Manual de Políticas Distribuidora Agro-Comercial

Proyecto Final
Manual de Política
Asignatura
Contabilidad Intermedia
Catedrática
Master Paola Leiva
Alumnos
José Abraham Cantarero Escobar 201610040032
Dablin Porfirio Chávez Robles 201530010041
José Ricardo Zelaya Casco 201610040175
Gricelda Isabel Reyes Alvarado 20161004017
Cindy Julissa Méndez Herrera 201610040190
Zeydi Darleny Rodríguez Santamaría 201030040034
Iblyn Geovany Cáceres Perdomo 201610040325
Modalidad
Presencial Fin de Semana
14 de Agosto de 2016
MANUAL DE POLÍTICAS
Distribuidora Agro-
Comercial V.M
Índice
Introducción……………………………………………………………………………4
Objetivos………………………………………………………………………………..5
Definiciones…………………………………………………………………………….6
Reseña Histórica……………………………………………………………………….7
Misión y Visión………………………………………………………………………….8
Políticas………………………………………………………………………………9-36
Conclusiones…………………………………………………………………………..37
Introducción
A continuación se presentan una serie de Políticas las cuales servirán a la empresa para
mejorar sus controles internos y procesos todo en bien de la empresa y sus colaboradores
y hasta en algunos casos optimizar tiempo.
Un Manual de Políticas es un documento que contiene la descripción de actividades que
deben seguirse en la realización de las funciones de un área administrativa. En él se
encuentra registrada y transmitida la información básica que facilita las labores, la
evaluación interna y su vigilancia, la conciencia en los empleaos y en sus jefes de que el
trabajo se está realizando o no adecuadamente.
La iniciativa de identificar y establecer políticas, tiene además la finalidad de permitir a sus
Gerentes y trabajadores encausar sus iniciativas, fomentar el buen trabajo, de tal forma
que se coordinen los esfuerzos de todas las áreas de la empresa en una misma dirección,
dentro de un marco de confianza el mismo que es fundamental seguir para cumplir con
los objetivos que se trace la administración. Los sistemas organizativos modernos y el
mejoramiento de los procesos internos son extremadamente importantes para que la
empresa incremente sus niveles de productividad, eficiencia y eficacia en su gestión.
Objetivos
 Determinar de manera clara y precisa las acciones a seguir dentro de cada uno de
los procedimientos correspondientes a realizar en esta coordinación.
 Presentar una visión de conjunto de la organización para su adecuada
organización.
 Precisar expresiones generales para llevar a cabo acciones que deben realizarse
en cada unidad administrativa.
 Proporcionar expresiones para agilizar el proceso decisorio.
 Ser instrumento útil para la orientación e información al personal.
Definiciones
Definición de Política:
Manera de alcanzar objetivos. "Es un plan permanente que proporciona guías generales
para canalizar el pensamiento administrativo en direcciones específicas.
Definición de Manual de Políticas:

Documento que incluye las intenciones o acciones generales de la administración que es
probable que se presenten en determinadas circunstancias.
Las políticas son la actitud de la administración superior. Las políticas escritas establecen
líneas de guía, un marco dentro del cual el personal operativo pueda obrar para balancear
las actividades y objetivos de la dirección superior según convenga a las condiciones del
organismo social.
Reseña histórica.
En el año de 1998 Víctor Manuel Manzanares Robles fundador de lo que es hoy en día
Distribuidora Agro-comercial V. M. Obtuvo su título de ingeniero agrónomo en la escuela
agrícola Porfirio Ortega, ubica en el departamento de Santa Bárbara, al siguiente año
decide buscar una oportunidad, en el ámbito laboral, oportunidad que le fue brindada en
Cultivos del Norte, desempeñarse como supervisor de proyectos de chile tabasco
brindándole la oportunidad de obtener mucha más experiencia en manejo de cultivos el
cual le facilito el acercamiento con productores del rubro laborando por un periodo de 5
años en dicha empresa, durante este último año le surge una nueva oportunidad laboral
en una empresa extractora de aceite de palma aceitera PALCASA, laborando por un
periodo de 4 años como supervisor de proyectos de palma africana, durante este periodo
y con el deseo de seguir preparándose profesionalmente decide continuar con sus
estudios superiores, en la Universidad Privada de San pedro Sula donde recibe el título
de ingeniero agrónomo al finalizar su carrera de ingeniería ya contaba con muchas
relaciones al nivel laboral, obteniendo un acercamiento estrecho con intermediarios
(compradores de fruta a pequeños productores) dichos productores son beneficiados ya
que no cuentan con transporte y otros tipos de prebendas que los intermediarios les
proveen ( insumos agrícolas transporte y herramientas ) de este acercamiento con dichos
intermediarios le llama la atención el poder dedicarse a este rubro, en el 2010, por
reestructuración de la empresa fue despedido, fue entonces que decide poder iniciar su
propio negocio y con el rubro al que se ha dedicado la familia el cultivo de palma africana
ya que contaba con muy buena relación con los técnicos agrícolas de otras empresas
extractoras de aceite, se contacta con personal de la empresa Corporación DINANT para
poder establecerse como parte de los compradores que sirven como intermediarios en el
sector de El Progreso y alrededores ya que DINANT no contaba con compradores en
este sector . En el 2011 da inicio a la compra de fruta en la zona de El Progreso
realizando la función de chofer junto con 2 ayudantes quienes eran los encargados de
pesar y cargar la fruta recolectando en los carros para poder transportarla hacia los
centros de acopio.
Actualmente cuenta con 3 empresas estructuradas que han sido creadas según las
necesidades que han surgido y en el transcurso de su trayectoria como empresario las
cuales funcionan con el nombre de Distribuidora Agro-comercial V.M. dedicada a la
compra y venta de fruta de palma africana, Transportes Manzanares que cuenta con 18
camiones designados al acarreo de fruta de los centros de acopio hacia la planta
extractora , APALPROSA que funciona como un centro de acopio de palma africana,
contando con total 70 trabajadores entre estas tres empresas beneficiando a un promedio
de 300 familias
Misión
Ser para nuestros proveedores una empresa responsable y

honesta, sirviendo de apoyo para el pequeño productor y sus
familias, siendo su satisfacción, nuestra satisfacción.
Visión
Llegar a ser líder en la compra de fruta de palma africana

manteniendo, la credibilidad
1 Codigo
Política de Manejo de Caja DAC VM-001
Chica
Elaborado por: Aprobado por: Fecha de elaboración: Página 1 de 3
Alumnos UTH Gerente General 01/07/2016
Propósito
Establecer un fondo que nos permita atender de manera ágil todos aquellos pagos
menores para evitar pérdida de tiempo.
Alcance
Todos los pagos menores
Responsable de la revisión
Gerente Administrativo
Políticas
1. El fondo de caja chica queda establecido por un valor de Lps. 3,000.00.
2. La Gerente Administrativa será la responsable de dicho fondo.
3. El Gerente será el autorizado para aprobar los pagos de caja chica.
4. La caja chica no podrá conservar menos del 20% de su monto establecido.
5. El monto máximo a pagar de caja chica será de Lps. 600.00.
6. Todo uso de caja chica será justificado por medio de un vale de caja chica.
Conceptos
La caja chica: (también llamada caja menor) es una suma de dinero en efectivo,
destinada para gastos diarios, pequeños o “del momento”, ya sea en una
empresa, comercio, o dependencia gubernamental.
El vale de caja chica: es un documento que sirve para la comprobación de gastos

menores o préstamos por los cuales no se expide factura o comprobante de tipo
fiscal.
Descripción del procedimiento
1. Solicitante
1.1 Llena el vale y lo presenta al Gerente General para su respectiva aprobación.
2. Gerente General
2.1 Autoriza y firma el vale.
3. Gerente Administrativo
3.1 Hace entrega del dinero por el monto autorizado.
1 Codigo
Chica
Diagrama de flujo
Inicio
1. Presenta
vale Para
autorizar
No
2. Autoriza
Vale
Fin
Si
2.1 Firma y
autoriza el
vale
3. Hace
entrega del
Vale
Fin
1 Codigo
Chica
Vale de caja chica

