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Há mais de 20 anos no mercado, o Excel é a ferramenta padrão

mundial para o trabalho de dados através de planilhas. Utilizado por


milhões de pessoas diariamente, é muito improvável que haja mais
que algumas centenas de profissionais que consigam dominar cada
uma das inúmeras funções que o programa possui.
Por isso, uma coisa em comum entre a maioria dos usuários é
acreditar “não saber o suficiente” da ferramenta.
A verdade é que quanto mais se estuda, melhores ficam as
planilhas e os resultados almejados. O importante é ter foco e
buscar aprender o que de fato te ajuda no dia a dia do trabalho com
o Excel. Um bom começo é dominar algumas dicas que tornam a
utilização do programa mais fácil.

Então, confira esses 7 macetes do Excel para que você se


torne referência no seu escritório!

Macete #1 - Ctrl + Shift

Há muitas maneiras mais simples de selecionar um conjunto de


dados do que clicar em uma célula e ir arrastando o mouse. Uma
maneira interessante é clicar na primeira célula que você pretende
selecionar, segurar as teclas Ctrl + Shift e, em seguida, apertar as
teclas de seta.
Apertando para baixo, o Excel selecionará todos os dados
presentes na coluna abaixo da célula inicial, para cima, todos os
dados acima. O mesmo funciona para direita e para a esquerda.
Assim, usando uma combinação de setas (para baixo e para a
direita, por exemplo) é possível selecionar todos os dados
agrupados rapidamente.
Se você utilizar Ctrl + Shift + End, o programa selecionará todas as
células com dados até aquela que se encontrar mais abaixo à
direita.
Melhor ainda, utilizando Ctrl + Shift + * (asterisco), mesmo sem
marcar célula alguma, o Excel selecionará todo o conjunto de dados
trabalhados ao redor da célula ativa. Este último atalho é muito útil
para selecionar um banco de dados inteiro, sem precisar rolar
milhares de linhas para baixo!

Macete #2 - Atualizar cálculos manualmente


Uma das funções que torna o Excel uma ferramenta extraordinária
é a possibilidade de atualizar vários cálculos e funções no momento
em que o dado de uma célula é modificado. Ocorre que, quando
uma planilha se torna muito grande, o programa pode ficar
lento devido à quantidade de cálculos que estão sendo feitos.
É possível desabilitar esta função. Clique na aba Fórmulas e
selecione Opções de Cálculo > Manual, dentro do
grupo ‘Cálculo’. A partir deste momento, será possível inserir vários
dados e, quando necessário, apertar a tecla F9 para que os
cálculos sejam atualizados. Para voltar ao normal, nas opções de
cálculo, ative o cálculo Automático.

Macete #3 - Trancar ferramenta de formatação


Quantas vezes você não precisou copiar a formatação de uma
célula para várias outras e, assim, ficou clicando várias vezes na
ferramenta de ‘Copiar Formatação’? Um bom modo para facilitar
todo este processo é “trancando” a ferramenta de formatação.
Como?
Basta aplicar as opções de formatação para a primeira célula,
selecioná-la e clicar duas vezes no ‘Pincel de Formatação’, que
ficará “travado”. Qualquer célula que você clicar a partir de agora
terá a formatação da primeira célula selecionada. Ao final, clique
mais uma vez no ‘Pincel’ para destravá-lo ou simplesmente use
a tecla Esc para encerrar a operação.

Macete #4 - Criar novo menu de atalho


Geralmente há três atalhos no menu superior, que
são Salvar, Desfazer e Repetir. É possível adicionar outras funções
neste menu, de modo bem simples.
Clique em ‘Arquivo’ -> ‘Opções’ -> ‘Barra de Acesso Rápido’ e
selecione quais outros atalhos você deseja inserir na barra. Após
salvar, você verá que estes novos atalhos serão adicionados.
Macete #5 - Adicionar mais do que uma linha ou coluna
Na hora de adicionar novas linhas ou colunas é possível reduzir
muito o tempo caso seja necessário criar mais do que uma
dessas. A melhor maneira é selecionar com o mouse a quantidade
necessária de colunas ou linhas que deseja adicionar, clicar com o
botão direito do mouse na área selecionada e clicar em ‘Inserir’.
Deste modo, as novas linhas serão criadas acima e as novas
colunas à esquerda da área selecionada.

Macete #6 - Restrição de entrada com a função de Validação de


Dados
Visando manter a validade dos dados, às vezes é preciso restringir o
tipo de valor que pode ser inserido, além de informar ao usuário sobre
a restrição.
Vamos supor que em uma pesquisa o campo ‘Idade’ somente possa
aceitar valores inteiros entre 15 e 45 anos. Para tanto, marque as
células deste campo e vá em ‘Dados’ -> ‘Validação de Dados’ ->
‘Configuração’ e preencha quais são os requisitos (no caso, número
inteiro, entre 15 e 45 anos).
Selecione a aba Mensagem para determinar qual será o alerta para
quem não preencher os dados dentro da regra.

