Você está na página 1de 8

SECRETARÍA DE EDUCACIÓN PÚBLICA

UNIVERSIDAD ABIERTA Y A DISTANCIA DE MÉXICO


INGENIERÍA EN TELEMÁTICA

EVIDENCIA DE APRENDIZAJE.
ADMINISTRACIÓN Y SOPORTE TÉCNICO DE
DISPOSITIVOS DE SALIDA.

MATERIA: ARQUITECTURA DE COMPUTADORAS I


PROFESOR: ALEJANDRO LEÓN GOVEA
ALUMNO: MIGUEL ÁNGEL MARTÍNEZ EVARISTO
MATRICULA: AL10508239
Introducción

En tiempos de crisis las empresas prestan más atención a sus cuentas de resultados y tienden a reducir la
inversión de determinadas partidas consideradas como las más importantes. Pocas son las compañías que
analizan en profundidad otras partidas que tienen, a priori, una menor importancia económica, pero que pueden
reportar un ahorro muy importante gracias a la implantación de las medidas oportunas.
Uno de los considerados erróneamente como gasto secundario es el relacionado con la gestión de procesos
documentales. Durante años, las empresas se han limitado a la instalación de hardware para solucionar sus
problemas de impresión, sin tener en cuenta las mejoras y evoluciones que se pueden implementar y que
mejorarían la actividad de una compañía. La gran mayoría sólo se preocupa del número y tipo de dispositivos a
adquirir. Pero hay mucho más.

Una política de impresión adecuada incluye la puesta en marcha de una consultoría profesional de costes de
impresión, que tendrá en cuenta los periodos de mantenimiento en función del dispositivo, la ubicación de los
mismos en la oficina, el tiempo mínimo de atención y la asistencia técnica, los TCO, los costes ocultos, el software
de contabilidad de impresiones, el software de control, las aplicaciones desarrolladas para cubrir las necesidades
de impresión concretas de una determinada oficina, la opciones de digitalización de archivos,… y todos estos
factores nos darán pistas para decidir fórmulas de ahorro que podrán llegar a suponer un 25 por ciento menos
en nuestra cuenta de gastos de impresión.

En ocasiones, el simple cambio de ubicación de un dispositivo dentro de la oficina, o la sustitución de un equipo


por otro puede generar una importante cifra de ahorro. Pero existen otras acciones que minimizarían el gasto,
como por ejemplo reducir el número y tipo de impresiones que no son necesarias. La realidad es que, por
desconocimiento del gasto que supone, los empleados realizan impresiones de documentos a color cuando
podrían realizarse en blanco y negro, -especialmente en departamentos como el de administración, que no lo
necesita, a doble cara, etc. con el consiguiente gasto que esta actitud provoca.
Desarrollo

Cómo optimizar recursos de impresión.

Cuando se habla de optimización, se habla de la forma de llevar a cabo un proyecto de la mejor forma posible
con los recursos de los que se dispone en ese momento. En este sentido, hablamos de optimización de recursos
de impresión como una forma de ahorro en los costes o gastos de impresión, pudiendo disfrutar de este servicio,
pero al mismo tiempo cuidando detalles del corte económico e incluso medioambiental. Además, está
comprobado que la optimización de recursos en una empresa puede mejorar la productividad y mejorar el
servicio en relación al cliente.

Uno de los primeros pasos para optimizar los recursos de impresión o de cualquier otro tipo, es el diseño de un
mapa o listado de necesidades o indicadores, así como de objetivos. Se trata de una de las soluciones de
impresión más obvia y que aun así muchas veces se olvida. De esta manera puede realizarse una primera
evaluación en los que se establezcan prioridades y se diseñen los esbozos para las estrategias de consecución de
objetivos.

Asimismo, también hay que establecer un sistema de seguimiento que realice comprobaciones sobre cómo se
está llevando a cabo el proceso, en qué hay que mejorar, qué se está haciendo mal, etcétera.

Muchas empresas optan por hardware de gestión de impresiones o la instalación de un hardware específico para
solucionar sus problemas de optimización de impresión. Es cierto que estos sistemas ayudan a controlar las
impresiones, pueden establecer límites de impresión e incluso puede adaptarse a un modo ecológico que
permita por ejemplo el derroche de tinta o de papel innecesario, cumpliendo así una función medioambiental.

Existen soluciones que aseguran el cumplimiento de las normas que se establecen en la empresa, lo que genera
un ahorro real en la compañía desde el primer día en que la política de impresión entra en marcha. Esta parte
del proceso es vital, porque sólo asegurándonos de que se cumplen las reglas marcadas conseguiremos reducir
los gastos de forma efectiva. Todo ello ayudará a aumentar la competitividad de los equipos de trabajo y, en
definitiva, hará a las empresas más fuertes en tiempos de crisis.

Sin duda, se trata de una idea estupenda, pero muchas empresas se limitan a ello cuando hay más formas de
optimizar recursos de impresión. Sin más. Y en este sentido, hay detalles que se escapan y que deben revisar
profesionales de soluciones de impresión como es nuestro caso. Por ejemplo, hay que vigilar:

• El mantenimiento de según qué dispositivo


• Los costes ocultos
• El software de contabilidad de impresas

E incluso la ubicación de las máquinas de impresión. Parece increíble pero el lugar donde se encuentra un
dispositivo de impresión en un centro de trabajo puede determinar la productividad en valores muy interesantes
que algunos expertos cifran en torno al 20%.