2 Codigo
Política de Seguridad DAC VM-002
Propósito:
Evitar la fuga de información y cuidar todos los intereses de la empresa teniendo
un control sobre quien puede tener acceso a la misma.
Alcance
Debe ser conocida y cumplida por todo el personal, sea cual fuere su nivel
jerárquico.
Responsable
Gerente Administrativo, Gerente General
Políticas.
1. Ninguna persona ajena a la empresa podrá ingresar a las instalaciones
sin previa autorización.
2. Ningún colaborador dará información de la empresa, socios,
colaboradores y clientes a ninguna persona sin autorización de
gerencia.
3. Ningún colaborador podrá extraer información del equipo de oficina.
4. La clave de acceso al sistema es estrictamente confidencial, no se debe
proporcionar a ninguna persona.
Sanciones
1. Todo empleado que incumpla cualquier política de seguridad, será
sancionado.
2. En caso de ser reincidente en el incumplimiento de estas políticas, el
colaborador cometerá una falta grave.
3. Si un empleado proporciona su clave de acceso, el será el responsable
de los efectos negativos que esto conlleve.
3 Codigo
Política de Requisición de DAC VM-003
Materiales
Propósito
Llevar un control sobre los suministros de oficina u otra área de la empresa, donde
el empleado pueda solicitar herramientas que necesite para su buen desempeño
laboral.
Alcance
Todos los empleados
Políticas
1. Cada empleado que necesite una herramienta de oficina lo realizara por

medio del formato de requisición de suministro.
2. Cada empleado deberá velar por el buen manejo y uso de los suministros
entregados.
3. El formato de requisición de suministros no debe llevar manchones, ni
borrones.
4.
Conceptos
Requisición de materiales: es un documento que justifica la salida de materiales
de bodega o almacén.
La orden de requisición de materiales deberá contener información que tenga la

fecha, quien lo solicita, cantidad y firma del solicitante.
1. Solicitante
1.2 Llena el requerimiento y lo firma, lo presenta al Gerente administrativo.
2.1 Autoriza y firma el requerimiento.
3.1 Hace entrega del material solicitado.
3 Codigo
Materiales
Diagrama de flujo
Inicio
1. Presenta
Requisición
No
2. Autoriza Fin
Si
2.1 Firma y
autoriza la
Requisición
3. Hace
entrega del
Material
Fin
3 Codigo
Materiales
Formato de Requisición de Materiales
Distribuidora Agro-Comercial V.M

Requisición de Materiales
Fecha
Solicitante
Cantidad Articulo Descripción
______________________ _______________________
Autoriza Solicitante
4 Codigo
Política de solicitud de
vacaciones DAC VM-004
Propósito
Coordinar de manera efectiva el goce de vacaciones del personal en su totalidad,
conforme a lo establecido por el código de trabajo, y de manera que no interfiera con la
operatividad del negocio.
Alcance
Todos los empleados
Políticas
1. Todo el personal de los diversos departamentos deberán de planificar sus
vacaciones para gozarlas por completo.
2. El personal deberá de acordar sus vacaciones de manera que no se traslapen los
días por motivos de la realización de las operaciones
3. La solicitud la deberán de hacer por escrito con un mínimo de 1 mes de
anticipación.
4. El formato será revisado y autorizado por la gerencia general
Conceptos
Requisición de materiales: es un documento que justifica la salida de materiales de
bodega o almacén.
La orden de requisición de materiales deberá contener información que tenga la fecha,
quien lo solicita, cantidad y firma del solicitante.
1. Solicitante
1.3 Llena el Formato de vacaciones y lo firma, lo presenta al Gerente General
2. Gerente General
2.1 Autoriza y firma las vacaciones.
4 Codigo
Diagrama de flujo
Inicio
1. Presenta
Solicitud
No
2. Autoriza Fin
Si
2.1 Firma y
autoriza las
Vacaciones
Fin
4 Codigo
Formato solicitud de Vacaciones
Distribuidora Agro-Comercial V.M

Solicitud de Vacaciones
Fecha de solicitud
/ /
_____________________________________________________________________
Nombres Primer Apellido Segundo Apellido
Vacaciones correspondientes al periodo:
De: ______________________ Al:_____________________ __________________

