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CURSO: GESTIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS DISEÑO ORGANIZACIONAL

DISEÑO DE LA ESTRUCTURA DE UNA ORGANIZACIÓN

TIPOS DE ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

Estructura Formal: Es la estructura explícita y oficialmente reconocida por la organización.


Es el conjunto de normas y pautas preestablecidas dentro de una organización, las cuales
generan relaciones formales y se encuentran dadas por mecanismos de coordinación básicos
que garantizan el logro de los objetivos globales de la organización. De cualquier manera,
estas estructuras formales son dinámicas para así poder adaptarse a distintos contextos a
medida que va pasando el tiempo. Ejemplo de la estructura formal son los puestos jerárquicos,
las funciones, etc.

Estructura informal: Se encuentra conformada por las relaciones humanas (interpersonales),


que afectan sus decisiones internas, es decir, deforman de manera positiva ó negativa, a la
estructura formal. Por otro lado, la estructura informal goza de mayor dinamismo que la
estructura formal ya que se encuentra formada por las relaciones humanas. Ejemplos de
estructura informal son los vínculos amistosos extra laborales del grupo de trabajo.

PASOS BÁSICOS PARA EL DISEÑO DE LA ESTRUCTURA DE UNA ORGANIZACIÓN:

Paso Nº 1: Definir y formalizar los objetivos


Consiste en determinar con claridad y precisión los fines que persigue la organización. Se
recomienda establecer el conjunto de actividades que pretende llevar a cabo para cumplir
con los objetivos propuestos.
Paso Nº 2: Establecer las funciones necesarias que permitan cumplir con los objetivos
Este paso pretende obtener una lista de todas las tareas que deberán desarrollarse en la
empresa para poder llevar a cabo las funciones definidas en el paso anterior. Se deberá incluir
un cálculo aproximado de los recursos y puestos de trabajo necesarios para poder
implementar la lista.
Paso Nº 3: Departamentalizar
Agrupar las tareas detalladas en el paso anterior teniendo en cuenta los mejores criterios
acorde a la situación.
Paso Nº 4: Asignar las funciones
Asignar recursos humanos a los puestos establecidos. Luego asignar las tareas definidas en
el paso anterior con el fin de poder llevar a cabo las tareas definidas

EL ORGANIGRAMA

Organigrama: es la representación parcial, mediante un diagrama, de la estructura formal de


una organización, en él se muestran las funciones, sectores, jerarquías y dependencias
internas.
El organigrama es una “representación parcial de la estructura formal”, por dos razones
distintas:
>Toda la información de la estructura formal no se puede graficar en un único gráfico.
> Por ser un modelo, se llega a un nivel de detalle y, a partir de allí, la información que exista
no se representa.

PRINCIPIOS DE LOS ORGANIGRAMAS


Toda técnica hace uso de una herramienta (en nuestro caso, los organigramas), estas utilizan
como bases premisas o supuestos correctos que sustentan, en gran parte, el buen uso de la
herramienta, en el marco de establecido.
DOCENTE: ING° JULIO TERRONES ROMERO
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A continuación, se detalla un conjunto de “principios” (estos supuestos y/o premisas válidas),


los cuales deberán ser considerados y respetados.

SIMBOLOGÍA
Entegrama o unidad administrativa: representación gráfica de cada unidad orgánica de la
estructura formal.
Se refiere a cada uno de los rectángulos que componen la gráfica y su inscripción.
Se recomienda que todos los entegramas tengan la misma medida.

Línea de autoridad o dependencia jerárquica: son aquellas que relacionan jerárquicamente


a los entegramas. Se identifican visualmente ya que éstas son líneas llenas y en dirección
vertical.

Línea de dependencia funcional: son aquellas que relacionan funcionalmente (por función
o tarea que desempeña) los entegramas. Se grafican con líneas llenas y en dirección
horizontal.

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Líneas de coordinación: son aquellas que expresan actividades funcionales, de asesoría o


asistencia entre las unidades administrativas con motivos de solucionar problemas en
conjunto.

Línea de apoyo: Es aquella que forma una “ele”, desde la línea de autoridad y esta colocada
a la izquierda para indicar apoyo.

Línea de asesoría/asistente: Es aquella que partiendo de la línea de autoridad va hacia la


derecha, para unirse a la parte lateral céntrica de un rectángulo, representa la asistencia
técnica o asesoramiento o staff.

Línea de descentralización: Cuando la unidad administrativa se encuentra geográficamente


fuere de la sede de la unidad principal y/o jefatura.

