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USO E DESUSO
DE SISTEMAS
DE WORKFLOW
PORQUE AS ORGANIZAÇÕES NÃO CONSEGUEM
OBTER RETORNO, NEM SUCESSO,
COM INVESTIMENTOS EM PROJETOS DE WORKFLOW
[:]e-papers
© Tadeu Cruz/E-papers Serviços Editoriais Ltda., 2006.
Todos os direitos reservados à Tadeu Cruz/E-papers Serviços Editoriais
Ltda. É proibida a reprodução ou transmissão desta obra, ou parte dela,
por qualquer meio, sem a prévia autorização dos editores.
Impresso no Brasil.
ISBN 85-7650-059-0
Revisão
Elisa Sankuevitz
Helô Castro
Foto da capa
D ynamic Graphics
Cruz, Tadeu.
Uso e desuso de sistemas de Workflow: Porque as organizações não
conseguem obter retorno, nem sucesso, com investimentos em pro
jetas de Workflow / Tadeu Cruz. Rio de Janeiro: E-Papers Serviços
Editoriais, 2006.
192 p.
CDD 658
Não educamos um ator, em nosso teatro, ensinando
lhe alguma coisa: tentamos eliminar a resistência de
seu organismo a este processo psíquico.
Jerzy Grotowski.
Diretor de teatro polonês.
Dedicatória
13 Prefácio
17 1 . Introdução
17 1 .1 . Motivação da dissertação
37 3. Workflow
37 3.1 . O início
55 3.2. Workflow, tendências atuais
1 21 7. Resultados da Pesquisa
1 21 7.1 . A respeito das entrevistas
1 23 7.2. Comprovação das hipóteses
1 30 7.3. A respeito do uso e desuso de sistemas de Worktlow
1 37 7.4. Resumo
1 43 7.5. A respeito da análise e modelagem de processos
de negócio
1 47 8. As Entrevistas
1 69 9. Conclusão
1 69 9.1 . Fundamentos da conclusão
1 72 9.2. Final
1 75 Referências Bibliográficas
1 87 Glossário
Índice de Figuras
1. Segundo o Dicionário Aurélio, do grego pragmatikós, "relativo aos atos que se devem pra
ticar".
1 .1 . Motivação da dissertação
1 .1 .1 . Como e por que as organizações usam e
deixam de usar softwares de Workflow?
3. Dertouzos foi um dos criadores da Internet e durante muitos anos, diretor do Laboratório
de Ciência da Computação do Massachusetts Institute of Technology. Seu último livro, A
Revolução inacabada, foi publicado um ano depois do seu falecimento.
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2.1.2. Gerência do conll!ódo
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tais conhedmmrtos.
Para oa professores Mamillo Bu e J61io Pereira (2oos):
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os problemas deprodução de conteúdo em sítios web.
Para isso a gestão de conteúdos procura integrar de
maneira racional (e segura) os diferentes atares do
sítio e os diferentes suportes à coleta, organização e
divulgação da informação.
3.1 . O início
3.1.1. O modelo Workflow
No início Workflow era apenas um conceito, desenvolvido por
pesquisadores e acadêmicos, que buscaram entender os desafios
do trabalho nas organizações e, por isso, desenvolveram princí
pios que visavam integrar de forma cooperativa as pessoas nas
operações do dia-a-dia existentes em qualquer organização, a fim
de que pudessem trabalhar melhor, e em grupo, na execução das
suas tarefas diárias.
Segundo Jonathan Grudin, University of Califomia at Irvine:
CSCW and Groupware emerged in the 1980s from
shared interests among product developers and rese
archers in diverse fields.
3.1.2. Groupware
Como tecnologia desenvolvida para suportar o trabalho coope
rativo groupware pode ser considerado um guarda-chuva, sob o
qual estão inúmeras outras tecnologias oriundas da idéia original
Outras definições:
Ferramenta que tem por finalidade automatizar
processos, racionalizando-os e conseqüentemen
te aumentando sua produtividade por meio de dois
componentes implícitos: organização e tecnologia.
(CRUZ, 1999).
Process
Definition
.....-....
Interface 1
r-r- Workflow r-
1ft Workflow
Administration & �� Engine(s)
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Engine(s)
Monitoring Tools ��
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Interface 2 Interface 3
-- --
Workflow
lnvoked
Client
Applications
Appllcation
3. 1 . 1 . 1 . A Interface 1
Esta interface7 tem por objetivo definir como deve ser feita a co
municação com o módulo de definição e criação dos processos,
de forma a permitir que o "motor" do Workflow entenda e execu
te os comandos previamente definidos.
