Modulo Li

LIQUIDACION DE NOMINA 1
 Tabla de Contenido.
 TABLA DE CONTENIDO. .................................................................................................................... 1
 INTRODUCCIÓN .................................................................................................................................. 5
 MENÚ MONITOR ................................................................................................................................. 6
 ACTUALIZACIÓN DEL CATÁLOGO DE AÑOS CONTABLES. .................................................. 7
 ACTUALIZACIÓN DEL CATÁLOGO DE LAPSOS CONTABLES. ............................................. 9
 CIERRE DE LAPSOS CONTABLES. ............................................................................................... 11
 ACTUALIZACIÓN DE DOCUMENTOS DE NÓMINA. ................................................................ 12
 CIERRE DE DOCUMENTOS DE NÓMINA. ................................................................................... 15
 TRASLADO DE BENEFICIARIOS ENTRE DOCUMENTOS. ..................................................... 16
 ACTUALIZACIÓN DE TIEMPO NO LABORADO........................................................................ 17
 CONSULTA DE TIEMPO NO LABORADO. ................................................................................... 21
 LISTADO DE TIEMPO NO LABORADO. ....................................................................................... 22
 LISTADO DE INCAPACIDADES POR COBRAR. ......................................................................... 23
 CRUCE DE INCAPACIDADES. ........................................................................................................ 24
 INFORME DE AUSENTISMO. .......................................................................................................... 25
 ACTUALIZA CUOTAS. ...................................................................................................................... 27
 CONSULTA DE CUOTAS. ................................................................................................................. 29
 LISTADO DE CUOTAS. ..................................................................................................................... 31
 CUOTAS FIJAS Y GENÉRICAS. ...................................................................................................... 33
 ACTUALIZA PRÉSTAMOS. .............................................................................................................. 35
 SALDOS INICIALES/ABONOS EXTRAS. ....................................................................................... 39
 CONSULTA – SALDOS DE PRÉSTAMOS. ..................................................................................... 42
 LISTADO DE SALDOS DE PRÉSTAMOS. ...................................................................................... 44
 CONSULTA DEL MOVIMIENTO DE PRÉSTAMOS. ................................................................... 45
SISTEMAS DE INFORMACIÓN EMPRESARIAL S.A. - SISTEMA DE NOMINA Y PERSONAL NM-UNO

2 LIQUIDACION DE NOMINA
 LISTADO DE MOVIMIENTO DE PRÉSTAMOS. .......................................................................... 47
 ANÁLISIS DE ENDEUDAMIENTO. ................................................................................................. 48
 TRANSACCIONES VÍA INTERFASE- ACTUALIZACIÓN VÍA NMBATCH 1,2,3,4 ............... 50
 TRANSACCIONES VÍA INTERFASE – GENERACIÓN NMBATCH 1,2,3,4 ............................. 52
 TRANSACCIONES VÍA INTERFASE - ACTUALIZA VÍA NMBATCH .................................... 53
 TRANSACCIONES VÍA INTERFASE – GENERACIÓN NMBATCH ......................................... 55
 TRANSACCIONES VÍA INTERFASE- NOVEDADES SUBSIDIO MONETARIO. .................. 57
 TRANSACCIONES VÍA INTERFASE – NOVEDADES RELOJ SEKKY 300 ............................. 58
 TRANSACCIONES VÍA INTERFASE – ASIGNA CPTOS RELOJ RC400 ................................. 60
 EQUIVALENCIA DE CONCEPTOS/ACTIVIDAD ......................................................................... 62
 NOVEDADES RELOJ SEKKY RC 400............................................................................................. 63
 TRANSACCIONES VÍA INTERFASE – ASIGNA CPTOS. RELOJ ELETIME 500................... 65
 TRANSACCIONES VÍA INTERFASE- NOVEDADES ELETIME 500 ........................................ 66
 TRANSACCIONES MANUALES – DE TIEMPOS Y OTROS. ...................................................... 68
 TRANSACCIONES MANUALES – DE TIEMPOS A DISTRIBUIR. ............................................ 73
 TRANSACCIONES MANUALES- VACACIONES. ........................................................................ 75
 TRANSACCIONES MANUALES - ANTICIPOS DE CESANTÍAS.............................................. 80
 TRANSACCIONES MANUALES – DE TIEMPOS Y OTROS POR TURNO. ............................. 84
 TRANSACCIONES MANUALES – PROCESO DISTRIBUCIÓN DE TIEMPOS. ...................... 86
 TRANSACCIONES AUTOMÁTICAS- TIEMPOS Y AUXILIO DE TRANSPORTE. ................ 88
 TRANSACCIONES AUTOMÁTICAS- DOMINICALES, FESTIVOS Y OTROS. ...................... 90
 TRANSACCIONES AUTOMÁTICAS- AJUSTE AL MÍNIMO/BÁSICO ..................................... 92
 TRANSACCIONES AUTOMÁTICAS – CUOTAS Y PRÉSTAMOS............................................. 94
 TRANSACCIONES AUTOMÁTICAS – RETEFUENTE Y SEGURIDAD SOCIAL. .................. 96
 TRANSACCIONES AUTOMÁTICAS – SALDO ROJO Y AJUSTE A PESOS............................ 99
 TRANSACCIONES AUTOMÁTICAS - RETROACTIVIDAD. .................................................. 101

 PRESTACIONES SOCIALES – PRIMA LEGAL. ......................................................................... 105
 PRESTACIONES SOCIALES – EXTRALEGALES. ..................................................................... 109
 PRESTACIONES SOCIALES – INTERESES DE CESANTÍAS. ................................................. 113
 PRESTACIONES SOCIALES – CONSULTA LIQUIDACIÓN DE CONTRATOS. .................. 117
 PRESTACIONES SOCIALES ACTUALIZA LIQUIDACIÓN CONTRATOS........................... 121
 PRESTACIONES SOCIALES – CONSIGNACIÓN DE CESANTÍAS LEY 50. ......................... 125
 PRESTACIONES SOCIALES- RELIQUIDACIÓN PRIMA LEGAL. ........................................ 129
 PRESTACIONES SOCIALES – RELIQUIDACIÓN DE CONTRATOS. ................................... 131
 CONSULTA POR BENEFICIARIO DOCUMENTO. .................................................................... 132
 CONSULTA POR CONCEPTOS POR DOCUMENTO. ............................................................... 134
 CONSULTA TIEMPO A DISTRIBUIR. .......................................................................................... 136
 LISTADO BENEFICIARIO DOCUMENTO. ................................................................................. 138
 LISTADO CONCEPTO DOCUMENTO. ........................................................................................ 140
 LISTADO DE TIEMPOS A DISTRIBUIR. ..................................................................................... 142
 CONSULTA POR BENEFICIARIO CONCEPTO ......................................................................... 144
 LISTADO AUXILIAR BENEFICIARIO. ........................................................................................ 146
 LISTADO AUXILIAR CONCEPTO. .............................................................................................. 148
 PROCESO DE CONSIGNACIÓN EN FONDOS ............................................................................ 150
 COMPROBANTE DE PAGO – VOLANTE ALFABÉTICO. ........................................................ 152
 COMPROBANTES DE PAGO – VOLANTES POR DESTINO. .................................................. 154
 COMPROBANTES DE PAGO – COLUMNARIO ALFABÉTICO. ............................................. 157
 COMPROBANTES DE PAGO – COLUMNARIO DESTINO. ..................................................... 159
 COMPROBANTES DE PAGO – COLUMNARIO TODOS LOS CONCEPTOS. ...................... 161
 COMPROBANTES DE PAGO – PRESTACIONES SOCIALES. ................................................ 163
 COMPROBANTES DE PAGO – FORMAS PREIMPRESAS. ...................................................... 165
 COMPROBANTES DE PAGO – RELACIÓN DE BILLETES. .................................................... 167

 COMPROBANTES DE PAGO – RELACIÓN DE PAGOS EFECTIVO. .................................... 169
 RELACIÓN DE CHEQUES – IMPRESIÓN DE CHEQUES. ....................................................... 171
 RELACIÓN DE CHEQUES – ACTUALIZA RELACIÓN DE CHEQUES. ................................ 173
 RELACIÓN DE CHEQUES – CONSULTA. ................................................................................... 175
 RELACIÓN DE CHEQUES – LISTADO DE CHEQUES. ............................................................ 177
 RELACIÓN DE CHEQUES – GENERACIÓN AUTOMÁTICA. ................................................. 179
 CONSIGNACIÓN EN BANCOS – FORMATOS............................................................................ 181
 CONSIGNACIÓN EN BANCOS – LISTADOS. ............................................................................. 183
 INTERFASES CONTABLES – PLAN DE CUENTAS. .................................................................. 185
 INTERFASES CONTABLES – CHEQUEO DE ESTRUCTURA. ................................................ 186
 INTERFASES CONTABLES – ACTUALIZACIÓN DESTINOS. ................................................ 188
 DISTRIBUCIÓN DE SALARIOS – EQUIVALENCIAS. .............................................................. 190
 INTERFASES CONTABLES – CONSULTAS Y LISTADOS. ...................................................... 193
 INTERFASES CONTABLES – CONTABILIZARON VÍA CGBATCH...................................... 194
 INTERFASES CONTABLES – CONTABILIZACIÓN DIRECTA. ............................................. 198
 PROVISIÓN PRESTACIONES SOCIALES – TABLA DE REGISTROS CONTABLES. ....... 202
 PROVISIÓN PRESTACIONES SOCIALES – CONTABILIZARON VÍA CGBATCH. ........... 206
 PROVISIÓN PRESTACIONES SOCIALES – CONTABILIZACIÓN DIRECTA. .................... 210
 COMPROBANTE DE EGRESOS – CONTABILIZACIÓN VÍA CGBATCH. ........................... 214
 COMPROBANTE DE EGRESOS – CONTABILIZACIÓN DIRECTA. ..................................... 218

 Introducción
Partiendo del hecho de que ya se tienen totalmente definidas las estructuras sobre las
que se basan todos los procesos de nómina, se pretende que al terminar el presente
módulo, el usuario esté ya en capacidad de realizar todas las labores propias de la
liquidación de nómina.
Es de anotar que los documentos generados como consecuencia de la liquidación de

nómina, serán la base para la realización de los restantes procesos de: resúmenes,
acumulados, interfases contables, consolidación de prestaciones y autoliquidación de
aportes, que serán tratados a partir del próximo módulo.

 Menú Monitor
En el siguiente formato de pantalla se puede visualizar la ubicación de los diferentes
programas que conforman en módulo de liquidación.
La explicación detallada de cada uno de ellos , su aplicación y operación en todos los

elementos que los conforman, son la razón de ser de los capítulos que se presentan a
continuación.
El usuario puede desplazarse a través de estos, con las teclas de movimiento del
cursor (flechas) o seleccionando directamente el número o letra de la opción.

 Actualización del catálogo de años contables.

El objetivo de este programa es permitir al usuario definir los diferentes años o
periodos contables en los cuales se harán los diferentes procesos de liquidación de
nómina.
La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu:
Al ingresar por la opción 1 el usuario deberá diligenciar la siguiente información:
Explicación de campos de años contables
Año:
Código correspondiente a los dos últimos dígitos que se está trabajando.
Descripción:
Campo alfanumérico de 15 posiciones, que aparecerá en las diferentes consultas del
sistema, además de los diferentes informes en los que sea necesario describir el año.

Fecha inicial:
Campo numérico de 6 posiciones, en formato año, mes, día (AAMMDD), que indica
la fecha a partir de la cual, se inicia el año contable que se está creando.
Fecha final:
Campo numérico de 6 posiciones, en formato (AAMMDD), que indica la fecha hasta
la cual, llega el año contable que se está creando.

 Actualización del catálogo de lapsos contables.

El objetivo de este programa es permitir al usuario definir los diferentes periodos o
meses del año, acorde con las políticas y manejo contable de la empresa, para la
acumulación de las transacciones y la generación de los diferentes reportes propios
de la gestión de nómina y personal.
Al escoger la opción 1 “Actualización de Lapsos” se presenta la siguiente pantalla:
Explicación de campos de lapsos contables
Año Contable:
Dos últimos dígitos del año contable, que se está trabajando.

Período (mes):
Número entre 1 y 12, que indica el mes al cual pertenece el lapso a declarar.
Descripción:
Campo alfanumérico de 15 posiciones que aparecerá en las diferentes consultas del
sistema, además de los diferentes informes, en donde sea necesario especificar el
lapso.
Fecha Inicial:
Campo numérico de 6 posiciones en formato (AAMMDD), que indica la fecha a
partir del cual se inicia el lapso (AÑO-MES-DIA) que se está creando.
Fecha Final:
Campo numérico de 6 posiciones en formato (AAMMDD), que indica la fecha hasta
que llega el lapso (AÑO-MES-DIA) que se está creando.

 Cierre de lapsos Contables.

El objetivo de este programa es cerrar un lapso o periodo contable, por ejemplo un
mes, de tal forma que no se permite hacer el registro, modificación o retiro de
transacciones, salvaguardando de esta la integridad de la información de nómina y
personal.
Al ingresar la opción 4 se deben diligenciar los siguientes campos:
Lapso:
Año contable y periodo o mes que se cierra.

 Actualización de documentos de Nómina.

El objetivo de este programa es declarar las variables necesarias para la localización y
proceso de la información que se genere como consecuencia de un proceso de
nómina. Es condición indispensable realizar previamente la creación del documento
antes de cualquier proceso de liquidación de nómina. Entre las variables que aquí se
declaran se tienen:
- Año y mes al que pertenece la información.

- Empresa y centro de utilidad al que están asociados.
- Tipo de documento y su correspondiente consecutivo.
- Total de registros, total de devengos, total de deducciones.
La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menú.
Al ingresar por la opción 1 se deben diligenciar los siguientes campos:

Lapso:
Año-mes en el que se acumula o contabiliza la nómina.
Empresa:
Código de identificación de la empresa asociada al proceso de liquidación. Este
deberá estar previamente definido en el catálogo de empresas.
C.U.
Código de identificación de la sucursal en la que se hará la liquidación.
Tipo de documento:
Código previamente definido en el catálogo que para éste propósito tiene el sistema.
Ejemplo: NQ Nómina quincenal.
Número:
Consecutivo dentro del tipo de documento definido. Es dado automáticamente por el
sistema.
Una vez se ha especificado plenamente el documento a trabajar, aparecen en pantalla

el total de registros, devengos y deducciones que se han generado en los procesos
sobre el documento citado. Lógicamente que si es un documento nuevo, los totales
deberán estar en cero.
Fecha de documento:
Campo numérico de 6 posiciones en formato AAMMDD, que identifica la fecha que
aparecerá en la impresión de cheques y/o comprobante de pago. Es netamente
informativa.
Preparado por:
Iniciales del nombre de la persona responsable de la liquidación. Ejemplo: J.E.L Julio
Esquivel López.
Período de liquidación:
Fecha Inicial:
Campo numérico de 6 posiciones en formato AAMMDD, que define la fecha a partir
de la cual se realiza la liquidación.
Fecha Final:
Campo numérico de 6 posiciones en formato AAMMDD, que define la fecha hasta la
cual se realiza la liquidación.
Observaciones:
Campo numérico de 40 posiciones de libre utilización por parte del usuario.
Ejemplo: Liquidación de nómina entre el 1 y el 15 de enero.

Tipo de nómina:
Código que identifica básicamente la periodicidad a liquidar. Ejemplo: Semanal,
Quincenal, Catorcenal, Mensual. Esta va de acuerdo a la codificación establecida en
el catálogo de tipos de nómina.
Liquidación:
Modalidad de liquidación a realizar. El sistema presenta 3 alternativas:
0= Normal, corresponde a cualquier liquidación , por ejemplo, una planilla de

nómina, vacaciones, intereses de cesantías, etc.
1= Liquidación de contratos de trabajo, específicamente para este tipo de

liquidaciones.
2= Reliquidación, específicamente para el proceso de reliquidación de contratos.
Destino, C.U:
Campo que permite enfocar el proceso sobre un departamento o sucursal específica
de la empresa. Cuando se responde ENTER , indica al sistema la intención de hacer la
liquidación para la totalidad de empleados pertenecientes al tipo de nómina indicado.

 Cierre de Documentos de Nómina.

El objetivo de este programa es cerrar un documento de nómina, de tal forma que no
se permite hacer el registro, modificación o retiro de transacciones, salvaguardando
de esta la integridad de la información.
Seleccione el lapso, el código de la empresa y el centro de utilidad, el tipo de

documento y el número del documento a cerrar.

 Traslado de beneficiarios entre documentos.

Para el caso de empresas que tienen instalado el sistema de nómina NM-UNO
simultáneamente en varias ciudades, este programa permite en situaciones
esporádicas trasladar beneficiarios entre documentos. Ejemplo: traslado de un
funcionario internamente de una sucursal a otra. Es importante tener en cuenta que
este proceso se aplica sobre documentos selectivos.
La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menú.
El documento de origen como el documento de Destino deben estar creados. El

proceso se realiza en los documentos creados como selectivos.

 Actualización de Tiempo No laborado.

El objetivo de este programa es permitirle al personal de nómina y/o personal ir
capturando diariamente las novedades de tiempo no laborado como: incapacidades,
suspensiones, licencias, permisos, etc. Días más tarde, como parte del proceso de
liquidación periódica de nómina, al aplicar el programa NM02081 “Transacciones
automáticas- tiempos y auxilio de transporte” el sistema automáticamente retoma
toda esta base de información de TNL(tiempo no laborado) para aplicar
automáticamente las amortizaciones correspondientes al período que se está
liquidando.
La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menú:
Al escoger la opción 1 de actualización se deben informar los siguientes campos:

Empresa:
Código creado en el catálogo de empresas al cual está asociado el tiempo no
laborado.
Beneficiario:
Código del empleado sobre el cual se registrará la novedad. Este debe haberse creado
previamente en el catálogo de beneficiarios.
N.D.C:
Número de contrato vigente entre la empresa y el empleado.
Nro. de T.N.L:
Número consecutivo automático del sistema que permite controlar una a una las
diferentes novedades de tiempo no laborado que registre cada empleado.
Concepto:
Código del concepto que se desea afectar. Este debe estar previamente creado en el
catálogo de conceptos. La información que en adelante pedirá el sistema depende del
tipo de novedad y el tipo de concepto.
Fecha Inicial:
Formato en año-mes-día. Fecha a partir de la cual entra en vigencia la novedad de
tiempo no laborado.
Días:
Número de días que dura la novedad de TNL que se está reportando.
Horas:
Número de horas que dura la novedad de TNL que se está reportando. Esta es
calculada y sugerida por el sistema dependiendo del número de días reportados.
Fecha Final:
Formato en año-mes-día: Fecha hasta la cual está en vigencia la novedad de tiempo
no laborado. Esta se calcula automáticamente por el sistema dependiendo del número
de días de la novedad.
Si el concepto es de incapacidad se debe reportar la siguiente información:

Serie y número:
Número de serie de la incapacidad.
Fecha de expedición:
En formato Año, mes, día.
Código de diagnóstico:
Código informativo de diagnóstico. Código de la enfermedad.
Tipo de incapacidad:
Definir el tipo de incapacidad.
A= Ambulatoria.
H= Hospitalaria.
Clase de Incapacidad:
Definir la clase o causa de la incapacidad.
1= Por enfermedad General.

