Plan Institucional de Archivos - PINAR




1. INTRODUCCIÓN

El Plan Institucional de Archivos –PINAR-, es un instrumento de planificación en materia de gestión documental a corto, mediano y largo plazo orientado para servir de
apoyo a la administración municipal de Santiago de Cali, en la función archivística a partir de las necesidades identificadas para el cumplimiento del Programa de Gestión
Documental alineados con la visión estratégica de la Entidad. La Alcaldía de Santiago de Cali en cumplimiento de la Ley General de Archivos 594 de 2000 y el Decreto
Único Reglamentario 1080 de 2015 en su artículo 2.8.2.5.8 “Instrumentos archivísticos” como una de sus estrategias fundamentales, desarrolla el Plan Institucional de
Archivos de la entidad – PINAR, teniendo como punto de referencia las necesidades identificadas en el diagnóstico integral de archivos elaborado en 2015, análisis de
necesidades efectuado con la metodología DOFA, así como los diferentes planes de mejoramiento generados para dar respuesta a la Dirección de Control Interno.

De igual forma se identificaron los aspectos críticos de la gestión documental en la entidad teniendo como referente cuatro ejes articuladores que se priorizan acorde con
las necesidades a satisfacer estableciéndose objetivos a desarrollar.
Del mismo modo se presenta la priorización de necesidades y el mapa de ruta para el seguimiento y control de su ejecución buscando mejorar la gestión documental de
la entidad. Finalmente, es importante señalar que las entidades públicas sin la planeación de su función archivística le es difícil cumplir con el mandato Constitucional de
garantizar la transparencia, la participación ciudadana sin mejorar la gestión de sus documentos, la organización de sus archivos y sin el establecimiento de sistemas de
seguridad de recuperación de la información en formatos físicos y electrónicos.
2. CONTEXTO ESTRATÉGICO

2.1. Misión del Municipio de Santiago de Cali

El Municipio de Santiago de Cali, como ente territorial, genera las condiciones necesarias para la oportuna prestación de los servicios públicos y sociales, a través de la
planificación del desarrollo económico, social, ambiental y del territorio y, de la administración efectiva de los recursos, propiciando la participación ciudadana en la
gestión pública, el ejercicio de los derechos y deberes constitucionales y la convivencia pacífica de sus habitantes, con el fin de mejorar su calidad de vida.

2.2 Visión del Municipio de Santiago de Cali

Transformar a Cali en un municipio donde los derechos de la gente sean lo primero; en una gran metrópoli internacional competitiva, la Capital del Pacífico
Latinoamericano. También, a convertir a Cali en un municipio – región feliz, que enaltece la vida por medio de la confianza, unido, saludable y en paz, que revive la
tolerancia y la convivencia pacífica, eje de ejemplo de desarrollo nacional, regional y local, que aprovecha sus recursos naturales de manera sostenible, su biodiversidad,
biotecnología y posición geoestratégica, y que potencia para el beneficio de los habitantes su condición de ser una ciudad donde se hacen realidad las ideas y proyectos
colectivos generadores de desarrollo humano y rentabilidad financiera, se fortalece la identidad cultural del Pacífico y de otras regiones del país, se garantizan los
derechos humanos y reivindicaciones étnicas y territoriales y se desarrolla en armonía, equidad y equilibrio la zona rural y urbana. Para lograrlo, no limitaremos la acción
ciudadana, sino que la estimularemos y la apoyaremos, porque nuestra visión es que Cali sea una ciudad equitativa, amable, competitiva y segura.

2.3 Código de Buen Gobierno del Municipio de Santiago de Cali

El Código de Buen Gobierno de la Alcaldía del Municipio de Santiago de Cali expresa el compromiso con la aplicación de una gestión caracterizada por la integridad, la
transparencia, la eficiencia, la eficacia y la clara orientación hacia el cumplimiento de los fines esenciales del Estado, para el mejoramiento de la calidad de vida de la
comunidad, alineado con los propósitos contenidos en el decreto no.067 de enero 29 de 2010, que adopta el código de buen gobierno en la administración central.

3. VISIÓN ESTRATÉGICA DEL PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS - PINAR

La Alcaldía de Santiago de Cali se compromete a garantizar la preservación de los documentos físicos y electrónicos articulados con los planes y programas de los
sistemas de gestión y del Programa de Gestión Documental en todos los niveles de la entidad en concordancia con la Política Cero Papel administrando los procesos
archivísticos acorde con la normativa vigente con el fin de garantizar la seguridad, acceso y consulta de la información.

4. IDENTIFICACIÓN DE LA SITUACIÓN ACTUAL

Dentro de las actividades del Programa de Gestión Documental se realizó en el 2015 el diagnóstico de la situación actual de los archivos del Municipio donde se
evidencio que la entidad cuenta 27.089 metros lineales de archivo en las distintas reparticiones administrativas, Centros de Atención Local Integradas (Calis),
inspecciones de policía de primera y segunda categoría, comisarías de familia, casas de justicia y las unidades especiales de saneamiento (UES).
Debido a la ausencia de un archivo central, la entidad se ha visto en la necesidad manifiesta de ocupar locales, oficinas, bodegas y acondicionar espacios para
resguardar documentos de archivos por la insuficiencia de espacios físicos para los archivos.

Se identificaron diez y seis (16) lugares que están siendo utilizados como depósitos de archivos donde solo se resguardan 8.041 metros lineales de archivo y ninguno
cumple con las especificaciones técnicas que debe tener un archivo estipuladas en el Acuerdo 049 del 2000 del Archivo General de la Nación, lo cual evidencia la alta
dispersión documental de la entidad generando riesgos de perdida y deterioro de la información.
De igual forma se evidencio la existencia de 2.691 metros lineales de fondos acumulados que son archivos sin ningún tipo de criterio de organización archivística en diez
(10) de las dieciocho (18) dependencias de la entidad y la falta de personal idóneo en las tareas archivísticas.

Una de las razones por la cual se llegó a esta situación es porque no se han desarrollado planes o proyectos archivísticos que debe tener un municipio de categoría
especial como su Archivo General Municipal, insuficiencia presupuestal, desconocimiento de la importancia legal de la función archivística por parte de altos directivos,
no contemplar la gestión documental dentro de los Planes de Acción Anual ni en los Planes Estratégicos y falta de voluntad política.
Esta situación ha conllevado a que se generen hallazgos administrativos en la entidad por parte de la Dirección de Control Interno en las auditorías al proceso de Gestión
Documental por no realizar transferencias de archivo, por no contar con un archivo central, inapropiado almacenamiento de los documentos por el alto volumen
documental que desborda la capacidad institucional dificultándose cumplir con las directrices vigentes del Programa de Gestión Documental.
Finalmente, en el último informe de Indice de Gobierno Abierto (IGA) 2014 -2015 publicado por la Procuraduría General de la Nación, el Municipio de Santiago de Cali en
la evaluación de la gestión documental obtuvo un puntaje de 64,54 (nivel medio) y en el ranking municipal, la Alcaldía de Santiago de Cali obtuvo el puesto No.160 a
nivel nacional.

5. ESTADO DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL EN LA ENTIDAD

El Archivo General de la Nación a través de unos criterios de evaluación y unos ejes articuladores se analizó como se encuentra el estado de la gestión documental con
respecto a los mismos y se encontró lo siguiente:

Tabla N° 1 Estado de la Gestión Documental

ESTADO DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL
EJE N° CUESTIONARIO Existe No existe Parcialmente ¿Por qué?

ADMININISTRACION DE ARCHIVOS 1 si
 Se considera el ciclo vital de los
documentos integrando aspectos Están inmersos en la función archivística y en el Programa de Gestión
administrativos, legales, funcionales y Documental.
técnicos.

