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TÉCNICAS DE NORMALIZAÇÃO
DOCUMENTAL

Sónia Lopes,
janeiro 2018

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TÉCNICAS DE NORMALIZAÇÃO DOCUMENTAL
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Objetivos:

- Reconhecer e aplicar as normas documentais.

Conteúdos:

- Normalização
- Principais normas
- NP 5; NP 6; NP 7; NP 9; NP 13; NP 17; NP 950
- Tipo de letra
- Mancha de escrita
- Marginação
- Entrelinhamento e espaçamento
- Centragem vertical e horizontal
- Técnicas de elaboração de documentação
- Conceito e funções dos documentos
- Classificação dos documentos
- Tipos de documentos
- Textos e relatórios
- Cartas/Ofícios
- Sobrescrito
- Nota de serviço
- Memorando
- Comunicado/Comunicação/Nota informativa/Informação
- Outros documentos

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Índice

1.Normalização…………………………………………………………………………4

1.1.Principais normas……………….………………………………………………………………4
1.2.Tipo de letra …………………………………………………………………….…………….…18
1.2.1. Mancha de escrita..……………………………………………………………………….18
1.2.2.Marginação……………………………………………………………………….………….…18
1.2.3.Entrelinhamento e espaçamento……………………………………..……………19
1.2.4.Centragem vertical e horizontal…………………………………………………….19

2.Técnicas de elaboração de documentação………………………….……….20

2.1.Conceito e funções dos documentos…………………………………………………20


2.2.Classificação dos documentos……………………………………………………………21
2.3.Tipos de documentos…………………………………………………………..…………….22
2.3.1.Textos e relatórios…………………………………………………………………22
2.3.2.Cartas/Ofícios……………………………….……………………………………….25
2.3.3.Sobrescrito…………………………………………………………………………….33
2.3.4.Nota de serviço………………….…………………………….……………………34
2.3.5.Memorando…………………………….……………………………………………..34
2.3.6.Comunicado/Comunicação/Nota informativa …….…….…..……35
2.3.7.Outros documentos…………………………….…………………….……….…36

Bibliografia……………………………………………………………………….……..40

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1.Normalização

1.1.Principais normas: NP 5; NP 6; NP 7; NP 9; NP 13; NP 17; NP


950

A normalização está em todo o lado e serve para limitar a diversidade de


critérios. Esta tem a sua origem na palavra norma, que mais não é que, regras
orientadoras, adaptadas às necessidades, que disciplinam a vida do homem
em sociedade.

A existência, a observância e o cumprimento de normas contribui de forma


decisiva para uma melhor vivência facilitando a comunicação, orientando os
comportamentos, etc.

Vantagens da Normalização
· Economia
· Facilidade de fabricação -> mais barato -> mais qualidade

As Normas podem ser:


· Internacionais
· Nacionais
· Particulares

Internacionais
Elaboradas por um organismo internacional. Estabelecem a uniformização de
normas, estipulando formatos, dimensões e pesos.

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Objetivo: Facilitar a cooperação técnica, industrial e económica entre os vários
Países e assegurar a coordenação das normas nacionais.

ISA (International Standardization Association) - 1ª Associação para a


normalização, surgiu em 1930. Em 1947 criou-se a ISO (International
Standardization Organization), desde 1949 que Portugal é membro da ISO. A
organização estabelece as normas para os seus países membros, prevalecendo
essas sobre as normas nacionais.

No âmbito do mercado comum, criou-se também, um organismo para a


normalização (C.E.N.).

Nacionais:
· Elaboradas dentro de cada país, o limite é a fronteira.
· Definem orientações com vista à uniformização de procedimentos e
sempre que possível de acordo com as normas internacionais.
· A repartição da normalização, em Portugal, está integrada na Direcção
Geral de Qualidade do Ministério da Indústria e Energia.

Particulares:
· Encontram-se dentro de cada organização, para funcionamento interno.

O IPQ e as Normas Portuguesas - NP


Ao IPQ – Instituto Português da Qualidade, como organismo normalizador
compete-lhe promover a elaboração das normas Portuguesas, actualizá-las e
garantir o seu ajustamento às normas da União Europeia. Assegura a

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representação de Portugal em entidades Europeias e internacionais relevantes
para a sua missão.

A competência da elaboração de normas pertence às Comissões Técnicas


constituídas por peritos de várias especialidades, sob a responsabilidade do
Instituto Português da Qualidade.
As normas portuguesas são identificadas por um conjunto de letras e números:
· Se for uma norma portuguesa, designa-se por NP, seguida de um número;
· Se for uma norma portuguesa que adoptou uma norma europeia, designa-se
por NP EN, seguida de um número;
· Se for uma norma portuguesa que resultou de uma norma europeia que, por
sua vez, resultou de uma norma internacional, designa-se por NP EN ISSO,
também seguida por um número.