2= Por maternidad.
3= Por accidente de trabajo.
4= Por enfermedad profesional.
Fecha de accidente:
Si la clase de incapacidad se refiere a un accidente de trabajo, se debe informar el
año mes y día ( AA-MM-DD) del accidente.
Prórroga:
Si la incapacidad que se está reportando es prórroga de una anterior, indicar :
1 = Si, es prorroga.
0 = No es prorroga.
Valor EPS, Valor empresa 3 días, Valor empresa 1/3:

Estos valores son liquidados automáticamente por el sistema de acuerdo a los
parámetros de los conceptos y a la norma vigente, no obstante, el usuario puede
modificar los valores liquidados para hacer cualquier corrección a que hubiere lugar.

Observaciones:
Campo alfanumérico de 40 posiciones de libre utilización por parte del usuario.

 Consulta de Tiempo no Laborado.

El objetivo del presente programa es consultar el estado del archivo maestro de
Tiempo no Laborado. El usuario podrá seleccionar la empresa, el centro de utilidad y
el tipo de nómina, así como la fecha inicial y final de selección de información.
Además, se puede variar la presentación la consultar incluyendo o no los tiempos no
laborados pendientes de amortizar, así como los que están activos y anulados.

 Listado de Tiempo no Laborado.

El objetivo del presente programa es sacar un reporte sobre el estado del archivo
maestro de Tiempo no Laborado. El usuario podrá seleccionar la empresa, el centro
de utilidad y el tipo de nómina, así como la fecha inicial y final de selección de
información. Además, se puede variar la presentación la consultar incluyendo o no
los tiempos no laborados pendientes de amortizar, así como los que están activos y
anulados.
Al seleccionar la opción 3 “Listado” se debe indicar el código de la empresa, el

centro de utilidad, el beneficiario y el concepto, destino y el tipo de nomina.
Presionando Enter toma todos los catálogos. Seleccione el rango de fechas del
informe:

 Listado de incapacidades por Cobrar.

El objetivo de este programa es permitir al usuario la generación, por cada EPS, de
un reporte en el que discrimina el estado de cada una de las incapacidades generadas
en un período determinado. Las columnas del reporte son: Documento de
identificación del empleado, apellido, número asignado a la incapacidad, días a
reconocer, ingreso base de liquidación, valor liquidado.

Código de empresa, código de la EPS y sucursal, Enter igual a todos:

 Cruce de Incapacidades.
El objetivo de este programa es establecer opcionalmente un control, a nivel
informativo, del cobro y recaudo de incapacidades a las EPS, en forma
complementaria al proceso contable normal. En caso de aplicarse esta opción permite
marcar con * las incapacidades que va pagando la EPS, el efecto de esta operación se
refleja cuando al sacar el listado de incapacidades ya no aparecen las marcadas como
cruzadas.

 Informe de Ausentismo.
El objetivo de este programa es valorar periódicamente el impacto del ausentismo en
la empresa, conocer las horas, el costo y las tasas de ausentismo por cada uno de los
conceptos de tiempo no laborado en un lapso determinado.
Explicación de los campos:
Empresa:
Código que identifica la empresa por la cual se genera el informe.
Centro de utilidad:
Código que identifica el centro de utilidad para el informe, ENTER es igual a todos.

Destino:
Código que identifica el departamento o la sección del informe, ENTER igual a
todos.
Tipo de nomina:
Código de la periodicidad de la liquidación de la nomina, ENTER es igual a todos.
Valor factor prestacional:

Porcentaje para el calculo de las prestaciones sociales para agregar al costo del
ausentismo.
Acumulado 1:
Fecha desde : Lapso del acumulado del informe, ejemplo: Enero
Fecha hasta: Lapso del acumulado del informe, ejemplo: Junio.
Acumulado 2:
Fecha desde: Lapso del reporte a generar, ejemplo: Junio
Fecha hasta: Lapso final del reporte a generar, ejemplo: Junio.
Agrupación para acumulados de horas:

Agrupación con los conceptos de tiempo laborado para el calculo de las horas.
Agrupación 1:
Agrupación con los conceptos de ausentismo como suspensión, Licencias, permisos,
incapacidades por enfermedad general, accidente de trabajo, enfermedad profesional.
Agrupación 2:
Agrupación con el concepto de licencia de maternidad.
Agrupación 3:
Agrupación con otros conceptos de ausentismo diferentes a los anteriores.

 Actualiza Cuotas.
El objetivo de esta opción es permitir al usuario informar previamente al proceso de
liquidación como tal, las nuevas cuotas que se seguirán descontando indefinidamente.
Ejemplo: Cuotas fondos deportivos, cuotas fondos culturales, etc. Como se puede
observar la naturaleza de las cuotas a diferencia de los préstamos es que no implican
ningún desembolso de dinero previo. Otra labor que el usuario realiza con esta
opción es la modificación del monto de la cuota o la suspensión temporal.
Empresa:
Código de la empresa sobre la cual se registrará la novedad.

Beneficiario:
Código del empleado a quien se le va aplicar la cuota.
N.D.C.:
Concepto:
Código de concepto que identifica la cuota a afectar.
Nro. de registro:
Consecutivo ascendente para cada cuota/concepto/empleado.
Valor cuota:
Digitar aquí el valor a devengar o deducir en cada rango de liquidación, por ejemplo,
el valor a descontar quincenalmente, si se trata de un tipo de nómina quincenal.
Tope máximo:
Valor límite a descontar o pagar.
Valor acumulado:
Este campo se va actualizando automáticamente en la medida que se generen
procesos de liquidación, hasta ser igual al valor máximo.
Observación:
Detalle o comentario explicativo de la cuota.
Periodicidad:
Dependiendo del tipo y periodicidad de nómina, el sistema preguntará por 1, 2 o más
períodos. 0= No, significa que en ese período no se va a pagar o descontar la cuota;
1= Si, significa que en ese período se pagará o descontará la cuota.
Estado:
Cuando se crea una cuota el estado es 0= Activo, si se desea suspender o inactivar
esa cuota para que el sistema no la considere ni la tenga en cuenta, el usuario debe
ingresar por el modo M= Modificación, digitar el número de registro por concepto y
activar las opciones 1= Inactivo: No descuenta hasta nueva orden. 2 = Suspendido:
Suspende el descuento por un periodo y lo habilita automáticamente para el siguiente
periodo.

 Consulta de Cuotas.
El objetivo es permitir al Usuario consultar la incidencia que han tenido los diferentes
procesos de liquidación de nómina sobre los acumulados de cuotas. Para ello, se tiene
la alternativa de poder consolidar o particularizar la consulta para un beneficiario,
tipo de nómina y estado( Activo, Retirado, Pendiente, Cancelado).
Funcionalmente esta consulta en primera instancia le brinda al usuario una consulta

masiva sobre todos los registros que cumplen las condiciones de selección dadas.
Opcionalmente, en caso de ser necesario se puede consultar el contenido de un
registro específico.

Consulta masiva sobre los registros que cumplen los criterios de selección.
Contenido de un registro específico.

 Listado de Cuotas.
El objetivo de este programa es permitirle al usuario generar un reporte sobre la
incidencia que han tenido los diferentes procesos de liquidación de nómina sobre los
acumulados de cuotas. Para ello, se tiene la alternativa de poder consolidar o
particularizar el listado para un beneficiario, destino o tipo de nómina;
adicionalmente se tienen opciones adicionales que determinar el ordenamiento del
beneficiario (por código, alfabético o por destino), así como aspectos relacionados
con : salto de página por beneficiario, mostrar conceptos, mostrar cuotas sin saldo,
mostrar estado de los contratos, estado de las cuotas y observaciones.
Al seleccionar la opción 3 “Listado” el programa presenta dos opciones: Por

beneficiario o por Concepto.
Al escoger la opción presenta la siguiente pantalla:

Código de empresa:
Digite el código de la empresa.
Beneficiario:
Seleccione el código del beneficiario, Enter igual a todos.
Destino:
Seleccione el código del Destino asociado y del destino, Enter igual a todos.
Tipo de nomina:
Seleccione el código del tipo de nomina, Enter igual todos los tipos de nómina.
Ordenamiento del listado:

Por código, por destino o en orden alfabético.

 Cuotas Fijas y Genéricas.

El objetivo de este programa es permitir al usuario agilizar el proceso de definición
de cuotas para aquellos casos en que sea posible hacerlo en forma masiva, como es el
caso de una cuota igual para todos los empleados. De esta manera se evita tener que ir
empleado por empleado para aplicar el procedimiento anterior de definición de cuotas
en forma unitaria.
Al escoger la opción 4 se deben informar los siguientes campos:
Concepto a generar:
Código del concepto de cuota fija a aplicar; se debe crear un concepto por cada cuota
fija.

Valor de la cuota:
Valor a pagar o descontar en cada período (quincena por ejemplo) a cada empleado.
Observaciones:
Comentario explicativo de la cuota.
Beneficiarios a seleccionar:
Empresa:
Código de la empresa sobre la cual se registrará la novedad.
Centro de Utilidad:
Centros de utilidad sobre los que se harán el proceso de declaración de cuotas fijas.
Con ENTER se indica que se hará para todos los centros de utilidad. Cuando se digita
un código específico se indica que solamente se hará para ese centro de utilidad.
Destino:
Destino sobre los que se harán el proceso de declaración de cuotas fijas. Con ENTER
se indica que se hará para todos los destinos. Cuando se digita un código específico se
indica que solamente se hará para ese destino.
Tipo de nómina:
Tipo de nómina sobre los que se harán el proceso de declaración de cuotas fijas. Con
ENTER se indica que se hará para todos los tipos de nómina. Cuando se digita un
código específico se indica que solamente se hará para ese tipo de nómina.
Grupo de Beneficiarios:
Grupo de beneficiarios sobre los que se hará el proceso de declaración de cuotas fijas.
Con ENTER se indica que se hará para todos los grupos de beneficiarios. Cuando se
digita un código específico se indica que solamente se hará para ese grupo de
beneficiarios.

 Actualiza Préstamos.
El objetivo de esta opción es permitir al usuario informar previamente al proceso de
liquidación como tal, los nuevos préstamos y sus correspondientes condiciones de
pago. Otra labor que el usuario realiza con esta opción es la modificación del monto
de la cuota o la suspensión temporal de los descuentos.
Operativamente los préstamos abren el horizonte para el manejo de aspectos

funcionales no disponible para las cuotas como tal, es el caso de: Aplicación de
intereses de financiación, abono de cuotas extras con posibilidad de llevar por cada
fechas y valores diferentes.
Al ingresar por la opción 5 se deben informar los siguientes campos:

Empresa:
Código de la empresa bajo la cual se llevará el control del préstamo.
Beneficiario:
Código del empleado a quién se le otorgó el préstamo.
NDC:
Numero del préstamo:

Consecutivo de préstamo por empleado.
Concepto:
Código de concepto bajo el cual se controlará el préstamo.
Fecha de Préstamo:
Campo en formato AAMMDD que corresponde a la fecha en la que se otorgó el
préstamo.
Valor Préstamo:
Valor correspondiente al préstamo sin intereses.
Documento Contable:
Campo informativo que corresponde al tipo y número de documento con el que se
soporta el préstamo.
Tasa mensual:
Porcentaje de interés mensual a cobrar.
Plazo en cuotas:
Número de cuotas en las cuales se diferirá el pago. Tenga en cuenta el tipo de nomina
del empleado, de acuerdo a este reporte el número de cuotas, ejemplo: préstamo a 12
meses de un empleado de nomina quincenal, el numero de cuotas es de 24.
Descontar cada:
Periodicidad que se aplicará para descontar cada cuota.
Modalidad de pago:
0= Cuota Fija: Difiere el valor del préstamo más los intereses en cuotas de igual
valor.
1= Cuota variable: Difiere el valor del capital en cuotas iguales más intereses sobre
el saldo de capital al momento del pago.

Fecha intereses:
Fecha a partir de la cual se cobrarán intereses.
Descontar desde:
Fecha a partir de la cual se hará el descuento.
Nro. Cuotas extras:

Se emplea siempre y cuando se tengan cuotas adicionales. En este campo se digita el
número de cuotas adicionales.
Si hay cuotas extras se debe complementar la siguiente información.
Extra número:
Consecutivo automático que se fija dependiendo del número definido en el campo
anterior.
Cuota número:
Número de cuota ordinaria en la cual se descontará la cuota extra.
Fecha:
Fecha en la cual el sistema descontará la cuota extra.
Valor:
Valor de la cuota extra.
Valor máximo de la cuota extra:

El sistema presenta el tope del capital para no excederse en el manejo de las cuotas
extras.
Observaciones:
Comentario explicativo.

Descuenta con:
Indicador que le permitirá identificar al sistema en que tipo de pago o liquidación se
debe descontar la cuota extra.

 Saldos Iniciales/Abonos Extras.

El objetivo de este programa es capturar los saldos iniciales de los préstamos vigentes
que tengan los empleados, al momento de iniciar los procesos de liquidación de
nómina con NM-UNO. Así mismo, esta opción también permite el ingreso de abonos
extras.
Al ingresar por la opción 6 se deben informar los siguientes campos:

Empresa:
Código de la empresa bajo la cual se llevará el control del préstamo.
Beneficiario:
Código del empleado a quién se le otorgó el préstamo.
NDC:
Préstamo Número:
Número del préstamo sobre el cual se desean actualizar los saldos iniciales. Debe
estar previamente creado en el módulo de prestamos de empresa.
Cuotas ordinarias descontadas:

Número de cuotas ya descontadas al empleado.
Cuotas extras descontadas:

Número de cuotas extras ya descontadas al empleado.
Valor abonos extra nómina:

Valor correspondiente a los abonos adicionales o extras efectuados por el empleado.
Valor Préstamo:
Valor tomado de la creación del préstamo en el programa actualizador de prestamos.
Valor acumulado capital cuotas:

Valor calculado automáticamente por el sistema.
Valor acumulado capital extras:

Valor acumulado capital abonos:

Saldo préstamo:
Fecha último descuento:

Valor acumulado intereses:

Valor calculado por el sistema de acuerdo a las fechas, número de cuotas y valores
reportados. En caso de que estos no coincidan con la información del empleado, el
usuario podrá digitar la cifra correcta. Si el valor es igual a cero digitar la tecla
función F4.

Abonos extra nómina:
Empresa:
Código de la empresa.
Beneficiario:
Código del empleado.
N.D.C:
Préstamo número:
Número del préstamo sobre el cual se desean capturar el abono extra.
Cuotas extras:
Si en el momento de crear el préstamo se consideraron cuotas extras para ser pagadas
bajo la modalidad de otros, digitar aquí el número de cuota extra a calcular. Si se trata
de un abono extra fuera de nómina, digitar el valor.
Fecha Abono:
Fecha en formato año, mes, día del abono.
Observaciones:
Comentarios que se deseen hacer del abono.

 Consulta – Saldos de Préstamos.

El objetivo de este programa es permitirle al usuario consultar los saldos de los
préstamos teniendo como directriz una de las siguientes opciones: Por Beneficiario o
por Concepto. Además, la consulta da la posibilidad de que se pueda hacer
particularizada o colectivamente para un beneficiario, centro de utilidad, destino, tipo
de nómina ó estado (activo, retirado, pendiente, cancelado).
Funcionalmente, esta consulta en primera instancia le brinda al usuario una consulta

masiva sobre todos los registros que cumplen las condiciones de selección dadas.
Opcionalmente, y si es del caso, se puede consultar el contenido de un registro
específico.
Al ingresar por la opción 7 se deben informar los siguientes campos para seleccionar
la información a consultar:

La pantalla inicial que trae en forma masiva todos los registros que cumplen las
condiciones de selección dadas:
Pantalla de consulta sobre un registro específico.
Adicionalmente se tiene la opción de consultar cuotas extras y plan de pagos.

 Listado de saldos de Préstamos.

El objetivo de este programa es permitirle al usuario listar los saldos de los préstamos
teniendo como directriz una de las siguientes opciones: Por Beneficiario o por
Concepto. Además, la consulta da la posibilidad de que se pueda hacer
particularizada o colectivamente para un beneficiario, centro de utilidad, destino, tipo
de nómina ó estado (activo, retirado, pendiente, cancelado).
la información a listar.

 Consulta del movimiento de Préstamos.

El objetivo de este programa es permitirle al usuario consultar entre un rango de
fechas determinado la historia de la forma como se ha venido pagando un préstamo.
En primera instancia se trae la consulta masiva de los saldos de los préstamos que
cumplen los parámetros de selección dadas, seguidamente se pregunta por el registro
a consultar y los rangos de fechas entre los que se ampliará el detalle de información,
llegando hasta número de documento de liquidación de nómina, valor abonado a
capital y valor de intereses.
la información a consultar.

Pantalla inicial de consulta masiva de los registros que cumplen las condiciones de
selección.
Pantalla de solicitud de la información necesaria para realizar la consulta del

movimiento de abono al préstamo entre un rango de fechas determinado.
Pantalla final de detalle de movimiento de abono al préstamo.

 Listado de movimiento de Préstamos.

El objetivo de este programa es permitirle al usuario listar entre un rango de fechas
determinado la historia de la forma como se ha venido pagando los préstamos hechos
a los empleados. Operativamente este proceso se puede hacer particularizada o
colectivamente para un beneficiario, centro de utilidad, destino, tipo de nómina y
estado (activo, pendiente, retirado, pendiente, cancelado). Adicionalmente, se tienen
opciones adicionales para definir el ordenamiento del listado y si se presentan los de
modo fijo ó variable, los que están sin movimiento y los préstamos que están si saldo.
Al ingresar por la opción A se deben informar los siguientes campos para seleccionar
la información a listar.