Además, en ocasiones hacen falta formaciones o charlas que divulguen entre los empleados de una empresa las
recomendaciones para una buena práctica. En esas charlas pueden incorporarse pequeñas anotaciones o trucos
cotidianos, como, por ejemplo, insistir en el gasto que suponen las impresiones de documentos a color (en este
caso la solución más obvia es realizar las impresiones a blanco y negro); imprimir a doble cara… Especialmente
en los departamentos relacionados con la administración las prácticas de ahorro son fundamentales.

La forma más eficiente y segura de optimizar tus sistemas de impresión

Algunas empresas dedican cerca del 3% de su presupuesto a sufragar los costes generados por las impresiones
y producción de documentos. ¿Es esto sostenible?

Estudios y experiencias reales apuntan a que una gestión proactiva y centralizada en esta área puede generar
ahorros de hasta el 40%.

Caso propuesto, escenario

La Universidad Tecnológica Metropolitana consta de nueve salas de profesores y dos áreas administrativas, en
donde existen trece Impresoras láser distribuidas y compartidas por medio de una intranet de cómputo en un
edificio de dos niveles de aproximadamente 60 m2 cada uno.

En los últimos seis meses el consumo de hojas y tóner se ha incrementado en un 50% sin que se justifique la
causa del incremento en el consumo. Es por ello que han contratado a un especialista para que realice un estudio
de factibilidad y proponga una solución que reduzca el consumo de papelería y tóner, además de poder saber
qué usuarios realizan las impresiones durante un periodo de tiempo establecido. Es importante destacar que los
20 profesores imprimen en promedio 8000 impresiones mensuales.

De acuerdo al caso propuesto actualmente se cuenta con trece impresoras en un inmueble, en donde en
promedio se realizan 8000 impresiones mensuales de un total de veinte profesores. El propósito es reducir este
número de impresores, ya que se estima un exceso de consumo tanto de papel y de consumibles, además del
mantenimiento que requiere cada una de las impresoras distribuidas a lo largo de las instalaciones, considerando
además el consumo de energía eléctrica.

El contar actualmente con trece dispositivos de impresión genera un gasto no presupuestado en el inventario de
activos del instituto debido al costo de los consumibles que no es del todo barato, además de que dentro de que
genera un costo extra por cuestiones del mantenimiento periódico que se tiene que realizar a cada uno, situación
que a la postre se tendría que considerar el reemplazo por uso, y esto lógicamente requiere gastos. Con el tiempo
las necesidades por situaciones de trabajo van incrementando en medida de la gestión de documentos y
procesamiento de información.

Derivado del escenario que se cuanta se contempla un reemplazo se los trece dispositivos actualmente es uso
porque estos están generando gasto excesivo no contemplados dentro del presupuesto del instituto y la
propuesta es el reemplazo de las impresoras actuales por equipos multifuncionales de mayor rendimiento que
superen la capacidad de los que actualmente están en uso, pero que además generan un menor gasto económico
permitiendo el ahorro considerable de consumibles, papel y energía eléctrica. El implementar dispositivos
multifuncionales dedicados permite una mejor gestión de las impresiones realizadas por el personal obteniendo
los siguientes beneficios:
La implementación de esta solución requiere de un arrendamiento de los dispositivos dejando a tras en viejo
modelo de adquisición que con el paso de los días y la exigencia cada vez mayor en cada una de las actividades
es necesario ahora la implementación de equipos de alto rendimiento, pero por se de arrendamiento, desde
ahora la parte de mantenimiento, y consumibles son responsabilidad del proveedor del servicio

Es a partir de este momento que comienza la gestión de la solución implantada, llevando un monitoreo de la
implementación, controlando el servicio de impresión y digitalización dentro del inmueble siendo compartido en
las dos áreas, pero sobre todo controlando la carga de trabajo de los profesoras y personal involucrado en el
servicio de impresión. Mediante esta solución ahora será posible tener un control tanto en la gestión de la
información procesada, así como de los gastos generados por mantener habilitado este servicio de impresión
por separado.

A continuación, se muestra algunos de los dispositivos considerados como posible solución


Conclusión

Dentro de la planificación de TI, hay temas que por su importancia deben impulsarse cada cierto tiempo, y uno
de ellos es el proceso de la optimización de impresión. Sus beneficios son tantos y tan relevantes que es bueno
recordarlos a nivel empresarial e incidir en ellos para seguir mejorando en esta área.

Conviene destacar que las soluciones de software de optimización de procesos de impresión permiten ahorrar
dinero, tiempo y recursos. Así de sencillo. Muchas empresas ni siquiera se plantean utilizar estas soluciones, pero
los equipos directivos más expertos y eficientes saben a ciencia cierta que pueden ahorrar hasta un 30% de sus
costes de impresión, lo que puede equivaler nada menos que al 5% de la facturación de la empresa en ciertos
casos. A grandes rasgos, esto se puede conseguir aplicando protocolos de optimización de impresión, que
consisten, por ejemplo, en direccionar trabajos muy voluminosos a impresoras específicas de alta velocidad;
comprimir los archivos de impresión; mostrar mensajes que piden al usuario final que confirme que desea
imprimir a una sola cara; eliminar automáticamente trabajos con tamaños de papel incorrectos o sugerir una
impresora alternativa cuando un dispositivo no está operativo.

Fuentes de consulta

https://www.docpath.com/art-print-optimization-and-print-optimization-software/?lang=es

http://capitaloffice.mx/planes-de-arrendamiento

http://core-global.com/servicios-gestionados-de-impresion/#