Você está na página 1de 20

'HQLV0DURO\

7LUDGR%DXWLVWD
6R\HODXWRUGH
HVWHGRFXPHQWR



UNIVERSIDAD MARIANO GÁLVEZ


FACULTAD DE INGENIERÍA
INGENIERÍA ELECTRÓNICA

CURSO: INGENIERÍA ECONÓMICA.


CATEDRÁTICO: LIC.GERMAN MARTÍNEZ.
OCTAVO CICLO

PROJECT MANAGEMENT
(ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS)

OCTUBRE DE 2010
GUATEMALA, GUATEMALA
UNIVERSIDAD MARIANO GÁLVEZ
FACULTAD DE INGENIERÍA
INGENIERÍA ELECTRÓNICA

GRUPO No. 2

INTEGRANTES

PABLO JAVIER ORTEGA ALVARADO 091-04-2981


ETAN ANTONIO GIRÓN CASTÑEDA 091-05-2819
DAVID TORRES GUZMÁN 091-06-2238
CARLOS GUERRERO MENDEZ 091-07-2744
DENIS MAROLY TIRADO BAUTISTA 091-07-3192
LUIS GERARDO SOBERANIS REYES 091-07-3410
ELDER NOEL ORTIZ 091-08-5875
JOSE FERNANDO SALAZAR COLOM 091-08-1007
JORGE BARQUERO 0900-06-578

OCTUBRE DE 2010
GUATEMALA, GUATEMALA
ÍNDICE

CONTENIDO PÁGINA

INTRODUCCIÓN ……………………………………… 1

OBJETIVOS ……………………………………… 2

PROJECT MANAGEMENT (ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS) ……………………………………… 3

¿QUÉ ES LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS? ……………………………………… 3

IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS ……………………………………… 4

CICLO DE VIDA DE UN PROYECTO ……………………………………… 4

FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS ……………………………………… 5


PLANEACIÓN ……………………………………… 5
ORGANIZACIÓN ……………………………………… 6
DIRECCIÓN ……………………………………… 7
CONTROL ……………………………………… 8

¿QUÉ ES EL ADMINISTRADOR DE PROYECTOS? ……………………………………… 11

FUNCIONES DEL ADMINISTRADOR DE PROYECTOS ……………………………………… 11


PLANEACIÓN ……………………………………… 12
ORGANIZACIÓN ……………………………………… 12
CONTROL ……………………………………… 12

IMPORTANCIA DEL ADMINISTRADOR DE PROYECTOS ……………………………………… 13

CONCLUSIONES ……………………………………… 16

REFERENCIAS ……………………………………… 17
INTRODUCCIÓN
Un proyecto es un esfuerzo coordinado que se extiende por un período limitado de tiempo
para lograr un cierto objetivo bajo ciertas especificaciones, involucrando una serie compleja de
elementos. Así, bajo el término "proyecto", se incluyen obras de infraestructura de diferente
envergadura (desde una represa hasta la reforma de una habitación en nuestras casas); el
desarrollo de nuevos productos y servicios (desde un nuevo transbordador espacial hasta una
nueva crema de belleza); el despliegue de una nueva campaña publicitaria o la instalación y puesta
en marcha de una red de telecomunicaciones.

Este trabajo presenta varios puntos referentes a la administración de proyectos y a la persona


encargada de conducirlos hacia un fin exitoso. Se exponen el significado de la administración de
proyectos dentro de las organizaciones actuales, su importancia, funciones y se explica por qué se
le considera una solución al problema surgido del incremento de operaciones, dentro de las
actividades que llevan a cumplir un objetivo.

También se hace mención al papel que cumple un administrador de proyectos dentro de una
organización y las tareas que lleva a término para la realización de las metas propuestas,
proporciona pautas para la dirección de proyectos tomados de forma individual. Define la
dirección de proyectos y otros conceptos relacionados, y describe el ciclo de vida de la dirección
de proyectos y los procesos conexos.

1
OBJETIVOS

 Definir lo que es el Project Management (Administración de Proyectos).

 Dar a conocer la importancia que implica la Administración de Proyectos en los diversos


campos; desde proyectos individuales, hasta grandes proyectos corporativos.

 Mostrar que la Administración de Proyectos sirve para aprovechar de mejor manera los
recursos críticos cuando están limitados en cantidad y/o tiempo de disponibilidad.

 Definir que es el Project Manager (Administrador de Proyectos).

