01 Gfpi-F-019 Guia Taller Administrar Tec Taller Introducctorio Administrar Tec Acces Base de Datos

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA Versión: 02 Código:
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

GFPI-F-019
Procedimiento Ejecución de la Formación Profesional Integral
GUÍA DE APRENDIZAJE
Estimado Aprendiz, Reciba un Saludo de Paz y Bien en Nombre del Servicio Nacional de
Aprendizaje, sea bienvenido al taller introductorio de la Competencia Administrar
tecnologías de información, a continuación encontrara ejercicios paso a paso que le
permitirán adentrarse a la competencia, espero buena disposición de su parte.
Recuerde, que su compromiso en la clase es desarrollar e implementar:
1. El Pensamiento crítico.
2. La Resolución de problemas complejos.
3. La Toma de decisiones acertadas.
4. Escucha activa: Esta competencia debe aplicarse más allá del ámbito laboral y estudiantil,
poner en práctica la Comunicación eficaz entre los trabajadores y entre empleados y clientes,
profesorado y compañeros, no sólo teniendo en cuenta las propias opiniones, si no la de los
demás efectuando preguntas adecuadas, teniendo actitudes empática adecuadas con el
interlocutor.
5. Dominio de las TIC.
6. Operaciones y análisis de sistemas: capaces de resolver problemas relacionados con el control
de sistemas u organizaciones, determinando los objetivos, teniendo en cuenta la estructura y el
funcionamiento de la empresa y buscando la mejor forma para lograr las metas. El punto clave
es ser capaz de determinar las consecuencias de las acciones y cómo estas pueden afectar a los
resultados de cada área.
7. Analizar.
8. Interpretar.
9. Comprender.
10. Argumentar.
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SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Versión: 02
Procedimiento Ejecución de la Formación Profesional Código: GFPI-F-019
Integral
TALLER INTRODUCTORIO ACCESS
COMPETENCIA
Administrar tecnologías de información como apoyo al sistema integrado de conservación

de los documentos de archivo de acuerdo con la normatividad vigente y la tecnología
disponible
RESULTADOS DE APRENDIZAJE
 Alistar los documentos de archivo que se van a microfilmar, digitalizar y/o automatizar
teniendo en cuenta las tablas de retención y de valoración documental, el código de ética, las
normas, principios y técnicas archivísticas, y la legislación vigente.
 Verificar la aplicación de los procedimientos y protocolos para la microfilmación, digitalización
y/o automatización de los documentos de archivo, de acuerdo con las tablas de retención y de
valoración documental, la política institucional y la tecnología
 Elaborar propuestas para la automatización de un programa de gestión documental de una
organización, teniendo en cuenta las políticas institucionales, la legislación vigente y la
tecnología disponible.
 Administrar los documentos y/o la información microfilmada, digitalizada y/o automatizada, a
través de la tecnología y los medios disponibles para su consulta, recuperación y control, de
acuerdo con las políticas de la organización y la legislación vigente.
 Aplicar procesos y procedimientos para la microfilmación, digitalización y automatización de los
documentos de archivo, de acuerdo con las normas técnicas, de calidad, de seguridad y salud
ocupacional; la legislación vigente, los manuales de procedimientos y de operación de los
equipos para la implementación de tecnologías archivísticas.
Siga paso a paso las instrucciones tal como el manual elaborado por el instructor le
indica, en caso de tener dificultad acuda a él para que le ayude con ella.
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1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENDIZAJE: GUIA DE APRENDIZAJE No 1 ACCES – BASE DE
DATOS
TEMA: Diseño de Bases de Datos – Creación de bases de datos.
SUBTEMA 1: Conocimiento del Programa
SUBTEMA 2: Diseño de tablas e ingreso de datos.
DEFINICION DE BASE DE DATOS
Una base de datos es el conjunto de datos informativos

organizados en un mismo contexto para su uso y vinculación.
Se le llama base de datos a los bancos de información que
contienen datos relativos a diversas temáticas y categorizados
de distinta manera, pero que comparten entre sí algún tipo
de vínculo o relación que busca ordenarlos y clasificarlos en
conjunto. Una base de datos puede ser de diverso tipo, desde un pequeño fichero casero
para ordenar libros y revistas por clasificación alfabética hasta una compleja base que
contenga datos de índole gubernamental en un Estado u organismo internacional.
Recientemente, el término base de datos comenzó a utilizarse casi exclusivamente en
referencia a bases construidas a partir de software informático, que permiten una más fácil
y rápida organización de los datos. Las bases de datos informáticas pueden crearse a partir
de software o incluso de forma online usando Internet. En cualquier caso, las
funcionalidades disponibles son prácticamente ilimitadas.
Las bases de datos se clasifican como estáticas - en casos en que sólo sirven para su lectura
y almacenamiento - o dinámicas - la información se modifica y puede ser actualizada -.
También, según su contenido pueden ser bibliográficas, de texto completo, directorios, o
de tipo biblioteca. Los usos de las bases de datos son tan múltiples que, por ejemplo,
pueden utilizarse en una biblioteca o archivo que guarda libros para su consulta frecuente,
pero también pueden emplearse para guardar material biológico, como un archivo
genético o un banco de esperma que almacena esperma para ser utilizado en fertilización.
Este tipo de clasificadores contribuyen, por supuesto, a labores diarias de casi todo tipo de
empleos, como registrar las comunicaciones que se sostienen con clientes, almacenar
datos de proveedores, archivar datos, números y todo tipo de información que el usuario
quiera poner en relación o encontrar fácilmente con sólo ingresar una palabra clave.
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ACTIVIDAD No 1:
Las siguientes actividades introductorias, súbalas por la opción identificada como

