Cod document AD-05

ARHIEPISCOPIA PROCEDURA PRIVIND JUSTIFICAREA

Revizia 01
,,DUNARII DE JOS’’ FONDURILOR PUBLICE Pag 1/3

Exemplar nr.

Numele şi prenumele Funcţia Data Semnătura

Elaborat:
Aprobat:
Valabilă de la:

Istoricul revizuirilor
Revizia nr. Data aprobării Modificări efectuate

1. Scop: această procedură prezintă modul de justificare a finanțărilor provenite din fonduri publice. Sunt vizate
formele de sprijin care se referă la fondurile pentru realizarea de lucrări de construcții, sume pentru completarea
fondurilor proprii pentru întreținerea și funcționarea unităților de cult, sprijinirea pentru achiziția de imobile
necesare desfășurării activității de cult sau pentru activități sociale, sprijinirea activităților sociale, medicale
organizate de unitățile de cult și restaurarea și conservarea bunurilor de patrimoniu cultural și național. Lucrările
de construcții se referă la execuția de edificii noi precum și la restaurarea și conservarea locașurilor de cult.
2. Document de referinţă: Statutul BOR, Hotărârea Sfântului Sinod nr. 8783/2011, Hotărârea de Guvern nr.
1470/2002 - privind aprobarea normelor metodologice a Legii 82/2001 - privind stabilirea unor forme de sprijin
financiar pentru unitățile de cult aparținând cultelor religioase, republicată, Legea 82/2001 și Ordinul
Secretariatului de Stat pentru culte nr. 26/14.01.2001- privind modelul și conținutul documentelor în vederea
alocării și justificării fondurilor publice.
3. Definiţii:
 lăcaș de cult - imobil în care se oficiază servicii religioase sau care deservește acestui scop, respectiv:
biserica, casa de rugăciune, capela, ansamblu monahal, clopotnița, arhondaric, trapeză, paraclis, chilie și
alte clădiri și dependințe asimilate acestora;
 protocol de finanțare - protocol încheiat între Secretariatul de Stat pentru Culte și cultele religioase sau,
după caz, unitatea centrală de cult;
 sprijin financiar - sume alocate de la bugetul de stat sau de la bugetele locale, în condițiile legii.

4. Procedura de justificare a sprijinului financiar primit din fonduri publice:

4.1 Preotul paroh are obligația ca pentru sumele primite în primele 3 trimestre ale anului să cheltuiască și să
justifice la autoritatea publică, fondurile primite, până cel târziu data de 31 decembrie al anului, iar pentru
sumele primite în trimestrul 4 al anului are obligația să cheltuiască și să justifice la autoritatea publică,
fondurile primite în termen de 180 de zile de la data primirii sprijinului.
4.2 Preacucernici preoți - conducători ai administrațiilor parohiale și sau a protoieriilor aparținând Arhiepicopiei
Dunării de Jos au obligația de a întocmi dosarul de justificare și de a-l depune în termenul legal la
autoritatea publică de unde a primit finanțarea.
4.3 Toate documentele justificative, prezentate în copii xerox, vor fi certificate prin aplicarea ștampilei și a
semnăturii beneficiarului ajutorului financiar.
4.4 Este interzis să se utilizeze pentru justificare documente care conțin materiale sau servicii, altele decât cele
pentru care a fost acordat sprijinul financiar sau care nu sunt cuprinse în devizul înaintat cu ocazia
solicitării de finanțare.
4.5 Preotul paroh are obligația de a prezenta documente lizibile, fără ștersături sau modificări.
4.6 Dosarul de justificare a finanțării publice va conține următoarele documente:
 facturi fiscale, dispoziții de plată, ordine de plată, chitanțe, bonuri de casă, extrase bancare
pentru viramentele efectuate - copie certificată conform cu originalul;
 chitanțele care atestă plăți trebuie să cuprindă în mod obligatoriu următoarele: scopul plății,
operațiunea pentru care se face plata, numărul și data eliberării. Chitanțele care atestă plăți vor fi
utilizate doar în cazurile în care nu se întocmesc facturi fiscale;
 Cod document AD-05
ARHIEPISCOPIA PROCEDURA PRIVIND JUSTIFICAREA
Revizia 01
,,DUNARII DE JOS’’ FONDURILOR PUBLICE Pag 2/3

 chitanțele de mână prin care se atestă anumite plăți pentru pictură și procurări de materiale de la
particulari trebuie să cuprindă în mod obligatoriu numele și prenumele vânzătorului, în clar,
precum și seria și numărul actului de identitate al acestuia. Chitanțele vor fi certificate de primarul
localității pe raza căreia se află unitatea de cult solicitantă sau de un împuternicit al acestuia;
 extrasul bancar - copie, prin care se face dovada primirii banilor sau chitanța de înregistrare în
evidența contabilă a unității de cult beneficiare a sprijinului financiar alocat;
 pentru lucrările de pictură bisericească se vor trimite o copie a documentului de plată și o copie
a ordinului de plată prin care s-au virat impozitul pe venit, contribuțiile individuale de asigurări
sociale, asigurări sociale de sănătate și asigurări de șomaj, conform legii, în cazul în care lucrările
de pictură sunt executate ca activitate dependentă, de un pictor angajat de unitatea de cult, prin
contract de prestări de servicii încheiat în baza Codului civil. Pentru lucrările de pictură de
restaurare bisericească executate de către o persoană fizică autorizată se vor accepta la plată și
justificare doar facturi fiscale și chitanțe /ordine de plată;
 situația de lucrări, acolo unde este cazul. Situația de lucrări trebuie să fie confirmată de
dirigintele de șantier.
 raportul de justificare - semnat și ștampilat.