Exemplo de Normas Portuguesas de documentação e informação:


NP1 – “Normas Portuguesas – Designação e Numeração”
NP4 – “Papel – Aplicação dos formatos da série A”
NP5 – “Ofício ou Carta – Formato A4 (Primeira Página)
NP6 – “Ofício ou Carta – Formato A4 (Página de Continuação)
NP7 – “Sobrescritos e Bolsas – Formatos”
NP8 – “Ofício ou carta – Formato A5”
NP9 – “Escrita dos Números”
NP10 – “Fichas e Ficheiros – Formatos”
NP17 – “Formatos dos Papéis”
NP20 – “Sobrescrito – Carta – Formato A4”
NP24 – Caixas, Pastas e Capas de Arquivo”
NP37 – “Arredondamento dos valores numéricos”
NP72 – “Unidade de medida”

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NP79 – “Arredondamento de Números Ligados”
NP112 – “Fotocópias – Formatos”
NP113 – “Numeração Progressiva das Secções de um Documento”
NP139 – “publicações periódicas – Abreviaturas dos Títulos”
NP 154 – “Símbolos das grandezas e das Unidades de Medida”
NP303 – “Microcópias – Terminologia e Definições”
NP950 – “Tratamento da Informação – Escrita Numérica das datas”
NP951 – “Numeração das Semanas do Ano”

NP 5
Ofício ou carta em formato A4 (210 x 297 mm) – impressão da
primeira Página

Legenda:

A – Margem lateral esquerda


B – cabeçalho – Logo; NIPC; Matrícula na
Conservatório do registo comercial
C – Espaço livre para despachos e notas
D – Endereço
E – Espaço em Branco
F – referências
G – Assunto
H – texto
I – Margem inferior – telefone; morada; etc.
J – Margem lateral direita

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NP 7
Sobrescritos e bolsas – formatos

No fabrico de sobrescritos atende-se aos formatos normalizados do papel que


neles vais ser inserido e também às exigências dos CTT, tendo em vista o
tratamento mecanizado da correspondência.

Os sobrescritos C6 e DL, sendo de utilização mais frequente, merecem que se


lhes conceda o devido destaque.

FORMATO C6 (tipo comercial):


- Este formato tem as dimensões 11,4 cm x 16,2 cm e é vulgarmente
usado para expedição da correspondência comercial.
As empresas, ao optarem por este tipo de sobrescrito, têm, de acordo com as
suas conveniências, a possibilidade de escolher um entre os seguintes
modelos:
· Com janela
· Sem janela

O primeiro modelo evita ter de se repetir, no sobrescrito, o endereço dos


destinatários, desde o momento que se cumpram determinadas regras ao
dobrar a carta.

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Seguindo a orientação da figura, a carta inserida no sobrescrito com janela
deixa ver, por fora, o endereço do destinatário, neste sentido, não é necessária
a repetição da endereçagem no sobrescrito.

Este formato é utilizado para o envio de todo o tipo de correspondência, desde


o momento que não exceda determinado volume.

FORMATO DL (tipo ofício):


O formato DL tem as seguintes dimensões – 11 cm x 22 cm. É bastante
utilizado pelas empresas, mas a sua designação – tipo oficio – deriva
essencialmente do seu uso estar associado à correspondência oficial.

Existem também os modelos:


Com janela
Sem janela

O primeiro modelo, para se tirar partido da janela, requer que na dobragem da


carta existam os cuidados já acima referidos, dispensando-se, contudo, a
dobragem à esquerda.

O papel de carta e o papel de ofício, modelos


normalizados, têm, normalmente, junto à
margem esquerda, traços que indicam os locais
por onde deve ser feita a dobragem.

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OUTROS FORMATOS

Embora os formatos anteriormente referidos sejam, sem dúvida, os


vulgarmente utilizados, não podemos deixar de mencionar outros a que, por
vezes, temos necessidade de recorrer.

Os formatos B4, B5 e B6 são utilizados para conter remessas volumosas dos


formatos A4, A5 e A6, respectivamente. Já os formatos C4, C5 e C6 utilizam-
se para conter remessas menos volumosas dos formatos A4, A5, e A6,
respectivamente.

NP 9
Escrita dos números

Para facilitar a representação e a leitura dos números e simultaneamente


afastar a possibilidade de erros de interpretação, a Nona Conferência Geral de
Pesos e Medidas votou uma série de resoluções tendentes a atingir aquela
finalidade.

A principal alteração a que essas resoluções conduziram foi a de se utilizarem


sinais gráficos unicamente para separar a parte inteira da parte decimal. Esses
sinais são o ponto e a vírgula, sendo o primeiro empregado nos países de
língua inglesa, e o segundo, nos restantes.

A supressão de qualquer sinal gráfico destinado a dividir um número, para


facilidade de leitura, em grupos de três algarismos, evita a confusão
actualmente possível, quando se utilizam simultaneamente, na escrita de um
mesmo número, o ponto e a vírgula.

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Os grupos de três algarismos serão separados por um espaço em branco, que
será igual ao ocupado por qualquer dos algarismos no caso da escrita
dactilografada, e um pouco inferior, no caso da impressão.