evidencias de Access
A. Consulte en la web, y elabore un cuadro comparativo entre Excel y Access de las

convergencias y divergencias entre los dos programas, mínimo 10.
B. CONSULTE EN LA Web las partes que conforman la ventana de Access, y construya

un mapa conceptual de mínimo 10 niveles con ExaTime.
PARTE I TALLERES DE ACCES
ESTRUCTURA DE UNA BASE DE DATOS
1. El área de trabajo de Access
a. La barra de Título
Contiene el nombre del programa y del archivo con el que estamos trabajando en el
momento actual. En el extremo de la derecha están los botones para minimizar,
maximizar/restaurar y cerrar.
b. La barra de acceso rápido
Contiene las operaciones más habituales de Access como Guardar

, Imprimir o Deshacer . Esta barra puede personalizarse
para añadir todos los botones que quieras. Para ello haz clic en la
flecha desplegable de la derecha y aparecerán los comandos más
frecuentes para elegir.
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TALLER DE ACCES No 1
Ejercicio 1: Active las siguientes opciones en la barra de acceso rápido: Nuevo, Abrir,
Cerrar base de datos y Actualizar Todo.
c. La banda de opciones
La banda de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas en

pestañas. Al hacer clic en Crear, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con
la creación de los diferentes elementos que se pueden crear en Access. Todas las
operaciones se pueden hacer a partir de estos menús. Pero las más habituales
podríamos añadirlas a la barra de acceso rápido. Está diseñada para mostrar solamente
aquellas opciones que te serán útiles en cada pantalla. Pulsando la tecla ALT
entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta forma aparecerán pequeños
recuadros junto a las pestañas y opciones indicando la tecla (o conjunto de teclas) que
deberás pulsar para acceder a esa opción sin la necesidad del ratón.
d. El botón de office
Haciendo clic en el botón de Office que se encuentra en la parte superior
izquierda de la pantalla podrás desplegar un menú con las opciones que
puedes ver en la imagen como Guardar, Imprimir... A este menú también
puedes acceder pulsando Alt + A.
e. La barra de estado
Se encuentra en la parte inferior de la pantalla y contiene indicaciones sobre el estado de

la aplicación, proporciona distinta información según la pantalla en la que estemos en
cada momento. Por ejemplo aquí nos indica que tenemos la tecla de teclado numérico
pulsada (Bloq Num), que estamos en la vista Hoja de datos y podemos cambiar la vista a
Hoja de datos, Tabla dinámica, Gráfico dinámico y Diseño con los cuatro botones que
aparecen a la derecha.
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2. CREAR, ABRIR Y CERRAR UNA BASE DE DATOS
a. Crear una base de datos:
Para crear una nueva base de datos debemos hacer clic sobre la opción Nuevo del Botón
de Office. A continuación aparecerá en un panel a la derecha de la pantalla el siguiente
cuadro:
Aquí deberás indicar el Nombre de archivo de la

base de datos. Para seleccionar la carpeta donde
guardar el archivo puedes hacer clic en el botón
Buscar ubicación . Se abrirá un cuadro de
diálogo donde indicaremos el nombre de la base de
datos que estamos creando y el lugar donde se
guardará. Después de seleccionar el nombre y la
ubicación, Se cerrará el cuadro de diálogo y volverás a la pantalla de Introducción a
Microsoft Office Access.
En el cuadro de texto Nombre de archivo aparecerá la ruta y el nombre que escogiste.

Pulsar el botón Crear para crear la base de datos. Automáticamente se creará nuestra
nueva base de datos a la cual Access asignará la extensión .ACCDB. Por defecto, Access
abrirá una nueva tabla para que puedas empezar a rellenar sus datos.
A la izquierda aparece el Panel de Exploración, desde donde podremos seleccionar todos

los objetos que sean creados dentro de la base de datos. En principio sólo encontraremos
el de Tabla1 pues es el que Access creará por defecto. Puedes ocultarlo haciendo clic en
el botón
Ocultar . Desplegando la cabecera del panel puedes seleccionar qué objetos mostrar
y de qué forma.
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Ejercicio 2: Crea una base de datos llamada Biblioteca. Y guárdela en una carpeta llamada
10-X (Reemplace X por el número de su grupo) ubicada en el disco duro D o E según sea el
caso.
b. Cerrar una base de datos

