MANUAL DE CADENA DE CUSTODIA PARA

LA CADENA DE SUMINISTRO SCCS - RSPO

Advertencia legal: Este documentos es propiedad de XXXXXXXXXX y está protegido por las leyes de derechos de autor, sólo el
personal acreditado de la compañía tiene autorización para la utilización con fines laborales de este documento, prohibida la
reproducción total y/o parcial de su contenido salvo autorización explícita escrita por parte de la Gerencia.
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1. INTRODUCCION

La Mesa Redonda sobre Aceite de Palma Sostenible (RSPO) es una iniciativa global de múltiples
partes interesadas en los productos de la palma de aceite sostenible. Los miembros de la RSPO
y quienes participan en sus actividades provienen de contextos muy diferentes, como empresas
de plantaciones, fabricantes y comerciantes de productos de palma de aceite, ONG
medioambientales y sociales, y de los muchos países que producen o utilizan los productos de la
palma de aceite.

El objetivo principal de la RSPO es "fomentar el crecimiento y utilización del aceite de palma

sostenible mediante la cooperación dentro de la cadena de suministro y un diálogo abierto entre
las partes interesadas".

2. PRESENTACIÓN DEL MANUAL DE CADENA DE SUMINISTRO PARA LA CADENA

DE CUSTODIA.

2.1. OBJETIVO.

El Manual de cadena de custodia tiene como objeto describir cómo se le da cumplimiento a los
requerimientos relacionados con el control a lo largo de la cadena de suministro del producto de
la palma certificado RSPO, enmarcado en el Módulo E – Plantas Extractoras de ACP: Balance de
Masas.

2.2. ALCANCE

Favor diligenciar alcance.

3. PRESENTACIÓN DE LA EMPRESA.

3.1. Reseña Histórica

Favor diligenciar reseña histórica.

3.2. Plataforma Estratégica

Misión:
Visión:
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3.3. Valores Corporativos

3.4. Política General (sostenibilidad)

4. DEFINICIONES.

Aquí se definen los significados del vocabulario del estándar de cadena de suministro de la
RSPO.

 Aplicante/solicitante: operación que solicita o posee la certificación.

 Auditoría: evaluación independiente por un organismo de certificación aprobado por la

RSPO, como parte del proceso de certificación.

 Comprador: La entidad comercial que sigue en la cadena de suministros oferente (o

vendedor).

 Conocimiento de embarque: es un documento legal de embarque que le da el título

legal a los bienes, de que han sido embarcados.

 Organismo de Acreditación: La organización responsable de la evaluación y

acreditación de los organismos de certificación de la RSPO de acuerdo con la norma
ISO/IEC Guía 17021:2006 y 65, y que es miembro del Foro internacional de acreditación
(FIA) o miembro permanente de la Alianza internacional de etiquetado para la
acreditación social y ambiental (Iseal, por su sigla en inglés).

 Estación de almacenamiento: Lugar de almacenamiento provisional para el aceite de

palma.

 Plantaciones convencionales: Son plantas de beneficio y sus respectivas bases de

aprovisionamiento que no han sido certificadas por un organismo de certificación
aprobado por la RSPO.

 Aceite de palma crudo (APC): Primera etapa de un producto de la palma de aceite

producido a partir de los racimos de fruta fresca (RFF) en la planta de beneficio.

 Entrega (de un contrato): La ejecución física de un contrato, de un proveedor a su

cliente, de acuerdo con sus términos, el tiempo y el precio.

 Propietario legal: Entidad que tiene un derecho exigible o un título depropiedad que es
reconocido como tal por la Ley.
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 Productos de aceite de palma: Los productos producidos a partir de frutos

almendras de palma. Dependiendo del contexto de la frase, en este documento
“productos de la palma de aceite” también se puede referir a cáscaras, almendras de
palma, aceite de palmiste (PKO), torta de palmiste o productos derivados de los mismos,
oleínas y ácidos grasos destilados de estearina de palma (PFAD, por su sigla en inglés),
entre otros, que son derivados del fraccionamiento del aceite de palma crudo.

 Aceite de palma sostenible certificado por la RSPO (CSPO): Aceite de palma

producido por una planta de beneficio y su base de suministro que han sido exitosamente
auditados por un organismo de certificación aprobado.