Falta documentar el Programa de Gestión Documental, Cuadro de

Se cuentan con todos los instrumentos Clasificación Documental (CCD), Tablas de Valoración Documental
2 archivísticos socializados e Parcialmente (TVD) y las Tablas de Control de Acceso de categorías adecuadas
implementados. de derechos y restricciones de acceso y seguridad aplicables a los
documentos.

Se cuenta con procesos de seguimiento, Las auditorías al Proceso de Gestión Documental establecen
3 evaluación y mejora para la gestión si seguimiento, evaluación y mejora de la Gestión Documental
documental. complementado con los planes de mejoramiento.

La política de Gestión Documental esta validada por los Sistemas

Se tiene establecida la política de gestión
4 si Integrados de Gestión y aprobada por el Comité Coordinador de Control
documental.
Interno el 23 de Septiembre de 2014.

Los instrumentos archivísticos involucran

5 no Se encuentra en proceso.
la documentación electrónica.

Se cuenta con procesos y flujos

6 si Se encuentran establecidos por el Sistema Integrado de Gestión.
documentales normatizados y medibles.

Se documentan procesos o actividades de Los procesos están modelados y validados por el Sistema Integrado de
7 si
gestión de documentos. Gestión.

Se cuenta con la infraestructura adecuada

8 para resolver las necesidades no Insuficiencia de espacio para archivar documentos de archivo.
documentales y de archivo.
 El personal de la entidad conoce la
importancia de los documentos e
9 interioriza las políticas y directrices
concernientes a la gestión de los
documentos.
Se encuentra resistencia en la aplicación del Programa de Gestión
Parcialmente Documental y normalización de las comunicaciones de la entidad por
parte algunos servidores públicos y contratistas.

No se tienen cubiertas las necesidades de cajas, carpetas, ganchos y

Se cuenta con el presupuesto adecuado elementos de protección para desarrollar la función archivística.
10 para atender las necesidades documentales Parcialmente
y de archivo.

Se cuenta con políticas que garanticen la

Se cuenta con la Política del Sistema de Gestión Documental ORFEO
1 disponibilidad y accesibilidad de la si
que establece las condiciones de consulta y acceso.
información.

Se cuenta con personal idóneo y suficiente

No se cuenta con el personal suficiente para atender las necesidades
2 para atender las necesidades documentales no
archivisticas de la entidad.
y de archivo de los ciudadanos.

ACCESO A LA INFORMACION
Se cuenta con un esquema de
comunicación en la entidad para difundir Se realiza divulgación a través de la Intranet de la entidad y las
3 si
la importancia de la gestión de actividades de capacitación en Gestión Documental.
documentos.

Se cuenta con un esquema de capacitación

Las capacitaciones en gestión documental no están articuladas con el
y formación internos para la gestión de
4 no plan institucional de capacitación, se dictan por solicitud para atender un
documentos, articulados con el plan
plan de mejoramiento.
institucional de capacitación.

Se cuenta con instrumentos archivísticos
5 de descripción y clasificación para sus
archivos.
Se cuenta con el Formato de Control de ingreso de documentos a
expedientes (MAGT04.03.18.P01.F14) ,Formato Descriptor de
si
Archivos(MAGT04.03.18.P01.F14), Tablas de Retención Documental y el
Formato Único de Inventario Documental (FUID).

El personal hace buen uso de las

El uso de las herramientas tecnológicas destinada a la administración de
herramientas tecnológicas destinadas a la
6 si la información se da con claves de acceso y su respectiva trazabilidad
administración de la información de la
documental.
entidad.

Se ha establecido la caracterización de
La caracterización de usuarios esta validad por el Sistema Integrado de
7 usuarios de acuerdo a sus necesidades de si
Gestión.
información.

Se cuenta con iniciativas para fomentar el

8 uso de nuevas tecnologías para optimizar si Se cuenta con la iniciativa de Eficiencia Administrativa y Cero Papel.
el uso del papel.

Se tiene implementada la estrategia de Se encuentra en proceso de implementación la estrategia de Gobierno en

9 Parcialmente
gobierno en línea -GEL-. Línea liderada por la Asesoría de Informática y Telemática.

Se cuenta con canales (locales en línea) de

Se cuenta con la Oficina de Atención al Ciudadano con los canales
10 servicio, atención y orientación al si
presenciales, virtual, telefónico y el servicio de Redes Sociales.
ciudadano.

Se cuenta con procesos de herramientas

No existen procesos de preservación documental a largo plazo, a
normalizados para la preservación y
1 no excepción de los documentos que adquieren valores históricos y se
conservación a largo plazo de los
custodian en el Archivo Histórico.
PRESERVACION DE LA documentos.
INFORMACION

Se cuenta con un esquema de metadatos, Funcionan los metadatos en la digitalización de documentos pero no está
2 no
integrado a otros sistemas de gestión. integrado a otros sistemas de gestión.
 Solamente se cuenta con el archivo histórico y distintos depósitos de
Se cuenta con archivos centrales e
3 Parcialmente archivo que no cumplen con especificaciones técnicas de
históricos.
almacenamiento documental.

La conservación y preservación se basa en

la normativa, requisitos legales, La Gestión Documental en la entidad está basada en la Ley General de
4 si
administrativos y técnicos que le aplican a Archivos y Acuerdos reglamentarios del Archivo General de la Nación.
la entidad.

Se cuenta con un sistema integrado de

5 no No existe un sistema integrado de conservación validado o aprobado.
conservación – SIC-.

Se cuenta con una infraestructura

adecuada para el almacenamiento, La infraestructura no es la adecuada para la conservación y preservación
6 Parcialmente
conservación y preservación de la documental acorde con el volumen documental que custodia la entidad.
documentación física y electrónica.

Se cuenta con procesos documentados de No hay un documento avalado y aprobado sobre valoración y
7 no
valoración y disposición final. disposición final.

Se tiene implementados los estándares que

Se cuenta con las Políticas sobre conservación y preservación
8 garanticen la preservación y conservación Parcialmente
documental las cuales están en implementación.
de los documentos.

Se cuenta con esquema de migración y

9 no No se cuenta con un esquema de migración y conversión normatizados.
conversión normatizados.

Se cuenta con modelos o esquemas de No se cuenta con un modelo de continuidad de negocios ante el evento
10 no
continuidad del negocio. de una tragedia o desastre.

1 si
 Se cuenta con políticas asociadas a las
herramientas tecnológicas que respaldan la
Se cuenta con la política de Seguridad de la Información avalada por el
seguridad, usabilidad, accesibilidad,
Sistema Integrado de Gestión del 22 de Agosto de 2014.
integridad y autenticidad de la
información.

Se cuenta con herramientas tecnológicas,

Las herramientas tecnológicas disponibles permiten el buen uso de los
acordes a las necesidades de la entidad, las
2 si documentos con el Sistema de Gestión Documental Orfeo y las
cuales permiten hacer buen uso de los
aplicaciones ofimáticas.
documentos.

Se cuenta con acuerdos de Se encuentra en desarrollo la política de protección de datos para dar
3 confidencialidad y políticas de protección Parcialmente cumplimiento a la Ley 1712 de 2012 de Acceso y Transparencia de la
de datos a nivel interno y con terceros. Información.

Se cuenta con políticas que permitan

ASPECTOS TECNOLOGICOS Y DE
SEGURIDAD adoptar tecnologías que contemplen Se preparó un proyecto de fortalecimiento del sistema electrónico de
4 si
servicios de contenidos orientados a documentos basado en plataformas BPM y CRM.
gestión de los documentos.

Las aplicaciones son capaces de generar y

El sistema de gestión documental electrónica de documentos tiene
gestionar documentos de valor
5 si inmersa la TRD donde se reflejan los tiempos de retención de los
archivístico, cumpliendo con los procesos
documentos.
establecidos.

