La información en los procesos logísticos

Tabla de contenido

Introducción........................................................................................................... 1

Mapa conceptual ................................................................................................... 2

1. El papel de la información en los procesos logísticos .................................. 3

Técnicas para levantamiento de información ...................................................... 4
Validación de la información ............................................................................... 8
La información en un sistema ............................................................................. 9

2. Consolidación de la información logística ................................................... 14

Consolidación apoyada por las TIC .................................................................. 14
Aspectos en la consolidación de la información apoyados por las TIC ............. 16

3. Informes de gestión logística......................................................................... 19

Informes logísticos ............................................................................................ 19
Informe de costos y servicio .............................................................................. 21
Informe de productividad ................................................................................... 21
Informe logístico general ................................................................................... 21

4. Los indicadores de gestión en los informes ................................................ 22

Indicadores de gestión ...................................................................................... 22
Cuadro de Mando Integral o BSC ..................................................................... 23

5. Presentación de informes .............................................................................. 28

Preparar tablas y gráficas para generación de informes ................................... 28
Preparación del informe .................................................................................... 30
Redacción de informes ..................................................................................... 33

Referencias .......................................................................................................... 34
 Introducción

Fuente: Pixabay (2016)

En el desarrollo de las operaciones logísticas toman importancia el flujo de

información y su interacción con los diferentes actores que integran la cadena de
abastecimiento, direccionados al cumplimiento del objetivo de la logística en
relación con la satisfacción de las necesidades del cliente en el momento
oportuno.

Así, los sistemas de información en las empresas son el medio a través del cual se
realiza el proceso de registro y consolidación de la información, la cual, hoy en día,
es considerada un elemento estratégico para el proceso gerencial y para crear
valor en el producto.

Por ello, en el desarrollo de este material de formación se contextualiza el proceso

a través del cual se obtendrán los reportes e informes que requiere cualquier
organización para el control de sus actividades y la toma de decisiones
gerenciales.

1
Mapa conceptual

En el mapa conceptual que se comparte a continuación, se evidencia la

interrelación temática del contenido que se plantea en este material de formación:

2
 1. El papel de la información en los procesos logísticos

En una organización que cuente con un sistema logístico es relevante la

administración de la información resultante de los diferentes procesos que lo
componen, con el objetivo de tener control y bases para el análisis y toma de
decisiones.

Es relevante tener en cuenta con respecto a la logística, que el flujo de

información puede ser horizontal, vertical, transversal, interno y externo,
dependiendo del origen y el destino de la organización. Para explicarlo,
recapitulando temas tratados en otras actividades de aprendizaje, en el siguiente
esquema se muestra el mapa de proceso de una empresa que se encarga de la
recepción, envío y entrega de documentos a nivel local en una ciudad
determinada, en el que se pueden visualizar los flujos y movimientos de
información y comprender la importancia de su recolección y registro:

Fuente: SENA

3
En el anterior esquema, se observan tres grandes columnas, que corresponden a
la organización del sistema logístico: aprovisionamiento o abastecimiento,
producción, transporte y distribución, además de un proceso de gestión de
inventarios que es transversal a todos. Como se puede evidenciar, la información
está presente en todos los procesos de la cadena logística y la experiencia en la
administración de las empresas ha logrado establecer mecanismos para su
administración.

Las empresas relacionadas con el sector logístico y/o que por su naturaleza
desarrollan procesos logísticos dan gran importancia a este tema, ya que es el
elemento número uno para el control de sus operaciones y la implementación de
mejoras o ideas nuevas.

Técnicas para levantamiento de información

Fuente: Pixabay (2015)

En el desarrollo de este material de formación se establecen las diferentes formas

de recolección de la información orientada a la solución de un problema o al
planteamiento de un proyecto. Es así, que se define que la información se puede
tomar de fuentes primarias, secundarias y terciarias.

Las fuentes primarias, son las que proveen un testimonio o evidencia directa sobre
el tema de investigación. Son escritas durante el tiempo que se está estudiando o
por la persona directamente implicada en la realidad o hecho que se está
registrando.

4
Son entonces, la compilación de los datos suministrados por especialistas en cada
una de las materias o ramas a trabajar y se debe estructurar de manera que
permitan dar claridad suficiente como para alcanzar la máxima calidad en la
información, para que posteriormente se puedan tomar las mejores decisiones
posibles.

Para la selección de este tipo de fuentes es fundamental una ordenada

planificación. La planificación para recolectar la información debe ser diseñada por
los expertos y directores de departamentos o áreas que interfieran, debe estar
sujeta a las políticas establecidas por la organización. Dicha planificación, debe
ser aprobada y, de esta manera, tener la posibilidad de trazar un proceso de
recolección que culmine con un análisis e interpretación de los resultados certeros
y confiables.

A continuación se aprecian las áreas que se contemplan en el diseño de un plan

de recolección de datos primarios:

Instrumentos
Método de Plan de Enfoque de
de
contacto muestra investigación
investigación

Fuente: SENA

Métodos de contacto:

 Correo.

 Teléfono.

 Personal.

Plan de la muestra:

 Unidad de muestreo.

 Tamaño de muestra.

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 Procedimiento de muestreo.

Enfoques de investigación:

 Observación.

 Encuesta.

 Experimento.

 Entrevistas.

 Fotografías.

Instrumentos de investigación:

 Cuestionario.

 Listas de chequeo.

 Instrumentos mecánicos.

En el caso de las fuentes secundarias, se puede decir que son las que respaldan
el análisis e interpretación de las fuentes primarias y que generalmente dan paso a
las investigaciones.

Las siguientes son algunos ejemplos de fuentes que se pueden catalogar como
secundarias:

Fuentes internas:

 Estados financieros.

 Soportes contables (facturas, inventarios).

 Informes de ruta.

 Tiquetes de báscula.

 Otros informes gerenciales.

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Publicaciones gubernamentales:

 Departamento nacional de estadísticas.

 Ministerio de Transporte.

 Ministerio de Comercio Industria y Turismo.

 Agremiaciones.

Publicaciones periódicas y libros:

 Revistas de logística.

 Publicaciones de agremiaciones.

 Publicaciones de organismos multilaterales de impulso al comercio

internacional.