 RFF: Racimo de Fruta Fresca.

 Sistema IT de la RSPO: Sistema soportado en la WEB para el rastreo por medio de la

cadena de suministro –desde la planta de beneficio hasta la refinería– del aceite de
palma certificado por la RSPO y acorde con los modelos de la cadena de suministro:
Balance de masas, Segregación y/o Identidad preservada.

 Cadena: Escenario donde diversas partes están involucradas en el comercio del

producto y toman posesión legal del producto físico, pero que en realidad no hacen la
recepción física del mismo. En este caso, los documentos relevantes para la RSPO irán
directamente desde el primer participante de la cadena (generalmente el embarcador)
hasta el comprador final, a pesar de que el pago del producto sigue la cadena completa.
El comprador final recibirá los documentos del primer participante justo antes del arribo
del barco al puerto de destino. Una vez surtido ese trámite, se convierte en el propietario
físico de los bienes y documentos.

 Proveedor (o vendedor): La entidad comercial previa en la cadena de suministros.

 El comprador o cliente: es la siguiente entidad comercial en la cadena de suministros.

 Cadena de suministros: La serie de procesos o pasos mediante los cuales las materias
primas agrícolas pasan desde el productor primario hasta el fabricante del producto final
(es decir, Sistemas de certificación de la cadena de suministros crecimiento de la palma
de aceite, beneficio del fruto, almacenamiento, transporte, refinación, manufactura del
producto final, etcétera). Los procesadores aguas abajo o los usuarios del aceite de
palma certificado por la RSPO puede declarar el uso de (o el soporte de) aceite de palma
certificado por la RSPO cuando se adhieren a los sistemas de certificación de la cadena
de suministro de la RSPO, y esto esta independientemente verificado por un organismo
de certificación aprobado.
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 Comercializador: Participante en la cadena de suministros de la RSPO del aceite de

palma certificado sostenible, que compra y vende el aceite de palma o sus derivados
presentes y/o futuros.

 Unidad de certificación: Todos los operadores que toman posesión legal y manejo
físico (incluyendo el recibo en los tanques de almacenamiento) de los productos de la
palma de aceite certificados como sostenibles por la RSPO necesitan ser certificados por
la cadena de suministro de la RSPO. Este requerimiento se aplica hasta el fabricante del
producto final, a quien incluye.

 Miembro: Una organización que es miembro de la RSPO ya sea “ordinario”, “afiliado” o

“asociado de la cadena de suministro”, que ha pagado la tarifa de la membresía anual y,
para el caso del miembro ordinario, ha presentado su reporte de progreso anual ante la
RSPO.

 Logo corporativo de la RSPO: El logo de la organización de la RSPO, como por

ejemplo las letras de la RSPO en cursiva y negrita, y de color naranja (RSPO).

 Marca comercial de la RSPO: El logo de la RSPO se envió para su correspondiente

registro de marca comercial: se trata de una palma redondeada en su parte superior
acompañada por la palabra “RSPO”.

 Etiqueta de la RSPO: Un cuadro con elementos visuales, uno de los cuales es la marca
comercial de la RSPO que es impresa o digitalizada, y que la RSPO suministra para su uso
en el producto o en las comunicaciones sobre el producto. Asimismo, las etiquetas
pueden incluir una cita (“certificado”/“mixto”) y una “declaración” acompañada por la
URL: www.rspo.info.
 Organismo de licencias de marcas: Una organización que ha sido autorizada por la
RSPO para emitir las licencias para el uso de su marca comercial.

 Módulo E – Plantas Extractoras de ACP: Balance de Masas: La certificación para

las plantas extractoras de APC es necesaria para verificar los volúmenes de RFF
certificados y no certificados que entran a la planta extractora y el volumen de ventas de
productores certificados por la RSPO. Una planta extractora puede recibir RFF de
productores no certificados, además de los de su propia base de plantaciones
certificadas. En ese escenario, la planta extractora tan solo puede declarar el volumen de
productos de la palma de aceite producidos a partir del procesamiento de RFF
certificados como MB.