Se puede cerrar una base de datos de varias formas:
 Cerrando Access: Ir al Botón de Office y pulsar el botón Salir de Access, ó hacer

clic sobre el botón Cerrar de la ventana Base de datos.
 Sin cerrar Access: En el Botón de Office , elegir la opción Cerrar base de datos
Ejercicio 3: Cierre la base de datos Biblioteca sin cerrar Access.
c. Abrir una base de datos

Podemos abrir una base de datos ya existente desde dos sitios distintos:
 Desde el Botón de Office: Ir al Botón de Office. Elegir la opción Abrir...
 Desde los documentos recientes del Botón de Office: Despliega el Botón de
Office donde aparecen las últimas bases de datos que se abrieron bajo el título de
Documentos recientes. Haz clic en la que quieras abrir.
Ejercicio 4: Abra la base de datos Biblioteca utilizando cualquiera de las opciones
anteriores.
3. Crear Tablas en una base de datos
Para crear una tabla de datos tenemos que hacer clic en la pestaña Crear para visualizar
sus opciones. En el marco Tablas podremos seleccionar estas opciones:
 El botón Tabla abre la Vista Hoja de datos, consiste en introducir directamente los
datos en la tabla y según el valor que introduzcamos en la columna determinará el
tipo de datos que tiene la columna. Vista diseño es el método que detallaremos a
continuación.
 Plantillas de tabla crea una tabla de entre un listado que tiene predefinido, abre una
tabla de este tipo y sólo tendrás que rellenarla con sus datos.
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 Listas de SharePoint consiste en crear un objeto compatible con un sitio SharePoint
desde el que podrás compartir los datos almacenados en la lista o tabla con otras
personas con acceso al mismo sitio.
Explicaremos a continuación la forma de crear una tabla en vista diseño.
Este método consiste en definir la estructura de la tabla, es decir, definir las distintas columnas
que esta tendrá y otras consideraciones como claves, etc. Otra forma rápida de llegar a la vista
Diseño es seleccionando la vista desde la pestaña Hoja de datos, o haciendo clic en el botón de
Vista de Diseño en la barra de estado:
Aparecerá la vista de Diseño de la tabla:
En la pestaña tenemos el nombre de la tabla

(como todavía no hemos asignado un
nombre a la tabla, Access le ha asignado un
nombre por defecto Tabla1).
A continuación tenemos la rejilla donde

definiremos las columnas que componen la
tabla, se utiliza una línea para cada columna,
así en la primera línea (fila) de la rejilla
definiremos la primera columna de la tabla y
así sucesivamente.
En la parte inferior tenemos a la izquierda

dos pestañas (General y Búsqueda) para
definir propiedades del campo es decir
características adicionales de la columna que estamos definiendo.
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Y a la derecha tenemos un recuadro con un texto que nos da algún tipo de ayuda sobre lo
que tenemos que hacer, por ejemplo en este momento el cursor se encuentra en la
primera fila de la rejilla en la columna Nombre del campo y en el recuadro inferior
derecho Access nos indica que el nombre de un campo puede tener hasta 64 caracteres.
Vamos rellenando la rejilla definiendo cada una de las columnas que compondrá la tabla.
En la primera fila escribir el nombre del primer campo, al pulsar la tecla INTRO pasamos al
tipo de datos, por defecto nos pone Texto como tipo de dato. Si queremos cambiar de
tipo de datos, hacer clic sobre la flecha de la lista desplegable de la derecha y elegir otro
tipo.
Ejercicio 5:
 Cree una tabla con el nombre Usuarios y vaya a la vista Diseño.
 En la primera fila escribe el nombre del primer campo, IdUsuario. Pulsa la tecla ENTER
para ir a la segunda columna del campo. Por defecto al situarse en la segunda
columna nos pondrá Texto como tipo de dato, haz clic sobre la flecha de la derecha y
elige el tipo Número.
 Pulsa la tecla ENTER. Ubícate bajo el campo IdUsuario y escribe Nombre como
nombre del segundo campo de la tabla. Deja el tipo texto y posiciónate en la tercera
columna. En la columna Descripción de la rejilla escribe el texto Introducir el nombre
del usuario. Abajo, en las propiedades del campo, establece el Tamaño del campo en
35.
 Crea un nuevo campo llamado Apellidos. Asígnale el tipo de datos Texto de tamaño
35.
 Crea a continuación el campoo FechaNacimeinto de tipo Fecha/Hora. En la propiedad
Formato, seleccionaFecha corta.
 Crea a partir de ahora los siguientes campos: Direccion, Telefono y CorreoElectrónico,
que serán todos ellos de tipo Texto. Establéceles un tamaño acorde a su contenido.
 Ahora vamos a definir el campo IdUsuario como Clave principal ya que no podremos
tener dos usuarios/as con el mismo ID. De todas formas, puede que Access haya
puesto automáticamente el primer campo como clave principal. Haz clic sobre el
nombre del campo IdUsuario. Haz clic sobre el botón Clave principal
de la pestaña Diseño. A la izquierda del nombre del campo aparecerá una llave
indicándonos que dicho campo es la clave principal de la tabla.
 Ya podemos guardar la tabla. Despliega el Botón de Office. Elige la opción Guardar.
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 Ahora cerraremos la tabla.
 Haz clic derecho sobre la pestaña con el nombre de la tabla. En el menú desplegable
selecciona Cerrar.
 De la misma forma, crea cada una de las siguientes tablas, teniendo en cuenta el
tamaño o formato adecuado para cada uno de los campos:
Al finalizar, muestre el trabajo al profesor para su respectiva calificación.
PARTE II TALLERES DE ACCES
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CON LA SIGUIENTE TEMÁTICA QUE SE ABORDARA CONTINUACIÓN, ELABORE:
A. Informe descriptivo.
B. Con ExanTime, una línea de tiempo donde deje evidenciar la influencia de la ofimática e
informática en los procesos de preservación de la información en archivística.
TEMA: Características Generales del Programa