Datos comerciales:

 Pueden ser suministrados por firmas especializadas contratadas por los

gremios para hacer encuestas o estudios.

 Información comercial.

 Páginas web corporativas y blogs.

El tipo de información a recolectar puede ser de distinto orden, por ejemplo,

problemas de distribución, almacenaje, compras, despachos, calidad de materias
primas, entre otras. Por ello, se debe establecer un objetivo claro y específico para
poder realizar su valoración y análisis.

Toda la información recolectada debe ser sustentada por medio de pruebas para
el informe logístico; lo que se puede hacer mediante documentos, análisis,
estudios, datos o a través de todo aquello que pueda evidenciar una situación.
Dentro de la toma de información, se deben establecer las variables del proceso
que se va a medir; éstas pueden referirse a materiales, maquinaria, mano de obra,
medios logísticos utilizados, métodos u otros factores.

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Otro aspecto de la recolección de la información es cuando ésta tiene como
objetivo alimentar las bases de datos de la organización, que se convierten en los
archivos virtuales y de fácil manejo para múltiples actividades gerenciales. En este
sentido la recolección de la información no tiene un propósito investigativo pero si
administrativo y fundamental para el manejo de cualquier empresa.

Validación de la información

Tan importante como la consecución de la información, que en el caso del área de

logística se basa en datos estadísticos producto de diversas investigaciones tanto
del sector público como del sector privado, en cuanto a infraestructura,
movilización de carga y pasajeros, es de vital importancia la verificación y
confiabilidad de la misma.

Por lo anterior, y tomando en cuenta que son estas las fuentes de información, se
realizan investigaciones y se plantean estrategias de mejoramiento tanto para el
sector público como el sector privado de la logística, para lo que es importante
establecer una metodología clara y concisa en la verificación de la información
recolectada.

De acuerdo a Kapoun (1998), se recomienda considerar los siguientes aspectos a

la hora de verificar las fuentes de información, que deben ser aplicados tanto a la
información primaria como a la secundaria:

 Exactitud: verificar que se conoce al autor y a la institución que publica el

documento y suministra la forma de contactar con ellos.

 Objetividad: establecer si la fuente contiene información puntual, no se

encuentra minada de información publicitaria y es clara, coherente y sin
polarización en la presentación de datos.

 Actualidad: comprobar que la página o el documento ha sido actualizado

regularmente y en caso de tener enlaces también verificarlos.

 Autor: revisar si se mencionan las características del autor. Es preferible que

en el caso de documentos de internet, estén en dominios como .edu, .gov, .org
o .net o cualquier otro oficial.

 Cobertura: revisar si la información puede verse apropiadamente y no está

limitada por cobros, tecnología de los navegadores o requerimientos de
software.

8
 La información en un sistema

Cuando el propósito de la recolección de la información es construir la base de

datos de la empresa como instrumento para el control, la administración y la toma
de decisiones, entonces los sistemas de información y las tics se convierten en
una herramienta fundamental para el registro de información, basados en una
correcta selección del software necesario en cada proceso de la cadena logística
se podrá clasificar y registrar la información necesaria para su procesamiento o
consolidación que permita la toma de decisiones.

A continuación un breve repaso de algunas tecnologías y aplicaciones definidas

en cada uno de los procesos principales de la cadena de suministro según Correa
y Gómez (2008), a través del siguiente cuadro:

Cadena de suministro
EDI
Internet – Mails
aprovisionamiento

(Electronic Document Interchage)

Logística de

E- Procurement E- Sourcing

VMI CRP
(Vendedor Managemente Inventory) (Continuous Replenishment Programs)

Gestión de la cadena de suministro

Sistema de administración de la demanda Forecast

Empresa general Almacenamiento Producción Picking

Logística interna de

ERP (Enterprise WMS (Warehouse EPC (Electonic Product

MRP 1
producción

Resource Planning) Management System) Code)

LMS (Labor
MRP 2 Picking To Light
Management System)
Código de Barras Picking To Voice

RDFI Código de Barras RDFI

EDI CRM
Logística de salida

(Electronic Document Interchage) (Customer Relationship Management)

distribución

E-Commerce ECR
(Collaborative Commerce) (Efficient Consumer Response)
TMS GPS
(Transportation Management System) (Global Positioning System)
Internet – Mails

Fuente: Correa y Gómez (2008)

9
Ahora se da una breve descripción de estas tecnologías o aplicaciones según los
autores mencionados:

 Electronic Document Interchange (EDI): por sus siglas en Ingles significa

Documentos de Intercambio Electrónico. Este sistema fue creado como un
lenguaje común o estándar para automatizar el intercambio de información en
las empresas.

En el proceso logístico es importante porque permite la comunicación entre los

actores de la cadena de suministro, situación que resulta muy útil en términos
de ahorro de tiempo y dinero, incremento en la productividad de la empresa al
agilizar operaciones relacionadas con el flujo de información (envío y recepción
de documentos) y en el mejoramiento de las relaciones comerciales entre los
actores.

Fuente: Pixabay (2016)

 E-procurement: es un software usado para automatizar el proceso de

compras, haciendo uso de internet e intranet. Está creado con una
infraestructura tecnológica que permite la realización de pedidos, aprobación de
órdenes de compra y se puede configurar de acuerdo a las políticas de
aprovisionamiento.

 Vendor Managed Inventory (VMI) / Continuos Replenishment Program

(CRP): el VMI y CRP, son sistemas o software de aprovisionamiento que se
basa en el intercambio de información (internet/EDI) y permite que sea el
proveedor quien administra los inventarios de su cliente en cuanto al nivel de
stock, basado en la información de los movimientos.

10
 El CRP es considerado una parte del VMI, y maneja la información para que el
reaprovisionamiento sea continuo.

 ERP (Enterprise Resource Planning): se traduce como Planificación de los

Recursos de la Empresa, se usa para la logística interna. Este software integra
la información de las operaciones de la empresa con el propósito de una mejor
gestión de la misma, facilitando la comunicación y el intercambio entre
departamentos.

 Warehouse Management System (WMS): este software facilita la

administración del flujo del producto y el manejo de las instalaciones en la red
logística.