 Coadyuvantes de elaboración: a) sustancias que se añaden a un alimento durante su

elaboración, pero que se eliminan de alguna manera antes del embalaje definitivo. b)
sustancias que se añaden a un alimento durante su elaboración, se convierten en
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componentes que normalmente están presentes en dicho alimento, y no aumentan de

manera significativa la cantidad de constituyentes que se encuentran de manera natural
en dicho alimento. c) sustancias que se añaden a un alimento con una finalidad técnica o
funcional durante su elaboración, pero que están presentes en el alimento elaborado en
niveles insignificantes y sin que causen efectos técnicos o funcionales en ese alimento.

5. Requerimientos Generales para la Cadena de Custodia de la Cadena de

Suministro

5.1. Aplicabilidad de los requerimientos generales para la cadena de custodia de

la cadena de suministro."

5.1.1. Los requerimientos generales para la cadena de custodia del estándar RSPO para
la cadena de suministro, son aplicables para xxxxxxx, ya que asume la propiedad
legal y manipula físicamente productos de palma de aceite sostenible certificados
por la RSPO.

5.1.2. xxxxxxx procesa y comercializa aceite certificado RSPO. Estos procesos están
controlados y cubiertos dentro del sistema de certificación de cadena de
suministro de RSPO, por el modelo E – Plantas Extractoras de ACP: Balance de
Masas.

5.1.3. xxxxxxx es miembro de la RSPO desde el XX de XX del año XX y su número de

membresía es xxxxxxx.

5.1.4. En el alcance del certificado no se tiene incluido los coadyuvantes de elaboración,

ya que no aplica en Xxxxxxx.

5.2. Modelo de la cadena de suministro.

5.2.1. Extractora XXXXXX ha establecido como modelo para la cadena de suministro Módulo
E – Plantas Extractoras de ACP: Balance de Masas; el cual permite la mezcla de
aceite de palma certificado RSPO y no certificado en cualquier etapa de la cadena de
suministro, siempre y cuando se controlen las cantidades totales del sitio, las cuales están
descritas en el flujograma XXXX, identificación de PCC XXXXX, valoración de PCC XXXXX y
cuadro de control de puntos críticos XXXXX.
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5.3. Procedimientos documentados

5.3.1 a) y E.3.1.a) xxxxxxx ha documentado procedimientos de acuerdo con los

requerimientos del Sistema General de la Cadena de Suministro, y trabaja permanentemente
en todas sus áreas para dar cumplimiento a los mismos. Ver numeral 6. Documentos de
referencia de este manual.

5.3.1. b) Los documentos, registros e informes completos y actualizados que se han

establecidos para el sistema general de la cadena de suministro, se encuentran
referenciados en el presente manual, en xxxxxxx y en el listado maestro de documentos y
registros xxxxxxx.

5.3.1. c) y E.3.1. b) xxxxxxx ha designado a xxxxxxx como el Representante de la Dirección,

con la autoridad para la implementación de estos requisitos y garantizar el cumplimiento de
todos los criterios aplicables a la organización. Ver carta de designación y perfil de cargos.

Se realizarán auditorías internas de acuerdo al Procedimiento de Auditoria Interna xxxxxxx y

al plan de auditoria xxxxxxx, con el fin de asegurar el adecuado control e implementación del
estándar de la cadena de suministro SCCS RSPO / Módulo E – Plantas Extractoras de ACP:
Balance de Masas.

E.3.2. La organización cuenta con un procedimiento documentando para la recepción y

procesamiento de RFF certificados y no certificados. Ver procedimiento XXXX

5.4. Compras y recepción de productos

5.4.1. a) xxxxxxx recibe frutas de diferentes proveedores y registra esta operación en

xxxxxxx. Ver procedimientos de xxxxxxx.
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5.4.1. b) la organización anunciara y confirmara sus operaciones en la plataforma

informática de la RSPO en el nivel de cada envío para un control por parte de la RSPO.

5.4.1. c) El departamento de compras verificará una (1) vez al año la validez de la

certificación de la cadena de suministro de los proveedores aprobados, para ello usara el
sitio WEB de la RSPO (www.rspo.org). En caso de no estar vigente la certificación del
proveedor, no se podrá realizar ninguna negociación de frutas certificadas. Ver
procedimiento de Compras xxxxxxx y Selección de Proveedores xxxxxxx.

