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PTRF

PROGRAMA DE TRANSFERÊNCIA
DE RECURSOS FINANCEIROS

ECONTRO FORMATIVO
PRESTAÇÃO DE CONTAS
APRESENTAÇÃO

A Associação de Pais e Mestres – APM e a Associação de Pais, Mestres, Servidores,


Usuários e Amigos do CEU – APMSUAC, pessoas jurídicas de direito privado,
constituídas por tempo de duração indeterminado, sem fins lucrativos, são
responsáveis pela execução das verbas disponibilizadas às Unidades Educacionais.

Essa responsabilidade implica em uma série de práticas técnicas e administrativas para


a Unidade Educacional e para os Técnicos das Diretorias Regionais de educação, que
por sua vez, são responsáveis pelo acompanhamento e conferência das prestações de
contas das APMs e APMSUACs.

Com o propósito de contribuir para o desenvolvimento e aprimoramento do trabalho


dos técnicos das DREs com relação à conferência da prestação de contas das
unidades educacionais e a apresentação da prestação de contas para a SME,
elaboramos este material, sem a pretensão de esgotar todos os assuntos, mas
desejando colaborar para a eficiência do trabalho e fornecer um suporte às práticas já
em andamento nas DREs.

Nossos agradecimentos a todos.

São Paulo,12 de junho de 2017

1
INTRODUÇÃO

O que é o PTRF?

O PTRF - Programa de Transferência de Recursos Financeiros - é um programa criado


pela Secretaria Municipal de Educação do Município de São Paulo, através da Lei
13.991 de 10 de junho de 2005, com o objetivo de garantir maior autonomia às
Unidades Educacionais, por meio da transferência de recursos consignados no
orçamento municipal, às Associações de Pais e Mestres – APMs.
Seu objetivo é contribuir supletivamente para garantia do funcionamento das Unidades
Educacionais, devendo os recursos transferidos serem aplicados na aquisição de
material de consumo e permanente, na manutenção das instalações físicas, na
contratação de serviços, no desenvolvimento das atividades educacionais e na
implementação do Projeto Pedagógico, visando à melhoria das instituições de ensino.
(Manual de Procedimentos do PTRF/2008).
O PTRF foi estendido às APMSUACs no ano de 2015 através do Decreto Municipal nº
56.343.

2
LEGISLAÇÃO

Específica do programa:
 Lei nº. 13.991, de 10 de junho de 2005 – Cria o PTRF;
 Decreto nº. 46.230, de 23 de agosto de 2005 – Regulamenta a Lei
13.991/2005;
 Decreto nº. 47.837, de 31 de outubro de 2006 - Confere nova redação ao
“caput” do artigo 2º do Decreto nº 46.230, de 23 de agosto de 2005, que
regulamenta a Lei nº 13.991, de 10 de junho de 2005;
 Portaria SME 4.554 de 11 de novembro de 2008 - Estabelece procedimentos
para transferência e prestação de contas dos recursos destinados à execução
do PTRF;
 Portaria SME 2.251 de 03 de abril de 2009 – Estabelece a Inclusão de escolas
novas;
 Decreto nº 56.343/2015 – Estende o PTRF para os CEUs
 Portaria SME 7.464 de 03/12/2015 – Estabelece procedimentos para adesão ao
programa São Paulo Integral;
 Portaria SME 5.956 de 26/08/2016 – Reorganiza o Programa São Paulo
Integral
 Portaria SME 4.128 de 05 de maio de 2017 - Portaria anual, DOC de
06/05/2017.
Outras:
 Decreto nº 53.177/2012 – Lei da Ficha Limpa;
 Lei 8.666/1993 – Institui normas para licitação e contratos da administração
Pública;
 Lei 13.278/2002 – dispõe sobre normas específicas em matéria de licitação e
contratos administrativos no âmbito do Município de São Paulo;
 Portaria 448/2002 – Divulga o detalhamento das naturezas de despesas;
 Portaria SF nº 262 de 02 de dezembro de 2015 – Estabelece normas
complementares e de procedimento quanto ao registro e controle de bens
móveis.

