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Administre o seu tempo, administre a sua vida!

por Alberto Alvarães*

Tenho percebido uma crescente necessidade dos profissionais, na maioria das vezes
através de suas empresas, no que se refere à administração do tempo. Aumento de
carga de trabalho, número reduzido de funcionários, pressões por resultados, mudanças
no mercado e falta de planejamento organizacional são os principais percalços, segundo
os profissionais e suas empresas, que impedem as pessoas de administrarem seus
tempos de forma eficiente e eficaz.

Diante disto, alguns ficam à espera de algum método salvador, mágico, que possa
organizar tudo, todas as tarefas do dia-a-dia, fazendo com que as coisas se resolvam em
seus tempos pré-determinados, atingindo os resultados esperados. Outros parece que se
conformam e tocam o trabalho "da melhor maneira possível". Nesta constante guerra
travada contra os ponteiros do relógio, algumas coisas não foram percebidas ou foram
esquecidas, o que vêm dificultando as pessoas na administração de suas tarefas, de seus
tempos:

Administração de tempo não é uma técnica, mas sim um comportamento - Não


existe nenhuma técnica milagrosa ou mágica ou agenda eletrônica que resolva o
problema da má administração do tempo. Administrar tempo é comportamento, é a
atitude assertiva diante de uma tarefa.

O tempo é um recurso constante no nosso dia-a-dia. O tamanho de uma hora ou de um


minuto é o mesmo, esteja você em uma reunião de trabalho ou jogando uma partida de
baralho. Os nossos dias sempre têm vinte e quatro horas e neste espaço de tempo você
tem que se dedicar, além do trabalho, ao lazer, à família, à sua saúde, ao seu
desenvolvimento, ao seu relaxamento, ao seu descanso. Portanto, nós administramos o
tempo de nossas vidas e não do trabalho. O trabalho é uma das atividades que temos
durante as nossas vinte quatro horas diárias de vida. Raramente encontraremos uma
pessoa que administra bem o tempo em seu trabalho, mas não consegue fazê-lo em sua
vida pessoal ou vice-versa. Ou você administra o seu tempo ou não administra. "Seu
tempo" significa o tempo de sua vida e não o tempo dedicado à sua empresa.

Saiba a diferença entre urgência, importância e prioridade - Um dos grandes


problemas que as pessoas percebem na administração do tempo é não saber diferenciar
estes três elementos, que são totalmente diferentes entre si. Urgência está ligado ao
tempo, ao prazo de execução e de início da tarefa. Uma tarefa pode ser mais urgente ou
menos urgente, dependendo dos prazos que ela tem. Importância é o quanto aquela
tarefa irá agregar para se atingir os nossos objetivos profissionais ou pessoais,
dependendo da tarefa. A prioridade da tarefa surge a partir da combinação de seu grau
de urgência e importância. Aí temos um dos maiores paradigmas a serem quebrados:
uma tarefa prioritária não é aquela que se deva fazer logo (isto está diretamente ligado à
urgência), nem tampouco uma coisa importante (isto está diretamente ligado à
importância).

As tarefas mais prioritárias são aquelas que não são urgentes e são importantes, as
chamadas prioridade "1". Prioridade "2" são as tarefas urgentes e importantes e a
prioridade "3" corresponde às tarefas urgentes e não importantes. Quer dizer que as
coisas mais prioritárias são aquelas que, embora importantes, não são urgentes?
Exatamente. Se partirmos do princípio (como o senso comum faz) de que uma tarefa de
prioridade "1" deve ser logo executada, estamos julgando-a simplesmente pelo critério
de urgência. Prioridade é uma combinação de urgência e importância. As tarefas que
devemos executar antes das outras são as de prioridades "2" e "3" (de alta urgência),
pois há o limite do tempo. As tarefas de prioridade "1" devem ser executadas depois,
quando a mente estiver mais livre das "tarefas incendiárias". Por isto é que a chamamos
de prioridade "1". As tarefas de prioridade "1" são aquelas importantes para nós e temos
um tempo muito mais generoso e suficiente para que possamos planejar, criar, gerar
relacionamentos, aprofundar conhecimentos e aumentar a probabilidade de sucesso. Não
seria bom se todas as nossas tarefas fossem assim no dia-a-dia? Claro que sim, por isto
que estas tarefas têm a maior prioridade em nossas vidas.

Saiba dizer "não" - Executamos muitas tarefas no nosso dia-a-dia, principalmente


aquelas que não têm urgência e nem importância, a famosa prioridade "4", que se não as
fizéssemos, não faria a mínima diferença. Mas, muitas vezes, continuamos a fazê-las por
não saber dizer "não", seja para o nosso interlocutor, seja para nós mesmos. Temos que
entender que isto só prejudica a administração de nosso tempo e temos que ter coragem
para negar estas coisas "alienantes", dizendo "não" da melhor forma possível, não
criando nenhum choque de relacionamento, mas com convicção, coerência e com a
argumentação certa.

Utilize os recursos como aliados e não como inimigos - Alguns recursos como a
agenda, a secretária eletrônica e o e-mail são ferramentas que auxiliam muito na
administração do tempo, porém se mal utilizados, eles podem ser tornar um grande
vilão. Saiba qual o melhor tipo de agenda, saiba qual a melhor forma e quando utilizar a
secretária eletrônica, saiba utilizar eficientemente o e-mail. Pense nisto e comece a
praticar logo. Isto é urgente e importante, ou seja, uma prioridade "2". Conscientize-se
disto para que você tenha logo tempo para trabalhar em coisas realmente mais
prioritárias.

*Alberto Alvarães é um dos mais renomados Consultores em Gestão de Pessoas. Especialista no


estudo de Cultura, Clima e Comportamento Organizacional, atua, nesta área, em processos,
diagnósticos e treinamentos. Professor Universitário do Centro Universitário UNIABEU.

Este texto está disponível em:


http://www.manager.com.br/reportagem/reportagem.php?id_reportagem=1777

Aceso em: 31 de ago. 2008.