 Explicar las funciones del Administrador de Proyectos.

2
PROJECT MANAGEMENT
(ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS)
Antes que nada debemos de definir que es administración y que es un proyecto:

 Administración: Es el proceso de planear, organizar, dirigir y controlar el uso de recursos


para lograr objetivos. Otra definición es la de Koontz; "La administración es el proceso de
diseñar y mantener un ambiente en el cual las personas, trabajando juntas en grupos,
alcanzan con eficiencia metas seleccionadas".

Entonces podemos definir a la administración como el proceso de organizar, planear, dirigir y


controlar; actividades y recursos con el fin de lograr un objetivo.

 Proyecto: Es una organización de gente dedicada a un propósito u objetivo especifico".

Habiendo definido los conceptos de administración y de proyecto podemos decir que “La
administración de proyectos” es la aplicación del enfoque de sistemas para la administración de
tareas tecnológicas complejas o de proyectos cuyos objetivos se establecen explícitamente en
términos de tiempo, costos y parámetros de realización.

¿QUÉ ES LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS?


Después de haber visto la definición de administración de proyectos podemos dar nuestro
punto de vista acerca de que es la administración de proyectos; La administración de proyectos es
la forma de planear, organizar, dirigir y controlar una serie de actividades realizadas por un grupo
de personas que tienen un objetivo especifico; el cual puede ser (crear, diseñar, elaborar, mejorar,
analizar, etc.) un problema o cosa.

También se dice que la administración de proyectos ocurre cuando se da un énfasis y una atención
especial para conducir actividades no repetitivas con el propósito de lograr un conjunto de metas.

Esta actividad es llevada a cabo por un conjunto de administradores que actúan como agentes
unificadores para proyectos particulares, tomando en cuenta los recursos existentes, tales como el
tiempo, materiales, capital, recursos humanos y tecnología.

Los proyectos tienen un ciclo de vida que implica un crecimiento gradual conforme se establecen
las necesidades y se desarrollan las características del trabajo, una completa implantación a
medida de que se realice el trabajo y conclusión de las fases conforme se complete el trabajo el
proyecto llega a su final. Este ciclo es invariable, aunque (como sucede con las personas no se
conoce o no se respeta por completo).

3
IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIÓN DE
PROYECTOS
Los cambios tecnológicos, la necesidad de introducir nuevos productos al mercado, las
cambiantes exigencias de los consumidores de productos, entre otras cosas, incrementan el fluido
de operaciones en una organización, provocando que los métodos de administrativos
convencionales sean inadecuados. Por esta razón la administración de proyectos es importante, ya
que ofrece nuevas alternativas de organización. También ayuda a realizar acciones concisas y
efectivas para obtener el máximo beneficio.

CICLO DE VIDA DE UN PROYECTO


La administración de proyectos enseña que para alcanzar el objetivo deseado del proyecto se
debe seguir un proceso específico. No existe ninguna excepción a esta regla. El proceso se conoce
como ciclo de vida. Este proceso se da en cuatro fases:

 La primera fase del ciclo de vida del proyecto incluye la identificación de una necesidad,
problema u oportunidad y puede dar como resultado propuestas del cliente, solicitando
de personas, de un equipo de proyectos, o de organizaciones (contratistas) que solucionen
la necesidad o el problema identificados.
 La segunda fase del ciclo de vida del proyecto es el desarrollo de una solución propuesta a
la necesidad o problema. Dando como resultado la presentación de una propuesta al
cliente por parte de una o más personas u organizaciones.
 La tercera fase del ciclo de vida del proyecto es la puesta en práctica de la solución
propuesta. Esta fase, que se conoce como desarrollar el proyecto, da como resultado el
logro del objetivo del proyecto, dejando satisfecho al cliente en el sentido de que el
alcance completo del trabajo se terminó con calidad, dentro del presupuesto y a tiempo.
 La fase final del ciclo de vida del proyecto es terminar el proyecto, cuando un proyecto
está terminado se necesita realizar ciertas actividades de cierre, por ejemplo, confirmar
que todas las entregas se han hecho al cliente y han sido aceptadas por él, que se han
cobrado todos los pagos y que se han pagado todas las facturas. Durante esta fase, una
tarea importante es evaluar el desempeño del proyecto con el fin de aprender qué se
pudiera mejorar si se llevara a cabo un proyecto similar en el futuro.