O conjunto de instruções do modelo WfMC chamado Process
Definition Meta-Model é a base do módulo conhecido como de-
3. 1 . 1 .2. A Interface 2
3. 1 . 1 .3. A Interface 3
3. 1 . 1 .4. A Interface 4
Motor(es) Motor(es)
lnteroperabilidade de 2" NlveI
do Workflow do Workflow
Motor(es) Motor(es)
do Workflow do Workflow
Internet
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Processo Compras-Vendas
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Processo
Processo
Processo
Workflow 1 Workflow 2
Interpretado
por por
lnteroperabilidade por meio da Interface 4 do WIMC
Interface 1
Interfaces
2,3,4,5
11. Ver documentos WfMC TC-1015 (Audit Data Specification) e TC-1022 (Access APis).
3° Nível Produção
2° Nível Administrativo
1° Nfvel Ad hoc
PROCESSO
15· BPMI, Business Process Management Institute; e-Workflow; WARIA, entre muitos outros.
16. O Workflow Management Coalition também trabalha na criação de um modelo referen
cial de BPM, tendo em 2004 publicado um documento intitulado BPM Reference Model.
17. Chief Executive Officer (CEOs) e os Chief Financial Officer (CFOs), ou em português:
diretor executivo ou diretor presidente e diretor financeiro, respectivamente.
18. Descrita em português no livro Gerência do Conhecimento - Enterprise Content Mana
gement (CRUZ, 2002).
25. Criamos o acrônimo AMOP para servir de sigla à expressão análise & modelagem de
processos de negócio.
26. Existem outras interpretações. George Boole, por exemplo, defendia a pesquisa pura. Isto
é, para ele a pesquisa deveria ser realizada para descobrir algo e não para responder a uma
dúvida ou para comprovar uma determinada realidade.
Analista de processos
Ambiente da peequlea
Entretanto, ele nos alerta que "a pergunta deve ser passível
de resposta" o que significa que além de sermos lógicos e perti
nentes, devemos saber sobre o que estamos perguntando para
podermos reconhecer "a" resposta que nos satisfaça.
Regras de convivência entre entrevistador e entrevistado, em
bora simples, sempre foram eficientes para pesquisas voltadas a
análise e modelagem de processos de negócio.
Algumas destas são:
•
Acessar sempre a fonte original. Significa que se temos
de conhecer como as atividades são executadas devemos per
guntar sobre elas para quem as executa, isto é, para quem exe
cuta os procedimentos e tarefas de cada uma delas. Jamais
buscar conhecer a realidade através de quem é responsável
indireto por uma atividade, a não ser, como já dissemos, para
corroborar os dados obtidos com estas.
•
Saber perguntar. Temos que ser cautelosos com as pala
vras que empregamos para não parecermos, nem nos fazer
mos passar por inquisidores. Nos tempos atuais, com desem
prego em alta e competição acirrada, as pessoas têm muito
RELATÓRIO
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29. Não queremos discutir aqui o grau e a extensão de utilização do produto adquirido.
30. Idem.
6.5. Hipóteses
•
A necessidade que embasou a pesquisa: descobrir as
causas que levam organizações de todos os tipos e setores eco-
A
nomtcos a:
•
Serviços na esfera de
A4 Paraguaio Público Previdência
governo federal
Paraguai
7.4. Resumo
As entrevistas nos forneceram dados e informações para con
cluirmos que:
•
Muitas organizações "compraram" Workflow desconhecendo
as reais vantagens e desafios existentes na adoção de uma tec
nologia que as obrigaria a se organizarem e a manterem-se
organizadas.
•
Várias organizações esperavam mais do software de Work
flow adquirido do que qualquer um deles poderia propor
cionar. Expectativas como auto-organização dos processos,
prazos de implantação curtos e facilidade para manter as de
finições atualizadas estão entre estas expectativas não-realis
tas, em grande parte, criadas por promessas daqueles que os
vendem.
•
A maioria das organizações estudadas que abandonaram o
Workflow, o fizeram pelo fato de terem de realizar análise e
modelagem de processos de negócio, permanentemente. Isto
é, os responsáveis por estas organizações não contavam com
a necessidade de manter uma equipe de análise e modelagem
de processos de negócio nos seus quadros.
•
Também foi possível inferir que o resultado do trabalho de
análise e modelagem de processos de negócio, em grande nú
mero das organizações entrevistadas, não propiciou dados
e informações suficientes para que o software de Workflow
fosse programado com fidelidade ao ambiente e em segurança
pelos analistas de processos em Workflow.
