OBJETIVO GENERAL

Ejecutar los procesos administrativos de los distintos trámites desarrollados en la Unidad de

Tesorería, chequeando, clasificando y registrando documentos de diversa índole y aplicando
correctamente las normas y procedimientos definidos para ello, a fin de dar cumplimiento a cada
uno de esos procesos.

FUNCIONES, ACTIVIDADES Y/O TAREAS

Chequea que las órdenes de pago estén correctamente elaboradas y contengan los soportes
respectivos.

Clasifica las órdenes de pago según conceptos y montos.

Registra y envía las órdenes de pago, según monto establecido, a las autoridades competentes
para autorizar el pago.

Registra y envía a Impuesto Sobre la Renta de la Institución las órdenes de pago por concepto de
servicios prestados a la Institución, para la correspondiente deducción.

Recibe y codifica manualmente las órdenes de pago, según lista de conceptos o motivos de pago.

Transcribe en el computador la información contenida en las órdenes de pago para ingresarla en el

sistema de la unidad.

Calcula monto a deducir, por la Ley de Timbre Fiscal, a las órdenes de pago por concepto de
servicios prestados a la Institución.

Llena a mano "Forma 16" indicando monto a deducir y demás datos contenidos en él.

Coloca sello de Timbre Fiscal en recuadro en la orden de pago, llenando los datos allí requeridos y
las entrega con sus respectivos soportes al personal de elaboración de cheques.

Mantiene actualizado registros manuales o computarizados de datos.

Recibe de la Unidad de informática, listas de cheques de nóminas y extranómina del personal

obrero, administrativo, docentes, jubilados, pensionados, becarios, sueldos embargados,
Federación de Centros Universitarios, etc.

Desglosa listas de cheques y las organiza por dependencias y bancos.

Recibe y chequea órdenes internas para transferencias bancarias debidamente conformadas,

calculando monto de las mismas y verificando su coincidencia con los montos de las listas de
cheques y el número de cuenta de cada banco.

Entrega las órdenes internas conformadas y sus respectivos soportes a su superior inmediato para
su autorización.

Levanta informe de irregularidades detectadas en los procesos e informa a su superior inmediato.

Lleva libro de registro de cheques emitidos por la unidad de informática, indicando los datos
contenidos en los cheques.
Ordena y elabora relación de cheques devueltos, indicando datos de los cheques, concepto y
razón de devolución, para informar a control financiero.

Lleva control de caducidad de los cheques emitidos y depositados en caja.

Revisa los archivos para desincorporar de éstos los cheques que no han sido retirados por sus
beneficiarios y han caducado.

Anula cheques caducados.

Elabora relación de cheques caducados y anulados, para ser enviados a la sección de control
financiero para su respectivo registro.

Elabora oficio de orden de suspensión de pago por cheques extraviados por el personal y lo envía
al banco involucrado.

Efectúa trámites para depósitos de pagos de jubilaciones en cuentas bancarias personales de

jubilados.

Lleva el control de las listas de cheques enviados al banco.

Recibe, desglosa y clasifica nóminas de personal de acuerdo al código de dependencia.

Clasifica los recibos de pago según código de dependencia y anexa a sus respectivos cheques.

Atiende eventualmente la taquilla de caja para hacer entrega de cheques o dinero en efectivo.

Suministra información a los usuarios del servicio sobre los cheques anulados o caducados y
cualquier otra información requerida correspondiente a la unidad.

Suministra información a la unidad de contabilidad, sobre los cheques que han caducado.

Transcribe a máquina o en el computador, correspondencia en general.

Elabora formatos, oficios y otros documentos requeridos en la unidad.

Recibe, revisa, clasifica, archiva y despacha documentos de oficina consignados por los usuarios
de la unidad.

Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la
organización.

Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.

Elabora informes periódicos de las actividades realizadas.

Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.

1.- ÁMBITO DE LA ACTUACIÓN:

RESPONSABILIDAD:
MATERIALES:

Maneja constantemente equipos y materiales medianamente complejos, siendo su responsabilidad

directa.

DINERO:

Es responsable indirecto de títulos y valores.

INFORMACIÓN CONFIDENCIAL:

Maneja en forma indirecta un grado de confidencialidad medio.

TOMA DE DECISIONES:

Las decisiones que se toman se basan en procedimientos y experiencias anteriores para la

ejecución normal del trabajo, a nivel operativo.