 Análisis de Endeudamiento.
El objetivo de este programa es el cálculo del nivel de endeudamiento por
beneficiario. Para poder realizar este análisis el sistema brinda la posibilidad de que
sea el mismo usuario quien determina que devengos y descuentos se van a tener en
cuenta en un rango de fechas.
Al escoger la opción B se deben tener en cuenta las siguientes variables para la

liquidación de cesantía e intereses sobre la cesantía:

Empresa:
Código de la empresa.
Beneficiario:
Código que identifica el trabajador.
Numero del contrato:

Reportar el numero del contrato vigente. Al informar este numero el sistema trae
automáticamente la fecha de ingreso y el sueldo básico.
Agrupación de Devengos:
Agrupación con los conceptos de naturaleza devengo para el calculo del porcentaje de
endeudamiento.
Agrupación de Deducciones:
Agrupación con los conceptos de naturaleza deducción y modo de liquidar cuotas y
prestamos, para el calculo del porcentaje de endeudamiento.
Rangos:
Lapso inicial: Año y mes desde toma los acumulados en las agrupaciones.
Lapso final: Año y mes para hasta donde toma los acumulados las agrupaciones.
Presenta resumen de Prestamos:

El sistema presenta la alternativa de mostrar un resumen con saldos de los conceptos
de cuotas y prestamos en el listado.

 Transacciones Vía Interfase- Actualización vía

NMBATCH 1,2,3,4
Para las empresas que utilizan simultáneamente el sistema de nómina y personal NM-
UNO en varias sucursales, el objetivo de este programa es que una vez hayan
liquidado las nóminas, puedan consolidar toda la información en la oficina central
sin necesidad de volver a realizar ningún proceso de reliquidación.
El objetivo específico de la opción de actualización vía NMBATCH 1,2,3 4 es

permitir al usuario, que está en la oficina central, tomar la información de los
archivos NMBATCH1, NMBATCH2, NMBATCH3 y NMBATCH4 para actualizar
los archivos maestros y transaccionales de nómina. La función de cada uno de estos
archivos es:
NMBATCH1 : Contiene la información de lotes.

NMBATCH2 : Contiene información de movimientos.
NMBATCH3: Contiene información de planillas selectivas.
NMBATCH4: Contiene toda la información de tiempo no laborado.
La característica funcional de este proceso es que se trabaja con documentos

completos, es decir, automáticamente se tienen en cuenta todos los conceptos de
nómina involucrados en cada documento. Esta es la razón por la que se hace ideal
para procesos de consolidación de varias sucursales a la oficina central.
Al ingresar por la opción 1 de “Actualiza vía (NMBATCH1,2,3,4) “ se recomienda al

usuario ejecutar las veces que sea necesario el proceso con la opción 0 (sin
actualización), con el fin de obtener un listado de inconsistencias, las cuales deberán
de ser corregidas antes de volver a ejecutar nuevamente este proceso.

Al tener totalmente depurado el proceso, se debe ejecutar el proceso con la opción 1

(actualización) con el fin de actualizar todos los archivos maestros y transaccionales.
Al terminar esta labor automáticamente los archivos nmbatch1, 2, 3 y 4 son borrados
automáticamente para evitar posibles duplicaciones del proceso.

 Transacciones Vía interfase – Generación

NMBATCH 1,2,3,4
Como parte del proceso de consolidación de liquidación de nóminas entre las
sucursales y la oficina central , iniciado en la opción anterior, el objetivo de esta
opción es permitir a los usuarios, que están en las diferentes sucursales, poder generar
los archivos NMBATCH1, 2, 3 y 4 en un lapso de tiempo determinado, teniendo la
opción de seleccionar la empresa, tipo de documento, número de documento y tipo de
nómina.
Al ingresar por la opción 2 “ Generación (NMBATCH1,2,3, 4) “ se deben informar

los siguientes campos:

 Transacciones Vía Interfase - Actualiza vía

NMBATCH
Para el caso de las empresas que utilizan otros sistemas de nómina diferentes al NM-
UNO para procesos de liquidación de nómina, el objetivo de esta opción es permitir
la exportación de estas novedades al sistema NM-UNO por medio del archivo
NMBATCH. La aplicación que tiene esta opción es poder acabar de realizar los
procesos de acumulación para prestaciones sociales, contabilización y consolidación
de prestaciones, además del aprovechamiento de la amplia gama de listados
disponibles en el sistema UNO.
Para poder acceder a este proceso es necesario que en el software de liquidación

tenga incorporada su propio opción de generación del archivo NMBATCH, de
acuerdo a las especificaciones dadas por SISTEMAS DE INFORMACION
EMPRESARIAL S.A.
La ruta de acceso de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menú:
Al ingresar por la opción 3 “ Actualiza NMBATCH” se debe informar los parámetros

que definen el documento de nómina donde se almacenarán las novedades
importadas. Una vez se han informado los campos de lapso, empresa, tipo de
documento y número, el sistema automáticamente consulta el archivo NMBATCH, y
trae los totales de las transacciones que se pretenden importar al NM-UNO, tal como
se muestra en la siguiente pantalla.

Se recomienda al usuario ejecutar las veces que sea necesario este proceso con la
opción 0 (sin actualización) con el fin de obtener el listado de inconsistencias, las
cuales deberán ser corregidas antes de volver a ejecutar nuevamente este proceso.
Al tener totalmente depurado el proceso, se debe ejecutar el proceso con la opción 1

(actualización) con el fin de incorporar oficialmente las transacciones como parte de
los archivos transaccionales de NM-UNO. Al terminar esta labor automáticamente el
archivo NMBATCH es borrado automáticamente para evitar posibles duplicaciones
del proceso.

 Transacciones Vía Interfase – Generación

NMBATCH
Para el caso de empresas usuarias de NM-UNO que necesiten exportar información a
otro software diferente, el objetivo de esta opción es establecer el puente de
comunicación a través de la generación del archivo NMBATCH. Operativamente el
usuario tiene la opción de llegar a especificar diferentes niveles de detalle de acuerdo
a la selección total o particular de las siguientes variables: lapso, empresa, tipo de
documento, número de documento, concepto y grupo de beneficiario.
Al ingresar por la opción 4 “ Generación NMBATCH “ se deben informar en primer

lugar los siguientes parámetros que define los tipos de documentos y sus
correspondientes consecutivos a tener en cuenta. Es importante tener en cuenta que
por razones de seguridad el archivo NMBATCH que pueda existir como resultado de
procesos anteriores es borrado.

Seguidamente se deben informar los conceptos y grupos de beneficiarios que ayudan

a particularizar aún más la información a exportar.

 Transacciones Vía Interfase- Novedades

Subsidio Monetario.
El propósito general de esta opción es optimizar el proceso de pago que de acuerdo a
las reglamentaciones de ley debe hacerse mensualmente por subsidio familiar a los
empleados; básicamente lo que se busca es evitar el tradicional método donde la caja
de compensación familiar emite tantos cheques como empleados tengan derecho,
ahora, el proceso se simplifica en el sentido de que a la empresa llega un cheque por
el total del subsidio familiar acompañado de un archivo en diskette donde esta el
detalle de los pagos por empleado. Por lo tanto, el objetivo de este programa es
permitir al usuario incluir automáticamente este pago en la liquidación periódica de
nómina de la empresa. Como condición previa se debe verificar que se haya incluido
el formato de la Caja de Compensación Familiar.
Al ingresar por la opción 5 “Novedades subsidio monetario” se deben informar los

parámetros básicos para identificar el documento de liquidación de nómina en donde
se incluirán las novedades por concepto de subsidio familiar.

 Transacciones Vía Interfase – Novedades Reloj

Sekky 300
El objetivo de esta opción es particularizar la captura de tiempos laborados
específicamente para los clientes que utilizan el reloj sekky 300. De esta manera se
incorporan automáticamente los tiempos capturados como novedades de nómina, sin
necesidad de generar archivos intermedios.
Al ingresar por la opción 6 “ Novedades Reloj Sekky 300” en primer lugar se deben
informar los parámetros que definen el documento de nómina donde quedarán las
novedades capturadas en el reloj. Al informar el lapso, empresa, tipo de documento y
número el sistema chequea automáticamente su existencia y presenta los totales de las
novedades incluidas hasta el momento.

Seguidamente se informan los códigos de los conceptos que corresponden a la

discriminación hecha por el reloj SEKKY 300 al capturar el tiempo laborado.
A continuación se realiza el proceso de actualización con base al archivo generado

por el reloj. Se presentan dos opciones la primera sin actualización para revisar y
corregir las inconsistencias y la segunda para actualizar los archivos:

 Transacciones Vía Interfase – Asigna Cptos Reloj

RC400
El objetivo de esta opción es permitirle a los usuarios del sistema NM-UNO que
utilizan relojes Sekky RC400, la asignación inicial de los conceptos con el fin de que
posteriormente cuando se capturen las novedades en un lapso de tiempo determinado,
puedan tener una perfecta sincronización entre el formato interno utilizado por este
reloj y el diseño de las estructuras del sistema de nómina.
Parámetros para definir la equivalencia con un concepto de tiempo no laborado.

Parámetros para definir la equivalencia con un concepto de tiempo laborado.

 Equivalencia de Conceptos/Actividad
El objetivo de esta opción es terminar la fase de preparación del reloj sekky RC400,
con el fin de establecer las equivalencias entre los conceptos / actividades y los
destinos utilizados en el NM-UNO, de esta manera se logra un mayor control en la
captura automática de tiempos debido a que desde el mismo momento en que se
origina la novedad ya se le ha definido el destino en el cual quedará reportado el
tiempo laborado.
Al escoger la opción 8 “ Equivalencia de Cptos/actividad” se deben informar los

siguientes campos. Es importante tener en cuenta que la definición de las
equivalencias no es necesariamente uno a uno, debido a que es posible asignar varias
actividades y/o ubicaciones a un destino y centro de utilidad específico.

 Novedades Reloj Sekky RC 400.

Para el caso específico de los relojes SEKKY 400 las transacciones capturadas en un
lapso de tiempo quedan sobre el archivo NMSEKKY. Por lo tanto, el objetivo
específico de esta opción es permitir la importación de esta información como parte
de un documento de liquidación de nómina.
Al ingresar por la opción 9 “Novedades reloj sekky RC400” se deben informar los
parámetros que definen el documento de nómina donde se almacenarán las
novedades. Una vez se hayan informado los campos de lapso, empresa, tipo de
documento y número, el sistema automáticamente trae a pantalla los totales de los
devengos y los descuentos de las transacciones que se pretenden importar al NM-
UNO, tal como se muestra a continuación.

Al tener totalmente depurado este proceso, se debe ejecutar el proceso con la opción 1
archivo NMSEKKY es borrado automáticamente para evitar posibles duplicaciones
del proceso.

 Transacciones Vía Interfase – Asigna Cptos.

Reloj ELETIME 500
El objetivo de esta opción es permitirle a los usuarios del sistema NM-UNO que
utilizan relojes ELETIME 500, la asignación inicial de los conceptos con el fin que
posteriormente cuando se capturen las novedades en un lapso de tiempo determinado,
puedan tener una perfecta sincronización entre el formato interno utilizado por este
reloj y el diseño de las estructuras del sistema de nómina.
A continuación se presenta el formato de equivalencias para el caso de los relojes

ELETIME 500.

 Transacciones Vía Interfase- Novedades

ELETIME 500
Para el caso específico de los relojes ELETIME 500 las transacciones capturadas en
un lapso de tiempo quedan sobre el archivo NMLTIME. Por lo tanto, el objetivo
específico de esta opción es permitir la importación de esta información como parte
de un documento de liquidación de nómina.
Al ingresar por la opción B “Novedades reloj eletime 500” se deben informar los
parámetros que definen el documento de nómina donde se almacenarán las
novedades. Una vez se hayan informado los campos de lapso, empresa, tipo de
documento y número, el sistema automáticamente trae a pantalla los totales de los
devengos y los descuentos de las transacciones que se pretenden importar al NM-
UNO, tal como se muestra a continuación.

Al tener totalmente depurado este proceso, se debe ejecutar el proceso con la opción 1
archivo NMLTIME es borrado automáticamente para evitar posibles duplicaciones
del proceso.

 Transacciones Manuales – De tiempos y otros.

El objetivo de esta opción es realizar la captura en un documento de liquidación de
nómina de las novedades que por su naturaleza no son predecibles con anterioridad y
dependen del desempeño de las personas, razón por la cual es necesario capturarlas
manualmente. Ejemplo: horas extras, recargos, comisiones, bonificaciones, valores
esporádicos (modo 99), etc.
Con el fin de agilizar el proceso de liquidación estas novedades se pueden ir grabando
diariamente a medida que se van presentando. Es necesario tener en cuenta que las
vacaciones y los anticipos de cesantías tienen opción independiente de grabación. Así
mismo, las novedades referentes a TNL como las incapacidades, suspensiones y
permisos deben ser reportadas por el programa de tiempo no laborado.
Al ingresar por la opción 1 “De tiempos y Otros” se deben informar en primer lugar
los parámetros: lapso, empresa, tipo de documento y número, los cuales definen el
documento de liquidación de nómina, previamente creado, donde quedarán
registradas las novedades.

En este punto se despliega un formato de pantalla en el que se detallan los totales de

devengos y descuentos que se puedan tener ya registrados como consecuencia de
otros procesos.
Seguidamente se debe informar la forma de captura de las novedades, que depende

enteramente de la forma como esté clasificada la información del usuario.
Si las novedades se tienen por empleado con todas sus novedades, por ejemplo:
Miguel Cervantes:
- Horas extras diurnas 10
- Recargo nocturno 10
- Extras nocturnas 10
Luis Peña:
- Extras diurnas 6
- Recargo nocturno 30
- Extras nocturnas 6
La opción adecuada es [1] por beneficiario.

Si por el contrario, las novedades se tienen por concepto o tipo de novedad, por
ejemplo:
Horas extras diurnas:
- Miguel Cervantes 10
- Luis Peña 6
Horas extras nocturnas

- Luis Peña 6
Recargo Nocturno:
- Luis Peña 30
La opción adecuada es [2] por concepto.

A continuación se pregunta sobre el tipo de operación a realizar sobre el archivo que

se está trabajando (Ingreso, Modificación, Retiro), además del manejo que tendrán la
fecha y el destino, en el momento de capturar las novedades, para ello se tienen dos
opciones respecto a la pregunta :
Asume Fecha y Destino:
0= No:
Permite capturar la fecha de la novedad y modificar el centro de costo donde se
registró el empleado en el momento de realizar el contrato de trabajo.
1= Si:
Asume la fecha del documento y no permite modificar el centro de costo donde se
registró el empleado en el momento de realizar el contrato de trabajo.
Explicación de la captura por beneficiario.
Beneficiario:
NDC:
Número de contrato.
Concepto:
Código del concepto a reportar.
Fecha:
Fecha del reporte de la novedad. Su manejo depende de la respuesta que se haya dado
a la pregunta: Asume fecha y destino.
Horas:
Número de horas a reportar por la novedad.

Valor:
Si se digitan horas, el sistema calculará automáticamente este valor. Pero si no se
tiene la novedad en número de horas, se puede registrar el valor total de la novedad.
Destino:
Código del departamento, sección ó centro de costo donde se presento la novedad. Su
manejo depende de la respuesta que se haya dado a la pregunta: Asume fecha y
destino.
C.U:
Código del centro de utilidad donde se presenta la novedad.
Explicación de la captura por concepto.
Concepto:
Código de concepto correspondiente a la novedad a reportar.
Beneficiario
NDC:
Número de contrato.
Fecha:
Fecha del reporte de la novedad. Su manejo depende de la respuesta que se haya dado
a la pregunta: Asume fecha y destino.
Horas:
Número de horas a reportar por la novedad.

Valor:
Si se digitan horas, el sistema calculará automáticamente este valor. Pero si no se
tiene la novedad en número de horas, se puede registrar el valor total de la novedad.
Destino:
Código del tipo de centro de costo donde se presento la novedad. Su manejo depende
de la respuesta que se haya dado a la pregunta: Asume fecha y destino.
C.U:
Código del centro de utilidad donde se presenta la novedad.

 Transacciones Manuales – De tiempos a

Distribuir.
El objetivo de este programa es ofrecer un método alternativo de distribución de
tiempos, con un esquema funcional totalmente diferente a los porcentajes fijos
definidos por cada beneficiario/centro de costo. El nuevo esquema parte de unos
porcentajes de referencia definidos en forma general a nivel de cada destino, es decir,
sin particularizar a nivel de persona, este cambio de directriz da la ventaja de que
simplemente lo que se hace es reportar únicamente los destinos en los que laboró un
empleado. Posteriormente, al aplicar la opción de distribución de tiempos (NM02076)
el sistema automáticamente genera la distribución teniendo en cuenta la
proporcionalidad entre la información de los porcentajes por destinos y los destinos
en los que realmente laboró.
Aunque en este programa la labor que se hace es simplemente informar los destinos
en los que se desea distribuir un tiempo determinado, vale la pena revisar los
siguientes parámetros a nivel de los catálogos de destinos asociados y destinos.
En destinos asociados:
Base de Distribución a nivel: (0= No aplica; 1 a 4). Cuya función es parametrizar el
nivel en el cual se desea hacer la distribución.
En destinos:
Porcentaje Base de distribución: Que corresponde al porcentaje de referencia a tener
en cuenta cuando se ejecute el programa NM02076 encargado de hacer realmente la
distribución.

Al ingresar por la opción 2 “ De tiempos a distribuir “ se deben informar en primer

lugar los parámetros: lapso, empresa, tipo de documento y número, los cuales definen
el documento de liquidación de nómina, previamente creado, donde quedarán
registradas las novedades.
En este punto se despliega un formato de pantalla en el que se detallan los totales de

devengos y descuentos que se puedan tener ya registrados como consecuencia de
otros procesos anteriores.
Seguidamente se deberá informar la forma como se capturará la información.
Finalmente se indican la fecha, las horas, y los destinos en los que laboró un
beneficiario. Obsérvese, que de acuerdo al nuevo esquema de distribución propuesto
no hay necesidad de indicar porcentajes en este punto.