Macete #7 - Transpor colunas em linhas


Às vezes é necessário converter um conjunto de dados que estão
estruturados em linha para uma estrutura em coluna, por questão de
visualização.
Ao invés de copiar dado por dado, é possível fazer isso tudo
automaticamente utilizando a ferramenta ‘Transpor’. Veja como:
Selecione a área que você deseja transpor (utilize seus
conhecimentos e use o Ctrl + *) e clique em ‘Copiar’. Em seguida,
clique em ‘Colar’ -> ‘Colar Especial’ -> ‘Transpor’.

Fórmulas básicas
As primeiras fórmulas aprendidas na escola são as de adição, subtração,
multiplicação e divisão. No Excel não é diferente.
Cálculo Fórmula Explicação Exemplo
Para aplicar a =SOMA(A1;A2).
fórmula de soma
você precisa, Dica: Sempre
apenas, selecionar separe a indicação
as células que das células com
estarão envolvidas ponto e vírgula (;).
Adição =SOMA(célulaX;célula Y) na adição, Dessa forma,
incluindo a mesmo as que
sequência no estiverem em
campo superior do localizações
programa junto distantes serão
com o símbolo de consideradas na
igual (=) adição

Segue a mesma
lógica da adição,
mas dessa vez
Subtração =(célulaX-célulaY) você usa o sinal =(A1-A2)
correspondente a
conta que será
feita (-) no lugar
do ponto e vírgula
(;), e retira a
palavra “soma” da
função
Use o asterisco (*)
para indicar o
Multiplicação = (célulaX*célulaY) = (A1*A2)
símbolo de
multiplicação
A divisão se dá
com a barra de
divisão (/) entre as
Divisão =(célulaX/célulaY) =(A1/A2)
células e sem
palavra antes da
função

Fórmulas bastante requisitadas


Outros algoritmos que são bastante importantes nas planilhas são aqueles
que mostram valores de média, máxima e mínimo. Mas para usar essas
funções, você precisa estabelecer um grupo de células.
Cálculo Fórmula Explicação Exemplo
Você deve usar a
palavra “media”
antes das células
indicadas, que são
=MEDIA(célula
Média sempre separadas =MEDIA(A1:A10)
X:célulaY)
por dois pontos (:) e
representam o grupo
total que você
precisa calcular
Segue a mesma
=MAX(célula
Máxima lógica, mas usa a =MAX(A1:A10)
X:célulaY)
palavra “max”
=MIN(célula Dessa vez, use a
Mínima =MIN(A1:A10)
X:célulaY) expressão “min”

Função Se
Essa função trata das condições de valores solicitados. Para que entenda, se
você trabalhar em uma loja que precisa saber se os produtos ainda estão no
estoque ou precisam de mais unidades, essa é uma excelente ferramenta. Veja
por que:
Cálculo Fórmula Exemplo
=se(B1<=0 ; “a ser
enviado” ; “no estoque”)
Essa linguagem diz ao
Excel que se o conteúdo da
célula B1 é menor ou igual
=se(célulaX<=0 ; “O que
a zero ele deve exibir a
Função Se precisa saber 1” ; “o que
mensagem “a ser enviado”
precisa saber 2”)
na célula que contem a
fórmula. Caso o conteúdo
seja maior que zero, a
mensagem que aparecerá é
“no estoque”

Teclas de atalho
Não tem nada que faz você economizar mais tempo do que usar a
combinação de teclas do teclado como atalho. E no Excel diversas funções
podem ser controladas dessa forma. Abaixo estão as mais requisitadas.
Fórmula Explicação
Para visualizar dados que não estão
próximos, você pode usar a opção de
ocultar células e colunas. Usando esse
comando você fará com que as linhas
correspondentes à seleção sejam
CTRL + (
ocultadas.
Para que aquilo que você ocultou
reapareça, selecione uma célula da linha
anterior e uma da próxima e depois tecle
CTRL + SHIFT + (
Atalho igual ao anterior, mas oculta
CTRL + )
colunas e não linhas
Atalho para aplicar a conteúdos
monetários o formato de moeda. Ele
CTRL + SHIFT + $ coloca o símbolo desejado (por exemplo,
R$) no número, além de duas casas
decimais
Para selecionar dados que estão envolta
da célula atualmente ativa. Caso existam
CTRL + SHIFT + Asterisco (*) células vazias no meio dessas
informações, elas também serão
selecionadas
Para inserir células, linhas ou colunas no
CTRL + Sinal de adição (+)
meio dos dados
Para excluir células, linhas ou colunas
CTRL + Sinal de subtração (-)
inteiras
Quando você precisar que todas as células
de determinada linha tenham o mesmo
valor, use esse comando. Por exemplo: o
número 2574 está na célula A1 e você
CTRL + D
quer que ele se repita até a linha 20.
Selecione da célula A1 até a A20 e
pressione o comando. Todas as células
serão preenchidas com o mesmo número
Igual ao comando acima, mas para
CTRL + R
preenchimento de colunas
O comando “colar valores” faz com que
CTRL + ALT + V somente os valores das células copiadas
apareçam, sem qualquer formatação
Muda para a próxima planilha da sua
CTRL + PAGE DOWN
pasta de trabalho
Similar ao anterior, mas muda para a
CTRL + PAGE UP
planilha anterior
CTRL+SHIFT+& Aplica o contorno às células selecionadas
Remove o contorno das células
CTRL+SHIFT+_
selecionadas
CTRL+SHIFT+Sinal de porcentagem Aplica o formato porcentagem sem casas
(%) decimais
CTRL+SHIFT+ Sinal de cerquilha (#) Inclui no arquivo data com dia, mês e ano
Inclui no arquivo hora com a hora e
CTRL+SHIFT+ Sinal de arroba (@)
minutos, AM ou PM
Marque a célula que será configurada e clique nas opções marcadas na figura (Foto: Daniel Ribeiro)

