Este documento describe diferentes tipos de documentos de soporte para procesos como el manual del proceso, el procedimiento, la guía y el instructivo. Explica que estos documentos describen las actividades, responsabilidades y pasos involucrados en los procesos. También destaca la importancia de documentar los procesos para mejorar la uniformidad, productividad y conocimiento de la organización.
Este documento describe diferentes tipos de documentos de soporte para procesos como el manual del proceso, el procedimiento, la guía y el instructivo. Explica que estos documentos describen las actividades, responsabilidades y pasos involucrados en los procesos. También destaca la importancia de documentar los procesos para mejorar la uniformidad, productividad y conocimiento de la organización.
Este documento describe diferentes tipos de documentos de soporte para procesos como el manual del proceso, el procedimiento, la guía y el instructivo. Explica que estos documentos describen las actividades, responsabilidades y pasos involucrados en los procesos. También destaca la importancia de documentar los procesos para mejorar la uniformidad, productividad y conocimiento de la organización.
Es el documento que indica cuáles son las entradas, salidas,
MANUAL
actividades/subprocesos que contiene, el objetivo y el alcance del proceso.
DEL
También se conoce como ficha de caracterización del proceso y el gráfico
asociado que tiene se le denomina como “modelado del proceso”. PROCEDIMIENTO
Es el documento que indica cómo se va a desarrollar un determinado proceso,
indicado exactamente las acciones a seguir y los responsables de esa acción, debe detallar información complementaria para ejecutar correctamente las actividades como, por ejemplo: equipos a utilizar, frecuencia, bases de datos, entre otra información importante. . Procedimiento: de cotizaciones, de entrega de pedidos, de atención y reclamos, de servicio postventa.
Es el documento que establece pautas, recomendaciones o guías sobre qué
se debe hacer en todo un proceso o en una parte del mismo. pueden tener una estructura y contenido variado que estén dentro del proceso para el que fueron GUÌA
creadas. Pueden usarse en las siguientes situaciones:
1.procesos o subprocesos muy críticos para la empresa 2.procesos o subprocesos no estandarizadas que para ser ejecutados requieren interpretación, sentido común uso de criterio y habilidad mental de parte del ejecutante ejemplo: Guía para el análisis de reclamos. INSTRUCTIVO
Es el documento que indica cómo se va a desarrollar determinada tarea o
actividad. posee una secuencia de actividades que pueden ser de forma escrita o gráfica .se utiliza para actividades que tienen una gran importancia para la empresa. ejemplo: . instructivo para recibir reclamos.
Son documentos que se utilizan para facilitar la obtención de la información
FORMATO
de parte del usuario del formato o la recolección ya que tiene campos
estandarizados que permite saber qué información se necesita y en qué orden tiene que llenarse esa .se utiliza solo en las actividades que requieran recibir información ya que facilitaría su ingreso y posterior análisis. IMPORTANCIA DE DOCUMENTOS DE SOPORTE DE PROCESOS: La documentación de procesos es un mapa de ruta para tu organización. Te ayuda a identificar el estado actual de un proceso con el fin de saber cómo mejorarlo. Cualquier tarea que se lleve a cabo más de una vez o que la realicen numerosas personas debe ser documentada. Hacer esto brinda uniformidad a la organización y te permite monitorear y supervisar los procesos sobre la marcha. Es muy importante porque: Permite cambios oportunos y continuos en los procesos para aumentar la productividad. Evita que los procedimientos dejen de usarse por falta de entendimiento. Conserva el conocimiento, incluso cuando aquellos involucrados en el proceso se van de la empresa. Ayuda a determinar si los procesos son eficientes o si ciertos pasos deben revisarse o eliminarse. Ayuda a todos los miembros de una organización a comprender los procesos y a saber a quién contactar en el caso de que haya problemas. Mejora la seguridad. Facilita que se mantengan los estándares y la uniformidad, se sigan las reglas y regulaciones externas, y se apoye la diligencia debida. Sirve como herramientas de aprendizaje que están a mano para nuevos empleados. Ofrece contexto a los proyectos individuales. Fomenta el debate sobre los procesos actuales. Permite la subcontratación ya que puedes transferir conocimiento fácilmente.