SUBTEMA 1: Definición de base de datos
SUBTEMA 2: Partes de una base de datos de Access
¿QUÉ ES UNA BASE DE DATOS?
Una base de datos es una herramienta para recopilar y organizar información. Las bases de
datos pueden almacenar información sobre personas, productos, pedidos u otras cosas.
Muchas bases de datos comienzan como una lista en una hoja de cálculo o en un programa
de procesamiento de texto. A medida que la lista aumenta su tamaño, empiezan a
aparecer redundancias e inconsistencias en los datos. Cada vez es más difícil comprender
los datos en forma de lista y los métodos de búsqueda o extracción de subconjuntos de
datos para revisión son limitados. Una vez que estos problemas comienzan a aparecer, una
buena idea es transferir los datos a una base de datos creada con un sistema de
administración de bases de datos (DBMS), como Access.
Una base de datos computarizada es un contenedor de objetos. Una base de datos puede
contener más de una tabla. Por ejemplo, un sistema de seguimiento de inventario que usa
tres tablas no son tres bases de datos, sino una base de datos que contiene tres tablas.
Salvo que haya sido específicamente diseñada para usar datos o códigos de otro origen,
una base de datos de Access almacena sus tablas en un solo archivo, junto con otros
objetos como formularios, informes, macros y módulos. Las bases de datos creadas en el
formato Access 2007 (que también usan Access 2016, Access 2013 y Access 2010) tienen la
extensión de archivo .accdb y las bases de datos creadas en formatos anteriores de Access
tienen la extensión de archivo .mdb. Puede usar Access 2016, Access 2013, Access 2010 o
Access 2007 para crear archivos en formatos de archivo anteriores (por ejemplo, Access
2000 y Access 2002-2003).
Con Access, puede:
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 Agregar nuevos datos a una base de datos, como un nuevo artículo en un inventario.
 Modificar datos existentes en la base de datos, por ejemplo, cambiar la ubicación actual de
un artículo.
 Eliminar información, por ejemplo, si un artículo se vende o se descarta.
 Organizar y ver los datos de diferentes formas.
 Compartir los datos con otras personas mediante informes, correo electrónico, intranet o
Internet.
PARTES DE UNA BASE DE DATOS DE ACCESS
Las secciones siguientes son breves descripciones de las partes de una base de datos de
Access típica.
 Tablas
 Formularios
 Informes
 Consultas
 Macros
 Módulos
TABLAS
Una tabla de base de datos es similar en apariencia a una hoja de cálculo en

cuanto a que los datos se almacenan en filas y columnas. Por ende, es bastante fácil
importar una hoja de cálculo en una tabla de base de datos. La principal diferencia entre
almacenar los datos en una hoja de cálculo y almacenarlos en una base de datos es la
forma en la que están organizados los datos.
Para aprovechar al máximo la flexibilidad de una base de datos, los datos deben
organizarse en tablas para que no se produzcan redundancias. Por ejemplo, si quiere
almacenar información sobre los empleados, cada empleado debe especificarse solo una
vez en la tabla que está configurada para los datos de los empleados. Los datos sobre los
productos se almacenarán en su propia tabla y los datos sobre las sucursales se
almacenarán en otra tabla. Este proceso se denomina normalización.
Cada fila de una tabla se denomina registro. En los registros se almacena información. Cada
registro está formado por uno o varios campos. Los campos equivalen a las columnas de la
tabla. Por ejemplo, puede tener una tabla llamada "Empleados" donde cada registro (fila)
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contiene información sobre un empleado distinto y cada campo (columna) contiene otro
tipo de información como nombre, apellido, dirección, etc. Los campos deben designarse
como un determinado tipo de datos, ya sea texto, fecha u hora, número o algún otro tipo.
Otra forma de describir los registros y los campos es imaginar un catálogo de tarjetas
antiguo de una biblioteca. Cada tarjeta del archivador corresponde a un registro de la base
de datos. Cada dato de una tarjeta individual (autor, título, etc.) equivale a un campo de la
base de datos.
FORMULARIOS
Los formularios permiten crear una interfaz de usuario en la que puede