3
HABILITAÇÃO
A cada ano a APM/APMSUAC deve seguir os procedimentos estabelecidos pela
legislação do PTRF para se habilitar ao programa, ficando assim apta para o
recebimento da verba. No mês de janeiro a DRE deve solicitar às APMs/APMSUACs
que encaminhem até o dia 31 os documentos necessários à atualização e
comprovação de sua regularidade, conforme o Anexo I da Portaria nº 4.554/2008:
a) Ofício de encaminhamento da APM à DRE solicitando a habilitação;
b) Ficha Cadastro da APM e do Presidente da Diretoria Executiva - Modelo I;
c) Cópia do cartão atualizado do Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica – CNPJ;
d) Cópia, registrada em cartório, do Estatuto da APM;
e) Cópia, registrada em cartório, da Ata da Assembleia Geral que elegeu a Diretoria
Executiva e o Conselho Fiscal;
f) Cópia do CPF e RG do Presidente da Diretoria Executiva da APM;
g) Cópia do recibo de entrega da:
 Declaração de Isenção de Imposto de Renda Pessoa Jurídica - DIPJ;
(substituída pela ECF)
 Relação Anual de Informações Sociais - RAIS negativa;
 Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais - DCTF;
 Declaração do Imposto Retido na Fonte - DIRF;
 Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço e
Informações à Previdência Social - GFIP;
h) cópia do comprovante de pagamento da Taxa de Fiscalização do Estabelecimento –
TFE.
i) Declaração preenchida nos termos do artigo 3º do Decreto nº 53.177, de 04 de junho
de 2012, (Lei da Ficha Limpa), do Presidente da Diretoria Executiva da
APM/APMSUAC.
As declarações mencionadas no item “g” e o comprovante de pagamento do item “h”
são obrigações contábeis, fiscais e tributárias às quais as APMs/APMSUACs estão
sujeitas por serem pessoas jurídicas. É fundamental que estas obrigações sejam
cumpridas nos prazos da legislação em vigor, devendo a DRE ter conhecimento
desses prazos para que possa acompanhar a regularidade das associações, além de
acompanhar as atualizações de acordo com a legislação específica.

4
DECLARAÇÃO DEFINIÇÃO PRAZOS

RAIS Toda empresa fornece ao O prazo legal de entrega da


Relação Ministério do Trabalho e RAIS ano-base 2016 iniciou-
Anual de Emprego, por meio da RAIS, as se em 17/01/17 e encerrou-
Informações informações referentes a cada se em 17/03/17,
Sociais um de seus empregados. Como conforme Portaria nº. 1464,
a APM não possui empregados, de 30 de Dezembro de 2016,
ela declara a RAIS Negativa. publicada no Diário Oficial
em 2 de Janeiro de 2017.
Fonte:
http://www.rais.gov.br/sitio/index.jsf
acesso em 12/05/2017 às 11h04

ECF A ECF (que substituiu a DIPJ, a O prazo de entrega foi fixado


Escrituração partir do ano-calendário 2014), é pelo art. 3º da Instrução
Normativa RFB nº
Contábil Fiscal a obrigação acessória onde são
1.422/2013, previsto para o
informadas as operações que último dia útil do mês de julho
compõem a base de cálculo e o do ano posterior ao do
período da escrituração no
valor apurado de IRPJ (Imposto
ambiente do Sistema Público
de Renda Pessoa Jurídica) e de de Escrituração Digital
CSLL (Contribuição Social sobre (SPED).
o Lucro Líquido).
Fontes:
https://www.sitecontabil.com.br/noticias/
artigo.php?id=694
Acesso 12/05/2017 às 14h58
http://sped.rfb.gov.br/pagina/show/1285
Acesso 12/05/2017 às 14h48

5
DECLARAÇÃO DEFINIÇÃO PRAZOS

DIRF DIRF é a declaração feita pela O prazo de entrega da DIRF


Declaração de fonte pagadora (APM), com o 2017, relativa ao ano-
Imposto de objetivo de informar à Secretaria calendário de 2016,
Renda Retido na da Receita Federal, o valor do encerrou-se às 23h59min59s
Fonte imposto de renda retido na fonte. (vinte e três horas, cinquenta
A APM/APMSUAC que não teve e nove minutos e cinquenta e
nenhuma retenção do imposto de nove segundos), horário de
renda no ano calendário anterior Brasília, do dia 27 de
deve apresentar declaração de fevereiro de 2017.
“nenhuma ocorrência”. Instrução Normativa RFB nº
Fonte: 1.671, de 22 de novembro de
https://idg.receita.fazenda.gov.br/orienta
2016, art. 9º, caput, com
cao/tributaria
redação alterada pela

Acesso em 12.05.2017 às 16:04 Instrução Normativa RFB nº


1.686, de 26 de janeiro de
2017.