34. Cruz, 2005, define: Gestão de processos envolve responsabilidades por gerenciar pro
cessos, depois que eles são implantados e é composta de tarefas de revisão dos processos, da
documentação deles, melhoria de padrões etc. Sem a Gerência dos Processos não há Gestão
por Processos e vice-versa. Gestão por processos significa estruturar uma organização por
meio dos seus processos de negócio, independentemente do tipo de estrutura organizacional
que ela possua.
35. Leia mais sobre análise & modelagem de eventos em processos de negócio no livro: Cons
truindo & Implantando Processos de Negócio.
Empresa B1
Capital Americano
Ramo de atividade Comercialização de Tecnologias da Informação
Entrevistado Presidente
•
Você já conhecia a tecnologia Workflow quando decidiu im
plementá-la?
R: Não.
•
Você já conhecia os conceitos (abaixo) quando decidiu por
Workflow?
Gerenciamento de processos.
R: Não.
- Gerenciamento por processos.
R: Não.
•
O que levou a empresa a implantar Workflow?
R: Na época, eu queria redesenhar completamente o processo de
vendas. A consultaria contratada me falou sobre Workflow e
eu achei que o software poderia ser útil para implantar mais
rapidamente o novo processo de vendas.
•
Você já conhecia a tecnologia Workflow quando decidiu im
plementá-la?
R: Sim, mais ou menos de leitura e de palestras.
•
Você já conhecia os conceitos (abaixo) quando decidiu por
Workflow?
- Gerenciamento de processos.
R: Não.
- Gerenciamento por processos.
R: Não.
•
O que levou a empresa a implantar Workflow?
R: Tínhamos um projeto para um cliente que precisava ser con
trolado automaticamente, por isso pensamos em implantar
Workflow. Depois o projeto deu para trás e decidimos aban
donar o software que tínhamos comprado por achar ele caro
e além das nossas necessidades.
•
Quem projetou a implantação?
R: Consultaria externa.
•
Quem coordenou a implantação?
R: Consultaria externa.
•
Quem fez a análise & modelagem de processos de negócio?
R: Consultaria externa.
•
Foi utilizada alguma metodologia?
R: Sim, da consultaria.
•
Como foram treinados os usuários na implantação do Work
flow?
R: Não chegaram a ser treinados porque o cliente "abortou" o
projeto depois de termos comprado o software.
•
Você já conhecia a tecnologia Workflow quand-o decidiu im
plementá-la?
R: Já tinha feito dois cursos sobre Workflow.
•
Você já conhecia os conceitos (abaixo) quando decidiu por
Workflow?
- Gerenciamento de processos.
R: Não.
- Gerenciamento por processos.
R: Não.
•
O que levou a empresa a implantar Workflow?
R: Havia um programa de modernização das fazendas estaduais
bancado pela Organização das Nações Unidas (ONU) e o Pro
grama das Nações Unidas para o Desenvolvimento (PNUD)
financiou parte do projeto. Além disso, queríamos automati
zar o processo de consulta tributária.
•
Quem projetou a implantação?
R: Uma parte foi feita pela nossa área e outra foi feita por duas
empresas de consultaria. Uma para a análise & modelagem de
processos de negócio e uma para a implantação do software.
•
Quem coordenou a implantação?
R: A nossa área.
• Quem fez a análise & modelagem de processos de negócio?
R: Uma empresa de consultaria.
• Foi utilizada alguma metodologia?
R: Sim e não, pois a metodologia utilizada pela consultaria era
muito simples e por isso nós achamos que na verdade eles
não tinham uma metodologia, mas alguns formulários que
os orientavam a fazer fluxogramas. Tanto é verdade que a
empresa que tinha de implantar o software teve de fazer o
detalhamento do processo de novo, senão não ia conseguir
implantar o software.
Empresa B3
Capital Brasileiro
Ramo de atividade Banco (empresa sediada no Paraguai)
Entrevistado Gerente Geral
•
Você já conhecia a tecnologia Workflow quando decidiu im
plementá-la?
R: Não. Quem me trouxe a idéia do software foi um grande ami
go meu aqui no Paraguai.
•
Você já conhecia os conceitos (abaixo) quando decidiu por
Workflow?
- Gerenciamento de processos.
R: Não.
- Gerenciamento por processos.
R: Não.
•
O que levou a empresa a implantar Workflow?
R: N/A.3s
•
Quem projetou a implantação?
R: N/A.
•
Quem coordenou a implantação?
R: N/A.
