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Strategy

como conduzir uma


REUNIÃO DE RESULTADOS

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ÍNDICE

01
INTRODUÇÃO 03

02
PLANEJANDO
Como preparar uma reunião
Como preparar uma pauta de reunião de resultados
Preparação dos participantes
Como deve ser preparada a sala de reuniões
05
05
06
06
A REUNIÃO Quanto tempo deve ser reservado para a reunião 07

03
CONDUZINDO Como deve ser feita a apresentação 09
A REUNIÃO Como conduzir a reunião 11

04
PROCEDIMENTOS
Medidas a serem tomadas após a reunião
Melhor maneira de se fazer a ata da reunião
Como enviar os Planos de Ação definidos
13
13

PÓS REUNIÃO e com que frequência cobra-los 14

05CONCLUSÃO 15

06
SOBRE A STRATEGY 16
INTRODUÇÃO

Há reuniões de assuntos eventuais, que devem ser


realizadas conforme a necessidade, e reuniões de alinhamento
da equipe.

A experiência tem demonstrado que as empresas que fazem


reuniões com os colaboradores em pequenos grupos antes de
iniciar a jornada de trabalho, com a finalidade de promover o
alinhamento de objetivos, obtém maior comprometimento
com as metas.
A reunião pode ser focada em desenvolvimento de
competências: ajudar o time a ter mais disciplina, a melhorar a
rede de Network.
Fatores motivacionais, ou seja, motivar o time, inspirar,
estimular e mobilizar a equipe para chegar ao resultado.

Seja qual for a reunião, o líder deve prepará-la com antecedência. Um bom
planejamento vai elencar os itens importantes a serem discutidos e permitir um
uso racional do tempo. Preparar o local, conduzir o desenvolvimento da reunião
e a conclusão são itens igualmente importantes das quais nenhum líder deve se
descuidar.

O desenvolvimento da gestão administrativa cria constantemente novas


técnicas, mas os executivos sempre se perguntam:
Qual a melhor maneira de fazer uma reunião eficaz?
Uma reunião produtiva deve ser rápida, ter um objetivo claro e gerar e orientar
ações futuras.

Para uma reunião eficaz, é necessário um planejamento inicial, um


local adequado e bem preparado. Uma boa condução da reunião e um
encerramento adequado.

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02
planejando
A REUNIÃO

Como preparar uma reunião


Como preparar uma pauta de reunião de resultados
Preparação dos participantes
Como deve ser preparada a sala de reuniões
Quanto tempo deve ser reservado para a reunião
PLANEJANDO A REUNIÃO

→ COMO PREPARAR A REUNIÃO. → COMO PREPARAR UMA PAUTA


Faça um pequeno planejamento. Tão DE REUNIÃO DE RESULTADOS
importante quanto prepará-lo é segui-lo Como sempre, foco é a palavra-chave.
durante a realização da reunião. Selecione os assuntos mais importantes
Para isso, faça uma lista dos pontos e faça uma programação da reunião sobre
chave e os tenha digitados ou eles. Faça um roteiro de itens por ordem
anotados na agenda, bem à sua de abordagem. Lembre-se de colocar
frente durante a reunião. Tenha em juntos assuntos afins. Saiba renunciar
mente os resultados que espera
da reunião: encaminhamentos,
aos outros itens que podem ser deixados
definições, decisões, designação de responsáveis por para outra oportunidade. Calcule o
tarefas, aprovação de projetos ou negociações e outros. tempo que vai gastar para explanar
A abordagem eficiente por parte do líder facilita a sobre cada um dos assuntos, e inclua o
participação do grupo.
tempo aproximado para manifestação
dos participantes.
Para isso, faça uma lista dos pontos
chave e os tenha digitados ou
anotados na agenda, bem à sua
frente durante a reunião. Tenha em
mente os resultados que espera
da reunião: encaminhamentos,
definições, decisões, designação de responsáveis por
tarefas, aprovação de projetos ou negociações e outros.
A abordagem eficiente por parte do líder facilita a
participação do grupo.

Evite programar reuniões em datas


próximas a feriados e férias, pois essas
são épocas em que as pessoas estão
ansiosas por encerrar suas atividades.
É perda de tempo, pois ao retornar das
férias, outra reunião será necessária.