DCTF É a declaração feita quando há As regras e prazos para


Declaração de retenção do IRRF, PIS, COFINS apresentação desta
Débitos e e CSLL. Deve ser apresentada declaração constam da
Créditos pelas pessoas jurídicas de direito Instrução Normativa RFB nº
Tributários privado em geral, inclusive as 1708, de 22 de maio de 2017
Federais equiparadas, as imunes e as
isentas.
Fonte:
http://idg.receita.fazenda.gov.br/orie
ntacao/tributaria
Acesso em 29.5.17 às 13h26

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DECLARAÇÃO DEFINIÇÃO PRAZOS

GFIP A lei nº 9.528/97 introduziu a A GFIP deverá ser entregue


Guia de obrigatoriedade de apresentação até o dia 7 do mês seguinte
Recolhimento da GFIP. Desde a competência àquele em que tenha
Do FGTS e janeiro de 1999, todas as ocorrido o fato gerador de
Informações pessoas físicas ou jurídicas contribuição à Previdência
à Previdência sujeitas ao recolhimento do Social, (contratação de
Social FGTS, conforme a lei nº prestador de serviço pessoa
8.036/90 e legislação posterior, física ou de cooperativa).
bem como às contribuições e/ou Inexistindo recolhimento ao
informações à Previdência FGTS e informações à
Social, conforme as leis nº Previdência Social, o
8.212/91 e 8.213/91 e legislação contribuinte deve transmitir
posterior, estão obrigadas ao um arquivo com indicativo de
cumprimento desta obrigação. ausência de fato gerador
Fonte: https://idg.receita.fazenda.gov.br (sem movimento).
Acesso em 19/05/2017 às 10h42

TFE Instituída pela Lei nº 13.447 de Deve ser paga com a verba
Taxa de 30 de dezembro de 2002. de custeio e a DAMSP
Fiscalização De acordo com o item II do seu juntada à prestação de
de artigo 2º, considera contas do PTRF no mês de
Estabelecimentos estabelecimento, o local, público julho de cada ano.
ou privado, edificado ou não,
próprio ou de terceiro, onde são Fonte:
http://ww2.prefeitura.sp.gov.br/arqui
exercidas, de modo permanente
vos/secretarias/financas/legislacao/
ou temporário, as atividades
Lei-13477-2002.pdf
desenvolvidas por entidades, Acesso em 19/05/2017 às 11h44
sociedades ou associações civis,
desportivas, culturais ou
religiosas.

7
AUTUAÇÃO DO PROCESSO ADMINISTRATIVO E DE PAGAMENTO

Ainda no mês de janeiro, as DREs devem autuar e instruir o processo anual do PTRF,
(um para cada APM), contendo:
1) Solicitação/autorização para autuação do processo;
2) Requerimento de autuação de processo (SIMPROC);
3) Cópia da Portaria Anual de Repasse do PTRF;
4) Documentos de cadastramento/habilitação e regularidade da APM.
Paralelamente, os seguintes procedimentos devem ser adotados:
 Publicação do Despacho de autorização para a lavratura do Termo de
Compromisso, emitido pelo Titular da Unidade Orçamentária, conforme o Anexo
I da Portaria SME nº 4.554/2008, inciso II, item 4;
 Disponibilização da minuta do Termo de Compromisso às unidades para que
Lavrem o Termo de Compromisso a ser assinado pelo Diretor Regional de
Educação, pelo presidente da Diretoria Executiva da APM, por um membro do
Conselho Fiscal, um representante da unidade beneficiária e por duas
testemunhas, conforme o Anexo I da Portaria 4.554/2008, inciso II, item 5;
 Publicação no DOC do Extrato do Termo de Compromisso, conforme o Anexo I
da Portaria 4.554/2008, inciso II, item 5.1.
 Despacho de Autorização para emissão das notas de empenho e liquidação
assinado pelo Diretor Regional;
 Publicação no DOC da Autorização para emissão das notas de empenho e
liquidação.
 No sistema SOF devem ser processadas as notas para pagamento do repasse
às unidades, (desde que a prestação de contas esteja aprovada).

I m p o r t a n t e: Para liberação do pagamento é imprescindível que a prestação de contas da


APM/APMSUAC do período
Estes documentos anterior
devem seresteja aprovada
juntados e que a sua situação
ao processo, seguindo fiscal esteja regular.
a ordem cronológica e
Decreto 46.230/2005
incluindo-se - Art. 5º, parágrafo
o Requerimento de2º:solicitação
A parcela de de
recursos subsequente
pagamento da somente será liberada
APM, uma cópia da
após comprovação
Portaria da boa e regular
da Comissão aplicação
Específica da parcela
do PTRF anteriormente
e uma cópia darecebida, na forma da legislação
ata de prioridades do Plano
aplicável,
Anual de atestada pela Secretaria
Atividades – PAA,Municipal de Educação, sem prejuízo dos procedimentos de
como segue:
fiscalização realizados periodicamente pelos órgãos competentes.

