Organizar tu empresa: cada cosa en su lugar

No obstante, organizar una empresa no es tarea sencilla. Requiere

visión, disciplina, conocimiento, habilidades de gestión y una pequeña
dosis de intuición.

Esta labor recae, casi todas las veces, en el líder o gerente del
negocio. Nadie mejor que él para saber lo que necesita la empresa y
tomar las decisiones más acertadas en este terreno. De hecho, en
muchos casos se trata de la misma persona que ha elaborado el plan
de empresa en las etapas previas del proceso.

Sea como sea y tenga la naturaleza que tenga la empresa, lo único

cierto es que antes de ponerse manos a la obra es que se deben tener
claros los elementos esenciales en todo plan de organización
empresarial. Veamos algunos de ellos:

Niveles:

Se refiere al modelo jerárquico de cada organización. Las empresas

grandes suelen tener varios niveles de funcionamiento, mientas las
medianas o pequeñas no suman más de tres. El método de
organización tradicional señala la existencia de un líder o responsable
por cada tarea hasta llegar a la dirección, que es la máxima autoridad
de la empresa. Sin embargo, hay tareas que no requieren supervisión
y que pueden integrarse a otras dependencias. De hecho, algunos
modelos de empresa apuestan por una relación horizontal entre sus
miembros, en la que tanto las decisiones como las responsabilidades
se asumen entre todos. Otros expertos señalan que cuanto menos se
noten los niveles jerárquicos en una organización, más efectivos serán
sus procesos y mejor el clima laboral.

Cargos o responsables:

Es importante que cada persona ocupe el lugar que le corresponda.

No sólo por la persona en sí misma, que de esta forma podrá
desarrollarse profesionalmente, sino también para la gestión del
talento en la empresa. Un trabajador mal posicionado puede ser un
talento mal empleado y, a la vez, un obstáculo para las tareas que se
le deleguen. Por tanto, quien organice su empresa debe conocer bien
a su personal y aprovechar al máximo sus capacidades y habilidades.

Recursos:

Las empresas funcionan gracias a sus recursos, que pueden ser

técnicos o humanos. La dirección necesita saber cómo combinarlos
para obtener los mejores niveles de rendimiento y productividad. Una
desacertada gestión de los recursos puede dar lugar a dos escenarios:
un negocio cuyos esfuerzos son insuficientes para alcanzar sus
objetivos u otro que emplea recursos innecesarios.

Estilo de liderazgo:

Es cierto que las empresas no tienen un único estilo de gestión. Lo

lógico es que sus responsables recurran a diversos tipos de liderazgo
en función de contexto y las circunstancias. No obstante, siempre
existe un modelo que se impone sobre los otros y que acaba
definiendo la dinámica organizacional. Ya sea de tipo autocrático,
participativo o de línea-staff, ante todo debe responder a las
necesidades de cada negocio; es decir, el más adecuado. Por
ejemplo, las empresas especializadas en tareas a corto plazo tienden
a adoptar estilos de dirección centralizados; otras, por el contrario,
prefieren modelos más participativos y democráticos.

Delegación:

Aun cuando el gerente asuma varias responsabilidades a la vez, tal

como sucede en algunas empresas pequeñas, lo cierto es que no
puede cargar con todo el peso de la gestión. Es necesario delegar en
otros. Este paso también forma parte del proceso de organización y
para ello deben tenerse en cuenta dos elementos: las capacidades de
las personas elegidas para ello y su compatibilidad y disposición hacia
las tareas que le serán encomendadas.

Canales de comunicación:

El éxito de muchas empresas reside en cómo se gestiona la

información que circula en sus distintos niveles. Organizar también
supone habilitar canales para que los mensajes sean efectivos. Por
ejemplo, es necesario definir a través de qué medios la dirección se
comunicará con los niveles más bajos de la estructura o viceversa, sin
olvidar, claro está, la retroalimentación.

Clima laboral:

Todos los elementos mencionados serán los que conformen el clima

laboral de la futura organización. Por tanto, la pregunta para el gerente
es qué tipo de ambiente desea crear. Recordemos que el concepto de
clima laboral está asociado al nivel de bienestar y satisfacción del
personal de una empresa.
Algunos consejos para organizar tu empresa

Si estás a punto de poner en marcha tu idea de negocio y te

encuentras ante el enorme reto de organizar los elementos con los
que cuentas, no dejes de echar un vistazo a los consejos que te
proponemos a continuación:

No pierdas de vista los objetivos de tu empresa. Ten en cuenta que

cada nombramiento y cada decisión que tomes va a tener repercusión
en el futuro de tu empresa. Haz todo pensando en lo que quieres y te
se será mucho más fácil.

Documenta los procesos. Documentar es una forma de llevar el control

de las tareas. Esto puede ayudarte a la hora de implementar
soluciones o, incluso, cuando tengas opciones de expansión.