Entegrama o unidad administrativa futura: Cuando la unidad administrativa no existe, pero


está programada para funcionar en el futuro.

FORMAS DE GRAFICAR UN ORGANIGRAMA

Basándome en las clasificaciones planteadas por Enrique B. Franklin (en su libro


"Organización de Empresas"), Elio Rafael de Zuani (en su libro "Introducción a la
Administración de Organizaciones") y Edilberto Chiavenato (en su libro Comportamiento
organizacional), es la siguiente clasificación de organigramas:
1) Por su naturaleza, 2) por su finalidad, 3) por su ámbito, 4) por su contenido y 5) por su
presentación o disposición gráfica.
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1) POR SU NATURALEZA. Este grupo se divide en tres tipos de organigramas:

o Micro administrativos: Corresponden a una sola organización, y pueden referirse a ella en


forma global o mencionar alguna de las áreas que la conforman

o Macro administrativos: Involucran a más de una organización

o Meso administrativos: Consideran una o más organizaciones de un mismo sector de


actividad o ramo específico. Cabe señalar que el término meso administrativo corresponde a
una convención utilizada normalmente en el sector público, aunque también puede utilizarse
en el sector privado.

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2. POR SU FINALIDAD. Este grupo se divide en cuatro tipos de organigramas:

o Informativo: Se denominan de este modo a los organigramas que se diseñan con el objetivo
de ser puestos a disposición de todo público, es decir, como información accesible a personas
no especializadas. Por ello, solo deben expresar las partes o unidades del modelo y sus
relaciones de líneas y unidades asesoras, y ser graficados a nivel general cuando se trate de
organizaciones de ciertas dimensiones.

o Analítico: Este tipo de organigrama tiene por finalidad el análisis de determinados aspectos
del comportamiento organizacional, como también de cierto tipo de información que
presentada en un organigrama permite la ventaja de la visión macro o global de la misma,
tales son los casos de análisis de un presupuesto, de la distribución de la planta de personal,
de determinadas partidas de gastos, de remuneraciones, de relaciones informales, etc. Sus
destinatarios son personas especializadas en el conocimiento de estos instrumentos y sus
aplicaciones.

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o Formal: Se define como tal cuando representa el modelo de funcionamiento planificado o


formal de una organización, y cuenta con el instrumento escrito de su aprobación. Así por
ejemplo, el organigrama de una Sociedad Anónima se considerará formal cuando el mismo
haya sido aprobado por el Directorio de la S.A.

o Informal: Se considera como tal, cuando representando su modelo planificado no cuenta


todavía con el instrumento escrito de su aprobación.

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3. POR SU ÁMBITO. Este grupo se divide en dos tipos de organigramas:

o Generales: Contienen información representativa de una organización hasta determinado


nivel jerárquico, según su magnitud y características. En el sector público pueden abarcar
hasta el nivel de dirección general o su equivalente, en tanto que en el sector privado suelen
hacerlo hasta el nivel de departamento u oficina.

o Específicos: Muestran en forma particular la estructura de un área de la organización

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4. POR SU CONTENIDO. Este grupo se divide en tres tipos de organigramas:

o Integrales: Son representaciones gráficas de todas las unidades administrativas de una


organización y sus relaciones de jerarquía o dependencia. Conviene anotar que los
organigramas generales e integrales son equivalentes.

o Funcionales: Incluyen las principales funciones que tienen asignadas, además de las
unidades y sus interrelaciones. Este tipo de organigrama es de gran utilidad para capacitar al
personal y presentar a la organización en forma general.

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o De puestos, plazas y unidades: Indican las necesidades en cuanto a puestos y el número


de plazas existentes o necesarias para cada unidad consignada. También se incluyen los
nombres de las personas que ocupan las plazas.

5. POR SU PRESENTACIÓN O DISPOSICIÓN GRÁFICA. Este grupo se divide en siete o


tipos de organigramas.

o Verticales: Presentan las unidades ramificadas de arriba abajo a partir del titular, en la parte
superior, y desagregan los diferentes niveles jerárquicos en forma escalonada. Son los de uso
más generalizado en la administración, por lo cual, los manuales de organización recomiendan
su empleo.

