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Este documento ha sido elaborado para los participantes en el curso gestión por proyectos
de salud mental y pretende exponer, de forma resumida, los conceptos y términos básicos
que se relacionan con la unidad. El resumen se preparo como introducción general, con la
intención de facilitar a los principiantes el abordaje inicial del tema, cuya solución implica
la lectura cuidadosa de las referencias bibliográficas recomendadas en el módulo.
1. LA INTENCIONALIDAD.
2. LA INFORMACION.
Por muy simple que parezca, todo proyecto involucra varios aspectos diferentes y es
por si mismo complejo. En la práctica, sin embargo, la complejidad de los
proyectos se considera relativa y suele establecerse por comparación con otros.
Diferentes factores pueden estar relacionados directa o indirectamente con la
intencionalidad del proyecto, y afectar en mayor o menor grado de éxito previsto.
De ello se desprende la necesidad de conocer bien los factores con el fin de
relacionarlos de manera inteligente con la intencionalidad del proyecto.
Dos aspectos del proyecto, íntimamente relacionados entre si son el problema y las
opciones de solución, revisten una importancia crucial para el éxito y demandan
especial atención por parte de los autores de proyecto. Veamos un poco mas cerca
la información sobre estos aspectos que puede ser útil para formular el proyecto:
o Información sobre los factores propios del problema que se va a intervenir.
La formulación del proyecto demanda generar información confiable que
responda como mínimo a los siguientes interrogantes: en que consiste el
problema?, como se ha comportado anteriormente? Que lo origina? Que
consecuencias conlleva? Como se relaciona el problema con su contexto?
Que aspectos importantes se conocen sobre el problema que puedan
contribuir a su solución? Qué tan importante es el problema en la
actualidad? Para quiénes es importante?.
Dirección de salud de Antioquia.
Universidad de Antioquia—Facultad Nacional de Salud Pública Héctor Abad Gómez.
Cuatro procedimientos pueden ser especialmente importantes al resolver el problema:
La definición del problema y de sus características (elaboración del marco
conceptual).
El diagnóstico que ubique y relacione el problema en la problemática que lo
engloba (elaboración del diagnostico)
El análisis de las causas y las consecuencias del problema(árbol de problemas y
soluciones)
La valoración de situaciones implicadas en el diagnostico y en el comportamiento
del problema (priorización).
3. LAS DECISIONES.
Muchas de las agencias financiadoras y de cooperación tienen sus propios formatos para la
presentación de propuestas. El presente instrumento ha tratado de recoger los aspectos más
importantes de diferentes modelos para la gestión de propuestas de servicio, procurando
también que la definición y organización de los componentes formales incluidos permitan
al autor traducirlos y volcarlos posteriormente a los formatos específicos de la agencia
seleccionada. Los participantes que vayan a desarrollar proyectos de investigación o de
inversión física, requieren otro tipo de instrumentos.
Tabla de Paginada
contenido. Debe contener los ítems mínimos de un proyecto, en orden lógico
Usar nomencladores numéricos 1.1.1 hasta el tercer nivel.
Resumen Máximo tres párrafos (para un lector de afán)
Ejecutivo Incluirá un resumen del problema, la justificación, el objetivo, el
alcance, la metodología y el costo estimado. Cuando sea
necesario se incluirá información resumida sobre el contexto
donde se genera el problema.
Plataforma de Máximo tres páginas.
gestión de Identifica los autores y los principios de gestión relevantes para el
Proyecto proyecto, su razón social, su visión, su misión, sus principios
corporativos. Cuando el proponente es una empresa se debe
precisar su personería jurídica.
Incluye la sustentación del enfoque administrativo que
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caracterizará la gestión del proyecto.
Planteamiento Máximo tres paginas, claras, precisas, coherentes con el titulo y
del problema con los objetivos (EL valor de la información no depende de su
cantidad ….”lo bueno, si breve, dos veces bueno…”)
¿En que consiste el problema?
¿Para quién(es) es problema? (¿A quiénes afecta?)
¿Por qué es problema?(¿Qué consecuencias desfavorables tiene?)
¿Cuál es la magnitud del problema? (¿Qué tan grave o intenso es?)
¿Cuál es el contexto general(Social, económico, geográfico,
epidemiológico o normativo) en que se da el problema?
Algunas agencias exigen documentar el problema con datos
estadísticos.
Los datos estadísticos técnicos y científicos, deben reverenciarse
adecuadamente.
Soporte teórico Corto: máximo cinco paginas.
No es un tratado sobre el tema, es un resumen de conceptos
teóricos básicos que permita al evaluador y a personas no
familiarizadas con el proyecto, comprender operativamente el
problema y las soluciones.