En general, el ciclo de vida del proyecto se sigue de manera más formal y estructurada cuando el
proyecto se realiza en un ambiente de negocios. Tiende a ser menos formal cuando el proyecto lo
lleva a cabo una sola persona o un grupo de voluntarios.

4
Gráfica del ciclo de vida de un proyecto

La mayoría de las empresas no respetan el ciclo de vida del proyecto por diferentes razones estas
pueden ser falta de conocimiento del ciclo de vida, brincarse algunas etapas por creerlas no
importantes y hacer modificaciones al ciclo de vida de acuerdo al tipo y tamaño de la empresa.

FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIÓN DE
PROYECTOS
La administración de proyectos procura siempre el máximo aprovechamiento de los
recursos, mediante su utilización eficiente. Las principales funciones de la administración de
proyectos se engloban en planeación, organización, dirección y control.

PLANEACIÓN
Durante la planeación se decide anticipadamente qué, quién, cómo, cuándo y por qué se
hará el proyecto. Las tareas más importantes de la planeación son determinar el status actual de la
organización, pronosticar a futuro, determinar los recursos que se necesitarán, revisar y ajustar el
plan de acuerdo con los resultados de control y coordinar durante todo el proceso de planeación.

También para aquellos procesos realizados para definir un nuevo proyecto o una nueva fase de un
proyecto ya existente, mediante la obtención de la autorización para comenzar dicho proyecto o

5
fase, establecer el alcance del proyecto, refinar los objetivos y definir el curso de acción necesario
para alcanzar los objetivos para cuyo logro se emprendió el proyecto.

Los pasos que la planeación tiene son:

1. Definir con claridad el objetivo del proyecto. La definición tiene que ser aceptada por el cliente y
la persona u organización que realizará el proyecto.

2. Dividir el alcance del proyecto en "piezas" importantes, o paquetes de trabajo. Aunque los
proyectos importantes quizá parezcan ser abrumadores cuando se contemplan como un conjunto,
una forma de dominar la empresa más monumental es dividirla. La estructura de división del
trabajo es un árbol jerárquico de los elementos de trabajo o partidas que realiza o produce el
equipo durante el proyecto. Con frecuencia la estructura de división del trabajo identifica la
organización o la persona individual responsable de cada paquete de trabajo

3. Definir las actividades específicas que son necesarias de realizar en cada paquete de trabajo con
el fin de lograr el objetivo del proyecto.

4. Presentar en forma gráfica las actividades bajo la forma de un diagrama de red. Este diagrama
muestra el orden necesario y las interdependencias de las actividades para alcanzar el objetivo del
proyecto.

5. Calcular el tiempo estimado que requerirá completar cada actividad. También es necesario
determinar los tipos de recursos y la cantidad que se requiere de cada uno de ellos para terminar
cada actividad dentro del tiempo estimado.

6. Calcular el costo estimado para cada actividad. El costo se basa en los tipos y cantidades de
recursos que se requieren para cada actividad.

7. Calcular un programa y un presupuesto para el proyecto para determinar si se puede lograr


dentro del tiempo requerido, con los fondos asignados y con los recursos disponibles. Si no es así,
se tienen que hacer ajustes al alcance del proyecto, a los tiempos estimados de las actividades o
las asignaciones de recursos, hasta que se pueda establecer un plan de línea base (un programa
para lograr el alcance del proyecto a tiempo y dentro del presupuesto), que sea factible y realista.

ORGANIZACIÓN
Una vez que se ha desarrollado el plan de línea base se puede proceder al trabajo del
proyecto. El equipo, dirigido por el gerente del proyecto, pondrá en práctica el plan y realizará las
actividades o elementos de trabajo de acuerdo con él. El ritmo de la actividad aumentará según se
vayan incluyendo más y diversos recursos al desarrollo de las tareas del proyecto.

La organización realiza actividades en grupo, de asignación y asesoramiento, y proporciona la


autoridad necesaria para llevar a cabo las actividades.

6
Dentro de esta etapa se identifica, define y divide el trabajo a realizar, se agrupan y definen los
puestos, se proporcionan los recursos necesarios y se asignan los grados de autoridad.