Se encuentra estandarizada la
administración y gestión de la información
La administración, gestión y seguridad de la información está articulada
y los datos en herramientas tecnológicas
6 si con el Sistema de Gestión Documental ORFEO donde están inmersas las
articuladas con el sistema de gestión de
Tablas de Retención Documental.
seguridad de la información y los procesos
archivísticos.
 Se cuenta con mecanismos técnicos que
permitan mejorar la adquisición, uso y
7 Parcialmente
mantenimiento de las herramientas
tecnológicas.
Se cuenta con tecnología asociada al
8 servicio del ciudadano, que le permita la
participación e interacción.
Se cuenta con modelos para la
9 identificación, evaluación y análisis de
riesgos.
Se cuenta con directrices de seguridad de
información con relación al recurso
10
humano, al entorno físico y electrónico, al
acceso y los sistemas de información.
La gestión documental se encuentra
1 implementada acorde con el modelo
integrado de planeación y gestión.
Se tiene articulada la política de gestión
2 documental con los sistemas y modelos de
FORTALECIMIENTO Y
ARTICULACION gestión de la entidad.
Se cuenta con alianzas estratégicas que
3 permitan mejorar e innovar la función
archivística de la entidad.
Se encuentra en proceso.
A través de la página Web de la Alcaldía cualquier ciudadano puede
hacer uso de LAS PETICIONES, QUEJAS Y RECLAMOS, El Chat
si
institucional y uso de las redes sociales que administra la Asesoría de
Comunicaciones de la Secretaria General.
Se cuenta con los modelos de Análisis y Valoración de Riesgos, Mapa
de Riesgo por Proceso, Seguimiento del Mapa de Riesgo por Procesos,
si
Mapa de Riesgo Institucional y Mapa de Riesgo de Corrupción
aprobados por el Sistema Integrado de Gestión.
Se encuentran inmersas en las Política de Seguridad de la Información y
si
la Política del Sistema de Gestión Documental ORFEO.
La Gestión Documental en la entidad se ha implementado acorde con el
si modelo integrado de planeación y gestión dentro del componente
Eficiencia Administrativa y las evaluaciones del MECI.
La Gestión Documental está articulada con el Sistema Integrado de
Gestión a través del formato de modelación de procesos
si
MEDE01.05.02.18.P01.F09 y el instructivo de
Caracterización de Procesos del Modelo de Operación por Procesos.
No existen alianzas estratégicas con ninguna entidad o instancia asesora
no
para mejorar e innovar la función archivística.
 Se aplica el marco legal y normativo En la Gestión Documental de la entidad se tiene en cuenta la normativa
4 si
concerniente a la función archivística. archivística.

Se cuenta con un sistema de Gestión El Sistema de Gestión Documental cuenta con estándares de la norma
5 Documental basado en estándares si ISO 15489 sobre las buenas prácticas de gestión documental y la ISO
nacionales e internacionales. 31000 sobre la Gestión del Riesgo.

Se está implementado el Modelo de Operación por Procesos (MOP) que

Se tiene implementadas acciones para la
6 Parcialmente va impactar la forma en que se realizan las tareas misionales al interior
gestión del cambio.
de la entidad.

En el Modelo de Operación por Procesos (MOP) se encuentra

Se cuenta con procesos de mejora
7 si caracterizado mediante el ciclo PHVA el Macroproceso de Seguimiento
continua.
y evaluación y el Proceso de Mejora Continua.

Se cuenta con instancias asesoras que

No hay instancias asesoras todo se realiza desde el Programa de Gestión
8 formulen lineamientos para la aplicación no
Documental.
de la función archivística de la entidad.

Se tienen identificados los roles y En la modelación del proceso de Gestión Documental

9 responsabilidades del personal y las áreas si caracterizado se encuentran identificados los roles y
frente a los documentos. responsabilidades del personal de archivo.

La alta dirección está comprometida con el No se evidencia compromiso de la alta dirección para que la función
10 desarrollo de la función archivística de la no archivística de la entidad se pueda realizar con el personal necesario y
entidad. los implementos de archivo requeridos.

En el siguiente cuadro se presenta un balance consolidado de los ejes articuladores impactados en la gestión documental de la entidad:

BALANCE DE EVALUACION DE LA GESTION DOCUMENTAL

Ejes Articuladores Impactados Si No Parcialmente Total
 Administración de Archivo 5 2 3 10
Acceso a la Información 7 2 1 10
Preservación de la Información 2 5 3 10
Aspectos Tecnológicos y de Seguridad 8 0 2 10
Fortalecimiento y Articulación 6 3 1 10
TOTAL 28 12 10 50
Porcentaje (%) 54% 26% 20% 100%

De los cincuenta (50) criterios que maneja la evaluación de la gestión documental establecidos por el Archivo General de la Nación, veintiocho (28) criterios
han sido impactados y diez (10) criterios de manera parcial, lo cual representa el 74% del total de la evaluación.

6. DEFINICIÓN DE ASPECTOS CRÍTICOS

Los aspectos críticos evaluados del Programa de Gestión Documental de la Alcaldía de Santiago de Cali se realizaron con el diagnóstico de la situación
actual de los archivos de gestión, los planes de mejoramiento al proceso de gestión documental, análisis DOFA realizado al Programa de Gestión
Documental y el mapa de riesgos obteniéndose los siguientes resultados en la siguiente tabla:

Tabla No.2 Aspectos críticos.

N° ASPECTOS CRITICOS RIESGO RESPONSABLE ESTRATEGIA DE SOLUCION

Pérdida y deterioro documental de las actuaciones que soporta
La Administración Municipal no cuenta con un el actuar del municipio.
Despacho Alcalde – Secretaria Elaborar y Presentar el Proyecto Archivo
1 Archivo Central acorde con las necesidades
General General del Municipio.
documentales del municipio. Represamiento documental por la imposibilidad de realizar
transferencias documentales.
 Aumento de la dispersión documental en depósitos que no
cumplen con las condiciones mínimas de almacenamiento
archivístico.

Riesgo de pérdida de procesos judiciales por inadecuado

manejo de los documentos de archivo.

Incumplimiento de la Ley General de Archivos y demás normas

que la reglamentan.

Deterioro de la documentación por factores ambientales y

biológicos.
Gestionar el mejorar miento de las
Los depósitos de archivo no cumplen con las
Despacho Alcalde – Dirección condiciones actuales de los depósitos de
2 condiciones mínimas de conservación de Riesgo de pérdida de la información por encontrarse dispersa.
de desarrollo administrativo. archivo ante la dirección de desarrollo
documentos.
administrativo.
Incumplimiento de la Ley General de Archivos y demás normas
que la reglamentan.

Deterioro de documentos por almacenamiento inadecuado.

Dificultad de acceso, consulta y recuperación de la información.

Falta de mobiliario adecuado en los archivos Dirección de Desarrollo Gestionar el mobiliario ante la Dirección de
3
de gestión. Administrativo Desarrollo Administrativo.
Acumulación de archivos sin ubicación en estantería poniendo
en riesgo la adecuada disposición, consulta y conservación de
los documentos de archivo.

Falta de dotación de unidades de

Sustentar las cantidades necesarias de
conservación, cajas, ganchos plásticos y Exposición de los documentos a agentes biológicos, químicos y
Dirección de Desarrollo dotación archivística necesarias con la
4 carpetas para la protección de los documentos ambientales agilizando el deterioro físico ocasionando perdida
Administrativo especificación técnica para ser incluidas
acorde con el volumen documental de la de documentos de archivo.
en el plan anual de compras.
entidad.
Insuficiencia de personal para desarrollar las Incumplimiento de la Ley General de Archivos y Normas Secretarios de Despacho - Contar con el personal idóneo y necesario
5
actividades archivisticas. reglamentarias del Archivo General de la Nación. todas las Dependencias para desarrollar la función archivista.
 Pérdida de documentos de archivo por no tener personal que
aplique criterios archivísticos en la organización de los archivos.