4.7 Nu se admit la justificare facturi plătite înainte de primirea sprijinului financiar sau emise în anii precedenți
acordării sprijinului financiar, chiar dacă acestea au fost plătite după primirea acestuia.
4.8 Preotul paroh în calitate de conducătorul al parohiei aplică sintagma ,,Conform cu originalul" și semnează
toate copiile din dosar. În acest moment dosarul se consideră original.
4.9 Preotul paroh depune dosarul - original și 2 copii ale acestuia, împreună cu adresa de înaintare la Protoieria
de care aparține parohia respectivă.
4.10 Protoieria are obligația ca în cel mult 2 zile lucrătoare să înainteze către Centrul Eparhial dosarul depus de
preotul paroh.
4.11 Secretariatul Centrului Eparhial, direcționează dosarul primit către Sectorul Patrimoniu și Construcții.
4.12 Consilierul pentru Patrimoniu și Construcții împreună cu personalul din subordine solicită de la Sectorul
Economic dosarul cererii de finanțare și verifică din punct de vedere tehnic, dosarul înaintat de
parohie/protoierie. În cadrul verificării, sunt evaluate următoarele, enumerarea nefiind limitativă: lucrările
efectuate corespund din punct de vedere tehnic cu devizul înaintat la solicitare, prețurile lucrărilor de pe
devizul final corespund cu prețurile din devizul estimativ sau diferențele sunt justificate etc.
4.13 Consilierul pentru Patrimoniu și Construcții avizează din punct de vedere tehnic dosarul de solicitare
finanțare în termen de cel mult 2 zile lucrătoare de la primirea acestuia.
4.14 Consilierul pentru Patrimoniu și Construcții, în cadrul relației de colaborare interdepartamentale transmite
dosarul verificat și avizat, Compartimentului de Control Intern și Audit Intern care verifică și avizează
din punctul de vedere al conformității, dosarul de solicitare finanțare, în termen de cel mult 2 zile
lucrătoare. În cadrul acestor operațiuni sunt vizate următoarele aspecte, enumerarea nefiind limitativă:
fondurile au fost utilizate pentru scopul pentru care au fost acordate, dosarul cuprinde toate documentele
solicitate prin legislație și prezenta procedură, dosarul are viza Departamentului Patrimoniu și Construcții,
documentele conțin informații reale și certe cu privire la situația de fapt, documentele înaintate respectă
condițiile legale ca să fie considerate documente justificative etc.
4.15 Auditorul Intern, în cadrul relației de colaborare interdepartamentale transmite dosarul verificat și avizat
Consilierului Economic.
4.16 În cazul în care în cadrul verificării se constată că dosarul este incomplet sau aspectele din dosar nu sunt
îndeajuns descrise sau justificate, Consilierul Patrimoniu și Construcții și/sau Auditorul Intern înștiințează
Consilierul Economic despre aspectele sesizate.
4.17 Consilierul Economic întocmește o adresă de solicitare clarificări pe care o transmite spre rezolvare
parohiei vizate.
4.18 Preotul paroh are obligația ca în termen de cel mult 2 zile lucrătoare să răspundă cu completări sau
justificări la adresa de solicitare clarificări.
4.19 După avizarea de la Sectorul Patrimoniu și Construcții și de la Compatimentul de Control Financiar și
Audit Intern, Consilierul Economic contrasemnează din partea Centrului Eparhial, declarația pe proprie
răspundere a preotului paroh atât formularul din dosarul original cât și formularele din cele 2 dosare copii.
 Cod document AD-05
ARHIEPISCOPIA PROCEDURA PRIVIND JUSTIFICAREA
Revizia 01
,,DUNARII DE JOS’’ FONDURILOR PUBLICE Pag 3/3

4.20 Consilierul prezintă documentația completă, verificată și avizată, chiriarhului Arhiepiscopiei Dunării de
Jos. Acesta analizează propunerea primită și o poate aproba sau respinge.
4.21 Consilierul Economic întocmește adresa de răspuns, prin care preotul paroh este înștiințat cu privire la
aprobarea/respingerea solicitării și o transmite împreună cu exemplarul original și una din copii, prin
protoierie, parohiei care l-a depus;
4.22 În cazul în care solicitarea a fost aprobată, copia dosarului se arhivează până la justificare la Sectorul
Economic. În cazul în care solicitarea a fost respinsă, dosarul cauzei se arhivează la Secretariatul Eparhiei.
4.23 În cel mai scurt timp, preotul paroh depune la autoritatea publică, dosarul original și solicită aplicarea
numărului de înregistrare pe cererea din dosarul - copie. Exemplarul copie a dosarului se arhivează în
cadrul parohiei.
4.24 În cazul în care, autoritatea publică solicită date sau documente suplimentare, preotul paroh este îndatorat
ca în termen de maxim 30 de zile de la depunerea cererii să completeze dosarul cu datele solicitate.