5.4.2. La organización cuenta con un procedimiento documentado de Producto No

Conforme xxxxxxx, allí se tiene definido claramente el mecanismo para el manejo y
manipulación del mismo.

E.4.2. La organización informará inmediatamente al organismo de certificación (OC), si

tiene proyectada alguna sobreproducción de aceite certificado RSPO Módulo E – Plantas
Extractoras de ACP: Balance de Masas, para verificar y establecer el plan de acción
requerido para su procesamiento.

5.5. Subcontratación de actividades

5.5.1. Este requisito no aplica para xxxxxxx debido a que la gestión de los productos de
aceite de palma - palmiste y las instrucciones para los movimientos entre tanques es
controlada por la organización, la venta del producto es puesto en planta extractora y el
transporte de aceite crudo de palma es realizado por el cliente.

5.5.2. a) xxxxxxx es propietario legal de todos los insumos materiales y no tiene

actividades subcontratadas que puedan poner en riesgo la certificación del aceite de
palma.

5.5.2. b) y d) En caso que xxxxxxx opte por subcontratar actividades, se asegurará en

tener un contrato o acuerdo firmado con el subcontratista y se notificara al Organismo de
Certificación (OC) para su información y control en auditorias posteriores.

5.5.2. c) El organización cuenta con un sistema de control documentado con

procedimientos explícitos para el proceso de subcontratación (ver procedimiento
contratación de Servicios xxxxxxx).

5.5.3. Cuando se subcontraten actividades se solicitará al contratista la información

relacionada de sus empleados de acuerdo a lo descrito en el presente manual.
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5.5.4. En caso de subcontratar nuevas actividades que intervengan en el proceso de

producción de materiales certificados, se solicitara al contratista cumplir con los
requerimientos del estándar de cadena de suministro y se firmará un acta de compromiso
para tal fin.

5.6. Ventas y productos consignados

5.6.1. xxxxxx garantiza que todas las facturas de venta de producto certificado RSPO /
Balance de Masas (MB) incluye la siguiente información:

- El nombre y dirección del vendedor.

- El nombre y dirección del comprador
- La fecha de consigna o entrega.
- La fecha de emisión de los documentos.
- Una descripción del producto que incluya el modelo aplicable de la cadena de
suministro (identidad preservada, segregación o balance de masas, o las
abreviaturas aprobadas).
- La cantidad de los productos entregados.
- Cualquier documentación relacionada con el transporte.
- Número de certificado de la cadena de suministro.
- Un número de identificación único.

Estas facturas son emitidas a través del Sistema xxxxxxx, el cual ha sido ajustado para tal fin.

5.7. Registro de transacciones

5.7.1. y E.2.2. xxxxxx está registrada en la plataforma de información de la RSPO (eTrace) y

le han asignado 2 Usuarios con sus respectivas claves para iniciar las operaciones al
momento de recibir el certificado.

5.8. Entrenamiento

5.8.1. La organización cuenta con un plan de capacitación anual y un programa de

inducción, los cuales están sujetos a continua revisión y respaldados por los registros de las
capacitaciones e inducciones impartidas al personal que incluyen las formaciones
relacionadas a RSPO. Ver documento xxxxxxx.
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5.8.2. La organización proporciona entrenamiento adecuado al personal que realiza

actividades críticas para la implementación y mantenimiento efectivo del sistema de
certificación de la cadena de suministro. Ver procedimiento XXX y registro XXXX

5.9. Mantenimiento de Registros

5.9.1. La organización mantiene una información exacta, completa, actualizada y

accesible de los registros e informes que cubren todos los aspectos de los requerimientos
del sistema general de la cadena de suministro, y se encuentran en carpetas físicas
custodiadas por el personal responsable o en la red interna de la compañía. Ver
Procedimiento de control de documentos xxxxxxx y registro xxxxxxx, listado Maestro de
Registros xxxxxxx.

5.9.2. Los Registros e informes serán conservados en un tiempo de retención de dos (2)
años contados a partir de la certificación en cadena de custodia RSPO. Ver procedimiento
xxxxxxx.

