COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA

(utilizando una tabla creada en Word y un carta)

Para iniciar el proceso de combinación de correo:

 Inicie Word

A) Crear una de tabla en Word para contener la base de datos con la información de los clientes (Nombre y Apellido,
Dirección, Localidad y Saludo)

Pasos:

1. Abrir un documento en blanco

2. Insertar una tabla, para ello seleccionar en el menú Tabla->Insertar->Tabla, saldrá una ventana donde se podrá
especificar cantidad de columnas (3) y de filas (4)

3. En la tabla que se incluyó en el documento, escribir los siguientes datos:

Nombre Dirección Localidad Saludo

María Ángeles Martínez Arenales 2025 Buenos Aires Querida amiga:
María del Carmen Castilla San Lorenzo 57 Tucumán Querida amiga:
Luisa Martínez Lorenzo Marcos Paz 31 Chubut Estimada amiga:
María del Pilar Casares H. Coucheiro 22 Mendoza Muy Sra. nuestra:
4. Guardar el archivo de la tabla como clientes.doc

5. Recomendación: * No dejar lineas en blanco ni antes ni después de la tabla.

* En la primera fila escribir el nombre del dato y de la segunda para abajo, rellenar con la información.

B) Escritura de la Carta.

1. Abrir un documento en blanco

2. Escribir la siguiente carta.

3. Guardar el archivo de la carta como Carta.doc

C) Combinación de correspondencia

En el menú Herramientas, elija Cartas y correspondencia y haga clic en Combinar correspondencia.

A la derecha de la pantalla se abre un menú, el cual es el primero de 6 pasos.

1. Seleccionar la opción “Carta” y clic en “Siguiente”

2. Seleccionar “Utilizar Documento Actual” y clic en “Siguiente”
3. Seleccionar “Utilizar una lista existente” y clic en “Examinar”, se abrirá una ventana para escoger el archivo
de la tabla (tabla.doc), deberá buscarla en la carpeta donde se guardó, seleccionarlo y pulsar “Abrir”, se abrirá la
ventana “Destinatarios de correspondencia” que visualizará todos los datos seleccionados (con un tilde en cada
fila), dejar todo como está, hacer clic en “Aceptar” y luego en Siguiente”
4. Se seleccionarán los datos variables (nombre, apellido, dirección etc.): el menú de la derecha hacer click
en “Mas Elementos” , se abrirá el cuadro de dialogo “Insertar campo de combinación” , escoger los
datos a insertar en la carta (nombre, apellido, dirección y saludo), click en el dato y luego clic en el
botón “Insertar”, luego de incorporarlos a todos, pulsar el botón “Cerrar”. Cada uno de los campos
quedará encerrado en <<>> dentro del documento

5. Se visualizará la carta con todos los campos insertados. Podrá pulsar Enter luego del Apellido y de la
dirección para que queden en lineas diferentes, como así también pulsar varios Enter antes del “Saludo”
para que quede separado del resto de datos. Luego click en siguiente.
6. Hacer click en “Editar Cartas Individualmente” se abrirá una ventana “Combinar en un documento
nuevo” seleccionar “Todos” y pulsar el botón “Aceptar”

Luego se abrirá en un documento nuevo que contendrá una carta para cada cliente.

Las pantallas incluidas de combinación de correspondencia son iguales para Word 2003 / 2007 / 2010.

En Word 2007 y 2010 para acceder a la herramienta de combinación de correspondencia:

1. debe ir a la Solapa “Correspondencia” ,

2. clic en el icono “Iniciar combinación de correspondencia”para seleccionar el tipo de documento a
realizar (Carta, sobre o etiqueta), en este caso seleccionamos “Paso a paso por el asistente de combinar
correspondencia”
3. Los pasos siguientes son los explicados al comienzo de este ejemplo.

Tema: LA COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA
La combinación de correspondencia se puede utilizar para crear un conjunto
de documentos personalizados, que sean prácticamente iguales pero
contengan elementos exclusivos. Por ejemplo, en el caso de una carta que
anuncie un nuevo producto, el logotipo de la organización y el texto sobre el
producto aparecerán en todas las cartas, pero la dirección y la línea de saludo
serán distintas en cada una de ellas.
Puede usar la combinación de correspondencia para crear los siguientes
elementos:
 Un conjunto de etiquetas o sobres El remite será el mismo en
todas las etiquetas o sobres, pero la dirección de destino es única en
cada uno de ellos.
 Un conjunto de cartas de formulario, mensajes de correo
electrónico o faxes. El contenido básico es el mismo en todas las
cartas, mensajes o faxes, pero cada uno de ellos contiene información
específica de cada destinatario, como el nombre, la dirección o
cualquier otro datos personal.
 Un conjunto de cupones numerados Los cupones son idénticos
en todo excepto en que cada uno de ellos contiene un número
exclusivo.
Lo único que deberá hacer es crear un documento que contenga la
información que desea que se repita en todos ellos, y agregar los “Campos”
de datos que variarán de un documento a otro.
La combinación de correspondencia consta de 3 elementos
1. Una tabla con los datos variables (Ej. Nombre, Apellido, Dirección)
2. Un documento maestro que contendrá la información que se
mantendrá constante. y que luego incorporaremos los campos de
combinación.
3. Un documento combinado
Tema: LA COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA
La combinación de correspondencia se puede utilizar para crear un conjunto
de documentos personalizados, que sean prácticamente iguales pero
contengan elementos exclusivos. Por ejemplo, en el caso de una carta que
anuncie un nuevo producto, el logotipo de la organización y el texto sobre el
producto aparecerán en todas las cartas, pero la dirección y la línea de saludo
serán distintas en cada una de ellas.
Puede usar la combinación de correspondencia para crear los siguientes
elementos:
 Un conjunto de etiquetas o sobres El remite será el mismo en
todas las etiquetas o sobres, pero la dirección de destino es única en
cada uno de ellos.
 Un conjunto de cartas de formulario, mensajes de correo
electrónico o faxes. El contenido básico es el mismo en todas las
cartas, mensajes o faxes, pero cada uno de ellos contiene información
específica de cada destinatario, como el nombre, la dirección o
cualquier otro datos personal.
 Un conjunto de cupones numerados Los cupones son idénticos
en todo excepto en que cada uno de ellos contiene un número
exclusivo.
Lo único que deberá hacer es crear un documento que contenga la
información que desea que se repita en todos ellos, y agregar los “Campos”
de datos que variarán de un documento a otro.
La combinación de correspondencia consta de 3 elementos
4. Una tabla con los datos variables (Ej. Nombre, Apellido, Dirección)
5. Un documento maestro que contendrá la información que se
mantendrá constante. y que luego incorporaremos los campos de
combinación.
6. Un documento combinado