Debe precisar los tecnicismos y términos propios de proyecto y la
metodología
Debe ser actualizado y producto de una revisión exhaustiva y bien
documentada
Los datos estadísticos, técnicos y científicos, deben reverenciarse
adecuadamente. Se recomiendan las normas ICONTEC.
Justificación Máximo tres párrafos
Debe ser convincente, contundente, motivadora y capaz de
suscitar apoyo al proyecto.
¿por qué es importante intervenir el problema?
¿Quienes se beneficiarán con la solución?
¿Qué pasara si no se interviene el problema?
¿Por qué es importante apoyar y destinar esfuerzos al proyecto?
Productos Resultados concretos que resolverían el problema. Si los
esperados resultados esperados son abstractos, deben convertirse en
fenómeno tangibles(indicadores)
Precisos, observables, expresados en términos que los hagan
tangibles.
Describir sus características distintivas (atributos esenciales) para
el control de calidad.
La mayoría de las agencias financieras y de cooperación exigen la
cuantificación de los productos.
(N/ Existe una estrecha brecha entre “productos” y “objetivos”.
Cuando los productos se han definido adecuadamente, será fácil
rotular los objetivos. La diferenciación formal entre ambos es solo
un recurso didáctico utilizado en el curso con el fin de mejorar la
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calidad del análisis )
Objetivos Son el núcleo de la propuesta.
Descripción detallada y explicita de los resultados esperados y ka
forma de lograrlos. Incluyen:
o ¿Qué resultados observables (productos) se pretende
lograr? (Un producto para cada producto diferente y
viceversa)
o ¿Qué acción se adelantará para alcanzar el resultado (verbo
transitivo).
o ¿Cómo se logrará? Alusión general a la metodología para
lograrlo (En este aparte no se requiere detallar la
metodología)
o ¿Dónde se logrará el producto final?
o ¿Cuándo se logrará el producto final?
En algunos casos. Tanto los objetivos generales como los
específicos, pueden precisar otros detalles (¿Con qué? ¿Con
quienes? ¿Para qué? ¿Para quienes?)
Los objetivos deben ser coherentes con el titulo, los productos y e
planteamiento del problema.
Los objetivos específicos deben apuntar al logro del objetivo
general.
Metodología(s) Descripción de etapas(fases), estrategias, procedimientos,
actividades y asociaciones que se desarrollan para conseguir los
productos.
Algunas agencias exigen a loa proponentes presentar por lo menos
dos alternativas para resolver el problema.
Relación de los posibles instrumentos y técnicas a utilizar
análisis de Inventario(relación), cuantificación y valoración de los recursos
factibilidad requeridos
Descripción de los aspectos operativos de la propuesta. Existen
programas automatizados (como es el caso de Microsoft Project)
que facilitan la formulación de los aspectos operativos.
Análisis de factibilidad técnico financiera. (Establecer si se
dispone de los recursos técnicos y financieros requeridos para
alcanzar los productos esperados)
Nota: la mayoría de las agencia no aprueban proyectos mientras
no se haya establecido una razonable confianza en su factibilidad
(muy interesante, pero vuelva el jueves….)
análisis de Establecer si habrá apoyo social al proyecto. ¿el planteamiento
Viabilidad está de acuerdo con principios éticos? ¿con políticas vigentes?
Con los intereses mayoritarios? ¿ con los patrones culturales del
grupo (población, miembros de la institución)?
Nota: la mayoría de las agencias no aprueban proyectos mientras
no sen haya establecido una razonable confianza con su viabilidad.
Cronograma Puede expresarse con un Gant.
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Universidad de Antioquia—Facultad Nacional de Salud Pública Héctor Abad Gómez.
Distribuir de manera lógica las fases y actividades por semanas
(Consultar el calendario del curso para prevenir contratiempos)
Debe estar de acuerdo con los objetivos y con los análisis de
factibilidad y viabilidad.
Presupuesto Estimación de gastos y de ingresos
Bibliografía Debe citarse de acuerdo con las normas ICONTEC.
OTRAS SUGERENCIAS
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proyectos.
ASPECTO DESCRIPCION SI NO
El proyecto obedece a lo diferente:
Plan de desarrollo Departamental “una Antioquia nueva” 2001-
2003
CONTEXTO
Plan de desarrollo Municipal
POLITICO
Plan de atención básica municipal.
La voluntad política del alcalde municipal de cofinacniar y
ejecutar el proyecto (expresada por escrito y anexa al mismo.)