 Transacciones Manuales- Vacaciones.

El objetivo de este programa es permitir al usuario el ingreso o retiro de liquidaciones
de vacaciones en el sistema. La forma colectiva o selectiva por empleado se indica
previamente en el momento en que se crea el documento de nómina en donde quedará
la liquidación; así mismo, la decisión de hacer un documento independiente
exclusivamente para vacaciones depende de la superposición que puedan tener el
período de liquidación indicado al crear el documento con los tiempos laborados y el
tomado en vacaciones. Ejemplo:
Si el período de liquidación del documento es entre el 1 al 15 de junio y se sale a

disfrutar de vacaciones el 16, la liquidación se puede hacer en el mismo documento.
Ahora, si se laboró del 1 al 10 y se empezó a disfrutar vacaciones a partir del 11 de
junio, necesariamente se debe hacer el proceso de liquidación de vacaciones sobre un
documento diferente.
Al escoger la opción 3 “ Vacaciones” se debe informar lapso, empresa, centro de

utilidad y número de documento con el fin de definir el documento en donde quedará
la liquidación realizada. Antes de proceder a ejecutar el proceso el sistema presenta el
estado actual de la carátula del documento sobre el cual se generarán las
transacciones.

Este proceso tiene dos opciones: I= Ingreso para generar la liquidación y R= Retiro
para reversar la liquidación en el evento de que se haya cometido algún error y se
desee realizar nuevamente la liquidación.
Para el caso de que se haya definido forma de captura por beneficiario, el proceso es
el siguiente.
Seguidamente se deben informar los parámetros que regulan la forma de cálculo de

las vacaciones.
Beneficiario:
Código del empleado a liquidar.

Base:
El sistema ofrece 4 posibles bases de liquidación de las cuales el usuario debe
seleccionar una. El sistema se siempre sugiere una base que puede ser cambiada:
1. Sueldo: Es el sueldo vigente en el contrato de trabajo.
2. Sueldo + Promedio de variables: Es el sueldo vigente en contrato de trabajo más

el promedio de variables incluidas en la agrupación de conceptos, dentro de un
rango de tiempo seleccionado.
3. Promedio de sueldo y variables: Es el promedio del sueldo vigente en el contrato

de trabajo más el promedio de variables incluidas en la agrupación de conceptos,
dentro de un rango de tiempo seleccionados.
4. 2 – Si sueldo tiene más de 90 días.

3 – Si sueldo tiene menos de 90 días : Es una combinación de las bases, 2 ó 3
dependiendo de la fecha del último aumento. Si el beneficiario tiene más de 90
días desde su último aumento toma la opción 2. Si el beneficiario tiene menos de
90 días desde su último aumento se toma la opción 3.
Agrupación:
Código de la agrupación de conceptos con la cual se desea hacer el cálculo de
promedios para la base. El sistema presenta la agrupación que esta asociada al
concepto, esta se puede cambiar de acuerdo a la liquidación.
Lapso Inicial:
Digitar aquí el lapso y fecha inicial a partir de la cual se desea considerar para el
cálculo de la base de liquidación.
Lapso Final:
Digitar aquí el lapso y fecha final hasta donde se desea considerar para el cálculo de
la base de liquidación.
B.M:
Es la base mínima.
0 = Liquida con la base calculada dependiendo de la agrupación y el rango de tiempo

seleccionado.
1 = Toma el sueldo en el evento de que el valor calculado sea inferior al sueldo

vigente.
2 = Toma el sueldo más el auxilio de transporte, si el calculo es inferior al sueldo más

el auxilio de transporte.

S.T:
Este parámetro determina si se incluye el auxilio de transporte como base de
liquidación. Es de anotar que si el concepto de auxilio de transporte está incorporado
en la agrupación de conceptos, aquí no se debe incluir, pues quedaría sumado
doblemente a la base.
Días liquidados:
Son los días que disfruta el empleado por su periodo de vacaciones incluidos los
festivos y dominicales.
Vacaciones compensadas:
Código de las vacaciones que se pagan en dinero y son autorizadas por Ministerio de
Trabajo por Resolución. Este concepto opera con todos los parámetros de calculo de
las vacaciones disfrutadas.
Extralegal:
En el evento de que la empresa considere el pago de prestaciones extralegales en esta
liquidación digitar aquí el código del concepto y el número de días a cancelar.
Los parámetros de base, agrupación, lapso, BM, ST y días se registran bajo los
mismos preceptos explicados para las vacaciones.
Fecha de vacaciones desde:

Digitar la fecha a partir de la cual se disfrutarán las vacaciones.
Fecha de vacaciones hasta:

Esta fecha la calcula el sistema dependiendo del número de días a liquidar y el
número de dominicales que cubra. No obstante el usuario debe verificarla y corregirla
si es necesario.
Días tomados:
Número de días hábiles liquidados que el empleado va a tomar. Son quince días por
año o proporcional al tiempo laborado.
Días compensados:
Número de días liquidados con el concepto de vacaciones compensadas.
Resolución ministerio de trabajo:

Número de resolución emitida por el ministerio de trabajo que autoriza los días de
vacaciones compensadas en dinero.


 Transacciones Manuales - Anticipos de

Cesantías.
El objetivo de este programa es permitir al usuario el ingreso o retiro de anticipos de
cesantías. La forma colectiva o selectiva por empleado se indica previamente en el
momento en que se crea el documento de nómina en donde quedará la liquidación.
Al escoger la opción 4 “Anticipos de cesantias” se debe informar lapso, empresa,

centro de utilidad y número de documento con el fin de definir el documento en
donde quedará la liquidación realizada. Antes de proceder a ejecutar el proceso el
sistema presenta el estado actual de la carátula del documento sobre el cual se
generarán las transacciones.

Este proceso tiene dos opciones: I= Ingreso para generar la liquidación y R= Retiro
para reversar la liquidación en el evento de que se haya cometido algún error y se
desee realizar nuevamente la liquidación.
Para el caso de que se haya definido la forma de captura por beneficiario, el proceso
es el siguiente.
En la siguiente pantalla se debe informar la base de liquidación y los promedios:
Beneficiario:
Código del empleado a liquidar.
Base:
seleccionar una. El sistema siempre sugiere una base de liquidación que puede ser
cambiada por el usuario:

1 Sueldo: Es el sueldo vigente en el contrato de trabajo.



3 – Si sueldo tiene menos de 90 días : Es una combinación de las bases, 2 ó 3
Agrupación:
concepto, esta puede se puede cambiar de acuerdo a la liquidación.
Lapso Inicial:
cálculo de la base de liquidación.
Lapso Final:
la base de liquidación.
B.M:
Es la base mínima.
0 = Liquida con la base calculada dependiendo de la agrupación y el rango de tiempo

seleccionado.
1 = Toma el sueldo en el evento de que el valor calculado sea inferior al sueldo

vigente.

S.T:
Este parámetro determina si se incluye el auxilio de transporte como base de
liquidación. Es de anotar que el concepto de subsidio de transporte está incorporado


Al finalizar los parámetros presenta la siguiente liquidación:
La liquidación corresponde a un empleado de ley 50, por lo tanto el valor liquidado es

por el primer semestre. Si el trabajador solicita un anticipo por menor valor al
liquidado modifique el campo “Valor anticipo de Cesantía” al efectuar la
modificación el campo “Valor intereses” se modifica automáticamente.

 Transacciones Manuales – De tiempos y otros

por turno.
Al escoger la opción 5 “De Tiempos y otros- por turno” se debe informar lapso,
empresa, centro de utilidad y número de documento con el fin de definir el
documento en donde quedará la liquidación realizada. Antes de proceder a ejecutar el
proceso el sistema presenta el estado actual de la carátula del documento sobre el cual
se generarán las transacciones.

El programa presenta tres formas de capturar las novedades:

1 = Por Beneficiario.
2 = Por concepto.
3 = Por beneficiario / turno.
Si eligió la opción 1 por beneficiario se debe reportar la siguiente información:

 Transacciones Manuales – Proceso Distribución

de Tiempos.
El objetivo de este programa es realizar la fase final del proceso de distribución que
se inicio en el programa “ De tiempos a distribuir”, con el informe de los diferentes
centros de costos en donde se laboró un número total de horas por beneficiario. El
resultado final de la ejecución de este programa se refleja en que aparecerán tanto
registros de novedad como centros de costos se informen, en donde cada uno se le
asigna un número de horas proporcionalmente al porcentaje indicado en el catálogo
de destinos.
Con el fin de verificar el resultado de este proceso se recomienda utilizar el programa

“ Consulta de transacciones de tiempos a distribuir”
Nota:
El proceso de distribución de sueldos, otro método alternativo, basado en unos
porcentajes fijos definidos en el catálogo de beneficiarios por empleado/centro de
costo, se aplica automáticamente cuando se aplica el programa de liquidación de
TNL y turnos.
Al escoger la opción 6 “Proceso Distribución de Tiempos” se debe informar lapso,

empresa, centro de utilidad y número de documento con el fin de definir el
documento en donde quedará la liquidación realizada. Antes de proceder a ejecutar el

Este proceso debe ser ejecutado una sola vez , después de que se hayan reportado
totalmente las novedades.

 Transacciones Automáticas- Tiempos y auxilio

de transporte.
El objetivo de este programa es reducir drásticamente los tiempos de captura, debido
a que se realizan automáticamente todos los cruces de la información con la
información de tiempo no laborado, para deducir y reflejar sobre un documento de
nómina las novedades que faltan para completar el proceso de liquidación de nómina.
Obsérvese que hasta el momento solamente se han informado las novedades de
tiempo no laborado generadas por hechos aleatorios que el sistema no las puede
deducir como consecuencia de procesos internos de análisis. Con este enfoque se
evita la tediosa labor de digitar una a una la totalidad de las novedades presentadas en
un período determinado.
Como parte del proceso interno se tienen en cuenta todas las novedades de tiempo no
laborado. Así mismo, se realizan los procesos de distribución de tiempo sobre los
centros de costos que son consecuencia de la estructura: beneficiario/contrato
definida previamente en el programa “Distribución de sueldos”.
Una vez se ha ejecutado este proceso se recomienda corroborar las distribuciones y

generaciones realizadas aplicando el programa “ Consulta por beneficiario”.
Al escoger la opción 1 “ Tiempos y Auxilios de transporte” se deben informar : lapso,

empresa, centro de utilidad y número de documento con del fin de definir el
documento donde quedará la liquidación realizada. Antes de proceder a ejecutar el

T.N. L:
Mediante esta variable se indica al sistema si el tiempo no laborado que se ha
registrado, se debe considerar para la liquidación de nómina. 0= No; 1= Si.
Turnos:
Aquí el Usuario decide si liquidan los conceptos de sueldo básico y demás conceptos
incorporados en el catálogo de Turnos.
Auxilio de transporte:
Aquí el Usuario decide si liquida el pago del auxilio de transporte de acuerdo a las
siguientes posibilidades:
0 = No; No liquida auxilio.
1 = Si; Liquida el valor del auxilio proporcionalmente a los días contemplados en la

nómina a liquidar. Ejemplo: 15 para nómina quincenal. No valida el ausentismo.
2 = Si; liquida el auxilio de transporte considerando el reporte del tiempo no laborado

y los días realmente trabajados, es decir, que los liquida proporcionalmente al tiempo
laborado. Si valida el ausentismo.
3 = Si-valor; liquida el valor total del concepto auxilio de transporte. No valida el

ausentismo.

 Transacciones Automáticas- Dominicales,

festivos y Otros.
Este programa es de uso casi exclusivo para aquellas empresas que laboran
dominicales y festivos. En muchos casos este concepto tiene procesos especiales de
liquidación, hecho que ha originado que a la hora del proceso se pregunte por el tipo
de liquidación de dominical, que se utiliza para el caso particular de la empresa. Se
sugiere la asesoría directa de nuestros ejecutivos de implementación para el uso de
este módulo.
Al escoger la opción 2 “ Dominicales, Festivos y Otros” se debe informar en primer

lugar las siguientes variables: lapso, empresa, centro de utilidad y número de
documento con el fin de identificar el documento donde quedará la liquidación
realizada. Antes de proceder a ejecutar el proceso el sistema presenta el estado actual
del documento sobre el cual se generarán las transacciones.

Obsérvese que el campo Proceso Nro corresponde al proceso particular de cálculo de

dominical definido para el caso específico de cada empresa. Presionando la tecla F2
consulta los programas por empresa.

 Transacciones Automáticas- Ajuste al

mínimo/básico
Existen situaciones en las cuales al aplicar los devengos quedan valores netos por
debajo de las políticas de la empresa respecto a los montos mínimos que un empleado
puede recibir. Por lo tanto, el objetivo de este programa es equilibrar la liquidación y
el pago de nómina, generando un préstamo el cual será descontado automáticamente
en el próximo pago.
Al escoger la opción 3 “ Ajuste al mínimo básico” se debe informar en primer lugar

las siguientes variables: lapso, empresa, centro de utilidad y número de documento
con el fin de identificar el documento donde quedará la liquidación realizada. Antes
de proceder a ejecutar el proceso el sistema presenta el estado actual del documento
sobre el cual se generarán las transacciones.

El programa procesa automáticamente el valor del ajuste al mínimo y/o básico:

Acumulados para ajuste:
0 = Los acumulados del documento.
1 = Los acumulados del mes.
Liquida ajuste proporcional:

0 = Al tiempo laborado por cada trabajador.
1 = Por periodo laborado por el trabajador.
Ajuste:
0 = Ajuste al sueldo mínimo legal.
1 = Sueldo básico del contrato de trabajo.
Concepto:
Seleccione el concepto para registrar el valor del ajuste.
Agrupación:
Seleccione la agrupación de conceptos para hallar el promedio o valor base.

 Transacciones Automáticas – Cuotas y

Préstamos.
El objetivo de este programa es aplicar los conceptos de cuotas y préstamos a
considerar dentro del período a liquidar.
Al escoger la opción 4 “ Cuotas y Préstamos” se debe informar en primer lugar las

siguientes variables: lapso, empresa, centro de utilidad y número de documento con el
fin de identificar el documento donde quedará la liquidación realizada. Antes de
proceder a ejecutar el proceso el sistema presenta el estado actual del documento
El sistema brinda la alternativa de poder fraccionar el proceso de acuerdo a las

siguientes opciones:

0= Todas: Aplica cuotas y préstamos simultáneamente.
1= Cuotas: Sólo aplica cuotas.
2= Préstamos: Sólo aplica préstamos.
Si se van a aplicar cuotas se deben escoger los conceptos deseados de acuerdo con la
lista que se presente.
Si se van a descontar préstamos, estos se descuentan para todos los conceptos de

modo 8 de acuerdo con los planes de pago.

 Transacciones Automáticas – Retefuente y

Seguridad Social.
El objetivo de este programa es aplicar al documento de liquidación de nómina en
proceso, los descuentos por seguridad social (salud y pensión) y retención en la
fuente.
Al escoger la opción 5 “ Retefuente y Seguridad Social” se debe informar en primer


Antes de proceder a ejecutar el proceso se deben informar las siguientes variables:
Seguridad social:
El sistema presenta los conceptos asociados a aportes de salud, pensión y solidaridad,

dando la opción de si lo aplica o no. ( 0= No; 1= Si).
Si el Usuario desea descontar aportes de solidaridad en forma proporcional a los

ingresos, el sistema proyectará los devengos proporcionalmente a los períodos o tipo
de nómina y sobre esta fase teórica calcula el porcentaje y lo aplica
proporcionalmente al valor devengado en el período de liquidación.
Por ejemplo, supongamos que un empleado de nómina quincenal susceptible de

aporte de solidaridad. Al liquidarle la primera quincena el total de devengos no
alcanza a descontar aporte por solidaridad. Sin embargo, al liquidarse la segunda
quincena, el valor total de los devengos del mes si son susceptibles del aporte.
Bajo este principio la opción 1= Si (proyectada), descontará en la primera quincena la

mitad del aporte por solidaridad y en la segunda quincena completará el aporte.
El porcentaje otros se refiere a los aportes voluntarios de pensión para liquidar el

respectivo porcentaje según la liquidación que se realice. Ejemplo: Si la nomina es
quincenal digite el 50%.
Retefuente:
Para su aplicación se tienen las siguientes opciones:
0 = No; en esta opción el sistema no descontará valor alguno por retefuente.

1 = Si; en esta opción el sistema verifica los valores devengados en el período versus
la tabla o el porcentaje y valor, dependiendo del método de retención y procede a
calcular y descontar la retención.
2 = Si; Proyectada en esta opción el sistema aplica la proyección y valor de los

ingresos totales (como se explicó en el numeral anterior) y a éstos aplica los
porcentajes de retención que correspondan.
% deducible: Si los empleados tienen un valor deducible de la base de retefuente de

acuerdo a la norma, el usuario debe registrar en porcentaje, de acuerdo al número de
períodos de liquidación. Por ejemplo: Para una nómina quincenal el porcentaje
deducible para la primera quincena será 50% y la para la segunda quincena será
100%.

 Transacciones Automáticas – Saldo Rojo y

Ajuste a pesos.
Dos son las razones de ser de este programa, la primera, es el manejo de situaciones
en las cuales el pago neto es negativo debido a que los devengos son menores a las
deducciones, su objetivo en este caso es generar automáticamente una cuota por el
concepto de “saldo en rojo” con el fin de llevar el valor neto a cero. Esta será
descontada automáticamente del próximo pago. La otra razón de ser de este
procedimiento es optimizar el proceso de pago de nómina en aquellas empresas que
pagan en efectivo, en la que es común tener dificultades en el pago de los centavos o
redondeo a pesos, para este caso el sistema permite crear un concepto para el
redondeo del pago en múltiplos de $5,$10, $20, $50,$100; el proceso de ajuste a
pesos genera automáticamente este redondeo por defecto o exceso, cuya diferencia se
lleva a un modo 51 denominado “Ajuste a pesos”.
Al escoger la opción 6 “ Saldo Rojo y Ajuste a Pesos” se debe informar en primer


Seguidamente se debe informar el código del concepto y si se aplica o no, para cada
uno de los casos de saldo en rojo y ajuste a pesos, teniendo para este último la
variable de valor que indica la forma como se hará el redondeo. Ejemplo: 0 indica
que el redondeo se hará sin centavos, 10 indica que el redondeo se hará sobre la cifra
más cercana que sea multiplos de 10.

 Transacciones Automáticas - Retroactividad.