escribir y modificar datos. Los formularios a menudo contienen botones de comandos y
otros controles que realizan distintas tareas. Puede crear una base de datos sin usar
formularios con tan solo modificar los datos en las hojas de datos de la tabla. Sin embargo,
la mayoría de los usuarios de bases de datos prefieren usar formularios para ver, escribir y
modificar datos en las tablas.
Puede programar botones de comandos para determinar qué datos aparecen en el

formulario, abrir otros formularios o informes, o ejecutar otras tareas. Por ejemplo, puede
tener un formulario llamado "Formulario de cliente" en el que trabaja con los datos de los
clientes. El formulario de cliente puede tener un botón que abra un formulario de pedido
en el que puede especificar un pedido nuevo para el cliente.
Los formularios también le permiten controlar de qué manera otros usuarios interactúan
con los datos de la base de datos. Por ejemplo, puede crear un formulario que muestre
solo determinados campos y permita que se realicen únicamente ciertas operaciones. Esto
ayuda a proteger los datos y a asegurarse de que los datos se especifican correctamente.
INFORMES
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Los informes se usan para dar formato a los datos, resumirlos y

presentarlos. Por lo general, un informe responde a una pregunta específica como:
"¿Cuánto dinero recibimos de cada cliente este año?" o "¿En qué ciudades residen
nuestros clientes?". A cada informe se le puede dar formato para presentar la información
de la manera más legible posible. Se puede ejecutar un informe por vez y siempre se
reflejan los datos actuales de la base de datos. Generalmente, se les da formato a los
informes para imprimirlos, pero también pueden verse en pantalla, exportarse a otro
programa o enviarse como datos adjuntos en un correo electrónico.
CONSULTAS
Las consultas pueden realizar diversas funciones en una base de datos. La

función más común es recuperar datos específicos de las tablas. Los datos que quiere ver
generalmente están distribuidos en varias tablas y las consultas le permiten verlos en una
única hoja de datos. Además, debido a que muchas veces no quiere ver todos los registros
a la vez, las consultas le permiten agregar criterios para "filtrar" los datos y obtener solo los
registros que quiere.
Ciertas consultas son "actualizables", es decir, puede modificar los datos de las tablas
subyacentes mediante la hoja de datos de la consulta. Si está trabajando en una consulta
actualizable, recuerde que los cambios se realizan en realidad en las tablas, no solo en la
hoja de datos de la consulta.
Hay dos variedades básicas de consultas: consultas de selección y consultas de acciones.

Una consulta de selección simplemente recupera los datos y los pone a disposición para su
uso. Puede ver los resultados de la consulta en la pantalla, imprimirlos o copiarlos al
portapapeles. O bien, puede usar el resultado de la consulta como un origen de registro
para un formulario o un informe. Una consulta de acción, tal como el nombre lo indica,
realiza una tarea con los datos. Las consultas de acción se pueden usar para crear tablas
nuevas, agregar datos a las tablas existentes, o actualizar o eliminar datos.
MACROS
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Las macros en Access pueden considerarse un lenguaje de programación

simplificado que puede usar para agregar funciones a la base de datos. Por ejemplo, puede
adjuntar una macro a un botón de comando en un formulario para que la macro se ejecute
cada vez que se hace clic en ese botón. Las macros contienen acciones que ejecutan tareas,
como abrir un informe, ejecutar una consulta o cerrar la base de datos. La mayoría de las
operaciones de la base de datos que realiza manualmente se pueden automatizar
mediante el uso de macros, por lo que se convierten en dispositivos que permiten ahorrar
mucho tiempo.
MÓDULOS
Los módulos, como las macros, son objetos que puede usar para
agregar funciones a la base de datos. Mientras que las macros se crean en Access mediante
la elección de una lista de acciones de macro, los módulos se escriben en el lenguaje de
programación Visual Basic for Applications (VBA). Un módulo es una colección de
declaraciones, instrucciones y procedimientos que se almacenan juntos como una unidad.
Un módulo puede ser un módulo de clase o un módulo estándar. Los módulos de clase se
adjuntan a formularios o informes y, por lo general, contienen procedimientos que son
específicos para el formulario o el informe al que están adjuntos. Los módulos estándar
contienen procedimientos generales que no están asociados a ningún otro objeto. Los
módulos estándar aparecen en Módulos en el panel de navegación mientras que los
módulos de clase no.
En prácticamente cualquier base de datos actual existen cuatro elementos esenciales: tablas,
consultas, informes y formularios.
Todos son indispensables y necesarios:
 Las tablas permitirán almacenar los datos.