Fechas solicitadas
________________ _________________ __________________

No. Días de vacaciones No. De días a Disfrutar No. Días Pendientes
correspondientes
____________________ _____________________
Firma Solicitante Firma Gerente General
5 Codigo
Política y Procedimientos de
contratación de personal DAC VM-005
Propósito
Establecer las normas y definir responsables en el proceso de reclutamiento, selección,
contratación e inducción del personal, para los candidatos a ocupar plazas vacantes
dentro de la empresa.
Alcance
Aplica a todo aquel candidato interno o externo susceptible a ocupar una plaza vacante en
la entidad.
Responsable
Gerente General
Definiciones
Perfil del Puesto: Requisititos de escolaridad, experiencia mínima y habilidades,
requeridos para el personal a cubrir un puesto.
Promoción de Personal: el personal que por sus conocimientos, experiencia y desarrollo
dentro de la empresa, alcanza a cubrir el perfil de puesto requerido de una plaza vacante.
Reclutamiento: Proceso de identificar y seleccionar candidatos externos a ocupar alguna
plaza vacante dentro de la entidad.
Políticas
 El reclutamiento de personal se efectuará de conformidad con la disponibilidad de

plazas vacantes según la plantilla autorizada por el consejo de Administración.
 Para la selección del personal se deberán considerar los requisitos estándares
establecidos en el manual de organización vigente.
 Las contrataciones de personal deberán efectuarse los días 1° o 16 del mes de
que corresponda.
 Para ingresar al servicio de la EMPRESA los TRABAJADORES deberán reunir los
siguientes requisitos.
 Cumplir con los requisitos que exige el perfil del puesto.
 Los datos y referencias que proporcionen los TRABAJADORES serán verificados
por la EMPRESA, quedando entendido que de comprobarse la falsedad de los
mismos, no será admitido en el trabajo, o, si ya estuviese trabajando, le podrá ser
rescindido el contrato Individual del trabajo, sin responsabilidad alguna de la
EMPRESA.
 El Jefe de Recursos humanos antes de iniciar con el proceso de reclutamiento
analizará la posibilidad de realizar alguna promoción o rotación interna, misma que
propondrá al Gerente del área vacante para su aceptación.
 Las personas que presten sus servicios profesionales a la entidad por medio de
contratos de honorarios, a propuesta de su gerente de área, podrán ocupar
directamente plazas vacantes de la plantilla autorizada.
 El personal de nuevo ingreso o promovido será contratado con el rango mínimo
del nivel del sueldo al que se le contrate al menos por un año, según tabulador
autorizado.
5 Codigo
Política y Procedimientos de
contratación de personal DAC VM-005
 El Jefe de Recursos humanos será responsable de integrar los expedientes de

personal y manejar confidencialmente su información, así como de elaborar los
contratos respectivos, solicitando para tal efecto la siguiente documentación:
 Por lo menos dos cartas de recomendación recientes, expedidas por
establecimientos y/o empresas en las que hubiere laborado anteriormente.
 Carta de antecedentes penales.
 Constancia de percepciones del empleo anterior, (en su caso)
 Certificado médico, expedido por institución oficial en la fecha de
contratación.
 Carta declaratoria
 Documentación que avale últimos estudios (en su caso)
 Currículum Vitae
 Acta de nacimiento
 Acta de matrimonio y de nacimiento de sus hijos (en su caso).
 Presentar la documentación que le solicite la EMPRESA para
verificar su capacidad para el empleo, así como verificar la
información contenida en la solicitud de empleo.
6 Codigo
Política de Venta
DAC VM-006
Propósito
Vender una fruta con calidad a los interesados en nuestro producto proporcionando así la
confianza a todos y cada uno de nuestros clientes.
Alcance
Todos los clientes.
Gerente General
Políticas
1. La fruta debe estar madura para ser vendida.

2. Fruta verde no será expuesta al mercado.
3. El horario de entrega de la fruta en los centros de acopio será estrictamente
puntual.
4. La fruta será entregada completamente limpia y des pisoteada.
5. La fruta entremedia sufrirá destaro.
Concepto
La venta es la consecuencia del trabajo empresario para captar clientes que estén
dispuestos a pagar por el servicio o producto ofrecido pues cubre algunas de sus
necesidades y están dispuestos a pagar por ello un precio. Quien entrega el producto o
servicio se llama vendedor y quien lo adquiere se denomina comprador.
8 Codigo
Política de Estados
Financieros DAC VM-008
Propósito
Suministrar información acerca de la situación financiera desempeño y cambios de la
empresa que sea útil a una amplia gama de usuarios con el objeto de tomar decisiones
económicas.
Alcance
Personal Administrativo.
Gerente General
Políticas
1. La información debe ser de fácil comprensión para todos los usuarios.
2. La información debe estar libre de errores materiales, debe ser neutral y prudente
para que pueda ser útil y transmita la confianza necesaria a los usuarios.
3. Esta información se debe presentar siguiendo las normas y políticas contables de
manera que permita la fácil comparación con periodos anteriores.
4. Los estados contables serán creados según los PCGA.
5. La contabilidad será llevada por un contador público.
Concepto
Son los documentos de mayor importancia que recopilan información sobre la salud
económica de la empresa, cuyo objetivo es dar una visión general de la misma.
9 Codigo
Política de Pago a
Proveedores DAC VM-009
Propósito
 Establecer los requisitos y condiciones para realizar pagos a proveedores de