CONTEXTO La problemática a la cual se pretende dar respuesta con el
ADMINI- proyecto, se encuentre debidamente descrita y analizada.
STRATIVO Las acciones propuestas en el proyecto se enmarquen en las
áreas o líneas de acción de la promoción de la salud, dentro
CONDICIO- de la Estrategia de Municipio saludable y/o escuela
NES saludable:
TECNI-CO- La creación de ambiente favorables
METODO- La elaboración de políticas públicas sanas
LOGICA El desarrollo de aptitudes personales
El refuerzo de la acción comunitaria
La reorientación de servicios de salud.
El nombre del proyecto es preciso, claro, coherente con el
planteamiento del problema, con los objetos y con la visión
integral del proyecto.
Autores: Especifica el nombre, profesión y cargo de las
personas que lo elaboraron, incluyendo los representantes de la
comunidad que participaron en su formulación y discusión en
las diferentes fases.
Tiene acceso la certificación del alcalde con el aval del
personero, de los nombres de las personas que hacen parte del
comité de veeduría, conformando para la vigilancia de la
ejecución del proyecto.
El diagnostico contextual incluye los siguientes
componentes:
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proyectos.
salud pública.
FECHA DE RECIBO DEL PROYECTO________________________________________
FECHA DE REVISION DEL PROYECTO______________________________________
EVALUADOR_____________________________________________________________
DECISION________________________________________________________________
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proyectos.
Unidad 5.
GESTION DE PROYECTOS.
1. EVALUACION EX ANTE.
Una vez preparado el proyecto se inicia la evaluación por parte de los organismos
financieros la cual consiste en una verificación final de la factibilidad y justificación del
proyecto. Es una estimación crítica de la pertinencia, viabilidad y eficacia potencial de una
intervención realizada antes de tomar la decisión de ejecutarla.
Si bien toda decisión de inversión debe responder a un estudio previo de las ventajas y
desventajas asociadas a su implementaron, la profundidad con que se realice dependerá de
lo que aconseje cada proyecto en particular.
En términos generales, los siguientes son los estudios de factibilidad particulares que deben
realizarse para evaluar el proyecto: de mercado, comercial, técnico, legal, organizacional,
ambiental, económico y financiero. Cualquiera de ellos que llegue a una conclusión
negativa, determina que el proyecto no se llevara a cabo.
Estudia las posibilidades reales, es decir las condiciones y alternativas de producir el bien o
el servicio que generara el proyecto. Muchos proyectos nuevos requieren ser aprobados
técnicamente para garantizar la capacidad de su producción, incluso antes de determinar si
son o no convenientes desde el punto de vista de su rentabilidad económica.
Un proyecto puede ser viable tanto por tener un mercado asegurado como por ser
técnicamente factible. Sin embargo ¿podrían existir algunas restricciones de carácter legal
que impedirían su funcionamiento en los términos que se pudiera haber previsto, no
haciendo recomendable su ejecución. Por ejemplo las limitaciones en cuanto a su
localización, tributación, publicidad, uso del producto. Etc.
Es el que normalmente recibe menos atención, a pesar de que muchos proyectos fracasan
por falta de capacidad administrativa para emprenderlo. El objetivo de este estudio es,
principalmente, definir las condiciones alternativas de carácter administrativo que son
necesarias para garantizar la factibilidad de la implementación y sostenibilidad, tanto en lo
estructural como en lo funcional.
Aprobar o rechazar un proyecto depende de la seriedad con que se haya realizado el análisis
de impacto ambiental que se generaría al hacerlo realidad. Se debe verificar la existencia
del diagnostico ambiental de alternativas, la declaración del efecto ambiental y un informe
final de la declaración del efecto ambiental.
La profundidad con que se analice cada uno de estos elementos dependerá, como señaló de
las caracteristicas del proyecto. Obviamente, la mayoría requerirá de mayores estímulos
económicos o técnicos. Sin embargo ninguno de los restantes puede ser obviado en el
estudio de factibilidad de un proyecto.
El estudio de proyecto cualquiera sea la profundidad con que se analice, distingue dos
grandes etapas: la de preparación y la de evaluación. La etapa de preparación tiene por
objeto definir todas las características que tengan algún grado de efecto en el flujo de
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proyectos.
ingresos y egresos de fondos del proyecto. La etapa de evaluación con metodologías muy
definidas, busca determinar la rentabilidad de la inversión en el proyecto.
Se pretende dar la mejor solución técnica problema económico que se ha planteado y así
conseguir que se disponga de los antecedentes necesarios que permitan asignar, en forma
racional los escasos recursos a la alternativa más eficiente a una necesidad humana
percibida.