Hallazgos administrativos por parte de las auditorías de la

Dirección de Control Interno.

Perdida de la información.

Perdida de la trazabilidad documental en un proceso o

6 procedimiento.

Incumplimiento de la Ley General de Archivos y Normas

reglamentarias del Archivo General de la Nación.

Incumplimiento de la Ley General de Archivos y Normas Desarrollar el Plan de Capacitaciones en

reglamentarias del Archivo General de la Nación. Gestión Documental.
Falta de la cultura archivística y el desinterés
por parte de servidores públicos y contratistas Incumplimiento de las políticas del Programa de Gestión Lograr articulación con el Plan de
7 Documental. Secretaria General Inducción y reinducción.
por no considerar importante el tema de
archivo.
Hallazgos administrativos por parte de las auditorías de la Implementar el Boletín Virtual bimensual
Dirección de Control Interno. de Gestión Documental.

Perdida de información e ineficiencia en el servicio, la

transparencia en el acceso de la información de las partes
Algunos archivos de gestión de las interesadas.
Desarrollar un plan de trabajo en las
reparticiones administrativas no se encuentran Líder de Gestión Documental -
8 reparticiones administrativas que requieran
organizados de acuerdo con la Ley General de Fraccionamiento y multiplicidad de expedientes. todas las Dependencias
organizar archivos de gestión.
Archivos.
Prescripción de procesos judiciales, de cobro, peticiones, quejas
y reclamos por error en la gestión archivística.

No se han elaborado las Tablas de Valoración Desorganización y pérdida de documentos de archivo Secretaria General – Archivo
9
Documental. acumulados sin criterio archivístico. Central
 Incumplimiento de la Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos,
Decreto Único Reglamentario No.1080 de 2015. Elaborar las Tablas de Valoración
Documental para organizar los fondos
acumulados.
Pérdida de memoria institucional.

Incumplimiento de la Ley General de Archivos y Normas

reglamentarias del Archivo General de la Nación. Desarrollar actividades de intervención de
Plan de Acción de todas las
10 Existencia de Fondos Acumulados. fondos acumulados con el fin de lograr su
Dependencias
Riesgo de pérdida de documentos de archivo y la memoria organización documental.
institucional.

Represamiento de cajas de archivo sin ubicación en los archivos

de gestión poniendo en riesgo la adecuada disposición, consulta
y conservación de documentos de archivo.
Imposibilidad de realizar transferencias Incumplimiento de la Ley General de Archivos y Normas Secretaria General – Dirección Conseguir y acondicionar un depósito de
11
primarias de archivo. reglamentarias del Archivo General de la Nación. de Desarrollo Administrativo archivo para recibir transferencias.

Hallazgos administrativos por parte de las auditorías de la

Dirección de Control Interno.

Aplicación inapropiada de los procesos, procedimientos y

lineamientos archivísticos adoptados. Asesoría de Informática y
Falta articular el documento físico con el Implementar la articulación del documento
12 Telemática – Secretaria
documento electrónico. físico con el documento electrónico.
Duplicidad de información por producción de copias General
innecesarias de los documentos.

Incumplimiento de la Ley General de Archivos y Normas Proyectar Circular a Secretarios de

Falta de compromiso o desconocimiento de la
13 alta dirección para dar cumplimiento al
Programa de Gestión Documental.
reglamentarias del Archivo General de la Nación. Despacho y Jefes de Oficina sobre el
Comité Interno de Archivo –
cumplimiento legal del Programa de
Secretaria General
Hallazgos administrativos por parte de las auditorías de la Gestión Documental y llevar el tema a
Dirección de Control Interno. Consejo de Gobierno.

Incumplimiento en la aplicación de la Ley 594 de 2000, art.16

No se cuenta con un Plan de Aseguramiento Archivo Central Secretaria Desarrollar y Presentar el Plan de
14 Numeral 7. y normas reglamentarias del Archivo General de la
Documental. General Aseguramiento Documental.
Nación.

No se cuenta con el Sistema Integrado de
15
Conservación (SIC).
No se han elaborado las Tablas de Control de
Riesgo de vulnerar el derecho de habeas data o protección de
Acceso para el establecimiento categorías
16 adecuadas de derechos y restricciones de
acceso y seguridad aplicables a los
documentos.
No se cuenta con un programa de
17
Documentos vitales o esenciales.
Ausencia de un programa de preservación
18
digital a largo plazo.
Falta la implementación del instructivo de
19
limpieza y desinfección.
Documentar el Programa de Gestión
20
Documental de la entidad.
Pérdida o deterioro de la información al no contar con un plan
para proteger los documentos contra los diferentes riesgos.
Incumplimiento en la aplicación de la Ley 594 de 2000, Art. 46 y Archivo Central Secretaria Desarrollar y presentar el Sistema
Normas reglamentarias del Archivo General de la Nación. General Integrado de Conservación (SIC).
Incumplimiento de la Ley General de Archivos 594 de 2000, Ley
1712 de Transparencia y Datos Personales de 2012 y el Decreto
Único Reglamentario 1080 de 2015.
Elaborar y formular el instrumento
datos personales a un ciudadano. Archivo Central Secretaria archivístico de las Tablas de Control de
General Acceso y seguridad aplicables a los
documentos.
Hallazgos administrativos por parte de las auditorías de la
Dirección de Control Interno.
Riesgo de un proceso disciplinario.
Perdida de documentos clasificados como vitales en el evento Archivo central Secretaria Elaborar y formular el programa de
de un desastre. General Documentos Vitales o Esenciales.
Riesgo de pérdida de información digital por falta de estrategias Asesoría de Informática y
Elaborar y formular el programa de
de backups, refrescamiento, migración, emulación y Telemática – Secretaria
Preservación Digital a largo plazo.
obsolescencia tecnológica. General
Perdida de documentos por factores medio ambientales y
biológicos
Implementar en las Dependencias de la
Dirección de Desarrollo
entidad el instructivo de limpieza y
Incumplimiento de la Ley General de Archivos y Normas Administrativo – Secretaria
reglamentarias del Archivo General de la Nación. desinfección con el acompañamiento de la
General
Dirección de Desarrollo Administrativo.
Riesgos de Salud Ocupacional.
Incumplimiento de la Ley General de Archivos y el Decreto Archivo central Secretaria
Único Reglamentario 1080 de 2015 del Ministerio de Cultura. General
 Elaborar y formular el Programa de
Hallazgos administrativos por parte de las auditorías de la
Gestión Documental de la Alcaldía de
Dirección de Control Interno.
Santiago de Cali.

Incumplimiento de los lineamientos y políticas del Programa de

Gestión Documental.
Falta terminar la implementación de los Asesorar y orientar a las reparticiones
Centros de Documentación y Correspondencia Riesgo de tutelas por inadecuada administración de la Archivo central Secretaria administrativas en la implementación del
21 correspondencia en la entidad.
en algunas reparticiones administrativas de la General Centro de Documentación y
entidad. Correspondencia.
Hallazgos administrativos por parte de las auditorías de la
Dirección de Control Interno.

Perdida de la información por deterioro, a causa de la

Archivo central Diseñar un plan de trabajo para digitalizar
Falta de digitalización de series documentales manipulación de los documentos.
22 las series documentales de conservación
de conservación total.
total.
Sustracción documental. Secretaria General

Establecer por política del Comité Interno

Ausencia de autoevaluación de la función
23
archivística (AFA) en las dependencias.
de Archivo las Autoevaluaciones anuales
de la función archivística en las
Incumplimiento de la Ley General de Archivos y Normas Dependencias.
Comité Interno de Archivo
reglamentarias del Archivo General de la Nación.
Implementar la Autoevaluación de la
función archivística (AFA) anual en las
Dependencias.