El objetivo de este programa es la realización de los procesos que tienen incidencia
sobre liquidaciones de nómina ya realizadas. Típicamente esta situación se presenta al
inicio de año cuando el incremento de salarios tiene vigencia sobre lapsos anteriores.
Operativamente este proceso se puede realizar teniendo como directriz el sueldo
básico o una agrupación de conceptos.
Al escoger la opción 7 “ Retroactividad” se debe informar en primer lugar las

fin de identificar el documento donde quedará la liquidación realizada. Antes de
proceder a ejecutar el proceso el sistema presenta el estado actual del documento
Seguidamente se deben informar las siguientes variables:

Empresa:
Código de la empresa sobre la que se hará el proceso de liquidación de retroactividad.
C.U.:
Centro de utilidad sobre el que se hará el proceso. Con [ENTER] se indica al sistema
que el proceso se realizará sobre todos los centros de utilidad.
Destino:
Centro de costo sobre el que se hará el proceso. Con [ENTER] se indica al sistema
que el proceso se realizará sobre todos los centros de costo.
Tipo de Nómina:
Tipo de nómina sobre el que se hará el proceso. Con [ENTER] se indica al sistema
que el proceso se realizará sobre todos los tipos de nómina.
Grupo de beneficiarios:
Grupo de beneficiarios sobre los que se hará el proceso. Con [ENTER] se indica al
sistema que el proceso se realizará sobre todos los grupos de beneficiarios.
Liquida Retroactividad:
Directriz que se tomará para liquidar la retroactividad.
0 = Sobre el básico: Sólo liquida la retroactividad del sueldo básico considerando la

fecha del aumento.
1 = Sobre agrupación: Liquida retroactividad a los conceptos que se encuentren

dentro de una agrupación dada.
Si se selecciona la opción 0 sobre básico deberá registrar los siguientes datos:
Concepto de Retroactividad:
Código del concepto de retroactividad de básico creado en el catálogo de conceptos
para tal fin, donde quedará registrado el valor.
Fecha último aumento:

Fecha a partir de la cual se desea liquidar la retroactividad.
Horas Retroactividad:
Número de horas a liquidar en la retroactividad.
Si se selecciona la opción uno sobre agrupación se deberán registrar los siguientes

campos:

Conceptos de retroactividad básico:

Código del concepto de retroactividad de básico creado en el catálogo de conceptos
para tal fin, donde quedará registrado el valor.
Concepto de retroactividad extras:

Código del concepto de retroactividad de extras creado en el catálogo de conceptos
para tal fin.
Fecha de retroactividad:
Fecha a partir de la cual se desea liquidar la retroactividad. (Igual a la fecha del
aumento).
Lapso inicial retroactivo:

Lapso a partir del cual se desea calcular la retroactividad a los conceptos de la
agrupación.
Agrupación:
Código de la agrupación de conceptos sobre los cuales se liquidará retroactividad.

Transacciones automáticas- Retiro automático

El objetivo de este programa es reversar uno o todos los conceptos generados en los
procesos automáticos.
Al escoger la opción 9 “ Retiro automático” se debe informar en primer lugar las

fin de identificar el documento donde se realizará el retiro automático.

 Prestaciones Sociales – Prima Legal.

El objetivo de este programa es realizar el proceso de liquidación de la prima legal.
Como prerrequisitos para poder ejecutar este proceso se deben tener: concepto de
devengo por prima legal, agrupación de conceptos que contiene el criterio con el cual
se definen los conceptos cuyos cálculos se tendrán en cuenta para el cálculo, y
finalmente, el documento donde quedará el resultado una vez se tenga totalmente
depurado el proceso.
Se deben informar las siguientes variables para definir la forma como se realizará el
proceso.
Explicación de campos:
Empresa:
Código de identificación de la empresa donde se realizará el proceso de liquidación
de prima legal.

C.U.
Código del centro de utilidad o sucursal a la cual pertenecen los funcionarios a
quienes se les hará la liquidación.
Destino:
Campo relacionado con el centro de costo a liquidar. Este debe estar declarado en el
catálogo de destinos asociados. Ejemplo: CA = Administración, CP= Producción.
Con [ENTER] se indica que el análisis se hará para la totalidad de los centros de
costos declarados en el sistema.
Tipo de nómina:
Campo que identifica el tipo de nómina a tener en cuenta. Ejemplo: C= Catorcenal,
D= Decadal, M= Mensual, S= Semanal. Con [ENTER] se tiene la alternativa de
ejecutar el proceso para todos los tipos de nómina definidos.
Grupo Beneficiarios:
Campo que identifica los tipos y/o categorías de empleados a tener en cuenta.
Ejemplo: 10 = Empleados, 20 = Jubilados, etc. Con [ENTER] se indica que el
proceso se hará para todos los grupos definidos en el sistema.
Concepto:
Código de concepto asociado al modo de liquidar PRIMA LEGAL (10).
Fecha de liquidación:
Fecha de liquidación en la que de acuerdo a la reglamentación de ley se sugiere:
Estas fechas es Junio 30 primer semestre y Diciembre 31 segundo semestre.
Base:
seleccionar una. El sistema siempre sugiere una base que puede ser cambiada:



3 – Si sueldo tiene menos de 90 días: Es una combinación de las bases, 2 ó 3


Incluye el auxilio de transporte en la base:

Opción adicional que permite incluir o no el auxilio de transporte.
Si base menor que sueldo toma:

Parámetro que permite cambiar de base en caso de que esta sea menor que el sueldo.
0 = Liquida con la base calculada dependiendo de la agrupación.
1 = Toma el sueldo en el evento de que el valor calculado es inferior al sueldo
vigente.
Agrupación:
concepto, esta se puede cambiar de acuerdo a la liquidación.
Lapso Inicial:
cálculo de los promedios.
Lapso Final:
los promedios.

De acuerdo a las siguientes opciones: 1. Por código, 2. Alfabético, 3. Por Destino.

Opción de proceso:
Funcionalmente se tiene las opciones de generar solo listado ó generar listado y
actualizar transacciones. Se recomienda al Usuario ejecutar las veces que sea
necesario este proceso con la opción solo listado (sin actualización) con el fin de
obtener el listado para su respectiva revisión, las inconsistencias deberán ser
corregidas antes de volver a ejecutar nuevamente este proceso. Sólo hasta que se
tenga totalmente depurado el proceso se ejecutará con la opción de actualización, en
ese momento se preguntarán por los parámetros: lapso, empresa, tipo de documento y
número, necesarios para identificar el documento donde se incluirá el resultado del
cálculo de primas.

 Prestaciones Sociales – Extralegales.

El objetivo de este programa es realizar el proceso de liquidación de la prima
extralegal. Como prerrequisitos para poder ejecutar este proceso se deben tener:
concepto de devengo por prima extralegal, agrupación de conceptos que contiene el
criterio con el cual se definen los conceptos cuyos cálculos se tendrán en cuenta para
el cálculo, tabla para liquidar y finalmente, el documento donde quedará el resultado
del proceso una vez se tenga totalmente depurado el proceso.
Se deben informar las siguientes variables para definir la forma como se realizará el
proceso.

Empresa:
de prima extralegal.
C.U.
Destino:
Campo relacionado con el centro de costo a liquidar. Este debe estar creado en el
Tipo de nómina:
Concepto:
Código de concepto asociado al modo de liquidar PRIMA EXTRA LEGAL (12).
Fecha de liquidación de la prima extralegal.
Base:





1 = Toma el sueldo en el evento de que el valor calculado sea inferior al sueldo.
2 = Toma el sueldo más el auxilio de transporte, si el calculo es inferior a estos.
Agrupación:
promedios para la base.
Lapso Inicial:
Lapso Final:
los promedios.
Tabla para liquidación:

Código de la tabla de extralegales para la liquidación.
Fecha inicial para el calculo:

Fecha para verificar el inicio de la liquidación.


Opción de proceso:
obtener el listado para revisión, las inconsistencias deberán ser corregidas antes de
volver a ejecutar nuevamente este proceso. Sólo hasta que se tenga totalmente
depurado el proceso se ejecutará con la opción de actualización, en ese momento se
preguntarán por los parámetros: lapso, empresa, tipo de documento y número,
necesarios para identificar el documento donde se incluirá el resultado del cálculo de
primas extralegales.

 Prestaciones Sociales – Intereses de Cesantías.

El objetivo de este programa es realizar el proceso anual de liquidación de intereses
de cesantías. Como prerrequisitos para poder ejecutar este proceso se deben tener:
concepto de devengo por intereses de cesantías, agrupación de conceptos que
contiene el criterio con el cual se definen los conceptos cuyos cálculos se tendrán en
cuenta para el cálculo, y finalmente, el documento donde quedará el resultado del
proceso una vez se tenga totalmente depurado el proceso.
Se deben definir las siguientes variables para definir la forma como se realizará el
proceso.
Empresa:
de los intereses de cesantías.

C.U.
Destino:
Campo relacionado con el centro de costo a liquidar. Este debe estar declarado en el
Tipo de nómina:
Concepto:
Código de concepto asociado al modo de liquidar INTERESES SOBRE
CESANTÍAS (14).
Año a liquidar:
Año, mes y día de liquidación de los intereses. Ejemplo 991231.
Base:



dependiendo de la fecha del último aumento. Si el beneficiario tiene más de

90días desde su último aumento toma la opción 2. Si el beneficiario tiene menos

de 90 días desde su último aumento se toma la opción 3.


1 = Toma el sueldo en el evento de que el calculado sea inferior al sueldo.
2 = Toma el sueldo más el auxilio de transporte, si el calcula es inferior a estos.
Agrupación:
Lapso Inicial:
Lapso Final:
los promedios.

Opción de proceso:

obtener el listado para revisión, las inconsistencias deberán ser corregidas antes de
volver a ejecutar nuevamente este proceso. Sólo hasta que se tenga totalmente
depurado el proceso se ejecutará con la opción de actualización, en ese momento se
preguntarán por los parámetros: lapso, empresa, tipo de documento y número,
necesarios para identificar el documento donde se incluirá el resultado del cálculo de
los intereses de cesantías.

 Prestaciones Sociales – Consulta liquidación de

Contratos.
El objetivo de este programa es permitir simular la liquidación de contratos en forma
individual. Como resultado de este proceso se discrimina con base en una fecha de
corte, el valor de las prestaciones legales tales como prima, vacaciones, cesantía,
intereses sobre las cesantías e indemnización en el caso de que llegare a aplicar.
Debido a que este es un proceso que requiere de la totalidad de la información de

nómina, es de vital importancia que todos los documentos se hayan realizado
directamente en el sistema. Para ello se recomienda chequear el cumplimiento de los
siguientes pasos:
Paso 1:
Para el último período laborado y aún no liquidado, se debe haber capturado las
novedades de tiempo no laborado: incapacidades, suspensiones, permisos, etc.
Paso 2:
Para el último período laborado y aún no liquidado, se debe haber capturado las
novedades de tiempo laborado, no predecibles con anterioridad: horas extras,
recargos nocturnos, comisiones, etc.
Paso 3:
Aplicación de los procesos automáticos: Tiempo y auxilio de transporte, dominicales
y festivos, retroactividad, descuento de saldos de cuotas y préstamos, retefuente y
seguridad social.

Al escoger la opción 4 “ Consulta de liquidación de contratos” se deben informar las

siguientes variables:
Empresa:
Código de identificación de la empresa a la cual pertenece el trabajador.
Beneficiario:
Código de identificación del funcionario.
Fecha de Ingreso:
Campo numérico de 6 posiciones en formato AAMMDD que indica la fecha de
ingreso del funcionario a liquidar. El sistema la trae automáticamente del contrato.
liquidación.

Base:





Intereses:
Parámetro que determina la forma como se liquidarán los intereses de cesantías.
0 = Desde 1 de enero; 1 = Desde último pago por anticipos de cesantías.
Agrupación:
Lapso Inicial:
Lapso Final:
los promedios.

B.M.
Es la base mínima. 0= Liquida con la base calculada dependiendo de la agrupación y
el rango de tiempo seleccionado. 1 = Toma el sueldo en el evento de que el valor
liquidado en la base sea inferior al sueldo vigente.
S.T.
Parámetro que determina si se incluye el auxilio de transporte como base de
Finalmente, cuando se han informado todas las variables que regulan la forma como
se hará el cálculo de liquidación de contratos, es mostrada por cada funcionario la
siguiente pantalla.

 Prestaciones Sociales Actualiza liquidación

Contratos.
El objetivo de este programa es actualizar definitivamente la liquidación del contrato
de trabajo en el sistema. Se parte del hecho de que ya se han realizado las
correcciones del caso y se ha aprobado plenamente la preliquidación del contrato de
trabajo mediante la opción anterior.
Como prerrequisito para poder aplicar este proceso se debe hacer previamente la
apertura del documento de nómina en el que quedará registrada la liquidación
definitiva. Se debe tener especial atención con los campos de tipo de documento y
tipo de nómina, que obligatoriamente deben estar asociadas a liquidación de contrato
de trabajo.
Seleccione con fecha contrato hasta:
0 = No aplica. Al seleccionar este parámetro el usuario discrimina los trabajadores a

liquidar informando la fecha de la liquidación y el motivo de la liquidación. También
tiene la opción de realizar liquidaciones por destino y centro de utilidad en forma

global o masiva seleccionando un grupo de trabajadores con fecha de liquidación

igual.
1 = Entre las fechas de liquidación. Este parámetro efectúa las liquidaciones de

contratos a termino fijo de acuerdo a las fechas de su vencimiento y que se
encuentren en los rangos de fechas definidos en el documento.
Nota:
Con el solo hecho de que un beneficiario esté asociado a un documento de
liquidación de contrato, lo inhabilita automáticamente para posteriores proceso de
liquidación de nómina, pues queda en el catálogo de beneficiarios con el indicador
“R” de retirado.
Al escoger la opción 5 “ Actualización de liquidación de Contratos” se deben

informar en primer lugar las siguientes variables: Lapso, empresa, centro de utilidad y
número de documento con el fin de identificar el documento donde quedará la
liquidación realizada. Antes de proceder a ejecutar el proceso el sistema presenta el
estado actual del documento sobre el cual se generarán las transacciones.
Seguidamente se deben informar las variables que regulan la forma como se realizará
el proceso de liquidación.

Empresa:
Código de identificación de la empresa a la cual pertenecen los funcionarios a
liquidar.
Beneficiario:
Código de identificación del funcionario a liquidar.
Fecha de Ingreso:
ingreso del funcionario a liquidar.
liquidación.
Base:

4. 2 – Si sueldo tiene más de 90 días



Intereses:
Parámetro que determina la forma como se liquidarán los intereses de cesantías. 0=
Desde 1 de enero; 1 = Desde último pago el ultimo pago de cesantías.
Agrupación:
Lapso Inicial:
Lapso Final:
los promedios.

Parámetro que permite cambiar de base en caso de que este sea menor que el sueldo.
1 = Toma el sueldo en el evento de que el valor calculado sea inferior al sueldo.
2 = Toma el sueldo más el auxilio de transporte, si el calculo es inferior a estos.
S.T.

 Prestaciones Sociales – Consignación de

Cesantías Ley 50.
Después de realizar a final de año el proceso de CONSOLIDACION DE
PRESTACIONES, el objetivo de este programa es realizar la primera fase del
proceso que finalmente obtiene el listado de cesantías causadas, cuya consignación
debe hacerse antes del 15 de febrero de cada año a los diferentes fondos de Cesantías.
Funcionalmente este proceso se debe ejecutar con la opción, de solo listado, las veces
que sea necesario para depurarlo y corregirlo totalmente. En este momento se
ejecutará el proceso con la opción de actualización, labor que implica tener
predefinido un documento de nómina para almacenar la información generada.
Posteriormente, mediante el programa “ Proceso de consignación de fondos” el
contenido de este documento se tomará como base para emitir el listado que se
enviará a los diferentes fondos de Cesantías.
La ruta de acceso a este programa que permite hacer la primera fase de este proceso
se puede visualizar en el siguiente menú:
Al escoger la opción 6 “ Consignación de cesantías ley 50” se deben informar los

siguientes parámetros.

Inicialmente, mediante las variables de empresa, centro de utilidad, destino y tipo de

nómina se determinan los empleados que se tendrán en cuenta debido a que por cada
uno de esos campos se puede enfocar el proceso a un grupo determinado.
Específicamente la forma en que se hará la fase de cálculo se indica mediante los

siguientes parámetros.

Base:


Intereses:
Parámetro que determina la forma como se liquidarán los intereses de cesantías. 0=
Desde 1 de enero; 1 = Desde último pago.
Agrupación:
Lapso Inicial:

Lapso Final:
los promedios.
B.M.
Es la base mínima. 0 = Liquida con la base calculada dependiendo de la agrupación y
el rango de tiempo seleccionado. 1 = toma salario en el evento de que el valor
liquidado en la base sea inferior al sueldo vigente.
S.T.

 Prestaciones Sociales- Reliquidación Prima

Legal.
El objetivo de este programa es calcular la variación que tiene una liquidación de
prima en un período determinado, depositando el resultado en un documento de
nómina. La razón de esta fluctuación radica en la incidencia que tienen los promedios
utilizados en la agrupación de conceptos.
Para ejecutar este proceso se deben informar las siguientes variables.
En este proceso se utilizan los mismos parámetros que se generaron en la liquidación

de prima por el programa “Prima Legal” y se le adiciona la liquidación anterior para
establecer las diferencias entre la primera liquidación y la reliquidación de la prima.

En el proceso de reliquidacion de la prima legal conserva los parámetros de

liquidación de la prima legal explicados en el capitulo “Prestaciones sociales – prima
legal”.
Las siguientes pantallas presentan los parámetros:

 Prestaciones Sociales – Reliquidación de

Contratos.
La razón de ser de este programa es brindar mayor versatilidad a los usuarios
encargados de liquidar contratos en el sentido de poder involucrar novedades no
tenidas en cuenta en una liquidación ya realizada. Específicamente el objetivo es
lograr para uno o todas las personas incluidas en una planilla de este tipo, reliquidar
teniendo en cuenta las nuevas novedades, actualizar los acumulados y pagar la
diferencia generada como consecuencia del proceso de reliquidación.
Para poder aplicar este proceso se debe hacer previamente la apertura del documento
de nomina en el quedara registrada la liquidación definitiva. Debe tener especial
atención con los campos de tipo de documento y tipo de nomina, que
obligatoriamente deben estar asociadas a la liquidación de contrato de trabajo. Al
marcar el tipo de liquidación debe hacerlo definiendo que es una reliquidación y citar
el código del trabajador.

