CÓDIGO: FS.

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PROCEDIMIENTO DE COMUNICACIÓN, VERSIÓN: 1
PARTICIPACIÓN Y CONSULTA. FECHA: 08/04/2016

1. OBJETIVO

Definir los diferentes mecanismos de comunicación, participación y consulta entre

los diferentes niveles y partes interesadas, internas y externas, para difundir las
acciones, resultados, e información pertinente en SST.

2. ALCANCE

Aplica a todos los trabajadores, contratistas y partes interesadas pertinentes.

3. DEFINICIONES.

Canal: Conducto físico por el que circula el mensaje

Comunicación Interna: Proceso a través del cual se generan acciones y
programas que informan, divulgan, permiten establecer relaciones y conllevan a la
participación de los espacios de trabajo de la organización.
Desempeño de SST: Resultados medibles de la gestión de una organización en
relación con sus riesgos de SST.
Documento: Información y su medio de soporte.
Lugar de trabajo: Cualquier espacio físico en el que se realizan actividades
relacionadas con el trabajo, bajo el control de la organización.
Emisor: Persona que enuncia el mensaje en un acto de comunicación
Medio: Herramienta de comunicación a través de la cual se trasmitirá el mensaje
deseado al público objetivo.
Objetivo de SST: Propósito en SST en términos del desempeño de SST que una
organización se fija.
Política de SST: Intenciones y dirección generales de una organización,
relacionadas con su desempeño de SST, expresadas formalmente por la alta
dirección.
Parte interesada: Persona o grupo, dentro o fuera del lugar de trabajo involucrado
o afectado por el desempeño en SST de una organización.
Receptor: Persona que recibe el mensaje.

4. ACTIVIDADES.

A continuación se describen los mecanismos de comunicación en SST

(información a comunicar, emisor, canal, frecuencia y receptor) de los diferentes
aspectos a socializar, incluyendo la comunicación interna entre los diferentes
niveles y funciones de la organización; la comunicación con contratistas, visitantes
y partes interesadas externas.

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MENSAJE EMISOR CANAL FRECUENCIA RECEPTOR

* Trabajadores
* Publicación escrita
* Cuando se generen cambios * Visitantes
Política del sistema de * Manual del SG-SST
Gerente * Cuando se realicen * Clientes
gestión SST * Presentación en Inducciones / Re
Coordinador HSE Inducciones y re inducciones * Proveedores
inducciones
* Contratistas
Informe de revisión Gerente * Reunión de divulgación
* Anualmente * Trabajadores
Gerencial Coordinador HSE * Informe escrito
* Cuando se presenten * Trabajadores
Objetivos de SST Gerente * Manual del SG-SST cambios * Clientes
Coordinador HSE * Reuniones * Anualmente * Proveedores
* Contratistas
 Trabajadores
 Acta de nombramiento  Ingreso de un trabajador,
Nombramiento del  Clientes
 Presentación en Inducciones / contratista
Representante de la Gerente  Proveedores
Reinducciones
dirección  Contratistas
 Organigrama
 Trabajadores
 Visitantes
Información relacionada al Coordinador  Clientes
 Siempre que sea
SG-SST  Manual del SG-SST  Proveedores
HSE pertinente
 Contratistas
 Auditores
 Autoridades
 Cuando se generen o
 Matriz de identificación de
modifiquen aspectos  Trabajadores
requisitos legales
Coordinador HSE legales aplicables  Partes Interesadas
 Presentación en Inducciones /
Requisitos legales y de otra  Cuando ingrese un Pertinentes
Re inducciones
índole trabajador
 Procedimiento de acceso a
 Cuando sea pertinente
Req. Legales
informar a alguna Parte
interesada

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 Guía de Funciones,
responsabilidades,
 Inducción / re inducción  Trabajadores
Gerente competencia y autoridad en
Organigrama  Siempre que ingrese un  Partes Interesadas
Coordinador HSE SST
trabajador Pertinentes
 Inducción/re inducción
 Manual del SG-SST
Funciones, Gerente  Guía de Funciones,
responsabilidades, responsabilidades,  Anualmente  Trabajadores
competencia, y autoridad en Coordinador HSE competencia y autoridad en  Siempre que ingrese un  Contratistas
SST SST trabajador / Contratista
 Inducción/re inducción
Aspectos de Formación y
 Procedimiento de  Trabajadores
entrenamiento en SST Coordinador
Competencia, Formación y  Según programación  / Contratistas
(Programación. Fechas, HSE Toma de Conciencia
Temas, etc.)
 Inducciones / Re
 Trabajadores
inducciones
 Matriz de identificación de  Contratistas
Peligros y sus Riesgos Coordinador HSE  Cuando Surjan Cambios (
Peligros, Valoración de  Partes Interesadas
Relacionados de SST Procesos, Métodos de
Riesgos y Determinación de  Pertinentes
trabajo, Instalaciones y
Controles  Autoridades
Equipos)
 Después de AT EL
Actos y Condiciones de
Todo el personal  COPASST  Cada vez que se  Gerente
Inseguras
Propio y Contratista  Formatos de Reporte HSE presenten  Supervisor HSE
 Cuando ingrese, retire, un
Ejecución de evaluaciones Coordinador  Remisión Evaluaciones trabajador  Trabajadores
médicas HSE Médicas  Anualmente  Gerente
 Post incapacidad
Diagnóstico de salud y
Proveedores de  Cuando se realicen  Coordinador
resultado de evaluaciones  Concepto de aptitud laboral
servicios médicos evaluaciones médicas  HSE
médicas
Coordinador HSE  Trabajadores /
Riesgos en salud pública  Capacitaciones  Según programación
Secretaría de Contratistas