Según Leuter (s.f.) (empresa especializada en software para el sector logístico),

citado en el mismo documento:

Las ventajas potenciales con la utilización de un WMS son:

a. Conocimiento en tiempo real de la utilización de los recursos del

almacén.

b. Reducción en costos debido a la optimización de operaciones (diseño

de rutas óptimas de picking y la programación de maquinaria).

c. Mejora en la calidad del servicio, el cual implica el manejo adecuado de

la trazabilidad, exactitud en el cumplimiento de las especificaciones de la
mercancía despachada, y fiabilidad en los tiempos de entrega. (Correa y
Gómez, 2008)

 Radio Frequency Identification (RFID): la identificación por radiofrecuencia

hace referencia a las tecnologías que usan como medio las ondas de radio para
identificar productos a través de dispositivos denominados Tags, éstos son la
versión digital y mejorada de las etiquetas físicas del código de barras,
almacenan información que al ser emitida a través de señales de radio puede
ser leída por otros dispositivos que se encargan de capturar las señales y
convertirlas en datos.

11
 Fuente: SENA

 Pick to light y pick to voice: este sistema consiste en realizar la labor de

picking a través de software de reconocimiento de voz o de señales luminosas
que evita el uso del papel y la transcripción para la actualización de datos en el
inventario.

Pick to light tiene como componente básico una serie de indicadores luminosos
que guían al operario tanto en términos de ubicaciones de picking, como
cantidades a recoger, una vez realizada la operación se pulsa un botón de
confirmación y el stock se actualiza en tiempo real

En el picking to voice el operario utiliza una diadema y un micrófono donde

puede recibir, transmitir y enviar mensajes cortos acerca de la operación,
contribuyendo así a agilizar los procesos de picking.

 MRP I y MRP II: se usa en el área de producción y compras. Permite:

a. Analizar los requisitos de componentes de cada producto.

b. Considerar el nivel de inventario de cada uno ellos.

c. Tener en cuenta los lead times.

d. Emitir informes sobre elementos a comprar o fabricar, en qué cantidad,

cuándo se deben efectuar las órdenes de producción o pedido y qué órdenes
reprogramar o anular.

 Transportation Management System (TMS): como su nombre lo indica está

creado para la administración de las operaciones de transporte, por tanto sus
módulos y operaciones se relacionan con este tema buscando el menor costo
posible.

12
 Consumer Relationship Management (CRM): diseñado para la administración
de la información relacionada con el cliente, CRM mejora la gestión de la
Administración de la Cadena de Suministro (SCM) debido a que permite
conocer información acerca de las necesidades y satisfacción de los clientes, lo
cual, puede mejorar la estimación de la demanda.

Fuente: Fotolia (s.f.)

 Efficient Consumer Response (ECR): en español significa Respuesta

Eficiente al Consumidor. Funciona en forma conjunta entre proveedores y
clientes, está basado en la utilización de código de barras y el EDI y su objetivo
es facilitar y agilizar el intercambio de información entre estos actores.

También sirve para implementar los procesos de trazabilidad y seguimiento del

producto.

 Electronic Product Code (EPC): Código Electrónico para Identificar el

Producto, se lee a través de radiofrecuencia. A diferencia del código de barras
puede almacenar mucha más información y agiliza los procesos.

 Global Position System (GPS): se usa para determinar la posición de un

objeto haciendo uso de satélites. En la cadena de suministro se usa para el
monitoreo de cargas y camiones.

¿Qué factores se deben tener en cuenta para tomar decisiones respecto a la

implementación de sistemas de información en una empresa?

13
 2. Consolidación de la información logística

Consolidación apoyada por las TIC

La información recolectada en cualquier organización debe ser organizada de

manera tal que pueda ser interpretada en forma adecuada para su análisis, debe
ser sólida y fundamentada en coordinación con todas las áreas que se relacionan
o de las que se haya recibido o se provea información. Las formas de hacerlo
dependen del objetivo para el cual se desea usar la información y el estilo de
dirección que se tenga en la empresa. Existen herramientas administrativas que le
permitirán tomar y organizar esta información como tablas, uso de valores
calculados resultantes de la agrupación de registros, estadísticas, proyecciones,
entre otras.

Como ya se ha mencionado los sistemas de información se convierten en una

herramienta importante en el registro y posterior consolidación de la información.
Un ejemplo práctico que permite visualizar cómo funcionan los sistemas de
información en la consolidación de la misma, es el punto de venta, donde el cliente
adquiere el producto y, sistemáticamente, la información fluye a los diferentes
actores de la cadena relacionados con el producto. Para ilustrarlo, a continuación
se relaciona, el proceso que ocurre en el punto de venta de un supermercado.
Tomando como referente las actividades que se desarrollan específicamente en el
punto de pago, a continuación se detallan cada una de ellas. El responsable de
estas actividades interactúa en este proceso logístico bajo las siguientes
condiciones:

 Caracterización del software y punto de venta (PDV): de acuerdo a Thornton

(s.f.), la tecnología disponible para el sistema de información en el punto de
venta (PDV), se compone por una terminal que registra transacciones a través
de unos periféricos integrados que constan de: una pantalla, una caja
registradora, un lector de tarjetas crédito y débito, la impresora de facturas y el
escáner de código de barras el cual tiene acceso al programa del módulo de
inventarios del almacén, para el caso, un sistema informático de gestión
empresarial SAP.

Fuente: Pixabay (2013)

14
 En este momento se inicia el proceso de venta en el almacén, en donde los
consumidores toman los productos que están ubicados en las góndolas o
estantes del establecimiento, de acuerdo con las características de los bienes
que se están exhibiendo.

 Atención al cliente: los clientes son atendidos en el punto de pago por el

cajero, quien recibe los productos e inicia la activación del sistema de
información. Al pasar los productos por el escáner, el cual lee los códigos de
barras que vienen impresos en los productos, inmediatamente envía la
información al sistema, donde se realiza el proceso de descargue del inventario.

Fuente: SENA

Dependiendo del programa, éste puede remitir información pertinente a otras

instancias del almacén, como por ejemplo, información relacionada con la
rotación de los productos del establecimiento para la definición de los próximos
pedidos y la generación de la respectiva solicitud a la central, y de esta manera,
mantener los inventarios al día, según la política de la organización, cero
inventarios.