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o Horizontales: Despliegan las unidades de izquierda a derecha y colocan al titular en el


extremo izquierdo. Los niveles jerárquicos se ordenan en forma de columnas, en tanto que las
relaciones entre las unidades se ordenan por líneas dispuestas horizontalmente.

o Mixtos o matricial: Este tipo de organigrama utiliza combinaciones verticales y horizontales


para ampliar las posibilidades de graficación. Se recomienda utilizarlos en el caso de
organizaciones con un gran número de unidades en la base.

o De Bloque: Son una variante de los verticales y tienen la particularidad de integrar un mayor
número de unidades en espacios más reducidos. Por su cobertura, permiten que aparezcan
unidades ubicadas en los últimos niveles jerárquicos.

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o Circulares: En este tipo de diseño gráfico, la unidad organizativa de mayor jerarquía se


ubica en el centro de una serie de círculos concéntricos, cada uno de los cuales representa
un nivel distinto de autoridad, que decrece desde el centro hacia los extremos, y el último
círculo, o sea el más extenso, indica el menor nivel de jerarquía de autoridad. Las unidades
de igual jerarquía se ubican sobre un mismo círculo, y las relaciones jerárquicas están
indicadas por las líneas que unen las figuras.

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NUEVOS MODELOS DE DISEÑO ORGANIZACIONAL según Edilberto Chiavenato

o Estructura de equipos: Las organizaciones utilizan los equipos como su principal sistema
de coordinación e integración, también elimina barreras entre departamentos y descentraliza
la toma de decisiones, al dejarla en manos delos equipos, por ello las personas deben ser
tanto generalistas como especialistas.

o La estructura en forma de red: también llamada organización modular o virtual, es una


forma de organización relativamente pequeña que puede controlar un enorme volumen de
operaciones y que descentraliza o subcontrata la mayor parte de sus operaciones de negocios.
Su estructura está totalmente descentralizada y la departamentalización es mínima o nula.

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ROF, MOF y MP

REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES (ROF)

DISEÑANDO EL ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL

Tenemos la empresa Aries S.A, cuenta con diferentes órganos administrativos, pero a
centrado su interés en organizar administrativamente su almacén.

Sus directivos consideran que el almacén tiene por objetivos facilitar la repartición equilibrada
del área de trabajo, planificación del espacio, criterio y habilidad en el manejo de gran número
de artículos, medios suficientes y adecuados para la movilización de materiales, protección
contra deterioros o robos, y evitar en lo posible la obsolescencia de los materiales y los altos
costos de mantenimiento que ocasiona.
Con esta información, podemos decir que el almacén tiene que realizar variadas actividades,
de allí que su organigrama estructural debe estar especificada con unidades
departamentalizadas entre jefaturas, es decir entre un departamento y varias secciones que
pertinentemente se debe designar.

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ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DEL DPTO. DE ALMACÉN

JEFATURA

SECCIÓNES

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES (MOF)

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Con esta información y más, podemos decir que el almacén tiene que realizar actividades
relacionadas con la recepción de materiales, su almacenaje, distribución y despacho y el
control sobre el flujo de materiales. Podemos elegir un organigrama simple que nos dé una
visualización del área de almacenes.

ORGANIGRAMA DE CARGOS DEL DPTO. DE ALMACÉN

Ejemplo de Función específica:

CARGO: JEFATURA DE ALMACÉN

DETALLE DEL CARGO


Establece las políticas del almacén a seguir y ejerce su gestión.

FINALIDAD DEL CARGO


Planificar, organizar, controlar y dirigir el almacén de la empresa Aries S.A. - Trujillo.

FUNCIONES ESPECÍFICAS
1. Coordinar con los diferentes niveles de la organización del almacén para la
consecución de los fines, y establecer procedimientos para el cumplimiento eficiente
de las tareas asignadas.
2. Adoptar las disposiciones de seguridad necesarias para la protección de las
existencias almacenadas y del personal encargado de su manipuleo.
3. Vigilar la conformidad de los movimientos de almacén, de acuerdo con las
disposiciones legales vigentes y los reglamentos y procedimientos de la empresa.

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4. Solicitar a la jefatura logística los recursos humanos y materiales necesarios para el


logro de las actividades que prescriba el área.
5. Establecer un diálogo permanente con los encargados de las diferentes secciones
de su jurisdicción para corregir los errores y enfrentar las dificultades que se
presenten en el desarrollo de sus funciones.
6. Realizar otras funciones afines a su cargo.

REPORTA A: Jefatura Logística

SUPERVISA A: Jefaturas de secciones; Recepción, Almacenes, Distribución y despacho y


Control de almacenes.

COORDINA CON: Jefatura de Dpto. de Producción, Jefatura de Contabilidad y finanzas,


Jefatura de compras.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS (MP)

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PROCEDIMIENTO PARA COMPRA DE MATERIALES

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