 Consulta por Beneficiario documento.

El objetivo de este programa es consultar los totales de devengos y descuentos que
por cada concepto tiene un beneficiario en un determinado documento de liquidación
de nómina. Para efectos prácticos esta opción tiene gran aplicación como forma de
seguimiento de las novedades que se van cargando a un documento a medida que se
aplican cada uno de los pasos de liquidación de nómina.
Al escoger la opción 1 “ Consulta por beneficiario” se deben informar los parámetros

que identifican el documento a consultar, estas son: Lapso, empresa, tipo de
documento y número. Una vez informados se traen los acumulados que tiene hasta el
momento.

El resultado de salida de la consulta por beneficiario es el siguiente.
En esta consulta se observa el código del trabajador, el contrato de trabajo actual y el

destino del contrato, el numero de registro, el concepto, la cantidad de tiempo
liquidado, el valor del devengo, el valor de la deducción y el destino de la
transacción.

 Consulta por Conceptos por documento.

El objetivo de este programa es consultar los valores liquidados por un concepto
mostrando todos los empleados en un determinado documento de liquidación de
nómina. Para efectos prácticos esta opción tiene gran aplicación como forma de
seguimiento de las novedades que se van cargando a un documento a medida que se
aplican cada una de los pasos de liquidación de nómina.
Al escoger la opción 2 “ Consulta por Concepto” se deben informar los parámetros

que identifican el documento a consultar, estas son: Lapso, empresa, tipo de
documento y número. Una vez informados se traen los acumulados que tiene hasta el
momento.
El resultado de la salida de la consulta por concepto es el siguiente:

En esta consulta se presenta el código del concepto, el numero del registro, el código
del empleado y sus apellidos y nombres, la cantidad de tiempo laborado y el valor del
devengo o la deducción.

 Consulta Tiempo a Distribuir.

El objetivo de este programa es consultar el documento de liquidación donde quedó la
distribución realizada por la alternativa basada en porcentajes de referencia definidos
por cada destino, mediante los programas: “ De tiempos a distribuir” y “ Proceso de
distribución de tiempos”.
Nota:
Este proceso no tiene ninguna relación con el método de distribución basado en
porcentajes fijos definidos por cada beneficiario/centro de costo.
Al escoger la opción 3 “Consulta de tiempos a distribuir” se deben informar los

parámetros que identifican el documento a consultar, estos son: Lapso, empresa, tipo
de documento número. Una vez informados se traen los acumulados que tiene el
documento hasta el momento. La consulta puede restringirse a un beneficiario
específico o a todos los que están incluidos en el documento.

El resultado de la salida de la consulta de transacciones de tiempo a distribuir es el

siguiente:

 Listado Beneficiario documento.

El objetivo de este programa es listar los totales de devengos y deducciones por cada
documento determinado por beneficiario/concepto.
Al escoger la opción 4 “Listado Beneficiario documento” se deben informar los

parámetros que identifican el documento a consultar, estas son: Lapso, empresa, tipo
de documento y numero. Una vez informado se traen los acumulados que tiene hasta
el momento.

El resultado de salida de este listado por beneficiario concepto es el siguiente:
En este listado se puede seleccionar un beneficiario, un centro de utilidad, un destino

o con la tecla ENTER todos. El ordenamiento del listado por código de beneficiario,
en orden alfabético o por destino.
El usuario tiene la opción de seleccionar la información del reporte:

0 = Todos los conceptos Devengos y deducciones del documento seleccionado.
1 = Deducciones mayor que devengos: solo imprima los beneficiarios que sus
deducciones son mayores a sus devengos.
Con este listado utilizando la opción 1 = Deducciones mayores que devengos, el

usuario realiza su primera revisión para obtener aquellos empleados que sus
liquidaciones tienen saldo en rojo.

 Listado Concepto documento.

El objetivo de este programa es listar los valores liquidados por concepto mostrando
todos los beneficiarios de los pagos efectuados en un determinado documento de
liquidación de nomina.
Al escoger la opción 5 “Listado Concepto documento” se deben informar los

parámetros que identifican el documento a imprimir, estos son: Lapso, empresa y
centro de utilidad, tipo de documento y numero. Una vez informados se traen los
acumulados que tiene hasta el momento.
El resultado de la salida del listado de transacciones por concepto es el siguiente:

En este listado se puede seleccionar un concepto en especial o presionando ENTER

imprime todos los conceptos, en igual forma ocurre con el centro de utilidad y dos
destinos. El ordenamiento del listado es código de beneficiario o en orden alfabético.

 Listado de tiempos a Distribuir.

El objetivo de este programa es imprimir las transacciones de un documento donde
quedo la distribución realizada por la alternativa basada en porcentajes definidos en
los Destinos.
Al escoger la opción 6 “Listado tiempos a Distribuir” se deben informar los

siguientes parámetros que identifican el documento a imprimir: Lapso, Empresa y
centro de utilidad, Tipo de documento y numero. Una vez informado se traen los
acumulados que tiene el documento hasta el momento.
El resultado de la salida del listado de transacciones de Tiempos a Distribuir es el

siguiente:

El listado se puede generar por un beneficiario o por todos los beneficiarios. El

ordenamiento del listado es por código de beneficiario, orden alfabético o por destino.

 Consulta por beneficiario concepto

El objetivo de este programa es consultar por beneficiario los acumulados entre un
rango de fechas el concepto que se seleccione.
Al escoger la opción 7 “consulta por beneficiario concepto se debe informar el código

de la empresa, el código del beneficiario o trabajador, el número del contrato,
seleccionar el concepto a consultar y los lapsos de la consulta.
A continuación se presenta la pantalla de la consulta con los lapsos seleccionados, los

documentos de las liquidaciones, el tiempo laborado en cada concepto, el valor
liquidado, el centro de utilidad de la liquidación y del destino.


 Listado auxiliar Beneficiario.

El objetivo de este programa es listar los registros por Beneficiario y documento entre
un rango de fechas.
Al escoger la opción 8 “Listado auxiliar Beneficiario” presenta la siguiente pantalla:
Empresa:
Código de la empresa de la cual se hará el listado.
Beneficiario:
Código del beneficiario. Presionado la tecla Enter toma todos los beneficiarios.
Contrato:
Si selecciono un beneficiario, seleccione el numero de contrato, Enter igual todos.

Centro de Utilidad
Centro de utilidad por el cual desea el listado.
Destino
Centro de costo sobre el cual quiere el listado, Enter igual a todos los destinos.
Tipo de Nomina
Tipo de nomina del listado, Enter igual a todos.
Estado
Estado de los contratos a listar: los Activos, los retirados, los pendientes, Enter todos.
Concepto
Seleccione el concepto a listar, Enter igual todos los conceptos.
Lapso Inicial
Fecha a partir de la cual se desea el informe a listar.
Lapso Final
Fecha hasta la cual se desea el informe a listar.
Ordenamiento del listado

Por código de beneficiario, por orden alfabético, por Destino.

 Listado auxiliar concepto.

El objetivo de este programa es listar las transacciones de las diferentes liquidaciones
por concepto entre un rango de fechas.
Al escoger la opción 9 “Listado por Concepto” presenta la siguiente pantalla:
Empresa:
Código de la empresa que va a listar.
Concepto:
Seleccione el concepto a listar, presione Enter igual todos los conceptos.
Centro de Utilidad:
Seleccione el código del centro de utilidad, presione Enter igual a todos.

Destino:
Centro de costos sobre el cual quiere el listado, presione Enter igual a todos.
Tipo de nomina:
Código del tipo de nomina a seleccionar, presione Enter igual a todos.
Estado:
Estado de los contratos a listar: Los Activos, los retirados, Enter todos los contratos.
Lapso Inicial:
Fecha a partir de la cual se desea el informe a listar.
Lapso Final:
Fecha a hasta la cual se desea el informe a listar.

Por código de empleados, por orden alfabético.

 Proceso de consignación en fondos

El objetivo de este programa es generar los listados para los diferentes fondos de
Cesantías especificando los beneficiarios por fondo.
Al escoger la opción A “Proceso de consignación Fondos” se debe informar el lapso,

el código de la empresa y el centro de utilidad, el tipo de documento donde se genero
el proceso de liquidación y el numero del documento.
En la siguiente pantalla se presenta la fecha del documento, el periodo liquidado, el

tipo de nomina, el centro de utilidad y el destino. Se solicita el ordenamiento del
listado: por código de beneficiario, en orden alfabético o por destino.


 Comprobante de pago – Volante Alfabético.

El objetivo de este programa es generar los volantes de pago por beneficiario según la
forma de pago catalogada en el contrato de trabajo de cada empleado. Esa forma
puede ser en efectivo, con cheque o por consignación en un banco o corporación.
Al escoger la opción 1 “Relación /volante Alfabético” se debe informar el lapso, el

código de la empresa y el centro de utilidad, el tipo de documento de la liquidación y
el numero del documento:

En la siguiente pantalla se debe seleccionar los parámetros de beneficiario, forma de

pago, opción del informe:
Beneficiario:
Código del beneficiario, presionando Enter los selecciona a todos.
Forma de pago:
Seleccione los beneficiarios por forma de pago: 0 = Pago en efectivo, 1 = Pago en
cheque elaborado por el sistema de nomina, 2 = Pago por consignación en banco o
corporación. Con Enter igual a todos.
Opción:
El sistema presenta tres alternativas: 1 = Relación, listar una relación con el valor
neto a pagar, 2 = Volantes listar solamente los volantes de pago y 3 = Listar la
relación con el valor neto a pagar y los volantes discriminando los devengos y
deducciones de pago.
Numero de volantes por hoja:

Al imprimir el listado este puede generar de dos (2) a cuatro (4) volantes de pago por
hoja de papel, también hay un espacio para detallar mensajes en los volantes.

 Comprobantes de Pago – Volantes por destino.

El objetivo de este programa es generar los volantes de pago por destino según la
forma de pago catalogada en el contrato de trabajo de cada empleado. Esa forma
puede ser en efectivo, con cheque o por consignación en un banco o corporación.
Al escoger la opción 2 “Relación volantes Por Destino” se debe informar el lapso, el

código de la empresa y el centro de utilidad, el tipo documento de la liquidación y el
numero del documento:
En la siguiente pantalla se debe seleccionar los parámetros de beneficiario, centro de

utilidad, destino, forma de pago y opciones adicionales:

Beneficiario:
Código del beneficiario a seleccionar, Enter todos los beneficiarios.
Centro de utilidad:
Código del centro de utilidad a listar, Enter igual a todos.
Destino:
Código del centro de costos a listar, Enter igual a todos.
Forma de pago:
Seleccione los beneficiarios por forma de pago: 0 = Pago en efectivo, 1 = pago en
cheque elaborado por el sistema de nomina, 2 = Pago por consignación en banco o
corporación. Enter todas las formas de pago.
Opción:
El sistema presenta tres alternativas: 1 = Relación, listar una relación con el valor
neto a pagar, 2 = Volante, listar solamente los volantes de pago y 3 = Listar la
relación con el valor neto a pagar y los volantes discriminando los devengos y las
deducciones.
Numero de volantes por hoja:

Al imprimir el listado este puede generar de dos (2) a cuatro (4) volantes de pago por
hoja de papel, también hay un espacio para detallar mensajes en los volantes.
Salta pagina por destino al relacionar:

Al imprimir el listado utilizar una hoja por cada destino.

Resumen por destino:

Al final de cada listado por destino presenta un resumen de los conceptos por cada
destino.

 Comprobantes de Pago – Columnario Alfabético.

El objetivo de este programa es generar un listado por columnas seleccionadas por
conceptos de devengos y deducciones, presentando el centro de utilidad, los destinos
y el cargo desempeñado por el beneficiario. El listado discrimina los conceptos
seleccionados y los totaliza por devengos y deducciones y el neto a pagar.
Al escoger la opción 3 “Columnario Alfabético” se debe informar el lapso, el código

de la empresa y el centro de utilidad, el tipo de documento de la liquidación y el
numero del documento:
En la siguiente pantalla se debe seleccionar los parámetros de centro de utilidad,

Destino y si presenta el cargo desempeñado, los conceptos de devengos y
deducciones que se discriminan:

Centro de utilidad:
Seleccione el código del centro de utilidad a listar, Enter igual a todos.
Destino:
Presenta cargo desempeñado:

0 = No presente el cargo desempeñado por el beneficiario.
1 = Si presente el cargo desempeñado por el beneficiario.
Conceptos a generar:
Seleccione los diez (10) conceptos más representativos entre devengos y deducciones
que desea discriminados. Los demás conceptos los totaliza en una sola columna de
devengos y en una columna de deducciones.

 Comprobantes de pago – Columnario Destino.

El objetivo de este programa es generar un listado por columnas seleccionadas por
destinos, presentando los devengos y las deducciones, el centro de utilidad, el cargo
desempeñado por beneficiario. El listado discrimina los conceptos seleccionados y los
totaliza por devengos y deducciones y el neto a pagar.
Al escoger la opción 4 “Columnario Por Destino” se debe informar el lapso, el código

de la empresa y centro de utilidad, el tipo de documento de la liquidación y el número
del documento:

En la siguiente pantalla se debe seleccionar los parámetros de centro de utilidad,

Destino y si presenta el cargo desempeñado, los conceptos de devengos y
deducciones que se discriminan:
Centro de Utilidad:
Seleccione el código del centro de utilidad a listar, Enter igual a todos.
Destino:
Presenta cargo desempeñado:

0 = No presenta el cargo desempeñado por el beneficiario.
1 = Si presenta el cargo desempeñado por el beneficiario.
Salta pagina por destino:

Al imprimir el listado desea una pagina por destino.
Conceptos a generar:
Seleccione los diez (10) conceptos más representativos entre devengos y deducciones
que desea discriminados. Los demás conceptos los totaliza en una sola columna de
devengos y en una columna de deducciones.

 Comprobantes de pago – Columnario todos los

conceptos.
El objetivo de este programa es generar un listado por columnas por todos los
conceptos, tanto devengos como deducciones, presentando los beneficiarios, el
destino, el cargo desempeñado según el contrato de trabajo y el neto a pagar.
Al escoger la opción 5 “Columnario Todos los Conceptos” se debe informar el lapso,

el código de la empresa y el centro de utilidad, el tipo de documento de la liquidación
y el número del documento:

En la siguiente pantalla se debe seleccionar los parámetros de conceptos, cargo

desempeñado, destino y ordenamiento del listado:
Conceptos a Seleccionar:
Seleccione la naturaleza de los conceptos: 1 = Devengos, 2 = Deducciones, 0 = todos
los conceptos.
Presenta Cargo desempeñado:

0 = No presente el cargo desempeñado por el beneficiario.
1 = Si presente el cargo desempeñado por el beneficiario.
Beneficiario:
Código del beneficiario a seleccionar, Enter igual a todos.
Destino:
Código del centro de costo a listar, Enter igual a todos.
Orden del listado:

1 = Por código
2 = Por orden alfabético.
3 = Por destino o centro de costos.
Forma requerida:
Este campo se refiere al tamaño del papel a utilizar, para este listado se requiere papel
14 7/8 x 11.

 Comprobantes de pago – Prestaciones Sociales.

El objetivo de este programa es generar un listado por las liquidaciones de
prestaciones sociales realizadas por el sistema como Liquidaciones de contratos de
trabajo, Anticipos de cesantías, Vacaciones disfrutadas y compensadas, primas
legales.
Al escoger la opción 6 “Prestaciones sociales” se debe informar el lapso, el código de

la empresa y el centro de utilidad, el tipo de documento de la liquidación y el número
del documento:

En la siguiente pantalla se debe seleccionar los parámetros de beneficiario, si en el

listado se genera el volante de pago y un archivo texto.
Beneficiario:
Código del beneficiario a seleccionar, Enter es igual a todos los beneficiarios.
Genera comprobante de pago:

Al generar el listado que contiene la información de la liquidación, que imprima el
volante de pago con los conceptos que componen la liquidación.
Archivo texto pie de comprobante:

Cambio del texto original por el texto que desea el usuario. El archivo plano de tipo
ASCII que contiene el texto a cambiar, debe ubicarse en el directorio donde se
encuentran los de extensión *.CNF.

 Comprobantes de pago – formas preimpresas.

El objetivo de este programa es generar los volantes de pago por beneficiario en
formas continuas especiales. Para este proceso el usuario debe seleccionar el formato
que le corresponda.
Al escoger la opción 7 “Formas Preimpresas” se debe informar el lapso, el código de

del documento:

En la siguiente pantalla se debe seleccionar los parámetros del formato que le

corresponda:
Formato número:
Seleccione el código del formato que le corresponde. Presione la tecla F2 y consulta
los formatos existentes. Con las teclas de movimiento del cursor selecciona el
formato.

 Comprobantes de pago – Relación de Billetes.

El objetivo de este programa es generar un listado con la distribución de billetes y
monedas por beneficiario para facilitar el pago en dinero en efectivo. Esta relación
reporta la cantidad de billetes por cada denominación para solicitar el envío o el
cambio a la entidad respectiva.
Al escoger la opción 8 “Relación de Billetes” se debe informar el lapso, el código de

del documento:

En la siguiente pantalla se debe seleccionar el parámetro de beneficiario:
Este listado presenta los beneficiarios que su forma de pago son en efectivo y una
discriminación por billetes y monedas de acuerdo al valor neto a pagar.

 Comprobantes de pago – Relación de pagos

efectivo.
El objetivo de este programa es generar un listado con los beneficiarios que en su
contrato de trabajo el parámetro de forma de pago es en efectivo. Este listado presenta
el beneficiario con el valor neto a pagar, el número de su documento de identificación
y un espacio para la firma del beneficiario.
Al escoger la opción 9 “Relación de pagos en efectivo” se debe informar el lapso, el
lapso, el código de la empresa y en el centro de utilidad, el tipo de documento de la
liquidación y el número del documento:

En la siguiente pantalla se debe seleccionar el ordenamiento del listado:
Este listado presenta el código del beneficiario, Apellidos y nombres, el numero de la

identificación, el valor neto a pagar a cada beneficiario y un espacio para la firma. Al
final del listado el total de pago en efectivo.

 Relación de cheques – Impresión de cheques.