5.9.3. - E.4.1. E.5.1. a) xxxxxx registrará y balanceará todos los recibos de aceites
certificados por la RSPO y las entregas de aceite de palma crudo y de aceite de palmiste
certificados por la RSPO, en una base (trimestral). . Ver balance de producción xxxx.

E.5.1. c) La Organización asegura que las salidas de material de balance de masas RSPO
suministrado a sus clientes, no exceden las entradas de material certificado RSPO
recibidos en XXXXX, el cual está controlado a través del sistema xxxx, de los registros
establecidos en cada etapa del proceso y en el Procedimiento de trazabilidad del Aceite
de Palma y sus derivados xxx.

XXXXX podrá consignar ventas de Balance de Masas de existencias en positivo. Los

valores positivos de las existencias de producto pueden incluir pedidos cuya entrega esté
prevista en un plazo de tres meses. Por lo tanto XXXXX podrá vender con saldos en
descubierto, es decir, que el producto se puede vender antes de que se encuentre en
existencias.

5.10. Factores de conversión

5.10.1. y E.5.1. b) La organización determina y establece sus propias tasas de

conversión en cada una de sus etapas, las cuales se basan de datos estadísticos de sus
procesos y se pueden corroborar con los registros de producción.
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5.10.2. Las tasas de conversión se comprueban mensualmente con los reportes de

producción.

5.11. Declaraciones.

5.11.1. Xxxxxxx, al momento de obtener la certificación en cadena de custodia en Balance

de Masas (MB), realizará las declaraciones respecto del uso del aceite certificado RSPO y
cumple con las normas de la RSPO para comunicaciones y declaraciones vigentes.

http://www.rspo.org/files/resource_centre/keydoc/RSPO%20Rules%20on%20Market%20Co
mmunications%20and%20Claims%20SPANISH.pdf.

5.12. Denuncias

5.12.1. La organización cuenta con un procedimiento de peticiones, quejas y

reclamos y es soportado por los registros emitidos por el mismo. Ver procedimiento
xxxxxxx.

5.13. Revisión de la Gestión

5.13.1. La organización establece que la revisiones de la gestión se hará 1 vez al año y

está documentado en el procedimiento Revisión por la Dirección xxxxxxx.

5.13.2. La revisión de la gestión contara con los siguientes elementos de entrada:

- Resultado de auditorías.
- Comentarios de los clientes.
- Rendimiento de los procesos y conformidad del producto.
- Estatus de las acciones preventivas y correctivas.
- Acciones de seguimiento de las revisiones de la gestión.
- Cambios que pudieran afectar al sistema de gestión.
- Recomendaciones para la mejora.

5.13.3 La revisión de la gestión contara con los siguientes elementos de salida:

- La mejora de la eficiencia del sistema de gestión y sus procesos.

- Necesidades de recursos.
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6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA.

 Estándar de certificación para la cadena de suministro de la RSPO, Documento

Final. Aprobado por la Junta ejecutiva de la RSPO, 25 Noviembre de 2014
 Normas de la RSPO sobre comunicaciones de mercado y declaraciones. Adoptado
por la Junta Ejecutiva de la RSPO el 30 de noviembre de 2014
 Lista maestra de documentos y registros xxxxxxx
 Procedimiento de control de documentos xxxxxxx
 Procedimiento de control de registros xxxxxxx
 Procedimiento de selección de proveedores xxxxxxx
 Plan de capacitación anual xxxxxxx
 Procedimiento de capacitación xxxxxxx
 Procedimiento de peticiones, Quejas y Reclamos xxxxxxx
 Procedimiento de Revisión por la Dirección xxxxxxx
 Base de Datos sistema de gestión
 Procedimiento de Auditoria Interna xxxxxxx
 Programa de auditoria xxxxxxx
 Procedimiento de trazabilidad xxxxxxx
 Perfiles de Cargo de Representantes de la dirección xxxxxxx
 Compra de RFF xxxxxxx

7. ANEXOS.

Anexo 1. Puntos de Control Críticos para la Cadena de Suministro RSPO.

Anexo 2. Flujograma del proceso para la cadena de Suministro.

8. CONTROL DE CAMBIOS.

CONTROL DE CAMBIOS.
Fecha Versión Descripción del cambio
XXXX 0 Primera Emisión del documento