También se da una serie de criterios que a continuación se muestra:

 Pautas, instrucciones de trabajo, criterios para la evaluación de propuestas y criterios


estandarizados para la medición del desempeño.
 Plantilla para el plan para la dirección del proyecto.
 Procedimientos de control de cambios, incluyendo las etapas durante las cuales se
modificarán las normas, políticas, planes y procedimientos oficiales de la compañía (o
cualquier otro documento del proyecto), y cómo se aprobará y validará cualquier cambio.
 Archivos del proyecto pertenecientes a proyectos anteriores (por ejemplo, líneas base de
alcance, costo, cronograma y para la medición del desempeño, calendarios del proyecto,
diagramas de red de los cronogramas del proyecto, registros de riesgos, acciones
planificadas de respuesta e impacto definido del riesgo).
 Información histórica y base de conocimientos de lecciones aprendidas.
 Bases de conocimiento de la gestión de la configuración, que contienen las versiones y
líneas base de todas las normas, políticas y procedimientos oficiales de la compañía, y
cualquier otro documento del proyecto.

DIRECCIÓN
El siguiente paso es la dirección, la cual sirve para conducir el comportamiento humano
hacia las metas establecidas. Aquí se comunican y explican los objetivos a los subordinados, se
asignan estándares, se entrena y guía a los subordinados para llegar a los estándares requeridos,
se recompensa el rendimiento y se mantiene un ambiente motivacional.

Durante la ejecución del proyecto, los resultados pueden requerir que se actualice la planificación
y que se vuelva a establecer la línea base. Esto puede incluir cambios en la duración prevista de las
actividades, cambios en la disponibilidad y productividad de recursos, así como en los riesgos no
anticipados. Tales variaciones pueden afectar el plan para la dirección del proyecto o los
documentos del proyecto, y pueden requerir un análisis detallado y el desarrollo de respuestas de
dirección de proyectos apropiadas.

Los resultados del análisis pueden generar la solicitud de cambios que, en caso de ser aprobados,
podrían modificar el plan para la dirección del proyecto u otros documentos del proyecto, y
requerir posiblemente el establecimiento de una nueva línea base.

La dirección del proyecto integra y consolida todos los planes de gestión subsidiarios y las líneas
base de los procesos de planificación, e incluye en particular:

 El ciclo de vida seleccionado para el proyecto y los procesos que se aplicarán en cada fase.
 Los resultados de la adaptación realizada por el equipo de dirección del proyecto, a saber:

7
 Los procesos de dirección de proyectos seleccionados por el equipo de dirección
del proyecto.
 El nivel de implementación de cada proceso seleccionado.
 Las descripciones de las herramientas y técnicas que se utilizarán para llevar a
cabo esos procesos.
 El modo en que se utilizarán los procesos seleccionados para gestionar el proyecto
específico, incluyendo las dependencias e interacciones entre dichos procesos y
las entradas y salidas esenciales.
 El modo en que se ejecutará el trabajo para alcanzar los objetivos del proyecto.
 Un plan de gestión de cambios que describa el modo en que se monitorearán y
controlarán los mismos.
 Un plan de gestión de la configuración que documente cómo se llevará a cabo dicha
gestión.
 El modo en que se mantendrá la integridad de las líneas base para la medición del
desempeño.
 Las necesidades y las técnicas de comunicación entre los interesados.
 Las revisiones clave de gestión del contenido, alcance y tiempo, para agilizar la atención de
asuntos sin resolver y decisiones pendientes.

CONTROL
Por último se encuentra el control, que se encarga de medir el rendimiento obtenido en
relación a las metas fijadas. En caso de haber desviaciones, se determinan las causas y se corrige lo
que sea necesario.

El seguimiento y control también incluye:

 Controlar cambios y recomendar acciones preventivas para anticipar posibles problemas.


 Dar seguimiento a las actividades del proyecto, comparándolas con el plan para la
dirección del proyecto y la línea base desempeño de ejecución del proyecto.
 Influir en los factores que podrían eludir el control integrado de cambios, de modo que
únicamente se implementen cambios aprobados.

Este seguimiento continuo proporciona al proyecto conocimientos sobre la salud del proyecto y
permite identificar las áreas que requieren más atención. Además de dar seguimiento y controlar
el trabajo que se está realizando dentro de un grupo de proceso, este grupo de proceso da
seguimiento y controla la totalidad del esfuerzo del proyecto.

En proyectos de fases múltiples, el grupo de proceso de seguimiento y control coordina las fases
del proyecto a fin de implementar acciones correctivas o preventivas, de modo que el proyecto
cumpla con el plan para la dirección del proyecto. Esta revisión puede dar lugar a actualizaciones
recomendadas y aprobadas al plan para la dirección del proyecto.

