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1. Portal de Clientes:
Allí se debe seleccionar la opción “Si ya tiene Clave ingrese aquí”, de inmediato
el sistema solicitará el Username (Que corresponde al Serial) y Password (Que
corresponde a la Clave asignada por Informática y Gestión S.A.).
Importante:
3. Países y Ciudades:
País Ciudad
Colombia Bogotá – Cali – Medellín- Barranquilla
Argentina Buenos Aires – La Pampa – Rio Negro
EE.UU Chicago – New York – Los Ángeles
NOTA: Cód. Dian Colombia : 169
Cód. Dian Bogotá : 11001
4. Zonas:
Ingrese a la ruta: Parametrizacion – Registro de Zonas, Repase y Complete los
datos Faltantes a su criterio:
6. Bodegas y Ubicaciones:
Bodega Ubicación
Bodega Principal – 100
Almacén Chapinero - 101
Almacén Kennedy - 102 Lote 010 – Lote 020 – Lote 030
7. Registro de Control:
Parámetro Datos
Dirección Calle 72 N. 20B-46
E-mail funda@exactsoftware.com
Ciudad Bogotá
País Colombia
Teléfono 6337150
Moneda Nacional Pesos Mcte
% Interés de Mora 2
Tipo de costeo Batch
No Maneja nómina con Decimales
Si aplica ICA en la ciudad de Bogotá
No Maneja Opciones EDI
No Maneja Múltiples Retenciones
No maneja Facturación en Bloque
No maneja Facturación Rápida
Tipo Contribuyente Régimen Común
Tipo de Persona Persona Jurídica
Maneja las siguientes actividades 5251 - Comercio al por mayor y menor de
económicas Artículos en establecimientos
9309-Otras Actividades de Servicios
No Maneja Ipoconsumo
No es Autoretenedor
No Maneja Fecha Optimista de Pago/cobro
No Maneja Fecha Pesimista de Pago/cobro
No maneja IVA Diferencial (S/N)
Maneja Datacrédito con mora de 360 días
No Manejo Cooperativas
No Administración de Tareas
No Manejo de reservas
No Maneja AIU
No Modifica Bodegas y C. Costo en Notas de Traslado
No Maneja Impuesto al Deporte
No Maneja Segunda Cantidad
No Sector Avícola
No Maneja Circular Superintendencia de Salud
No Genera documento con las cuentas de costo de materia prima
Entrega de Dotaciones 120 Días y con última Fecha 20121231
No Sincronización automática Base de Datos
No Genera números de páginas en presentación preliminar
Identificación del Servidor SERVIDOR01
SI Bloquear Clave de Admón. y usuarios
Nro. de Intentos fallidos 05
8. Actividades Económicas:
9. Monedas:
Calificación
Excelente
Bueno
Regular
No Recomendable
11.Tipos de Empresa:
12.Motivos de Devolución:
Motivos Devolución
Producto con Imperfecto
Producto Defectuoso
Demora en la Entrega
Producto Dañado
Producto en Garantía
13.Plan de Cuentas:
14.Formas de Pago:
15.Vendedores:
% Comisión x % Comisión x
Cedula Nombre Zona
Ventas Recaudo
52.086.067 Amparo Larrota Zona Norte 2 4
79.471.583 John Charles Bello Zona Chapinero 4 1
62.356.125 Yandra Torres Zona Kennedy 5 1
16.Cobradores:
Días de
Cedula Nombre Ciudad Zona
aviso
19.521.489 Oscar Mateus Bogotá 1 1
52.153.655 Eliana Vásquez Cali 4 5
79.268.693 David Suarez Cali 5 10
17.Terceros:
Línea Producto
Línea 001- Línea Oficina
Grupo 0001 - Portátiles
Tipo Línea Producto
Inventario 1435050100
Costo de Inventario 6135050100
Venta 4135050100
Devolución en Venta 4175050100
Ajuste x Inflación 1435059900
Cuenta Contrapartida 4705100100
Actividad Primaria
Concepto P. Terminado
Línea Servicios
Línea 100- Mantenimiento
Grupo 0001 - Mantenimiento de Hardware
Tipo Línea Servicio
Inventario 1428050100
Costo de Inventario 6128050100
Venta 4235950100
Devolución en Venta 4275050100
Ajuste x Inflación 1428059900
Cuenta Contrapartida 4705100100
Actividad Secundaria
Línea Consumo
Línea 200- Dotación
Grupo 0001 - Camisas
Tipo Línea Consumo
Inventario 1710200100
Costo de Inventario 5105510100
Venta 4228050100
Devolución en Venta 4275050100
Ajuste x Inflación 1710209900
Cuenta Contrapartida 4705100100
Actividad Secundaria
19.Productos:
20.Listas de Precios
Colocar los siguientes nombres a las listas y copiar los precios del producto Portátil
Toshiba Dynabook NX al Portátil HP Dv5 donde debe quedar así:
22.Documentos:
J-001 No Vencimientos 5
Cta. Retención Dcto 3 S
Cruce Remisión/Pedido.. N
Cta. Ica Anticipado 13551801
Cta. Ica Retenido 23680501
Cta. Retención IVA 13551701
Dcto 1 Dcto Comer 42503001
Dcto 3 Retefuente 13551501
Cargo 1 Fletes 51355001
Cargo 3 Iva 24080501
Generado
P-001 No Vencimientos 5
Cta. Retención Dcto 3 S
Cruce Orden Compra, N N
Entr..
