdo a la directiva de la referencia.
Dios guarde a Ud.
sello� Firma
____________________
oficial�
(post firma)
DISTRIBUCIÓN:
RMN…………1
RMC…………1
RMS…………1
RMO…………1
Archivo………1/5
LSD/agch.
(Clasificación)
4�
� 4
ANEXO 4, MODELO DE OFICIO DE TRANSCRIPCIÓN
MEMBRETE
Lima, 11 de marzo de 2009
Oficio Nº 86 DL/02.12
Señor
Asunto: Transcribe oficio sobre reconocimiento de servicios.
Ref. : Oficio Nº 43 X-18/02.56 de 15 Feb 09.
Tengo el honor/agrado de dirigirme a Ud., para transcribir

el oficio de la referencia, para los fines que estime conveniente:
“Liam, 15 de febrero de 2009.- Oficio Nº 43 X-18/02.12.- Señor

Coronel jefe de la Oficina de Asesoría Legal.- 1. En la
fecha……………
…………………………………………………………………2. …………
……………………………………………..a. ……………………………..
…………………………………………………………..b. ………………..
……………………………………………………………………………….
…………….3. ……………………………………………………………...
…………………………..- Dios guarde a Ud.- (Fdo) …………………..
………………”.
Dios guarde a Ud.
sello� Firma
____________________
oficial�
(post firma)
LSD/agch.
5�
5
�
ANEXO 5, MODELO DE PARTE
MEMBRETE
Lima, 17 de mayo de 2009
Parte Nº 18 X-18/11.06
Señor Tte Crl Jefe de la Sección Publicaciones Militares
Asunto: Da cuenta de la pérdida de una máquina de escribir.
Mi Comandante:
1. El día de hoy, a las 0800 hrs., en circunstancias que …………

………………………………………………………………………..
……………………………………………………………
2. …………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………
………………………………………………………….
Es todo cuanto tengo que dar cuenta a Ud., para los fines
consiguientes.
sello� Firma
____________________
oficial�� (post firma)
LSD/agch.
6�
6
�
ANEXO 6, MODELO DE INFORME
MEMBRETE
Lima, 17 de febrero de 2009
Informe Nº 23 X-18/05.21
Señor General de Brigada Director de Personal del Ejército
Asunto: Informa sobre reimpresión de MTE.
Ref. : Su Memorándum Nº 25 Digepere de 15 Ene 09.
Tengo el honor de dirigirme a Ud., para informarle lo

siguiente:
1. El 31 08 30 may 10, ……………………………………………...…

…………………………………………………………………………
a. .………..………………………………………………....…………
b. ………………………………………………………………………
2. …………………………....……………………………………………
………………………………………………………………....………
Dios guarde a Ud.
Firma
sello
____________________
oficial (post firma)
ANEXOS:
2. Cuadro de …………
LSD/agch.
7
ANEXO 7, MODELO DE DIRECTIVA
CG
(Dependencia)
(Lugar)
(Fecha; día, mes y año)
DIRECTIVA Nº - X-11/05.02
Señor
Ref. :
1. OBJETO
Se indica para qué se emite el documento.
2. FINALIDAD
Se precisa el fin y las metas por alcanzar.
3. ALCANCE
Se indica quienes deben conocer y cumplir el documento.
4. DISPOSICIONES GENERALES
Se precisan las normas o procedimientos que son comunes a
todos los elementos a quienes va dirigido el documento.
5. DISPOSICIONES PARTICULARES
Se detallan las responsabilidades que deben cumplir las
dependencias subordinadas involucradas.
6. DIVERSOS
Se mencionarán las disposiciones transitorias, detalles de
coordinación u otros aspectos que no hayan sido considerados
en los párrafos anteriores.
Firma
sello� ____________________
DISTRIBUCIÓN
…………………..
LSD/agch.
8�
8
�
ANEXO 8, MODELO DE INFORME DE ESTUDIO DE EM
Unidad o repartición
Lugar
Fecha
INFORME DE ESTUDIO DE ESTADO MAYOR ……………………..
Asunto : Se indica en forma resumida la materia a tratar.
1. PROBLEMA
Indicación concisa del problema, en forma de misión.
2. SUPOSICIONES
Enumerar las suposiciones consideradas (si no se han
formulado, omítase este párrafo y córrase la numeración).
3. HECHOS O FACTORES QUE INFLUYEN EN EL PROBLEMA

Enumerar en orden lógico los hechos y factores que inciden en
la problemática detectada.
4. DISCUSIÓN
Analizar y evaluar los hechos y factores concernientes al
problema.
5. CONCLUSIONES
Presentar las conclusiones establecidas luego de analizar los
hechos que influyen en el problema.
6. ACCIÓN RECOMENDADA
Indicación completa, concisa y clara de la acción recomendada,
de forma tal que solo requiera una simple aprobación o
desaprobación.
_______________________
Oficial de EM responsable
del Estudio
9�
9
�
ANEXO 9, MODELO DE hOJA DE RECOMENDACIÓN
CG
(Dependencia)
(Lugar)
(Fecha; día, mes y año)
HOJA DE RECOMENDACIÓN Nº Digedoce/05.00
Al : (Autoridad a la que se presenta la recomendación)
1. ASUNTO
Exposición concisa del problema o asunto.
2. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Indicación de los documentos relacionados con el asunto; de no
haberlos se suprime el párrafo y se corre la numeración.
3. ANTECEDENTES
En subpárrafos separados hacer un resumen de los hechos o
documentos relacionados con el asunto y que tengan influencia
sobre él.
4. ANÁLISIS
Analizar y evaluar los factores relacionados a los antecedentes. Si
es necesario, establecer formas de acción indicando las ventajas y
desventajas de c/u. En estudios extensos presentar aquí un
resumen y hacer referencia a anexos que contengan el análisis
detallado.
5. RECOMENDACIONES
Indicar en forma completa, concisa y clara la acción recomendada.
Cuando esta acción requiera la emisión de uno o más documentos
para ejecución, se deben formular y adjuntar tales documentos.
Firma
sello� ___________________
LSD/agch.
10�
10
�
ANEXO 10, MODELO DE hOJA INFORMATIVA
CG
(Dependencia)
(Lugar)
(Fecha)
hOJA INFORMATIVA Nº Digedoce/05.00
Al : (Superioridad a la que se informa)
1. ASUNTO
Exposición concisa del asunto, gestión o trámite del que se

informa.
Indicación de los documentos relacionados con el asunto del que

se trata.
3. ANTECEDENTES Y SITUACIÓN
Resumen cronológico de los hechos que influyen en el asunto.