 Con las consultas podremos acceder a los datos almacenados, ordenarlos y filtrarlos por
diferentes criterios.
 Los informes serán la forma más eficaz de presentar nuestros datos.
 Con los formularios se facilitan las tareas de introducción de datos.
 Esta es una definición muy básica de cada uno de los elementos que forman parte de una
base de datos pero suficiente para comenzar a familiarizarnos con estos conceptos.
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TABLAS
Dentro de una base de datos, la información se almacena y se organiza en tablas; la figura 1.1
muestra un ejemplo. En cada tabla encontraremos una serie de filas y columnas.
A las filas de una tabla de una base de datos se les llama registros y a las columnas, campos.
Todos los datos que aparecen en un mismo registro se refieren a un mismo individuo y todos los
datos que aparecen en un campo se refieren a un mismo tipo de información sobre el individuo.
A la intersección de un registro con un campo se le llama dato. Sobre todos estos conceptos
seguiremos trabajando pero es importante que empieces a familiarizarte con ellos.
CONSULTAS
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Las consultas tienen como propósito recuperar la información almacenada en las tablas. Con esta
breve descripción podríamos pensar.
¿y por qué no la miramos directamente en ellas? Pues bien, la ventaja se encuentra en la

posibilidad que ofrecen las consultas de filtrar la información y mostrar sólo aquellos datos que
interesen en cada caso. Por ejemplo, imagina que tenemos una enorme base de datos con cientos
de recetas de cocina y resulta que hoy nos apetece hacer arroz.
En este caso, crearíamos una consulta para obtener sólo aquellas recetas que hablen de arroz. Otra
de las características importantes de las consultas es que puedes utilizar más de una tabla para
mostrar datos relacionados. Esto es así gracias a que Base es un sistema de bases de datos
relacional.
La figura 1.2 muestra el aspecto que tendría una consulta sencilla en OpenOffice Base.
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Nota
Las consultas se forman a partir de diferentes expresiones que nos permitirán relacionarnos con la
base de datos para extraer información de una o varias tablas. Estas expresiones se crean
empleando la interfaz de diseño de consultas y los asistentes de OpenOffice Base, sirviendo éstos
como puente entre el lenguaje interno de Base, o SQL y nuestros propósitos.
FORMULARIOS
Los formularios nos ayudarán principalmente en tareas de introducción de información. Cuando se

trata de incluir pocos datos podemos hacerlo directamente sobre las tablas pero cuando el
volumen es importante, este método se vuelve poco eficaz.
Para resolver este problema tenemos los formularios donde la inclusión de datos se hace de forma
mucho más intuitiva y sencilla.
En la figura 1.3 podemos ver un ejemplo de formulario. Además, y al igual que ocurre con las
consultas, los formularios también permiten trabajar simultáneamente sobre varias de las tablas de
una base de datos.
Nota
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Un aspecto menos conocido de los formularios pero muy útil en algunos casos es la búsqueda de
información. Open Office Base permite utilizar las herramientas de búsqueda también sobre
nuestros formularios.
INFORMES
Los informes tienen como objetivo proporcionar las herramientas necesarias para obtener una
copia impresa de los datos existentes en una base de datos aunque existen otras posibilidades tan
interesantes como la generación de archivos en formato PDF.
Habitualmente, los informes se suelen construir a partir de los resultados obtenidos de la ejecución
de consultas. De esta forma combinamos la posibilidad de seleccionar sólo los datos que deseemos
que nos ofrecen las consultas con la ventaja de imprimirlos que aportan los informes. La figura 1.4
muestra la apariencia típica de un informe creado con OpenOffice Base. Como puedes comprobar
su aspecto es muy similar a los archivos de texto creados con Writer. Esta característica permitirá
aprovechar nuestros conocimientos con esta herramienta y aplicarlos en el diseño de formularios
con Base.
Figura 1.4
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Nota
Base denomina a cada uno de los elementos que hemos descrito objetos de la base de datos. En la
figura 1.5 podemos ver claramente en la parte izquierda de la interfaz de la aplicación los accesos
disponibles para la creación de tablas, consultas, formularios e informes.
Figura 1.5
PLANIFICAR LA BASE DE DATOS ANTES DE CREARLA
Cuando trabajamos con bases de datos relacionales es habitual distribuir la información en