Riesgo de incorrecta tipificación documental afectando el acceso Realizar mesas de trabajo con las
Falta verificación en algunas Dependencias de
y consulta de los documentos. dependencias que necesiten actualizar la
la Tabla de Retención Documental (TRD) para Archivo central Secretaria
24 Tabla de Retención Documental acorde
ajustes y actualización acorde con la realidad General
Hallazgos administrativos por parte de las auditorías de la con la producción documental y eje
misional y producción documental.
Dirección de Control Interno. misional.

6.1 PRIORIZACIÓN DE ASPECTOS CRÍTICOS Y EJES ARTICULADORES

Los aspectos críticos del proceso de Gestión Documental de la Alcaldía de Santiago de Cali fueron evaluados con cada eje articulador definido en el Manual
Formulación del Plan Institucional de Archivos – PINAR, los cuales sirven para el análisis y la valoración del impacto de las necesidades y están basados en los
principios de la función archivística dados en el Artículo 4 de la Ley 594 de 2000, los cuales son los siguientes:

1.Administración de archivos: que incluye temas como infraestructura, personal, presupuesto, normatividad, políticas, procesos y procedimientos.
2. Acceso a la información: incluye transparencia, servicio al ciudadano, participación y acceso.
3. Preservación de la información: incluye conservación y almacenamiento.
4. Aspectos tecnológicos y de seguridad de la información: Incluye infraestructura Tecnológica y seguridad informática.
5. Fortalecimiento y seguridad: Relación con otros modelos de gestión.

Al evaluar los aspectos críticos impactados por la entidad frente a los criterios de evaluación del Archivo General de la Nación se obtiene la siguiente tabla:

Tabla N°3. Priorización de Aspectos Críticos

PRIORIZACIÓN DE ASPECTOS CRITICOS

EJES ARTICULADORES

N° ASPECTO CRITICO Aspectos Tecnológicos

Preservación Fortalecimiento
Administración de Archivos Acceso a la Información y de
de la Información y Articulación
Seguridad

La Administración Municipal no cuenta con un Archivo Central

1 5 7 2 8 6
acorde con las necesidades documentales del municipio.

Los depósitos de archivo no cumplen con las condiciones

2 5 7 2 8 6
mínimas de conservación de documentos.

3 5 7 2 8 6
 Falta de mobiliario adecuado en los archivos de gestión y
depósitos de archivo.

Falta de dotación de unidades de conservación, cajas y

4 carpetas para la protección de los documentos acorde con el 5 7 2 8 6
volumen documental de la entidad.

Insuficiencia de personal para desarrollar las actividades

5 5 7 2 8 6
archivisticas.

6 Falta Implementar el paz y salvo documental. 5 7 2 8 6

Inadecuada cultura archivística y desinterés por parte de

7 servidores públicos y contratistas por no considerar 5 7 2 8 6
importante el tema de archivo.

Algunos archivos de gestión de las reparticiones

8 administrativas no se encuentran organizados de acuerdo con 5 7 2 8 6
la Ley General de Archivos.

9 No se han elaborado las Tablas de Valoración Documental. 5 7 2 8 6

10 Existencia de Fondos Acumulados. 5 7 2 8 6

11 Imposibilidad de realizar transferencias primarias de archivo. 5 7 2 8 6

Falta articular el documento físico con el documento

12 5 7 2 8 6
electrónico.

13 5 7 2 8 6
 falta de compromiso o desconocimiento de la alta dirección
para dar cumplimiento al Programa de Gestión Documental.

14 No se cuenta con un Plan de Aseguramiento Documental. 5 7 2 8 6

No se cuenta con el Sistema Integrado de Conservación

15 5 7 2 8 6
(SIC).

No se han elaborado las Tablas de Control de Acceso para el

establecimiento categorías adecuadas de derechos y
16 5 7 2 8 6
restricciones de acceso y seguridad aplicables a los
documentos.

No se cuenta con un programa de Documentos vitales o

17 5 7 2 8 6
esenciales.

Ausencia de un programa de preservación digital a largo

18 5 7 2 8 6
plazo.

Falta la implementación del instructivo de limpieza y

19 5 7 2 8 6
desinfección.

Documentar el Programa de Gestión Documental de la

20 5 7 2 8 6
entidad.

Falta terminar la implementación de los Centros de

21 Documentación y Correspondencia en algunas reparticiones 5 7 2 8 6
administrativas de la entidad.
 Falta de digitalización de series documentales de
22 5 7 2 8 6
conservación total.

Ausencia de autoevaluación de la función archivística (AFA)

23 5 7 2 8 6
en las dependencias.

Falta modelar en algunas Dependencias ajustes y

24 actualización de Tabla de Retención Documental (TRD) 5 7 2 8 6
acorde con la realidad misional y producción documental.

TOTAL 120 168 48 192 144

Nota: la valoración responde al número de requisitos impactados en la Entidad en cada uno de los ejes articuladores frente a los solicitados por el Archivo General de la Nación - criterios de evaluación del Manual de
formulación del Plan Institucional de Archivos – PINAR-.
Del mismo se modo se relacionan los aspectos críticos con el eje articulador como se evidencia en la siguiente Tabla:

Tabla N°4 Aspectos Críticos y Ejes Articuladores.

ASPECTO CRITICO EJE ARTICULADOR TOTAL
La Administración Municipal no cuenta con un Archivo Central Administración de
120
acorde con las necesidades documentales del municipio. Archivo
Los depósitos de archivo no cumplen con las condiciones mínimas Administración de
120
de conservación de documentos. Archivo
Falta de mobiliario adecuado en los archivos de gestión y Administración de
120
depósitos de archivo. Archivo
Falta de dotación de unidades de conservación, cajas y carpetas
Administración de
para la protección de los documentos acorde con el volumen 120
Archivo
documental de la entidad.
Insuficiencia de personal para desarrollar las actividades Administración de
120
archivisticas. Archivo
Acceso a la
Falta Implementar el paz y salvo documental. 168
Información
Inadecuada cultura archivística y desinterés por parte de
Administración de
servidores públicos y contratistas por no considerar importante el 120
Archivo
tema de archivo.
Algunos archivos de gestión de las reparticiones administrativas
Preservación de la
no se encuentran organizados de acuerdo con la Ley General de 48
Información
Archivos.
Acceso a la
No se han elaborado las Tablas de Valoración Documental. 168
Información
Acceso a la
Existencia de Fondos Acumulados. 168
Información
Administración de
Imposibilidad de realizar transferencias primarias de archivo. 120
Archivo
Aspectos
Falta articular el documento físico con el documento electrónico. Tecnológicos y de 192
Seguridad
Falta de compromiso o desconocimiento de la alta dirección para Administración de
120
dar cumplimiento al Programa de Gestión Documental. Archivo
 Preservación de la
No se cuenta con un Plan de Aseguramiento Documental. 48
Información
Preservación de la
No se cuenta con el Sistema Integrado de Conservación (SIC). 48
Información
No se han elaborado las Tablas de Control de Acceso para el
Acceso a la
establecimiento categorías adecuadas de derechos y restricciones 168
Información
de acceso y seguridad aplicables a los documentos.
No se cuenta con un programa de Documentos vitales o Preservación de la
48
esenciales. Información
Preservación de la
Ausencia de un programa de preservación digital a largo plazo. 48
Información
Administración de
Falta la implementación del instructivo de limpieza y desinfección. 120
Archivo
Administración de
Documentar el Programa de Gestión Documental de la entidad. 120
Archivo
Falta terminar la implementación de los Centros de
Administración de
Documentación y Correspondencia en algunas reparticiones 120
Archivo
administrativas de la entidad.
Falta de digitalización de series documentales de conservación Acceso a la
168
total. Información
Ausencia de autoevaluación de la función archivística (AFA) en las Fortalecimiento y
144
dependencias. Articulación
Falta modelar en algunas Dependencias ajustes y actualización
Administración de
de Tabla de Retención Documental (TRD) acorde con la realidad 120
Archivo
misional y producción documental.
 7. OBJETIVOS ESTRATEGICOS DOCUMENTALES
A partir de los aspectos críticos encontrados en la gestión documental de la entidad se establecieron y se identificaron los siguientes objetivos, planes, programas
y proyectos:

Tabla N° 5 Objetivos Estratégicos Documentales

PLANES / PROGRAMAS /
N° ASPECTO CRITICO OBJETIVOS
PROYECTOS

La Administración Municipal
no cuenta con un Archivo Elaborar y Presentar el
1 Central acorde con las Proyecto Archivo General del Plan de Desarrollo Municipal
necesidades documentales Municipio.
del municipio.
Los depósitos de archivo no
cumplen con las condiciones Mejorar las condiciones de los
2 Plan Anual de Adquisiciones
mínimas de conservación de actuales depósitos de archivo.
documentos.
Falta de mobiliario adecuado Gestionar el mobiliario ante la
3 en los archivos de gestión y Dirección de Desarrollo Plan Anual de Adquisiciones
depósitos de archivo. Administrativo.
Falta de dotación de
Sustentar las cantidades
unidades de conservación,
necesarias de dotación
cajas y carpetas para la
archivística necesarias con la
4 protección de los Plan Anual de Adquisiciones
especificación técnica para ser
documentos acorde con el
incluidas en el plan de
volumen documental de la
compras.
entidad.
5
 Insuficiencia de personal
para desarrollar las
actividades archivisticas.
Falta Implementar el paz y
6
salvo documental.
Inadecuada cultura
archivística y desinterés por
parte de servidores públicos
7 Programa de Gestión
y contratistas por no
considerar importante el
tema de archivo.
Algunos archivos de gestión
de las reparticiones
administrativas no se
8
encuentran organizados de
acuerdo con la Ley General
de Archivos.
No se han elaborado las
9 Tablas de Valoración
Documental.
Contar con el personal idóneo
Plan de Acción – Todas las
y necesario para desarrollar la
Dependencias
función archivista.
Implementar el paz y salvo
documental en los casos de Plan de Acción / Dirección de
retiro y traslado de servidores Desarrollo Administrativo
públicos de la entidad.
Desarrollar el Plan de
Capacitaciones en Gestión
Documental.
Lograr articular el Plan de
Inducción y reinducción de la
entidad con gestión
Documental / Secretaria
documental.
General
Implementar el Boletín Virtual
Bimensual de Gestión
Documental.
Desarrollar un plan de trabajo
en las reparticiones Plan de Acción de todas las
administrativas que requieran Dependencias
organizar archivos de gestión.
Elaborar las Tablas de
Programa de Gestión
Valoración Documental para
Documental / Secretaria
organizar los fondos
General
acumulados.
 Desarrollar actividades de
Existencia de Fondos intervención de fondos Plan de Acción de todas las
10
Acumulados. acumulados con el fin de lograr Dependencias
su organización documental.

Conseguir y acondicionar un Plan de Acción – Secretaria

Imposibilidad de realizar General
Depósito de Archivo para
11 transferencias primarias de
recibir archivo debidamente Plan de Acción – Dirección de
archivo.
organizado. Desarrollo Administrativo
Plan de Acción / Asesoría de
Falta articular el documento Implementar la articulación del Informática y Telemática /
12 físico con el documento documento físico con el Secretaria General / Planeación
electrónico. electrónico. Municipal (Sistema Integrado
de Gestión)
Proyectar Circular a
Secretarios de Despacho y
Jefes de Oficina sobre el
cumplimiento de la política
Falta de compromiso o archivística adoptada por el
desconocimiento de la alta Comité Interno de Archivo de la Programa de Gestión
13 dirección para dar entidad. Documental / Secretaria
cumplimiento al Programa de General
Gestión Documental. Elaborar un documento dirigido
a la alta dirección sobre el
cumplimiento de la aplicación
del Programa de Gestión
Documental.
14
 Programa de Gestión
No se cuenta con un Plan de Desarrollar y presentar el Plan
Documental / Secretaria
Aseguramiento Documental. de Aseguramiento Documental.
General
No se cuenta con el Sistema Desarrollar y presentar el Programa de Gestión
15 Integrado de Conservación Sistema Integrado de Documental / Secretaria
(SIC). Conservación (SIC). General
No se han elaborado las
Tablas de Control de Acceso Elaborar y formular el
para el establecimiento instrumento archivístico de las Programa de Gestión
16 categorías adecuadas de Tablas de Control de Acceso y Documental / Secretaria
derechos y restricciones de seguridad aplicables a los General
acceso y seguridad documentos.
aplicables a los documentos.

No se cuenta con un Elaborar y formular el

Programa de Gestión
17 programa de Documentos programa de Documentos
Documental / Secretaria
vitales o esenciales. Vitales o Esenciales.
General
Plan de Acción / Oficina
Ausencia de un programa de Elaborar y formular el Asesora de Informática y
18 preservación digital a largo programa de Preservación Telemática / Secretaria General
plazo. Digital a largo plazo. / Planeación Municipal (Sistema
Integrado de Gestión)
Implementar en las
Falta la implementación del Dependencias de la entidad el
Plan de Acción / Dirección de
19 instructivo de limpieza y instructivo de limpieza y Desarrollo Administrativo
desinfección. desinfección con el
acompañamiento de la
 Dirección de Desarrollo
Administrativo.
Documentar el Programa de Formular el Programa de Programa de Gestión
20 Gestión Documental de la Gestión Documental de la Documental / Secretaria
entidad. Alcaldía de Santiago de Cali. General
Continuar con la
Asesorar y orientar a las
implementación de los
diferentes dependencias en la Programa de Gestión
Centros de Documentación y
21 implementación del Centro de Documental / Plan de acción
Correspondencia en las
Documentación y todas las dependencias
diferentes dependencias de
Correspondencia.
la entidad.
Diseñar un plan de trabajo para
Falta de digitalización de Programa de Gestión
digitalizar las series
22 series documentales de Documental / Oficina Asesora
documentales de conservación
conservación total. de Informática y Telemática
total.
Establecer por política del
Comité Interno de Archivo las
Autoevaluaciones anuales de
Ausencia de autoevaluación la función archivística en las Programa de Gestión
23 de la función archivística Dependencias. Documental / Plan de acción de
(AFA) en las dependencias. las Dependencias.
Implementar la Autoevaluación
de la función archivística (AFA)
anual en las Dependencias.
Falta modelar en algunas Realizar mesas de trabajo con Programa de Gestión
24 Dependencias ajustes y las dependencias que Documental / Secretaria
actualización de Tabla de necesiten actualizar la Tabla de General
Retención Documental Retención Documental acorde
 (TRD) acorde con la realidad con la producción documental y
misional y producción eje misional.
documental.

8. MAPA DE RUTA
Los planes y proyectos asociados con la gestión documental contenidos en el Plan Institucional de Archivos – PINAR - de la Alcaldía de Santiago de Cali para el
periodo 2016 – 2019, sin dejar de lado actualizaciones y revisiones anuales que deben realizarse debido a que la ejecución de las actividades, los procesos
presupuestales y cambios que se presenten en la normatividad legal pueden impactar la programación del mapa de ruta establecido.