Jamais agende reuniões de última


hora, pois isso pode parecer falta de
respeito para com os profissionais.
Uma reunião bem planejada é
elaborada com antecipação.
“ foco é a palavra-chave.”

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PLANEJANDO A REUNIÃO

→ PREPARAÇÃO DOS PARTICIPANTES


Todos participantes devem ser comunicados da data e horário da reunião com
antecipação.
Dê a cada um uma cópia da programação. É importante
que eles também sejam preparados, saibam o que esperar
e como participar.
Quando possível, aplique a técnica do pré-trabalho. Dias antes da reunião,
foque os integrantes da equipe nos assuntos, dando-lhes alguma tarefa
referente aos temas que serão tratados, informando que este assunto será
tratado na reunião e ele deverá levar uma certa informação... No início da
reunião, faça referências aos itens do pré-trabalho, ofereça informações novas
e adicionais, conduzindo os participantes a passar o tempo inicial focando no
material recebido, que é essencial para alcançar os objetivos.

→ COMO DEVE SER PREPARADA A SALA DE REUNIÕES


Considere todos os itens do ambiente que podem ser importantes para
os participantes terem um bom rendimento. O ambiente deve ser calmo e os
participantes devem estar confortavelmente instalados. O ideal é ter uma sala
específica para este tipo de trabalho.
Certifique-se de que haverá cadeiras e espaço suficientes para todos, pois isso
gera uma experiência adequada à equipe. Nada pior que faltar uma cadeira e um
participante ter que esperar em pé até que a cadeira seja trazida de outro lugar.
Parece um fato corriqueiro, porém ele produz uma quebra na unidade do grupo e,
por mais que a pessoa colocada neste constrangimento leve “numa boa” é uma
situação bastante desagradável. Uma forma de demonstrar a sua preocupação
com todos é cuidando para que o espaço de realização não atrapalhe a rotina,
mas seja um agregador das ideias e valores propagados.
O layout do local deve ser clean, mesmo que não seja uma sala de reuniões
específica para este tipo de atividade. Evite ambientes muito congestionados,
com muitos móveis e objetos de decoração, porque isso pode atrapalhar a
concentração dos participantes.
Leve cópias da programação da reunião para o caso de que alguém não
tenha levado, disponibilize blocos de anotações e canetas para todos.

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PLANEJANDO A REUNIÃO

→ QUANTO TEMPO DEVE SER RESERVADO PARA A REUNIÃO


Evite uma reunião muito longa, pois pode
tornar-se cansativa e improdutiva e deixar
nos participantes uma impressão negativa
deste método de trabalho, importantíssimo
na gestão administrativa das equipes.
Sempre que marcar um encontro
com a sua equipe, seja o primeiro a
chegar, não atrase e também não “Evite uma reunião muito longa”
prolongue demais esse período.

O tempo ideal de duração é entre 40 e 60 minutos.


Não programe reuniões com mais de 60 minutos,
mesmo se tiver uma longa pauta a cumprir, deixe uma
quantidade de assuntos para outro dia. Está provado
que mais de 60 minutos de reunião causa estresse e
falta de atenção, comprometendo a produtividade.
Se a reunião durar mais de 40 minutos, providencie
lanches e bebidas para manter o nível de energia da
equipe. Se não for possível, pelo menos café e água.
Faz uma grande diferença.

Quando chegar o horário marcado, dê início à reunião imediatamente, mesmo


que algum participante ainda não tenha chegado. Isso firmará seu papel de líder
e auxiliará a utilizar bem o tempo disponível. Quando alguém chegar atrasado,
apenas receba com educação e, se tiver que fazer qualquer comentário, faça-o
depois, em particular.

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03
Conduzindo
A REUNIÃO

Como deve ser feita a apresentação


Como conduzir a reunião
CONDUZINDO A REUNIÃO

→ COMO DEVE SER FEITA A APRESENTAÇÃO


O sucesso na apresentação de um trabalho depende bastante da
dedicação na preparação do conteúdo e do treino para apresentá-lo.
É verdade que com a prática, muitas pessoas acabam se tornando boas
apresentadoras. Apresentação é uma atividade que envolve duas etapas
de trabalho: a elaboração dos slides e a exposição do conteúdo frente
uma audiência.
Ao se preparar para apresentar um
trabalho é de extrema importância
conhecer a audiência, programar-se
bem com relação ao tempo que será
utilizado para a apresentação.
Pense na linguagem a ser utilizada,
no tempo a ser utilizado e o nível
de formalidade que quer que sua “dedicação na preparação do conteúdo”
apresentação tenha.