Si es cabeza de expediente, será el resumen de los documentos
que lo constituyen; tener en cuenta que debe ser claro, preciso,
conciso y completo.
4. CONCLUSIONES
Opcional, si hubiere lugar se expresan algunas conclusiones; de

ser cabeza de expediente no lleva conclusiones.
sello� Firma
oficial�� ____________________
(post firma)
LSD/agch.
11�
11
�
ANEXO 11, MODELO DE hOJA DE COORDINACIÓN
CG
(Dependencia)
(Lugar)
(Fecha)
hOJA DE COORDINACIÓN Nº DIRID/01.11
Señor
1. ASUNTO
Exposición concisa de la coordinación o acción solicitada.
2. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Y ANTECEDENTES
Indicación de los documentos relacionados con la coordinación.
3. ANTECEDENTES Y SITUACIÓN
Resumen cronológico de los hechos relacionados a la

coordinación.
4. COORDINACIÓN O ACCIÓN SOLICITADA
Se describe en forma directa el detalle de la coordinación o

gestión solicitada.
Firma
sello�
____________________
12�
12
�
ANEXO 12, MODELO DE hOJA DE RESPUESTA
CG
(Dependencia)
(Lugar)
(Fecha)
hOJA DE RESPUESTA Nº Z-2/01.15
Señor (Autoridad a la que se dirige y que ha solicitado la

coordinación)
1. ASUNTO
Exposición concisa del asunto.
- Hoja de Coordinación Nº … de (indicar fecha)
3. RESPUESTA
En subpárrafos separados y ordenados correlativamente, dar

respuesta a lo solicitado en la hoja de coordinación.
Firma
sello� ____________________
LSD/agch.
13�
13
�
ANEXO 13, MODELO DE hOJA DE TRÁMITE
CG
(Dependencia)
(Lugar)
(Fecha)
hOJA DE TRÁMITE Nº X-1/01.03.04
Señor
(Documento que se envía para su tramitación)…………….
2. TRÁMITE POR EFECTUAR

…………………………………………………………………………
(Especificar las acciones por efectuar; por ejemplo: Explotar el
documento, tomar conocimiento y archivarlo, dar respuesta, etc.)
Firma
sello�
____________________
Se remite antecedentes en
………. fojas útiles
LSD/agch.
14�
14
�
ANEXO 14, MODELO DE ACTA
CG
(Dependencia)
(Lugar)
(Fecha)
ACTA DE ………………… Nº -FZ/01.15
En la ciudad de …………………., a los ……………. días del

mes de …………… de dos mil …………………, reunida la comisión
nombrada por …………………………………………., teniendo como
presidente, ………………………………………………………. como
vocal (es), ……………………………………………………, y como
secretario, ……………………………………. procedieron a levantar
el acta de ………………………….……………………………………….
………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
En fe de lo cual firmaron la presente acta en ……. copias.
Secretario
Firma
___________________
(post firma)
Vocal
Firma
___________________
(post firma)
Presidente
Firma
__________________
(post firma)
15�
15
�
ANEXO 15, MODELO Y EJEMPLO DE SOLICITUD
1. Modelo de solicitud
Sumilla
SEÑOR (GRADO Y DESIGNACIÓN DEL DESTINATARIO)

(Repartición encargada de solucionar)
Mi (Grado de la autoridad a quien se dirige)
(NOMBRE COMPLETO), grado o categoría, arma,

servicio o especialidad, en actual servicio en (unidad o
dependencia), ante Ud. me presento y digo (expongo):
Que ……………………………………………………………..
……………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………….
………………………………………
Por lo expuesto:
A Ud. solicito acceder a mi pedido.
Lugar y fecha
Firma
____________________
(post firma)
PIEZAS ADJUNTAS:
…………………..
…………………..
…………………..
16�
16
�
2. Ejemplo de solicitud
EC V-1 CARLOS BUSTAMANTE
GARRIDO solicita
reconocimiento de tiempo de
servicios
SEÑOR GENERAL DE EJÉRCITO COMANDANTE GENERAL

DEL EJÉRCITO
(Digepere-SDADPE)
Mi General:
CARLOS BUSTAMANTE GARRIDO, empleado civil, V-

1, en actual servicio en el Cuartel General del Ejército (Digeloge),
ante Ud. me presento y expongo:
Que, habiendo cumplido los requisitos de ley para mi

ampliación de reconocimiento de servicios y deseando la
oficialización de estos, me dirijo a Ud. para solicitar se digne
disponer se me reconozca los Quince (15) años de servicios
prestados a la Nación hasta la fecha, expidiéndoseme la RM
respectiva.
Por lo expuesto:
A Ud. solicito acceder a mi pedido.
Firma
____________________
(post firma)
PIEZAS ADJUNTAS:
- Comprobante de pago
- Etc.
17�
17
�
ANEXO 16, MODELO DE ELEVACIÓN
1. Ejemplo 1 (Con opinión favorable)
Elevación Nº 34-B/02.12

(Dirección General de Personal del Ejército)
Con opinión favorable, por estar lo solicitado contemplado

en el artículo 151 de la Ley de Situación Militar.
sello� Firma
____________________
2. Ejemplo 2 (Con opinión desfavorable)
Elevación Nº 35-B/02.12

Con opinión desfavorable, por contravenir lo indicado en

el párrafo 15 de la OGE 10/99.
sello� Firma
____________________
oficial��
(post firma)
18�
18
�
ANEXO 17, MODELO DE ORDEN TELEFÓNICA
ORDEN TELEFÓNICA Nº
PARA : ……………………………………………………………
DEL : ……………………………………………………………
Por disposición ……………………………..........................

………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
Lugar y fecha
sello� Firma
___________________
RECIBE: ………………………………………………………………
HORA: ……………………..
TRASMITE: ………………………………………………………….
LSD/agch.
18 Ene 09
19�
19
�
ANEXO 18, MODELO DE ORDEN INTERNA
CG
(Dependencia)
(Lugar)
(Fecha)
ORDEN INTERNA Nº
Al : ……………………………………………………………………
Asunto : …………………………………………………………………..
…………………………………………………………………..
1. …………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………
………………………………………………………………………..
2. …………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………
………………………………………………………………………..
Firma
sello� ___________________
DISTRIBUCIÓN
- ………………..
- ………………..
LSD/agch.
28 Feb 09
20�
20
�
ANEXO 19, MODELO DE MEMORÁNDUM
MEMBRETE
MEMORÁNDUM Nº ……….
Señor
Asunto: ……………………………………………………………….
………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………….
Firma
sello�
____________________
LSD/agch.
14 Feb 09
21�
21
�
ANEXO 20, MODELO DE RADIOGRAMA
DE : CGE (Digepere, Digedoce, etc.)
A : COMANGRAL 7ma Brig Inf – LAMBAYEQUE
RADIOGRAMA Nº ………..
TEXTO: (CON LETRAS MAYÚSCULAS) ……………………………...

………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
Remitente (abreviado)
Lugar y fecha
sello� Firma
___________________
LSD/agch.
08 Mar 09
22�
22
�
ANEXO 21, MODELO DE RADIOGRAMA MÚLTIPLE
DE : CGE (Digepere)
A : COMANGRAL RMN - PIURA

COMANGRAL 7ma Brig Inf – LAMBAYEQUE
COMANGRAL 3ra Brig Blin – MOQUEGUA
RADIOGRAMA MÚLTIPLE Nº …………
TEXTO: (CON LETRAS MAYÚSCULAS) ……………………………...

………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
Remitente (abreviado)
Lugar y fecha
sello� Firma
___________________
LSD/agch.
18 Dic 08
23�
23
�
ANEXO 22, MODELO DE DICTAMEN
Dictamen Nº 65 X-18/02.38

Asunto: Opinión sobre………………………………………….
Ref. : Su Oficio Nº 151 C.4.Z-11 de 25 Dic 08.
Tengo el honor de dirigirme a Ud., para manifestarle lo

siguiente:
1. De acuerdo a lo establecido en el DS Nº ………. de ……………

la……………………………………………………………………….
lo que significa que…………………………………………………
2. De acuerdo a lo establecido en el RE ……………. Edición ……

……….., el ……………………………………………………, lo
que significa que ……………………………………………………
3. Por lo expuesto, el Suscrito es de opinión que ………………….

