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GRÁTIS

GUIA
COMPLETO
COMO INICIAR
A EMISSÃO DE
NOTA FISCAL
O passo a passo essencial para
iniciar a emissão de notas e
economizar muito tempo

POR RAFAEL REITER


Autor

Formado em Ciências da Computação pela Universidade Federal de Santa


Catarina.
MBA em Gerenciamento Estratégico de TI
Palestrante de nota fiscal pela FCDL Santa Catarina
Conduz diretamente projeto de implantação e emissão de notas fiscais a mais de
4 anos
Trabalha diretamente com notas fiscais a mais de 5 anos
Responsável por uma gama de mais de 2 mil clientes diretos que usam
emissores de nota fiscal gratuitos e pagos.
Implementou processo de nota fiscal em pequenas, médias e grandes empresas
de vários setores
Tem experiência em atendimento a clientes de forma online a mais de 5 anos
Desenvolveu e melhorou processos de atendimento e utilização de sistemas
emissores de nota fiscal

Presta consultoria online para empresas de TODO O BRASIL


O QUE VEM POR AI

Neste Livro Digital de 8 Capítulos você vai descobrir o passo a passo para iniciar
sua empresa na emissão de nota fiscal da maneira mais prática e direta.

Você vai ver todos os requisitos necessários e dicas essenciais para que não
tenha dor de cabeça e começe tudo de maneira simples. Além disso terá
um Bônus de como estruturar sua empresa para controlar suas vendas
diariamente.... e muito mais!
SUMÁRIO

Primeiros Passos ........................................................................ 4


Entendendo o Mundo da NF-e ..................................................... 5
Quero Iniciar a Emissão, por onde começo?................................ 6
1º Passo ........................................................................ 7
2º Passo ........................................................................ 8
3º Passo ........................................................................ 10
4º Passo ........................................................................ 14
5º Passo ........................................................................ 16
6º Passo ........................................................................ 19
7º Passo ........................................................................ 22
8º Passo ........................................................................ 23
Revisando Tudo ........................................................................ 24
Anexos ........................................................................ 26
Bônus ........................................................................ 27
Primeiros Passos

O inicio no mundo das notas fiscais eletrônicas vai mudar a forma de "conversar"
com as empresas e abrirá um novo leque de oportunidades. Um deles será a
possibilidade de interagir diretamente com empresas de grande porte, já que se
faz necessário a utilização de NF-e.

Sua empresa se enquadrá em algum tipo de tributação, seja ME, Simples


Nacional ou Regime Normal. Isso fará a diferença na emissão da nota e seus
impostos utilizados.

Organize-se para ter um Contador ou Contabilidade sempre perto, para que os


itens fiscais e contábeis estejam corretos.

4
Entendendo o mundo da NF-e

Este livro tem como intuito de esclarecer os pontos mais importantes para iniciar
a emissão de nota fiscal eletrônica mercantil, para empresas de qualquer
tamanho ou registro fiscal.

As dicas usadas foram testadas por muitas empresas e estão ativas no mercado
brasileiro.

A NF-e, como é chamada, basicamente é usada para toda operação de compra e


venda de produto entre a empresa e cliente. O cliente pode ser pessoa jurídica
(CNPJ) ou pessoa física (CPF). O emissor da nota deve necessariamente ser um
CNPJ.

Todos os dados inseridos na nota fiscal irão definir quais impostos sua empresa
irá pagar e que classe se enquadrará.

Quero deixar bem claro que recomendamos sempre a consulta com seu contador
para definir corretamente todos os seus impostos e códigos utilizados em suas
notas fiscais.

Somente os profissionais de contabilidade poderão lhe passar a certeza da sua


tributação, pois cada operação pode variar conforme a sua negociação e
categoria fiscal.

5
Quero iniciar a emissão de NF-e,
por onde começo?

A emissão de nota vai permitir que sua empresa concretize suas vendas,
fazendo com que seus produtos circulem por este Brasil.