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Estes documentos devem ser juntados ao processo, seguindo a ordem cronológica e
incluindo-se entre eles o Requerimento de solicitação de pagamento da APM, uma
cópia da Portaria da Comissão Específica do PTRF e uma cópia da ata de prioridades
do Plano Anual de Atividades – PAA, como segue:
1) Despacho de autorização para lavratura do termo de Compromisso;
2) Minuta do Termo de Compromisso;
3) Cópia da publicação da autorização para lavratura do termo de Compromisso;
4) Cópia da publicação no DOC do Extrato do Termo de Compromisso;
5) Despacho de Autorização de empenho;
6) Cópia da publicação no DOC da autorização para emissão das notas de
empenho
7) Nota da Reserva;
8) Termo de Compromisso;
9) Contratação do SOF;
10) Requerimento de solicitação de pagamento, encaminhado pela APM;
11) Anexo VI;
12) Nota de empenho;
13) Nota de liquidação
14) Cópia da publicação da Comissão Específica do PTRF;
15) Cópia da ata de prioridades do PAA.

A seguir, os documentos da prestação de contas da unidade devem ser juntados ao


processo, seguidos do Despacho de aprovação e da cópia da publicação no DOC da
aprovação da prestação de contas da unidade.
No decorrer do ano, todos os documentos que forem apresentados pela
APM/APMSUAC, devem ser juntados ao processo, cronologicamente.

I m p o r t a n t e: Sempre que houver mudança na Associação, (dos membros, do endereço, do


nome, etc.) os documentos gerados devem ser anexados ao processo; quando mudar o
Presidente da Diretoria Executiva, os documentos pessoais, (RG e CPF), o Modelo I, a Ficha
Limpa e o Termo de aditamento ao Termo de Compromisso, deverão ser anexados.

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CADASTRASMENTO

Procedimentos (da U.E.) para o cadastramento de Escola Nova

A Portaria 2.251/2009 estabelece a inclusão das Associações das Unidades


Educacionais recém-criadas no Programa de Transferência de Recursos Financeiros.
Conforme a Portaria, as escolas criadas após a data limite para participação no Censo
Escolar/INEP/MEC de cada ano, podem se cadastrar no PTRF, devendo para isso
primeiramente fundar a Associação.
Procedimentos para Fundação das Associações

A Direção da Unidade elabora, afixa e divulga junto à comunidade, o Edital de


Convocação para uma Assembleia Geral Extraordinária (AGE), que tratará da
Fundação da Associação e eleição de seus membros.
A divulgação do Edital deverá ocorrer, no mínimo, com dez dias de antecedência da
data marcada para a realização da Assembleia Geral.

A Assembleia Geral será lavrada em Ata de Fundação /Eleição /Aprovação do Estatuto


registrando-se o Termo de Posse dos Eleitos, acompanhado das assinaturas dos
participantes em Lista de Presenças.

Após a Assembleia, o Presidente da Diretoria Executiva encaminha ofício ao Diretor


Regional de Educação, solicitando a aprovação do Estatuto e anexando também todos
os documentos da Fundação da Associação.

Atenção: o Estatuto deverá estar:


• de acordo com a Portaria específica;
• assinado pelos Presidentes da AGE e o eleito (com reconhecimento de firmas das
duas assinaturas), pelos Secretários da AGE e pelo eleito e ainda por um advogado
mencionando-se nome completo e número de inscrição na Ordem dos Advogados do
Brasil – OAB;
• datado conforme dia da Fundação da Associação (data da AGE).
Aprovada a documentação, a Diretoria Regional publica o Despacho Aprobatório do
Estatuto da Associação no Diário Oficial.

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A seguir, o Presidente da Diretoria Executiva encaminha ao Cartório de Registro Civil
de Pessoas Jurídicas, os documentos analisados e aprovados, juntando a publicação
do Despacho Aprobatório do estatuto (duas vias originais ou uma via original e uma
cópia reprográfica autenticada em cartório) e o Requerimento ao Escrivão do Cartório,
solicitando o registro da Associação.