acuerdo a los requerimientos contables y de control interno.
 Definir las normas que permitan a los proveedores y acreedores tener
información clara y precisa respecto al pago de los valores a su haber.
Alcance
Esta política rige para el pago a proveedores de palma africana, así como para el pago
de comisiones a los productores.
Gerente Administrativo.
Políticas
 El pago a Proveedores a los que la Empresa Distribuidora V.M. les va a recolectar

la fruta a sus fincas se le extiende y se entrega el cheque al mismo instante, no sin
antes estar autorizado el cheque.
 El pago a Proveedores que ingresan la fruta directamente a La Empresa
Distribuidora V.M. se hará por depósitos a cuentas de ahorro lo más pronto
posible, (máximo una semana de tardanza de pago).
 El Gerente General será el autorizado para aprobar los pagos a Proveedores que
se hacen por medio de cheques.
 El Gerente General será el encargado de hacer los respectivos depósitos a sus
proveedores.
Concepto
El área de pago a proveedores debe representar un filtro, para que todas las obligaciones
reales de pagos con proveedores de bienes y servicios sean liquidadas, en tiempo y
forma; para que esto mitigue el riesgo de que las empresas dejen de operar.

1. Recepción, Verificación y Contabilización de las Facturas.
1.4 El Asistente Contable recibirá diariamente las facturas originales

1.5 El Asistente Contable solicitará la firma de aprobación interna
correspondiente y luego se las entregara al gerente administrativo.
9 Codigo
Política de Pago a
2.1 Una vez aprobados los pagos el gerente administrativo deberá enviar un
correo electrónico a la Gerencia General, en donde se detalle el listado de los
pagos aprobados y se procederá con la emisión de los cheques y los entregara lo
más pronto posible, tal como lo establece la Política para Emisión de Cheques.
3. Gerente General
3.1 Hace los depósitos entre cuentas de banco al respectivo proveedor
9 Codigo
Política de Pago a
Diagrama de flujo
Inicio
1. Revisión
de la fact.
De fruta
No
2. Autoriza
el pago Fin
2.1 Firma y
autoriza el
cheque de
pago
3. Hace
entrega del
pago (cheq.
o dep.)
Fin
10 Codigo
Política de Cobros
DAC VM-0010
Alcance
Todos los proveedores con créditos otorgados.
Políticas
1. El comité de crédito será el encargado de reportar al Gerente administrativo los

créditos que entraron en morosidad.
2. El Gerente administrativo será el encargado de autorizar la cobranza.
3. El comité de cobranza hará los respectivos procedimientos para hacer el cobro a
quien lo amerite explicados a continuación.
Conceptos
La política de cobranza de una empresa son los procedimientos que sigue la empresa
para cobrar los créditos que ha otorgado a sus clientes. “Cualquier sistema de cobranzas
para que tenga éxito debe recibir dinero
1. Comité de Cobranza.
1.1. Notificación por escrito: constituye la primera opción en el proceso de cobro de las
cuentas vencidas. Se lleva a cabo los días siguientes al vencimiento de la cuenta,
para ello se envía una carta al cliente deudor, notificándole la situación. En caso
de que el cliente haga caso omiso a esta notificación, se procederá a enviar una
más exigente. Finalmente, se enviará una tercera y última carta planteando la
situación de morosidad.
1.2. Llamadas telefónicas: Constituye la segunda opción, se debe realizar cuando el
primero no dio el resultado esperado
1.3. Visitas personales: Esta técnica puede ser muy efectiva y constituye a la tercera
opción, su efectividad radica en las altas posibilidades de que el cobro se haga en
el acto.
1.4. Recurso legal: Es una opción bastante extremista, puede recurrirse a ella incluso
antes de la anterior, pero se debe tener en consideración que puede ser un
procedimiento costoso y que aun así no garantiza el cobro de los adeudados
pendientes.
11 Codigo
Política uso y
mantenimiento de vehículos DAC VM-0011
Propósito
Establecer un procedimiento para el uso, cuidado y el mantenimiento de los vehículos