 Registro de productos: a continuación, luego de registrar todos los productos

el sistema genera una factura que se observa en el monitor, la cual contiene los
productos con sus características, cantidades y precios, y finalmente, totaliza la
venta realizada incluyendo los impuestos de venta (IVA) y el valor total a pagar
por el comprador.

 Facturación y pago: luego, el cliente, una vez se encuentre de acuerdo con el

precio final informado por el cajero, procede a pagar teniendo varias opciones
para realizar la transacción tales como: efectivo, que es lo más común; tarjetas,
tanto débito como crédito y bonos.

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 Posteriormente, considerando la política de la empresa, si el consumidor está
afiliado al programa de cliente exclusivo de la cadena de almacenes, éste
puede obtener descuentos del 5 % del total de la compra.

Este valor se redime en una próxima compra, ya que es dinero que queda
registrado en la información del comprador quien tiene la posibilidad de utilizarlo
en un tiempo no mayor a un año; vencido este tiempo la información es borrada
y se inicia otro ciclo para el cliente.

 Fin del proceso de venta: una vez se registra esta información del pago y que
los productos salen del punto de venta, con previo empaque de los productos y
de la factura respectiva; se termina el ciclo de venta de los productos y se inicia
el nuevo ciclo de la cadena de abastecimiento, definido desde el proceso de
compra.

Los sistemas de información y el avance de las tecnologías facilitan las tareas de

consolidación de la información, dado que las aplicaciones vienen diseñadas para
generar los diferentes reportes de acuerdo a las necesidades de información.

Aspectos en la consolidación de la información apoyados por las TIC

La cadena de abastecimiento (Supply chain) se ha convertido en un eslabón

fundamental para obtener una ventaja competitiva en un mercado con economía
abierta y las Tecnologías de la Información y la Comunicación permiten a las
organizaciones comunicarse de una manera más clara y rápida con sus socios
comerciales, tanto a nivel local como global para tener control sobre dicha cadena.

Para realizar la consolidación de la información es importante considerar el objeto

del negocio, la estructura logística, los actores que integran la cadena de
abastecimiento, el nivel de relación comercial y el flujo de información.

Estas variables están asociadas a la actuación de las organizaciones en una

economía en constante cambio donde las empresas deben adaptarse de una
forma, no solamente organizada, sino estratégica para garantizar su
posicionamiento en el mercado.

Cadena de abastecimiento

En las últimas décadas la cadena de abastecimiento, en las empresas grandes,

medianas y pequeñas, de cualquier sector de la economía en los que se
encuentren inmersas, se han convertido en un eje fundamental dada la

16
complejidad de los sistemas de distribución, la fluctuación de las economías, el
crecimiento y aumento de los competidores, la generación de nuevos productos y
la creación de canales alternativos de distribución.

En cuanto a la generación de nuevos productos y la creación de canales

alternativos de distribución, éstos inciden directamente en las operaciones y en el
desarrollo de los procesos logísticos.

Ahora bien, según Leiva (2016), el almacenamiento, el abastecimiento y la

distribución de los bienes deben adaptarse a los requerimientos del mercado y
para esto las organizaciones se están adecuando a estos cambios mediante la
organización de equipos gerenciales de logística con especialistas en el tema y la
incorporación de sistemas de información, los cuales permiten a la empresa
competir en un mercado globalizado.

Dominios en la SCM

El término Supply Chain Management (SCM) "Administración de la Cadena de

Abastecimiento" o "Administración de la Cadena de Suministro", encierra todos los
conceptos relacionados con la administración de esta cadena, desde la llegada de
la materia prima hasta el producto que llega al cliente final y que están enlazados
por medio de los procesos de abastecimiento, fabricación y distribución,
permitiendo una relación integrada con los departamentos de ventas, marketing e
investigación, y desarrollo.

Leiva (2016), considera que el Supply Chain Management, permite generar

estrategias de colaboración vinculando las operaciones de las empresas con
visiones compartidas, frente a las oportunidades de nuevos negocios entre las
compañías, mejorando aspectos como su estructura, estrategias y cultura
organizacional. Adicional, se distinguen varios dominios, los cuales se relacionan a
continuación.

En relación con la implementación de las tecnologías de la información y la

comunicación Leiva considera que es necesario identificar los dominios de SCM,
que se centran en tres aspectos:

 El dominio estratégico: se ve como un medio para mejorar las ventajas

competitivas en un entorno globalizado mejorando la cadena y tratándola como
un todo que permitirá una mejor eficiencia en comparación con otras
organizaciones.

17
 El dominio administrativo: se considera como el medio más adecuado para la
mejora de las relaciones entre todos los involucrados de la cadena; para llevarlo
a cabo se usan diferentes sistemas de información y de esta manera optimizar
las comunicaciones. Estos factores permiten la intervención de los integrantes
de las empresas, quienes pueden tomar decisiones que pertenecen a diversos
aspectos de la gestión administrativa, de pedidos, pagos y a toda la
documentación que se genera en la cadena productiva.

 El dominio operativo: involucra movimientos de productos o materiales en la

cadena, el almacenamiento y la manera en que se desarrolla la distribución y
las relaciones entre las empresas, las que permiten que se complete el proceso
hasta que el cliente final quedé satisfecho con el producto que esperaba
obtener.

La creación de un SCM de excelencia, se basa en cinco principios que buscan la

unificación de los integrantes de la cadena y que, propendan por la realización de
las mejores prácticas, las cuales se relacionan a continuación:

 Principio de la conectividad: facilita una conexión estratégica entre las

empresas y sus proveedores, posicionando a las tecnologías de información
con base en internet.

 Principios de colaboración: focaliza la colaboración de los actores de la

cadena de abastecimiento, asociados a los niveles táctico, estratégico y
operativo. Es importante que los procesos de planificación y la toma de
decisiones se integren para que las organizaciones puedan trabajar en este
principio, y en consecuencia, logren mejores resultados.

 Principio de la sincronización: en la SCM los actores trabajan

organizadamente. Para desarrollar este principio y lograr los resultados
esperados por las compañías, se espera que se llevan a cabo de manera
sincronizada acciones como, por ejemplo, de los proveedores, del
departamento de finanzas, de marketing, de ventas, de producción, entre otras
áreas, que redunden en lo esperado por los clientes.

