Escolar Documentos
Profissional Documentos
Cultura Documentos
(Excel)
Una hoja de cálculo es una aplicación, que permite manipular datos numéricos y
alfanuméricos dispuestos en forma de tablas compuestas por celdas. La celda es la
unidad básica de información en la hoja de cálculo, donde se insertan los valores y las
fórmulas que realizan los cálculos.
Una hoja de cálculo o planilla electrónica es un tipo de documento, que permite
manipular datos numéricos y alfanuméricos dispuestos en forma de tablas compuestas
por celdas (las cuales se suelen organizar en una matriz bidimensional de filas y
columnas).
ARCHIVO EXCEL
Todo el trabajo que se realiza en Excel se guarda en un archivo, el cual también es
conocido como libro y aquí es donde viene el concepto más importante: Cada libro de
Excel está formado por hojas y cada hoja a su vez está dividida en múltiples celdas.
LIBRO EXCEL
HOJAS DE UN LIBRO
Ahora observa la parte inferior izquierda de la ventana de Excel y notarás unas pestañas
con los nombres Hoja1, Hoja2 y Hoja3.
Esto quiere decir que este libro tiene tres hojas. Después aprenderemos a eliminar
alguna de ellas o agregar más hojas, solo recuerda que un libro puede estar formado
por una o más hojas.
CELDA DE UN LIBRO
Finalmente observa que la parte central de la pantalla es una cuadrícula que forma
pequeños recuadros. Cada uno de estos recuadros es conocido como celda.
Para moverte entre dichas celdas puedes utilizar las flechas del teclado ya sea para
moverte hacia arriba o para moverte hacia abajo, hacia la derecha o hacia la izquierda.
Así que no olvides este concepto básico de Excel: Un libro está formado por hojas y cada
hoja está dividida en celdas.
10. Minimizar cinta de opciones. Pulse este botón para ocultar y mostrar la cinta de
opciones.
11. Ayuda. Al hacer clic sobre este botón se activa la ayuda de Microsoft Excel.
12. Barra de fórmulas. En ella se introduce y edita la información en las hojas de Excel.
Está situada bajo la cinta de opciones y, si esta se encuentra minimizada, bajo los
nombres de las fichas. Para visualizarla u ocultarla, se activa o desactiva la
casilla Barra
de fórmulas en la ficha Vista (grupo de herramientas Mostrar). Los diferentes
elementos de la barra de fórmulas son:
En el primer recuadro es el Cuadro de nombres, muestra la dirección de la celda
activa.
Botones de Cancelar e Introducir de la entrada actual (aparecerán sólo al editar
el contenido de una celda).
El botón Insertar Función, para abrir el cuadro de diálogo Insertar función.
Área de edición, donde se introduce y edita la información de la celda activa.
13. Encabezados de las columnas (A-XFD). Permiten la selección de la(s) columna(s).
14. Encabezados de las filas (1-1.048.576). Permite la selección de la(s) fila(s).
15. Botón de selección de la hoja completa. Al hacer clic sobre dicho botón seleccionará
toda la hoja de cálculo.
16. Botón de división vertical/horizontal de la pantalla. Divide la ventana de la hoja de
cálculo en varias ventanas, pudiendo con ello ver diferentes partes de una hoja.
17. Barras, flechas y botones de desplazamiento.
Permiten desplazarse por la hoja.
18. Área de trabajo. Es el espacio interior de la ventana, donde el usuario realizará su
trabajo con las hojas.
19. Etiquetas de la hoja. Muestra los nombres de las distintas hojas de un libro de
trabajo y los botones para desplazarse por las hojas.
20. Barra de estado. Situada en la parte inferior de la pantalla, en su configuración por
defecto nos mostrará información sobre:
El indicador de modo para señalar qué está haciendo Excel.
En el recuadro central mostrará el resultado de las operaciones Promedio,
Cuenta y Suma.
En la parte derecha, información sobre el tipo de visualización activo (Normal,
Diseño de página, etc.).
En la esquina derecha, el control de zoom, que permite ajustar la escala de
visualización del document
Crear hojas
Para añadir hojas al libro, pulsaremos el botón de añadir hoja situado al final de las
etiquetas de las hojas del libro que tenemos en pantalla.
Aunque también podremos crear hojas, pulsando con el botón derecho del ratón sobre
la etiqueta de una hoja y seleccionando la orden Insertar….
Renombrar hojas
Cuando añadimos nuevas hojas a nuestro libro, Excel les va asignado nombres de forma
automática que consisten en el prefijo Hoja seguido de un contador que se incrementa
por cada nueva hoja. Hoja1, Hoja2, Hoja3, Hoja4, …..
Estos nombres no son los más apropiados para identificar la información que contienen
nuestras hojas, por lo que se recomienda renombrarlas para recordar mejor el qué?
contienen..
Para renombrar las hojas, bastará con ejecutar un doble clic sobre la etiqueta de la hoja,
escribir el nuevo nombre y pulsar Introducir.
Eliminar hojas
Para eliminar una hoja, pulsaremos con el botón derecho del ratón sobre la etiqueta de
la hoja que deseemos eliminar y seleccionaremos la orden eliminar.
¡OJO!. Esta operación no se puede deshacer, a menos que salgamos del libro sin guardar
los cambios que hayamos estado realizando.
Duplicar hojas
Cuando deseemos repetir todo el contenido de una hoja en otra, tendremos la opción
de seleccionar todos los datos (puede ser que se nos olviden marcar datos que no se
mostraban en la pantalla en ese momento) ejecutar la orden Copiar, situarnos en la otra
hoja y ejecutar la orden Pegar. Este método para duplicar datos es el estándar para
todos los programas de Windows, pero Excel nos ofrece una orden exclusiva para
realizar esta tarea de una forma más sencilla y que además ofrece la posibilidad de
duplicar la hoja en un libro distinto del actual.
Pulsaremos con el botón derecho del ratón sobre la etiqueta de la hoja, seleccionaremos
la orden ‘Mover o copiar …’. Se abrirá una ventana donde se muestran todas las hojas
que componen nuestro libro. Seleccionaremos el nombre de la hoja delante de la que
deseemos duplicar la que hemos seleccionado.
También podemos marcar la línea ‘(mover al final) si
queremos que el duplicado se situé al final de todas
las hojas. Marcamos la casilla de verificación ‘Crear
una copia’ que se ve en la parte inferior del cuadro y
pulsamos el botón Aceptar.
MOVER HOJAS
Cuando necesitemos reorganizar las posiciones de nuestras hojas dentro del libro,
mantendremos pulsada la etiqueta de la hoja, mientras la arrastramos y la soltaremos
para indicar la nueva posición.
También podremos seguir los pasos comentados en el apartado anterior de copiar hojas
con la diferencia que para mover, la casilla de verificación ‘Crear una copia’ tendrá que
estar desactivada.
OCULTAR HOJAS
Si en algún momento deseamos ocultar alguna hoja de nuestro libro para que no se
visualice junto al resto de las hojas, pulsaremos sobre la etiqueta con el botón derecho
y seleccionaremos la orden ‘Ocultar’. La hoja se ocultará, pero podré seguir utilizando
sus datos en los cálculos del resto de las hojas visibles del libro.
¡OJO!. Como mínimo siempre tiene que haber una hoja visible en el libro. No nos
permiten y es lógico tener todas las hojas del libro ocultas (sino donde vamos a escribir).
MOSTRAR HOJAS
Para revertir el proceso de ocultar hojas, pulsaremos sobre la etiqueta de cualquier hoja
con el botón derecho y recurriremos a la orden ‘ Mostrar..’ que se encuentra debajo de
la orden Ocultar.
Se nos mostrará un listado de las hojas ocultas para el libro actual, marcaremos la hoja
que deseamos mostrar y Aceptamos los datos. Este paso lo tendremos que repetir para
cada hoja que deseemos mostrar.
Por ejemplo si tenemos 8 hojas en nuestro libro, 2 de las cuales hacen referencia a
pagos y 4 hacen referencia a cobros, les podríamos asignar a las 2 de pagos el mismo
color y a las 4 de cobros otro color. De esta manera aunque cada una por separado
tenga un nombre distinto con los colores habremos conseguidos crear grupos de
identificación.
fórmula =c4^3.
Si la suma es de pocas celdas, conviene sumarlas directamente: =a1+a2+a3. Lo mismo
puede hacerse si necesita restarse: =a1-b1-c1.
Símbolos de agrupación de operaciones
Cuando se deben hacer operaciones combinadas (divisiones que se suman a una
multiplicación, por ejemplo), se pueden usar paréntesis como en matemática para
separar una operación de otra. Sin embargo, y también del mismo modo que en
matemática, las operaciones tienen un Orden de Prioridad “natural” de operación.
Primero se resuelven potencias y raíces. Después cocientes y productos. Y finalmente
adiciones y sustracciones.
Orden de prioridad de las operaciones
Todas las sobreexpresiones entre paréntesis se evalúan primero. Las sobreexpresiones
con paréntesis anidados se evalúan desde el centro hacia los extremos.
Dentro de una expresión, los operadores se evalúan de la siguiente manera:
Se analiza la expresión de izquierda a derecha respetando el Orden de Prioridad
“natural” de operación.
Si en la expresión existen paréntesis, lo que se encuentra dentro de estos se evalúan de
izquierda a derecha según orden de prioridad de los mismos.
Si en la expresión se encuentran más de un par de paréntesis, la evaluación se realiza
comenzando con el paréntesis que se encuentra más a la izquierda en la expresión
hasta llegar al par de paréntesis que se encuentra más a la derecha de la expresión.
Para hacer una fórmula en Excel debemos seleccionar una celda donde queremos
incluir la fórmula y empezaremos escribiendo el símbolo igual (=) que en el teclado se
encuentra normalmente donde el 0. Para incluir el símbolo igual deberemos hacer click
en la tecla Mayúscula y después en el 0 como se puede ver en la siguiente imagen:
Una vez que hayamos empezado nuestra fórmula en Excel con el símbolo =
seleccionaremos la celda o celdas con las que queremos operar.
Pero no sólo puedes hacer la suma de dos números, sino que puedes introducir varias
veces el símbolo + en las fórmulas de Excel para que puedas hacer sumas de más
sumandos (valga la redundancia) como puedes ver en la siguiente imagen.
Por otro lado, para hacer multiplicaciones y divisiones podemos usar unas sencillas
fórmulas de Excel.
Para hacer una multiplicación usaremos el operador matemático cuyo símbolo en Excel
es el asterisco ( * ) y para la división la barra inclinada ( / ).
Por ejemplo, la fórmula en Excel para calcular el IVA es mucho más sencilla de lo que
uno piensa y puede hacerse con las fórmulas de Excel que hemos explicado más arriba.
Básicamente, para calcular el IVA con Excel lo que necesitamos saber es el % de IVA que
se aplica para el producto o servicio (en España es común usar el 21% para la mayoría
de los productos) y el precio del producto al que queremos añadir el IVA.
Donde cómo puedes ver, hemos sustituido la fracción 21/100 por la celda en la que se
encuentra el valor porcentual del IVA.
FÓRMULAS DE EXCEL CON OPERADORES LÓGICOS
También podemos crear fórmulas de Excel con los operadores lógicos, pero ¿qué son
los operadores lógicos? Las fórmulas en Excel con operadores lógicos son los que llevan
los símbolos:
FÓRMULAS DE TEXTO
Hay muchísimas fórmulas de Excel que se utilizan para trabajar con textos y, aunque en
principio Excel está pensado como procesador de datos y uno puede pensar que los
datos son sólo números también hay muchos datos tipo texto. Piensa en una base de
datos en la que tengamos Nombre, Apellidos, Dirección, Sexo… ¿me explico? No siempre
vamos a tratar con números en Excel, también necesitamos fórmulas Excel para poder
procesar los textos. Fórmulas de Excel en español. Las fórmulas principales de Excel
para procesar textos son:
CONCATENAR: nos sirve para unir diferentes textos que están en una celda en
una única celda.
DERECHA: nos sirve para obtener, de una celda con una cadena de texto, el
número de caracteres que queramos empezando por la derecha. Por ejemplo, si
en una celda tuviéramos la palabra la frase “Excel fórmulas” y usáramos la
fórmula de Excel DERECHA (“Excel fórmulas”;4) el resultado sería “ulas”. Es decir,
los últimos 4 caracteres del contenido de la celda.
IZQUIERDA: igual que DERECHA pero empezando por el principio del contenido
de la celda.
EXTRAE: devuelve una parte de una cadena de texto de una celda dado un
comienzo y un final.
LARGO: devuelve el número de caracteres que hay en una celda contando con
los espacios del principio y del final.
ESPACIOS: elimina los espacios que pueda haber dentro de una celda al principio
o al final. Por ejemplo, si tuviéramos una celda con el siguiente contenido
” hola ” el resultado de usar la fórmula ESPACIOS sería “hola”, es decir, sin los
dos espacios que hay al principio y al final.
MAYUSC: esta fórmula de Excel nos devuelve una cadena de texto en letras
mayúsculas.
MINUSC: lo mismo que MAYUSC pero en minúsculas.
NOMPROPIO: esta súper fórmula Excel sirve para poner una letra mayúscula al
principio de cada palabra de una cadena de texto. Es muy útil cuando tenemos
nombre y apellidos y la gente lo escribe con minúsculas.
SUSTITUIR: esta fórmula Excel nos permite reemplazar uno o varios caracteres
de una cadena de texto.
TEXTO: dada una celda de Excel con un número, nos permite convertir dicho
número a tipo texto con un formato de texto concreto. Ideal para usar con fechas
y números decimales.
VALOR: convierte una cadena de texto que representa un número y lo devuelve
como tipo numérico.
FÓRMULAS DE REFERENCIA
Las fórmulas de Excel de referencia son, sin duda, las más complejas de entender y de
usar. Sin embargo, su utilidad es enorme a la hora de trabajar con tablas, datos… en fin,
que tienen miles de aplicaciones. De cada una de estas fórmulas Excel podrás encontrar
una buena documentación en esta página y algunos ejercicios de Excel que te ayuden a
mejorar y a entender su uso.
BUSCARV: buscar un valor numérico o de texto en la primera columna de una
tabla y devuelve un valor de la misma fila de una columna dada.
COINCIDIR: devuelve la posición de un valor en un rango de celdas cuando
encuentra una coincidencia.
DESREF: dada una celda que actúa como coordenada inicial y un valor de
posición de una columna y de fila, la fórmula devuelve el valor de la celda
indicada. De alguna manera es indicar una celda y querer obtener el valor de otra
celda sabiendo a cuantas columnas y filas de distancia se encuentra.
INDICE: dada la posición de una fila y una columna devuelve el valor de una celda
dentro de un rango.
DIRECCION: devuelve las coordenadas de una celda en formato texto dados el
número de fila y columna en la que se encuentra. Es traducir las coordenadas (2,
7) a la referencia B7.
INDIRECTO: dada una referencia de una celda tipo texto devuelve el valor de
dicha celda.
TRANSPONER: esta fórmula es de tipo matricial. Traspone una matriz.
IMPORTARDATOSDINAMICOS: permite obtener un valor de una tabla dinámica.
COLUMNA: permite obtener el número de una columna de una referencia.
FILA: permite obtener el número de una fila de una referencia.
Fórmula SI
Fórmula CONTAR
Fórmula SUMA
Fórmula BUSCARV
Pero si quieres profundizar un poco más en Excel te recomiendo que te aprendas muy
bien también las siguientes funciones:
Fórmula CONTAR.SI
Fórmula CONTAR.SI.CONJUNTO
Fórmula SUMAR.SI
Fórmula SUMAR.SI.CONJUNTO
Fórmula COINCIDIR
Fórmula INDICE
Fórmula Excel Porcentaje
Aunque esto es muy discutible y cada uno puede pensar qué fórmulas Excel le vendrán
mejor en función de las necesidades del trabajo que tenga.
TRUCOS EXCEL
TRUCOS DE EXCEL: EL SÍMBOLO +
Uno de mis trucos favoritos de fórmulas Excel es empezar las fórmulas de Excel en vez
de con el símbolo = con el símbolo +. Y te preguntarás, ¿por qué? Porque para insertar
el símbolo más (+) sólo tienes que hacer un único clic en el teclado y porque el resultado
es exactamente el mismo. Si no quieres dislocarte el dedo meñique introduciendo
fórmulas te recomiendo que hagas esto. En seguida te darás cuenta de que es mucho
más fácil, más cómodo y que ahorras un segundo en cada operación. Esto, al final del
día, puede suponerte un montón de tiempo.
BIBLIORAFIA
http://www3.uji.es/~vrubert/unimajors/2011-iim/sesion15/#14
https://www.cursoexcel.com/1-2-entorno-de-trabajo-de-excel/
https://es.wikipedia.org
https://www.informatica-hoy.com.ar
http://minubeinformatica.com/cursos/excel-por-modulos/libros-hojas-y-celdas
https://excelyvba.com/formulas-excel/
https://www.gestiopolis.com/conceptos-herramientas-basicas-excel-2007/