Gestión de materiales y de Inventarios

Los materiales o suministros son los elementos básicos que se transforman en productos
terminados a través del uso de la mano de obra y de los costos indirectos de fabricación en el
proceso de producción. El costo de los materiales puede ser directos o indirectos:

Directos: son aquellos que pueden identificarse con la producción de un artículo terminado, que
pueden asociarse fácilmente al producto y que representan un costo importante del producto
terminado. Ej: el acero utilizado en la fabricación de automóvil.

Indirectos: son los demás materiales o suministros involucrados en la producción de un artículo

que no se clasifican como materiales directos. Ej: el pegamento que se emplea en la fabricación de
muebles. Los materiales indirectos son considerados como costos indirectos de fabricación.

Programación de materiales:
La planificación de requerimientos de materiales (MRP o Material Requirements
Planning en inglés) es un sistema de planificación de la producción, programación y
control de stocks, utilizado para gestionar procesos de fabricación. A partir del MRP se
crea el Plan Maestro de Producción.
La mayoría de los sistemas MRP se gestionan mediante un software, pero también es
posible realizar el MRP manualmente, dependiendo de la cantidad de piezas a organizar.

objetivos del MRP

 Asegurar que los materiales estén disponibles para la producción y los productos
estén disponibles para su entrega a los clientes.
 Tratar de mantener los niveles de stocks de material y de producto terminado lo
antes posible.
 Planificar actividades de fabricación, órdenes de entrega y compras.
El objetivo final de cualquier empresa es entregar su producto a sus clientes en el plazo
de tiempo más corto posible. Para conseguirlo, es necesario algún tipo de planificación y
MRP optimiza este objetivo.
Para entender cómo funciona el MRP es necesario conocer los conceptos de demanda
dependiente y demanda independiente.
Demanda dependiente vs demanda independiente
La demanda independiente es la demanda que se origina fuera de la fábrica, mientras que
la demanda dependiente es la demanda directa de componentes.
Por otro lado, la lista de materiales (o Bill of Material -BOM-) relaciona el producto final
(demanda independiente) con los componentes (demanda dependiente).
MRP toma como entrada la información contenida en la lista de materiales, es decir, tiene
en cuenta ambos tipos de demanda
Planificación de la producción con MRP
Las funciones básicas de un sistema MRP incluyen: control de stocks, tratamiento de
listas de materiales y programación elemental. Por tanto, MRP ayuda a las empresas a
mantener niveles de inventario bajos y se utiliza para planificar las actividades de
fabricación, compra y entrega.
Además, las empresas necesitan controlar la cantidad de material que compran, planificar
qué productos son los que se van a producir y en qué cantidades y asegurar de que son
capaces de satisfacer la demanda actual y futura de los clientes, y todo esto al menor
coste posible.
Tomar una mala decisión en cualquiera de estas áreas hará que la empresa pierda
dinero, como, por ejemplo:
 Si se compran cantidades insuficientes de un material (o el material incorrecto), la
empresa puede ser incapaz de cumplir los plazos de entrega.
 Si se compran cantidades excesivas de un material, el dinero se queda en los
almacenes. Mientras este stock se mantenga en el almacén, ese dinero no podrá
ser utilizado.
 Si se comienza la producción de un pedido en el momento equivocado puede
causar que no se cumplan los plazos de entrega.
El MRP resuelve estos problemas. Ofrece respuestas a las preguntas:
 ¿Qué materiales hacen falta?
 ¿Cuántos son necesarios?
 ¿Qué productos hay que entregar?
 ¿Cuándo se necesitan?
La planificación de necesidades de material puede aplicarse tanto a artículos adquiridos a
proveedores externos como a subconjuntos producidos internamente, como componentes
de artículos más complejos.

Programación de suministros
La programación justo a tiempo (JAT) es una filosofía operativa alterna el uso
de inventarios, para cumplir el objetivo de contar con los bienes adecuados en el lugar
adecuado en el momento adecuado. Es una forma de administrar la cadena de
suministros de materiales, que originalmente fue popularizado por los japoneses, debido
quizá a las circunstancias económicas y logísticas particulares que han prevalecido en
este país en los últimos años. La programación justo a tiempo puede definirse como:

Una filosofía de programación donde la cadena entera de suministros se encuentra

sincronizada para responder a los requerimientos de operaciones o de los clientes.
Se caracteriza por:

- Relaciones cercanas con pocos proveedores y transportistas.

- Información que es compartida entre compradores y proveedores.
- Producción/compras frecuentes y transporte de bienes en pequeñas cantidades con
niveles resultantes de inventarios mínimos.
- Eliminación de incertidumbre en lo posible a lo largo de la cadena de suministro.
- Objetivos de alta calidad.

Las cantidades económicas de reabastecimiennto se llevan hacia cantidades unitarias a

medida que la configuración de la producción y los costos de compra y de pedido se
reducen a niveles insignificantes. Donde existen economías de escala en compras o
producción, estas economías se explotan al máximo utilizando unos cuantos proveedores
que por lo general se encuentran ubicados en proximidad física a los puntos de demanda
del comprador.