Nos próximos 8 passos estarei detalhando como você deverá prosseguir para
conseguir vender seus produtos utilizando a nota fiscal eletrônica. Estes passos
serão:

1º Passo – Ter um CNPJ habilitado


2º Passo – Registrar CNPJ como Emissor de NF-e na Receita Estadual
3º Passo – Adquirir um Certificado Digital
4º Passo – Obter dados de impostos
5º Passo – Baixar o programa emissor de nota fiscal
6º Passo – Preencher nota fiscal
7º Passo – Imprimir DANFE (NF-e)
8º Passo – Enviar NF-e para cliente

6
1º Passo – Ter um CNPJ habilitado

O primeiro passo será ter sua empresa devidamente registrada e apta na Receita
Estadual. Este passo é necessário pois apenas empresas podem emitir nota
fiscal de mercadoria.

Para realizar a abertura da sua empresa, consulte uma contabilidade ou veja as


dicas aqui

Sua empresa poderá se enquadrar em várias categorias como: Simples


Nacional, ME, MEI, Regime Normal. A melhor adequação se baseará no seu
faturamento anual.

Realize o processo com calma, para que tudo esteja correto, evitando dores de
cabeça. Sempre será importante usar uma consultoria contábil ou fiscal para
realizar estes processos.

Após o registro do seu CNPJ e aprovação do seu cadastro, você poderá a iniciar
sua empresa a todo vapor com as dicas que receberá nos próximos capítulos.

7
2º Passo – Registrar CNPJ como
Emissor de NF-e na Receita Estadual

Este passo evita muita dor de cabeça e tempo. Pode não parecer, mas muitas
empresas pulam este passo, pensando que a emissão de NF-e já está habilitada
por padrão para todas as empresas.

O registro deverá ser feito no site da Receita Estadual, nas opções de NF-e
(Nota Fiscal). O pedido é enviado e somente após a aprovação é que sua
empresa poderá iniciar a autorizar notas eletrônicas.

Normalmente dentro de 48 horas a Receita libera o cadastro e sua empresa fica


liberada para a emissão. Uma forma simples de realizar o procedimento é
solicitar a sua contabilidade que realize o procedimento, já que os mesmos têm
maior conhecimento a respeito.

SEFAZ

MINHA
EMPRESA

8
2º Passo – Registrar CNPJ como
Emissor de NF-e na Receita Estadual

Para auxiliar empresas que desejam realizar o processo por si só, deixo em
anexo os links de acesso para credenciamento. Abaixo um exemplo de como
deverá aparecer no seu cadastro estadual após a aprovação.

Os links de acesso estão na sessão Anexos, na página 26.

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3º Passo – Adquirir um Certificado
Digital

O certificado digital é a assinatura da sua empresa. É como a assinatura da sua


identidade, porém de forma digital e que validará suas transações online.

Toda emissão de nota fiscal será assinada com o certificado digital da sua
empresa, confirmando assim que é realmente o seu CNPJ que está autorizando
aquela nota. Este processo é obrigatório para trazer segurança as operações na
internet com a Receita Estadual.

O certificado para sua empresa terá o nome de e-CNPJ.

Veja abaixo os principais usos e obrigações fiscais que podem ser realizadas
com o e-CNPJ:

• Acessar o e-CAC
• Cadastrar, cancelar e consultar procuração no e-CAC
• Acessar ao Receitanet
• Acessar o Conectividade Social ICP
• Emitir e parcelar a DAS
• Emitir e Retificar o Redarf
• Realizar transações no Sisprouni
• Utilizar o GESP
• Emitir declaração do CAGED
• Assinar Escrituração Fiscal
• Declarar o DMED (profissionais da saúde)
• Cadastrar no INPI
• Acessar o CNES
• Solicitar financiamento no Finep
• CEBAS
• Assinatura de Contratos de Câmbio
• Serviços da Receita Federal
• CT-e
• Enviar a DIPJ

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3º Passo – Modelo A1

O certificado digital basicamente tem 2 modelos: A1 e A3.