Outras Providências:
1. Inscrição no Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica (CNPJ).
Acessando-se o site da Receita Federal www.receita.fazenda.gov.br, na página inicial,
menu Orientações – Tributária – Cadastros – CNPJ-Cadastro Nacional da Pessoa
Jurídica, pode-se obter orientações para a inscrição.

Dados da APM/APMSUAC para a Ficha Cadastral da Pessoa Jurídica - FCPJ:


• Razão Social: nome da Associação e não o da Unidade;
• Código da Natureza Jurídica: 399-9 (Outras Formas de Associação);
• Atividade Econômica Principal: 94995/00 (Outras Atividades Associativas, não
especificadas anteriormente);
• Atividade Econômica Secundária: não preencher;
• Tipo de Unidade: Unidade Auxiliar / Sede;
• Qualificação do Responsável: 16 (Presidente).

I m p o r t a n t e: Atualmente é possível obter o CNPJ junto com o registro da APM. Veja as


informações e orientações no site www.cdtsp.com.br

2. Providenciar a Certificação digital.

3. Providenciar a Inscrição da Associação no Cadastro de Contribuinte


Mobiliário - CCM, conforme orientações contidas no site da Prefeitura do Município
de São Paulo: www.prefeitura.sp.gov.br, Secretaria de Finanças / inscrições on-line.

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Procedimentos (da DRE) para o Cadastramento de escola nova

Tão logo a escola finalize os procedimentos de fundação da associação descritos


acima, a DRE deve solicitar:
a) Ofício de encaminhamento de documentos da APM/APMSUAC à DRE solicitando o
cadastramento no PTRF;
b) Ficha Cadastro da APM/APMSUAC e do Presidente da Diretoria Executiva - Modelo
I;
c) Cópia do cartão atualizado do Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica – CNPJ;
d) Cópia, registrada em cartório, do Estatuto da APM/APMSUAC;
e) Cópia, registrada em cartório, da Ata da Assembleia Geral que elegeu a Diretoria
Executiva e o Conselho Fiscal;
f) Cópia do CPF e RG do Presidente da Diretoria Executiva da APM/APMSUAC;
g) Declaração preenchida nos termos do artigo 3º do Decreto nº 53.177, de 04 de junho
de 2012, (Ficha Limpa), do Presidente da D.E. da APM/APMSUAC;
h) Termo de Abertura de Conta no Banco do Brasil.
Em seguida:
 Autuar o processo anual do PTRF;
 Providenciar a publicação do Despacho de autorização para a lavratura do
Termo de Compromisso;
 Publicar no DOC o Extrato do Termo de Compromisso;
 Cadastrar a nova APM no SOF.
 Enviar Memorando para a SME, solicitando a inclusão da escola no PTRF,
acompanhado de:
1. Relatório do EOL;
2. Cópia da publicação do extrato do Termo de Compromisso.

I m p o r t a n t e: No mesmo dia em que for assinado o Termo de Compromisso, deve ser


impresso o relatório do EOL, contendo o número de alunos matriculados neste dia. Este
relatório deve ser assinado pelo Diretor da Unidade e pelo Diretor Regional de educação.

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Utilização dos recursos

Os recursos recebidos devem ser executados de acordo com a legislação e com o


plano anual de atividades da APM e não podem ser utilizados para:
• Aquisição de livros didáticos e de literatura que compõem os acervos distribuídos;
• Contratação serviços de servidores da administração pública federal, estadual,
distrital ou municipal;
• pagamento de pessoal com ou sem vínculo empregatício;
• Aquisição de gêneros alimentícios em geral;
• Aquisição de uniforme escolar, por tratar-se de benefício individual;
• aquisições via internet;
• Festividades, comemorações, coquetéis, recepções, flores, prêmios, presentes etc;
• Pagamento de serviço de água, energia elétrica, telefone e outras concessionárias;
• Pagamento de combustíveis, materiais para manutenção de veículos e transportes
para desenvolvimento de ações administrativas;
• Pagamento de passagens e diárias, inscrição, transporte, alimentação e hospedagem
de participantes em cursos, congressos, seminários etc.;
• Realização de reformas de grande porte e ampliação de áreas construídas;
• Despesas de qualquer espécie que caracterizem auxílio assistencial ou individual.
• Despesas com encargos por devolução de cheque, saldo negativo e outras despesas
excedentes, referentes à manutenção da conta;
• Pagamentos de tributos federais, estaduais e municipais que incidam sobre serviços
contratados com outros recursos que não os do Programa;
• Pagamento de multas decorrentes de tributos recolhidos com atraso e da não entrega
nos prazos estabelecidos, das declarações obrigatórias;
• aquisições de bens com normatização específica da PMSP, como ocorre com
equipamentos de informática.