…………………………………………………………………………
…………………………………………
Se adjunta antecedentes en veinticinco (25) fojas útiles.
Dios guarde a Ud.
Firma
sello�
____________________
LSD/agch.
05 Ene 09
24�
24
�
ANEXO 23, MODELOS DE ACUSE DE RECIBO
1. Modelo 1
ACUSE DE RECIBO Nº
Recibí del Diedoc de la Digedoce, el Oficio Nº ………. de (fecha)

………………. (Clasif.) …………......., dirigido al señor Crl Director
de la Escuela de Infantería.
(Fecha) …………………………
Firma
sello� ___________________
2. Modelo 2
ACUSE DE RECIBO Nº
Se ha recibido del Diedoc de la Digepere, las publicaciones

militares siguientes:
TÍTULO DE LA PUBLICACIÓN CANTIDAD

………………………………………………… ……………………
………………………………………………… ……………………
Observ.: sin novedad
(Fecha) …………………………
Firma
sello� ___________________
25�
25
�
ANEXO 24, MODELO DE DECRETO
NOMBRE DE UNIDAD O DEPENDENCIA
FECHA: Registro Nº:
ACCIÓN PARA:
EJECUTIVO Archivo
Conocimiento
JEFE DPTO PLMTO Control
Coordinación
JEFE DPTO EDUCACIÓN Cumplimiento
Devolución
JEFE DPTO INSTRUCCIÓN Estudio
Evaluación
JEFE OFICINA ADMTVA Explotación
Investigación
JEFE DPTO INVESTIGACIÓN Informe oral/escrito
Opinión
SECRETARÍA Preparar rpta
Recomendación
MESA DE PARTES Seguimiento
Tramitación
Verificación
Aprobado Denegado Plazo:
OBSERVACIONES:
………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………….
FIRMA
26�
26
�
ANEXO 25, MODELO DE FAX

�
MINISTERIO DE DEFENSA
COMANDO DE EDUCACION Y DOCTRINA FECHA:
DEL EJÉRCITO
ESCUELA SUPERIOR DE GUERRA DEL
EJÉRCITO
DE: FAX Nº:
AL:
ZZ:
ASUNTO:
REF:
(TEXTO)
SELLO�Y�FIRMA
�
27�
27
�
ANEXO 26
FORMATO DE REGISTRO DE CORRESPONDENCIA RECIBIDA
REGISTRO DE CORRESPONDENCIA RECIBIDA

Nº de REMITENTE D O C U M E N T O (3) Asunto Entre- Firma Archi- Obs.
orden (2) Clase Indica- Fecha Clasif. (4) gado a (6) vo Nº (8)
(1) tivo (5) (7)
28
ANEXO 27
FORMATO DE REGISTRO DE CORRESPONDENCIA REMITIDA
REGISTRO DE CORRESPONDENCIA REMITIDA

Nº de DESTINA- D O C U M E N T O (3) Asunto Recibi- Firma Archi- Obs.
orden TARIO Clase Indica- Fecha Clasif (4) do por (6) vo Nº (8)
(1) (2) tivo . (5) (7)
29
ANEXO 28, INSTRUCCIONES PARA EL LLENADO DE LOS
LIBROS DE CORRESPONDENCIA (LAS QUE DEBEN SER
PEGADAS EN EL REVERSO DE LAS TAPAS DE LOS MISMOS)
El presente libro de correspondencia tiene valor oficial y clasificación

RESERVADO; para su conservación deben tomarse todas las medidas de
seguridad correspondientes a su clasificación.
1. Nº de orden: Número correlativo anual que se emplea como dato

estadístico.
2. Remitente: (en el libro de correspondencia recibida) Abreviatura o sigla

reglamentaria de la unidad o dependencia que envía el documento.
3. Destinatario: (en el libro de correspondencia remitida) Abreviatura o

sigla reglamentaria de la unidad o dependencia a la que se envía el
documento.
4. Clase: Abreviatura del tipo de documento:
Of … Oficio Doc … Documento

O/M … Oficio múltiple Dtva … Directiva
Mem … Memorándum H/C … Hoja de Coordinación
Infm … Informe H/T … Hoja de Trámite
Pt … Parte H/I … Hoja Informativa
Std … Solicitud H/R … Hoja de Recomendación
Elev … Elevación H/Rp … Hoja de Respuesta
5. Indicativo: Número de documento, código de la dependencia que lo

ha formulado y el código de archivo.
6. Fecha: Día, mes y año del documento, en forma abreviada.
7. Clasificación: Abreviatura de la clasificación del documento;

ES=Estrictamente Secreto; S=Secreto; R=Reservado, etc.
8. Asunto: El asunto del documento o un resumen de este.
9. Entregado a: (en el libro de correspondencia recibida) Grado y nombre

de quien recibe el documento.
30
10. Recibido por: (en el libro de correspondencia remitida) Grado y
nombre de quien recibe el documento.
11. Firma: Se registrará la firma de quien recibe el documento.
12. Archivo Nº: Código de archivo del documento.
13. Observaciones.
14. Fecha-hora de recepción: Fecha y hora de la recepción.
31
ANEXO 29
COMPENDIO GRAMATICAL
El presente compendio gramatical ha sido extractado de las normas

estipuladas por la Real Academia Española de la Lengua, que rige el
idioma español o castellano.
LAS REGLAS GENERALES DE ACENTUACIÓN (RGA)
Antes de recordar las reglas generales de acentuación, diremos que existen

dos tipos de acentos: uno que se representa gráficamente y se denomina
Acento Ortográfico (tilde), y otro que no se representa y es denominado
Acento Prosódico o Fonético. Sin embargo, también se conoce otro
acento, el Diacrítico, que se usa para dar a una letra o palabra un valor
distintivo o especial.
Las palabras agudas llevan tilde en la última sílaba, cuando terminan en

vocal o en consonante n o s. Ejemplos: café, así, perdió, perdón, jamás,
obús, etc.
Las palabras llanas llevan tilde en la penúltima sílaba, cuando terminan

en consonante que no sea n o s, cuando terminan en n o s precedida de
otra consonante diferente o, cuando terminan en dos vocales, si la primera
es débil y sobre ella recae la intensidad tonal, aunque vayan seguidas de n
o s. Ejemplos: útil, árbol, dócil, bíceps, habían, ríos, resistirías, etc.
Las palabras esdrújulas y sobreesdrújulas llevan tilde en la

antepenúltima y antes de la antepenúltima sílabas, respectivamente,
siempre y sin excepciones. Ejemplos: exámenes, feísimo, corrobóresele,
índice, dócilmente, cómetelo, devuélvemelo, etc.
Las mayúsculas deben acentuarse siempre, de acuerdo con las RGA.
La preposición a y las conjunciones e, o, u no llevarán acento; sin embargo,

