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1.- Explicar qué se entiende por administración de materiales y qué actividades fundamentales
cubre.
a.- Control
El control de materiales es un preliminar esencial a toda actividad administrativa uy tiende a
disminuir el intervalo entre el recibo de la materia prima y la obtención del producto i servicio
terminado.
b.- Centralización
Un axioma es en la administración de materiales es que la función debiera estar bajo una sola
dirección, en todos aquellos casos que se pueda centralizarse sin que tal cosa signifique un
sacrificio sustancial de la eficiencia, debido a que se restrinja la iniciativa de las dependencias.
Son muy grandes las ventajas de una responsabilidad única, entre las cuales e pueden mencionar
el mantenimiento de una política consistente de abasto y al mayor poder adquisitivo posible, como
medio de ejercer influencia en estas actividades.
Cuando los materiales están centralizados todas las actividades en relación con los mismos están
en un solo lugar y bajo una misma supervisión.
c.- Simplificación
El jefe de una organización central de materiales esta siempre tentado a basar la evaluación de su
eficiencia en el volumen monetario de compras, almacenamiento y disposición del excedente, etc.,
que pasa por su oficina: cuanto mayor es la cantidad de dinero empleado en las operaciones más
eficiente e importante considera su función.
d.- Uniformidad
Elemento esencial de un sistema de administración de materiales es un programa de
“estandarización” o uniformidad de materiales. Dicho programa incluye trabajos de reducción de
variedades, tamaños y tipos de los artículos usados aun número mínimo, sin perjuicio de una
operación eficiente, la adopción de tal mínimo como norma y la descripción de la misma mediante
especificaciones escritas o por otros medios que permitan a la oficina de materiales asegurar la
máxima eficiencia posible.
e.- Planificación
La forma más efectiva de administrar los materiales es basar los procedimientos en planes que
contengan previsiones de consumo por clases y cantidades de productos, tomando en cuenta toda
actividad que requiera materiales y cualquier otro dato pertinente. Es conveniente establecer
programas de precisión y suministro con la debida anticipación y modificarlos de tiempo en
tiempo, de acuerdo con altas o bajas en el consumo de los productos.
El principal objetivo debe ser simplificar el control de materiales para abastecer a las distintas
dependencias de modo que puedan trabajar y cumplir a tiempo con las tareas que tienen
encomendadas y para acumular existencias de acuerdo con el trabajo de dichas dependencias. Con
una buena planificación las órdenes se cumplen más rápidamente y simplifican las operaciones sin
serios peligros de escases de cualquier material y sin necesidad de ternera inventarios
excesivamente elevados.
g.- Especialización
El personal técnico para la administración de materiales debe elegirse a base de adiestramiento y
experiencia no favoritismo o filiación política. Aquellas administraciones que no tiene un servicio
civil o de “Carrera” para la elección y retención de empleados, debieran contar, sin embargo, con
un sistema de “Méritos” en el aspecto de materiales.
h.- Registros
Todo sistema de administración de materiales debiera estar adaptado a las necesidades de las
empresas, en particular, y los formularios que se diseñen y sus deberán se satisfactorios, en la
medida que den los datos requeridos y conserven los registros necesarios de una manera simple,
concisa, fácil de manejar, siempre listos para usarse, efectivos y a bajo costo.
i.- Información
El concepto moderno de administración de materiales demanda la existencia de medios para
medir la eficiencia a satisfacción a nombre de la gerencia de la empresa.
3.- ¿Por qué es importa la función de compra?
Es una función primordial. No pueden llevarse a cabo operaciones eficientes a menos que los
materiales que se utilicen para llevarlas a cabo sean comprados a un costo mínimo conmensurable
con los niveles generales de precio.
Las operaciones eficientes de cualquier empresa dependen de una recuperación apropiada de la
inversión. El departamento de compras debe hacer sus compras de tal forma, que asegure el
abasto de los materiales apropiados cuando se necesiten, en suficientes cantidades para mantener
el ritmo de trabajo y cumplimento de las obligaciones a tiempo, sin incrementar la inversión más
allá de lo que requieren las necesidades corrientes y el manteamiento de un factor razonable de
seguridad.
Atreves de un contacto con el mercado en general, el departamento de compras está en posición
de aconsejar a su organización respecto a lo siguiente:
- Nuevos materiales que se pueden usar con ventaja en sustitución de los materiales en uso.
- Nuevas líneas posibles de productos que se pueden agregar.
- Cambios en las tendencias, ya sea de precios u otros factores que pueden afectar los costos las
compañías.
- Fomento de buenas relaciones en el mundo de los negocios con los cuales se tiene contacto.
c.- Pasillo
El pasillo principal debiera correr a lo largo del área, preferentemente del frente hacia la parte de
atrás del almacén, el punto de recibo en un extremo y el de salida en el otro, a menos que la
localización de estos puntos indique otro arreglo más conveniente. El pasillo debiera tener un
ancho adecuado con el objeto de evitar congestionamiento de tráfico. Los grandes almacenes
requieren sub pasillos, paralelos al pasillo principal, a intervalos regulares.
e) Manejo de materiales
Pocas empresas se han preocupado por estudiar la importancia de la cantidad de materiales que
se manejen diariamente para lograr que se lleve a cabo las operaciones. Los artículos deben ser
transportados de y hacia cada planta y cada operación, o de departamento a departamento,
durante el curso de las operaciones. Cuando se hace un análisis de peso total involucrado en estas
operaciones y del equipo que debe usarse para el transporte de materiales, se da uno cuenta de la
importancia que reviste introducir mejoras en los procedimientos de manejo de materiales.
PRÁCTICA
Primero tenemos las órdenes de suministro, donde los ingenieros y el jefe de almacén hacen sus
requerimientos, al Área de Logística donde se hace las revisiones de los pedidos, para luego pasar
a buscar las cotizaciones para la compra las cuales se presenta al residente o gerente de la
empresa donde dará su visto bueno y aprobará una cotización para hacer efectiva la compra.
Se hace efectiva la orden compra la cual se escanea o se entrega una copia si está cerca a la
empresa que nos venderá los materiales en la cual especificamos el tiempo en que necesitamos los
materiales, obviamente esto está en la cotización.
Pueden ser a 15 días la entrega a una semana si es de suma urgencia, el cual al llegar pasara al
almacén en la cual el jefe de almacén revisara la orden de compra es decir que haya llegado todo
lo que está en la orden de compra.
Ahora para hacer los pedidos a almacén de los materiales llegados se hacen mediante un vale de
salida donde se especifica la cantidad que requieren a donde se llevara el material, donde el que
hace el pedido firmara, ya sea el capataz de la cuadrilla u otro, siempre los vales deberá estar
firmado y sellado por su Ingeniero de campo.