SUPERVISIÓN:

El cargo recibe supervisión general de manera directa y constante y no ejerce supervisión.

RELACIONES INTERNAS Y EXTERNAS:

RELACIONES INTERNAS:

El cargo mantiene relaciones continuas con unidades administrativas de la Institución, a fin de

apoyar y/o ejecutar lo relativo al área, exigiéndose para ello una normal habilidad para obtener
cooperación.

RELACIONES EXTERNAS:

El cargo mantiene relaciones frecuentes con Entidades Bancarias y Empresas Contratistas, a fin de
apoyar y/o ejecutar lo relativo al área, exigiéndose para ello una normal habilidad para obtener
cooperación.

2.- CONDICIONES AMBIENTALES Y RIESGO DE TRABAJO:

AMBIENTE DE TRABAJO:

El cargo se ubica en un sitio cerrado, generalmente agradable y no mantiene contacto con agentes
contaminantes.

RIESGO:

El cargo está sometido a un riesgo irrelevante, con posibilidad de ocurrencia baja.

ESFUERZO:
El cargo exige un esfuerzo físico de estar sentado/parado constantemente y caminando
periódicamente y requiere de un grado de precisión manual bajo y un grado de precisión visual
medio.

3.- PERFIL DEL CARGO:

EDUCACIÓN Y EXPERIENCIA:

A) EDUCACIÓN:

Técnico Superior Universitario en Administración.

EXPERIENCIA:

Dos (2) años de experiencia progresiva de carácter operativo en funciones de ejecución y

tramitación de procesos administrativos.

B) EDUCACIÓN:

Bachiller Mercantil, más cursos de técnicas de oficina y de computación de más de seis (6) meses
de duración.

EXPERIENCIA:

Siete (7) años de experiencia progresiva de carácter operativo en funciones de ejecución y

tramitación de procesos administrativos.

CONOCIMIENTOS, HABILIDADES Y DESTREZAS:

CONOCIMIENTOS EN:

Trámites y procedimientos de oficina.

Computación.

Técnicas de archivo.

HABILIDAD PARA:

Seguir instrucciones orales y escritas.

Expresarse claramente en forma verbal y escrita.

Mantener registros.

DESTREZAS EN:

El manejo de equipos de oficina.

El manejo de microcomputador.
ADIESTRAMIENTO REQUERIDO:

Técnicas modernas de oficinas.

Relaciones humanas.

Computación.

Funciones,

competencias y responsabilidades del puesto

Se encarga de cumplir una variedad de funciones ordinarias de apoyo administrativo y financiero

para la

Representación de la FAO. Trabaja bajo la orientación general del Represente de la FAO y bajo la
supervisión directa

del Representante Asistente de la FA

O (Administración). El titular cumple las siguientes tareas:

 Recupera, incorpora, selecciona y analiza datos de una amplia variedad de fuentes, incluidos los
sistemas y bases

de datos de la FAO (como el Global Resource Management System

GRMS)

, la Red de

información sobre las oficinas en los países (COIN), y el Depósito de datos entre otros); comprueba
la precisión de los datos de los documentos; hace los cálculos necesarios.

 Mantiene las cuentas de anticipo; reconcilia gastos, balances, pagos, estados financieros y otros
datos; colabora

en la preparación de los informes ordinarios y especiales preparando y editando los datos en un

formato adecuado, según se le pida; sigue de cerca las cuentas de los proyectos, de los programas
y de la oficina en general.

 Mantiene registros detallados de las estimaciones presupuestarias, obligaciones y saldos

disponibles; registra los
recibos y los desembolsos de dinero (libros mayores, libros de caja, comprobantes, etc.); efectúa
los desembolsos

del fondo para gastos menores y las cuentas de balance.

 Prepara la correspondencia ordinaria de índole administrativa; prepara los proyectos de

correspondencia para

verificar los datos, responde a las preguntas y obtiene información adicional sobre las
transacciones y los asuntos financieros, según corresponda.

 Mantiene los registros de los inventarios locales con responsabilidad de registrar debidamente
los activos, su mantenimiento y salvaguardia

 Mantiene un sistema de archivo de los documentos administrativos y financieros.

 Mantiene enlace con los bancos e instituciones financieras locales para mantenerse al corriente
de la información reguladora y financiera (tipos de cambio y de interés, procedimientos y normas,
mantenimiento de cuentas bancarias, etc.).

Colabora con la administración del personal y del equipo.

 Realiza otras tareas, según proceda.