El objetivo de este programa es generar el listado para la impresión de los cheques
para aquellos beneficiarios que en el contrato de trabajo el parámetro de forma de
pago se selecciono como cheque. Se debe seleccionar el código del banco y la
agencia y el formato correspondiente.
Al escoger la opción 1 “Impresión de cheques” se debe informar el lapso, el código

de la empresa y el centro de utilidad, el tipo de documento de la liquidación y el
número del documento:
En la siguiente pantalla se debe seleccionar el código del banco y la agencia por

donde se giran los cheques y capturar el formato de cheque correspondiente:

Banco/ Agencia:
Seleccione el código del banco y la agencia.
Formato No.:
Seleccione el formato correspondiente. Presione la tecla F2 y consulta los formatos
existentes. Con las teclas de movimiento del cursor selecciona el formato.

 Relación de cheques – Actualiza relación de

cheques.
El objetivo de este programa es actualizar en forma manual la relación de los cheques
asignando a cada beneficiario el código del banco y la agencia correspondiente, el
numero del cheque y el valor del cheque. Este proceso manual es utilizado cuando se
anula un cheque y es reemplazado por otro.
Al escoger la opción 2 “Actualiza Relación de Cheques” se debe informar el lapso, el

el número del documento:

En la siguiente pantalla se debe seleccionar la opción a tomar: Ingreso, modificación

o retiro, el código del banco y la agencia, el código del beneficiario, el numero del
cheque y el valor:
Código del banco:

Seleccione el código del banco del cheque a registrar.
Código de Agencia:
Seleccione el código de la agencia del banco del cheque a registrar.
Número del cheque:

Digite el número del cheque que le corresponda.
Código del beneficiario:

Seleccione el código del beneficiario del cheque.
Valor:
Digite el valor del cheque.

 Relación de cheques – Consulta.

El objetivo de este programa es consultar la relación de cheques por banco y agencia,
numero de cheque, código de beneficiario y valor.
Al escoger la opción 3 “Consulta” se debe informar el lapso, el código de la empresa

y en el centro de utilidad, el tipo de documento de la liquidación y el numero del
documento:

En la siguiente pantalla se presenta el código del banco y la agencia, el numero del

cheque, el código del beneficiario, apellidos y nombres y el valor del cheque:
Al final del listado presenta el número total de cheques y la suma de estos.

 Relación de cheques – Listado de cheques.

El objetivo de este programa es generar un listado de cheques presentando el código
del banco y su agencia, el número del cheque, código del beneficiario y el valor del
cheque. La selección del listado se puede hacer por un solo documento o por todos.
También se realiza por rangos de número de tipo de documentos.
Al escoger la opción 4 “Listado” se debe informar el lapso, el código de la empresa y

el centro de utilidad, el tipo de documento y el rango de número de los documentos a
incluir en el listado:

En la siguiente pantalla muestra el lapso, el código de la empresa, el documento y el

valor de los devengos y deducciones:

 Relación de cheques – Generación automática.

El objetivo de este programa es generar automáticamente la numeración de los
cheques impresos en el sistema por el programa “Impresión de cheques”. Para este
proceso se requiere seleccionar el documento, el banco, la agencia y el número inicial
del cheque.
Al escoger la opción 5 “Generación/Retiro Automático” se debe informar el lapso, el

el número del documento:

En la siguiente pantalla se debe seleccionar la opción a utilizar: Ingreso ó Retiro,

definir el rango de beneficiarios: desde el inicio – hasta el final, el código del banco,
el código de la agencia del banco y el numero inicial del cheque:
Explicación de l os campos:
Beneficiario inicial:
Seleccione el código del beneficiario inicial, Enter desde el inicio.
Beneficiario final:
Seleccione el código del beneficiario final, Enter hasta el final.
Código del banco:

Código del banco por donde se giran los cheques. Presione F2 y consulta.
Código de la agencia:
Código de la agencia del banco por donde se giran los cheques.
Número cheque inicial:

Digitar el número del cheque inicial para que el sistema inicie la aplicación.
Ordenamiento del Listado:

1 = Por código de beneficiario

 Consignación en bancos – Formatos.

El objetivo de este programa es generar el archivo plano para las diferentes entidades
financieras donde se paga la nomina. En este proceso el sistema tiene en cuenta la
forma de pago de cada beneficiario, o sea, que el parámetro de forma de pago debe
estar como consignación y registrada la cuenta donde se le consigna.
Al escoger la opción 1 “Consignación en Bancos – Formatos” se debe informar el

lapso, el código de la empresa y el centro de utilidad, el tipo de documento de la
liquidación y el número del documento:

En la siguiente pantalla se debe seleccionar el formato de la entidad a reportar:
Para consultar los formatos presione la tecla F2 y con las teclas de movimiento del
cursor seleccione el formato:

 Consignación en bancos – Listados.

El objetivo de este programa es generar listados con toda la información por banco y
agencia, relacionando beneficiario, numero de cuenta para consignar y valor neto a
consignar.
Al escoger la opción 2 “Listado” se debe informar el lapso, el código de la empresa y

el centro de utilidad, el tipo de documento de la liquidación y el número del
documento. Si puede imprimir todos los documentos entre un rango de fechas
definido y también se puede seleccionar según el tipo de nomina.

En la siguiente pantalla se debe seleccionar el código del banco y la agencia, la forma

del listado por tipo cuenta o orden alfabético:
Banco / Agencia:
Seleccione el código del banco y la agencia, Enter igual todos.

0 = Por banco / agencia: genera el listado por cada banco y agencia totalizando por
cada uno. Presenta la información por código del beneficiario, apellidos y nombres,
número de cuenta para consignar, valor neto y número de identificación.
1 = En orden alfabético: Genera el listado en orden alfabético presentando el código

del beneficiario, apellidos y nombres, numero de cuenta para consignar, valor neto,
banco y agencia. El valor total es por documento.

1 = Por cuenta

 Interfases contables – Plan de cuentas.

El objetivo de este programa garantizar la obtención de los comprobantes contables
con base a los documentos generados en un mes determinado. Para este proceso es
necesario disponer del plan contable. Si el usuario maneja su contabilidad en el
Sistema CGUNO debe verificar la existencia de este plan de cuentas. En el caso de
utilizar un programa diferente se da la opción de poder diseñar el plan contable.
Al escoger la opción 1 “Actualización de cuentas” el sistema permite ingresar,

modificar o retirar cuentas. Si hace uso de la opción Ingreso presenta la siguiente
pantalla que permite crear una cuenta:

 Interfases contables – chequeo de estructura.

Debido a las repercusiones que sobre la estructura del plan contable, tiene el usuario
del sistema, cuando crea, modifica o retira una cuenta, sobre en los campos de cuenta
anterior y cuenta padre, sea creada la opción de chequeo de estructura, que se debe
ejecutar cada que se haga una operación de esta naturaleza, con el fin de chequear la
consistencia de la estructura del plan contable. Las opciones 4 a 6, mostrado a
continuación permite hacer esta operación.
El procedimiento a seguir consiste en los siguientes pasos:
Paso 1:
Ejecutar la opción 4 “chequeo de estructura de cuentas”, que simplemente lo que hace
es dar un número consecutivo a todos los códigos de las cuentas de acuerdo a la
información declarada. La siguiente es pantalla que se muestra al usuario cuando
invoca este proceso:

Paso 2:
Ejecutar la opción 5 “Consulta” que muestra al usuario el contenido del archivo de
cuentas, tal como se presenta a continuación:
El usuario debe analizar él diagnostico, que el programa hace de la estructura actual

mediante los llamados de atención que hace en la columna OBS (observaciones), en
esta columna se utilizan las siguientes convenciones:
(*) Cuenta Padre incorrecta.

(**) Secuencia incorrecta.
Nota: Se debe recorrer toda la estructura del archivo, por pantallazo pulsando la tecla
Enter, Para no dejar pasar por alto ninguna observación, que potencialmente se
puedan generar como efectos secundarios de los cambios hechos en el plan contable.

 Interfases contables – Actualización Destinos.

El objetivo de este programa es poder establecer unas equivalencias cuando los
centros de costos del sistema de nomina no concuerdan con la estructura de centros
de costos del sistema contable.
La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en siguiente menú:
Al escoger la opción 7 “Actualiza Destinos” sistema permite Ingresar, Modificar o

Retirar las equivalencias cuando las estructuras de los centros de costos no son
iguales. Ejemplo:
El centro de costos GERENCIA en la nomina se codifico CA-1001 y el mismo centro

de costo en contabilidad se creo como CC-8010. En la siguiente pantalla se muestra la
forma de elaborar esta equivalencia:

Reporte primero los destinos de la nomina:
Destinos:
Código del destino asociado y destino que utiliza la nomina en sus liquidaciones.
Centro de utilidad:
Código del centro de utilidad de las liquidaciones, presione la tecla Enter = Todos
Equivalencia contable:
A continuación reporte el destino asociado y el destino o centro de costos de la
contabilidad a la cual desea que el sistema de nomina le traslade las liquidaciones.

 Distribución de salarios – Equivalencias.

El objetivo de este programa es poder definir las estructuras contables asignando a
cada concepto de la nomina una cuenta contable de acuerdo a sus necesidades. Las
equivalencias contables pueden tener varias formas para elaborar los registros según
los parámetros que se manejen. Para esto el concepto de la nómina tiene la facilidad
de direccionar las transacciones por medio de sus catálogos de grupo de beneficiarios,
destinos asociados, destinos y centro de utilidad.
Al escoger la opción 1 “Actualización de equivalencias de conceptos” se debe

seleccionar la forma de Ingresar, Modificar o retirar el concepto, el grupo de
beneficiarios, el destino asociado y el destino, el centro de utilidad al cual se le va
elaborar la equivalencia. Un concepto puede tener varias equivalencias,
direccionando su información con otros catálogos del sistema de nomina. Ejemplo:
El concepto de nomina 001 sueldos sirve para cancelar los sueldos de varios centros
de costos y estos se registran en varias cuentas contables, como establecer las
equivalencias:
Concepto Grupo Beneficiarios Destino Cuenta contable

001 10 Administración CA 1001 510506 Sueldos
001 20 Ventas CV 2001 520506 Sueldos
001 30 Producción CP 3001 720506 Sueldos

En la siguiente pantalla presentamos los diferentes campos de la captura para las

equivalencias de conceptos:
Concepto:
Seleccione el concepto para elaborar la equivalencia. Presione F2 y consulta.
Grupo de Beneficiarios:
Seleccione el grupo de beneficiarios. Cada concepto, especialmente los de devengo,
debe de ir con un grupo especifico de beneficiarios con el cual direccionamos a la
cuenta contable. Presionando la tecla Enter se indica al sistema que el proceso se
realizara sobre todos los grupos de beneficiarios.
Cuando los conceptos están asociados al modo de liquidación 6 empresa promotora

de salud, 16 pensiones y al modo 0 tiempo no laborado liquidación de incapacidades,
el sistema cambia el grupo de beneficiarios por código de las EPS, Fondos de
Pensiones. El mismo caso se presenta con el modo de liquidación 15 consignación de
Cesantías, el sistema pregunta el código del Fondo de Cesantías.
Destino:
Seleccione el código del destino asociado y el destino por cada concepto. Presionando
la tecla Enter se indica al sistema que el proceso se realizara sobre todos los Destinos
asociados y destinos.
El usuario puede seleccionar únicamente el destino asociado y el campo del destino

presionar la tecla Enter, con esto el sistema registra todos los destinos agrupados bajo
el mismo del destino asociado seleccionado.

Centro de utilidad:
Seleccione el código del centro de utilidad. Presione la tecla Enter y el sistema
realizara el proceso por todos los centros de utilidad.
Cuenta:
Seleccione el código de la cuenta contable. La cuenta debe estar creada y debe ser de
detalle.
Tipo de movimiento de la cuenta:

El sistema trae del plan contable la naturaleza de la cuenta: su naturaleza es Débito o
su naturaleza es Crédito. Si la equivalencia es contraria a la naturaleza cambiarla, o
sea, los registros no son débitos sino que son créditos. Ejemplo: los conceptos de
descuentos por prestamos se contabilizan en las cuentas del Activo “prestamos a
empleados” la naturaleza de la cuenta es “Débito” y la naturaleza del descuento es
“Crédito”.
Beneficiarios:
Si la cuenta contable tiene el parámetro de tercero el sistema crea automáticamente
un tercero denominado “Nomina” para trasladar la información en forma global.
Pero si el usuario desea trasladar los registros por tercero digitar la tecla <*>. Para
los conceptos de deducciones cuyos descuentos se hacen a varios empleados y se
cancela una misma persona o ente jurídico digitar el código de identificación de esta.

 Interfases contables – Consultas y Listados.

El objetivo de estos programas es generar una consulta o listado de las equivalencias
de los conceptos para realizar revisiones previas a los procesos de las interfases. Estas
consultas y listado me permiten ver por concepto, grupo de beneficiarios, centro de
utilidad, Destino, Cuenta, Clase de movimiento (naturaleza del registro) y
Beneficiario donde se registran las liquidaciones.
Al escoger la opción 2 “Consulta” se debe seleccionar el concepto a consultar o

presionar la tecla Enter para ver todas las equivalencias:

 Interfases contables – Contabilizaron vía

cgbatch.
El objetivo de este programa es permitir al usuario la realización de los registros
contables. Este proceso genera los archivos de interfase CGBATCH1.DAT y
CGBATCH2.DAT con base a los documentos seleccionados y utiliza la tabla de
equivalencias creadas para tal fin. Existen dos opciones la primera sin actualizar
directamente la contabilidad y la segunda en forma directa, o sea, actualizando los
registros contables. Si selecciona la vía CGBATCH debe copiar los archivos de
interfase para incluirlos al proceso contable.
Al escoger la opción 4 “Contabilizaron vía CGBATCH” se debe seleccionar el lapso,

el código de la empresa y el centro de utilidad, los documentos a contabilizar y abrir
el comprobante y el lote donde se acumula la información para contabilidad:

En la siguiente pantalla se presenta la captura de los datos a transmitir:

Lapso:
Año y mes en el que se acumula la liquidación de nomina.
Empresa:
Código de identificación de la empresa.
Centro de utilidad:
Código de identificación de la sucursal o agencia en la que se genero la información.
Tipo de documento:
Código del documento seleccionado para la interfase. Presionando la tecla Enter
procesa todos los documentos elaborados en el respectivo mes. Tenga presente que
los documentos que elabora la nomina deben existir en él catalogo de tipos de
documentos de la contabilidad por cada centro de utilidad. El no tenerlos ocasiona
una inconsistencia.
Número:
Seleccione el número del documento. Presione la tecla Enter y procesa todos los
números.
Información de contabilidad:
A continuación se presenta la pantalla donde se debe seleccionar el año y mes, la
empresa y el centro de utilidad, el tipo de comprobante y el número de lote para
generar el comprobante de distribución de nomina. El resultado de restar los
devengos y las deducciones genera una diferencia que debe ser registrada en una
cuenta por pagar.

Lapso:
Año y mes en el que se acumula o contabiliza la nomina. El sistema permite registrar
las liquidaciones de un lapso determinado en otro cualquiera.
Empresa:
Código de identificación de la empresa que registra las liquidaciones en contabilidad.
Centro de utilidad:
Código que identifica la sucursal o agencia que recibe las liquidaciones en
contabilidad.
Tipo de comprobante y número:

Tipo de comprobante y numero del lote de grabación. El tipo de comprobante debe
estar creado en la contabilidad, el número de lote no deben de existir en el sistema de
contabilidad, este es creado desde el sistema de nomina.
Cuenta por pagar:

Código de la cuenta contable en donde se registra el valor neto a pagar.
Beneficiario:
Este campo sirve para contabilizar el neto a pagar tercero por tercero o registrar el
valor neto a nombre de un solo tercero.
Opción del proceso:

El sistema permite dos opciones:
1= Genera un listado para revisión
2 = Genera un listado y los archivos para interfase. Esta segunda se debe utilizar
cuando no existan inconsistencias de ninguna clase.

Opción código del beneficiario:

Para elaborar el archivo que código del beneficiario utiliza: el código interno o la
identificación de cada beneficiario (Cédula).
Nivel del reporte:

Seleccione la opción del reporte a generar:
1 = Cuenta, solo genere el informe mostrando las cuentas contables.
2 = Cuenta, beneficiario y destino, genere el archivo con la cuenta, discrimine el
beneficiario y centro de costos.
3 = Cuenta, Beneficiario, Destino y Documento, al generar el archivo tengan en
cuenta el documento de las liquidaciones y registre cuenta, beneficiario, destino y
documento.

 Interfases contables – contabilización directa.

El objetivo de este programa es permitir al usuario la realización de los archivos
contables. Este proceso genera los archivos de interfase CGBATCH1.DAT y
CGBATCH2.DAT con base a los documentos seleccionados y utiliza la tabla de
equivalencias creadas para tal fin. Este proceso registra directamente las liquidaciones
en la parte contable.
Al escoger la opción 5 “Contabilización directa” se debe seleccionar el lapso, el

código de la empresa y el centro de utilidad, los documentos a contabilizar y abrir el
comprobante y el lote donde se acumula la información para contabilidad.

Lapso:
Empresa:
Centro de utilidad:
Tipo de documento:
una inconsistencia.
Número:
números.
generar el comprobante de distribución de nomina. El resultado de restar los
devengos y las deducciones genera una diferencia que debe ser registrada en una
cuenta por pagar.

Lapso:
Año y mes en el que se acumula o contabiliza la nomina. El sistema permite registrar
las liquidaciones de un lapso determinado en otro cualquiera.
Empresa:
Código de identificación de la empresa que registra las liquidaciones en contabilidad.
Centro de utilidad:
Código que identifica la sucursal o agencia que recibe las liquidaciones en
contabilidad.

Tipo de comprobante y numero del lote de grabación. El tipo de comprobante debe
estar creado en la contabilidad, él numero de lote no deben de existir en el sistema de
contabilidad, este es creado desde el sistema de nomina.
Cuenta por pagar:

Código de la cuenta contable en donde se registra el valor neto a pagar.
Beneficiario:
Este campo sirve para contabilizar el neto a pagar tercero por tercero o registrar el
valor neto a nombre de un solo tercero.

1= Genera un listado para revisión
2 = Genera un listado y los archivos para interfase. Esta segunda se debe utilizar
cuando no existan inconsistencias de ninguna clase.

