Unidad de Operaciones de Caja

Hallazgo 14
Inadecuada segregación de funciones

Condición
No se respeta la jerarquía y la separación de funciones entre la coordinadora y
la asistente de la unidad.

Criterio
Acuerdo Ministerial No. 2409-2010 del Ministerio de Educación. Manual de
Funciones, Organizaciones y Puestos. Funciones principales de puesto de
coordinador de Operaciones de Caja. Funciones principales del asistente de
Operaciones de Caja.

Acuerdo número 09-03 de la Contraloría General de Cuentas, Normas

Generales de Control Interno Gubernamental, numeral 1.5 establece:
"Separación de Funciones. Es responsabilidad de la máxima autoridad de cada
entidad pública, delimitar cuidadosamente, las funciones de las unidades
administrativas y sus servidores. La separación de funciones tiene como objetivo
evitar que una unidad administrativa o persona ejerza el control total de una
operación".

Causa
Deficiencia en el cumplimiento de los procesos establecidos por el Manual de
Funciones, Organizaciones y Puestos de la DIDEDUC.

Efecto
Riesgo de fraude e incertidumbre en la ejecución y supervisión de las
operaciones realizadas.
Recomendación
Que el Director Departamental ordene al jefe de la sección Financiera supervise
las funciones asignadas a los puestos de coordinadora y asistente de la unidad
de Operaciones de Caja.

Hallazgo 15
Falta de seguridad para el resguardo de documentos

Condición
Los documentos de soporte, los cheques voucher en blanco y usados
guardados, no están resguardados bajo llave.

Criterio
Acuerdo No. 09-03 de la Contraloría General de Cuentas, Normas Generales de
Control Interno Gubernamental en su numeral 1.11 Archivos. Para su adecuada
conservación deben adoptarse medidas de salvaguarda contra robos, incendios
u otros riesgos, manteniéndolos por el tiempo establecido en las leyes
específicas; independientemente del medio de información que se trate, es decir,
por medios manuales o electrónicos.

Causa
No existe un mueble que cumpla con las medidas de salvaguarda contra robos o
hurto para reguardar los cheques voucher en blanco y demás documentación
importante.

Efecto
Pérdida de documentos que respaldan las operaciones importantes para
rendición de cuentas, constancias de transacciones y los cheques voucher en
blanco y usados a cargo de la unidad de Operaciones de Caja.
Recomendación
Que el Director Departamental ordene al encargado de Operaciones de Caja
mantenga un archivo de manera adecuada y con las medidas de seguridad
necesarias para resguardo de los documentos de la unidad, otorgando la
importancia necesaria al resguardo de los documentos que están a cargo de
esta unidad.