Exemplo: 21 000,34 e 21000,34 (vinte e uma mil unidades e trinta e quatro


centésimos)

Com a aplicação desta norma, consegue-se, sem esforço, o hábito natural de


escrever os números de acordo com as prescrições que em seguida se
apresentam.

Como se está habituado a empregar um ponto na separação dos grupos de


três algarismos, a própria supressão desse ponto lembrará, no momento
próprio, o espaço a prever para o intervalo que se deve deixar entre os
referidos grupos.

Princípios:
· A vírgula é exclusivamente destinada a separar, nos números, a parte
inteira da parte decimal.
· Os números serão escritos em grupos de três algarismos a partir das
unidades, quer para a esquerda, quer para a direita (parte decimal).

Exemplos: 32 048 21 237,459 32

· Os grupos de três algarismos, tanto da parte inteira como da parte


decimal, se ela existir, devem ser separados por um espaço igual ao
ocupado por qualquer dos algarismos, no caso da escrita dactilográfica, e
um pouco inferior, no caso da impressão.

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Portanto, deve escrever-se: 1 437 385,327 61 e não 1.437.385,327.61
nem 1437385,327661 nem tão-pouco 1:437:385,327:61 etc.

Excepções:
· Os princípios atrás expostos não se aplicam à parte inteira ou à parte
decimal no caso de as mesmas serem formadas só por quatro
algarismos, salvo quando os números são escritos em coluna.

Exemplos: a) 1437,327 61 e 14 373,2761 b) 5 321,003 4

NP 13
Sobrescritos e bolsas – sua impressão e utilização

A mecanização introduzida pelos CTT no tratamento do correio reflecte-se


numa prestação de serviços com maior eficácia. O utente, para poder usufruir
dos benefícios proporcionados, terá de, no preenchimento dos sobrescritos,
cumprir as normas definidas pelos CTT.

Sendo importante o correcto preenchimento dos sobrescritos, respeitando as


zonas de endereçagem e colocando devidamente os códigos postais, é
indispensável ainda cumprir algumas normas, nomeadamente:

· Formatos, dimensões (comprimento, largura e espessura), cor e peso


· Estado de conservação (a correspondência não deve estar amarrotada,
nem rasgada).

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A utilização das zonas de endereçagem é clarificada pela observação da figura
seguinte:

· A cor deverá ser branca ou bastante clara.


· O peso nunca deve exceder os 20g.
· As dimensões deverão ter os seguintes valores máximos e mínimos.

No sentido de garantir a confidencialidade da correspondência a enviar, as


folhas deverão ser dobradas do seguinte modo:

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Há empresas que recorrem à utilização de máquinas com o intuito de dobrar,
inserir e franquiar a correspondência, de modo a acelerar o processo de
expedição.

Hoje em dia, a utilização e a tecnologia informática proporcionam a realização


de etiquetas em série. Esta situação permite poupar tempo ao nível do envio
da correspondência.

O microsoft word, juntamente com o microsoft excel e o microsoft acess são


alguns destes exemplos. Com recurso a estas ferramentas é possível, através
da impressão em série, criar cartas de formulário, etiquetas de endereço,
envelopes, bem como efectuar a distribuição de correio electrónico e de faxes
em grande número, num curto espaço de tempo, desde que as moradas
estejam em suporte informático.

A impressão em série permite criar cartas de formulário, etiquetas de


endereço, envelopes, bem como efectuar a distribuição do correio electrónico e
de faxes em grande número.

As formas mais comuns de remeter documentos dizem respeito ao envio:

Via CTT
· Correio Normal
· Correio azul nacional – É entregue em 24 horas e aplica-se a
correspondência até 2 Kg.
· Correio registado – Permite confirmar o envio ao destinatário.
· Com aviso de recepção – Permite confirmar a entrega ao
destinatário, com recepção do comprovativo respectivo.

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· Correio azul internacional – É entregue até 3 dias úteis na Europa e
5 dias no resto do Mundo e aplica-se a correspondência até 2 Kg.
· Correio verde nacional ou internacional – O envelope terá de ser
précomprado, mas dispensa pesagem ou selagem.

Pessoalmente
· P.M.P. (por mão própria) – Entregue ao destinatário por portador,
quer este seja um colaborador da organização ou um estafeta externo
(neste caso, em regra é preenchido um formulário onde depois é
recolhida a assinatura do destinatário);
· Por protocolo – Entregue ao destinatário por portador, que este seja
um colaborador da organização ou um estafeta externo. Em ambas as
situações, o destinatário terá que assinar um livro, afirmando ter
recebido a correspondência em causa.
· Via courrier – Serviço expresso porta a porta, nacional ou
internacional – ex: CT, DHL, Seur, Fedex, etc. Existem diversas situações
em termos de prazos de entrega, volumes, pesos, modos de envio e,
consequentemente, preços.
· Por encomenda – Correspondência entre 2 Kg e 20 Kg, no caso dos
CTT.
· Por camionagem – Envios com peso superior a 2 Kg por volume.