asignado a cada motorista.
Alcance
Todos los proveedores con créditos otorgados.
Política
1. Las presentes políticas establecen los criterios y procedimientos de carácter

general para el uso de los vehículos propiedad o al servicio de la empresa así
como la conducta que deben de seguir los servidores públicos que los usen. La
aplicación de estas políticas se llevara a cabo sin perjuicio y en lo que no se
oponga a las disposiciones legales y reglamentarias que regulen de manera
específica los actos de que se trate.
2. Resguardo Definitivo. Documento escrito y signado por determinado servidor
público, el cual se compromete a cuidar de la conservación del vehículo
3. Resguardo Temporal. Documento escrito y signado por determinado servidor
público, el cual se compromete a cuidar de la conservación del vehículo
automotor, por determinado tiempo.
4. Los vehículos asignados o utilitarios, serán utilizados solo para realizar y apoyar la
ejecución de funciones sustantivas y administrativas del Instituto, por lo que no
podrán ser destinados a otras distintas o para uso personal.
5. Todos los vehículos deberán contar con un expediente, este estar· integrado con
toda la documentación del vehículo, desde su adquisición hasta la ˙última fecha de
calendario: copia de factura, pagos de tenencia, verificación vehicular, copia de
tarjeta de circulación, copia de póliza de seguro, inventarios, resguardo, bitácora
de servicio, consumo de combustible, copia de las facturas de los servicios
realizados y cualquier otro documento correspondiente al mismo.
11 Codigo
Política uso y
mantenimiento de vehículos DAC VM-0011
Mantenimiento
1. Los responsables de los recursos materiales deberán supervisar que los vehículos
se encuentren en condiciones de seguridad, llevando a cabo el Programa Anual de
Mantenimiento Preventivo y Correctivo. Asimismo se deberá llevar un registro de
las incidencias, servicios y/o composturas a que se haya sometido dicho vehículo.
2. Los responsables de los recursos materiales, deberán vigilar que los vehículos y
sus documentos necesarios para el uso y aprovechamiento de estos, se
encuentren en regla y actualizados de conformidad con las disposiciones legales
respectivas.
3. Los vehículos con antigüedad máxima de hasta tres años, deberán ser enviados
para su mantenimiento preventivo y correctivo a la agencia de la marca que
corresponda, para mantener la garantía correspondiente; los demás vehículos se
enviaron a talleres reconocidos para su mantenimiento.
12 Codigo
Políticas de Elaboración de
Presupuesto DAC VM-0012
Propósito
Planear integral y sistemáticamente todas las actividades que la empresa debe desarrollar
en un periodo determinado.
Controlar y medir los resultados cuantitativos, cualitativos y, fijar responsabilidades en las
diferentes dependencias de la empresa para lograr el cumplimiento de las metas
previstas.
Alcance
Personal administrativo
Políticas
1. Los presupuestos deben ser modificados cuando sea necesario, siempre y cuando
se haga una notificación previa al gerente administrativo.
2. El presupuesto no debe excederse de los límites que se establecen, a
excepciones de gastos imprevistos.
3. Se debe indicar por separado los costos directos (salarios) e indirectos (impuestos
y seguros de personal).
4. Cada categoría de costos debe ser detallada para un seguimiento adecuado de los
gastos.
5. Hacer seguimientos reales de lo que recaudan y de lo que gastan.
6. Determinar si se necesita hacer ajustes a medida que la empresa progresa.
7. El presupuesto debe examinarse cada seis meses.
8. El presupuesto debe desglosarse en fases.
Concepto
Es un plan de acción dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en valores y
términos financieros que, debe cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas
condiciones previstas, este concepto se aplica a cada centro de responsabilidad de
la organización.
13 Codigo
Políticas de Compras
DAC VM-0013
Propósito
El objetivo principal de la política de compra es garantizar una correcta y eficiente entrada
de mercancías a la empresa con el fin de completar una compra exitosa.
Alcance
Encargados de compra y personal administrativo.
Políticas
1. Seleccionar adecuadamente a los proveedores de la empresa.
2. Solicitar el envío de muestras antes de realizar la orden de pedido.
3. Analizar si se acepta o no una nueva lista de precios.
4. Negociar descuentos y condiciones de pago.
5. Realizar previsiones en la demanda para parametrizar cuando se compra.
6. Verificar que se cumplan las órdenes de compra emitidas.
7. Renegociar los servicios que prestan los proveedores.
8. Aplicar estrategias que sean de utilidad en la gestión de lo que compra la
empresa.
9. Mantener los niveles de calidad de los productos.
10. Tener continuidad en el abastecimiento de la empresa.
Concepto
Es un plan de acción dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en valores y
términos financieros que, debe cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas
condiciones previstas, este concepto se aplica a cada centro de responsabilidad de
la organización.