 Principio de balance: las actividades, tanto de clientes como proveedores y

operadores logísticos, deben desarrollarse de manera equilibrada, sin permitir
una competencia desleal, esto es, que no se tome ventajas entre los actores de
la cadena de abastecimiento.

 Principio de escalabilidad: tiene como objetivo que las compañías desarrollen

un conjunto de procesos en los negocios que puedan ser replicados por los

18
 proveedores, los clientes y los operadores logísticos que se espera tengan
como consecuencia el crecimiento comercial de los miembros de la cadena y su
mejor ubicación en el mercado en que se encuentren.

Todos estos principios llevan a las organizaciones a buscar estrategias, donde los
integrantes de la cadena y sus socios comerciales obtengan, no solo ventajas
competitivas, sino también, la disminución de costos de transacción, mayor lealtad
de sus clientes y mejoras de los servicios que prestan, entre otros. Todo esto, por
medio de la unificación de sus operaciones.

¿Cómo se puede alcanzar esta meta?, la respuesta se encuentra en las TIC:

por medio de un portal que integre todas sus operaciones.

Teniendo en cuenta los aspectos anteriores, el paso a seguir es identificar la

información relevante para la empresa a lo largo de su cadena de suministro y
establecer los mecanismos a través de los cuales se realizará la consolidación de
la misma. Los sistemas de información logística se integran para consolidar
información, los módulos operativos generan la información para alimentar un
sistema general, donde se cuenta con la información de gestión, para la
elaboración de estadísticas, reportes gerenciales e Indicadores de Performance
(KPI), que permitan tener la base y los fundamentos para el análisis y toma de
decisiones.

3. Informes de gestión logística

Informes logísticos

Fuente: Pixabay (2013)

19
El contenido del informe logístico dependerá del tipo de organización y el objetivo
que tenga dicho informe. A continuación, se muestran algunos tipos de informes
logísticos:

 Informe de auditoría logística: para Ballou (2004), consiste en el informe de la

revisión periódica de las actividades debido a los posibles errores en los
sistemas de información, gestión o seguridad. Se utiliza para establecer nuevos
puntos de referencia contra los datos que se genera, para corregir los errores
del desempeño de las actividades o establecer planes de mejora. Un tipo
específico de este informe es el de la auditoría Business Alliance for Secure
Commerce (BASC), alianza empresarial internacional que promueve un
comercio seguro en cooperación con gobiernos y organismos internacionales,
para las empresas que se acreditan bajo este sistema de seguridad, el cual
audita gestión documental y seguridad física de la manipulación de la carga
desde el origen hasta su destino.

Existe la auditoría de función total, la cual permite incluir una evaluación de todo
el personal, la estructura organizacional y el diseño de la red logística en
general, cambios sustanciales en la demanda, servicio al cliente, características
de los productos, costos logísticos y políticas de precios. Se evalúan todos los
aspectos de la organización y se pretende un análisis general del o los sistemas
de la organización.

 Auditoría de inventario: Ballou establece que las auditorías son esenciales en

los sistemas de inventarios. Un sistema convencional de control de inventarios
realiza los ajustes a los registros debido a la reducción drástica de la demanda,
reabastecimiento y devoluciones del producto. Sin embargo, pueden existir
eventos que causen diferencia entre los registros de inventarios y los reales
(hurtos, devoluciones, entre otros sucesos). Un conteo físico de inventarios
determinará el nivel real de los artículos. En estos eventos se realizan los
ajustes y queda nuevamente un inventario preciso.

 Auditoría de facturas de transporte y contabilidad de operación: algunas

empresas optan por realizar seguimiento y control de los costos de transporte, y
auditar las facturas de transporte y la contabilidad de las operaciones logísticas.
Esto evita errores en las tarifas, en la descripción de productos y rutas.

En el transcurso de las operaciones de la organización, se generan varios

informes que permiten medir; muchos se encuentran disponibles de forma
rutinaria para el responsable de logística. Se cuenta, por ejemplo, con informes
como los stocks de inventario, la utilización del transporte y almacén, los costos
de transporte y almacenamiento.

20
En este sentido, para tener un control de la función logística se sugieren 3
informes de medición claves que se explican a continuación:

Informe de costos y servicio

Según Ballou su objetivo es mostrar los costos de distribución y suministro físicos,

así como los niveles de servicio a los clientes obtenidos en el transcurso de la
operación. La idea es que la valoración basada en actividades ofrezca una
representación precisa de los costos logísticos; se incluyen costos de oportunidad
para los inventarios. Esto permite la adecuada comparación de inventario,
transporte y manejo de materiales.

Este informe de costos y servicio presenta comparaciones entre períodos

anteriores o presupuesto, proporciona el tipo de información agrupada necesaria
para el control general de la función logística. Cuando se requiere más información
para el control de costos o servicio, el especialista en logística es capaz de
obtener la información que generó la cifra acumulada. Esto solucionaría tener una
situación fuera de control.

Informe de productividad

Para Ballou este informe permite indicar la eficiencia de las actividades logísticas,
se utilizan índices o indicadores de evaluación tales como el costo logístico en
relación con las ventas, el costo de actividad con el logístico real, el costo estándar
promedio, el costo del presupuesto y los recursos logísticos vs. recursos reales
ajustados al rendimiento.

Aquí, se muestra el desempeño de las actividades y se genera un índice de

desempeño de acuerdo con los recursos de entrada y el tamaño de las empresas
que existan en comparación con la empresa analizada.

Informe logístico general

Un informe logístico es un escrito por medio del cual se comunican a los entes
encargados las actividades desarrolladas durante el año o por períodos
determinados, en todos los procesos de la organización para posicionar un
producto, crear una estrategia de mejora o generar la toma de decisiones frente a
la demanda del mercado. En la actualidad, la alta gerencia le pide a sus directivos
informes de gestión para presentar al final del año un informe exigido por la ley.

21
Los informes de gestión logística deben incluir una introducción, un asunto, e
indicar a quién va dirigido. El desarrollo debe contener una estructura, ser
específico y que los contenidos se desarrollen de acuerdo a las áreas en las que
es presentado y/o los intereses o necesidades de la organización.