•
Quem fez a análise & modelagem de processos de negócio?
R: N/A.
•
Foi utilizada alguma metodologia?
R: N/A.
•
Você já conhecia a tecnologia Workflow quando decidiu im
plementá-la?
R: Sim, pois um analista nosso já tinha feito um curso sobre o
tema.
•
Você já conhecia os conceitos (abaixo) quando decidiu por
Workflow?
- Gerenciamento de processos.
R: Sim.
- Gerenciamento por processos.
R: Sim.
•
O que levou a empresa a implantar Workflow?
R: Queríamos automatizar alguns processos. Em especial os que
possibilitam as comunicações entre os participantes dos em
preendimentos comerciais que administramos e a direção da
empresa.
•
Quem projetou a implantação?
R: Consultaria externa.
•
Quem coordenou a implantação?
R: Consultaria externa.
•
Quem fez a análise & modelagem de processos de negócio?
R: Consultaria externa.
•
Foi utilizada alguma metodologia?
R: Sim, uma, que nós achamos muito boa, da própria consultaria.
•
Como foram treinados os usuários na implantação do Work
flow?
R: Os usuários não chegaram a ser treinados porque nós cance
lamos o uso do software depois de três meses.
•
O software de Workflow é/era de terceiros?
R: Sim, americano.
•
Você já conhecia a tecnologia Workflow quando decidiu im
plementá-la?
R: Sim, pois já tinha lido muita coisa sobre o tema. Além disso,
fiz um curso de análise & modelagem de processos de negócio,
o que me ajudou a entender como implantar este software.
•
Você já conhecia os conceitos (abaixo) quando decidiu por
Workflow?
- Gerenciamento de processos.
R: Sim, aprendi no curso de análise & modelagem de processos
de negócio.
- Gerenciamento por processos.
R: Sim, aprendi no curso de análise & modelagem de processos
de negócio.
•
O que levou a empresa a implantar Workflow?
R: Os projetas de análise & modelagem de processos de negócio
de toda a organização. Vimos que precisávamos automatizar
todos os padrões que havíamos criado porque, senão, logo os
processos estariam desorganizados de novo.
•
Quem projetou a implantação?
R: Consultaria externa.
•
Quem coordenou a implantação?
R: Nós.
•
Quem fez a análise & modelagem de processos de negócio?
R: Consultaria externa.
•
Foi utilizada alguma metodologia?
R: Sim, a da consultaria externa. Por sinal muito boa.
•
Como foram treinados os usuários na implantação do Work
tlow?
R: Primeiro foi em "sala de aula" quando todos puderam apren
der sobre o trabalho de todos. Depois, os consultores senta-
Empresa B6
Capital Americano
Comercialização de Tecnologias da Informação e de
Ramo de atividade
serviços de consultaria
Entrevistado Gerente de Qualidade
•
Você já conhecia a tecnologia Workflow quando decidiu im
plementá-la?
R: Não. A idéia nos foi "vendida" por uma pessoa com a qual
estávamos desenvolvendo um novo produto para a nossa em
presa.
•
Você já conhecia os conceitos (abaixo) quando decidiu por
Workflow?
- Gerenciamento de processos.
R: Não.
- Gerenciamento por processos.
R: Não.
•
O que levou a empresa a implantar Workflow?
R: Tínhamos um projeto de um novo produto que para ser co
mercializado necessitava de algo que pudesse automatizar a
logística da cadeia de suprimentos e a logística da cadeia de
comercialização. Era um produto que seria vendido a partir do
escritório central de vendas em São Paulo para todo o Brasil.
•
Quem projetou a implantação?
R: Consultaria externa.
•
Quem coordenou a implantação?
R: Consultaria externa.
•
Quem fez a análise & modelagem de processos de negócio?
R: Consultaria externa.
•
Foi utilizada alguma metodologia?
R: Sim, da própria consultaria.
•
Como foram treinados os usuários na implantação do Work
flow?
R: Não foram treinados porque abandonamos o projeto do novo
produto e decidimos engavetar (sic) o software.
•
Você já conhecia a tecnologia Workflow quando decidiu im
plementá-la?
R: Sim, porque a matriz da empresa já utilizava Workflow em
duas plantas nos Estados Unidos.
•
Você já conhecia os conceitos (abaixo) quando decidiu por
Workflow?
- Gerenciamento de processos.
R: Não.
- Gerenciamento por processos.
R: Não.
• O que levou a empresa a implantar Workflow?
R: Necessidade de automatizar processos de manufatura para
atender às necessidades por informações de nossos clientes.