Tabla N°6. Mapa de Ruta

Corto Plazo Mediano Plazo Largo Plazo
N° OBJETIVOS PLANES Y PROYECTOS
2016 2017 2018 2019

1 Elaborar y Presentar el Proyecto Archivo General del Municipio. Plan de Desarrollo Municipal

2 Mejorar las condiciones de los actuales depósitos de archivo. Plan Anual de Adquisiciones

3 Gestionar el mobiliario ante la Dirección de Desarrollo Administrativo. Plan Anual de Adquisiciones

Sustentar las cantidades necesarias de dotación archivística necesarias

4 Plan Anual de Adquisiciones
con la especificación técnica para ser incluidas en el plan de compras.

Contar con el personal idóneo y necesario para desarrollar la función

5 Plan de Acción – Todas las Dependencias
archivista.

Implementar el paz y salvo documental en los casos de retiro y traslado Plan de Acción / Dirección de Desarrollo
6
de servidores públicos de la entidad. Administrativo

7 Desarrollar el Plan de Capacitaciones en Gestión Documental. Programa de Gestión Documental

 Lograr articular el Plan de Inducción y reinducción de la entidad con
gestión documental.

Implementar el Boletín Virtual Bimensual de Gestión Documental.

Desarrollar un plan de trabajo en las reparticiones administrativas que

8 Plan de Acción de todas las Dependencias
requieran organizar archivos de gestión.

Elaborar las Tablas de Valoración Documental para organizar los fondos Programa de Gestión Documental / Plan de acción de
9
acumulados. todas las dependencias.

Desarrollar actividades de intervención de fondos acumulados con el fin

10 Plan de Acción de todas las Dependencias
de lograr su organización documental.

Plan de Acción – Secretaria General

Conseguir y acondicionar un Depósito de Archivo para recibir archivo
11
debidamente organizado. Plan de Acción – Dirección de Desarrollo
Administrativo

12 Implementar la articulación del documento físico con el electrónico. Plan de Acción / Asesoría de Informática y Telemática

Proyectar Circular a Secretarios de Despacho y Jefes de Oficina sobre el

cumplimiento de la política archivística adoptada por el Comité Interno de
Archivo de la entidad.
13 Programa de Gestión Documental
Elaborar un documento dirigido a la alta dirección sobre el cumplimiento
de la aplicación del Programa de Gestión Documental.

14 Desarrollar y presentar el Plan de Aseguramiento Documental. Programa de Gestión Documental

15 Desarrollar y presentar el Sistema Integrado de Conservación (SIC). Programa de Gestión Documental

 Elaborar y formular el instrumento archivístico de las Tablas de Control
16 Programa de Gestión Documental
de Acceso y seguridad aplicables a los documentos.

17 Elaborar y formular el programa de Documentos Vitales o Esenciales. Programa de Gestión Documental

Plan de Acción / Oficina Asesora de Informática y

18 Elaborar y formular el programa de Preservación Digital a largo plazo.
Telemática

Implementar en las Dependencias de la entidad el instructivo de limpieza

Plan de Acción / Dirección de Desarrollo
19 y desinfección con el acompañamiento de la Dirección de Desarrollo
Administrativo
Administrativo.

Formular el Programa de Gestión Documental de la Alcaldía de Santiago

20 Programa de Gestión Documental
de Cali.

Continuar con la implementación de los Centros de Documentación y

21 Programa de Gestión Documental
Correspondencia en las diferentes dependencias de la entidad.

Diseñar un plan de trabajo para digitalizar las series documentales de

22 Programa de Gestión Documental
conservación total.

Establecer por política del Comité Interno de Archivo las

Autoevaluaciones anuales de la función archivística en las Dependencias.
23 Programa de Gestión Documental
Implementar la Autoevaluación de la función archivística (AFA) anual en
las Dependencias.

Realizar mesas de trabajo con las dependencias que necesiten actualizar

24 la Tabla de Retención Documental acorde con la producción documental Programa de Gestión Documental
y eje misional.
 9. HERRAMIENTA DE SEGUIMIENTO
Para el seguimiento del Plan Institucional de Archivos (PINAR) se utilizará este cuadro de mando integral, utilizando los indicadores apropiados para cada uno de
los planes y proyectos aplicables y la medición de la ejecución realizada.

Tabla N° 7 Herramienta de seguimiento.

PLANES /
PROGRAMAS / RESPONSABLE OBJETIVOS MEDIDA
PROYECTOS
PLAN DE
Despacho Alcalde – Elaborar y Presentar el Proyecto Aprobación del Proyecto del
DESARROLLO
Secretaria General Archivo General del Municipio. Archivo General Municipal.
MUNICIPAL
Subdirección de Recurso
Numero de depósitos de archivo
Físico y Bienes
Mejorar las condiciones de los mejorados en sus condiciones
Inmuebles – Dirección
actuales depósitos de archivo. mínimas para el almacenamiento
de Desarrollo
de documentos de archivo.
Administrativo

Subdirección de Recurso
Gestionar mobiliario para mejorar
Físico y Bienes Numero de depósitos de archivo
las condiciones de los depósitos
PLAN ANUAL DE Inmuebles – Dirección mejorados en su dotación de
de archivo ante la Dirección de
ADQUISICIONES de Desarrollo mobiliario.
Desarrollo Administrativo.
Administrativo

Inclusión en el plan de compras

Sustentar las cantidades
con las respectivas
necesarias de dotación
Dirección de Desarrollo especificaciones técnicas de los
archivística necesarias con la
Administrativo elementos archivísticos
especificación técnica para ser
necesarios para desarrollar la
incluidas en el plan de compras.
función archivística.

Implementar el paz y salvo

Subdirección de Recurso
documental en los casos de retiro Implementación del Paz y Salvo
PLAN DE ACCIÓN Humano – Dirección de
y traslado de servidores públicos documental.
Desarrollo Administrativo
de la entidad.
 Secretaria General / Conseguir y acondicionar un
Depósito de archivo
Dirección de Desarrollo Depósito de Archivo para recibir
acondicionado.
Administrativo archivo debidamente organizado.

Asesoría de Informática Elaborar y formular el programa Programa de Preservación

y Telemática – de Preservación Digital a largo Digital a largo plazo aprobado y
Secretaria General plazo. validado.

Implementar en las
Numero de Dependencias que
Dependencias de la entidad el
han desarrollado actividades de
Dirección de Desarrollo instructivo de limpieza y
limpieza documental y
Administrativo desinfección con el
desinfección de áreas de
acompañamiento de la Dirección
archivo.
de Desarrollo Administrativo.

Asesoría de Informática Implementar la articulación del

Modelación final del Sistema de
y Telemática – documento físico con el
Gestión Documental ORFEO.
Secretaria General electrónico.

Desarrollar un plan de trabajo en

Líder de Gestión Numero de Dependencias que
las reparticiones administrativas
Documental / Todas las han organizado sus archivos de
que requieran organizar archivos
Dependencias gestión.
de gestión.

Desarrollar actividades de
Líder de Gestión Numero de Dependencias que
intervención de fondos
Documental / Todas las han intervenido fondos
acumulados con el fin de lograr
Dependencias acumulados.
su organización documental.

Aumento en el número de
Secretarios de Despacho Contar con el personal idóneo y
servidores públicos y contratistas
/ Todas las necesario para desarrollar la
dedicados a la función
Dependencias función archivista.
archivística.

PROGRAMA DE Desarrollar el Plan de Implementación y ejecución del

Oficina de Archivo –
GESTIÓN Capacitaciones en Gestión Plan de Capacitaciones en
Secretaria General
DOCUMENTAL Documental. gestión documental.
Lograr articular el Plan de Inclusión de gestión documental
Inducción y reinducción de la en el Plan de Inducción y
entidad con gestión documental. Reinducción de la entidad.

Implementar el Boletín Virtual

Boletín Virtual Bimensual de
Bimensual de Gestión
Gestión Documental.
Documental.

Proyectar Circular a Secretarios

de Despacho y Jefes de Oficina
sobre el cumplimiento de la Circular sobre el cumplimiento
política archivística adoptada por de la Política Archivística
el Comité Interno de Archivo de adoptada por la entidad.
la entidad.

Elaborar un documento dirigido a

Elaborar documento guía sobre
la alta dirección sobre el
la obligatoriedad de cumplir con
cumplimiento de la aplicación del
el Programa de Gestión
Programa de Gestión
Documental.
Documental.