NP 17
Formato dos papéis

As vantagens da normalização dos formatos de papel tornam-se evidentes ao


apercebermo-nos dos benefícios que proporcionam no fabrico padronizado de
pastas de arquivo e de mobiliário de escritório. O fabrico deste tipo de

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materiais passou a ser mais simplificado, tendo em atenção a existência de
formatos normalizados de papel.
Todas as empresas, de uma maneira geral, beneficiaram com os formatos
normalizados de papel, pois, para além das vantagens já assinaladas, tornou-
se mais fácil, mais rápida e menos onerosa a impressão de documentos. As
tipografias possuem papel para impressão de acordo com os formatos
normalizados.

Partindo do sistema métrico, o formato-base é uma folha de papel medindo 1


m² de área (A0). O grande trunfo é a proporção entre os lados do papel, a
mesma em todos os tamanhos do padrão, aproximadamente igual a (raiz
quadrada de 2, igual a 1,4142…), que tem a propriedade de se manter quando
a folha é cortada pela metade ou dobrada.

Sucessivos cortes definem a série A de tamanhos A1, A2, A3, A4…, cujas
medidas são arredondadas na ordem dos milímetros.

Manter a mesma proporção entre


diferentes tamanhos, propriedade
inexistente nos formatos tradicionais
de papel, facilita a ampliação e
redução de um tamanho para o outro
e a confecção de folhetos e brochuras
com duas páginas em cada folha, na
qual o tamanho do papel deve ser, na
série, de uma ordem acima do
tamanho da página.

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Medidas standard para cada formato (em mm):

NP 950
Tratamento da informação – escrita numérica das datas

As datas devem ser escritas colocando os elementos pela seguinte ordem.


ANO – MÊS – DIA

A representação de uma data sob forma inteiramente numérica será feita em


algarismos.
Exemplo: 20080930 2008 09 30

Os elementos na representação numérica de uma data devem separar-se por


travessões, por um espaço ou não serem separados. Exemplos:
1960-04-12
1986 10 15
19861015

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1.2.Tipo de letra
1.2.1.Mancha de escrita

As características essenciais da letra são: o seu tipo, o tamanho, a cor e alguns


efeitos especiais que lhe podem ser atribuídos.

Exemplos de tipos de letra:

Normas para o estilo e tamanho da letra:


· Utilizar fontes com fácil reconhecimento de caracteres. Ex.: Verdana,
Arial, Helvética.
· Deve-se procurar evitar a confusão entre os algarismos: 3, 5, 8, 0.

1.2.2.Marginação

Normas para a marginação das páginas:


· Todas as páginas devem respeitar a seguinte configuração: do lado da
lombada, uma margem de 3 cm; nos restantes lados (de topo, margem
exterior e fundo de página), entre 2 e 3 cm.

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· A paginação deverá ser efectuada em todas as páginas, em numeração
árabe, a partir da página de rosto.
· As margens e espaçamento devem ser suficientes entre as manchas de
texto.
· Evitar colunas de texto muito estreitas ou próximas entre si.

1.2.3.Entrelinhamento e espaçamento

Normas para o entrelinhamento e espaçamento:

· O processamento de texto deve ser efectuado, em corpo 12 ou, no


máximo 13 (p. ex. Times 12 ou 13, ou Arial 12), com um espaçamento
‘normal’ entre caracteres, utilizando um entrelinhamento de espaço e
meio.
· O Espaçamento de 1.5 ou duplo facilita a navegação ao longo do texto.
· Evitar linhas de texto demasiado extensas (acima de 70 caracteres).
· O espaçamento entre letras demasiadamente reduzido dificulta a
leitura.
· Devem utilizar-se fontes proporcionalmente espaçadas, pois são mais
legíveis que as mono-espaçadas.

1.2.4.Centragem vertical e horizontal

É possível centrar o texto entre as margens laterais e entre as margens


superior e inferior numa página. Centrar o texto horizontal e verticalmente
numa página é a função mais frequentemente utilizada para criar uma folha de
rosto para um documento.

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No Microsoft Office Word, é possível escolher a partir de uma galeria de folhas
de rosto pré-desenhadas ou criar uma folha de rosto manualmente, centrando
o texto na página. Se criar uma folha de rosto manualmente, centra o texto
entre as margens laterais e entre as margens superior e inferior.

2.Técnicas de elaboração de documentação

2.1.Conceito e funções dos documentos

Os documentos são todos os papéis contendo informações que ajudem a tomar


decisões, comuniquem decisões tomadas, registarem assuntos de interesse da
organização ou do indivíduo. Qualquer informação escrita, objecto ou facto
registado materialmente, susceptível de ser utilizado para estudo, consulta ou
prova.

A rapidez com que se processam as trocas comerciais, a sua


internacionalização, e as exigências das novas tecnologias informáticas têm
conduzido a uma crescente normalização da documentação comercial.

No caso dos documentos, fala-se em normalização a propósito do processo


técnico de criação de normas que definem condições de elaboração e
preenchimento dos documentos.