diferentes tablas vinculadas entre sí.
Esta característica obliga a un proceso de planificación y diseño previo para obtener el resultado
esperado.
Piensa que deseas almacenar en la base de datos, qué datos necesitas recuperar y en definitiva,
determina el propósito final del proyecto para establecer unos cimientos lo suficientemente
sólidos.
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Para comenzar, establece prioridades y enumera las funcionalidades principales que deseas
obtener de la base de datos. Proponemos algunas ideas:
Imaginemos que queremos crear una base de datos para la gestión de las competiciones deportivas
de nuestro centro.
La base de datos deberá llevar un registro de todos los participantes: podrás suministrar los datos
personales de los mismos, pudiéndolos agrupar por grupos de clase y por edades. También deberás
ser capaz de gestionar los distintos equipos, con sus componentes, actividades en las que
participan, lugar y fecha de las distintas competiciones y un registro de los resultados que se
produzcan.
Así mismo, podemos contemplar la posibilidad de crear una base de datos para la gestión de las
tutorías. En este caso, el registro debe incluir tablas de datos de: alumnos, grupos clase, horarios,
profesores tutores, actividades de la acción tutorial y programación.
Otra idea puede ser la gestión de una escuela de padres, donde deberíamos tener tablas para
almacenar información sobre las familias que participan en ella, un registro de actividades,
calendario de reuniones.
El objetivo final sería facilitar el manejo y administración de todos los datos que se gestionen en
dicha Escuela de padres.
Por ejemplo, también podríamos utilizar una base de datos como soporte para realizar un
inventario de todos los ordenadores, impresoras, mesas, dispositivos de proyección y cualquier
otro elemento que forme parte del mobiliario del centro.
En este caso necesitaríamos tablas donde guardar la descripción y cantidad de cada uno de estos
objetos, así como su ubicación. Para esto último, necesitamos crear una tabla que contenga todas
las aulas, departamentos, laboratorios y demás estancias del centro que contenga material
susceptible de incluirse en el inventario.
Los inventarios y catálogos de material en general son susceptibles de gestionarse mediante bases
de datos. En los centros educativos es frecuente que los jefes de departamentos de los IES y los
miembros de directivas de IES y colegios sean responsables de inventariar y controlar equipos y
materiales. Una base de datos es una buena solución para realizar esa gestión. También para la
gestión de espacios con abundante material, por ejemplo, en laboratorios de ciencias o espacios
pertenecientes a familias de formación profesional.
Después de leer los párrafos anteriores, vemos que nuestra base de datos debe contener una serie
de tablas de datos, que serán aquellas que dispongan de la información que necesitemos gestionar.
En seguida vemos que el esquema que muestra la figura 1.9 queda corto. Debemos concretar un
poco más. Los datos de los alumnos, ¿cuáles son? Evidentemente debemos incluir nombre y
apellidos, ¿tal vez su dirección? No, si no pensamos enviarles correspondencia. ¿Su número de
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teléfono? Sí, si prevemos que les tendremos que avisar de repentinos cambios en los horarios de
las competiciones o cualquier otra circunstancia. Todas estas preguntas y más, debemos hacernos
antes de empezar a trabajar con la base de datos.
Figura 1.9
Nota
Una buena idea puede ser realizar un esquema en papel anotando los datos que queremos utilizar
y las tareas que deseamos que realice la base de datos: listado de tutorías, alumnos que
pertenecen a un determinado grupo, etcétera. De esta forma resultará más sencillo concretar la
información que necesitamos almacenar en ella.
RECOMENDACIONES PARA LOGRAR UNA BUENA PLANIFICACIÓN
Si estás haciendo una primera aproximación a las bases de datos puedes leer las ideas que
enumeramos a continuación y volver a ellas cuando hayas adquirido más conocimientos sobre
Open Office Base:
En primer lugar debemos tener clara la finalidad del proyecto, ya que será determinante para crear
las tablas necesarias y, en definitiva, la estructura de la base de datos más adecuada.
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Enumera las tablas que necesitas. Por ejemplo si estás diseñando una base de datos vinculada a un
centro educativo será necesario almacenar información sobre alumnos, cursos, materias, etcétera.
Una vez tomada la decisión sobre las tablas, toca el turno a la información que almacenará cada
una de ellas.
Piensa en la relación que tendrán las tablas entre sí. Por ejemplo, está claro que la tabla de cursos
tiene que estar asociada de algún modo a la tabla de alumnos.
Aunque esta fase todavía nos queda un poco lejos es bueno tenerlo presente.
Piensa en qué otros objetos necesitarás como consultas, formularios o informes.
Nota
Importante
Terminados todos estos puntos, es conveniente estudiar la estructura resultante para detectar
posibles fallos. Insistimos en que una buena planificación hará mucho más fácil el trabajo con la
base de datos. Y lo más importante, evitará que tengamos que hacer cambios sobre la estructura
de tablas, cuando éstas ya contengan información.
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7. TALLER DE ACCES No 3
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RECURSOS PARA EL APRENDIZAJE
Actividades de evaluación.
Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluación Técnicas e Instrumentos

de
Evaluación
Evidencias de Conocimiento:
Determina con precisión
la plataforma informática
Evaluación de Conocimientos
teniendo en cuenta los Cuestionario
eslabones de la cadena, las
necesidades de clientes
internos y externos, los
sistemas de
intercomunicación, La
Evidencias de Desempeño: eficiencia de la base de
datos de la organización, el
plan maestro y la
Exposiciones y Sustentaciones normatividad establecida por Lista de
la organización. Chequeo
Evidencias de Producto:
Actividad de Transferencia de
Conocimiento
Lista de
Chequeo
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RECURSOS PARA EL APRENDIZAJE
Materiales de formación Materiales de Talento Humano AMBIENTES DE APRENDIZAJE

devolutivos: formación (Instructores) TIPIFICADOS
(Equipos/Herramientas) (consumibles)
ACTIVIDADES DURACIÓN (Horas):