•
Quem projetou a implantação?
R: Consultaria externa.
•
Quem coordenou a implantação?
R: N6s, junto com a consultaria externa.
•
Quem fez a análise & modelagem de processos de negócio?
R: N6s.
•
Foi utilizada alguma metodologia?
R: Nenhuma.
•
Como foram treinados os usuários na implantação do Work-
flow?
R: Com reuniões individualizadas.
•
O software de Workflow é/era de terceiros?
R: Sim, é de uma empresa americana.
•
Você já conhecia a tecnologia Workflow quando decidiu im
plementá-la?
R: Sim.
•
Você já conhecia os conceitos (abaixo) quando decidiu por
Workflow?
- Gerenciamento de processos.
R: Sim.
- Gerenciamento por processos.
R: Sim.
•
O que levou a empresa a implantar Workflow?
R: Várias necessidades, a mais importante era automatizar o
processo de solicitação de serviços de clientes. Este proces
so era muito desorganizado. Quando um cliente fazia uma
solicitação qualquer levávamos até três meses para fazer o
orçamento. Ou seja, não conseguíamos sequer fazer um or
çamento para o cliente saber quanto sua solicitação iria cus
tar. Depois de aprovado o orçamento, a solicitação do cliente
ficava totalmente perdida dentro da organização, uma vez que
o processo era totalmente manual.
•
Quem projetou a implantação?
R: Nós, junto com uma consultaria externa.
•
Quem coordenou a implantação?
R: Nós.
•
Quem fez a análise & modelagem de processos de negócio?
R: Consultaria externa.
•
Foi utilizada alguma metodologia?
R: A da própria consultaria.
9.2. Final
Finalmente concluímos que as organizações sofrem de males
que se repetem de forma recorrente, pois elas não conseguem
quebrar o círculo vicioso de "comprar-tecnologias-para-resolver
problemas - resolver-problemas-por-ter-comprado-tecnologias"
uma vez que desconhecem ou esquecem quão importantes são a
cultura organizacional (a gestão de mudanças) e a análise e mo
delagem de processos de negócio.
Concluímos, também, que Workflow continua sendo um po
deroso instrumento para automatizar processos e cujas vendas,
por diversos motivos, ficaram aquém do esperado por estudio
sos, pesquisadores e fabricantes deste tipo de software.
Dentre as causas apontadas pela nossa pesquisa sobre uso e
desuso de Workflow duas foram recorrentes nas organizações
estudadas: falta de cultura para trabalhar dentro do conceito
Computer-Supported Cooperative Work (CSCW) e falta de me
todologias adequadas para a análise e modelagem de processos
de negócio (AMOP).
A despeito dos fracassos ocorridos com as vendas e a implan
tação de softwares de Workflow, muitos estudiosos continuam a
pesquisar e a desenvolver o conceito e o modelo WjMC. É o caso
dos grupos que pesquisam Wide Area Workjlow Management
(WAWM) da Universidade Técnica de Darmstadt e da Univer
sidade de Paderbon, ambas na Alemanha, que são coordenados
pelo Prof. Dr. Gerold Riemp. Os grupos publicaram um livro com
o sugestivo subtítulo: Creating Partnerships for the 21th Cen
tury, no qual fazem uma releitura dos conceitos de interoperabi
lidade do modelo WfMC.
Outro grupo que tem pesquisado novas aplicações e interações
para o modelo Workflow Managenent Coalition é o Groupware
Technical Sub Committee1 of The Japanese Standards Associa
tion, cuja publicação do documento "InterWorkflow Application
Model: The Design of Cross-Organizational Workflow Processes
https:/fwww.licitacoes-e.eom.br/aop/AtaLicitacaoPDF?ata=pt_br&id-licitacao=l0501.
Proponentes:
ROSCH ADM. DE SERVIÇOS E INFORMÁTICA LTDA
CAST INFORMÁTICA S/A
HQS CONSULTO RIA EM SISTEMAS S/C LTDA
ULTIMUS DO BRASIL LTDA
OFFICEWARE CONSULTORIA LTDA.
GROWTEC TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO LTDA.
SOFTEXPERT INFORMÁTICA E AUTOMAÇÃO LTDA.
Item Descrição
Ferramenta para desenvolvimento de aplicações
orientadas a objeto para multi-plataforma multimi-
dia. Tecnologia da Microsoft, criada para concorrer
Active-X
com a tecnologia da SUN, de nome JAVA. Ambas ser-
vem para integrar ambientes OLE/COM e aplicações
WWW (World Wide Web).