Os principais objectivos da normalização dos documentos são:


• Harmonização de conteúdos;
• Prevenção do erro no preenchimento;

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• Aumento da segurança na circulação.

Os documentos normalizados obedecem a uma idêntica estrutura, conteúdo e


dimensão, permitindo, por exemplo, a sua leitura óptica com as naturais
vantagens daí resultantes em matéria de processamento e arquivo.

A estrutura dos documentos está directamente dependente do seu conteúdo,


pelo que não existe uma estrutura tipo para os documentos em geral.

2.2.Classificação dos documentos

Quanto à natureza:
· Unitários: Aqueles que se bastam a si próprios. Contêm um conjunto
completo de informação.
· Processo ou Dossier: Conjunto de documentos ordenados que dizem
respeito ao mesmo assunto e que podem ser objecto de várias
utilizações. Ex: factura
· Não protegidos ou sem classificação: São de larga difusão.
· Confidenciais: São objecto de medidas restritivas.
· Comerciais: Destinam-se a fins comerciais.
· Científicos: Informação científica ou didáctica.
· Oficiais: A sua organização tem como função auxiliar e assessorar a
Administração Pública. Ex: decretos

Quanto à Finalidade:
· Posição: Objectivo de conservar ideias ou informações, o doc. Funciona
como fonte de informação. Ex: registo de um hotel

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· Circulação ou transmissão: Servem para fazer circular as ideias ou
informações, o doc. é veículo de transporte. Ex: factura, letra.

2.3.Tipos de documentos

2.3.1.Textos e relatórios

Um relatório é uma forma de comunicação organizada, fundamentada e


comentada, sobre um facto ou conjunto de factos ocorridos ou ainda a
decorrer.

Funciona como elemento de informação, consulta ou prova e tem grande valor


na análise e solução de problemas concretos, na transmissão e apresentação
de resultados de acções de pesquisa, de inspecção e gestão, bem como no
apuramento de responsabilidades.

Tipos de relatório:
· Formal / Informal
· Interno / Externo
· De rotina / acontecimento específico

Situações em que se podem apresentar relatórios:


· Decorrer normal de um trabalho;
· Exercício de gestão;
· Estágios, estudos
· Infracções, acidentes;
· Vendas;
· Inspecções, revisões;

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· Participações em congressos, conferências, seminários;
· Anomalias, avarias;
· Estudos de mercado;
· Peritagem;
· Relatório de contas.

Estrutura:
Nos relatórios mais simples:
· Introdução, desenvolvimento do tema e conclusão.

Nos relatórios mais complexos:


· Capa ou página de título- título do relatório, nome do autor, nome dos
destinatários, data e referência (nalguns casos);
· Índice - Deve conter todas as secções do relatório com referência às
páginas, incluindo capítulos e subcapítulos;
· Resumo - síntese geral para que o leitor tenha uma ideia geral do que
trata o relatório;
· Introdução - Introduzir o leitor para dentro do relatório. Define-se o
objectivo do relatório (para que vai servir, o que deu origem). Explica-se
a forma como vai ser desenvolvido e explica-se a o ordenamento dos
temas, a metodologia;
· Corpo de desenvolvimento - Narração dos factos, apresentação de toda
a fundamentação para as conclusões e recomendações;
· Conclusão - Resumo de todas as ideias apresentadas. Não podem
aparecer dados novos. Num relatório muito longo, no fim de cada
capítulo deve-se apresentar uma breve conclusão;

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· Recomendações - Sugerir alternativas à matéria tratada. As
recomendações devem estar devidamente argumentadas e
fundamentadas.
· Anexos / Apêndice - documentos que podem vir a completar a
informação do relatório. Os apêndices funcionam como dados
suplementares (essenciais para completar os factos narrados) e como
forma de actualizar o relatório.
· Glossário - Pode ser de termos técnicos, uma listagem de abreviaturas.
· Agradecimentos - No fim. Podem também vir no início a seguir ao
índice.
· Referências - Lista de material não publicado aos quais fomos recolher
informação.
· Bibliografia - Livros ou outras fontes de pesquisa. Apelido, nome do
autor, nome do livro, nº de edição; local, editora, ano.
· Glossário - Quando se trata de um relatório muito técnico deverá conter
um glossário de termos.

Linguagem:
A linguagem do relatório depende dos objectivos e do destinatário.
· Deve ser precisa, exacta - verificar se está a usar a palavra certa no
trabalho certo;
· Breve e concisa. Evitar construções complexas. Quanto mais simples,
mais eficaz é a comunicação e maior é o seu alcance;
· Clareza - não deve deixar lugar a ambiguidades e ideias erradas;
· Evitar palavras compridas;
· Usar voz activa, deve dar-se a informação pela positiva no intuito de
captar maior atenção do leitor;

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· Deve ser feito na 1ª pessoa do singular. Quando realizado por
várias pessoas na 1ª pessoa do plural;
· Ser concreto - usar termos práticos, evitar termos indefinidos (um
certo, alguns...);
· Evitar a gíria;
· Frases curtas. Parágrafos curtos e frequentes. Cada nova ideia
um novo parágrafo;
· O relatório deve ser completo e não deixar espaço a dúvidas;
· Deve-se ter em conta a pontuação, bem como a ortografia;
· Quando é criado por um grupo restrito, utilizando palavras muito
técnicas, no fim do relatório deve-se criar um glossário.