Las causas del fracaso o del éxito pueden ser múltiples y de diversa naturaleza. Un cambio
tecnológico importante puede transformar un proyecto rentable en un proyecto fracasado.
Toda toma de decisiones implica un riesgo. Obviamente que existen decisiones con un
menor grado de incertidumbre y otras que son altamente riesgosas. Resulta lógico pensar
que frente a mayor riesgo exista la opción de una mayor rentabilidad. Sin embargo lo
fundamental en la toma de decisiones es que ella se encuentre cimentada en antecedentes
básicos concretos que hagan que ellas se adopten medianamente y con el mas pleno
conocimiento de las distintas variables que entran en juego, las que una vez valoradas
remitirán en ultima instancia, tomar concientemente las mejores decisiones posibles.
En el complejo mundo moderno, donde los cambios de toda índole se producen a una
velocidad vertiginosa, resulta imperiosamente necesario disponer de un conjunto de
antecedentes justificatorios que aseguren una acertada toma de decisiones y hagan posible
disminuir el riesgo de errar al decidir la ejecución de un determinado proyecto.
La evaluación de proyectos.
En última instancia, este proceso debiera dar repuesta a la siguiente pregunta ¿Cuál es el
uso optativo que mayores ventajas y beneficios reporta a la comunidad?
Para responder el interrogante anterior es necesario poder demostrar que el destino que se
otorgue a los recursos escasos sea el óptimo, mediante el establecimiento de un
determinado patrón que permita efectuar una comparación razonable de los distintos
proyectos sujetos a evaluación.
2. EVALUACION EX POST.
Esta evaluación supone en análisis de cualquier problema que puede haber surgido durante
el ciclo de los proyectos, problemas como el desfinanciamiento, excesos de costos,
subdimensionamiento de las instalaciones, demoras en la construcción, fallas técnicas,
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proyectos.
Las fuentes de información para la evaluación ex post pueden ser: las encuestas
socioeconómicas, los estudios epidemiológicos y el informe final del proyecto.
La localización del proyecto tiene una importancia especial en la preparación del mismo.
Su definición responde no solo a consideraciones de los mercados de materias primas y de
productos finales o a las exigencias técnicas del estudio de la ingeniería del proyecto sino
también a las condiciones legales. Estos, como los estudios técnicos y de los mercados son
procesos propios de cada proyecto.
Con el objeto de evaluar el proyecto para el inversioncita se debe realizar un estudio de las
fuentes de financiamiento optativas y su incidencia en los flujos de fondos. De igual
manera, es preciso conocer las características del financiamiento para definir la tasa de
rentabilidad mínima exigida al proyecto.
Las inversiones del proyecto solo podrán ser determinadas si los estudios de ingeniería,
organización y mercado proveen la información necesaria para cuantificar el total de
desenvolsos previos y durante la puesta en marcha del proyecto. La decisión del tamaño
será fundamental, puesto que condicionara el dimensionamiento de todas las variables del
proyecto y, por lo tanto, el monto de sus inversiones.
Se debe evaluar el impacto que se esta generando en la sociedad con el proyecto, es decir, si
se ha impactado la demanda insatisfecha, si se ha mejorado la accesibilidad y oportunidad
en la prestación de los servicios, si se han evitado complicaciones y muertes y, en términos
generales, si se ha contribuido a mejorar el estado de la salud de la comunidad. Evaluar,
además, la rentabilidad económica y social generada por la ejecución del proyecto y su
contribución con la gestión publica, si es un proyecto de desarrollo institucional, el impacto
que al respecto ha tenido en términos de impacto de la gestión de procesos que se
desarrollan en la institución.
Se refiere a la determinación de los cambios en los niveles de salud y las condiciones reales
de vida de los beneficiarios, atribuibles al mismo. Se trata de corroborar si dichas
condiciones han mejorado y si los cambios pueden atribuirse, total o parcialmente, al
proyecto y no a otras causas. Las preguntas básicas a las cuales el análisis de impacto de un
proyecto debe intentar responder son las siguientes. Si las condiciones socioeconómicas
(ingresos, nivel de salud, tasas de morbilidad, etc.,) de los grupos beneficiarios han
cambiado de alguna manera significativa como consecuencia de las actividades del
proyecto. En caso afirmativo, en que dirección (positiva o negativa) y en que medida y por
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qué (relaciones causales). Se trata de comparar las situaciones antes y después del proyecto
y con y sin su intervención.
La información básica para la evaluación ex post se la genera el análisis del problema y los
objetivos y netas generales del proyecto expresadas en los indicadores previstos de
evaluación.