Passo 2. Uma caixa de configuração será exibida. Escreva as especificações de


restrição de dados que você deseja e, ao terminar, aperte em “OK” para concluir
a customização da célula;
Personalize as restrições da célula na aba “Configurações” da janela exibida (Foto: Daniel Ribeiro)

Passo 3. A “Validação de Dados” também permite configurar mensagens de


entrada e alerta de erros customizáveis. Para fazer isso, clique nas abas em
destaque e escreva os textos de notificação;
É possível criar mensagens de entrada e alerta de erros especificas nas opções marcadas (Foto: Daniel Ribeiro)

7 – Ocultar/exibir coluna e linhas


Para ajudar a visualizar e organizar melhor as planilhas, o Microsoft Excel conta
com um recurso que permite ocultar linhas e colunas.
Passo 1. Clique com o botão direito do mouse sobre uma coluna ou linha do
cabeçalho ou da guia lateral do editor de planilhas e escolha a opção “Ocultar”. A
coluna ou linha inteira será escondida, deixando no lugar um pequeno
marcador;
Aperte o botão direito do mouse sobre o cabeçalho ou a primeira coluna e clique em “Ocultar” (Foto: Daniel
Ribeiro)

Passo 2. Para exibir novamente colunas e linhas ocultas, aperte o botão direito
do mouse sobre o marcador que indica a parte escondida e clique em “Exibir”;
Clique com o botão direito do mouse sobre linhas ou colunas ocultas e escolha “Exibir” (Foto: Daniel Ribeiro)

8. Atalhos de tempo e hora


O Excel conta com atalhos que inserem a data e a hora atual automaticamente,
facilitando o preenchimento de células na planilha. Da mesma forma, o editor
tem fórmulas que contam a passagem do tempo entre diferentes dias do ano.
Passo 1. Em uma célula vazia, apertando Ctrl + ; é possível inserir
automaticamente a data atual na planilha, enquanto Ctrl + Shift + ; adiciona a
hora exata, de acordo com o relógio do PC;
Ctrl + ; e Ctrl + Shift + ; adicionam a data e a hora, respectivamente (Foto: Daniel Ribeiro)

Passo 2. A fórmula “=NÚMSEMANA(XX)”, com XX indicando a célula que tenha


uma data, é possível especificar a semana do ano, de acordo com o dia. Ao
mesmo tempo, a fórmula “=DIAS360(XX:YY)”, com XX e YY indicando duas
células com datas diferentes, tem-se a quantidade de dias entre os períodos;
As fórmulas =NÚMSEMANA e =DIAS360, contam a semana do ano a diferença entre datas, respectivamente
(Foto: Daniel Ribeiro)

9. Cálculos Rápidos
Criado para trabalhar com grandes volumes de dados, o Excel também conta
com uma calculadora automática que faz operações com a quantidade de
células e os números nelas inseridos.
Passo 1. Na parte inferior do editor de planilhas, há uma Barra de Status que
serve como área de cálculos automáticos. Sempre que células com números
forem selecionadas, o Excel apresenta automaticamente resultados sobre a
soma e a média, por exemplo;
A Barra de Status exibe automaticamente o resultado de operações entre células selecionadas (Foto: Daniel
Ribeiro)

Passo 2. Clique com o botão direito do mouse sobre a Barra de Status para
configurar as informações exibidas, podendo incluir preferências e novas
operações matemáticas;
Aperte o botão direito do mouse sobre a Barra de Status para configurá-la (Foto: Daniel Ribeiro)

10. Uso do filtro


O Excel também conta com um sofisticado filtro de dados para processar o
conteúdo em suas planilhas. Normalmente desativado, este recurso permite
classificar alfabeticamente a coluna, bem como pesquisar e exibir somente
células com determinadas palavras e números;
Passo 1. Selecione uma ou mais colunas e, na aba “Página Inicial”, clique na
opção “Classificar e Filtrar”. Aperte em “Filtro” para acionar o recurso de forma
permanente;
Com uma ou mais colunas marcadas, clique nas opções em destaque apara ativar o filtro (Foto: Daniel Ribeiro)

Passo 2. A coluna com Filtro irá exibir uma seta com as especificações deste
mecanismo. Clique neste botão para escolher as alternativas de classificação ou
a busca e exibição de termos específicos;
Selecione o botão do Filtro para escolher modos de classificação da coluna ou a pesquisa avançada (Foto:
Daniel Ribeiro)

Com essas dicas, é possível aproveitar ainda mais funções não tão conhecidas
do Excel.
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