2.3.2.Cartas/Ofícios

A carta: Estrutura de uma carta:

Há vários tipos de disposição, vários estilos. A empresa opta por um estilo


próprio e deverá seguir sempre o mesmo estilo.

Cabeçalho ou timbre:
· É centrado ou à esquerda
· Deverá conter: nome da empresa, nº de contribuinte, nº de registo,
capital social, endereço, apartado postal, nº telefone. Fax, e-mail, URL...

Endereço do destinatário:
· Colocado à esquerda

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· Deve conter: nome da empresa; departamento, seção, a pessoa à
atenção de quem vai a carta e o endereço.

Referências:
· Indicação impressa que permitirá identificar e localizar as cartas mais
rapidamente.
· É o espaço onde vão ser indicadas:
o/as iniciais do remetente, o nº da comunicação (N/ Refª)
o/os mesmos elementos referentes a uma comunicação anterior do
n/destinatário (V/ Refª:)

Data:
· Todas as cartas devem ser datadas;
· Pode colocar-se do lado direito, por baixo do destinatário;
· À esquerda a seguir ao cabeçalho e alinhado com o destinatário;
· Não se usam abreviaturas ou formas numéricas: deve ser, por ex: 5 de
Agosto de 2000;
· Deve também colocar-se o local antes da data: Lisboa, 5 de Agosto de
2000.

Assunto:
· Trata-se de resumir o conteúdo da carta no menor nº de palavras, não
deixando contudo, escapar todos os factores relevantes para a posterior
identificação da carta.

Vocativo:
· É a forma de cortesia com a qual se inicia a carta: o Ex.mos Senhores;
o V. Exª; o Ex.ª; o Senhor; o Caro.

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Introdução:
O primeiro parágrafo da carta deve identificar claramente:
· A recepção de qualquer comunicação anterior (com referência à data);
· Quem é o remetente;
· A razão porque escreve a carta.

Corpo da carta:
· Constituído por factos, explicações, opiniões que desenvolvem o
assunto ordenados de forma lógica.

Parágrafo de encerramento:
· É o modo de terminar a carta (fórmulas finais).

Assinatura
· Por cima do nome e cargo escritos por extenso.

P. S./Nota:
· Anotação na margem que podem dizer respeito a qualquer pormenor
que, por lapso, não foi incluído no corpo.

Anexos:
· Espaço reservado para referir os documentos que acompanham a carta.

Iniciais identificativas:
· De quem redige e de quem dactilografou.

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Tipos de cartas comerciais

Carta de Encomenda:
Podemos servir-nos de uma carta comercial para efectuar uma encomenda de
produtos ou esta pode servir para acompanhar a nota de encomenda/venda. A
nota de encomenda é emitida pela empresa compradora – em documento com
o seu timbre, especificando a quantidade, qualidade e condições de transporte,
de entrega e de pagamento dos artigos a encomendar.

A nota de venda é um documento emitido pela empresa vendedora – em


documento com o seu timbre -, especificando quantidade, qualidade e
condições de transporte, de entrega e de pagamento dos artigos a vender.

O objectivo é o mesmo: registar a encomenda de artigos – o que constitui o


primeiro passo de um contrato compra e venda.

Exemplo de carta de encomenda:

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Carta de Reserva:
Habitualmente, uma carta de reserva é utilizada para confirmar uma reserva
feita por telefone, formalizando assim o contacto.

Elementos estruturais:
· Data de entrada e saída ou, em alternativa, a data de partida
pretendida (reserva de hotel).
· Dados de identificação de quem reserva e número de pessoas.
· Especificação do que se pretende reservar.
· Pedido de confirmação por escrito da reserva.
· A forma de pagamento – em especial se se tratar de pagamentos a
serem facturados a empresas, devendo, nesse caso, indicar-se o número
de contribuinte da empresa que vai efectuar o pagamento.

Exemplo de carta de reserva:

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A carta de envio, transporte e entrega de mercadorias:

Estrutura:
· Especifique correctamente o assunto – refira a que nota de
encomenda/venda diz respeito ao envio;
· Forneça detalhes sobre o envio:
· Informação sobre documentação anexa ao envio: guia de remessa,
factura, conhecimento de embarque, senha…
· Confirmação das condições de venda/ pagamento acordadas;
· Encerramento.

Relativamente às mercadorias, a carta deve conter os seguintes elementos:


· A sua descrição;
· Quantidade e qualidade;
· Preço unitário acordado.

Quanto ao transporte, deve ter-se em conta:


· A designação do meio de transporte a utilizar:
· Condições e local de entrega – envolvendo as despesas de frete e o
seguro de transporte.