como excepción tenemos la conjunción “o” cuando va situada entre cifras
(en números arábigos); ejemplo: 4 ó 7. También la preposición “a” cuando
va entre sílabas que tengan la vocal “a” formando un hiato; ejemplo:
Claudia va á abrir la puerta (aunque esta última forma está quedando en
desuso).
32
Los monosílabos no se acentúan, salvo en las situaciones en que pueden
confundirse con otras palabras que tienen diferentes funciones gramaticales
(acento diacrítico).
EL ACENTO DIACRÍTICO
Es el acento ortográfico que se emplea para diferenciar voces que tienen
la misma escritura, pero distinta función. Solo existen nueve palabras con
acento diacrítico que propone la RAE:
De/dé
No lleva tilde cuando actúa como preposición y sí cuando corresponde al
subjuntivo o imperativo del verbo dar. Ej. Dé un golpe de martillo.
Aún/aun
Lleva tilde cuando se puede reemplazar por todavía, es decir, cuando
cumpla en la oración la función de adverbio. Ej. Aún no he ido al médico;
creo que aún no ha llegado nadie.
Pero no debe tildarse cuando se puede reemplazar por hasta, incluso,
también, siquiera, etc. Ej. Lo conseguiré con tu ayuda y aun sin ella.
Más/mas
Lleva tilde cuando cumple la función de adverbio de cantidad, pero no
cuando actúa como conjunción adversativa o se puede reemplazar por
pero. Ej. Tengo más ajo, mas no te daré.
Tú/tu
Lleva tilde cuando cumple la función de pronombre personal. No lleva
cuando es adjetivo posesivo. Ej. Tú conduces tu auto.
El/él
No lleva tilde cuando cumple la función de artículo, sí cuando es pronombre
personal. Ej. Él tiene el libro de Pedro.
Mí/mi
Lleva tilde cuando cumple la función de pronombre personal. No lo lleva
cuando es adjetivo posesivo o cuando se refiere a la nota musical. Ej. Mi
comida es para mí.
Sí/si
Lleva tilde cuando cumple la función de pronombre personal (para sí), de
sustantivo de afirmación (sí, juro); no cuando es conjunción condicional o
se refiere a la nota musical. Ej. Si lo ofreces te dirán que sí.
33
Sé/se
Se tilda cuando cumple la función de los verbos ser o saber. No cuando es
el pronombre. Ej. Yo sé que se sabe bien.
Té/te
Se tilda cuando se trata del sustantivo, no cuando se refiere al pronombre.
Ej. Te daré una tasa de té.
CASOS ESPECIALES DE ACENTUACIÓN
1. Porqué; porque; por qué y por que
Porqué, cuando va precedido de un artículo o de un determinativo,

tiene función sustantiva. Podría sustituirse por el motivo o por la
causa. Ejemplo: No comprendo el porqué de este cambio; existe un
porqué. Al ser un sustantivo puede ser utilizado en plural. Ejemplo:
Nadie supo los porqués de su determinación.
Porque, es una conjunción causal y se usa en oraciones que explican

la causa de la oración principal. Equivale a decir pues o ya que.
Ejemplo: No beberé porque no tengo sed.
Por qué, sirve para preguntar y equivale a decir ¿por qué razón?
Ejemplo: ¿Por qué no se lo preguntas?, desconozco por qué ha
reaccionado así.
Por que, se compone de la preposición por y del pronombre relativo

que. Equivale a decir el cual, la cual, los cuales o las cuales.
Ejemplo: Fueron muchos los motivos por que lo castigaron.
2. Que; cual; quien; cuyo; cuya; cuanto; cuanta; cuán; cuando;

como; donde
Llevan acento cuando sean admirativas, interrogativas, dubitativas o

exclamativas, estén o no dentro de signos. Ejemplos: Qué piensas
que debo hacer; ¿Cuál es el próximo?; desconozco quién me ha
llamado; ya me explicarás cómo debo interpretarlo; no se dónde está
mi primo.
El vocablo cuán lleva acento siempre.
34
3. Las últimas normas de la Real Academia Española (RAE) eximen de
acentuación a la palabra solo, de modo que ya no hay obligación
de usar la forma tildada. Sin embargo, en casos de ambigüedad, se
puede seguir usando la tilde, ejemplo:
El Perú irá solo al TLC (¿solito o solamente?)
El Perú irá sólo al TLC (solamente)
De otro lado, si la palabra solo es cambiada de lugar, se solucionará
igualmente la ambigüedad, de modo que la tilde es innecesaria:
El Perú irá al TLC solo (solito)
El Perú solo irá al TLC (solamente)
4. Asimismo, la RAE libera de tildes a los determinativos este, ese,

aquel, aquello (con sus femeninos y plurales). Sin embargo, al igual
que el párrafo anterior, en casos de ambigüedad, se puede usar la
forma acentuada.
5. Las palabras compuestas, al formar una sola palabra se someten

a las RGA: décimo séptimo – decimoséptimo; Río de la Plata –
rioplatense.
6. Cuando se unen dos adjetivos con guion, cada vocablo conserva la

tilde: histórico-crítico; físico-nuclear; teórico-práctico.
7. En el caso de palabras latinas castellanizadas, se siguen las reglas

españolas: ítem, memorándum, ultimátum.
8. En el caso de nombres propios extranjeros castellanizados, se siguen

también las reglas españolas: Benjamín, Jenín, París, Turquía,
Mihaíl.
9. Los adverbios terminados en –mente llevan tilde si el adjetivo

original lo llevaba antes de agregarle el sufijo –mente: comúnmente,
verbalmente, plácidamente, ferozmente, hábilmente.
10. Los verbos con pronombre enclítico solo llevarán tilde de acuerdo
con las RGA: pidiose, cayose (palabras llanas terminadas en vocal);
mírale, antójasele (esdrújulas y sobres-drújulas).
11. Existen algunas palabras que la RAE acepta con doble acentuación,
es decir, que pueden o no estar acentuadas. Por ejemplo:
Afrodisiaco, afrodisíaco alveolo, alvéolo
35
Amazonia, Amazonía elixir, elíxir
Anemona, anémona aureola, auréola
bronquiolo, bronquíolo varice, várice
Ambrosia, ambrosía aloe, áloe
estratosfera, estratósfera cardiaca, cardíaca
Conclave, cónclave etiope, etíope
ciclope, cíclope torticolis, tortícolis
Dominó, dómino dinamo, dínamo
gladiolo, gladíolo reuma, reúma
Olimpiada, olimpíada ibero, íbero
meteoro, meteoro Rumania, Rumanía
Osmosis, ósmosis periodo, período
DIPTONGOS, TRIPTONGOS E hIATOS
Para conocer mejor estos accidentes gramaticales, debemos saber que

existe dos clases de vocales: las FUERTES o abiertas (a, e, o) y las
DÉBILES o cerradas (i, u).
Un diptongo es la unión de dos vocales en una sola sílaba, una de ellas

débil y la otra fuerte, o ambas débiles. Las posibles combinaciones de
vocales para formar diptongos y sus ejemplos, son:
ai o ay paisaje ei o ey rey
oi o oy voy ia irradia
ie siempre io radio
ui o uy ruiseñor au aurora
eu deuda ou bou
iu ciudad ua lengua
ue puente uo contiguo
Como forman parte de una palabra, se acentúan según las RGA: decía,
río, oído, farmacéutico, rúa, eutanasia, biólogo, cuento, designio,
oiga, autónomo, etc.
Un triptongo es la unión de tres vocales en una sílaba; de estas vocales

la primera y la tercera son débiles, y la segunda fuerte. Las posibles
combinaciones de vocales para formar triptongos y sus ejemplos, son:
iai telegrafiáis iei irradiéis
uai o uay menguáis uei o uey averigüéis
iau miau ieu haliéutico
uau guau ioi hioides
36
También los triptongos se acentúan de acuerdo a las RGA.
El hiato es la conjunción de dos vocales, pero que pertenecen a sílabas

distintas, es decir, no forman diptongo. Ejemplos: Sofía (So – fi – a),
sonreír (son – re – ir), preínca (pre – in – ca), atraído (a – tra – i – do),
caída (ca – i – da), etc.
La hache (“h”) entre dos vocales no impide la formación de un hiato ni

tampoco que se aplique las RGA. Ejemplo: prohíbe, rehúye, cohíbe,
búho, vahído, etc.
¿QUÉ ES LA NORMA PERUANA?
Hay palabras que en el Perú se pronuncian de modo distinto a como

