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PROJECT MANAGEMENT
(ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS)
OCTUBRE DE 2010
GUATEMALA, GUATEMALA
UNIVERSIDAD MARIANO GÁLVEZ
FACULTAD DE INGENIERÍA
INGENIERÍA ELECTRÓNICA
GRUPO No. 2
INTEGRANTES
OCTUBRE DE 2010
GUATEMALA, GUATEMALA
ÍNDICE
CONTENIDO PÁGINA
INTRODUCCIÓN ……………………………………… 1
OBJETIVOS ……………………………………… 2
CONCLUSIONES ……………………………………… 16
REFERENCIAS ……………………………………… 17
INTRODUCCIÓN
Un proyecto es un esfuerzo coordinado que se extiende por un período limitado de tiempo
para lograr un cierto objetivo bajo ciertas especificaciones, involucrando una serie compleja de
elementos. Así, bajo el término "proyecto", se incluyen obras de infraestructura de diferente
envergadura (desde una represa hasta la reforma de una habitación en nuestras casas); el
desarrollo de nuevos productos y servicios (desde un nuevo transbordador espacial hasta una
nueva crema de belleza); el despliegue de una nueva campaña publicitaria o la instalación y puesta
en marcha de una red de telecomunicaciones.
También se hace mención al papel que cumple un administrador de proyectos dentro de una
organización y las tareas que lleva a término para la realización de las metas propuestas,
proporciona pautas para la dirección de proyectos tomados de forma individual. Define la
dirección de proyectos y otros conceptos relacionados, y describe el ciclo de vida de la dirección
de proyectos y los procesos conexos.
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OBJETIVOS
Mostrar que la Administración de Proyectos sirve para aprovechar de mejor manera los
recursos críticos cuando están limitados en cantidad y/o tiempo de disponibilidad.
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PROJECT MANAGEMENT
(ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS)
Antes que nada debemos de definir que es administración y que es un proyecto:
Habiendo definido los conceptos de administración y de proyecto podemos decir que “La
administración de proyectos” es la aplicación del enfoque de sistemas para la administración de
tareas tecnológicas complejas o de proyectos cuyos objetivos se establecen explícitamente en
términos de tiempo, costos y parámetros de realización.
También se dice que la administración de proyectos ocurre cuando se da un énfasis y una atención
especial para conducir actividades no repetitivas con el propósito de lograr un conjunto de metas.
Esta actividad es llevada a cabo por un conjunto de administradores que actúan como agentes
unificadores para proyectos particulares, tomando en cuenta los recursos existentes, tales como el
tiempo, materiales, capital, recursos humanos y tecnología.
Los proyectos tienen un ciclo de vida que implica un crecimiento gradual conforme se establecen
las necesidades y se desarrollan las características del trabajo, una completa implantación a
medida de que se realice el trabajo y conclusión de las fases conforme se complete el trabajo el
proyecto llega a su final. Este ciclo es invariable, aunque (como sucede con las personas no se
conoce o no se respeta por completo).
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IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIÓN DE
PROYECTOS
Los cambios tecnológicos, la necesidad de introducir nuevos productos al mercado, las
cambiantes exigencias de los consumidores de productos, entre otras cosas, incrementan el fluido
de operaciones en una organización, provocando que los métodos de administrativos
convencionales sean inadecuados. Por esta razón la administración de proyectos es importante, ya
que ofrece nuevas alternativas de organización. También ayuda a realizar acciones concisas y
efectivas para obtener el máximo beneficio.
La primera fase del ciclo de vida del proyecto incluye la identificación de una necesidad,
problema u oportunidad y puede dar como resultado propuestas del cliente, solicitando
de personas, de un equipo de proyectos, o de organizaciones (contratistas) que solucionen
la necesidad o el problema identificados.
La segunda fase del ciclo de vida del proyecto es el desarrollo de una solución propuesta a
la necesidad o problema. Dando como resultado la presentación de una propuesta al
cliente por parte de una o más personas u organizaciones.
La tercera fase del ciclo de vida del proyecto es la puesta en práctica de la solución
propuesta. Esta fase, que se conoce como desarrollar el proyecto, da como resultado el
logro del objetivo del proyecto, dejando satisfecho al cliente en el sentido de que el
alcance completo del trabajo se terminó con calidad, dentro del presupuesto y a tiempo.