8
La clave para el control del proyecto efectivo es medir el progreso real y compararlo con el
planeado sobre una base periódica y oportuna y llevar a cabo la acción correctiva de inmediato si
es necesaria. El confiar que un problema desaparecerá sin una intervención correctiva es ingenuo.
Mientras más temprano se identifique y corrija la dificultad es mejor. Con base en el avance real,
es posible pronosticar un programa y un presupuesto para la terminación del proyecto. Si estos
parámetros están fuera del objetivo, es necesario poner en práctica de inmediato acciones
correctivas.

9
Básicamente, un proyecto puede definirse por los siguientes puntos:

1. Hay una multiplicidad de actores (stakeholders) con algún interés (positivo o negativo) en
la implementación y/o el resultado del proyecto: clientes, miembros del equipo, o la
población de la comunidad afectada, por ejemplo, por la construcción de una planta de
celulosa.
2. Una serie de actividades y tareas interrelacionadas necesarias para cumplir con los
requerimientos definidos al inicio
3. Un presupuesto económico y financiero limitado
4. La utilización de recursos humanos y materiales. Aquí se encuentra el equipo
multidisciplinario que llevará adelante las actividades de cada especialidad y los equipos y
materiales que servirán como parte del producto final o durante la implementación del
mismo
5. Un Project Manager o Gerente del Proyecto que será el líder del equipo y de las relaciones
con los stakeholders y coordinará los esfuerzos a lo largo de todas las etapas.

Según la envergadura de la tarea, el Project Manager puede ser una única persona o una oficina
de proyectos.

Ahora bien, una vez definidas las principales características de un proyecto, veamos las ventajas
del Project Management para una ejecución exitosa de la iniciativa:

1. El Project Management permite conseguir un objetivo (en general, de alta complejidad) a


través del cumplimiento de una serie de hitos. Así, permite alcanzar la meta dentro de los
límites preestablecidos de tiempo y dinero, con un uso más eficiente de los recursos.
2. El Project Management minimiza la burocracia e incrementa la velocidad de
implementación al crear una estructura matricial específica para el proyecto.
3. La estructuración del proyecto en fases (evaluación de factibilidad técnica y económico-
financiera, planificación, implementación, cierre y control) donde cada una cumple una
función específica permite optimizar el uso de los recursos humanos, materiales y
financieros al tiempo que se minimizan los riesgos.
4. El Project Management permite maximizar las sinergias y, por lo tanto, los resultados del
equipo multidisciplinario y de cada miembro en particular.
5. El Project Management es una metodología efectiva para mantener alta la motivación de
los empleados.
6. La metodología minimiza y gestiona efectivamente las tensiones y conflictos entre los
stakeholders, ya sea entre los miembros del equipo o entre las organizaciones y otros
interesados (por ejemplo, la comunidad aborigen afectada por la construcción de una
represa).
7. El Project Management permite identificar tempranamente los potenciales riesgos y
definir anticipadamente planes de mitigación y acciones correctivas.

10
¿QUÉ ES EL ADMINISTRADOR DE PROYECTOS?
El administrador de proyectos (Project Manager) puede ser definido como el individuo que
cumple con la tarea de integrar los esfuerzos dirigidos hacia la ejecución exitosa de un proyecto
específico. Esta persona enfrenta un conjunto de circunstancias único en cada proyecto.

El administrador de proyectos es una extensión del administrador general de una organización.

Hay doce reglas vitales para un administrador de proyectos:

1. Comprender los problemas, oportunidades y expectativas de un gerente de proyectos.


2. Reconocer que los equipos de proyectos tendrán conflictos, pero que esto es una parte
natural del desarrollo del grupo.
3. Comprender quiénes son los que tienen participación en la empresa y sus agendas.
4. Comprender que las organizaciones son muy políticas y que se utiliza la política para
ventaja propia.
5. Comprender que el gerente de proyectos necesita hacer "amplio uso del liderazgo", pero
que es necesario ser flexible.
6. Comprender que el éxito del proyecto se define por cuatro componentes: presupuesto,
programa, criterios de desempeño y satisfacción del cliente.
7. Comprender que se debe crear un equipo unido al ser un motivador, un entrenador, un
animador, un conciliador y solucionador de conflictos.
8. Observe que su equipo desarrollará actitudes sobre la base de las emociones que muestre
usted -tanto positivas como negativas.
9. Siempre haga preguntas de "qué si" y evite sentirse cómodo con la situación del proyecto.
10. Nunca se deje empantanar en detalles pequeños que le hagan perder de vista el propósito
del proyecto.
11. Administre con eficiencia su tiempo.
12. Sobre todo, planee, planee, planee.