Modelo A1 – Geralmente com valide de 1 ano, no formato digital, ou seja, um


arquivo de computador que pode ser guardado em qualquer ambiente virtual.

Este certificado pode ser utilizado para emissão de notas fiscais, consulta na
Receita Estadual, Registro de livros fiscais, consultas no governo via
contabilidade, etc.

Existe algumas vantagens no certificado A1, pois como é apenas um arquivo


com senha, poderá ser usado simultaneamente sem restrições, como realizar
cópias de segurança e velocidade de utilização.

11
3º Passo – Modelo A3

Modelo A3 – Geralmente com valide de 3 anos, tem o formato físico do tipo


Cartão ou Token. Este modelo será adquirido e você receberá um dispositivo
físico que por sua vez deverá ser conectado ao seu computador toda vez que for
emitir uma nota fiscal.

O modelo A3 pode ser usado para as mesmas operações realizadas com o A1.

Uma das vantagens deste certificado é o prazo de validade maior. O seu custo a
longo prazo também será mais vantajoso, tendo em conta você o utilizará por 3
anos ao invés de 1.

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3º Passo – Comparação A1 x A3

Certificado A1 X A3

Preços

Os preços dos certificados podem variar para cada fornecedor no mercado.


Abaixo montei uma tabela com os principais fornecedores no Brasil para que
você possa conferir e ter uma base para adquirir o seu.

Empresa Fornecedor Certificado A1 Certificado A3 Site

Serasa R$ 254,00 R$ 427,00 Link


Valid R$ 253,00 R$ 451,00 Link
Fenacon R$ 255,00 R$ 430,00 Link
Certisign R$ 255,00 R$ 430,00 Link
SPC Brasil R$ 215,00 R$ 395,00 Link
Correios R$ 225,00 R$ 330,00 Link

*valores atualizados em 21/09/2017

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4º Passo – Organizar todos os dados
de produtos e impostos

Esta etapa é uma das mais importantes, pois é nela que você descobre como
sua empresa vai trabalhar perante as operações de venda, devolução, estorno,
transferência, etc.

O papel da Contabilidade aqui entra com muita força, pois ela poderá lhe
direcionar para o caminho correto das tributações. Várias informações de
impostos, regime, código de operações, informações adicionais deverão ser
preenchidas em sua nota fiscal.

Pensando em facilitar a sua vida, deixamos um resumo das principais


informações que você precisará levantar para poder emitir suas notas sem
problemas. A SEFAZ irá validar sua nota a cada emissão e por esta razão dados
padronizados e corretos facilitarão seu faturamento.

Informações importantes para iniciar a emissão

Impostos

ICMS
• Regime (Simples Nacional ou Regime Normal)
• Código Situação Tributária
• Alíquotas quando aplicável

IPI
• Código Situação Tributária
• Código de Enquadramento
• Alíquotas quando aplicável

PIS E COFINS
• Código Situação Tributária
• Tipo de Cálculo (Percentual ou Valor) – quando aplicável
• Alíquotas quando aplicável

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4º Passo – Organizar todos os dados
de produtos e impostos

Produtos

CFOP
• Obtenha os código de CFOP que serão conforme suas operações
• CFOPs para operações dentro do estado e fora do estado

NCM
• Código NCM dos produtos que serão vendidos

OUTROS
• Código do produto
• Descrição do produto
• Unidade Comercial – UN, KG, PÇ, CX, etc…
• CEST – quando aplicável

Veja o exemplo de informações para uma nota fiscal de venda

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5º Passo – Instalar programa emissor
de nota fiscal

Sua empresa precisará de um software para emitir as notas fiscais. Isso envolve
vários pontos que devem ser analisados, como custo, benefício,
disponibilidade para investir, funcionalidades e segurança.