aparecen en el Diccionario de la Real Academia Española (DRAE).
Ejemplos: En el DRAE aparece la palabra chófer, en el Perú pronunciamos
chofer y por lo tanto lo escribimos así. Otros casos son: cóctel (nosotros
decimos coctel), vídeo (nosotros decimos video), disquete (nosotros
decimos disquet), etc.
Igualmente, algunas conjugaciones de verbos en Hispanoamérica son

distintas en España. Por ejemplo: licua, licuo, adecuo y adecuas valen en
España, pero acá decimos y escribimos licúa, licúo, adecúo, adecúas,
por lo que a estas palabras se les coloca tilde.
PALABRAS EXTRANJERAS
Las palabras extranjeras que ingresan al castellano (DRAE), generalmente

se adecúan a las RGA. Por ejemplo: las provenientes del inglés: sándwich,
récord, marketing, rating. También las que provienen del quechua:
Pachacámac, Rímac, Pachacútec, Áncash.
LOS NUMERALES
Son las palabras que expresan un determinado número, y se dividen en:

cardinales, ordinales, partitivos y múltiplos.
La más importante regla ortográfica para escribir los cardinales es: los
números del UNO al TREINTA se escriben en una sola palabra. Por
ejemplo: Dieciséis, catorce, veinticuatro, etc.
37
Los números del TREINTA y UNO hacia adelante se escriben en forma
compuesta, ejemplos: Cincuenta y siete, doscientos cuarenta y ocho,
mil novecientos treinta y uno, etc.
Los ordinales indican orden o sucesión numérica; siempre funcionan

como adjetivos, por lo tanto, tienen que concordar con los sustantivos que
los acompañan dentro de la oración.
Del ordinal PRIMERO al VIGÉSIMO van en una sola palabra; por ejemplo:
octavo, decimotercero, etc. A partir de allí los ordinales adquieren diversas
formas; por ejemplo: trigésimo, vigésimo quinto, sexagésimo octavo,
quincuagésimo séptimo, etc.
Cabe indicar que es un error escribir decimoprimero y decimosegundo, solo

en esos casos debemos escribir undécimo y duodécimo, respectivamente.
Los partitivos son aquellos que se usan para significar que existe una
división. Se utiliza la misma lista de los ordinales, excepto en el segundo y
tercero, para los que se utiliza MITAD y TERCIO. Por ejemplo: “Corté la
cuarta parte del pastel”.
Los múltiplos son los que indican un significado de multiplicación. Su

uso, como sustantivos o como adjetivos, es indistinto. Por ejemplo: Doble,
triple, cuádruple, quíntuple, etc.
Los cardinales de fechas y edades deben colocarse siempre en números

arábigos.
USO DE LAS MAYÚSCULAS
Es una costumbre generalizada el mal uso de las mayúsculas; así también

el error de no tildarlas. Por ello, a continuación se detallan las normas
sobre el correcto de las mayúsculas:
Se escriben con mayúscula inicial:

- Siempre que se inicie párrafo, texto u oración.
- Después de un punto. Luego de dos puntos y de puntos suspensivos,
si fuera el caso. Luego de los signos de interrogación y exclamación,
siempre que no haya coma o punto y coma.
- Los nombres propios de personas, animales, lugares o cosas, sin
importar si son de ficción o no. También los hipocorísticos (Pepe,
38
Lucho), apócopes (Tere, Guille), diminutivos (Teresita), seudónimos
(Azorín) y sobrenombres, denominaciones o títulos (El Caballero de
los Mares, la Ciudad Blanca). Igualmente, van en mayúsculas los
apodos y alias, que además van entre comillas simples (‘Foca’ Farfán,
‘Momón’, ‘Pelusa’, ‘Chato’).
- Las partículas de los nombres y apellidos se escriben en mayúsculas
cuando van separadas del nombre: Solo asistió Del Castillo. De lo
contrario, sería: Jorge del Castillo.
- Los nombres de instituciones, sean estatales, particulares,
comerciales, culturales, deportivas o religiosas, incluyendo los
sustantivos y adjetivos que lo compongan: Ministerio de Economía,
Iglesia Católica; no así iglesia Cristo Salvador.
- En los nombres de universidades, la palabra “universidad” se
considera parte del nombre, por tanto va con mayúscula inicial:
Ingresó a la Universidad de San Marcos. Egresó de la Universidad
San Martín.
- Algunos accidentes geográficos que formen parte de un nombre:
Golfo Pérsico, Cordillera de los Andes; no así cerro San Cristóbal.
- Los nombres de mares y océanos, incluidas las palabras “mar” y
“océano”: Mar Rojo, Océano Pacífico. En este aspecto se exceptúan
los ríos: río Rímac.
- Los nombres de películas, títulos de obras literarias, de teatro o
musicales, programas de TV, etc., además van entre comillas dobles
y solo mayúscula inicial (y las necesarias, además), por ejemplo:
“Buenos días, Perú”, “La casa verde”. Fijarse que solo va en mayúscula
la letra inicial, no las demás, excepto si se trata de un nombre propio.
En vez de comillas dobles se puede usar también letras cursivas.
- Los nombres de diarios y revistas se escriben además entre comillas
dobles. Se consideran en mayúsculas todas las palabras del nombre.
Por ejemplo: “Etiqueta Negra”, “La República”, “Vivir Bien”, “El
Comercio”, etc.
- Los nombres de marcas registradas: Tiene dos Nissan, se compró un
Toyota Yaris, Lucía reparó su Compaq.
- Los premios y condecoraciones: Globo de Oro, el Oscar, Cruz Peruana
al Mérito Militar, etc.
- Los textos legales: Decreto Legislativo 24321, Ley Nº 29990, Decreto
Supremo Nº 029-JUS, etc.
- Los nombres oficiales de impuestos: Impuesto General a las Ventas,
Impuesto Selectivo al Consumo. No así los nombres de variables
económicas: producto bruto interno, unidad impositiva tributaria,
población económicamente activa, etc.
39
- Los nombres de documentos políticos, diplomáticos o religiosos:
Tratado de Ancón, Bula Papal, Acuerdo Nacional, etc.
- También los nombres de las fiestas religiosas, patrióticas o
populares: Semana Santa, Fiestas Patrias. Asimismo, las fechas,
eras y acontecimientos históricos: Edad Media, La Colonia, II Guerra
Mundial, Revolución Francesa, etc.
- Las reuniones políticas, religiosas, culturales o deportivas: Comisión
de la Verdad, Juegos Olímpicos, Sínodo, etc.
- Los nombres de constelaciones y astros: Las fases de la Luna, el
planeta Tierra. Sin embargo, los vocablos “sol”, “luna” y “tierra” se
escriben en minúscula cuando no se trata de un texto científico: Una
tarde de sol, la nave tocó tierra, noches de luna llena.
- Las especialidades y los nombres de asignaturas: Es licenciado en
Biología, Análisis Matemático I. No así las ciencias y disciplinas en
general: Tiene afición por la literatura; los avances de la genética.
- La palabra “gobierno” se escribe con mayúscula inicial cuando se
refiere al Poder Ejecutivo: El Gobierno aprobó la amnistía. No así en
otros casos: Durante el gobierno de Juan Pérez.
- Los nombres de certámenes, coloquios y ponencias: el Descentralizado,
Foro Regional de Paz.
- Toda referencia a Dios: El Mesías, El Todopoderoso, etc.
- Los nombres de culturas: Paracas. No así cuando el nombre esté en
función de adjetivo: un manto paracas.
- Los nombres de objetos, técnicas o inventos que reciban el nombre
de su investigador o inventor: examen Papanicolaou, síndrome de
Down. Además, hay nombres propios que ya han ingresado al léxico
como nombres comunes: código morse, escritura braille, bomba
molotov; por lo tanto deben escribirse en minúsculas.
NOTA: En los nombres propios que se componen de varias palabras, van

en mayúsculas los sustantivos, adjetivos y verbos, no los artículos ni las
preposiciones. Por ejemplo: La Comisión de la Verdad, Segundo Congreso
Nacional de Estadística, Comandancia General del Ejército, etc.
OTROS USOS DE LAS MAYÚSCULAS