FUNCIONES DEL ADMINISTRADOR DE


PROYECTOS
El administrador de proyectos opera independientemente de la cadena de mando normal
dentro de la organización. Debe dirigir y evaluar el proyecto; también planear, proponer e
implementar políticas de administración de proyectos, asegurar la finalización del proyecto
mediante compromisos contractuales.

11
Planeación:
Primero, el gerente del proyecto define con claridad el objetivo del proyecto y llega a un
acuerdo con el cliente sobre este objetivo. Después el gerente comunica este objetivo al equipo en
forma tal que debe crear una visión de lo que constituirá el logro exitoso del objetivo. El gerente
encabeza el desarrollo de un plan para lograr el objetivo del proyecto. Al hacer participar al equipo
en el desarrollo de este plan, el gerente asegura un plan más amplio del que hubiera podido
desarrollar por sí solo. Además, esta participación obtiene el compromiso del equipo en lograr el
plan.

El gerente revisa el plan con el cliente para obtener su aprobación y después establece un sistema
de información de la administración del proyecto (en forma manual o computarizada) para
comparar el progreso real con el gerente de proyectos hacer planeado. Es importante que se
explique este sistema al equipo para que pueda participar al equipo en el usarlo en forma
apropiada para administrar el proyecto.

Organización:
La organización incluye obtener los recursos apropiados para realizar el trabajo. Primero,
el gerente del proyecto tiene que decidir qué tareas se deben hacer en la propia empresa y cuáles
deben hacer los subcontratistas o asesores. Para las tareas que se realizarán en la propia empresa,
el gerente obtiene el compromiso del personal específico que trabajará en el proyecto. Para las
tareas que realizarán asegura subcontratistas, el gerente del proyecto define con claridad el
alcance del trabajo, las partidas a recibir y negocia un contrato con cada uno de ellos.

El gerente también asigna las responsabilidades y delega autoridad a personas o subcontratistas


específicos para las diversas tareas, con la comprensión de que serán responsables del logro de
ellas dentro del presupuesto y el programa asignado. Para grandes proyectos que incluyen un gran
número de personas, el gerente puede nombrar líderes de grupos o tareas específicas. Por último,
y lo más importante, la labor de organización incluye crear un ambiente en que las personas estén
altamente motivadas para trabajar juntas como un equipo de proyectos.

Control:
Para controlar el proyecto, el gerente pone en marcha un sistema de información de
administración, creado para seguir el progreso real y compararlo con el planeado. Este tipo de
sistema ayuda al gerente a distinguir entre diligencia y logros. Los miembros del equipo del
proyecto supervisan el avance de sus tareas asignadas y periódicamente proporcionan
información sobre el progreso, el programa y los costos. Estos datos son complementados con
reuniones periódicas de revisión del proyecto.

Si el progreso real es menor al planeado o si ocurren acontecimientos inesperados, el gerente del


proyecto lleva a cabo de inmediato la acción correspondiente. Obtiene información y asesoría de

12
los miembros del equipo con relación a la acción correctiva apropiada y cómo planear de nuevo
esas partes del proyecto. Es importante que se identifiquen pronto los problemas, o incluso los
posibles conflictos y que se lleven a cabo acciones. El gerente del proyecto no puede asumir un
enfoque de "esperemos y veamos cómo salen las cosas (las cosas nunca se arreglan por sí sola)-.
Tiene que intervenir y ser proactivo, resolviendo los problemas antes de que empeoren.

El gerente desempeña el papel de liderazgo en la planeación, organización y control del proyecto,


pero no intenta hacerlo por sí solo. Hace participar al equipo en estas funciones para obtener su
compromiso con la terminación exitosa del proyecto.

Otras tareas que debe cumplir son desarrollar y mantener los planes del proyecto, darle una
calendarización y financiamiento adecuados al proyecto y evaluar y reportar su avance.

Debe resolver los problemas a través de decisiones orientadas al objetivo.

Además, el administrador de proyecto debe resolver las siguientes preguntas:

 ¿Qué se va a hacer?
 ¿Cuándo se va a hacer?
 ¿Por qué se va a hacer?
 ¿Cuánto dinero está disponible para hacerlo?
 ¿Qué tan bien se está haciendo el proyecto?