Se desarrolla una relación de trabajo cercana con relativamente pocos proveedores del
programa de producción/operación, se comparte con los proveedores de manera que
ellos pueden anticiparse a las necesidades del comprador, reduciendo en esta forma el
tiempo de respuesta y su variabilidad. Se espera que los pocos proveedores
seleccionados se desempeñen con poca variación para proporcionar entregas a tiempo.

El efecto general de la programación bajo una filosofía de justo a tiempo es crear flujos
de productos que se invierte mayor esfuerzo para manejar la cadena de
suministros bajo una filosofía JAT que bajo una filosofía de suministros para inventario,
el beneficio será operar el canal con un mínimo inventario con los ahorros relacionados,
las mejoras en el servicio o ambos.

Sin embargo, algunos de los beneficios que recibe el fabricante podrían ser resultado de
la transferencia de los costos e inventario a los proveedores de la parte superior de la
cadena de suministros.

Compras:
Compra de Materiales La mayoría de los fabricantes cuentan con un departamento de compras
cuya función es hacer pedidos de materias primas y suministros necesarios para la producción. El
gerente del departamento de compra es responsable de garantizar que los artículos pedidos
reúnan los estándares de calidad establecidos por la compañía que se adquieran al precio más
bajo y se despachen a tiempo.

Importancia del proceso de compras

En las pequeñas y medianas empresas las compras suelen ser gestionadas directamente por la
máxima autoridad, ya sea su propietario o director. El área de compras típicamente se encuentra
entre las últimas en ser delegadas. Sin embargo, más allá de que el dueño se muestre reacio a
dejar esta función en manos de otros, lo cierto es que en muchos casos no la ejecuta
correctamente (o al menos hay mucho por mejorar).
Un problema habitual en la Pyme es que muchas veces el comprador tiene
un comportamiento más parecido al de un consumidor que al de un comprador institucional, lo
que trae como consecuencia una merma importante en la productividad y en la competitividad. En
efecto, ¿cuántas veces se descarta una compra porque “el vendedor no me agrada”? ¿Cuántas
veces se elige un proveedor sencillamente por “la buena relación que tenemos con su vendedor”?

Existen diversos métodos y herramientas para comprar mejor. Algunas pautas sugeridas en la
práctica cotidiana a pequeñas y medianas empresas son las siguientes:

Tomar conciencia de la importancia de la función de compras:

Una correcta gestión en la Función de Compras y de los stocks de mercancías puede generar un
incremento de los beneficios y de la rentabilidad de la empresa. En la mayoría de las empresas
industriales, las compras representan, como media, un 50% del valor de los productos vendidos
(este porcentaje varía según el tipo de empresa que se trate).

Puede entenderse ahora, que una correcta gestión de las compras:

 Permite aumentar los beneficios de la empresa, ya que las compras representan unas
cantidades importantes para la empresa.

 Condiciona seriamente la calidad del producto final, ya que deben adquirirse las
materias primas y auxiliares adecuadas para que el proceso de producción se realice con
eficacia.

Diversificar: Es importante saber diferenciar que no todos los proveedores tienen la misma
relevancia para el desarrollo de la actividad de la empresa, por lo que los responsables de compra
tienen esa responsabilidad de elección y de saber clasificar a los distintos proveedores con el fin
de mantener con ellos las relaciones adecuadas en cada momento.

Dejar de lado las apreciaciones personales: es importante concentrarse en lo que le conviene a

la empresa, independientemente de cuestiones afectivas respecto del vendedor o del proveedor.
También es crítico no decidir en el momento. Debemos tomarnos el tiempo necesario para que las
emociones se dispersen y podamos juzgar si la compra es realmente lo mejor para nuestro
negocio.

Exigir siempre una nota de entrega: Los albaranes o notas de entrega, pese a su frecuente uso
práctico, suelen ser documentos bastante desconocidos por parte de la mayoría de las empresas,
que los usan sin ser conscientes de la trascendencia de los mismo. Es un documento clave que
sirve como comprobar que se ha recibido todo lo que se ha solicitado, y para controlar la
mercancía con la facturación en cada periodo.

Registrar adecuadamente a los proveedores: el manejo integral de los proveedores se ha

convertido en uno de los ejes estratégicos de la gerencia moderna para la generación de “valor
añadido”; pues al ser el primer “eslabón” de la Cadena de Suministro, permite dinamizarla;
situación que se refleja en mejoras en competitividad, lo que se traduce en mejoras de la
capacidad de gestión y, precisamente, de generación de “valor añadido” en las organizaciones. Las
organizaciones al contar con una base de proveedores que estén codificados, clasificados y
segmentados, garantiza, de una parte, una gestión más confiable, disminuyendo el riesgo del
aprovisionamiento; y de otra parte, ahorra recursos en su manejo y administración.
Controlar el stock: El estricto control de stock, productos que tenemos a disposición de los
clientes o de las materias primas necesarias para mantener un flujo fluido y suficiente de la
producción, constituye un elemento fundamental para la buena marcha de una empresa.La
implementación de un sistema que permita una correcta gestión del stock, sin caer en algún
momento en excesos o carencias, es un proceso ciertamente complejo, que además tiende a
complicarse a medida que nuestro negocio o empresa va aumentando en tamaño y número de
productos comercializados, y también en necesidades de materiales y/o materias primas.. Cuando
el stock de un producto baja del mínimo asignado, se corre el riesgo de faltantes. Cuando se
excede el máximo, por el contrario, pueden sufrirse pérdidas por improductividad.

