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Faculdade de Ciências Politicas e Administração

Licenciatura em Administração pública e Gestão

Trabalho de Culminação de Estudos

4º Ano 2º Semestre Pós-Laboral

Tema: A Gestão de Arquivos. O Caso do Ministério da Educação e Desenvolvimento


Humano

Discente: Amelia dos Anjos Sambo Docente: Dr. Egídio Guambe

Machava, Setembro de 2017

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Introdução

A Administração Pública serve o interesse público e na sua actuação respeita os direitos e


liberdades fundamentais dos cidadãos. As actividades administrativas por serem mais abrangentes,
abarcam o conjunto das actividades directamente destinadas à execução concreta das tarefas ou
incumbências consideradas de interesses público ou comum, numa colectividade ou numa
organização estatal.

A administração pública visa a resolver as necessidades colectivas na esfera administrativa e dão


origem ao conjunto vasto e complexo, de actividades e organismos estatais. Trata-se, em síntese,
de necessidades colectivas que podemos reconduzir a três espécies fundamentais: a segurança, a
cultura e o bem-estar.

A Administração Pública para melhor realizar as suas tarefas precisa de um serviço de


Arquivística, pois este serviço tem de comportar um objecto alargado que exige, um método em
conformidade. A Arquivística é uma ciência da informação social que estuda o arquivo enquanto
sistema, não através de um dispositivo metodológico fragmentado virado só para a componente
funcional/serviço, ou seja transferência e recuperação de informação, mas através de um
processo coeso, retrospectivo e prospectivo capaz de problematizar em torno de leis formais ou
princípios gerais, a actividade humana.

Assim, dentro deste âmbito, após a aprovação pelo Conselho de Ministros do Decreto nº
36/2007, de 27 de Agosto, que cria o Sistema Nacional de Arquivos do Estado (SNAE), o
Ministério da Função Pública através do Centro Nacional de Documentação e Informação de
Moçambique (CEDIMO) elaborou o “Manual de Procedimentos do Sistema Nacional de
Arquivos do Estado”, para auxiliar os funcionários e agentes do Estado em geral, as lideranças,
os gestores e, especificamente, os profissionais ligados à área de gestão, manuseamento de
documentos e arquivos na aplicação correcta do Plano de Classificação de Documentos e da
Tabela de Temporalidade das Actividades – Meio e na elaboração desses instrumentos para
Actividades do sector.

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Assim, consideramos que é tarefa dos gestores públicos criarem um espaço com mobiliário que
serve de suporte material aos documentos e este deve ser funcional. A sua escolha deve ter em
conta não só o espaço disponível como as funções a desempenhar.

Problematização

A Resolução n°28/2000- aprova a política de informática. A política de informática permite criar


condições para que a informação seja difundida e facultada pelos órgãos do Estado. O Decreto
n°33/92 que institui o Sistema Nacional de Arquivos. Por sua vez o Decreto n°36/2007 altera o
Sistema Nacional de Arquivos criado pelo Decreto n°33/92.

O sector do arquivo exige uma manutenção continuada dos inúmeros sistemas e aplicações, por
isso, existe uma necessidade de conservação contínua desses documentos. É preciso que o sector
procure criar uma base de dados actualizada e eficiente para tornar o trabalho organizacional
mais profícuo.

Assim, a questão que se coloca é: Até que ponto os funcionários do Ministério da Educação e
Desenvolvimento Humano têm Conhecimento das técnicas da Produção e gestão documental,
para uma melhor impletação?

Período de análise

A presente pesquisa vai ter como referência temporal o período compreendido entre os anos
2014 e 2016. Este período vai permitir que se possa desenvolver um trabalho com maior
profundidade.

Hipóteses

H1. A Planificação de actividades do Ministério pode permitir que as Comissões de Avaliação


de Documentos tem condições de implementação do Arquivo do Estado.

H2. A Definição das Funções e Responsabilidades dos funcionários do Ministério da Educação e


Desenvolvimento Humano constituem um factor essencial na implementação do Arquivo do
Estado.

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H3. É tarefa do Gestor público envidar esforços para suportar alguns custos e procurar ter a
documentação protegida, a maioria da qual indispensável às necessidades correntes da
instituição, do que possuir um arquivo deficiente, susceptível de proporcionar a deterioração de
documentos, perda de tempo na procura da informação, o que se irá traduzir em desorganização
com reflexos no funcionamento de toda a instituição.

Objectivos

Objectivo geral

Perceber como é feito o arquivo do Ministério da Educação e Desenvolvimento Humano.

Objectivos específicos

Melhorar o funcionamento do arquivo do Ministério da Educação e Desenvolvimento Humano;


Medir o nível de entendimento dos funcionários;

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Metodologia

Métodos Commented [UdMO1]: Tem que tirar os títulos e harmonizar


bem o texto. Tudo estará muito bem.

A pesquisa vai combinar os métodos da ciência administrativa, por isso, o estudo de caso que vai
abarcar uma metodologia mista a saber, qualitativa e quantitativa.

O trabalho de pesquisa terá como método de pesquisa monográfico, o qual visa estudar certos
grupos de indivíduos, instituições e comunidades a fim de aferir generalizações. Ainda segundo
Lakatos e Marconi (1983; 83), o método monográfico consiste no estudo de determinados
indivíduos, profissões, condições, instituições, grupos ou comunidades, com a finalidade de obter
generalizações.

Análise documental
A consulta documental neste trabalho vai permitir explicar com certa profundidade o tema com
base em material já elaborado ao nível da doutrina e da jurisprudência, para determinar com
exactidão o processo e os seus ditames.

Na presente pesquisa faremos uma análise de documentos oficiais e legais, aos Boletins da
República, que fundamentam a existência dos serviços de arquivo, portanto, temos como base a
Resolução n°28/2000- que aprova a política de informática. A política de informática permite
criar condições para que a informação seja difundida e facultada pelos órgãos do Estado.

O Decreto n°33/92 que institui o Sistema Nacional de Arquivos. Por sua vez o Decreto
n°36/2007 altera o Sistema Nacional de Arquivos criado pelo Decreto n°33/92.

Análise bibliográfica

Como forma de proporcionar maior familiaridade com o problema, visando torná-lo mais
explícito, numa primeira fase, faremos o estudo bibliográfico para o levantamento de conceitos
chaves, tais como: Administração, arquivo, reforma administrativa, eficiência.

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A pesquisa bibliográfica é um apanhado geral sobre os principais trabalhos já realizados,
revestidos de importância, por serem capazes de fornecer dados atuais e relevantes relacionados
com o tema. O estudo da literatura pertinente pode ajudar a planificação do trabalho, evitar
publicações e certos erros, e representa uma fonte indispensável de informações, podendo até
orientar as indagações.

Assim, com este procedimento pretendemos analisar a eficiência e eficácia do processo de


implementação do arquivo no Ministério da Educação e Desenvolvimento Humano. Portanto,
faremos a consulta destes materiais nas várias bibliotecas da cidade de Maputo- Biblioteca do
Ministério da Educação e Desenvolvimento Humano, Biblioteca do Ministério da Função
Pública.

Recolha de dados
Para a recolha de dados serão usados os guiões de entrevistas semi-estruturadas uma vez que
estas são consideradas como sendo as que oferecem uma relativa flexibilidade e abertura,
permitindo que o interlocutor aprofunde mais o seu discurso.

Observação
Para aprofundar a recolha de dados faremos observações não participante- Os contactos directos
na pesquisa de campo são realizados com pessoas que podem fornecer dados ou sugerir possíveis
fontes de informações úteis.

A Pesquisa de campo é aquela utilizada com o objectivo de conseguir informações e/ou


conhecimentos acerca de um problema, para o qual se procura uma resposta, ou de uma hipótese,
que se queira comprovar, ou, ainda, descobrir novos fenómenos ou as relações entre eles.
Consiste na observação de factos e fenómenos tal como ocorrem espontaneamente, na colecta de
dados a eles referentes e no registro de variáveis que se presume relevantes,para analisá-los.
A observação directa possibilita meios directos e satisfatórios para estudar uma ampla variedade
de fenómenos.
b) Exige menos do observador do que as outras técnicas.
c) Permite a coleta de dados sobre um conjunto de atitudes comportamentais típicas.

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d) Depende menos da introspecção ou da reflexão.

Técnica de análise:

Análise de conteúdo

A documentação a ser recolhida, será analisada em termos estatísticos para daí inferir
indutivamente e poder-se adiantar as recomendações e principais conclusões a serem retiradas.
Além de verificar se as hipóteses adiantadas correspondem aos dados obtidos no local da
realização da pesquisa.

Limitações da pesquisa

A pesquisa teve como limitações a escassez de bibliografia relativa ao assunto em estudo, pois o
tema em estudo ainda é um campo por explorar. Além de que os intervenientes tem pouco
domínio do assunto.