La fase final del ciclo de vida del proyecto es terminar el proyecto, cuando un proyecto
está terminado se necesita realizar ciertas actividades de cierre, por ejemplo, confirmar
que todas las entregas se han hecho al cliente y han sido aceptadas por él, que se han
cobrado todos los pagos y que se han pagado todas las facturas. Durante esta fase, una
tarea importante es evaluar el desempeño del proyecto con el fin de aprender qué se
pudiera mejorar si se llevara a cabo un proyecto similar en el futuro.
En general, el ciclo de vida del proyecto se sigue de manera más formal y estructurada cuando el
proyecto se realiza en un ambiente de negocios. Tiende a ser menos formal cuando el proyecto lo
lleva a cabo una sola persona o un grupo de voluntarios.
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Gráfica del ciclo de vida de un proyecto
La mayoría de las empresas no respetan el ciclo de vida del proyecto por diferentes razones estas
pueden ser falta de conocimiento del ciclo de vida, brincarse algunas etapas por creerlas no
importantes y hacer modificaciones al ciclo de vida de acuerdo al tipo y tamaño de la empresa.
FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIÓN DE
PROYECTOS
La administración de proyectos procura siempre el máximo aprovechamiento de los
recursos, mediante su utilización eficiente. Las principales funciones de la administración de
proyectos se engloban en planeación, organización, dirección y control.
PLANEACIÓN
Durante la planeación se decide anticipadamente qué, quién, cómo, cuándo y por qué se
hará el proyecto. Las tareas más importantes de la planeación son determinar el status actual de la
organización, pronosticar a futuro, determinar los recursos que se necesitarán, revisar y ajustar el
plan de acuerdo con los resultados de control y coordinar durante todo el proceso de planeación.
También para aquellos procesos realizados para definir un nuevo proyecto o una nueva fase de un
proyecto ya existente, mediante la obtención de la autorización para comenzar dicho proyecto o
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fase, establecer el alcance del proyecto, refinar los objetivos y definir el curso de acción necesario
para alcanzar los objetivos para cuyo logro se emprendió el proyecto.
1. Definir con claridad el objetivo del proyecto. La definición tiene que ser aceptada por el cliente y
la persona u organización que realizará el proyecto.
2. Dividir el alcance del proyecto en "piezas" importantes, o paquetes de trabajo. Aunque los
proyectos importantes quizá parezcan ser abrumadores cuando se contemplan como un conjunto,
una forma de dominar la empresa más monumental es dividirla. La estructura de división del
trabajo es un árbol jerárquico de los elementos de trabajo o partidas que realiza o produce el
equipo durante el proyecto. Con frecuencia la estructura de división del trabajo identifica la
organización o la persona individual responsable de cada paquete de trabajo
3. Definir las actividades específicas que son necesarias de realizar en cada paquete de trabajo con
el fin de lograr el objetivo del proyecto.
4. Presentar en forma gráfica las actividades bajo la forma de un diagrama de red. Este diagrama
muestra el orden necesario y las interdependencias de las actividades para alcanzar el objetivo del
proyecto.
5. Calcular el tiempo estimado que requerirá completar cada actividad. También es necesario
determinar los tipos de recursos y la cantidad que se requiere de cada uno de ellos para terminar
cada actividad dentro del tiempo estimado.
6. Calcular el costo estimado para cada actividad. El costo se basa en los tipos y cantidades de
recursos que se requieren para cada actividad.
ORGANIZACIÓN
Una vez que se ha desarrollado el plan de línea base se puede proceder al trabajo del
proyecto. El equipo, dirigido por el gerente del proyecto, pondrá en práctica el plan y realizará las
actividades o elementos de trabajo de acuerdo con él. El ritmo de la actividad aumentará según se
vayan incluyendo más y diversos recursos al desarrollo de las tareas del proyecto.
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Dentro de esta etapa se identifica, define y divide el trabajo a realizar, se agrupan y definen los
puestos, se proporcionan los recursos necesarios y se asignan los grados de autoridad.
DIRECCIÓN
El siguiente paso es la dirección, la cual sirve para conducir el comportamiento humano
hacia las metas establecidas. Aquí se comunican y explican los objetivos a los subordinados, se
asignan estándares, se entrena y guía a los subordinados para llegar a los estándares requeridos,
se recompensa el rendimiento y se mantiene un ambiente motivacional.
Durante la ejecución del proyecto, los resultados pueden requerir que se actualice la planificación
y que se vuelva a establecer la línea base. Esto puede incluir cambios en la duración prevista de las
actividades, cambios en la disponibilidad y productividad de recursos, así como en los riesgos no
anticipados. Tales variaciones pueden afectar el plan para la dirección del proyecto o los
documentos del proyecto, y pueden requerir un análisis detallado y el desarrollo de respuestas de
dirección de proyectos apropiadas.
Los resultados del análisis pueden generar la solicitud de cambios que, en caso de ser aprobados,
podrían modificar el plan para la dirección del proyecto u otros documentos del proyecto, y
requerir posiblemente el establecimiento de una nueva línea base.
La dirección del proyecto integra y consolida todos los planes de gestión subsidiarios y las líneas
base de los procesos de planificación, e incluye en particular:
El ciclo de vida seleccionado para el proyecto y los procesos que se aplicarán en cada fase.
Los resultados de la adaptación realizada por el equipo de dirección del proyecto, a saber:
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Los procesos de dirección de proyectos seleccionados por el equipo de dirección
del proyecto.
El nivel de implementación de cada proceso seleccionado.
Las descripciones de las herramientas y técnicas que se utilizarán para llevar a
cabo esos procesos.
El modo en que se utilizarán los procesos seleccionados para gestionar el proyecto
específico, incluyendo las dependencias e interacciones entre dichos procesos y
las entradas y salidas esenciales.
El modo en que se ejecutará el trabajo para alcanzar los objetivos del proyecto.
Un plan de gestión de cambios que describa el modo en que se monitorearán y
controlarán los mismos.
Un plan de gestión de la configuración que documente cómo se llevará a cabo dicha
gestión.
El modo en que se mantendrá la integridad de las líneas base para la medición del
desempeño.
Las necesidades y las técnicas de comunicación entre los interesados.
Las revisiones clave de gestión del contenido, alcance y tiempo, para agilizar la atención de
asuntos sin resolver y decisiones pendientes.
CONTROL
Por último se encuentra el control, que se encarga de medir el rendimiento obtenido en
relación a las metas fijadas. En caso de haber desviaciones, se determinan las causas y se corrige lo
que sea necesario.
Este seguimiento continuo proporciona al proyecto conocimientos sobre la salud del proyecto y
permite identificar las áreas que requieren más atención. Además de dar seguimiento y controlar
el trabajo que se está realizando dentro de un grupo de proceso, este grupo de proceso da
seguimiento y controla la totalidad del esfuerzo del proyecto.
En proyectos de fases múltiples, el grupo de proceso de seguimiento y control coordina las fases
del proyecto a fin de implementar acciones correctivas o preventivas, de modo que el proyecto
cumpla con el plan para la dirección del proyecto. Esta revisión puede dar lugar a actualizaciones
recomendadas y aprobadas al plan para la dirección del proyecto.
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La clave para el control del proyecto efectivo es medir el progreso real y compararlo con el
planeado sobre una base periódica y oportuna y llevar a cabo la acción correctiva de inmediato si
es necesaria. El confiar que un problema desaparecerá sin una intervención correctiva es ingenuo.
Mientras más temprano se identifique y corrija la dificultad es mejor. Con base en el avance real,
es posible pronosticar un programa y un presupuesto para la terminación del proyecto. Si estos
parámetros están fuera del objetivo, es necesario poner en práctica de inmediato acciones
correctivas.
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Básicamente, un proyecto puede definirse por los siguientes puntos:
1. Hay una multiplicidad de actores (stakeholders) con algún interés (positivo o negativo) en
la implementación y/o el resultado del proyecto: clientes, miembros del equipo, o la
población de la comunidad afectada, por ejemplo, por la construcción de una planta de
celulosa.
2. Una serie de actividades y tareas interrelacionadas necesarias para cumplir con los
requerimientos definidos al inicio
3. Un presupuesto económico y financiero limitado
4. La utilización de recursos humanos y materiales. Aquí se encuentra el equipo
multidisciplinario que llevará adelante las actividades de cada especialidad y los equipos y
materiales que servirán como parte del producto final o durante la implementación del
mismo
5. Un Project Manager o Gerente del Proyecto que será el líder del equipo y de las relaciones
con los stakeholders y coordinará los esfuerzos a lo largo de todas las etapas.
Según la envergadura de la tarea, el Project Manager puede ser una única persona o una oficina
de proyectos.
Ahora bien, una vez definidas las principales características de un proyecto, veamos las ventajas
del Project Management para una ejecución exitosa de la iniciativa:
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¿QUÉ ES EL ADMINISTRADOR DE PROYECTOS?
El administrador de proyectos (Project Manager) puede ser definido como el individuo que
cumple con la tarea de integrar los esfuerzos dirigidos hacia la ejecución exitosa de un proyecto
específico. Esta persona enfrenta un conjunto de circunstancias único en cada proyecto.
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Planeación:
Primero, el gerente del proyecto define con claridad el objetivo del proyecto y llega a un
acuerdo con el cliente sobre este objetivo. Después el gerente comunica este objetivo al equipo en
forma tal que debe crear una visión de lo que constituirá el logro exitoso del objetivo. El gerente
encabeza el desarrollo de un plan para lograr el objetivo del proyecto. Al hacer participar al equipo
en el desarrollo de este plan, el gerente asegura un plan más amplio del que hubiera podido
desarrollar por sí solo. Además, esta participación obtiene el compromiso del equipo en lograr el
plan.
El gerente revisa el plan con el cliente para obtener su aprobación y después establece un sistema
de información de la administración del proyecto (en forma manual o computarizada) para
comparar el progreso real con el gerente de proyectos hacer planeado. Es importante que se
explique este sistema al equipo para que pueda participar al equipo en el usarlo en forma
apropiada para administrar el proyecto.
Organización:
La organización incluye obtener los recursos apropiados para realizar el trabajo. Primero,
el gerente del proyecto tiene que decidir qué tareas se deben hacer en la propia empresa y cuáles
deben hacer los subcontratistas o asesores. Para las tareas que se realizarán en la propia empresa,
el gerente obtiene el compromiso del personal específico que trabajará en el proyecto. Para las
tareas que realizarán asegura subcontratistas, el gerente del proyecto define con claridad el
alcance del trabajo, las partidas a recibir y negocia un contrato con cada uno de ellos.
Control:
Para controlar el proyecto, el gerente pone en marcha un sistema de información de
administración, creado para seguir el progreso real y compararlo con el planeado. Este tipo de
sistema ayuda al gerente a distinguir entre diligencia y logros. Los miembros del equipo del
proyecto supervisan el avance de sus tareas asignadas y periódicamente proporcionan
información sobre el progreso, el programa y los costos. Estos datos son complementados con
reuniones periódicas de revisión del proyecto.
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los miembros del equipo con relación a la acción correctiva apropiada y cómo planear de nuevo
esas partes del proyecto. Es importante que se identifiquen pronto los problemas, o incluso los
posibles conflictos y que se lleven a cabo acciones. El gerente del proyecto no puede asumir un
enfoque de "esperemos y veamos cómo salen las cosas (las cosas nunca se arreglan por sí sola)-.
Tiene que intervenir y ser proactivo, resolviendo los problemas antes de que empeoren.
Otras tareas que debe cumplir son desarrollar y mantener los planes del proyecto, darle una
calendarización y financiamiento adecuados al proyecto y evaluar y reportar su avance.
¿Qué se va a hacer?
¿Cuándo se va a hacer?
¿Por qué se va a hacer?
¿Cuánto dinero está disponible para hacerlo?
¿Qué tan bien se está haciendo el proyecto?
La posición del administrador de proyectos es importante porque las organizaciones modernas son
muy complejas como para excluir una administración efectiva y más específica usando estructuras
y relaciones organizacionales tradicionales.
Además, esta persona provee el liderazgo necesario para que la cadena de proyectos fluya dentro
de la red organizacional.
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El gerente de proyectos debe hacer participar a las personas en las decisiones que las afectan y
debe darles autoridad para tomar decisiones dentro de sus áreas asignadas de responsabilidad. El
crear una cultura de proyecto que da autoridad al equipo no sólo significa asignar la
responsabilidad de las tareas a los miembros del equipo, sino también delegarles la autoridad para
tomar decisiones relacionadas con el logro de esas tareas. Los miembros del equipo aceptarán la
responsabilidad de planear su trabajo, decidir cómo cumplir con sus tareas, controlar el avance de
su trabajo y solucionar los problemas que puedan obstaculizar el progreso. Aceptarán la
responsabilidad por llevar a cabo su trabajo dentro del presupuesto y a tiempo.
El gerente puede fomentar la motivación a través del reconocimiento del equipo de proyectos
como un conjunto y de sus miembros como individuos. Esto se hace durante el proyecto, no tan
sólo al finalizar el mismo. Las personas quieren sentir que están haciendo una contribución al
proyecto y necesitan ser reconocidas.
El reconocimiento puede tomar muchas formas (no tiene que ser por necesidad monetaria).
Puede tomar la forma de estímulos verbales, alabanzas, señales de apreciación o recompensas.
Este reforzamiento positivo ayuda a estimular el comportamiento deseado; la conducta que se
reconoce o recompensa se repite.
Los proyectos deben ser divertidos. Los gerentes de proyectos deben disfrutar de su trabajo y
fomentar la misma actitud positiva por parte de los miembros del equipo. La mayoría de las
personas que trabajan en proyectos buscan afiliación y socialización, no quieren trabajar en
aislamiento. El equipo necesita pasar a través de un periodo de socialización antes de funcionar
con efectividad como un equipo de alto desempeño. El gerente de proyectos puede facilitar este
proceso al crear una sensación de camaradería entre los miembros del equipo.
Todas estas tareas requieren que tenga buenas habilidades de comunicación oral y escrita. Se dice
que se aprende más escuchando que hablando. Por lo tanto, los buenos gerentes de proyectos
dedican más tiempo a escuchar que a hablar. No dominan la conversación, escuchan las
expectativas y las necesidades expresadas por el cliente, y las ideas y preocupaciones expresadas
por el equipo del proyecto. Para iniciar el diálogo sobre temas importantes, comienzan con
discusiones y conversaciones; para estimular el diálogo hacen preguntas y solicitan comentarios e
ideas.
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Es responsabilidad del gerente de proyectos asegurarse de que el cliente quede satisfecho, de que
el alcance del trabajo esté terminado con calidad, dentro del presupuesto y a tiempo. El gerente
tiene la responsabilidad principal de proporcionar liderazgo en la planeación, organización y
control del esfuerzo del trabajo para lograr el objetivo del proyecto. En términos de planeación, el
gerente tiene que definir con claridad el objetivo del proyecto y llegar a un acuerdo con el cliente
sobre este objetivo. En términos de organización, el gerente tiene que asegurar los recursos
adecuados para realizar el trabajo. En términos de control, el gerente necesita seguir el avance
real y compararlo con el planeado.
Los gerentes de proyectos tienen que ser buenos para delegar. Esta característica incluye dar
autoridad al equipo para lograr el objetivo del proyecto y dar autoridad a cada miembro de él para
que logre los resultados esperados de su área de responsabilidad. Es el acto de permitir que las
personas lleven a cabo con éxito las tareas asignadas.
Otro componente importante más del trabajo del gerente de proyectos es administrar y controlar
los cambios, con el fin de minimizar cualquier repercusión negativa sobre el buen logro del
objetivo del proyecto. Para lograr esto con éxito el gerente de proyectos debe establecer, al inicio
del proyecto, procedimientos con relación a cómo se documentarán Y autorizarán los cambios.
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CONCLUSIONES
Después de haber realizado este trabajo, se puede observar que las organizaciones
actuales, debido a su complejidad de operaciones, recursos y manejo, requieren un tipo
de administración un poco más enfocada a metas específicas.
El ciclo de vida del proyecto se sigue de manera más formal y estructurada cuando el
proyecto se realiza en un ambiente de negocios. Tiende a ser menos formal cuando el
proyecto lo lleva a cabo una sola persona o un grupo de voluntarios.
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REFERENCIAS
“Systems Analysis and Project Management”. David Cleland y William King, Ed. McGraw-
Hill.
“Elementos de Administración”. Harold Koontz y Heinz Weinrich, Ed. McGraw-Hill, 5ta. Ed.
“Administración Exitosa de Proyectos”. Jack Gido y James Clements, Ed. Thomson, 1999.
“Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK)”. Project
Management Institute, Inc., 4ta. Ed.
www.monografias.com
www.materiabiz.com/mbz/estrategiaymarketing/nota
www.wikipedia.com
www.pmi.org
www.scribd.com
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