IMPORTANCIA DEL ADMINISTRADOR DE


PROYECTOS
El gerente de proyectos es un ingrediente clave en el éxito de un proyecto. Además de
proporcionar liderazgo en la planeación, organización y el control del proyecto, debe poseer un
grupo de habilidades que al mismo tiempo infundirán al equipo la seguridad de tener éxito y la
certidumbre de ganarse la confianza del cliente. Los gerentes efectivos de proyectos tienen
también otros atributos como son: una gran capacidad de liderazgo, capacidad de permitir el
desarrollo de las personas, excede lentes habilidades de comunicación, buen manejo de relaciones
interpersonales, capacidad de manejar el estrés, sagacidad para solucionar problemas y destreza
para administrar el tiempo.

La posición del administrador de proyectos es importante porque las organizaciones modernas son
muy complejas como para excluir una administración efectiva y más específica usando estructuras
y relaciones organizacionales tradicionales.

Además, esta persona provee el liderazgo necesario para que la cadena de proyectos fluya dentro
de la red organizacional.

13
El gerente de proyectos debe hacer participar a las personas en las decisiones que las afectan y
debe darles autoridad para tomar decisiones dentro de sus áreas asignadas de responsabilidad. El
crear una cultura de proyecto que da autoridad al equipo no sólo significa asignar la
responsabilidad de las tareas a los miembros del equipo, sino también delegarles la autoridad para
tomar decisiones relacionadas con el logro de esas tareas. Los miembros del equipo aceptarán la
responsabilidad de planear su trabajo, decidir cómo cumplir con sus tareas, controlar el avance de
su trabajo y solucionar los problemas que puedan obstaculizar el progreso. Aceptarán la
responsabilidad por llevar a cabo su trabajo dentro del presupuesto y a tiempo.

El gerente puede fomentar la motivación a través del reconocimiento del equipo de proyectos
como un conjunto y de sus miembros como individuos. Esto se hace durante el proyecto, no tan
sólo al finalizar el mismo. Las personas quieren sentir que están haciendo una contribución al
proyecto y necesitan ser reconocidas.

El reconocimiento puede tomar muchas formas (no tiene que ser por necesidad monetaria).
Puede tomar la forma de estímulos verbales, alabanzas, señales de apreciación o recompensas.
Este reforzamiento positivo ayuda a estimular el comportamiento deseado; la conducta que se
reconoce o recompensa se repite.

Los proyectos deben ser divertidos. Los gerentes de proyectos deben disfrutar de su trabajo y
fomentar la misma actitud positiva por parte de los miembros del equipo. La mayoría de las
personas que trabajan en proyectos buscan afiliación y socialización, no quieren trabajar en
aislamiento. El equipo necesita pasar a través de un periodo de socialización antes de funcionar
con efectividad como un equipo de alto desempeño. El gerente de proyectos puede facilitar este
proceso al crear una sensación de camaradería entre los miembros del equipo.

El gerente de proyectos efectivo está comprometido con la capacitación y el desarrollo de las


personas que trabajan en el proyecto. A éste lo utiliza como una oportunidad para aumentar valor
a la base de experiencia de cada persona, de modo que todos los miembros del equipo sean más
conocedores y competentes al final del proyecto de lo que lo eran cuando se inició.

Los gerentes efectivos se comunican y comparten información en diversas formas. Tienen


reuniones con el equipo del proyecto, con el cliente, al inicio del proyecto para dirección de la
compañía y mantienen conversaciones informales con estas personas. También proporcionan
informes por escrito al cliente y a la alta dirección.

Todas estas tareas requieren que tenga buenas habilidades de comunicación oral y escrita. Se dice
que se aprende más escuchando que hablando. Por lo tanto, los buenos gerentes de proyectos
dedican más tiempo a escuchar que a hablar. No dominan la conversación, escuchan las
expectativas y las necesidades expresadas por el cliente, y las ideas y preocupaciones expresadas
por el equipo del proyecto. Para iniciar el diálogo sobre temas importantes, comienzan con
discusiones y conversaciones; para estimular el diálogo hacen preguntas y solicitan comentarios e
ideas.