1. Gerente General
1.1 Autoriza a los encargados de compras, desplazarse para requerir el producto.
1.2 Se encarga de firmar cheques para realizar los pagos.
2. Encargados de compras
2.1 Visitan los proveedores de palma.
2.2 Verifican la calidad del producto.
2.3 Hacen las revisiones necesarias para realizar la compra.
2.4 Una vez llegan al acuerdo se procede a pesar el producto.
2.5 Se le extiende el cheque al cliente.
13 Codigo
Políticas de Compras
DAC VM-0013
Diagrama de flujo
1. Gerente administrativo 2. Encargados de compra
Inicio
2.1 Visitan a los

proveedores
1.1 Autoriza y firma

cheques para la
compra del producto
2.2 Verifican la
calidad del
producto
2.3 Hacen las

revisiones 2.4 Pesan la fruta
necesarias
2.5. Realizan el
pago al
proveedor
Fin
14 Codigo
Política de Emisión de
Cheques DAC VM-0014
Propósito
Establecer el mecanismo de operación que se llevara a cabo para la emisión de cheques
por el personal asignado, para las actividades correspondientes que nos permita de
manera ordenada llevar un control debidamente necesario.
Alcance
Todos los empleados
Gerente General.
Políticas
1. Todos los Pagos mayores a L999.99
2. Los procedimientos establecidos en este documento serán de observancias
obligatorias para las áreas establecidas para el manejo de cheques.
3. La Dirección de recursos financieros contara con un catálogo de firmas del
personal autorizados para tramitar la elaboración de cheques.
4. El monto mínimo autorizado para la emisión de cheque será de L.500.
5. El Librador o firmante, de cheques será estrictamente detallado con los datos
correspondientes al proceso.
6. La emisión de cheques solo se deberá realizar para pagos a clientes y
proveedores.
7. Los reembolsos y gastos de oficinas administrativas deberán realizarse con el
fondo asignado para caja chica.
Conceptos
Un cheque es un documento contable de valor en el que la persona que es autorizada

para extraer dinero de una cuenta (por ejemplo, el titular), extiende a otra persona una
autorización para retirar una determinada cantidad de dinero de su cuenta, la cual se
expresa en el documento, prescindiendo de la presencia del titular de la cuenta bancaria.
15 Codigo
Política de Créditos a
proveedores DAC VM-0015
Propósito.
El crédito conlleva normalmente la apertura de una cuenta corriente. Permite aumentar los
volúmenes de venta que a su vez disminuye los costos unitarios y permite a
determinados sectores de la población integrase al mercado consumidor.
Alcance:
Todos los empleados
Asistente Administrativa.
Políticas:
1. Debe ser un proveedor con historial de venta mayor a un año.
2. Poseer historial Crediticio con la empresa, responsable.
3. Poseer saldos anteriores con la empresa: cancelados o por finalizar.
4. Ser proveedor de fruta con promedio minino de 15 Toneladas mensuales.
5. El Plazo del crédito debe ser a un plazo de a 1 año.
6. El techo para proveedores con ingreso mínimos de 15 toneladas será de Lps
30,000.00.
7. El techo para proveedores con ingreso mayor de 15 toneladas será de Lps 50,000.00.
Descripción del procedimiento.