Quanto ao pagamento, a carta deve mencionar:


· Condições especiais de pagamento (ex. descontos);
· Forma de pagamento (ex. cheque, letra, transporte, transferência
bancária);
· Prazo de pagamento (ex. 30, 60, 90 dias).

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Exemplo de carta de envio de mercadorias:

A carta de Cobranças:
· Aviso de rotina – nesta fase limite-se a lembrar ao seu cliente que o
prazo acordado para efectuar o pagamento já foi ultrapassado.
· Incumprimento do prazo de pagamento – se o cliente é habitualmente
cumpridor, mas não efectuou o pagamento no prazo acordado, pode
estar a passar dificuldades, pelo que, em nome do seu comportamento
passado, há que delicadamente abordar a situação, enviando uma carta
onde se sugere ajuda e não se pressiona demasiado.
· Incumprimento do prazo de pagamento – o contencioso – quando o
incumprimento do prazo de pagamento já ultrapassou todas as fases e
não se obtiveram quaisquer resultados, há que enviar uma carta em tom

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mais duro, onde se pode chegar à ameaça de cobrança por meios
judiciais.

Carta de Reclamação:
Nesta situação específica da carta de reclamação, pretende-se reclamar, ou
seja, apresentar queixa contra uma situação incorrecta.

Estrutura:
· Identificação do remetente;
· Identificação do destinatário;
· Data;
· Resumo do assunto da carta (numa linha só e em poucas palavras);
· Corpo da carta: o Descrição da situação que levou ao envio da carta; o
Exposição clara do que se pretende; Assinatura; o Referência a
documentos em anexo (se for necessário).

Cuidados a ter:
Guarde cuidadosamente uma cópia (uma fotocópia da carta já assinada) e, se
a entregar em mão, peça que o destinatário a assine, com a menção “Recebi
em ___/___/___”. Se se tratar de uma empresa ou outra entidade, também
deverá ser carimbada.

O Ofício
O ofício é uma forma de correspondência que se utiliza no serviço público.

É por meio de ofício que:


· Uma repartição se dirige a uma pessoa ou empresa;
· Uma repartição se dirige a outra repartição.

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A redacção de um ofício obedece a determinadas normas, nomeadamente:
· Simplicidade: uso da linguagem simples, evitando-se frases
rebuscadas ou muito adjectivadas.
· Clareza: expressão clara e lógica do pensamento, de modo que a
mensagem possa ser entendida perfeitamente.
· Objectividade: abordagem directa do assunto, evitando-se palavras
desnecessárias ou expressões que nada acrescentam ao texto.
· Concisão: resumo do texto ao essencial, evitando-se alongar muito o
assunto.

O ofício deve ser digitado, como toda comunicação que se faz entre
repartições.

2.3.3.Sobrescrito

Depois de escrita a carta, esta deve ser dobrada com as dimensões do


sobrescrito que a transportará. Este deve ser preenchido de acordo com as
normas correntes:
· Registar o nome e a morada do remetente (é quem remete a carta) no
canto superior esquerdo.
· Registar (de acordo com o modelo acima) o nome e a morada do
destinatário (é aquele a quem é destinada a mensagem), não
esquecendo o código postal, seguido do nome da localidade.
· Colar o selo no canto superior direito.

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· Ter cuidado de deixar em branco, a toda a volta do sobrescrito, uma
margem com cerca de um centímetro, não a ocupando com qualquer
registo, nem com a colagem do selo.

2.3.4.Nota de serviço

Tem uma redacção mais formal e implica uma responsabilização do receptor.


Parte de um superior hierárquico para os subordinados. Muitas vezes é emitida
em duplicado, devolve-se o duplicado assinado pelo receptor com a indicação
da hora e dia em que foi recebida. Obedece a uma numeração.
Elementos:
· Nº
· Assunto;
· De e para;
· Data;
· Assinaturas.

2.3.5.Memorando

Na linguagem comercial, significa a nota ou comunicação ligeira entre


departamentos de uma mesma empresa, ou entre matriz e suas filiais e vice -
versa, ou entre as filiais. É conhecido também como comunicado interno (CI).
O memorando pode ainda indicar um livro de apontamentos, ou notas, com a
finalidade de registar fatos ou lembretes.

Na terminologia jurídica, significa nota diplomática enviada por um país a


outro, com a exposição sucinta sobre determinada questão.

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Dispensa o uso de formalidades exigidas em uma carta. É uma comunicação
rápida e objectiva, assemelhando-se a um bilhete.
O formato do memorando, em geral, é de 21 cm de largura por 15 cm de
altura (ou 148 m.mx 210 m.m.). E ainda pode ser interno ou externo. No 1º
caso é dirigido a funcionários de um mesmo órgão ou departamento. No 2º é
dirigido a pessoas alheias ao departamento.