14
Es responsabilidad del gerente de proyectos asegurarse de que el cliente quede satisfecho, de que
el alcance del trabajo esté terminado con calidad, dentro del presupuesto y a tiempo. El gerente
tiene la responsabilidad principal de proporcionar liderazgo en la planeación, organización y
control del esfuerzo del trabajo para lograr el objetivo del proyecto. En términos de planeación, el
gerente tiene que definir con claridad el objetivo del proyecto y llegar a un acuerdo con el cliente
sobre este objetivo. En términos de organización, el gerente tiene que asegurar los recursos
adecuados para realizar el trabajo. En términos de control, el gerente necesita seguir el avance
real y compararlo con el planeado.

El gerente de proyectos es un ingrediente clave en el éxito de un proyecto y necesita contar con


un conjunto de habilidades que ayudarán al éxito del equipo. El gerente debe ser un buen líder
que inspire a las personas asignadas al proyecto a trabajar como un equipo para poner en práctica
con éxito el plan y alcanzar el objetivo del proyecto; tiene que estar comprometido con la
capacitación y el desarrollo de las personas que trabajan en el proyecto; ser un comunicador
efectivo que interactúe periódicamente con el equipo, así como con cualquier subcontratista, con
el cliente y con la alta dirección de su compañía y tener buenas habilidades interpersonales. Es
importante que el gerente del proyecto desarrolle una relación con cada una de las personas en el
equipo y utilice con efectividad sus habilidades interpersonales para influir sobre el pensamiento y
las acciones de otros. Un gerente efectivo puede manejar el estrés si tiene un buen sentido del
humor. Además, es un buen solucionador de problemas. Aunque es más fácil identificar los
conflictos que resolverlos, su buena solución se inicia con la identificación anticipada de un
problema o posible problema. Los buenos gerentes de proyectos también administran bien su
tiempo.

Estas habilidades esenciales se pueden desarrollar mediante la experiencia, buscando


retroalimentación de otros, realizando una autoevaluación y aprendiendo de los errores propios,
entrevistando a gerentes efectivos, participando en programas de capacitación, perteneciendo a
organizaciones, mediante la lectura y a través de la participación en organizaciones voluntarias
donde se puedan probar estas habilidades.

Los gerentes de proyectos tienen que ser buenos para delegar. Esta característica incluye dar
autoridad al equipo para lograr el objetivo del proyecto y dar autoridad a cada miembro de él para
que logre los resultados esperados de su área de responsabilidad. Es el acto de permitir que las
personas lleven a cabo con éxito las tareas asignadas.

Otro componente importante más del trabajo del gerente de proyectos es administrar y controlar
los cambios, con el fin de minimizar cualquier repercusión negativa sobre el buen logro del
objetivo del proyecto. Para lograr esto con éxito el gerente de proyectos debe establecer, al inicio
del proyecto, procedimientos con relación a cómo se documentarán Y autorizarán los cambios.

15
CONCLUSIONES
 Después de haber realizado este trabajo, se puede observar que las organizaciones
actuales, debido a su complejidad de operaciones, recursos y manejo, requieren un tipo
de administración un poco más enfocada a metas específicas.

 La administración de proyectos es una respuesta a esta necesidad, teniendo como ayuda a


una persona encargada de coordinar todo el proceso. Esta persona es el administrador de
proyectos, quien es una extensión del administrador general.

 Mientras que el administrador de proyectos se encarga de propósitos específicos, el


administrador general puede delegar responsabilidades y desempeñar mejor su trabajo
dentro de toda la organización.

 En América Latina, el Project Management suele limitarse a ciertas industrias y es


desconocido por muchos ejecutivos.

 El ciclo de vida del proyecto se sigue de manera más formal y estructurada cuando el
proyecto se realiza en un ambiente de negocios. Tiende a ser menos formal cuando el
proyecto lo lleva a cabo una sola persona o un grupo de voluntarios.

 Las principales funciones de la administración de proyectos se engloban en planeación,


organización, dirección y control.

16
REFERENCIAS
 “Systems Analysis and Project Management”. David Cleland y William King, Ed. McGraw-
Hill.

 “Elementos de Administración”. Harold Koontz y Heinz Weinrich, Ed. McGraw-Hill, 5ta. Ed.

 “Administración Exitosa de Proyectos”. Jack Gido y James Clements, Ed. Thomson, 1999.

 “Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK)”. Project
Management Institute, Inc., 4ta. Ed.

 www.monografias.com

 www.materiabiz.com/mbz/estrategiaymarketing/nota

 www.wikipedia.com

 www.pmi.org

 www.scribd.com

17

Você também pode gostar