También permiten a la organización evaluar los sucesos, identificar la incidencia

de las decisiones tomadas a lo largo del año o del período de análisis. Además, se
logra identificar qué problemas quedaron sin resolver o cómo mantener los buenos
resultados para ser mejores en el próximo período, logrando el posicionamiento
del producto y el reconocimiento organizacional.

Los informes logísticos le permiten a la alta dirección, los gerentes o juntas

directivas, cuantificar, controlar y mejorar los procesos y tener elementos para la
toma de decisión.

4. Los indicadores de gestión en los informes

Fuente: Pixabay (2013)

Indicadores de gestión

En el desarrollo de los conocimientos previos se ha podido contextualizar el tema

de Indicadores de Desempeño Logístico, también conocidos como KPI,
definiéndolos como aquellos indicadores cuantitativos que permiten medir el
desempeño y el resultado de cada proceso. Se relacionan con temas de
abastecimiento y procesos tales como la recepción, el almacenamiento, los
inventarios, el despacho, la distribución, las entregas, la facturación, el manejo de
la información, entre otros que son importantes para el negocio.

22
Con los indicadores logísticos se pretende evaluar la eficiencia y la eficacia de la
gestión logística de una organización para llegar a tener un control permanente y
seguro sobre las operaciones que allí se realizan y ejecutar un seguimiento
oportuno al cumplimiento de metas y objetivos, además de propiciar
retroalimentación efectiva que permita mejorar la cadena de abastecimiento y, a
raíz de esto, la importancia de incluirlos en los informes gerenciales.

Desde este punto de vista los indicadores de gestión son estratégicos en la

entrega de informes y serán presentados de acuerdo al tipo de informe que se
esté realizando y la periodicidad establecida para su presentación. Hay que tener
en cuenta que los indicadores de gestión por si solos carecen de valor, si no se
involucran dentro de un sistema que permita tener control sobre las mediciones y
generar una relación causa – efecto sobre sus resultados. Por esta razón, nace el
concepto de Cuadro de Mando Integral (CMI) o también llamado Balanced Score
Card – (BSC) por sus siglas en inglés, que tiende a confundirse con el Sistema de
Indicadores de Gestión, sistema empresarial que de hecho está incluido en el CMI
en razón a que solo incluye datos de carácter cuantitativo.

A continuación se describe en qué consiste y cuáles son los principios para su

manejo:

Cuadro de Mando Integral o BSC

Para López (1998), el CMI es un instrumento capaz de proporcionar información

normalizada y sistematizada, en tiempo oportuno y con la periodicidad adecuada,
para que sea útil en la toma de decisiones de gestión en la organización, siendo
no un objetivo en sí mismo, sino un elemento orientado a la acción.

El CMI puede analizarse desde enfoques interrelacionados entre sí (financiero,

clientes, procesos internos, formación y crecimiento) que generalmente obedecen
al cumplimiento de los objetivos corporativos.

23
 Fuente: Kaplan & Norton (2009)

Finanzas: se basa en el cumplimiento de los objetivos financieros

implícitos en la estrategia empresarial por medio del análisis cuantitativo,
de los ingresos y rentabilidad ya sea de la empresa por si sola o de las
metas que por su orientación a la mejora de la situación de la empresa,
sirvan de soporte y enfoque para las restantes perspectivas del cuadro de
mando a través de un escalón de causa-efecto que culmine en la mejora de
la actuación financiera. (Moro, 2005, p. 6)

Clientes: se basa en las necesidades del cliente y requiere completo

conocimiento y análisis de lo que ellos consideren como valor agregado.
Consiste en establecer los objetivos de la organización y establecer metas
medibles y cuantificables según los segmentos de mercado previamente
seleccionados, así como los productos o servicios, que tengan una relación
precio – calidad razonable para el consumidor. (Moro, 2005. pp. 6-7)

Procesos internos: es importante hacer un completo análisis de los

procesos internos de preventa, venta y postventa, con el fin de asegurarse
que las necesidades del cliente están cubiertas en todas las etapas de
desarrollo del producto o servicio, aún después de la compra o adquisición

24
 por parte del cliente pues es en ésta en donde muchas veces se consolida
la relación con el consumidor. (Moro, 2005. p. 7)

Formación y crecimiento: este factor se convierte en una de las herramientas

más eficientes para el cumplimiento de los objetivos empresariales.

Para Rodríguez (2006), la formación es un proceso de aprendizaje provocado,

bien sea de conocimientos, habilidades o actitudes que, a su vez puedan ser
aplicados en el desempeño del puesto de trabajo.

Diseño del CMI

Durante esta etapa se inicia con la elección del equipo del CMI y se le capacita en
el modelo a seguir.

Igualmente, los grupos de trabajo de cada unidad de negocio, se encargan de

organizar las definiciones fundamentales que van a construir el CMI. Para ello, se
inicia con un reconocimiento de la situación actual tanto interna como externa
mediante herramientas como el análisis DOFA de mercado, económico, financiero
y de la capacidad operativa.

Para la formulación del CMI se tienen en cuenta los siguientes pasos:

25
 Establecer la misión, visión, valores y políticas de la organización con sus
pares estratégicos.

Desarrollar la estrategia general del negocio con objetivos a largo plazo.

La estrategia define la manera en la que las unidades de negocio tienen
planeado alcanzar su visión.

Plantear los objetivos estratégicos tanto a nivel global como de cada

unidad, detallando los objetivos a corto y largo plazo, los responsables,
los recursos necesarios para el cumplimiento y la información adicional
pertinente.

Relacionar todos los puntos definidos anteriormente y su afectación

dentro del contexto de la organización a nivel global e individual.

Establecer los indicadores de gestión que permitan hacer la medición del

cumplimiento. Los indicadores no deberán ser más de 25 y deben
distribuirse de manera equitativa entre las cuatro perspectivas de la
organización.

Diseñar las actividades para la implementación de las estrategias

encaminadas al mejoramiento y al cumplimiento de las metas y objetivos
de la alianza estratégica.

Implementación del CMI

Para la implementación del CMI es necesaria la construcción e instalación de un

software o un sistema de información prediseñado a la medida de lo que se
requiere el cual debe:

 Ser una herramienta de comunicación.