Uma dos aspectos mais importantes é ter o domínio sobre o


assunto e segurança no manuseio de equipamentos, bem como
o controle do tempo disponível. É de extrema importância
cumprir o tempo definido.

Uma apresentação de sucesso transmite a ideia do trabalho de forma clara,


concisa, objetiva e dentro do prazo. Preparar-se para uma apresentação é uma
tarefa trabalhosa e que demanda tempo. No entanto, o esforço e dedicação
empreendidos durante a preparação podem evitar alguns vexames.

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CONDUZINDO A REUNIÃO

A linguagem corporal é sempre importante em todos os ambientes e


ocasiões. Mantenha uma boa postura, evite debruçar-se sobre cadeiras e
móveis ou apoiar-se em lousas. Cuidado com os movimentos de seu corpo.
Não fique andando de um lado para outro, para não passar em frente ao
projetor, se houver, cobrindo o conteúdo projetado na tela. Observe-se
para não fazer movimentos repetitivos com braços, cabeça e corpo, o que
pode acabar distraindo a plateia e desviando a atenção deles do conteúdo.
Mas também não fique paralisado. O ideal é agir com naturalidade.
A linguagem verbal é fundamental. Use um vocabulário adequado e
pronuncie corretamente as palavras, falando devagar e com tranquilidade.
Não devem ser utilizadas gírias ou expressões repetitivas. É bom evitar
frases longas que possam confundir a audiência. Clareza e concisão
deixam o discurso mais fácil de ser entendido. Lembre-se de que você
sabe tudo sobre o tema, mas alguns dos participantes podem estar
tomando contato com ele pela primeira vez. A entonação de voz é muito
importante e motiva os ouvintes.

Ser positivo e falar com


firmeza são atributos que
com certeza vão valorizar
sua apresentação.

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CONDUZINDO A REUNIÃO

→ COMO CONDUZIR A REUNIÃO


O clima de cooperação é fundamental
para incentivar a participação e despertar
a confiança de que esses eventos são
realmente eficazes. Quanto mais você
conseguir envolver os integrantes
do grupo e motivá-los a participar
mais resultados obterá e maior será o
“O clima de cooperação é fundamental”
interesse deles em estar presente nas
próximas reuniões.
Quando chegar o momento de dar início aos temas de discussão, não largue
as rédeas, nem deixe que a reunião comece a se encaminhar para assuntos ou
áreas não programadas para aquele dia, ou mesmo aspectos irrelevantes de um
tema a ser tratado.
Apresente brevemente algumas regras que todos os participantes deverão
cumprir durante o desenvolvimento da reunião, principalmente com relação à
participação para evitar tumultos. Nunca permite que fale mais de uma pessoa
ao mesmo tempo e desestimule, com cuidado, comportamentos de interrupções
abruptas dos discursos.
Utilize a agenda programada e siga-a, isso vai auxiliar a manter a reunião
dentro do planejamento.
Como líder ou moderador da reunião, fique profundamente concentrado
nas discussões e faça o debate voltar aos pontos essenciais sempre que
notar dispersão entre os participantes. O importante é procurar os pontos de
consenso, pontos já percebidos e pontos-chave, utilizando o tempo necessário
para esclarecer mal-entendidos antes de passar para a frente. Nomeie um
voluntário para ir registando as opções apresentadas e os consensos.
Ao concluir a reunião, repasse os pontos chave, para fixá-los bem na mente
de todos. Antes de declarar o término da reunião distribua as atribuições ou
instruções de cada participante e não se esqueça de agradecer a todos pela
presença e participação. Mas faça isso, antes do horário marcado para o término,
não fique esticando a reunião. Tão importante quanto começar no horário
marcado é encerrar no horário marcado.