Estrutura:
1) Timbre
2) Número
3) Remetente
4) Destinatário
5) Assunto
6) Local e Data
7) Texto
8) Fecho
9) Assinatura e Cargo

2.3.6.Comunicado/Comunicação/Nota informativa

As situações que dão origem a circulares informativas são:


· A abertura de uma sucursal;
· A renovação das instalações;
· A introdução de novos serviços ou acessibilidades;
· As mudanças de instalações;
· As alterações de horário;
· A divulgação da situação financeira da empresa;
· O recrutamento de alguém;

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· O despedimento colectivo.

Estrutura:
· Enquadrar o acontecimento – se referir um melhoramento do serviço da
empresa, deve valorizar o facto e realçar as vantagens para os clientes e
colaboradores;
· Informar pormenorizadamente em que consiste a mudança;
· Encerrar com uma nota de optimismo, se houver motivo para
congratulações.

2.3.7.Outros documentos

Circular:
A Circular é o meio de comunicação escrita, utilizado por um órgão ou por uma
empresa para se dirigir a vários outros órgãos ou a várias pessoas, sobre o
assunto de interesses geral.
A circular é uma correspondência multidireccional e, por isso, dela não consta
o destinatário. O endereçamento só aparece no envelope de encaminhamento.
Quando um Ofício, uma Carta ou um Memorando forem dirigidos a mais de
uma entidade ou pessoa, serão denominados.
A circular apresenta a seguinte estrutura ou esquema gráfico

Timbre:
O timbre ou cabeçalho é a identificação do órgão ou de empresa expedidor (a)
e já vem impresso na folha de papel utilizada.

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Numeração:
A numeração, seguida dos dois últimos algarismos do ano de exercício,
separados por barra, vem junto á margem esquerda, dois espaços duplos
abaixo do timbre, após a palavra “circular”, acompanhada do dia, mês e ano
do exercício.

Procedência:
Em determinadas circulares costuma-se indicar a procedência (origem). Nesses
casos, junto à margem esquerda, dois espaços duplos da numeração, vem do
nome completo do Sector, da Secção ou do Órgão expedidor.

Assunto:
O resumo do conteúdo da circular, em todas as circulares, vem junto á
margem esquerda, dois espaços duplos abaixo da numeração ou da
procedência.

Contexto:
O contexto da circular é constituído pela “Introdução” que consta da titulação
do signatário da circular, seguida da expressão “no uso de suas atribuições,
(ou expressões semelhantes) e pela numeração dos itens da Circular, cuja
numeração vem rente á margem esquerda, mas os itens iniciam-se na posição
do parágrafo, bem como a “introdução”.

Assinatura, nome e cargo:


A assinatura do remetente da Circular sobre o seu nome e cargo vem na
posição do parágrafo, dos espaços duplos abaixo do contexto ou da localidade
e data, caso essa seja utilizada no final da Circular.

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Iniciais do signatário e do digitador:
As iniciais do remetente e do digitador vêm, separados por barra, ao pé da
folha.

Requerimento
Dá-se o nome de requerimento a uma petição geralmente escrita, segundo as
normas legais, dirigida a uma entidade oficial, da justiça ou da administração.

Intencionalidade comunicativa - Solicitar algo a que se tem direito ou se julga


ter:
· Obter informações sobre determinado assunto;
· Solicitar providências;
· Convocar uma ou mais sessões;
· Obter determinado documento;

Obedece a uma estrutura formal e linguística, normalizada por formulários dos


serviços competentes. Deve:
· Ser preenchido com clareza e perfeição;
· Ser apresentado numa folha branca, ou formulário fornecido para o
efeito;
· Separar os diferentes pontos do texto por um espaço em branco.

Frequentemente obedece a um texto designado por “minuta” (o modelo) e,


depois de preenchido, o original fica nos serviços competentes e a cópia é
entregue ao requerente, após autenticação com o selo do estabelecimento.

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Abertura:
· Vocativo ou destinatário/ entidade a quem se dirige (parte superior
direita da folha);
· Indicação do seu cargo ou função, com a forma de tratamento
adequada/ órgão a que se dirige.

Encadeamento (ou texto principal):


· Identificação o mais completa possível do requerente: nome completo,
nacionalidade, profissão, endereço, nº de BI, nº de contribuinte;
· Assunto: pedido e sua justificação; pode ser fundamentado recorrendo
a leis, decretos, portarias e outros documentos legais.

Fecho - fórmula final, do lado direito da folha:


· Pedido de deferimento;
· Local;
· Data;
· Assinatura do requerente ou seu representante legal.

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Bibliografia
AA VV. Normas Portuguesas de Documentação e informação - CT, Biblioteca
Nacional de Portugal/ Instituo Português da Qualidade, 2010
Borges, Maria João, Secretariado: uma visão prática, Lidel, 2009
Estrela, Edite et. al, Saber escrever uma tese e outros textos, D. Quixote,
2006
Lousã, Aires et al., Técnicas administrativas, Porto Editora, 2006
Moreira, Isabel, Correspondência comercial, Lidel, 2010
Webgrafia
Instituto Português da Qualidade
http://www.ipq.pt

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