1. El Prestatario.
1.1 Llena la solicitud extendida por la empresa con los datos allí específicos.
2. Asistente de administración.
2.1 Verifica en la base de datos los datos proporcionados por el prestatario, realiza la
comparación con el historial del cliente rectifica que cumpla con las políticas de crédito
establecidas. He informa al Gerente General.
3. Gerente General:
3.1 Autoriza la entrega del crédito.
4. Asistente de Administración.
4.1 Realiza el llenado del documento contable (Pagare).
Hace, la entrega del crédito solicitado
15 Codigo
Diagrama de flujo
Inicio
1. Llena
Solicitud
No
2. Verifica
información si es Fin
Correcta
3 Autoriza
el crédito
1Firma el
pagaré
4 Entrega el
crédito. Fin
15 Codigo
Formato de Pagare
PAGARE
No de pagare. _____
Yo___________________________________________________,
mayor de edad, casado, comerciante, y vecino de este municipio, con
identidad No._________________________________. Por medio del
presente PAGARE, declaro: Que estoy en deberle a la empresa
“Distribuidora Agro-Comercial V.M.” la cantidad de: ______________
______________________________________________________
(Lps. _________________).
Deuda que cancelare en el transcurso de un año a partir de firmado
este pagare tiempo en el cual la deuda no genera ningún porcentaje
de interés. Vencido al plazo establecido y si existiese saldo adeudado
me comprometo a pagarle a la empresa Distribuidora Agro-Comercial
V.M. Un interés mensual de cinco por ciento (5%) sobre el saldo.
En fe de lo anterior firmo el presente pagare, en la ciudad de El
Progreso, departamento de Yoro, a los días ______ del mes
________________ del año dos mil ______.
16 Codigo
Propósito
Que cada colaborador conozca el manual de políticas de control interno.
Alcance
Todos los colaboradores
Responsable de la información
Políticas
1. Cada colaborador deberá conocer cada una de las políticas de control interno.
2. Cada colaborador deberá respetar y cumplir cada una de las políticas.
3. El Gerente administrativo deberá notificar y explicar a cada empleado cada una de
las políticas.
4. El colaborador que no respete ni cumpla cada una de las políticas podrá ser
sancionado.
5. Ningún colaborador podrá hacer cambios a las políticas de información.
6. La información se dará y explicara a cada colaborador de manera individual y
personal.
El gerente administrativo se reunirá con cada colaborador y notificara cada una de las
políticas al momento de ser contratado.
Conclusiones
Los Manuales de Políticas son muy importantes en cualquier empresa sin importar
su tamaño o el rubro que esta tenga debido a que estos ayudan a llevar mejores
controles y a disminuir de gran manera los errores en cuanto a procesos
administrativos o contables.
Para concluir un manual de política nos ayuda plasmar las reglas de la empresa y
más que un manual es una herramienta necesaria para todo empresa.

Manual de Políticas Distribuidora Agro-Comercial

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Proyecto Final

Definición de Manual de Políticas:

Ser para nuestros proveedores una empresa responsable y

Llegar a ser líder en la compra de fruta de palma africana

El vale de caja chica: es un documento que sirve para la comprobación de gastos

Vale de caja chica

1. Cada empleado que necesite una herramienta de oficina lo realizara por

La orden de requisición de materiales deberá contener información que tenga la

Formato de Requisición de Materiales

Distribuidora Agro-Comercial V.M

Cantidad Articulo Descripción

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Formato solicitud de Vacaciones

Distribuidora Agro-Comercial V.M

Vacaciones correspondientes al periodo:

De: ______________________ Al:_____________________ __________________

________________ _________________ __________________

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 El reclutamiento de personal se efectuará de conformidad con la disponibilidad de

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 El Jefe de Recursos humanos será responsable de integrar los expedientes de

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Todos los clientes.

1. La fruta debe estar madura para ser vendida.

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 Establecer los requisitos y condiciones para realizar pagos a proveedores de

 El pago a Proveedores a los que la Empresa Distribuidora V.M. les va a recolectar

Descripción del procedimiento

1.4 El Asistente Contable recibirá diariamente las facturas originales

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Todos los proveedores con créditos otorgados.

1. El comité de crédito será el encargado de reportar al Gerente administrativo los

Descripción del procedimiento

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Establecer un procedimiento para el uso, cuidado y el mantenimiento de los vehículos

Todos los proveedores con créditos otorgados.

1. Las presentes políticas establecen los criterios y procedimientos de carácter

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