Não vamos passar por todos os programas disponíveis no mercado, deixaremos


esta comparação para um outro ebook, ao invés, listarei 2 emissores que são
gratuitos e podem ser usados sem nenhum custo.

Viso lembrar que os 2 softwares foram testados pela nossa equipe e utilizados
exaustivamente por muitos clientes e empresas. Deixaremos você livre para
escolher qualquer emissor, listado aqui ou não. Escolha o que se adeque melhor
as suas necessidades.

1º Emissor Gratuito – Provido pelo GOVERNO

2º Emissor Gratuito – Provido pelo GOSOCKET

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5º Passo – Emissor do Governo

1º Emissor Gratuito – Provido pelo GOVERNO

O emissor de nota fiscal está sendo disponibilizado em 2017 pelo Governo do


Maranhão e também pelo SEBRAE. Estamos a meses aguardando novidades e
atualizações, porém tivemos diversos problemas com execução e download do
sistema. Como já falado, deixaremos você livre para escolher o melhor para sua
empresa.

O emissor do governo precisa ser instalado e configurado em cada computador


que será usado para emitir as notas. Deixo abaixo os links e informações
disponível para download.

1. Baixar programa emissor com um dos links abaixo


2. Instalar Java
3. Instalar programa emissor
4. Instalar Certificado digital no computador
5. Iniciar emissão

Baixar Emissor da SEFAZ MA Baixar Emissor do SEBRAE

Após baixar o sistema, basta executa-lo e seguir as instruções apresentadas. A


instalação exigirá o Java, por isso já realize o download para deixar tudo
atualizado.
Baixar Java

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5º Passo – Emissor Grátis Gosocket

2º Emissor Gratuito – Provido pela empresa GOSOCKET

Sua empresa pode optar por usar emissores de nota fiscal que não precisem de
instalação e ainda alguns que não tenham custos mensais. O emissor que você
vai escolher deve atender suas necessidades diárias, para que não precise ficar
preocupado com suas notas e apenas lidere seu tempo para fechar seus
negócios.

Dentre diversos sistemas emissores de NF-e apresentamos aqui um portal


gratuito para emissão de nota fiscal. Sem custo mensal ou pegadinhas, o
Gosocket permite que sua empresa emita Notas Fiscais Eletrônicas sem
restrições ou limitações. Tudo de forma online e segura, o sistema pode deixar
que suas notas fiquem na nuvem, sem preocupações com backup ou
instalações.

1. Cadastro Grátis Online


2. Aguardar Usuário e Senha no e-mail
3. Acessar www.ativasoft.com.br/portalnfe usando Internet Explorer 11 ou Firefox
51
4. Instalar ou atualizar java
5. Dentro do site acessar o emissor com nome GoNF-e 3.10

Cadastrar Emissor Grátis

Com estes passos sua empresa estará apta a emitir a nota, tudo online. Lembre-
se de deixar o java atualizado e usar de preferência o Internet Explorer 11 ou
Firefox até a versão 51.

Veja como baixar o Mozilla Firefox 51 e atualizar o java aqui.

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6º Passo – Emitindo minha 1ª NF-e

A autorização de uma nota fiscal é realizada sempre pelo órgão responsável do


estado, no caso a Receita Estadual. O envio da nota é realizado totalmente
online, usando comunicação via protocolos de internet com segurança.

Por isso toda emissão de NF-e passa pela validação prévia do governo para que
depois disso possa ser circulada no Brasil. Este envio e autorização levam
apenas alguns segundos, pois trata-se de comunicação entre computadores.

A emissão da nota fiscal levará sua empresa a preencher diversas informações


que poderão ser pré-definidas ou poderão mudar conforme a operação (venda,
devolução, Industrialização, Estorno, etc).

Entenda o processo de emissão no desenho abaixo, usando o Gosocket.