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04
procedimentos
PÓS REUNIÃO

Medidas a serem tomadas após a reunião


Melhor maneira de se fazer a ata da reunião
Como enviar os Planos de Ação definidos
e com que frequência cobra-los
PROCEDIMENTOS PÓS REUNIÃO

→ MEDIDAS A SEREM TOMADAS APÓS A REUNIÃO


É muito importante existir o acompanhamento e a cobrança das ações que
foram definidas. Sem estas ações, este encontro entre profissionais pode perder
o efeito e a credibilidade. Uma medida eficaz neste sentido é a ata da reunião
para documentar quais são as responsabilidades de cada um dos participantes
sobre determinado projeto, bem como os prazos estabelecidos para as tarefas.

→ MELHOR MANEIRA DE SE FAZER A ATA DA REUNIÃO


Fazer uma ata de reunião é uma tarefa relativamente fácil. O grau de
formalidade varia de acordo com cada e tipo de reunião, mas mesmo uma
reunião simples deve ser registrada, porque constitui-se numa prova de sua
realização, das decisões que foram tomadas e inclusive, das manifestações dos
participantes, se houver.
A ata não precisa transcrever na íntegra tudo o que é dito durante uma reunião.
Trata-se de um documento que deve registrar resumidamente, mas de
forma clara, principalmente quais foram as deliberações e resoluções, bem
como ocorrências.
Uma pessoa deve ser designada para secretariar a reunião e fazer a ata, para
que, quem a preside fique livre para conduzir o processo.
Uma norma importante que deve ser seguida é não fazer qualquer modificação
posterior, por isso devem ser evitadas quebras de linhas e espaçamentos
entre parágrafos. O texto deve ocupar todo o espaço disponível na página. É
importante que seja clara e legível.
Deve ser assinada pelo presidente, secretário e por todos os presentes.
As características básicas da formatação de atas são:
8texto completamente contínuo, sem parágrafos ou listas de itens - ou seja, reduzido
como se o texto inteiro fosse um único e longo parágrafo;
8números, valores, datas e outras expressões sempre representados por extenso;
8sem emprego de abreviaturas ou siglas;
8sem emendas, rasuras ou uso de corretivo;
8todos os verbos descritivos de ações da reunião usados no pretérito perfeito do
indicativo (disse, declarou, decidiu...).

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PROCEDIMENTOS PÓS REUNIÃO

→ COMO ENVIAR OS PLANOS DE AÇÃO DEFINIDOS E


COM QUE FREQUÊNCIA COBRA-LOS
Após a reunião deve ser enviado um Plano de Ação para cada participante. Ele
pode ser enviado por e-mail ou impresso, dependendo do método de trabalho de
cada líder. As ações estipuladas durante a reunião devem ser cobradas de acordo
com as datas especificadas. Antes da data prevista, envie um e-mail, solicitando
informações sobre como está o andamento da ação e se o colaborador precisa
de algum auxílio ou informação para concluí-la. É uma forma de cobrar com
educação e ao mesmo tempo colocar-se à disposição para apoiar o trabalho.

CRIAR PLANOS FAZER O


DE AÇÃO FOLLOW-UP

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CONCLUSÃO

Conduzir uma reunião é um processo que


é aprimorado na prática diária, vivenciando
dificuldades e aprendendo com coisas que
funcionam e outras que atrapalham. Toda
empresa precisa treinar pessoas para conduzirem
suas reuniões de forma mais eficaz e com isso
economizar milhões por ano. É possível chegar a
uma redução de até 50% no volume de reuniões se
não houver dispersão e se o trabalho for conduzido
com mais produtividade, mas isso depende do
envolvimento de todos.

Após a reunião faça uma pesquisa com os participantes


sobre a mesma e seu processo de condução, pois isso o ajudará
a aprimorar sua técnica.

Os resultados serão a prova da importância da preparação e


demonstrarão também a solidez de sua liderança.

O importante é tornar a reunião num momento agradável e


de oportunidade de participação e crescimento para todos.

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SOBRE A STRATEGY MANAGER

A Strategy Manager é uma empresa brasileira que desenvolve software


para automatização do modelo de gestão.
Nosso objetivo é garantir que todas as estratégias, objetivos, metas e
ações da sua empresa estejam integrados em um só lugar, garantindo uma
gestão eficiente e focada em resultados.

→ NOSSAS SOLUÇÕES

Defina objetivos estratégicos, acompanhe indicadores com uma


visualização gráfica, estabeleça planos de ação para desvios de
metas, analise o desempenho de seus colaboradores garantindo a
meritocracia. Todo ciclo PDCA em um só lugar.

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