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Salud
Coordinador HSE
Procedimientos seguros de  Socialización de  Inducciones /  Trabajadores /
Supervisores de Procedimientos Escritos reinducciones Contratistas
trabajo
Patio
Hojas de seguridad de  Capacitaciones
 Trabajadores /
productos químicos Coordinador HSE  Hojas de Seguridad de  Según programación
Contratistas
Productos Químicos
 Inducciones /  Trabajadores /
 Documento Plan de Reinducciones Contratistas
Plan de emergencias Coordinador HSE Emergencias  Al Ingreso a las  Partes interesadas
Brigadistas  Planos de evacuación instalaciones de la pertinentes
empresa  Visitantes
 Comunicación telefónica
 Gerente
Accidentes de trabajo y Coordinador  Formato de Investigación de
 Cuando se presenten  Autoridades
enfermedades laborales HSE incidentes / accidentes
 ARL Positiva
 Formato de reporte de ATEL
Informe de Auditorías Coordinador HSE  Informe de auditoría interna al  Anualmente  Gerente
internas al SG-SST Auditores sistema
 Supervisor HSE
Necesidades de compra Todo el personal  Orden de compra  Siempre que se requiera  Comité de Compras

Resultados de Acciones Coordinador HSE  Procedimiento de acciones  Todo el personal

correctivas y Preventivas correctivas, preventivas y de  Cuando surjan  Partes interesadas
mejora pertinentes
 Planes de acción
 Personal propio
Reuniones de COPASST Presidente de
 Contratistas
COPASST  Mensualmente
 Actas de Comité  Partes interesadas
Coordinador HSE pertinentes

Indicadores de Gestión en Coordinador HSE  Según periodicidad de

 Tablero de indicadores  Partes Interesadas
SST  Informes a Gerencia indicadores
Gerente

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Cambios en la Todo el personal

infraestructura, legislación,  Personal propio
personal, sistemas de  Procedimiento Gestión del  Contratistas
Cambio y sus registros  Cuando surjan  Partes interesadas
gestión, procesos,
asociados pertinentes
actividades, uso de
materiales, etc.

Comunicaciones externas Partes Interesadas  Aspectos relevantes y  Cuando sean  Todo el personal
de Partes interesadas Externas relacionados con el SG-SST Comunicados

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5. Participación.

Los trabajadores están representados por sus integrantes en el COPASST; que es

el organismo encargado de la vigilancia y control de las actividades de Seguridad
y Salud en el Trabajo. A través del comité, los trabajadores serán representados
en todo lo relativo a SST, quedando constancia en las actas del Comité Paritario
de Seguridad y Salud en el Trabajo.

En los procesos de Inducción/re inducción se asegura que los trabajadores

conozcan sus representantes ante el COPASST. Adicionalmente también deben
participar en la identificación/reporte de peligros, riesgos, actos y condiciones
Inseguras, sugerencias, inquietudes, observaciones, investigación de incidentes,
desarrollo y revisión de políticas y objetivos en SST, a través de los formatos de
reporte HSE, los cuales serán recibidos por la coordinadora de salud ocupacional,
quién llevará a cabo las actividades respectivas de comunicación para asegurar
que dichos reportes sean tenidos en cuenta.
Anualmente en las re inducciones, los trabajadores serán tenidos en cuenta para
la revisión de la política y objetivos en SST, dejando constancia de su
participación.

6. Consulta.

La coordinadora de salud ocupacional consultará a los trabajadores y partes

interesadas pertinentes los cambios el SG-SST que les afecten y competan; de la
misma forma los trabajadores y las partes interesadas podrán realizar consultas al
la coordinadora de salud ocupacional en todo lo referente al sistema. También la
Gerencia y los cargos Directivos podrán hacerse consultas a entidades externas,
informando al encargado de SST, cuando haya inquietudes acerca de las
actividades a desarrollar en el sistema. Algunos temas de consulta pueden ser:
Normatividad legal, hojas de seguridad de los productos químicos, procedimientos
operativos normalizados para las emergencias, respuesta de sugerencias de
acciones preventivas o de quejas y reclamos, nuevos peligros/riesgos
identificados, Cambios en procesos e infraestructura, métodos de trabajo,
adquisición de nuevos equipos, y demás aspectos que les competan. Se deben
dejar registros de estas consultas, para garantizar que las partes interesadas
fueron consultadas y/o notificadas.

7. REQUISITOS Y DOCUMENTOS RELACIONADOS.

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 NTC OHSAS 18001-2007

 Guía de Funciones, responsabilidades, competencia y autoridad en SST
 Manual del SG-SST

8. CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN FECHA DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO

1 22-ago-2016 Actualización de todo el procedimiento

9. APROBACIONES

ELABORO REVISO APROBÓ

Leydi Geraldine Rodriguez Adriana María Pinzón Lida Isabel Solano

Coordinadora Salud
Gestor ARL Subgerente Administrativo
Ocupacional

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