Elaborar las Tablas de Avanzar en la construcción de

Valoración Documental para las Tablas de Valoración
organizar los fondos acumulados. Documental.

Plan de Aseguramiento
Desarrollar y presentar el Plan de
Documental aprobado y
Aseguramiento Documental.
validado.

Desarrollar y presentar el Sistema Integrado de

Sistema Integrado de Conservación – SIC – aprobado
Conservación (SIC). y validado.

Tablas de Control de Acceso y

Elaborar y formular el Seguridad aplicables a los
instrumento archivístico de las documentos aprobadas y
Tablas de Control de Acceso y validadas.
seguridad aplicables a los
documentos.

Elaborar y formular el programa Programa de Documentos

de Documentos Vitales o Vitales o Esenciales aprobado y
Esenciales. validado.

Formular el Programa de Gestión Programa de Gestión

Documental de la Alcaldía de Documental documentado
Santiago de Cali. aprobado y validado.

Continuar con la Numero de Asesorías y

implementación de los orientaciones a las
Centros de Documentación diferentes dependencias en
y Correspondencia en las la implementación del
diferentes dependencias de Centro de Documentación
la entidad. y Correspondencia.
Diseñar un plan de trabajo para
Numero de series documentales
digitalizar las series
de conservación total
documentales de conservación
digitalizadas por dependencia.
total.

Establecer por política del Comité Aprobación de la Autoevaluación

Interno de Archivo las Anual Institucional de la función
Autoevaluaciones anuales de la archivística en las dependencias
función archivística en las por parte del comité Interno de
Dependencias. Archivo.

Implementar la Autoevaluación Numero de autoevaluaciones de

de la función archivística (AFA) archivo realizas en la entidad por
anual en las Dependencias. año.

Realizar mesas de trabajo con

las dependencias que necesiten Numero de actualizaciones de
actualizar la Tabla de Retención Tablas de Retención realizadas.
Documental acorde con la
 producción documental y eje
misional.

10. GLOSARIO
ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS: Conjunto de estrategias organizacionales dirigidas a la planeación, dirección y control de los recursos físicos, técnicos,
tecnológicos, financieros y del talento humano, para el eficiente funcionamiento de los archivos.
ASPECTO CRÍTICO: Percepción de problemáticas referentes a la función archivística que presenta la entidad, como resultado de la evaluación de la situación
actual.
ARCHIVO CENTRAL: Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por
los mismos una vez finalizado su trámite y cuando su consulta es constante.
ARCHIVO ELECTRÓNICO: Conjunto de documentos electrónicos producidos y tratados conforme a los principios y procesos archivísticos.
CENTRO DE DOCUMENTACION: El Centro de Documentación y Correspondencia, es el lugar donde se termina el trámite de los documentos del Sistema de
Gestión Documental Orfeo.
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción, hasta su disposición final.
CUSTODIA: Responsabilidad jurídica (temporaria o definitiva) del cuidado, protección y conservación de documentos de los cuales no se conserva la
propiedad.
DEPÓSITO: Conjunto de cosas puestas o guardadas en un sitio para poder disponer de ellas en el momento necesario, o hasta que se realice con ellas
alguna operación.
DOCUMENTO: Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado, todo soporte que registra información física.
FUNCIÓN ARCHIVÍSTICA: Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico, que comprende desde la elaboración del documento hasta su
eliminación o conservación permanente.
GESTIÓN DOCUMENTAL: Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación
producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.
HABEAS DATA: Es el derecho que tienen todas las personas de conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en
bancos de datos y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales relacionadas con la recolección, tratamiento y circulación de datos
personales
INSTRUMENTOS ARCHIVÍSTICOS: Herramientas con propósitos específicos, que tienen por objeto apoyar el adecuado desarrollo e implementación de la
gestión documental y la función archivística.
LISTADO MAESTRO DE REGISTROS (LMR): Es el inventario de los documentos que proporcionan evidencia del desarrollo de las actividades y/o funciones
propias de la entidad. Para la ESE San Cristóbal el Listado Maestro de Registros hace referencia a todos los Registros (documentos de Archivo, incluidos en
el Cuadro de Clasificación documental).
METADATOS: Datos acerca de los datos o la información que se conoce acerca de la imagen para proporcionar acceso a dicha imagen.
MODELO OPERATIVO POR PROCESOS: Metodología que permite gestionar la entidad como un todo, definir las actividades que generan valor, trabajar en
equipo e identificar los recursos necesarios para su realización, orientando la Administración Municipal hacia una organización por procesos, los cuales en su
interacción, interdependencia y relación causa-efecto garantizan una ejecución eficiente, y el cumplimiento de sus objetivos.
PLAN: Diseño o esquema detallado de lo que habrá de hacerse en el futuro.
PLAN DE CONTROL: Instrumento de la metodología institucional que establece los puntos críticos a controlar de las actividades del proceso / subproceso, los
criterios para realizar el control, el método, equipo requerido y su frecuencia de realización.
PLAN DE ACCIÓN ANUAL: Es la programación anual de las actividades, proyectos y recursos que va a desarrollar en la vigencia cada dependencia de la
entidad, articulado con el Plan Estratégico Sectorial e Institucional.
PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL: Instrumento que organiza y orienta estratégicamente las acciones de la entidad en un plazo de cuatro años, para
alcanzar objetivos acordes con su misión y con el Plan Nacional de Desarrollo.
PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS: Es un instrumento para la planeación de la función archivística, el cual se articula con los demás planes y proyectos
estratégicos previstos por la entidad.
PROCEDIMIENTO: Forma establecida para llevar a cabo una actividad o un proceso, en la cual se debe definir quién hace qué, dónde, cuándo, porqué y cómo.
PROCESO: Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactúan para generar valor y las cuales transforman elementos de entrada en resultados.
La Administración Municipal de Santiago de Cali define para su Modelo Operativo por Procesos que estos se clasifican en Procesos Estratégicos, Misionales y de
Apoyo.
RIESGO: Posibilidad de que suceda algún evento que tendrá un impacto sobre los objetivos institucionales o del proceso. Se expresa en términos de probabilidad
y consecuencia.
PROGRAMA DE PRESERVACION: Conjunto de disposiciones destinadas a garantizar la accesibilidad permanente a los materiales digitales de archivo.
SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL ORFEO: Es una herramienta de gestión documental de software libre amparada bajo la licencia GNU
GPL, altamente escalable, desarrollada bajo PhP que incorpora la idea de "fractalizar procesos" para facilitar la gestión de los documentos de cualquier
empresa.
SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVO: Conjunto de instituciones archivísticas articuladas entre sí que posibilitan la homogenización y la normalización de los
procesos archivísticos.
REGISTRO: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL: Es el listado de series con sus correspondientes tipos documentales a los cuales se les asigna el tiempo de
permanencia en cada etapa del ciclo vital.
UNIDAD DE CORRESPONDENCIA: Unidad que gestiona de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de sus
comunicaciones, de tal manera, que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental y los programas de conservación,
integrándose a los procesos que se llevarán en los archivos de gestión , centrales e históricos.
11. BIBLIOGRAFIA
  Manual de formulación del Plan Institucional de Archivos – PINAR, Archivo General de la Nación, 2014.
 Ley General de Archivos 594 de 2000.
 Decreto Único Reglamentario 1080 de 2015 del Ministerio de Cultura.
 Programa de Gestión Documental disponible en la Intranet de la Alcaldía de Santiago de Cali.
 Informe Indice de Gobierno Abierto (IGA) 2014-2015 de la Procuraduría General de la Nación.
 Auditoria Interna al Proceso de Gestión Documental de la entidad.

http://www.cali.gov.co/desarrolloinstitucional/publicaciones/117880/pinar/