IVA A Régimen 24083001
Simplificado
Cta. Ica Retenido 23680501
Cta. Retención IVA 23670501
Cta. Reteiva Beneficio 23670501
Dcto 3 Retefuente 23654001
Cargo 3 Iva 24081001
Descontable
U-001 No Vencimientos 5
Cta. Retención Dcto 3 S
Cruce Orden Compra, N N
Entr..
IVA A Régimen 24083001
Simplificado
Cta. Ica Retenido 23680501
Cta. Retención IVA 23670501
Cta. Reteiva Beneficio 23670501
Dcto 3 Retefuente 23654001
Cargo 3 Iva 24081001
Descontable
Concepto
Cuenta
Cuenta de Activo 15400501
Depreciación Acumulada 15924001
Cuenta de Gastos 51604001
Ajustes por Inflación al activo 15400599
Contrapartida Activo 47051501
Ajustes por Inflación de la Depreciación 15924099
Contrapartida de La Depreciación 47054501
Cuentas de Garantía
Concepto
Cuenta
Cuenta de Activo 15400501
Depreciación Acumulada 15924001
Cuenta de Gastos 51604001
Ajustes por Inflación al activo 15400599
Contrapartida Activo 47051501
Ajustes por Inflación de la Depreciación 15924099
Contrapartida de La Depreciación 47054501
Concepto
Cuenta
Activo y depreciación 53104001
Ajuste y Depreciación 53104001
1. La empresa ingresa uno de sus activos fijos con la siguiente información por
la siguiente Ruta: Activos Fijos – Catalogo – Apertura de Activos, Repase y
Complete los datos Faltantes a su criterio:
0100-00001 - Una camioneta marca Blazer 4X4 MEC con placas SYT-174 para el
transporte de mercancía, tiene una póliza de seguro No. 73801, por un monto de
38.000.000.00, con vencimiento de 20__/12/15. La camioneta fue comprada
20__/12/15
Concepto Datos
No Serial S174001
Veces a Depreciar 60
Ubicación Despachos
Activo Depreciable X
Concepto Datos
Código 0001
Nombre del Concepto Fletes
Cuenta 51355001
Concepto Datos
Código 0002
Nombre del Concepto Gastos Aduaneros
Cuenta 51402001
Concepto Datos
Grupo 100
Código Activo 00001
Responsable Héctor Bogoya
Centro de Costos 100
Fecha de Asignación 20__/__/20
4. Se debe realizar un cambio de un activo que no está como depreciable a
depreciable por la Ruta: Activos Fijos – Catalogo – Mantenimiento de activos
como depreciable
Concepto Datos
Código Activo Desde 0002-01002
Código Activo Hasta 0002-01002
Activo depreciable
5. Saldos Iniciales:
8. Comprobantes Diferidos:
Campo Detalle
Número Diferido 1
Descripción Seguro contra Hurto
Fecha 20__/01/15
Valor Total 25.000.000
Monto 750000
Activo X
Cuenta Débito 51953001
Nit SEGUROS BOLIVAR
C.Cto 100
Cuenta Crédito 17052001
Nit 864.524.957
C.Cto 100
9. Comprobante Prefijado:
Descripción Detalle
Cta. Inicial 11100501
Cta. Final 11100501
Mes Movimiento 01
Desea Ingresar más No
cuentas
Descripción Detalle
Cuenta 11100501
Depósitos:
Valor Reportado $ 2.000.000 R-1-1
Valor Reportado $ 2.500.000 R-1-2
Cheques:
Valor Reportado $ - 2.850.000 CH 1020
Valor Reportado $ - 3.000.000 CH 1021
Otros:
Valor Reportado $ - 45.000 CH 1022 Fecha: 20__/01/15
Valor Reportado $ - 250.000 CH 1023 Fecha: 20__/01/15
Descripción Detalle
Diferencias Si
Cta. Desde – Hasta 11100501
Mes Inicio – Fin 01
Destacado
SI y se envía el Reporte a Excel para
“ANALIZAR”
11.Comprobantes Predefinidos:
Descripción Detalle
Código 00002
Descripción INGRESO POR ARRIENDO - CONTABILIDAD
Eliminar
12. Reclasificación Centro de Costos:
Concepto Datos
Código 001
Descripción Reclasificación de C.Ctos Nomina
Cuenta 51050601
Nit Manuel Solano
C.Costo 100
Cuenta Descripción C.Cto Nit Tipo Mov Porcentaje
51050601 Sueldos 101 Manuel Solano D- Mov DB 50%
51050601 Sueldos 102 Manuel Solano D- Mov DB 50%
13.Reclasificación x Terceros:
Concepto Datos
Fecha 2012/01/31
Cuenta origen: 51056301
Traslada saldo cuenta origen a Nit x
específico:
Nit: Manuel Solano
Cuenta Destino 51056301
Traslada saldo cuenta destino a Nit x
especifico
Nit: Jairo Corzo
Comprobante: L-1
MES VALOR
ENERO 4.000.000
FEBRERO 4.000.000
MARZO 4.000.000
ABRIL 4.000.000
MAYO 4.000.000
JUNIO 4.000.000
JULIO 5.000.000
AGOSTO 5.000.000
SEPTIEMBRE 5.000.000
OCTUBRE 5.000.000
NOVIEMBRE 7.000.000
DICIEMBRE 7.000.000
TOTAL 58.000.000
Para la cuenta 4135360100 por el centro de costo 101 mensualmente con los
siguientes datos, por la Ruta: Presupuesto – Formulación Contable – Formulación
Cuentas
MES VALOR
ENERO 4.000.000
FEBRERO 4.000.000
MARZO 4.000.000
ABRIL 4.000.000
MAYO 5.000.000
JUNIO 5.000.000
JULIO 5.000.000
AGOSTO 5.000.000
SEPTIEMBRE 6.000.000
OCTUBRE 6.000.000
NOVIEMBRE 6.000.000
DICIEMBRE 6.000.000
TOTAL 60.000.000
15.Presupuesto Inventario
Concepto Datos
General – Por Cuenta General
Centro de Costo Si
Porcentaje – Valor Porcentaje
Año Anterior – Rango Meses Rango Meses
Presupuesto – Ejecutado Presupuesto
TALLER
1. Proceso de Compras:
Campo Datos
Fecha: 20__/01/05
Nit: Almacén Mil Éxitos
Forma de Pago Crédito 30 Días
Centro de Costo: 100
Fecha Entrega: 20__/01/10
Producto Cent. Costo Bodega Cant Valor. Unit
Porc.
Desc
Portátil Toshiba 100 100 2 Uni $900.000 5%
Dynabook NX
Portátil HP Dv5 100 100 2 Uni $1.000.000
Premium
Campo Datos
Fecha: 20__/01/08
Nit: Almacén Mil Éxitos
Vendedor 100
Centro de Costo: 100
Fecha Entrega: 20__/01/10
Producto Cent. Bodega Cant
Costo
Portátil Toshiba Dynabook NX 100 100 1 Uni
Portátil HP Dv5 Premium 100 100 2 Uni
Campo Datos
Fecha: 20__/01/09
Nit: Almacén Mil Éxitos
Vendedor 0001
Centro de Costo: 100
Fecha Entrega: 20__/01/10
Producto Cent. Bodega Cant
Costo
Portátil Toshiba Dynabook NX 100 100 1 Uni
Campo Datos
Fecha: 20__/01/15
Nit: Almacén Mil Éxitos
Fra. Nro. 001 – 962356
Centro de Costo: 100
Fecha: 20__/01/09
Forma de Pago: Proveedores Nacionales – 22050501 En 2 Cuotas
Fecha de Vencimiento: 20__/02/15 y 20__/03/15
Producto Cent. Bodega Cant Valor.