De manera general, las mayúsculas también se usan en las abreviaciones.
Las particularidades de estas se detallan en forma específica en el ME 30-
30, Símbolos y abreviaturas.
Las siglas.- Se escriben en mayúsculas sin puntos. Van en mayúsculas

las siglas que consten de hasta cuatro letras, por ejemplo: BCR, ATPA,
40
IGV, CGE. De cinco en adelante, se escriben solo con mayúscula
inicial, por ejemplo: Sunat, Indecopi, Digepere, Reniec. Pero si la sigla
es impronunciable, se escribirá siempre en mayúsculas no importando
cuantas letras tenga, por ejemplo: UNMSM, ATPDEA, DICSCAMEC, etc.
Las siglas tienen el género del sustantivo al que representan. Por ejemplo:
La ONPE (la Oficina Nacional de Procesos Electorales), el Reniec (el
Registro Nacional de Identificación y Estado Civil).
Hay siglas que se convierten en palabras castellanizadas, en ese caso se

escriben como cualquier sustantivo común: sida, ovni, radar, etc.
Es un error común agregar –s a las siglas, por ejemplo: AFP’s, PYME’s.

Las siglas componen su plural con un artículo u otro elemento en plural:
las AFP, algunas PYME, los BIM, etc.
Algunas siglas se usan en plural. Estas se componen duplicando las letras

iniciales de las palabras, siempre y cuando estas se escriban y pronuncien
en plural en su versión completa: EE.UU. (Estados Unidos), FF.AA.
(Fuerzas Armadas), RR.HH. (Recursos Humanos), por lo tanto, es un error
usar AA.HH. cuando se refiera a un solo asentamiento humano.
En este último caso, no es posible pluralizar con siglas a las palabras que
no contengan el plural en su forma completa. Ejemplo: Los Batallones de
Infantería Motorizados; su plural será: Los BIM, pues la palabra “Infantería”
está en singular. Otros casos pueden ser: EEI (Elementos esenciales de
inteligencia) y ONI (Otras necesidades de inteligencia).
Los símbolos.- Algunos símbolos se escriben usando mayúsculas: C

(carbono), Au (oro), Ag (plata), N (norte), S (sur). Otros, en cambio, se
escriben en minúsculas: m (metro), l (litro), km (kilómetro), t (tonelada). Es
un error usar mt, lt, Km, Tn. Peor aún es hacer el plural con –s: mts, lts,
Kms, Tns.
Los símbolos se expresan en plural por el contexto (40 m = cuarenta

metros; 1200 km = mil doscientos kilómetros).
Las abreviaturas.- Normalmente van con mayúscula inicial y con punto:

Sra., Dr., Bco.; los plurales se hacen con –s/-es: Sras., Dres., Bcos., etc.
Otro uso de las mayúsculas.- Los números de los siglos: siglo XXI.
41
NUNCA SE ESCRIBEN CON MAYÚSCULAS
- Los sustantivos comunes: cerro, colegio, pelota, hombre, mujer, niño,
bola, cuaderno, tanque, etc.
- Los nombres de los días de la semana, meses y estaciones: Vino el
tercer lunes de enero, en pleno verano; el primer jueves de noviembre
viajaré al tórrido Panamá.
- Los accidentes y zonas geográficas: costa, sierra, selva, quebrada,
montaña, cañón, etc.
- Los gentilicios: Un peruano en Nueva York, ese colombiano es buena
persona, etc.
- Las razas, idiomas y dialectos: inglés, shipibo, castellano limeño,
quechua, etc.
- Las notas musicales y ritmos: Un mi menor pidió el cantante de jazz.
- Las profesiones, ocupaciones y cargos: Visitó al doctor, quiere ser
periodista, soy militar, mi jefe es muy severo, etc.
- Los nombres de las bebidas y potajes: chicha morada, arroz con pato,
caldo de gallina, cebiche mixto, etc.
LOS SIGNOS DE PUNTUACIÓN
Hay necesidad de usar signos de puntuación no solo porque garantizan

un orden gramatical correcto sino porque ofrecen un sentido coherente al
texto.
LA COMA
Separa elementos dentro de la oración. Nunca debe separar sujeto de
predicado. Ejemplos:
Juan, ama a María (mal) Juan ama a María (bien)
Los pobladores de San Juan de Lurigancho, exigen solución a su problema.
(mal)
Los pobladores de San Juan de Lurigancho exigen solución a su problema.
(bien)
Comas obligatorias:
1. Cuando se cambia el orden regular de los sintagmas de una oración,

adelantando lo que debe ir después, debe colocarse una coma al
final de la parte que se adelanta. Ej. Cuando paró de llover, salió un
hermoso arco iris. En este caso la oración original sería: Salió un
hermoso arco iris cuando paró de llover.
42
2. Cuando una oración se interrumpe para intercalar en ella una o varias
palabras, incluso una oración completa, que aclaran o amplían la
información, lo que se intercala va entre comas (llamadas explicativas).
Ej. Alejandro Toledo, jefe del Estado Peruano, viajó a Davos, donde
se realiza el Foro Económico Mundial.
3. Suelen ir precedidas y seguidas de coma las expresiones: esto es,

es decir, sin duda, por último, en cambio, en fin, finalmente, en otras
palabras, sin embargo, por ejemplo, no obstante, en efecto, etc. Ej.
Todo, en efecto, estaba previsto. Ignoro tus razones, sin embargo,
voy a apoyarte.
4. Se usa coma antes de conector (mas, pero, pues, aunque, siquiera,

ya que, a pesar de, luego, después, por eso, etc.).
Ej. Pienso, luego existo. Lo harás, aunque no te guste.
5. Las oraciones de relativo (que, cual, cuyo) irán entre comas si son
explicativas; si son determinativas, no. Ej.
El niño, cuyo padre murió, abandonó el colegio. (Explicativa: La

frase entre comas indica la razón por la que el niño abandonó el
colegio).
El niño cuyo padre murió abandonó el colegio. (Determinativa: Se
precisa cuál de los niños abandonó el colegio).
6. La conjunción pues irá entre comas cuando sea continuativa (Esta es,
pues, mi conclusión); cuando sea causal, lleva la coma solo delante
(No quiso comer, pues se sentía mal).
7. Se usa también la coma para suplir la omisión del verbo en la oración.