Ver pág. 27 do Manual de Procedimentos do PTRF

13
PRESTAÇÃO DE CONTAS

Para a conferência da prestação de contas é importante observar se todos os


documentos foram entregues pela U.E. São eles:

a) Ofício - Devidamente assinado e numerado, constando os documentos que


estão sendo entregues na prestação de contas;
b) Extratos da conta corrente e da aplicação completos, desde o 1º dia do repasse
até o 1º dia posterior ao final do repasse;
c) Cópias das notas fiscais com todos os “complementos”: autenticidade da
DANFE e carta de correção, (se houver), para as notas de venda e Ficha FDC,
declarações de isenção de impostos e/ou guias pagas;
d) Orçamentos – um para cada nota;
e) Planilhas: Modelos I, II, III, IV e V, (os modelos III e V são necessários somente
se tiver adquirido bens);
f) Solicitação do próximo repasse;
g) Cópia da ata de prioridades do Plano Anual de Atividades;
h) Ata, lista de assinaturas da ata e Parecer do Conselho Fiscal;
i) Arquivo da prestação de contas em CD ou Pen Drive.

Documentos fiscais

As notas válidas para venda são: DANFE, Modelo 2 e CUPOM FISCAL,(desde que
contenha o CNPJ e a Razão Social da APM). Dê preferência à DANFE, pois a maioria
dos estabelecimentos já está obrigada à emissão da DANFE, que é a nota fiscal
eletrônica de venda. As notas Modelo 1 e 1A, foram substituídas pela nota fiscal
eletrônica, portanto, se aceitas, devem ser acompanhadas da informação do
SINTEGRA, indicando que o estabelecimento não está obrigado a emitir nota
eletrônica.
Para serviços só podem ser aceitas notas fiscais eletrônicas de serviço.
De acordo com a Instrução Normativa SF/SUREM Nº 06, de 22 de junho de 2011 e a
Instrução Normativa SF/SUREM Nº 10, de 10 de agosto de 2011 “A emissão de Nota
Fiscal de Serviços Eletrônica – NFS-e é obrigatória para todos os prestadores dos
serviços, independentemente da receita bruta de serviços...”.
A mesma norma informa ser opcional para o MEI e o profissional autônomo.
14
Nota fiscal de venda - DANFE

A DANFE deve ser emitida em nome da APM, com CNPJ da APM e vir acompanhada
da folha de Autorização de uso, (autenticidade da DANFE).

NATUREZA DA OPERAÇÃO PROTOCOLO DE AUTORIZAÇÃO DE USO

VENDA A VISTA 0000000000000000000000000


INSCRIÇÃO ESTADUAL INSCRIÇÃO ESTADUAL DO SUBST. TRIBUT. CNPJ

0000000000000000000000000 00.000.000/0001-00
DESTINATÁRIO/REMETENTE
NOME/ RAZÃO SOCIAL CNPJ/CPF DATA DA EMISSÃO

APM da EMEI (EMEF, CEI)................................................ CNPJ da APM A mesma do cheque

15
A DANFE deve estar legível para possibilitar a verificação dos itens adquiridos; caso
não esteja, é possível imprimir uma nova via da DANFE no site:
https://www.danfeonline.com.br/
É importante conferir, pois a APM só pode adquirir aquilo que está priorizado na ata do
Plano Anual de Atividades, (bem como nas atas de retificação do plano) e de acordo
com os objetivos do PTRF – legislação.

AUTENTICIDADE DA DANFE

Para obter a folha de autenticidade da DANFE:

1- Entrar no site da NF-e: www.nfe.fazenda.gov.br;


2- Clicar em “Consultar resumo da NF-e”;
3- Digitar a chave de acesso (44números) e o código de imagem solicitado pelo
site;
4- Clicar em “exibir autorização de uso” (canto inferior esquerdo);
Imprimir a folha exibida, onde constará na última linha: “Válida somente com a
apresentação conjunta do Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica –
DANFE.