26
 Tener una aplicación que refleje la medición de resultados.

 Integrar el sistema de gestión estratégica.

Es importante la verificación de las fuentes que se van a utilizar y van a alimentar

los indicadores, así como la periodicidad con que se manejará cada indicador y los
formatos necesarios mediante un proceso de actualización automatizado. Los
programas deben permitir la posibilidad de guardar los documentos generados
como archivos .xls, xlsx, .accdb, pdf, entre otros.

Integración del CMI

En este punto se identifican las fuentes de datos para alimentar el CMI y la

metodología para la sensibilización, divulgación y apropiación del sistema. Para
ello, es necesario capacitar a todos los usuarios, elaborar un plan de mejora y un
proceso para el mantenimiento del sistema.

Seguimiento del CMI

Debe permitir la retroalimentación, la mejora del proceso y de la estrategia; al igual

que en todos los sistemas, es fundamental definir el proceso mediante el cual se
va a monitorear el diseño e implementación del CMI teniendo en cuenta el
dinamismo de las unidades de negocio individuales y globales, y la capacidad que
tienen para adaptarse a las nuevas circunstancias. Se deben considerar las
siguientes recomendaciones:

27
 Se sugiere utilizar un sistema de indicadores por semáforos.

Implementar para los indicadores relaciones causa – efecto.

El sistema debe permitir visualizar en detalle el CMI incluyendo todos sus

elementos.

Debe tener una navegación amigable, sencilla e instintiva.

Debe permitir distintos niveles de autorización delas operaciones.

Fácil acceso a la información histórica.

Permitir la generación de reportes gráficos que sean de utilidad desde el

punto de vista global e individual.

5. Presentación de informes

Fuente: Fotolia (s.f.)

Preparar tablas y gráficas para generación de informes

La elaboración de estos recursos en los informes gerenciales cobra importancia en

la medida que permiten agrupar la información en períodos de tiempo y llevar a
cabo contrastes y comparaciones de la evolución de las cifras con respecto a los
objetivos de la organización, para presentarlos de manera amigable y de fácil
comprensión para todos los niveles.

En general, la información que se presenta en las tablas y gráficas de informes

gerenciales es la siguiente:

28
 Gestión financiera.

 Gestión de recursos humanos.

 Gestión de producción.

 Gestión de control interno.

 Gestión de aprovisionamiento.

 Gestión de informática.

 Gestión de planeación.

Funciones de hojas de cálculo para informes

Como ya se ha mencionado, los sistemas de información computarizados son de

uso ya imprescindible en todas las empresas y sus herramientas se convierten en
una forma de consolidar la información de acuerdo a las necesidades de cada
área.

Una de las principales herramientas es el software de hoja de cálculo (Excel) que

cuenta con utilidades como las plantillas, que permiten consolidar información de
tipo contable y financiera y en general estadística, que cualquier empresa pueda
manejar. Esta herramienta simplifica el trabajo, ya de por si facilitado, con el uso
de hojas de cálculo.

Ventas
Año Ventas Bogotá Ventas Cali
Medellín
Enero $200.000 $98.000 $210.000
Febrero $375.000 $104.000 $198.000
Marzo $376.000 $110.000 $186.000
Abril $360.000 $116.000 $174.000
Mayo $362.000 $122.000 $197.000
Junio $370.000 $128.000 $219.000
Julio $389.000 $134.000 $241.000
Agosto $410.000 $140.000 $263.000
Septiembre $453.000 $146.000 $285.000
Octubre $456.000 $152.000 $248.000
Noviembre $489.000 $158.000 $211.000

29
 Diciembre $510.000 $164.000 $174.000

Título del gráfico

$600.000

$500.000

$400.000

$300.000

$200.000

$100.000

$0

Ventas Bogotá Ventas Medellín Ventas Cali

Fuente: SENA

Mediante este tipo de herramientas, se pueden hacer medición de los procesos y

evaluación de indicadores mediante formatos condicionales, filtros avanzados,
tablas dinámicas, macros, entre otros.

Se debe tener presente en cuenta que existen otras aplicaciones y programas de

gran utilidad. Una de ellas se utiliza para el manejo de bases de datos que permite
la parametrización de ellos, tanto en su diseño como el sistema de ejecución. El
programa más popular y comercial es Access, mediante el cual se puede realizar
la creación de la bases de datos, se pueden hacer consultas básicas de búsqueda
o de duplicados, de no coincidentes, de totales, actualización y de acción.

Preparación del informe

En el informe el texto es mucho más conciso, dado que su enfoque se basa en los
resultados esperados y no en la explicación de un procedimiento, a menos de que
este aspecto sea donde se ubique el fallo y sea necesario dar más explicaciones
para dar claridad a las ideas que se quieren manifestar, lo anterior a diferencia de
una investigación o proyecto de tipo académico.

Los elementos más importantes y comunes que componen el informe son:

30
 Portada: debe contener el título del informe, nombre del autor, ciudad y fecha,
en el centro de la página y el nombre de la compañía centrada en la parte
inferior de la página.

 Tabla de contenido: es el listado en donde se presentan los elementos que

conforman el informe en el orden en los que está organizado el documento.
Incluye los títulos de los capítulos, sub-capítulos, secciones, todo con
numeración de las páginas y complementos, por lo que es importante realizarlo
una vez terminado el proyecto.

 Índice de figuras y tablas: se deben elaborar otros listados diferentes que

contengan la información correspondiente a todas las figuras y tablas con su
título y número consecutivo respectivo, así como la paginación.

 Resumen: el resumen debe incluir el título del informe, los nombres de los que
trabajaron en él, reconocimientos, metas y objetivos.

Es recomendable seguir los siguientes pasos para la elaboración del resumen:

o Formulación precisa del objetivo del informe.

o Descripción del método o procedimiento utilizado, que consiste en una

explicación de las técnicas que se usaron para la recolección de la
información para arrojar los resultados obtenidos.

o Presentación de las conclusiones o resultados obtenidos, los datos

recolectados y el tratamiento que se les dio.

o Análisis, que es una exposición de los hechos, circunstancias y detalles que

constituyen la verdadera razón de ser del informe.