Ej. Juan es simpático y Fernando, antipático.
8. Se usa coma para separar oraciones, vayan o no precedidas de

conjunción. Ej. Mi hermano estudia, mi primo escribe una carta, y
Juan ve la televisión.
9. La coma más fácil: Se usa para separar palabras o frases de una

misma clase que forman una serie, excepto cuando es-tán unidas
por conjunciones. Ej. Inés, Luis, María y Juan fueron los primeros en
llegar.
43
10. El vocativo (palabra o palabras empleadas para llamar o dirigirse a
alguien) irá entre comas si está intercalado en la oración; si va al
principio, llevará la coma después; si está al final, la llevará antes.
Ej.
Te aseguro, mamá, que no fue mi culpa.
Te aseguro que no fue mi culpa, mamá
Mamá, te aseguro que no fue mi culpa.
Nota: el vocativo no funciona con los pronombres tú ni usted (o

ustedes) Ej.
Verá, usted, que tengo la razón. (mal)
Verá usted que tengo la razón. (bien)
11. Después del condicional va coma obligatoria. (si ---- entonces). Ej. Si
vienes, iré. Si tuviera dinero, me casaría contigo. Es decir, la coma
equivale a la palabra “entonces”.
EL PUNTO Y COMA
Signo de puntuación intermedio. Considerar los siguientes usos:
1. Separa unidades dentro de oraciones donde ya hay comas.

Ej. Para ello se celebró ayer una primera reunión entre el alcalde de
Lima, Luis Castañeda; el ministro de Economía, Javier Silva Ruete; y
la Corporación Andina de Fomento (CAF), con el objeto de estudiar el
necesario aval que deberá otorgar el Gobierno Peruano.
2. También para separar una oración de otra. Se diferencia del punto

seguido en que este es obligatorio cuando se pasa a otra idea.
Ej. Si este valor no excede los 45 mil soles, el Impuesto Predial
será del 0,2% del total; si está entre los 45 mil y los 180 mil soles, el
impuesto será del 0,6%; y si es superior a este valor, el monto que
deberá pagar será equivalente al 1% del predio.
3. En algunos casos funciona de la misma forma que el punto seguido.

Usando este último el estilo mejora y es más legible.
Ej. Dadas las actuales circunstancias, el juez encargado de la causa
tendrá que procesar también a los testigos que han ido apareciendo
(;)(.) sería muy cuestionable que el magistrado se abstuviera, puesto
que este ha sido señalado anteriormente como un hombre de una
probidad y entereza intachables.
44
GUIONES CORTOS Y LARGOS
Se usa guión corto para partir palabras y también cuando se une palabras.
Ej. Teórico-práctico, norte-sur).
No se usa cuando se unen sufijos a un término (Ej. socioeconómico,
democristiano, subdirector).
Nunca van con guion ni juntos los prefijos pro y ex (Ej. ex presidente, pro
demócrata).
Ej. Con ello -explicó- se espera determinar de qué forma operaron los
implicados en el caso de la falsificación de firmas.
El guión largo se emplea para indicar el cambio de interlocutor en los
diálogos. Para esto, se coloca al comienzo de las palabras de cada
interlocutor. Ej.
-- ¿Quién viene?
-- Tu prima.
-- Pues trataré de ocultarme.
PARÉNTESIS
Se usan para separar, dentro de la oración, elementos incidentales. Notar
la diferencia con los guiones largos o las comas explicativas.
Ej. Tiene 20 años (su nombre no lo sé, pero le dicen Caró), es ciertamente
bella y de una personalidad notable (al menos así la recuerdo yo).
También para separar noticias, datos, fechas y notas aclaratorias.
Ej. Garcilaso de la Vega (1503-1536), uno de los más notables poetas
españoles.
NOTAS:
- El punto generalmente sigue a las comillas (“…”.). Excepción: cuando
se trata de una cita completa, en cuyo caso el punto precede a las
comillas (.”).
- Los dos puntos, el punto y coma y la coma siempre siguen a las
comillas (“…”:) (“…”;) (“…”,).
- Los signos de interrogación y exclamación preceden a las co-millas
solo cuando la cita completa es interrogativa o exclamativa: (“¿…?”)
(¿…”…”…?) (“¡…!”)
EL PUNTO
Se emplea al final de abreviaturas. Nunca va después de los signos de
interrogación o exclamación.
45
- El punto seguido indica el fin de una oración.
- El punto aparte indica el fin de un párrafo.
- El punto final indica el final de un texto.
PUNTOS SUSPENSIVOS
Nunca se usa más de tres puntos (…).
Indican que se deja el pensamiento en suspenso. También indican omisión
de palabras, frases o párrafos y se usan encerrados entre paréntesis.
Asimismo, indican duda o titubeo.
Se usan para dejar incompleta una idea que lector y emisor saben cómo
concluye. Ejemplo: Camarón que se duerme…
DOS PUNTOS
-¨Se usan antes de enumeraciones.
- Antes de una cita textual.
- Antes de definiciones.
- Para indicar que se llega a una conclusión.
- Después de fórmulas de cortesía.
CASOS ESPECIALES
Caso especial “ex”. Prefijo autónomo de valor adjetivo, procedente de

una preposición latina, que se antepone a sustantivos o adjetivos con
referente de persona para significar que dicha persona ha dejado de ser lo
que el sustantivo o el adjetivo denotan. Se escribe siempre en minúsculas,
separado de la palabra a la que se refiere, a diferencia del resto de prefijos,
y sin guion intermedio. Ejemplos: ex presidente, ex alcalde, ex suegra,
ex novia, etc.
Caso especial “sub”. Prefijo que, al contrario de “ex”, va adherido al

sustantivo o adjetivo que lo complementa. No lleva guion intermedio.
Ejemplos: Suboficial, subdelegado, subcampeón, subsuelo.
Caso especial “Anti”. Prefijo que, al igual que el anterior, va adherido al

sustantivo o adjetivo que lo complementa, sin embargo, cuando van antes
de siglas o palabras que llevan mayúscula inicial, estarán separadas por
un guion. Ejemplos: Anti-OTAN, anti-hitler, antitanque, antiaéreo.
46
GLOSARIO DE TÉRMINOS INCORRECTOS
1. APERTURAR. Este verbo no existe, se empezó a usar a partir de

“apertura” que sí es correcto. Lo correcto es “abrir”.
2. ACOMPAÑADO DE. Lo correcto es “acompañado por”.
3. ADELANTE. Se emplea cuando expresa movimiento (siga adelante),
de lo contrario usar “delante” (se instalarán delante de Palacio).
4. ADENTRO. Se emplea con verbos de movimiento (caminaron
adentro). Con los demás verbos se usa “dentro” (el equipo está dentro
del campeonato). Otras combinaciones pueden ser: hacia dentro /
para dentro.
5. AGRESIVO/A. No se usa por ser un anglicismo en el caso de una
“agresiva campaña” (Opsic). Se debe sustituir, en ese caso, por
intensa, activa, dinámica, audaz, etc.
6. A LA MAYOR BREVEDAD. Lo correcto es “con brevedad” o “a la
brevedad posible”.
7. A LO LARGO DE. Equivale a “durante” (factor tiempo), pero se abusa
de ella y resulta cómico a veces, por ejemplo: A lo largo de su breve
intervención; aplaudieron a lo largo de un minuto.
8. ALTA CALIDAD. Se debe usar “gran calidad”.
9. A NIVEL DE. Se trata de un anglicismo. Ejemplo: A nivel de colegios;
se debe decir, en los colegios.
10. ASUMIR. No usar como sinónimo de sospechar, presumir o deducir
(asumo mi responsabilidad).
11. CERCA A. Lo correcto es “cerca de” o “cercano a”.
12. CONTEXTO. Se abusa de esta palabra, y se desplaza “ámbito”,
“circunstancia”, etc.
13. DAR POR FINALIZADO. Se debe decir “finalizar”.
14. DAR AVISO. Se debe decir “avisar”.