MINHA
SEFAZ
EMPRESA

FORNECEDOR CLIENTES
Sua empresa recebe 100% dos XMLs

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6º Passo – Emitindo minha 1ª NF-e

Portanto para emitir a nota você deverá preencher todas as informações


obrigatórias no seu sistema e depois enviar os dados para autorizando na sefaz.
Após a autorização seu cliente poderá receber o documento XML da sua nota
fiscal.

A nota fiscal com legalidade fiscal é representada com um documento com


extensão XML. Este arquivo é que contém todas as informações da nota,
inclusive a autorização do governo para transitar com ela. Mas calma, para ver a
nota impressa utilizamos o DANFE, que nada mais é que uma representação
física da NF-e.

Lembro que o DANFE não tem validade fiscal e jurídica para empresas que
emitem e recebem notas fiscais. Veja como uma multa de R$1.000,00 pode ser
aplicada na sua empresa por esquecer de salvar estes documentos.

Veja o exemplo de um DANFE

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6º Passo – Emitindo minha 1ª NF-e

Quero lhe ajudar a entender a emissão e com base em muitos clientes, e por
isso montamos uma configuração simples para a emissão de uma NF-e de
venda. Você verá como uma nota de venda simples poderá ser preenchida,
gerando o DANFE já mostrado.

Deixamos abaixo algumas informações baseados no histórico de nossos clientes


do regime Simples Nacional, mas lembro que você deverá consultar sempre sua
contabilidade para não ter problemas futuros.

1. Finalidade de emissão = “1 – Normal”


2. Natureza da Operação = “Venda de Mercadoria”
3. Dados do cliente, com atenção para “Indicador de Inscrição Estadual”
1 – para contribuinte de ICMS (CNPJ)
2 – para contribuinte Isento (CNPJ como prefeituras e órgãos públicos)
3 – para não contribuinte (CPF)
4. Códigos de CFOP devem ser de venda, dentro ou fora do estado
5102 - Venda dentro do estado
6102 - Venda fora do estado
5. Código de ICMS deve condizer com sua empresa
101 – Operação com permissão de crédito
102 – Sem permissão de crédito (também usado para venda a CPF)
400 – Não tributada
900 – Outras (usado também para destacar ICMS)
6. Código de IPI
99 – Outras Saídas
999 – Código de Enquadramento
7. Código de PIS e COFINS
Operações mais usadas por nossos clientes
08 – Operação sem incidência da contribuição
49 – Outras Operações de Saída
99 – Outras Operações

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7º Passo – Imprimir DANFE

O DANFE é utilizado hoje para o transporte da mercadoria e é obrigatório para


transportadoras e mercadorias que circulam fora do estabelecimento. A nota
fiscal impressa conterá as informações essenciais para o seu cliente identificar
os produtos e itens negociados.

O DANFE somente poderá ser impresso após a NF-e estar autorizada pela
SEFAZ, liberando assim um protocolo de autorização válido. O DANFE permite
também ler seu código através de um leitor de código de barras. Isso é utilizado
para usar os 44 números que identificam a nota fiscal na SEFAZ.

O cliente que recebe a nota deve validar se ela realmente é verdadeira e se


contempla a negociação realizada. O emissor da nota deve sempre usar seu
certificado digital para autorizar a nota e após isso disponibilizar os arquivos
legais para seus clientes.

A impressão do DANFE pode ser feita quantas vezes e vias necessárias para a
empresa, pois sua validade está em seu arquivo XML.

Resumindo, deve-se imprimir 1 via para transporte e enviar para o cliente por e-
mail a via dele.

22
8º Passo – Enviar NF-e para cliente

Bom, chegamos ao passo final. Sua empresa já vendeu e emitiu a nota, tudo
certinho na SEFAZ e pronta para despachar a mercadoria. Como mencionado,
você também deixará uma cópia com seu transportador.