Analizar permanentemente el mercado proveedor: debemos estar abiertos a la posibilidad de

nuevos proveedores que reemplacen a los anteriores.

Equilibrio en la relación: no debemos perder de vista que estamos haciendo negocios, no amigos
o enemigos. Entonces, es necesario mantener un equilibrio en la relación con el vendedor y con
proveedor, a partir de cierta distancia y a la vez mucha amabilidad y cordialidad en un marco de
respeto absoluto de ambas partes.

Si se logra una política y un método de compras adecuado, la empresa ganará más dinero. Y, más
importante, crecerá en su competitividad, única garantía de supervivencia y éxito a largo plazo.

Cantidades y momentos del pedido

Las cantidades adquiridas, así como el momento en que se adquieren afecta a los precios que se
pagan, a los costos de transportación y a los costos de manejo de inventario. Una estrategia
es comprar sólo para cumplir los requerimientos a medida que éstos se presentan.

Esta es la estrategia justo a tiempo, también denominada como compras al día. De forma
alternativa se puede utilizar algún tipo de comprar adelantado o anticipada. Esto puede resultar
ventajoso cuando se espera que los precios sean mayores en el futuro. Además se podría
participar en la actividad de compra especulativa, en la que los compradores intentan cubrirse de
futuros incrementos de precio.

Las materias primas, con frecuencia productos como cobre, plata y oro pueden revenderse
obteniendo una utilidad. La compra especulativa difiere a la hora de la compra adelantada en la
medida en que las cantidades adquiridas pueden exceder cualquier cantidad razonable dictada por
los requerimientos futuros.

Las cantidades de compra también pueden verse afectadas por las reducciones especiales de
precios que los vendedores ofrecen de vez en cuando. Los compradores quizá deseen
"abastecerse" a un buen precio, pero no tomar la entrega de los bienes sino hasta que éstos se
requieren, evitando de esta forma una acumulación de inventario.
Requisición de compra

Una requisición de compra es una solicitud escrita que usualmente se envía para informar al
departamento de compras acerca de una necesidad de materiales o suministros. Las requisiciones
de compra están generalmente impresas según las especificaciones de cada compañía, la mayor
parte de los formatos incluye:

 Numero de requisición
 Nombre del departamento o persona que solicita
 Cantidad de artículos solicitados
 Identificación del número de catálogo
 Descripción del artículo
 Precio unitario
 Precio total
 Costo de embarque, de manejo, de seguro y costos relacionados-
 Costo total de requisición
 Fecha del pedido y fecha de entrega requerida-
 Firma autorizada.

Orden de compra

Una orden de compra es una solicitud escrita a un proveedor, por determinados artículos a un
precio convenido. La solicitud también especifica los términos de pago y de entrega. La orden de
compra es una autorización al proveedor para entregar los artículos y presentar una factura. Todos
los artículos comprados por una compañía deben acompañarse de las órdenes de compra, que se
enumeran en serie con el fin de suministrar control sobre su uso. Por lo general se incluyen los
siguientes aspectos en una orden de compra:

 Nombre impreso y dirección de la compañía que hace el pedido-

 Número de orden de compra
 Nombre y dirección del proveedor
 Fecha del pedido y fecha de entrega requerida
 Términos de entrega y de pago
 Cantidad de artículos solicitados
 Número de catálogo
 Descripción
 Precio unitario y total
 Costo de envío, de manejo, de seguro y relacionados.
 Costo total de la orden
 Firma autorizada

El original se envía al proveedor y las copias usualmente van al departamento de contabilidad para
ser registrados en la cuenta por pagar y otra copia para el departamento de compras.

Informe de Recepción

Cuando se despachan los artículos ordenados, el departamento de recepción los desempaca y los
cuenta. Se revisan los artículos pares tener la seguridad de que no estén dañados y cumplan con
las especificaciones de la orden de compra y de lulista de empaque. Luego el departamento de
recepción emite un informe de recepción. Este formato contiene

 Nombre del proveedor-

  Número de orden de compra
 Fecha en que se recibe el pedido
 Cantidad recibida-
 Descripción de los artículos-
 Diferencia con la orden de compra (artículos dañados )
 Firma autorizada

El original lo guarda el departamento de recepción. Las copias se envían al departamento de

compra y al departamento de cuentas por paga, las copias también se envían al departamento de
contabilidad y al empleado de almacén que inició la requisición de compra, además se adjunta una
copia de los materiales que van al almacén.