15. DAR COMIENZO. Se debe decir “comenzar”.
16. DAR INICIO. Se debe decir “iniciar”.
17. DARSE A LA FUGA. Se debe decir “fugarse”.
18. DE ACUERDO A. Se usa mejor “de acuerdo con”.
19. DECIMOPRIMERO. No existe. Lo correcto es “undécimo”.
20. DECIMOSEGUNDO. No existe. Lo correcto es “duodécimo”.
21. DISPOSITIVO. Existe dispositivo como sustantivo: pieza o mecanismo
para un fin determinado, pero “dispositivo” no se usa en vez de
“disposición”.
22. EN EL MARCO DE. Usar “dentro de” o “en”.
47
23. ENCIMA-DELANTE-ATRÁS MÍO, SUYO. Es un barbarismo. Lo
correcto es “encima de mí”, “delante de sí” o “atrás de ti”. Las palabras
“mío” o “suyo” son posesivos.
24. ESTRÉS. No usar “stress”.
25. ESCÁNER. No usar “scanner”. Su plural es escáneres.
26. EVENTO. No es sinónimo de hecho, suceso o acontecimiento, sino
de eventualidad. Por tanto, aunque la acepción está en el DRAE,
evitar “evento deportivo”, “evento cultural”, “habrá un evento”, etc.
27. hACER PÚBLICO. Se debe decir “publicar”.
28. hACER SU INGRESO. Se debe decir “ingresar”.
29. IMPASSE. Este galicismo tiene varios equivalentes en castellano:
problema, entrampamiento, etc. La RAE no lo acepta, por ello si se va
a usar, escribirlo en su forma original, con dos “s”.
30. LÍQUIDO ELEMENTO. Lo correcto es decir “agua”.
31. OPERATIVO. No existe, usar “operación” (operación de res-cate, no
operativo de rescate).
32. PRECIPITACIÓN PLUVIAL. Lo correcto es decir “lluvia”.
33. PRIORIZAR. Aunque ya se incluye en el DRAE, se prefiere usar “dar
prioridad”: El Gobierno dio prioridad a los más pobres, en vez de: El
Gobierno priorizó a los más pobres.
34. RECEPCIONAR. No existe. Lo correcto es “recibir”. La fisca-lía
recepcionó el expediente (mal); lo correcto es: La fiscalía recibió el
expediente.
35. RESPECTO A. Lo correcto es “respecto de”.
36. SÉTIMO. Lo correcto es “séptimo”.
37. SEPTIEMBRE O SETIEMBRE. Ambas son correctas.
38. TRASPORTE O TRANSPORTE. Ambas son correctas.
39. TENDIENTE O TENDENTE. Ambas son correctas.
40. TRASPIES. Lo correcto es “traspié”.
41. VOLCADURA. No existe, lo correcto es “vuelco” (el vuelco del camión
se produjo por negligencia).
42. CONCIENTIZAR. No existe, lo correcto es “concienciar”.
43. EN BASE A. Es una acepción muy común, pero lo correcto es decir
“a base de”.
48
ANEXO 30, NORMA “ISO 216” DE FORMATOS DE PAPELES
Series ISO/DIN A÷E, medidas en mm
A- B- C- D- E-
4-0 1682 × 2378
2-0 1188 × 1682
-0 841 × 1188 1000 × 1414 917 × 1297
-1 594 × 841 700 × 1000 648 × 917 545 × 779
-2 420 × 594 500 × 700 458 × 648 385 × 545
-3 297 × 420 350 × 500 324 × 458 272 × 385 400 × 560
-4 210 × 297 250 × 350 229 × 324 192 × 272 280 × 400
-5 148 × 210 175 × 250 162 × 229 136 × 192 200 × 280
49
� 49� �
-6 105 × 148 125 × 175 114 × 162 96 × 136 140 × 200
-7 74 × 105 88 × 125 81 × 114 68 × 96
-8 52 × 74 62 × 88 57 × 81
-9 37 × 52 44 × 62 40 × 57
-10 26 × 37 31 × 44 28 × 40
50
� 50� �

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RESERVADO RE 31 - 62

EJÉRCITO DEL PERÚ

EJÉRCITO DEL PERÚ

hOJA DE VIDA DEL RE 31 - 62

N/O FEChA OBSERVACIONES EDICION CANT

CAPÍTULO 2.CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

CAPÍTULO 3 NORMAS GENERALES PARA LA

Sección I. DISPOSICIONES GENERALES

Sección II. REDACCIÓN

CAPÍTULO 4.FORMULACIÓN DE LA DOCUMEN- TACIÓN MILITAR

Sección I. DISPOSICIONES GENERALES

Sección II. REDACCIÓN DE DOCUMENTOS MILITARES

CAPÍTULO 5. TRÁMITE Y REGISTRO

Sección I. TRÁMITE DE LA CORRESPONDENCIA

Sección III. TRATAMIENTO DE LA DOCUMEN-

CAPÍTULO 6.-DOCUMENTACIÓN ELECTRÓNICA

1 Identificación de párrafos ............................................ 1

2 (Mod 1) Modelo de oficio de trámite interno ................. 2

2 (Mod 2) Modelo de oficio de trámite externo ................ 3

3 Modelo de oficio múltiple .............................................. 4

4 Modelo de oficio de transcripción ................................. 5

6 Modelos de informe ...................................................... 7

8 Modelos de informe de estudio de EM ......................... 9

9 Modelo de hoja de recomendación .............................. 10

10 Modelo de hoja de informativa ..................................... 11

11 Modelo de hoja de coordinación................................... 12

12 Modelo de hoja de respuesta ....................................... 13

13 Modelo de hoja de trámite ............................................ 14

14 Modelo de acta ............................................................. 15

15 Modelo y ejemplo de solicitud ...................................... 16

18 Modelo de orden interna............................................... 20

21 Modelo de radiograma múltiple .................................... 23

22 Modelo de dictamen ..................................................... 24

23 Modelos de acuse de recibo......................................... 25

24 Modelo de decreto ........................................................ 26

25 Modelo de fax ............................................................... 27

26 Formato de registro de correspondencia recibida ........ 28

27 Formato de registro de correspondencia remitida ........ 29

28 Instrucciones para el llenado de los libros de

30 Norma ISO 216 de formatos de papeles ...................... 49

(*) Este reglamento reemplaza el RE 61-1; Edición 2005

El presente reglamento prescribe las normas para la formulación,

a. Uniformar la formulación y tramitación de la documentación

b. Facilitar al personal militar la redacción y presentación de los

El contenido del presente reglamento está dirigido al personal

1.4 Base legal o doctrinaria

La presente publicación se basa, en lo que corresponda, en los

a. Decreto Ley Nº 19414, Ley de Utilidad Pública, Defensa,

b. Ley Nº 25323, Ley del Sistema Nacional de Archivos, de fecha

c. Ley Nº 27269, Ley de Firmas y Certificados Digitales, de fecha

e. Normas para el Uso del Servicio de Correo Electrónico en las

f. DUFSIDE (Directiva única para el funcionamiento del sistema

1.5 Clasificación de seguridad

Las prescripciones contenidas en el presente reglamento son de

a. Correspondencia militar.- Conjunto de documentos elaborados

b. Correspondencia de entrada o recibida.- Es la documentación

c. Correspondencia de salida o remitida.- Es la documentación

d. Clase correspondencia o correo.- Cabo o Sgto encargado de

e. Publicaciones.- Son los textos, obras o documentos emitidos

f. Formatos.- Son impresos autorizados que contienen espacios

h. Oficina postal.- Oficina encargada de recibir y despachar la

i. Mesa de partes.- Oficina de trámite interno de las dependencias,