Segundo a a Lei 10.297. de 26 de dezembro de 1996 (alterada pela Lei nº 14.967


de 07/12/2009), deixa claro que não disponibilizar o XML ao destinatário da NF-e
ou ainda o destinatário deixar de guardar os documentos eletrônicos pode gerar
multa de R$1.000,00.

Portanto após emitir a nota fiscal, você fica obrigado a disponibilizar o XML da
nota fiscal para o seu cliente e armazena-lo por 5 anos. Sugerimos também
enviar o DANFE.

A maneira mais simples e natural é o e-mail. Por isso assim que emitir a nota,
envie o XML e DANFE por e-mail para seu cliente. Se seu sistema não faz isso
automaticamente, faça-o manualmente.

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Revise Tudo

Quero deixar de forma simples um resumo do que precisa fazer para que possa
baixar e fazer o seu checklist pessoal. Lembro que informações fiscais devem
ser consultadas em sua Contabilidade.

Segue os destaques deste ebook

1. As notas fiscais são emitidas por CNPJs de empresas registradas e


autorizadas na Receita Estadual e Federal

2. A emissão se faz de forma segura usando um certificado digital válido que


pode ser físico (A3) ou em arquivo no computador (A1)

3. Antes de começar a digitar a nota, será importante levantar os dados fiscais


de Impostos, Produtos e da própria Empresa

4. Sua empresa deverá instalar e configurar um software para emissão das notas
fiscais. Escolhemos mostrar apenas 2 que são gratuitos e podem ser usados
sem custos.

5. A emissão da primeira nota exigirá certo esforço de sua parte, mas as vendas
poderão ser feitas para concretizar suas negociações.
Ao transmitir e autorizar a nota fiscal, ele resultará em 2 documentos
importantes:
XML – Arquivo legal da nota fiscal, apenas este tem validade jurídica e fiscal
DANFE – Representação gráfica da nota fiscal, pode ser impressa e levado
junto ao transporte

6. A impressão do DANFE deverá ser realizada após a autorização da nota e


deve ir junto com a transportadora.

7. O documento XML deve ser enviado obrigatoriamente para seus clientes e


fornecedores, além de ser armazenado por 5 anos. O DANFE pode ser enviado
junto para facilitar a visualização.

24
Obrigado !

Obrigado por ter baixado este ebook. Ele foi criado com muito carinho para que
empresas que realmente precisem de ajuda em seus primeiros passos.

Se quiser conversar e tirar algumas dúvidas, entre em

www.ativasoft.com.br ou www.xmlspc.com.br

Nos vemos por ai !!

Um forte abraço,

25
ANEXOS

Links de Credenciamento Estados

Acre (AC): abrir


Alagoas (AL): abrir
Amapá (AP): abrir
Amazonas (AM): abrir
Bahia (BA): abrir
Ceará (CE): abrir
Distrito Federal (DF): abrir
Espírito Santo (ES): abrir
Goiás (GO): abrir
Maranhão (MA): abrir
Mato Grosso (MT): abrir
Mato Grosso do Sul (MS): abrir
Minas Gerais (MG): abrir
Pará (PA): abrir
Paraíba (PB): abrir
Paraná (PR): abrir
Pernambuco (PE): abrir
Piauí (PI): abrir
Rio de Janeiro (RJ): abrir
Rio Grande do Norte (RN): abrir
Rio Grande do Sul (RS): abrir
Rondônia (RO): abrir
Roraima (RR): abrir
Santa Catarina (SC): abrir
São Paulo (SP): abrir
Sergipe (SE): abrir
Tocantins (TO): abrir

26
BÔNUS

Deixo abaixo um bônus de planilhas gratuitas para usar e abusar.

PLANILHAS

Planilha para Controle de Estoque

Planilha para Controle de Fluxo de Caixa

Gerar Pedidos e Orçamentos

EXTRA

Gerar Pedidos e Orçamentos

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