Quadro teórico

A arquivologia foi pro fundamente marcada, em suas origens, pelos aspectos pragmáticos
vinculados às práticas burocráticas visando a eficácia e eficiência na guarda e preservação de
arquivos, notadamente os públicos. A questão da arquivologia enquanto área do conhecimento,
ou ciência, não era prioritária entre os autores da chamada “arquivologia clássica”. O
mapeamento de suas fronteiras disciplinares estava “dado” pelas suas características em termos
de seu objecto, seus objectivos e métodos, os quais poderiam ser resumidos da seguinte forma:
-o objecto da arquivologia clássica era identificado pelo conjunto de documentos produzidos ou
recebidos por uma dada administração; era o arquivo custodiado por uma instituição arquivística.
Por isso, a tríplice dimensão do objecto da arquivologia e sua ordem – arquivos- documentos de
arquivo – informação (Heredia, 1983:32).
Os objectivos e a metodologia poderiam ser descritos como o controle físico e intelectual dos
documentos, a partir da aplicação do princípio da proveniência e de seu desdobramento na

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ordenação dos documentos de acordo com a organização dada no órgão produtor, na perspectiva
de contribuir para o controle da administração em geral e da administração pública em particular,
para preservação da memória e para garantia de fontes históricas (Duranti,1994: 55).

Duas abordagens complementares podem ser consideradas como predominantes nas reflexões
sobre o campo do conhecimento arquivístico hoje: aquela que identifica o momento de uma
mudança de paradigma (ruptura de paradigmas) e aquela que identifica sua inserção numa
episteme – a pós-modernidade. Ambas as abordagens teóricas apontam para mudanças
importantes na estrutura da disciplina arquivística e, mas ainda, na maneira pela qual a
arquivística evolui para ser vista como área de conhecimento autónoma.

As suas abordagens não são excludentes, mas, ao contrário, mutuamente referentes, e mapeá-las
em separado é uma opção de sistematização, baseada nas ênfases analíticas dos autores
envolvidos na discussão.

Ruptura de paradigmas
Nesta abordagem teórica, temos como defensor Thomas Khun em A estrutura das revoluções
científicas segundo Khun um paradigma vigente pode apresentar anomalia. A partir daí emerge
um novo paradigma, que é mais do que a rearticulação do paradigma deposto, pois um novo
paradigma significa uma reconstrução da área de estudos. Esta teoria tem sido bastante usada
pelos teóricos da arquivologia ao discutirem a ruptura de paradigma vivida pela área
actualmente. Segundo eles, a arquivologia vive um momento de “revolução científica.”

Assim, na perspectiva de um novo paradigma, desloca-se do arquivo para a informação


arquivística, ou informação registada orgânica, expressão cunhada por arquivistas canadianos
para designar a informação gerada pelos processos administrativos e por eles estruturadas de
forma a permitir uma recuperação em que o contexto organizacional desses processos seja o
ponto de partida. Estas rupturas têm sido provocadas em boa parte pela revolução digital
(Thomassen, 1999: 10).

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Arquivologia pós-moderna
Pode-se considerar que a abordagem qua a abordagem identificada como “arquivologia pós-
moderna” surge no Canadá no início da década de 1990. Seus principais pressupostos remetem,
naturalmente, ao s princípios identificados com os pressupostos do pensamento pós-moderno.
Terry Cook (1997 a: 15-16), que se pode considerar o “pai dessa abordagem ”, afirma que:

“O pós-modernismo desconfia da ideia de verdade absoluta baseada no raciocínio


e no método científicos. O contexto por trás do texto, as relações de poder que
conformam a herança documental lhes dizem tanto ou mais que o próprio assunto
que é o conteúdo do texto. Nada é neutro. Nada é imparcial. Tudo é conformado,
apresentado, representado, simbolizado, significado, assinado por aquele que fala,
fotografa, escreve ou pelo burocrata governamental, com o propósito definido,
dirigido a uma determinada audiência”.

Assim, esta perspectiva defende de um modo geral que, a pesquisa em arquivologia deve
superar a simples descrição de eventos; ela necessita de uma metodologia adequada, de análise
comparativa, estatística, qualitativa e histórica. A natureza da informação arquivística deve
constituir um campo de pesquisa prioritário. A pesquisa em arquivologia deve recorrer às
ciências da informação, sobretudo n oque se refere aos documentos electrónicos.

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