DEL PROYECTO
ESCENARIO (Aula,
Laboratorio, taller, unidad
20 Horas productiva) y elementos y
Descripción: Cantidad: Descripción Cantidad Especialidad Cantidad condiciones de seguridad
industrial, salud ocupacional
TRABAJO CON 12 TALLERES BASE DE 1 GESTION y medio ambiente
ACCESS PRACTICOS DATOS DOCUMENTAL
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Definir
infraestructura Marcadores,
tecnológica 20 Computadores 23 Hojas Logística 1 Aula de Informática, Ambiente
para el apoyo de Formación
de los
procesos
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GLOSARIO DE TERMINOS
Construya su vocabulario técnico y preséntelo al instructor al finalizar la actividad
REFERENTES BIBLIOGRÁFICOS
Material disponible en plataforma
Administración de la cadena de suministro. Ronald H. Ballou. Editorial: Prentice Hall
Administración de producción y operaciones. Norman Gaither – Greg Fraizer. Editorial: Thomson.
http://www.serviciostic.com/las-tic/las-tic-en-las-empresas.html
CONTROL DEL DOCUMENTO (ELABORADA POR)
Miguel Uriel Solórzano Acuña- Especialista en Telemática y docencia Universitaria
Aspirante a título de Magíster en Gestión de la Tecnología – Instructor
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01 Gfpi-F-019 Guia Taller Administrar Tec Taller Introducctorio Administrar Tec Acces Base de Datos

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SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA Versión: 02 Código:

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

Recuerde, que su compromiso en la clase es desarrollar e implementar:

Administrar tecnologías de información como apoyo al sistema integrado de conservación

DEFINICION DE BASE DE DATOS

Una base de datos es el conjunto de datos informativos

Las siguientes actividades introductorias, súbalas por la opción identificada como

A. Consulte en la web, y elabore un cuadro comparativo entre Excel y Access de las

B. CONSULTE EN LA Web las partes que conforman la ventana de Access, y construya

PARTE I TALLERES DE ACCES

ESTRUCTURA DE UNA BASE DE DATOS

1. El área de trabajo de Access

b. La barra de acceso rápido

Contiene las operaciones más habituales de Access como Guardar

La banda de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas en

Se encuentra en la parte inferior de la pantalla y contiene indicaciones sobre el estado de

a. Crear una base de datos:

Aquí deberás indicar el Nombre de archivo de la

En el cuadro de texto Nombre de archivo aparecerá la ruta y el nombre que escogiste.

A la izquierda aparece el Panel de Exploración, desde donde podremos seleccionar todos

b. Cerrar una base de datos

 Cerrando Access: Ir al Botón de Office y pulsar el botón Salir de Access, ó hacer

Ejercicio 3: Cierre la base de datos Biblioteca sin cerrar Access.

c. Abrir una base de datos

3. Crear Tablas en una base de datos

Explicaremos a continuación la forma de crear una tabla en vista diseño.

Aparecerá la vista de Diseño de la tabla:

En la pestaña tenemos el nombre de la tabla

A continuación tenemos la rejilla donde

En la parte inferior tenemos a la izquierda

Al finalizar, muestre el trabajo al profesor para su respectiva calificación.

PARTE II TALLERES DE ACCES

CON LA SIGUIENTE TEMÁTICA QUE SE ABORDARA CONTINUACIÓN, ELABORE:

TEMA: Características Generales del Programa

¿QUÉ ES UNA BASE DE DATOS?

Con Access, puede:

PARTES DE UNA BASE DE DATOS DE ACCESS

Una tabla de base de datos es similar en apariencia a una hoja de cálculo en

Los formularios permiten crear una interfaz de usuario en la que puede

Puede programar botones de comandos para determinar qué datos aparecen en el

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Todos son indispensables y necesarios:

 Las tablas permitirán almacenar los datos.

¿y por qué no la miramos directamente en ellas? Pues bien, la ventaja se encuentra en la

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PLANIFICAR LA BASE DE DATOS ANTES DE CREARLA

Cuando trabajamos con bases de datos relacionales es habitual distribuir la información en

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11. TALLER DE ACCES No 6

16. TALLER DE ACCES No 9

Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluación Técnicas e Instrumentos

Materiales de formación Materiales de Talento Humano AMBIENTES DE APRENDIZAJE

ACTIVIDADES DURACIÓN (Horas):

Construya su vocabulario técnico y preséntelo al instructor al finalizar la actividad

Material disponible en plataforma

Administración de la cadena de suministro. Ronald H. Ballou. Editorial: Prentice Hall

Administración de producción y operaciones. Norman Gaither – Greg Fraizer. Editorial: Thomson.

CONTROL DEL DOCUMENTO (ELABORADA POR)

Miguel Uriel Solórzano Acuña- Especialista en Telemática y docencia Universitaria

Aspirante a título de Magíster en Gestión de la Tecnología – Instructor