Proyecto: Digitalización y procesamiento de Historias Clínicas

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ANEXO I

Características del llamado.

OBJETO: Propuesta (solución llave en mano) que contemple hardware, software y servicios
necesarios para la digitalización, almacenamiento y procesamiento de las historias clínicas del
Hospital Policial.

Consideraciones generales

a)Se tomará como base la existencia total de 130.000 historias clínicas, con un promedio
de 60 folios cada una, en tamaño A4, lo que hace a una cantidad aproximada a los
7:800.000 folios; esta cantidad –a su vez- se divide en: 30.000 historias clínicas pasivas
absolutas (personas que ya no utilizan el servicio), 30.000 historias clínicas pasivas
relativas (documentación con muy baja frecuencia de consulta), y 70.000 historias
clínicas activas (usuarios con derechos vigentes dentro del sistema).

0) Elproceso requerido deberá contemplar los pasos explicitados más adelante (paso A,
paso B y paso C), y se realizarán en los locales de la Institución.

a) Las historias clínicas a procesar serán entregadas a la empresa proveedora

de los servicios contratados ya depuradas por Grupo Técnico designado por la
Institución; las mismas deben ser devueltas en similares condiciones, preservándose el
estado de los documentos, luego de recibir el proceso de digitalización.

b) Se valorará, en el servicio ofrecido, la experiencia de las personas involucradas

en el proyecto en el cual deberá participar --al menos- un técnico y/o profesional
especializado con el manejo de información de historias clínicas.

c) El oferente deberá especificar en forma detallada el procedimiento y cronograma

que llevaría a cabo, haciendo constar los tiempos que estima para cada paso
explicitado (pasos A, B y C); y en consecuencia lapso que insumiría para todos los
procesos. Dicho plazo no podrá exceder a los 180 días calendario.

fi Se deberá entregar documentado todos los procesos relativos al archivo electrónico de

las historias clínicas, el cuál se verá reflejado en la aplicación de referencia.

g) El método de digitalización queda abierto al oferente, debiendo asegurar calidad

de la información en lo que refiere a resolución y procesamiento de la misma;
considerándose que la Institución podría hacer una evaluación previa a la adjudicación.

h) Sevalorará los antecedentes de la empresa en la digitalización de material en papel,

para cuyo caso deberá ser superior a 750.000 digitalizaciones.

0) La indexación será establecida por la Institución, debiendo considerarse los

siguientes atributos básicos: número de Cédula de Identidad (con validación de dígito
verificador), número de registro de usuario (siete dígitos), número de historia clínica (seis
dígitos), apellidos, y fecha de nacimiento (Paso A)
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ANEXO I

El sistema propuesto debe tener la funcionalidad de pasar registros seleccionados con un

criterio determinado (Ej.: fecha de nacimiento menor a dd/mm/aaaa) a Base de Datos
Histórica (depuración de Base de Datos Principal o Activa, referido en Paso B).

k) Se valorará aplicaciones ya desarrolladas y operativas dándose un valor diferencial

sobre aquellas que deban ser desarrolladas. En el caso de aplicaciones ya desarrolladas se
valorará especialmente los antecedentes locales que éstas presenten; de ser necesario la
Institución solicitará la información correspondiente para evaluar la solución
desarrollada.

1) El hardware propuesto deberá tener los elementos necesarios para respaldar, en medios
magnéticos y ópticos, la información contenida en ambas bases de datos.

m) El sistema deberá permitir la digitalización de los formularios de atención médica, y otros

relacionados al usuario, como documentos complementarios y dinámicos de la historia clínica del
paciente (Paso C).

0) Deberá tener, además, la capacidad de incorporar en un futuro las funcionalidades necesarias para
el manejo de las historias clínicas en formato digital, según los estándares de comunicación, la
normativa legal vigente o que se dicte, y la integración de la aplicación al sistema de registros de usuarios
del Hospital Policial.

n) La seguridad, confidencialidad, accesibilidad y consistencia de la información en

formato digital propuesto serán características del sistema que se evaluarán con especial interés, regidas
por normas legales existentes y propias de la Institución.

o) En razón de que la cantidad de documentos a digitalizar supere a los 7•800.000

promediados, se deberá cotizar precio por cada grupo de 25.000 documentos
complementarios adicionales.

p) El hardware propuesto deberá tener la capacidad para procesar la información

almacenada, en un futuro y desde cada policlínica, con estaciones de trabajo conectadas en red (se
estiman no más de 30 puestos de trabajo).

0) La empresa proveedora deberá especificar costos estimativos y políticas de

licenciamiento de software de gestión para implementación futura referida en el punto anterior.
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ANEXO I