También, en algunos casos, puede ser necesario incluir una versión del
resumen en inglés (abstract), pero al igual que en el resumen, no es
recomendable que exceda una página.

 Introducción: debe ser una presentación global, clara y concisa del contenido
del informe gerencial, el cual no debe incluir los resultados esperados o las
conclusiones y, al ser lo primero que se lee al entregar el informe, debe tener
una redacción y ortografía impecables.

31
 Para su redacción completa se deben tener en cuenta aspectos como los
antecedentes, relevancia del informe, motivación, objetivos generales y
específicos de cada área, resultados esperados, entre otros.

 Objetivos: generales y específicos. Se redactan iniciando con un verbo en

infinitivo que describa lo que realmente se pretende. En cuanto al objetivo
general es el que encierra el propósito del informe que se presenta y los
específicos definen actividades que deben realizarse para llegar al objetivo
general.

 Contenido: está constituido por los títulos, subtítulos, partes o secciones que
conforman el contenido del informe. Es el grueso del informe, en donde se
describe detalladamente la metodología de recolección de datos o fichas
técnicas del indicador, los resultados de los indicadores de gestión, la discusión
de los resultados, comparación con los objetivos, entre otros puntos.

 Ilustraciones: la ilustración es la representación gráfica de datos y comprende

gráficos, esquemas, mapas, dibujos, cartogramas, organigramas, diagramas de
flujo, entre otros.

Figuras, gráficas y cuadros, cobran vital importancia en los informes

gerenciales, dado que todas las herramientas informáticas son una eficiente
ayuda para presentar e interpretar los datos y resultados del informe. Bajo el
término genérico de cuadros se agrupan las tablas y otras formas de
presentación de los datos, ya sean estadísticos, matemáticos o de otra índole,
los que se escribirán en columnas verticales e hileras horizontales, en orden
correlativo.

 Conclusiones: en un informe gerencial las conclusiones deben aportar los

resultados del balance entre los resultados esperados y los obtenidos y, por lo
tanto, las recomendaciones para lograr el cumplimiento de las metas de la
organización.

Igualmente, es importante que las conclusiones incluyan el alcance que tuvo el

informe, así como las limitaciones en términos de exactitud de los datos. Por
otra parte, también se pueden incluir las determinaciones a tomar como
consecuencia de los resultados obtenidos, siempre con el fin de contribuir el
crecimiento y desarrollo de la organización.

Se sugiere incorporar los siguientes aspectos:

o Resultados obtenidos.

32
 o Comparación con los objetivos esperados.

o Conclusión general.

Las conclusiones deben tener una redacción clara, concreta y directa, no son
un resumen del informe.

 Fuentes: contiene una lista de las fuentes o referencias bibliográficas y

cibergráficas utilizadas y citadas en el informe. Una referencia bibliográfica o
cibergráfica es el conjunto de elementos que permite la identificación de las
publicaciones utilizadas en la elaboración del informe, sea tomado de fuentes
físicas o virtuales.

 Anexos: se incluyen las tablas, gráficos y cuadros que se hayan utilizado para
el desarrollo del informe.

Redacción de informes

Este tipo de informes son de suma importancia para los responsables de la

administración de la organización, sea pública o privada, puesto que permiten
comparar y contrastar la información de los diferentes departamentos y con ella se
idean estrategias para la resolución de conflictos y mejoramiento de indicadores
de gestión.

Teniendo esto en cuenta, los informes gerenciales deben estar íntimamente

referenciados con la información clave que realmente necesita la gerencia y los
integrantes de la junta directiva, con el fin de dar a conocer y hacer seguimiento al
producto de la gestión y procesos de una compañía en un período de tiempo
determinado, ya sea semanal, mensual, trimestral o anual, aunque con la
tecnología actual, que ya se ha detallado anteriormente, la información puede ser
analizada diariamente por todos los niveles que dan autorización en la empresa.

33
 Referencias

 Ballou, R. (2004). Logística. Administración de la cadena de suministro. (5a ed.).

México: Pearson Educación.

 Bernal, C. (2006). Metodología de la Investigación para la administración, eco-

nomía, humanidades y ciencias sociales. Naucalpan, México: Person
Educación.

 Bolaños, R. (2011). Los cuadros gerenciales en la administración pública. Un

segundo acercamiento sobre capacitación, formación y otras cuestiones.
Ciencias Económicas, 29(2), 249-269.

 Correa, A. y Gómez, R. (2009). Tecnologías de la información en la cadena de

suministro. Revista Dyna, 76(157), 37-48.

 Fotolia. (s.f.). CRM concept. Consultado el 06 de agosto de 2014, en

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 Fotolia. (s.f.). Global finacial business meeting and planning. Consultado el 06

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Barcelona, España: Grupo Planeta.

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 Leiva, J. (2016). La tercera plataforma tecnológica y su impacto en la logística.

Encuentro Supply Chain & Logistics Update 2016. Santiago de Chile, Chile.

 López, A. (1998). Balanced Scorecard - Cuadro de Mando Integral - de la

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unión. Comunicación presentada al XIII Congreso AECA. Oviedo, España.

 Pixabay. (2013). Escáner de código de barras. Consultado el 27 de noviembre

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34
 Pixabay. (2015). Binaria. Consultado el 27 de noviembre de 2016, en
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 Pixabay. (2015). Empresario. Consultado el 27 de noviembre de 2016, en

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 Rodríguez, R. (2006). Gestión de la formación: La importancia de la formación

en el ámbito empresarial. Vigo, España: Ideas propias.

 Sueldo, A. (s.f.). Cuadro de Mando Integral como herramienta de gestión

estratégica. Consultado el 28 de noviembre de 2016, en
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 Thornton, S. (s.f.). ¿Qué es un sistema de punto de venta (PDV)? Consultado el

28 de noviembre de 2016, en http://www.ehowenespanol.com

Control del documento

Nombre Cargo Dependencia Fecha

Centro de Gestión de
Mercados, Logística y
Autor Sonia Maritza Experta Tecnologías de la Julio de
Ramos Ruiz técnica Información. 2016
Regional Distrito
Capital
Guionista -
Luz Clarena Centro Agroindustrial. Noviembre
Adaptación línea de
Arias González Regional Quindío de 2016
producción

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