16
Nota fiscal de serviço

A nota fiscal de serviço também deve ser emitida com o nome e CNPJ da APM,

TOMADOR DE SERVIÇOS
Nome/Razão Social: APM da EMEI (EMEF OU CEI).............................................................................................
CPF/CNPJ: CNPJ da APM Inscrição Municipal: 0.000.000-0
Endereço: R ...............................................
Município: São Paulo UF: SP E-mail: emei.........@ prefeitura.sp.gov.br

17
O código de serviço na nota precisa ser FIEL à descrição do serviço realizado.

Não deve ser aceita nota fiscal de serviço com código diferente do serviço realizado.
A APM precisa ter o cuidado de verificar ANTES da contratação do serviço se a
empresa está inscrita no código de serviço que se propõe a realizar.
Serviços de códigos diferentes devem ser descritos em notas separadas, pois alguns
serviços sofrem retenção de ISS, mesmo quando o prestador está cadastrado. É o
caso de limpeza de caixa de água, desentupimentos, jardinagem e corte de mato, etc.
Quando uma nota tem serviços de códigos diferentes e um deles é passível de
retenção de impostos, o cálculo do imposto será feito sobre o valor total da nota.

A Nota Fiscal de Serviço eletrônica deve ser acompanhada de:

1- Guia DAMSP eletrônica paga ou Ficha FDC constando que o prestador possui o
código do serviço que executou – com relação ao ISS;

2- Guia GPS paga ou declaração do contador da empresa, devidamente


fundamentada, isentando-a da retenção do INSS;

3- Guia DARF paga, ou consulta/declaração de optante pelo Simples Nacional,


isentando-a do IR, PIS/COFINS/CSLL.

Não pode haver rasura na nota. Caso alguma descrição esteja errada, o prestador
deve emitir carta de correção eletrônica no sistema da Prefeitura.

As cartas da correção NÃO PODEM ser utilizadas para as seguintes situações:

1. Variáveis que determinam o valor do imposto tais como: base de cálculo, alíquota, diferença
de preço, quantidade, valor da operação ou da prestação;

2. Correção de dados cadastrais que impliquem mudança do remetente ou do destinatário;

3. Data de emissão do documento fiscal ou de saída da mercadoria ou do serviço prestado.

As cartas de correção só devem ser feitas para correção de erros secundários como rasuras,
emendas, abreviações ou caso não seja possível a leitura da descrição do serviço ou
CARIMBOS
mercadoria (erros de ortografia e /ou caligrafia).

18
Tanto a nota de venda quanto a de serviço devem vir acompanhadas dos seguintes
carimbos:

O carimbo “PTRF” deve indicar a que repasse pertence o documento: 1º, 2º ou 3º


repasse.
O carimbo de impostos deve ser aposto nas notas de serviço em que houve a retenção
de impostos.

Verso da nota

O carimbo de atesto deve ser assinado


pelo presidente da APM e por um membro
do conselho fiscal. A data deve ser a
mesma da nota.

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Extratos Bancários

Devem acompanhar a Prestação de contas os extratos da conta corrente e da aplicação,


(quando houver), abrangendo todo o período de cada repasse (do primeiro até o último dia,
mesmo que não tenha havido movimentação neste dia).
É importante verificar a continuidade das informações dos extratos, pois se houver
diferença, ainda que de centavos, pode gerar erro na prestação de contas.
É aconselhável solicitar à APM que o extrato do último mês do período seja tirado no
primeiro dia do mês seguinte, pois pode haver algum lançamento na conta após o horário
bancário. Sendo assim, para o 1º repasse de 2017, por exemplo, deverão ser entregues os
extratos de 04/02/2017 a 01/07/2017, (já que o período encerra-se em 30/06/2017).

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Orçamentos
Toda aquisição, locação e serviço deve ter pelo menos três orçamentos.
Deve-se evitar a contratação contínua de um mesmo prestador ou fornecedor, pois isso
pode configurar favorecimento.
O modelo abaixo é um resumo que pode ser apresentado pela APM à DRE no lugar dos 3
orçamentos. Entretanto, é importante que a APM saiba que este resumo não substitui os
orçamentos que devem ser arquivados na Unidade junto às notas; estes devem ser feitos
em papel timbrado da empresa que o fornece, com data de validade da proposta e
assinatura do responsável pela informação. Também são válidos e-mails, impressos (como
os da Kalunga, por exemplo) e consultas à internet, desde que sejam impressas com data.