Costo Unit Porc. Porc. Porc.
Desc Ret. IVA.
Portátil 100 100 2 Uni $900.000 5% 3.5% 16%
Toshiba
Dynabook
NX
Portátil 100 100 2 Uni $1.000.000 3.5% 16%
HP Dv5
Premium
4. El producto Portátil HP Dv5 Premium salió defectuoso por lo que fue necesario
realizar una Devolución en Compras por la siguiente Ruta: Documentos-
Devolución de Compras (U), con la siguiente información:
Campo Datos
Fecha: 20__/01/22
Nit: Almacén Mil Éxitos
Fra. Nro. 001 – 962356
Centro de Costo: 100
Fecha: 20__/01/18
Forma de Pago: Proveedores Nacionales – 22050501 En 2 Cuotas
Fecha de Vencimiento: 20__/02/15 y 20__/03/15
Producto Cent. Bodega Cant Valor. Unit
Costo Porc. Porc. Porc.
Desc Ret. IVA.
Portátil HP Dv5 100 100 1 Uni $1.000.000 3.5% 16%
Premium
Campo Datos
Fecha: 20__/02/20
Cuenta: 1110050100
Centro de Costo: 0001
Cheque: 1115
Nit: Almacén Mil Éxitos
Fra. No 962356
Campo Datos
Fecha: 20__/02/25
Nit: Jairo Corzo
Fra. Nro. 001 – 001122
Centro de Costo: 100
Fecha: 20__/02/25
Forma de Pago: Honorarios – 2335250100 En 1 Cuotas
Fecha de Vencimiento: 20__/03/25
Cuenta Detalle C.Costo D/C Valor. Unit
Porc. Ret.
7. El Proveedor Prueba S.A.S nos indica que para poder hacer envió de la
mercancía es necesario que se le haga un ANTICIPO del 50%, por lo que se
debe realizar un Egreso por la Ruta: Documentos – Comprobante Egreso
Campo Datos
Fecha: 20__/02/20
Cuenta: 1110050100
Centro de Costo: 100
Cheque: 1115
Nit: Proveedor Prueba S.A.S
Tipo O- 13300501
Valor $ 2.000.000
Campo Datos
Fecha: 20__/02/05
Nit: Proveedor Prueba S.A.S
Fra. Nro. 001 – 12345
Centro de Costo: 100
Fecha: 20__/02/05
Forma de Pago: Proveedores Nacionales – 22050501 En 1 Cuotas
Fecha de Vencimiento: 20__/03/05
Cent. Valor.
Producto Bodega Cant Porc. Porc. Porc.
Costo Unit Desc Ret. IVA.
Portátil 100 100 5 Uni $900.000 5% 3.5% 16%
Toshiba
Dynabook
NX
Campo Datos
Fecha: 20__/01/05
Nit: Informática y Gestión S.A.
Forma de Pago Crédito 45 Días
Vendedor 002
Centro de Costo: 100
Fecha Entrega: 20__/01/10
Campo Datos
Fecha: 20__/01/07
Nit: Informática y Gestión S.A.
Forma de Pago Crédito 45 Días
Vendedor 002
Centro de Costo: 100
Fecha Entrega: 20__/01/10
Producto Cent. Costo Bodega Cant Valor. Unit
Porc.
Desc
Portátil HP Dv5 100 100 8 Uni $1.200.000 5%
Premium
Fecha: 20__/01/08
Nit: Informática y Gestión S.A.
Vendedor 002
Centro de Costo: 100
Fecha Entrega: 20__/01/08
Producto Cent. Bodega Cant
Costo
Campo Datos
Fecha: 20__/01/05
Nit: Informática y Gestión S.A.
Forma de Pago Crédito 45 Días
Vendedor 002
Centro de Costo: 100
Fecha Entrega: 20__/01/10
Campo Datos
Fecha: 20__/01/05
Nit: Informática y Gestión S.A.
Forma de Pago Crédito 45 Días
Vendedor 002
Centro de Costo: 100
Fecha Entrega: 20__/01/10
Producto Cent. Costo Bodega Cant Valor. Unit
Porc.