Conforma equipos de trabajo. Rodéate de personas que aporten su

talento y sus habilidades al proyecto. Elígelos en función de lo que
necesites.

Ten claro que ningún modelo de organización es definitivo. Ser líder

de una empresa obliga a estar atento a los cambios que la propia
organización requiera. Lo que ahora es válido quizá mañana no lo sea.
Organización en caos

1. Tener claro los objetivos. El primer paso para darle una estructura
a su empresa es tener bien definidas la misión, visión y objetivos a
alcanzar y comunicarlos correctamente al resto de sus miembros.
Deben se sencillas, entendibles y fáciles de memorizar. Una vez claros
estos aspectos, se podrá definir qué funciones o tareas son claves
para lograr los objetivos propuestos.

2. Tener claros los recursos de la empresa. El segundo paso

consiste en examinar a sus trabajadores: ver cuántos y quiénes son, si
está empezando, ver cuantos necesita y cuales son sus capacidades y
talentos. También deberá tener claras las herramientas con las que
cuenta su empresa para lograr sus resultados, para así minimizar sus
costos.

3. Haga una lista con las actividades a realizar. Una vez claros los
objetivos a alcanzar y los recursos, haga una lista de las actividades o
tareas de la empresa. Defina cuáles son prioritarias y cuáles dependen
de otras, así como cuántas personas son necesarias para ejecutar
cada actividad. Por ejemplo, si se trata de una empresa de delivery,
deberá apuntar las tareas necesarias para un buen servicio, como
recepción de llamados, despacho de los productos, servicio post-
venta, etc. Lo importante es que no quede ninguna tarea fuera. Puede
consultar a otros empresarios del rubro para ver cómo ha estructurado
su negocio y tener una idea al respecto.

4. Divida estas actividades en unidades. Especifique en que

consisten, cuánto tiempo se necesita para ejecutarlas y cuáles son los
objetivos de cada una, en concordancia con las metas finales de la
empresa.

5. Asigne cada actividad a la persona idónea. Elija a la persona que

podría ejecutar de mejor forma cada tares, según sus habilidades,
conocimientos y motivaciones. Escoger a la persona correcta es
fundamental para lograr los resultados esperados, por lo que no se
apresure en hacerlo. Asegúrese de que sus empleados han
comprendido perfectamente lo que se les pide y están de acuerdo.

6.- Elija al líder. En las empresas, es necesario tener una persona a la

cabeza de todo. Si la empresa es pequeña y tiene pocos empleados,
podrán ser dirigidos por un solo jefe, pero si va aumentando el número
de trabajadores, tendrá que pensarse en mandos intermedios.

7. Mantenga al día la organización de la empresa. Esté atento a los

cambios. Con el tiempo, la actual organización de la empresa puede
ser inadecuada por las condiciones internas o cambios externos.
Renueve su empresa según sus necesidades.

8.- Desarrolla un equipo

Incluso el dueño más organizado necesita ayuda. Esa ayuda puede

venir en la forma de empleados u otro tipo de ayuda subcontratada.
No puedes ser un experto en todo y si lo intentas perderás el foco de
por qué empezaste ese negocio en primer lugar. Asegúrate de que
tienes un equipo de personas con conocimientos que te ayuden a
administrar la empresa, por lo tanto vale la pena el gasto de hacerlo
bien desde el comienzo.

9.- Documenta tus procesos

Los negocios pequeños pueden convertirse en grandes negocios a

veces. Ford y Apple comenzaron como negocios pequeños. Asegúrate
de que estas preparado ante cualquier crecimiento que tu negocie
experimente.

Revisa los procesos y procedimientos que cada uno en tu

organización lleva a cabo y documéntalos. Esto te ayudara a:

Ser capaz de ver cualquier brecha o mejora en las áreas que

necesiten ser tomadas en cuenta. Además contar con procedimientos
documentados garantiza consistencia en las políticas.

Tener la habilidad de manejar la situación cuando alguien se vaya.

Poder entrenar a las personas para fortalecer la empresa.

Hacer crecer el valor del negocio. ¿Sabías que la mayoría de los

inversores de negocios no quieren comprar una empresa si toda la
información está en la cabeza del dueño? Si cuentas con sistemas
solidos bien documentados, aumentas significativamente el valor de tu
negocio.

10.- Cuídate a ti mismo

Es fácil sentirse consumido cuando tienes un negocio que sacar

adelante. Asegúrate de que dejas un tiempo para ti mismo. Los
empresarios más exitosos se aseguran de tomar vacaciones y tiempo
para recargar las baterías.
Es verdad que todos los dueños de negocios tienen mucho que hacer
y la lista nunca termina. Sin embargo ¿sientes que las cosas se
estancan? ¿Es la producción la misma o está creciendo?

Si no das a tu cerebro y cuerpo el tiempo para recargarse, las cosas

que hagas no serán todo lo bueno que podrían ser. Dar a la mente el
tiempo de enfocarse en una forma distinta energiza e inspira.