MODELO DE RESUMO DE ORÇAMENTOS


APM DA __________________________________________________

ORÇAMENTO DA NOTA FISCAL Nº____________________________

1º ORÇAMENTO (este deve ser o escolhido, o de menor preço)


Nome da Empresa:
Telefone:
Forma de conhecer o orçamento:
Nome do funcionário da empresa:
Serviço/Material:
Preço:
2º ORÇAMENTO
Nome da Empresa:
Telefone:
Forma de conhecer o orçamento:
Nome do funcionário da empresa:
Serviço/Material:
Preço:
3º ORÇAMENTO
Nome da Empresa:
Telefone:
Forma de conhecer o orçamento:
Nome do funcionário da empresa:
Serviço/Material:
Preço:

São Paulo, ____ de _______________ de 20____

____________________________
Assinatura
Nome: R.G.:
Presidente da Diretoria Executiva da APM

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Sistemas e Planilhas

Para efetivação dos repasses, registro e acompanhamento da execução da verba e


prestação de contas, são utilizados os seguintes ambientes, sistemas e planilhas:

1) SIMPROC (SEI);
2) SOF;
3) SharePoint;
4) Pasta compartilhada da SME;
5) Modelo 2;
6) Modelo 8.

SIMPROC

O Sistema Municipal de Processos - SIMPROC foi implantado pela Secretaria Municipal


de Gestão Pública com o objetivo de dar agilidade e eficiência ao controle de
processos, melhorar o gerenciamento e eliminar papéis.

No SIMPROC são autuados os processos anuais do PTRF, atualmente.

O SIMPROC exige senha para ser acessado, que deve ser providenciada pelo
submestre, (designação dentro da estrutura operacional do sistema) da DRE.

SOF

O Decreto Municipal Nº 52.078, de 7 de janeiro de


2011 dispõe sobre a utilização do Sistema de
Orçamento e Finanças - SOF para realização da
execução orçamentária, financeira e contábil das
Unidades Orçamentárias da Administração Direta, Indireta e das Empresas
Dependentes.

É competência do Titular da Unidade Orçamentária designar os usuários do Sistema,


com a indicação dos níveis de acesso. O usuário é responsável pelas consultas e
registros de documentos, assim como pela qualidade e veracidade dos dados
introduzidos no referido sistema.

O SOF também exige senha para ser acessado.

Neste sistema são processadas as notas de reserva, empenho e liquidação e a


contratação.

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SharePoint
É uma ferramenta que possibilita o armazenamento, a organização e o compartilhamento de
documentos. No SharePoint encontram-se as planilhas que constituem a base de dados do
PTRF de cada DRE.

É nesse ambiente que são registrados os dados das APMs/APMSUACs que servem de
base para os repasses e, por isso precisam estar sempre atualizados.

O Acesso é feito através de senha, sendo necessário solicitar a ativação do acesso à


SME/DIACON/PTRF.

Pasta Compartilhada

As pastas compartilhadas permitem a movimentação dos arquivos das prestações de


contas das APMs/APMSUACs e da prestação de contas da DRE, diretamente à SME, o que
não seria possível por e-mail.

Para disponibilizar os arquivos:

a) Clique em iniciar b) Clique em executar

c) Digite: \\fs.educacao.intranet\dados_sme

d) Abra a pasta correspondente à sua DRE e cole os arquivos

I m p o r t a n t e: Se precisar fazer alguma


alteração em um arquivo já disponibilizado, faça na
sua máquina e então substitua o arquivo
anteriormente enviado. Nunca faça as alterações
dentro da pasta compartilhada.

Modelo 2 e Modelo 8 – ver os manuais específicos.

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IMPORTANTE

 Para saber se um item é considerado bem ou não, consulte sempre a Portaria


448 de 13 de setembro de 2002, que trata da natureza das despesas e a
Portaria SF 262/2015; faça 2 perguntas: Vai durar mais de 2 anos? Se quebrar,
tem conserto/manutenção?

 Os gastos com um mesmo prestador não podem ultrapassar o limite de


R$8.000,00 por repasse;

 Os gastos com um mesmo item de despesa, (mesmo serviço), não podem


ultrapassar o limite de R$8.000,00 por ano.

 Despesas pagas antecipadamente geram devolução ao Tesouro. No caso de


mercadorias que por suas características são entregues na escola e só têm a
sua nota fiscal emitida no dia da entrega (por exemplo, areia, aparelho de TV,
estantes, etc.), é necessário que seja apresentado junto com a nota um
comprovante da aquisição na data do pagamento. Pode ser um cupom “não
fiscal”; um Pedido de Venda – PDV, (Casas Bahia), ou outro tipo de
comprovante.
 A invasão de dotação e as aquisições indevidas também geram devolução ao
tesouro.

 É de suma importância que os dados do Presidente estejam sempre atualizados


na Receita Federal e no CCM.

 A aquisição do Certificado Digital também deve ser providenciada pela APM.

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