Desc
Portátil HP Dv5 100 100 2 Uni $1.200.000 5%
Premium
Forma de Pago: Clientes Nacionales – 13050501 En 2 Cuotas
Fecha de Vencimiento: 20__/03/05
20__/04/05
7. Se le informa al Cliente Informática y Gestión S.A que para poder hacer envió
de la mercancía es necesario que nos realice un ANTICIPO del 50% para realizar
el despacho de la mercancía, por lo que se debe registrar por un Recibo de Caja
por la Ruta: Documentos – Recibo de Caja
Campo Datos
Fecha: 20__/02/22
Cuenta: 11050501
Centro de Costo: 100
Nit: Informática y Gestión S.A
Tipo O- 28050501
Valor $ 2.000.000
Campo Datos
Fecha: 20__/02/05
Nit: Informática y Gestión S.A.
Forma de Pago Crédito 30 Días
Vendedor 002
Centro de Costo: 100
Fecha Entrega: 20__/02/05
Campo Datos
Informe Ruta
3. Administración de Tareas:
Campo Datos
4. Envió de Notificaciones:
Campo Datos
5. Menú Favoritos:
Recuerde: Esta funcionalidad se utiliza para dejar allí opciones del menú
frecuentemente utilizadas, o para facilitar el acceso a opciones de menú de algunos
usuarios
6. Calendario Tributario
Se define una parte del Calendario tributario por la Ruta: Contabilidad – Calendario
Tributario – Diseño (Impuesto Sobre las Ventas)
Concepto Datos
Línea 1
Digito Del 1 al 2
Bimestre Ene-Feb. 10 Febrero
Bimestre Mar - Abr. 11 Abril
Bimestre May - Jun. 12 Junio
Bimestre Jul. - Ago. 15 Agosto
Bimestre Sep. - Oct. 11 Octubre
Bimestre Nov. -Dic. 14 Diciembre
Concepto Datos
Id ADMON2
Admón. X
Nombre Administrador 2
Clave 2222
USUARIO:
Concepto Datos
Id AUX1
Admón. NO
Nombre Auxiliar Prueba
Clave 1234
Fecha Expiración 9999/99/99
Días de Aviso 2
Longitud Mínima 4
Días Prolongación 1
Obliga cambo en el Ingreso X
Otros Parámetros Se marcan o No según Su
criterio
8. Mantenimiento de Terceros:
Concepto Datos
Nit Actual 830.098.654
Nit Nuevo 830.098.456
Desea Mantener el Nit Actual X
Año Desde 201__
Esta Seguro X
9. Bloqueo de Fecha:
Luego de tener Auditado hasta el mes de Noviembre del año 201__. El contador
decide bloquear la Fecha por la Ruta: Parametrizacion – Bloqueo de Fecha
Concepto Datos
Bloquear AAAA/MM/DD 201__/11/30
10.Recuperación:
11.Cierre Parcial
Se realiza un Cierre parcial para crear archivos de información para el siguiente año
por la Ruta: Administración – Procesos – Procesos Administrativos – Cierre Anual
Concepto Datos
Año Cierre 201__
Quiere Correr Comprobante de Cierre contable No
Continua el Proceso de Cierre SI
Cuentas a pasar Todas
12.Cierre Definitivo
Concepto Datos
Año Cierre 201__
Quiere Correr Comprobante de Cierre SI
contable
Cerrar Ctas Terceros SI
Comprobante L- Cierre
Ctas a Cerrar 13551501 – 13551701 – 23654001 –
23670501 - 24080501
Nit Cruce DIAN
C.Costo 100
Cerrar C. Costo No
Actualización Correcta Si
Escoger Otra Cuenta Si ( Esto se debe hacer con Cada Cta. de
Impuesto
Cerrar Ctas Resultado SI
Maneja C.Ctos en la Cta. Utilidad NO
Comprobante Cierre L- Cierre
Cta. Utilidad Escoja Perdida o Ganancia – 36050501
Nit Cruce Empresa de Capacitación
C.Costo 100
Bodega 100
Actualización Correcta Si
Continua el Proceso de Cierre SI
Cuentas a pasar Todas
Después del cierre generaremos informes que nos permitan verificar la efectividad
del cierre: El Balance de Comprobación para verificar que las cuentas de resultado
estén en ceros.
13.Copia de Seguridad: