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Bom dia, senhoras e senhores


Na esperança de que a minha intervenção possa ir ao encontro das vossas expectativas começo por
referir que é um prazer estar aqui convosco e agradecer, em meu nome pessoal e também em nome da
universidade de Coimbra,
Ao Excelentíssimo senhor reitor da Universidad de La Laguna, o convite e hospitalidade;
À Equipa que promoveu e organizou este Encontro, o apoio e acolhimento;
Aos Ilustres oradores, convidados e participantes, a honra da vossa presença.

[Introdução]

Com o objetivo de tornar clara a minha intervenção, começo por expor a forma como estão
organizadas as ideias que aqui gostaria de partilhar.

Num primeiro momento, discutirei o que conceptualmente entendo ser a definição mais ajustada para
o protocolo, discorrendo sobre a necessidade de se consensualizar um quadro teórico que enquadre o
tema.

Num segundo momento, à luz da conceptualização encontrada, procurarei trazer à reflexão os novos
desafios que se colocam à universidade de hoje, partilhando aquele que é (ou dever ser) o papel do
protocolo institucional na universidade do século XXI.

Por último, apresentarei um exemplo da aplicação prática das reflexões aqui partilhadas, mostrando
um pouco do que se faz hoje e como se faz ao nível do protocolo na Universidade de Coimbra,
embora condicionada por dois fatores essenciais, o equilíbrio das ideias e o tempo disponível.

[Do Protocolo ao Protocolo Institucional]

Falar de protocolo não é fácil.

A primeira compilação sobre cerimonial e etiqueta, incluindo orientações sobre comportamento e


filosofia, chega-nos da Ásia, escrita por Chou Kung, no século XII a.C. Aí residem, no meu
entendimento, os mais sábios pilares para a regulação protocolar da ordem social de qualquer
civilização, incluindo a das atuais e mais complexas, o que só lhe acrescenta valor.

Curiosamente, Chou Kung defendeu, há mais de vinte séculos, a ética, o respeito, a humildade, a
lealdade, a simplicidade, a sensibilidade, o bom senso, a sobriedade na ornamentação e o respeito
pelas precedências, enquanto pilares do comportamento e da conduta humana.

É verdade, no entanto, que com o desenvolvimento das sociedades e a complexidade crescente dos
seus modelos de organização e de relacionamento, as regras, sobretudo aquelas que se referem à
hierarquia e respetivas precedências, tiveram, também elas, que se ir adaptando aos novos arranjos do
poder e das relações dentro e entre as instituições civis, comerciais, religiosas, públicas e políticas.
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Talvez por isso o conceito de protocolo associado aos atos coletivos dessas instituições, e de que aqui
nos ocuparemos, muitas vezes seja entendido como circunscrito às próprias regras de precedência
entre as entidades e convidados, relevando-se os princípios e regras inerentes ao conteúdo, à forma da
comunicação e aos relacionamentos para outros patamares, os da comunicação e da cortesia.

Muitos profissionais que se ocupam do estudo desta temática, a quem desde já expresso publicamente
todo o meu respeito, defendem que a cortesia é mais abrangente do que o protocolo, ou seja, que pode
existir cortesia sem protocolo, mas que não pode existir protocolo sem cortesia. Não poderia estar
mais de acordo.

No entanto, precisamente porque a cortesia deve ser parte integrante do protocolo, defendo que a
definição conceptual deste termo seja mais abrangente, garantindo que nela se inclui, não só a
cortesia, mas também as regras de conduta, os princípios éticos e os conteúdos da comunicação, assim
como todos os demais aspetos inerentes à gestão do evento em si e que exercem influência no seu
desfecho.

Dou um pequeno exemplo, entre tantos outros, que me sugerem que a definição conceptual do termo e
sua abrangência é muito relevante para a eficácia do protocolo e desenvolvimento da disciplina e do
seu papel ao serviço das organizações.

Tomemos por referência uma conversa entre convivas, desconhecidos até ao momento, num evento
protocolar. Apresentações feitas, empatia estabelecida, um dos convivas, tendo conhecimento de que
todos têm filhos de idade aproximada, decide encetar a conversa e manifesta, em tom cordial, o seu
agrado pelas excelentes condições oferecidas pela quinta onde mandou realizar recentemente a festa
de aniversário do seu filho.

Do ponto de vista das regras de cortesia, comunicação e comportamento, a mensagem é pacífica. Algo
com que todos concordaremos.

No entanto, atento o seu conteúdo, a adequação da mensagem é questionável, dependendo do âmbito


do evento no qual foi proferida.

Tratando-se de um evento da esfera da vida privada, por exemplo um casamento, a mensagem é, em


teoria, adequada; Tratando-se de um evento da esfera da vida pública, por exemplo um encontro de
banqueiros para discussão da taxa de juro de mercado, a mensagem é, em teoria, desadequada.

Será, pois, indiferente a definição e conceptualização do protocolo e sua abrangência?

Deverá o protocolo ocupar-se apenas das regras de precedência e etiqueta, ignorando ou remetendo
para outras esferas do conhecimento e ação todos os demais fatores que, de facto, influenciam o
resultado do evento?

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Esta pequena reflexão, quase em tom coloquial, visa sobretudo chamar a nossa atenção para a
necessidade de um quadro teórico suficientemente robusto que permita definir o conceito e o papel
das diferentes categorias de protocolo, em particular ao nível da sua conceptualização e abrangência.

Penso, aliás, que sem uma clarificação clara do conceito e da sua consensualização dificilmente se
virá a reconhecer ao protoloco, seja ele social ou institucional, o valor que lhe cabe. Uma coisa é certa,
dependendo do significado e papel que lhe atribuamos e do respetivo reconhecimento institucional,
assim será entendida a relevância da função do protocolo.

Por tudo o que já expressei, entendo que na sociedade atual o protocolo não pode ser definido ou
entendido como um mero conjunto de regras que dita as precedências e rituais a observar num
determinado evento ou cerimonial, sob pena do seu completo declínio, com consequências
institucionais bem nefastas, tanto do ponto de vista interno como externo.

Portanto, concluo que é urgente clarificar o significado de protocolo. Como terão já notado, optei por
utilizar algumas vezes o termo “Protocolo institucional”. E fi-lo deliberadamente por duas ordens de
razão:

A primeira prende-se com a fraca abrangência e relativa limitação do termo “protocolo” quando
utilizado para definir um tão vasto e complexo mundo de detalhes e sensibilidades que têm de ser
geridas;

A segunda prende-se com a necessidade da distinção e enunciação clara das regras protocolares
inerentes às duas grandes categorias de protocolo, o social e o outro, que eu opto por designar de
institucional.

Refletindo sobre a construção social das primeiras civilizações da era moderna, é curioso constatar
como se organizava a vida na comunidade, então designada de polis. Por mais variações que
encontremos, os relatos são sempre convergentes no reconhecimento da existência de duas esferas
complementares, mas distintas da vida do ser humano: a esfera da vida privada e a esfera da vida
pública.

A esfera da vida privada corresponderá hoje ao que designamos por vida pessoal e social, aí se
incluindo os relacionamentos íntimos, familiares, com os amigos e connosco próprios, os quais, em
conjunto com a experiência resultante da nossa interação na vida pública, moldam a nossa identidade
pessoal.

Por sua vez, a esfera da vida pública corresponderá hoje àquilo que são as nossas relações
profissionais e institucionais, desenvolvidas em prol ou no seio da coletividade, as quais contribuem
para a moldagem do mundo em que nos inserimos, e que são também influenciadas pela nossa
identidade pessoal.

Por analogia, poder-se-ia referir que o protocolo social é aquele que colhe a sua completa
aplicabilidade na esfera da vida privada; isto é, nos nossos relacionamentos pessoais. Por sua vez, o
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protocolo institucional, seria aquele que colhe a sua completa aplicabilidade na esfera da vida pública;
isto é, quando nos encontramos no exercício dos nossos papéis públicos, incluindo os profissionais,
em representação de uma empresa, de uma instituição ou até mesmo do próprio Estado.

Para terminar esta minha reflexão sobre o conceito de protocolo, proponho de seguida uma definição
possível para o protocolo institucional, que entendo ser aquela que simultaneamente melhor serve os
interesses institucionais e a que melhor dignifica a função de quem exerce esta atividade.

Assim, entendo que o protocolo institucional consiste na arte de bem gerir os recursos inerentes à
concretização de um qualquer evento da esfera da vida pública que, através da aplicação de um
conjunto de regras, procedimentos e rituais devidamente conjugados com o conteúdo da mensagem a
transmitir e com as características dos públicos-alvo, é capaz de criar as condições físicas e logísticas,
bem como o ambiente social e relacional adequados, em tempo e espaço certo, com vista a responder
eficazmente ao objetivo político-institucional que lhe deu origem.

Ainda segundo o meu entendimento, esta definição conceptual de protocolo institucional é passível de
aplicação a qualquer setor de atividade, podendo tomar a designação de protocolo do estado,
universitário, religioso, empresarial ou outro, desde que enquadrável na esfera da vida pública, em
função do respetivo setor de atuação.

Uma das grandes mais-valias daqui resultantes, para além da natural sistematização do conhecimento
seria, por um lado, a democratização das regras protocolares, tornando-as facilmente acessíveis a
qualquer organização e, por outro, a facilitação na aplicação dessas mesmas regras, sempre que
entidades de diferentes setores se reunissem.

Acredito que, com definições claras e rigorosas, conseguiremos criar as condições para formar e
partilhar um corpo de conhecimento sistematizado, que simultaneamente garanta as condições para o
exercício da função e a liberdade necessária à diferenciação de cada instituição.

[O Papel do protocolo Institucional e a universidade de hoje]

A diferenciação institucional, como a seguir defenderei, ocorre atualmente a um nível mais amplo,
mas também mais complexo e profundo do que alguma vez poderíamos imaginar há poucas décadas
atrás.

Atualmente a diferenciação assenta na forma como os valores preconizados por cada instituição são
percebidos pelos seus públicos, os quais estão na base do seu “valor de mercado” ou reputação
institucional e onde o protocolo é chamado a desempenhar um papel de grande relevo.

O serviço de protocolo na universidade do século XXI não pode limitar a sua ação e esforços a
promover os relacionamentos de cortesia e o cumprimento de regras de precedência. Sem dúvida que
essa sua função primária é de grande utilidade para a organização, mas o protocolo institucional, tal
como o defendo, tem o potencial e as condições ideais, para fazer muito mais pelas organizações.

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Por estranho que possa parecer, o protocolo institucional é hoje o canal interno mais humanizado e de
maior abrangência de que a organização dispõe e por isso o mais genuíno e eficaz para a promoção da
sua reputação, de que a imagem e a identidade organizacional são o núcleo base. O protocolo pode,
portanto, contribuir de forma significativa para a promoção, manutenção e melhoria da reputação
institucional.

Na medida em que a reputação institucional é hoje a dimensão da Universidade mais valorizada, tanto
pelos stakeholders como pela sociedade em geral, e ao mesmo tempo aquela que mais impacto direto
tem na sua atratividade e na capacidade de retenção de talentos, é urgente repensar o valor e papel do
protocolo universitário. Além do mais, a excelência dos serviços globalmente prestados à comunidade
pela universidade é, em larga medida, influenciada por todo este conjunto de fatores.

O conceito de identidade organizacional que nos anos 80 do último século privilegiava o grafismo e a
identidade visual como mecanismo diferenciador das organizações sucumbiu! Depois disso, já em
1985 as conclusões de Albert e Whetten1 apontavam para que a identidade organizacional fosse
“aquilo” que a distingue das demais; “aquilo” que é percebido pelos seus membros como importante
para a organização; e ainda “aquilo” que faz a ponte entre o passado e o presente, ou seja, o que dá
sentido à organização.

Mas o conceito de identidade organizacional mais estabilizado atualmente na literatura vai ainda mais
longe. A identidade organizacional já não é “aquilo” que a instituição perceciona sobre si mesma e
sobre o que é importante para si, mas sim “aquilo” que é percebido pelos seus públicos como sendo as
suas características centrais, distintivas e estáveis (Pratt e Foreman, 2000)2.

É de notar que em menos de trinta anos o próprio conceito de identidade organizacional sofreu uma
evolução tal que, de mecanismo de auto-reflexão interna, passou a ser entendido como a projeção das
aspirações e características dos seus públicos, exigindo da instituição o desenvolvimento da
capacidade de gerir simultaneamente várias identidades projetadas (Pratt e Foreman, 2000)3, de forma
coerente e em articulação com a sua própria matriz identitária, a qual deve, por isso, estar bem
explícita e alinhada internamente.

É certo que a construção da identidade organizacional, que se fundamenta nos seus valores, declarados
e percebidos, obedece a critérios, metodologias e fatores que vão para além da esfera de ação do
protocolo.

Mas as condições e a forma como a comunicação desses valores e dessa identidade chegam aos seus
públicos e stakeholders, através de eventos, encontros e cerimoniais depende, em grande medida, da
forma como o protocolo atua e se posiciona dentro da instituição.

1 Albert & Whetten (1985). “Organizational identity”. In Research on Organizational Behavior: pp. 263-295.
2 Pratt & Foreman (2000). “Classifying managerial responses to multiple organizational identities”. The Academy of Management Journal: 25(1), pp. 18-
42.
3 Pratt & Foreman (2000). “Classifying managerial responses to multiple organizational identities”. The Academy of Management Journal: 25(1), pp. 18-

42.
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Quem mais, dentro da organização, dispõe do conhecimento que permita criar as condições físicas,
emocionais e relacionais adequadas para projetar a imagem corporativa, comunicando aos seus
públicos, de forma eficaz, quem é, o que faz e para onde quer ir?

É verdade que neste patamar nos encontramos já a um outro nível de comunicação, a comunicação
estratégica. Mas a adaptação do protocolo a este patamar é absolutamente urgente, integrando os
elementos chave do processo comunicacional nas suas rotinas de organização e de disponibilização
dos eventos.

Existem várias teorias e modelos da comunicação propostos pela literatura. Alguns deles, como o
proposto por Church4 em 1996, parecem ser bastante adequados aos propósitos da universidade e até
muito alinhados com as regras elementares do protocolo.

Church defende, por exemplo, que o desenvolvimento do processo comunicativo eficaz é aquele que
se baseia numa comunicação aberta, clara, simples e honesta, mas naturalmente com preocupações
mais abrangentes, como as que atrás referi, e que o autor sintetiza em três elementos chave a ter em
conta: os conteúdos, os processos e os papéis.

Ainda que o serviço de protocolo não controle na íntegra todos os elementos do processo de
comunicação, pois a este nível a estratégia de comunicação também ela depende de muitos outros
fatores estratégicos, designadamente da agenda político-institucional, defendo que é seu dever
conhecê-los e criar as condições internas para que a mensagem pretendida chegue aos públicos e
stakeholders da organização de forma eficiente e eficaz.

Com efeito, a comunicação estratégica através da ação, do contacto e discurso direto, tão essencial à
universidade do século XXI, é uma ferramenta de potencial ilimitado, mas ainda muito pouco
explorada. Defendo, por isso, que o serviço de protocolo das universidades pode e deve dar uma
contribuição relevante para a efetiva implementação e desenvolvimento da comunicação estratégica,
sustentando assim as bases da construção e manutenção da tão famosa e intangível reputação
institucional, a dimensão que hoje se acredita ser a base da atratividade e retenção de talentos.

No meu entendimento, este é o grande desafio que se coloca à universidade do século XXI e que o
protocolo institucional sério, de qualidade e devidamente profissionalizado tem o dever e as condições
para ajudar a enfrentar e vencer.

[A universidade de Coimbra e o seu protocolo]

Para concluir a minha intervenção, gostaria agora de vos dar a conhecer um pouco da universidade de
Coimbra e também um pouco daquilo que tem vindo a ser desenvolvido pelo seu serviço de protocolo.

Desde já devo referir que não seria possível, no tempo que aqui me resta, apresentar o vasto e
riquíssimo património desta multissecular Universidade, nem tão pouco descreve os detalhes e rituais
inerentes a cada cerimónia.
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Church (1996). “Giving your organizational communication a C-R-P”. Leadership and Organizational Development Journal: 17 (7), Pp. 4-11.
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Optei por descrever as regras de precedência, indumentária e ritualísticas em vigor e que, de alguma
forma, caracterizam as cerimónias mais emblemáticas e de maior relevo na vida da instituição, e que
estão também na origem das principais regras de gestão dos eventos protocolares, procedimento ao
qual farei uma breve alusão, mesmo antes de terminar.

Descreverei também o ritual do cortejo académico que é comum às três cerimónias solenes que
ocorrem na Sala dos Grandes Atos: o Doutoramento Solene, a Abertura Solene das Aulas e a
Investidura do Reitor. Tendo em conta o tempo disponível, apenas o ritual de Doutoramento solene
será referido com mais detalhes, também por ser o mais rico, aludindo apenas aos traços gerais das
demais cerimónias solenes, com ritual idêntico, mas com algumas especificidades.

Procurarei fazer também uma referência genérica à cerimónia comemorativa do dia da Universidade
que, embora realizando-se no Auditório da Reitoria, não deixa de ser igualmente um dos ícones da
Universidade de Coimbra.

Começando pelo princípio, o dia 1 de março assinala a data em que o Rei D. Dinis, no longínquo ano
de 1290, fundava a primeira universidade portuguesa, a Universidade de Coimbra.

Como bem o explicita numa das suas cartas régias, D. Dinis tinha dois grandes objetivos ao propor a
criação do Estudo Geral Português que, pela sua atualidade, aqui partilho:

Em primeiro lugar, o de criar as condições para que os jovens portugueses tivessem, no seu próprio
país, acesso aos estudos superiores de excelência que eram raros, mesmo na Europa.

Em segundo lugar, o de criar as condições para atrair a si doutores e estudantes de outros reinos, pela
excelência do ensino e da garantia de segurança.

Esta pequena viagem à origem, que evidencia o quanto hoje a Universidade se mantém alinhada com
a missão e propósitos que estiveram na base da sua criação, conjugada com os seus atuais valores,
constituem os pilares que orientam a organização e gestão dos eventos protocolares da Universidade
de Coimbra, aí se integrando ainda os seus símbolos5, estatutariamente reconhecidos desde 1598, que
são o selo, a bandeira e o hino.

Assim, tendo presente quem foi e para onde quer ir, a Universidade de Coimbra define quem é e como
quer apresentar-se aos olhos dos seus stakeholders e do mundo, pautando a sua ação e conduta pelos
valores que defende6, desde a cooperação e o diálogo, à tradição e inovação, entre outros, os quais

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Estes símbolos constam dos Estatutos Filipinos, de 1598, que tomaram a designação de Estatutos Velhos, os quais embora tenham sido revistos e
confirmados por Filipe II (1612) e reconfirmados por D. João IV (1653) vigoraram até à reforma pombalina, altura em que foram aprovados os
chamados “Estatutos Novos” de 1772. O selo representa a Sapientia coroada, em pé, com um livro aberto na mão esquerda e um ceptro terminado em
esfera armilar na direita. No chão, encontram-se alguns livros; do seu lado direito um crivo, e do seu lado esquerdo um mocho. O conjunto está
enquadrado por um pórtico gótico e à sua volta, na metade inferior, tem a legenda “Insignia Vniversitatis Conimbrigensis”. A bandeira apresenta ao
centro o selo da Universidade de Coimbra, também de cor verde, em relevo, sobre fundo branco, sendo colocada a meia haste sem pre que a
Universidade está de luto, por morte de um dos seus membros ou por decreto nacional. O Hino da Universidade é tocado nas cerimónias solenes pela
famosa “Cabra” (sinos situados no topo da sua torre emblemática com 33,5 metros de altitude).
6 Os valores da Universidade de Coimbra encontram-se consagrados nos seus Estatutos, designadamente no artigo 4º, bem como no seu Plano

Estratégico 2011-2015. Disponível em: http://www.uc.pt/sobrenos/estatutos.


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procura sempre integrar na forma como organiza e oferece os seus eventos, em respeito absoluto pelas
normas protocolares inerentes aos ritos e cerimoniais, fruto do seu legado multissecular.

A Universidade de Coimbra é, assim, parte ativa e consciente da construção da sua reputação


institucional, a tal dimensão de que vos falava ainda há pouco.

[Normas protocolares]

No que concerne às normas protocolares da Universidade de Coimbra, as mais rígidas consistem na


indumentária própria dos Doutores e dos Estudantes, de uso vinculativo em certos atos e cerimónias,
designadamente os que têm lugar na Sala Grande dos Atos.

Esta Sala magnífica, uma das mais emblemáticas da Universidade de Coimbra, não só pela sua beleza,
mas também pela sua singular disposição física e rituais ancestrais associados, encontra-se reservada à
realização dos atos institucionais mais distintivos, designadamente as provas de doutoramento, a
Abertura Solene das Aulas, o Doutoramento Solene e a Investidura do Reitor.

Nesta sala, o Reitor ocupa o lugar central, com cadeiral próprio. O claustro, em redor, ocupa os seus
cadeirais, específicos de cada Faculdade, obedecendo a uma precedência protocolar em função da sua
antiguidade7. As autoridades presentes e convidados ocupam lugares reservados na teia da sala. Nas
galerias, senta-se o Bispo da Diocese, bem como as senhoras convidadas, pela ordem das suas
precedências. Tendo presente que todas as cerimónias são públicas, os restantes lugares são
livremente ocupados, embora nas galerias apenas se autorize a entrada de senhoras.

[Indumentária]

Em todas as cerimónias solenes, os doutores envergam o hábito talar característico de Coimbra, que é
de cor preta, constituído por gravata e batina - calça para os homens e saia para as senhoras - com
camisa branca para ambos os géneros.

As Insígnias Doutorais, ornamentação da cor da respetiva Faculdade, complementam a indumentária


dos doutores e são constituídas pela Borla (que é um enfeite na forma de chapéu, usado sobre a cabeça
que simboliza a inteligência) e pelo Capelo (que é uma pequena capa curta de cetim e veludo, usado
sobre os ombros, que simboliza a ciência) 8.

No cortejo nem todos usam as insígnias doutorais, pois estas apenas podem ser usadas depois da
realização do ritual de Doutoramento Solene de cada doutor, especificamente destinado à sua
imposição.

7 Faculdade de Letras; Faculdade de Direito; Faculdade de Medicina; Faculdade de Ciências e Tecnologia; Faculdade de Farmácia; Faculdade de
Economia; Faculdade de Psicologia e Ciências da Educação; Faculdade de Ciências do Desporto e Educação Física.
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Peças minuciosamente trabalhadas de forma artesanal.
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[Cortejo académico e precedências]

Todas as cerimónias solenes são antecedidas pela formação do cortejo académico, com percurso pré-
definido, o qual se inicia na Biblioteca Joanina, atravessa o Pátio das Escolas, sobe a Via Latina e por
fim, dá entrada na Sala Grande dos Atos.

Integram ainda o cortejo académico, os bedéis, o pajem e a guarda de honra que envergam o traje
tradicional, próprio da condição.

Na formação do cortejo, abre caminho a charamela, tocando uma marcha apropriada, que é seguida
pelos archeiros de alabardas erguidas. Seguem-se os Doutores que, caminhando sempre aos pares, se
encontram ordenados na precedência inversa à da antiguidade da Faculdade, seguindo os mais novos à
frente e os mais antigos atrás.

Segue-se o mestre-de-cerimónias, de hábito talar e bastão distintivo das suas funções.

Tratando-se de cerimónia de doutoramento solene, atrás dos doutores e antes do reitor, seguem os
oradores, caminhando entre eles o apresentante; vêm depois os bedéis e entre si o pajem, que
transporta a borla, o anel e o livro dos Estatutos Velhos, a oferecer ao doutorando durante a cerimónia.
Este, acompanhado do diretor da Faculdade à qual pertence, segue ao lado do reitor. Atrás do prelado
seguem o presidente do conselho geral e os convidados especiais; segue, por fim, o guarda-mor à
frente dos contínuos.

[Doutoramento Solene]

O Doutoramento Solene é a cerimónia de concessão do grau de doutor, presidida pelo reitor, mediante
a presença do claustro de doutores da instituição. Este cerimonial realiza-se numa de duas situações:
por ocasião da imposição de insígnias aos doutores da própria instituição; ou por ocasião da distinção
de doutor honoris causa concedida a uma personalidade externa à universidade, sob proposta do
conselho científico de uma ou mais faculdades.

Na cerimónia de Doutoramento Solene intervém, para além do reitor e do doutorando, o diretor da


Faculdade respetiva e dois oradores, a quem compete fazer o elogio ao apresentante e ao doutorando.

No dia designado, são os doutores e estudantes convocados a capelo pelo toque do sino grande da
torre da universidade, que já na véspera anunciara a solenidade.

À entrada na Sala Grande dos Atos, a charamela dirige-se ao seu lugar e começa a tocar. O cortejo
académico, como atrás descrito, avança através da teia, na direção dos degraus do estrado de honra; aí
chegado, os doutores abrem alas para o reitor e o diretor da Faculdade subirem e ocuparem as suas
cadeiras de espaldar, estofadas de cor verde, sentando-se o presidente do conselho geral à direita do
reitor.

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O doutorando e o apresentante sentam-se na teia, em lugares previamente reservados para o efeito,


ficando o doutorando à direta do apresentante; os oradores sobem ao estrado para ocuparem as suas
cadeiras, também previamente colocadas para o efeito; os doutores, ainda com a borla na cabeça,
sobem aos doutorais, de um lado e de outro da Sala, dirigindo-se aos seus lugares pela ordem
tradicional das Faculdades e respeitando as precedências de antiguidade entre si. Então, o reitor senta-
se e tira a borla sendo imitado neste gesto por todos os Doutores.

De seguida, o mestre-de-cerimónias pede vénia ao reitor e, depois de acomodado o público, manda


calar a charamela e convida o doutorando a acompanhá-lo até ao primeiro degrau do estrado reitoral,
fazendo uma inclinação perante o reitor e regressando ao seu lugar. Aí, ainda de pé, lê um breve
discurso por si previamente preparado, findo o qual, fazendo nova inclinação perante o reitor, volta a
sentar-se. A charamela começa a tocar.

De seguida, o mestre-de-cerimónias, dando sinal à charamela para silenciar a música, pede vénia ao
reitor e convida o orador mais antigo a usar da palavra. Findo o discurso a charamela toca. O ritual
repete-se para dar lugar à intervenção do segundo orador.

Nesta fase, o mestre-de-cerimónias, pedindo vénia ao reitor, convida o doutorando e o apresentante a


aproximarem-se do primeiro degrau do estrado reitoral, bem como os bedéis que, em conjunto,
formam um semicírculo.

Após nova vénia ao reitor, o mestre-de-cerimónias, o apresentante e o doutorando sobem os degraus


do estrado. O doutorando fica em frente ao reitor e o apresentante à sua à direita, de pé. O pajem
coloca-se à esquerda do diretor da Faculdade.

Levantando-se, o reitor cobre-se, sendo imitado por todos os doutores, que permanecem cobertos
enquanto é conferido o grau. Segue-se o pedido do grau e a respetiva concessão, ambos proferidos em
latim.

Findo o ritual, o novo doutor, acompanhado do mestre-de-cerimónias, aproxima-se então do diretor da


Faculdade. O diretor da Faculdade explica, numa curta oração, o simbolismo da borla, do anel e do
livro, colocando a borla na cabeça do novo doutor, momento em que todos se descobrem e começa a
tocar a charamela.

Cada um dos intervenientes no ritual dirige-se então para ocupar o seu lugar nos doutorais, incluindo o
apresentante se for doutor.

Os bedéis retomam também o seu lugar, com exceção do bedel da Faculdade em que se realiza o
Doutoramento que sobe ao estrado e, em conjunto com o mestre-de-cerimónias e o diretor da
Faculdade, acompanha o novo doutor durante a cerimónia dos abraços.

A cerimónia dos abraços começa com a apresentação simbólica do novo doutor ao reitor, que o
abraça, seguindo-se o ritual do abraço a todos os doutores sentados nos cadeirais situados à direita do
reitor, começando pelos convidados especiais. Finda a ala direita, descem os quatro ao fundo do
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Doutoral, voltam pelo meio da Sala. Ao subirem de novo ao estrado para continuar a cerimónia do
abraço aos doutores sentados na ala esquerda, voltam a fazer vénia ao reitor e o novo doutor, sempre
acompanhado, abraça, um a um.

Terminados os abraços nos doutorais, o mestre-de-cerimónias convida o novo doutor a sentar-se na


cadeira que fica entre a do Reitor e a do Diretor da Faculdade, reservada para si nesta cerimónia.

O novo doutor senta-se e cobre-se. Levanta-se de seguida e, tirando a borla da cabeça, profere a
fórmula de agradecimento, também em latim, finda a qual volta a sentar-se.

Ao som da charamela, o novo doutor, precedido do diretor da Faculdade, do mestre-de-cerimónias e


do bedel, vai tomar o seu lugar no último cadeiral da respetiva Faculdade, seguido do respetivo
diretor, regressando o mestre-de-cerimónias e o bedel aos seus lugares.

O mestre-de-cerimónias dá então sinal à charamela para silenciar e, de seguida, novo sinal para tocar o
Hino Académico. O Hino é ouvido de pé, findo o qual, todos se sentam. Momentos depois, o reitor
levanta-se e põe a borla, no que é imitado por todos os doutores e, com um simples gesto, indica o fim
do ritual.

A saída da Sala é feita em cortejo académico, que se dirige para Sala do Senado respeitando a ordem
de precedências das Faculdades, integrando já nos correspondentes lugares os intervenientes na
cerimónia, incluindo o novo doutor. A cerimónia termina na Sala do Senado onde é lavrada a ata e
entregue o diploma ao novo doutor. A seguir, todos podem cumprimentar o novo doutor e dá-se por
encerrada a cerimónia.

[Outros eventos solenes]

A comemoração do dia da Universidade é aquela que, como o próprio nome indica, visa celebrar o dia
da sua fundação e é a única das quatro que se realiza no Auditório da Reitoria.

Inicia-se com uma intervenção inaugural proferida pelo Reitor, à qual se segue a entrega pública dos
diplomas aos novos doutorados por Coimbra.

É também tradição proceder-se, neste dia, à entrega formal do “Prémio Universidade de Coimbra”, o
qual tem como propósito distinguir uma “pessoa de nacionalidade portuguesa que se tenha destacado
por uma intervenção particularmente relevante e inovadora nas áreas da cultura ou da ciência”,
selecionada de acordo com os critérios do respetivo Regulamento9. Por fim, é tradição que o laureado
brinde os presentes com uma conferência.

A Abertura Solene das Aulas é a cerimónia que simboliza o início de um novo ano letivo, que tem
como propósito essencial garantir o acolhimento aos novos membros da comunidade académica,
obedecendo a um ritual similar ao do Doutoramento solene, embora com as devidas especificidades,
havendo lugar também à realização do cortejo académico.

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Prémio no valor de vinte cinco mil euros e que é patrocinado pelo Banco Santander-Totta e Jornal de Notícias, que integram, em conjunto com o
Reitor e outras personalidades convidadas, o Júri que procede à escolha do vencedor.
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Em traços gerais, esta cerimónia inicia-se com o discurso do Reitor, segue-se depois o do Presidente
da Associação Académica e, por fim, tem lugar uma oração proferida por um Professor da
universidade10, especialmente convidado para o efeito, simbolizando este discurso a primeira lição
oficial do novo ano letivo.

O leque dos rituais e solenidades mais emblemáticos completa-se com o ritual de Investidura do
Reitor no qual este é empossado pelo professor decano da universidade, também na Sala Grande dos
Atos, perante o claustro dos doutores, seguindo um ritual próprio.

[Regras elementares de gestão dos eventos]

A gestão inerente a todos estes cerimoniais, incluindo outros de menor envergadura 11, obedece a um
planeamento muito rigoroso. Não só em virtude da grande complexidade de rituais, detalhes e
especificidades inerentes a cada evento, mas também pela necessidade da sua conjugação permanente
com os recursos disponíveis, cada vez mais escassos, e do seu completo alinhamento com a missão,
visão e valores da instituição.

Como tal, existem sempre três reuniões preparatórias que antecedem cada evento.

A primeira reunião tem como objetivo comunicar os dados gerais do evento: data, hora, objetivo,
especificidades, papéis e pessoas envolvidas. A cada colaborador é fornecida uma lista detalhada das
tarefas que tem de cumprir e das articulações a assegurar. Todos têm acesso ao esquema geral previsto
para o evento e todos sabem quem faz o quê.

A segunda reunião ocorre até duas semanas antes do evento e tem como objetivo fazer o balanço
intercalar, com vista a garantir que tudo está a decorrer como planeado ou introduzir ajustes em tempo
útil, se necessário.

A terceira reunião realiza-se uns dias antes do evento (normalmente na véspera) e tem como objetivo
confirmar que todos os detalhes foram assegurados e que todas as tarefas previstas e necessárias foram
cumpridas. Segue-se a visita aos espaços que serão usados durante a realização do evento, garantindo
que tudo se encontra acautelado, como previsto.

Assim, no dia do evento as atenções do serviço de protocolo concentram-se em garantir o melhor


acolhimento aos participantes e convidados, em ambiente formal, mas descontraído, para que todos se
sintam “em casa”. Qualquer imprevisto é acautelado de imediato, pois tudo o resto está assegurado.

Poucos dias a seguir ao evento, a equipa que o promoveu reúne novamente, onde são expostas, em
clima aberto e informal, as dificuldades e oportunidades de melhoria, as quais são avaliadas e, sempre
que se justifique, introduzidos os ajustes necessários aos procedimentos em vigor. Por fim, mas não
menos importante, é também usual, nesta fase, reconhecer e agradecer a toda a equipa o esforço e
dedicação genuínos.

10 O doutor responsável por esta oração é escolhido tendo por base os critérios vigentes no âmbito da sua Faculdade, de acordo com o ciclo de
rotatividade definido pela Universidade (desde a Faculdade mais antiga até à mais recente).
11 Designadamente a tomada de posse dos Diretores da Faculdades e Unidades Orgânicas, o lançamento de iniciativas relevantes, a entrega de prémios

diversos.
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E é assim que, carregada de tradição e simbolismo, mas também moderna e global, a universidade
Coimbra celebra os seus eventos, primando pelo diálogo com a sociedade e com o mundo, em respeito
por todos.

Encerro esta minha intervenção dizendo-vos, com genuína convicção, que cada evento é uma
oportunidade para a universidade dizer ao mundo quem é e que, por isso, o sucesso de um evento é
um sucesso institucional, coletivo e partilhado.

Muito obrigada a todos pela vossa atenção.

Teresa Antunes, 23 de maio de 2014

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