Opción código del beneficiario:

Para elaborar el archivo que código del beneficiario utiliza: el código interno o la
identificación de cada beneficiario (Cédula).
Nivel del reporte:

Seleccione la opción del reporte a generar:
1 = Cuenta, solo genere el informe mostrando las cuentas contables.
2 = Cuenta, beneficiario y destino, genere el archivo con la cuenta, discrimine el
beneficiario y centro de costos.
3 = Cuenta, Beneficiario, Destino y Documento, al generar el archivo tengan en
cuenta el documento de las liquidaciones y registre cuenta, beneficiario, destino y
documento.

 Provisión prestaciones sociales – Tabla de

registros contables.
El objetivo de este programa es poder elaborar los registros contables necesarios para
la provisión de prestaciones sociales y aportes parafiscales. El sistema utiliza los
catálogos de grupo de beneficiarios, cajas de compensación, EPS, Fondos de pensión,
destinos asociados y destinos, centros de utilidad y agrupación de conceptos para
realizar combinaciones para cada provisión de prestaciones.
Al escoger la opción 1 “Actualización Equivalencias Prestaciones” se debe

seleccionar el modo de captura, Ingreso, Modificación o Retiro, el código de la
empresa y digitar el número de asiento contable que le corresponda a la equivalencia
contable que sé esta creando.

La siguiente pantalla presenta la captura de los campos necesarios para la creación de

la equivalencia contable:
Empresa:
Código que identifica la empresa. Por cada empresa tenga en la misma base de datos
debe realizar este proceso.
Numero de provisión o aporte:

Número consecutivo que el sistema controla por cada equivalencia contable. Este
número no es asignado en forma automática.
Grupo de beneficiarios:
Seleccione el grupo de beneficiarios de acuerdo a la provisión que esta diseñando.
La función principal del grupo de beneficiarios es poder discriminar los empleados de
acuerdo a las diferentes cuentas contables. Cuando el campo se deja en blanco el
programa toma todos los grupos.
Caja de compensación:
Seleccione el código de la caja de compensación, presione F4 y el programa no tiene
en cuenta este código y toma todas las cajas. El sistema elabora una provisión por
cada caja de compensación.
Empresa promotora de salud:

Seleccione el código de la empresa de promotora de salud, presione F4 y el programa
no tiene en cuenta este código y toma todas las empresas de salud. El sistema elabora
provisión por cada empresa promotora de salud.

Administradora de riesgo Profesional:

Seleccione el código de la empresa administradora de riesgo profesional, presione F4
y el programa no tiene en cuenta este código y toma todas las empresas de riesgo
profesional. El sistema elabora provisión por cada empresa administradora de riesgo
profesional según el porcentaje del riesgo.
Administradora de fondo de Pensiones:

Seleccione el código de la empresa administradora de Pensiones, presione F4 y el
programa no tiene en cuenta el código y toma todas las administradoras de fondo de
pensiones. El sistema elabora provisión por cada administradora de pensiones.
Destino:
Seleccione el destino asociado y el destino de la equivalencia, presione F4 y el
programa no tiene en cuenta este código y toma todos los destinos. El sistema con el
destino asociado y sin el destino elabora la equivalencia para la provisión.
Centro de utilidad:
Seleccione el centro de utilidad de la equivalencia, presione F4 y el programa no tiene
en cuenta este código.
Descripción:
Nombre de la equivalencia o provisión.
Agrupación para él calculo de la base:

Código de la agrupación de conceptos para realizar él calculo de la provisión.
Digite el porcentaje del salario integral a tener en cuenta para él calculo de la base.
Porcentaje del salario Integral para el calculode la base:
Porcentaje sobre la base:

Porcentaje para él calculo de la provisión. Ejemplo: El porcentaje de provisión para la
cesantía es del 8.33%. Este porcentaje es multiplicado por la agrupación de conceptos
que es la base del calculo y genera dos registros para la contabilidad.
Cuenta a debitar:
Seleccione la cuenta contable. Ejemplo provisión de cesantías de Administración
código 510530.
Beneficiario:
Seleccione el código del beneficiario. Si la cuenta contable maneja el parámetro de
beneficiario tipo 2 el sistema crea automáticamente el beneficiario Provisión. Si desea
contabilizar tercero por tercero presione F4.

Cuenta a Creditar:
Seleccione la cuenta contable para registrar el movimiento crédito de la provisión.
Por ejemplo: Cesantías código de provisión 261005 Provisión.
Beneficiario:
Seleccione el código del beneficiario. Si la provisión corresponde a un fondo de
pensiones, a una EPS, a una caja de compensación, digite el número de identificación
tributaria para que el sistema registre en contabilidad la provisión de cada una de
estas entidades.

 Provisión prestaciones sociales – contabilizaron

vía cgbatch.
El objetivo de este programa es generar los archivos de intefase CGBATCH1. DAT y
CGBATCH2.DAT con base a los documentos seleccionados y utilizando las
equivalencias contables. Inicialmente se debe correr el proceso para detectar si
existen inconsistencias. Si no se detectan inconsistencias se debe proceder a copiar
los archivos al directorio de contabilidad.
Al escoger la opción 4 “Contabilización vía CGBATCH” se debe seleccionar el

lapso, el código de la empresa y el centro de utilidad, los documentos que hacen
parte de la provisión y abrir el comprobante de diario y él numero del lote donde se
acumula la información para contabilidad:

Lapso:
Empresa:
Centro de utilidad:
Tipo de documento:
una inconsistencia.
Número:
números.
generar el comprobante de provisión de prestaciones y aportes.

Lapso:
Año y mes en el que se acumula o contabiliza la provisión de prestaciones sociales.
Empresa:
Código que identifica la empresa que registra la provisión de prestaciones sociales.
Centro de utilidad:
Código que identifica la sucursal o agencia que registra la provisión.

Tipo de comprobante y número del lote de grabación de la provisión de prestaciones
sociales y aportes. El tipo de comprobante de diario debe estar creado en la
contabilidad. El lote es creado en los archivos generados por la nomina.

1 = Generar listado para la revisión de las transacciones.
2 = Generar listado y los archivos de interfase.
Código de beneficiario:
Para los registros contables que código de beneficiario utiliza: El código de interno
de la empresa por empleado o la identificación de cada beneficiario, cédula o tarjeta
de identidad o cualquier equivalente.
Nivel del reporte:

Seleccione la opción de la forma como registra contablemente:
1 = Cuenta: Los registros presenten solamente la cuenta contable.

3 = Cuenta, Beneficiario, Destino: Los registros muestren la cuenta, los

beneficiarios y los destinos.
Documento:
Para la contabilidad se requiere que los registros se contabilicen bajo un mismo
documento. En este campo seleccione el documento, el número y la fecha de los
registros.

 Provisión prestaciones sociales – contabilización

directa.
El objetivo de este programa es generar en forma directa el proceso de
contabilización de las provisiones de prestaciones sociales y aportes con base a los
documentos seleccionados y utilizando las equivalencias contables.
Al escoger la opción 5 “Contabilización Directa” se debe seleccionar el lapso, el

código de la empresa y el centro de utilidad, los documentos que hacen parte de la
provisión y abrir el comprobante de diario y el número del lote donde se acumula la
información para contabilidad.

Lapso:
Empresa:
Centro de utilidad:
Tipo de documento:
una inconsistencia.
Número:
números.
generar el comprobante de provisión de prestaciones y aportes.

Lapso:
Año y mes en el que se acumula o contabiliza la provisión de prestaciones sociales.
Empresa:
Código que identifica la empresa que registra la provisión de prestaciones sociales.
Centro de utilidad:
Código que identifica la sucursal o agencia que registra la provisión.

Tipo de comprobante y número del lote de grabación de la provisión de prestaciones
sociales y aportes. El tipo de comprobante de diario debe estar creado en la
contabilidad. El lote es creado en los archivos generados por la nomina.


Nivel del reporte:

2 = Cuenta, Beneficiario, Destino: Los registros muestren la cuenta, los beneficiarios
y los destinos.
Documento:
Para la contabilidad se requiere que los registros se contabilicen bajo un mismo
documento. En este campo seleccione el documento, el número y la fecha de los
registros.

 Comprobante de egresos – contabilización vía

Cgbatch.
El objetivo de este programa es generar los archivos de interfase CGBATCH1.DAT y
CGBATCH2 .DAT con base a los documentos seleccionados. Inicialmente se debe
correr el proceso para detectar si existen inconsistencias. Si no se detectan
inconsistencias se debe proceder a copiar los archivos al directorio de la contabilidad.
Al escoger la opción 1 “Contabilización vía Cgbatch” se debe seleccionar el lapso, el

código de la empresa y el centro de utilidad, el documento y el número a contabilizar:

En la siguiente pantalla se presenta la captura de los datos a transmitir. Antes de

iniciar el proceso se debe cerrar el documento a contabilizar:

Lapso:
Año y mes del documento a contabilizar.
Empresa:
Código identificación de la empresa.
Centro de utilidad:
Tipo de documento:
Código del documento seleccionado para la interfase de cheques.
Número:
Seleccione el número del documento. Presione Enter y procesa todos los números.
A continuación se presenta la pantalla donde se debe seleccionar el año y el mes, el
código de la empresa y el centro de utilidad, el tipo de comprobante y el número del
lote para generar el comprobante de egresos:


Lapso:
Año y mes en el que se acumula o contabiliza el comprobante de egresos.
Empresa:
Código que identifica la empresa que registra el comprobante de egresos.
Centro de utilidad:
Código que identifica la sucursal o agencia que registra el comprobante de egresos.

Tipo de comprobante y número del lote de grabación del comprobante de egresos. El
tipo de comprobante de diario debe estar creado en la contabilidad. El lote es creado
en los archivos generados por la nomina.
Cuenta de nomina por pagar:

Seleccionar la cuenta de nomina donde registro el neto a pagar.
Beneficiario:
Seleccionar el código del beneficiario del pago, F4 procesa todos los beneficiarios.


Nivel del reporte:

2 = Cuenta, Beneficiario, Destino: Los registros muestran la cuenta, los beneficiarios
y los destinos.
3 = Cuenta, Beneficiario, Destino y documento: Los registros muestran la cuenta, los
beneficiarios, los destinos y el documento de liquidación en la nomina.
Nota: Para este proceso se recomienda revisar que a cada beneficiario que tenga
forma de pago en cheque se le haya asignado el número de cheque correspondiente.
Esta asignación se realiza por el programa de cheques generación automática del
modulo de liquidaciones.

 Comprobante de egresos – contabilización

directa.
El objetivo de este programa es actualizar en forma directa el comprobante de egresos
en la contabilidad general con base en los documentos de nomina seleccionados. Este
proceso utiliza la relación de cheques generada en forma automática por el sistema de
nomina.
Al escoger la opción 2 “Contabilización directa” se debe seleccionar el lapso, el

código de la empresa y el centro de utilidad, el documento y el numero del lote a
contabilizar:

En la siguiente pantalla se presenta la captura de los datos a transmitir. Antes de

iniciar 4el proceso se debe cerrar el documento a contabilizar:
Lapso:
Año y mes del documento a contabilizar.
Empresa:
Código identificación de la empresa.
Centro de utilidad:
Tipo de documento:
Código del documento seleccionado para la interfase de cheques.
Número:
Seleccione el número del documento. Presione Enter y procesa todos los números.
A continuación se presenta la pantalla donde se debe seleccionar el año y el mes, el
código de la empresa y el centro de utilidad, el tipo de comprobante y el número del
lote para generar el comprobante de egresos:

Lapso:
Año y mes en el que se acumula o contabiliza el comprobante de egresos.
Empresa:
Código que identifica la empresa que registra el comprobante de egresos.
Centro de utilidad:
Código que identifica la sucursal o agencia que registra el comprobante de egresos.

Tipo de comprobante y número del lote de grabación del comprobante de egresos. El
tipo de comprobante de diario debe estar creado en la contabilidad. El lote es creado
en los archivos generados por la nomina.
Cuenta de nomina por pagar:

Seleccionar la cuenta de nomina donde registro el neto a pagar.
Beneficiario:
Seleccionar el código del beneficiario del pago, F4 procesa todos los beneficiarios.


Nivel del reporte:

2 = Cuenta, Beneficiario, Destino: Los registros muestran la cuenta, los beneficiarios
y los destinos.
3 = Cuenta, Beneficiario, Destino y documento: Los registros muestran la cuenta, los
beneficiarios, los destinos y el documento de liquidación en la nomina.
Nota: Para este proceso se recomienda revisar que a cada beneficiario que tenga
forma de pago en cheque se le haya asignado el número de cheque correspondiente.
Esta asignación se realiza por el programa de cheques generación automática del
modulo de liquidaciones.

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LIQUIDACION DE NOMINA 1

 MENÚ MONITOR ................................................................................................................................. 6

 ACTUALIZACIÓN DEL CATÁLOGO DE AÑOS CONTABLES. .................................................. 7

 ACTUALIZACIÓN DEL CATÁLOGO DE LAPSOS CONTABLES. ............................................. 9

 CIERRE DE LAPSOS CONTABLES. ............................................................................................... 11

 ACTUALIZACIÓN DE DOCUMENTOS DE NÓMINA. ................................................................ 12

 CIERRE DE DOCUMENTOS DE NÓMINA. ................................................................................... 15

 TRASLADO DE BENEFICIARIOS ENTRE DOCUMENTOS. ..................................................... 16

 ACTUALIZACIÓN DE TIEMPO NO LABORADO........................................................................ 17

 CONSULTA DE TIEMPO NO LABORADO. ................................................................................... 21

 LISTADO DE TIEMPO NO LABORADO. ....................................................................................... 22

 LISTADO DE INCAPACIDADES POR COBRAR. ......................................................................... 23

 CRUCE DE INCAPACIDADES. ........................................................................................................ 24

 INFORME DE AUSENTISMO. .......................................................................................................... 25

 ACTUALIZA CUOTAS. ...................................................................................................................... 27

 CONSULTA DE CUOTAS. ................................................................................................................. 29

 LISTADO DE CUOTAS. ..................................................................................................................... 31

 CUOTAS FIJAS Y GENÉRICAS. ...................................................................................................... 33

 ACTUALIZA PRÉSTAMOS. .............................................................................................................. 35

 SALDOS INICIALES/ABONOS EXTRAS. ....................................................................................... 39

 CONSULTA – SALDOS DE PRÉSTAMOS. ..................................................................................... 42

 LISTADO DE SALDOS DE PRÉSTAMOS. ...................................................................................... 44

 CONSULTA DEL MOVIMIENTO DE PRÉSTAMOS. ................................................................... 45

SISTEMAS DE INFORMACIÓN EMPRESARIAL S.A. - SISTEMA DE NOMINA Y PERSONAL NM-UNO

 LISTADO DE MOVIMIENTO DE PRÉSTAMOS. .......................................................................... 47

 ANÁLISIS DE ENDEUDAMIENTO. ................................................................................................. 48

 TRANSACCIONES VÍA INTERFASE- ACTUALIZACIÓN VÍA NMBATCH 1,2,3,4 ............... 50

 TRANSACCIONES VÍA INTERFASE – GENERACIÓN NMBATCH 1,2,3,4 ............................. 52

 TRANSACCIONES VÍA INTERFASE - ACTUALIZA VÍA NMBATCH .................................... 53

 TRANSACCIONES VÍA INTERFASE – GENERACIÓN NMBATCH ......................................... 55

 TRANSACCIONES VÍA INTERFASE- NOVEDADES SUBSIDIO MONETARIO. .................. 57

 TRANSACCIONES VÍA INTERFASE – NOVEDADES RELOJ SEKKY 300 ............................. 58

 TRANSACCIONES VÍA INTERFASE – ASIGNA CPTOS RELOJ RC400 ................................. 60

 EQUIVALENCIA DE CONCEPTOS/ACTIVIDAD ......................................................................... 62

 NOVEDADES RELOJ SEKKY RC 400............................................................................................. 63

 TRANSACCIONES VÍA INTERFASE – ASIGNA CPTOS. RELOJ ELETIME 500................... 65

 TRANSACCIONES VÍA INTERFASE- NOVEDADES ELETIME 500 ........................................ 66

 TRANSACCIONES MANUALES – DE TIEMPOS Y OTROS. ...................................................... 68

 TRANSACCIONES MANUALES – DE TIEMPOS A DISTRIBUIR. ............................................ 73

 TRANSACCIONES MANUALES- VACACIONES. ........................................................................ 75

 TRANSACCIONES MANUALES - ANTICIPOS DE CESANTÍAS.............................................. 80

 TRANSACCIONES MANUALES – DE TIEMPOS Y OTROS POR TURNO. ............................. 84

 TRANSACCIONES MANUALES – PROCESO DISTRIBUCIÓN DE TIEMPOS. ...................... 86

 TRANSACCIONES AUTOMÁTICAS- TIEMPOS Y AUXILIO DE TRANSPORTE. ................ 88

 TRANSACCIONES AUTOMÁTICAS- DOMINICALES, FESTIVOS Y OTROS. ...................... 90

 TRANSACCIONES AUTOMÁTICAS- AJUSTE AL MÍNIMO/BÁSICO ..................................... 92

 TRANSACCIONES AUTOMÁTICAS – CUOTAS Y PRÉSTAMOS............................................. 94

 TRANSACCIONES AUTOMÁTICAS – RETEFUENTE Y SEGURIDAD SOCIAL. .................. 96

 TRANSACCIONES AUTOMÁTICAS – SALDO ROJO Y AJUSTE A PESOS............................ 99

 TRANSACCIONES AUTOMÁTICAS - RETROACTIVIDAD. .................................................. 101

SISTEMAS DE INFORMACIÓN EMPRESARIAL S.A. - SISTEMA DE NOMINA Y PERSONAL NM-UNO

 PRESTACIONES SOCIALES – PRIMA LEGAL. ......................................................................... 105

 PRESTACIONES SOCIALES – EXTRALEGALES. ..................................................................... 109

 PRESTACIONES SOCIALES – INTERESES DE CESANTÍAS. ................................................. 113

 PRESTACIONES SOCIALES – CONSULTA LIQUIDACIÓN DE CONTRATOS. .................. 117

 PRESTACIONES SOCIALES ACTUALIZA LIQUIDACIÓN CONTRATOS........................... 121

 PRESTACIONES SOCIALES – CONSIGNACIÓN DE CESANTÍAS LEY 50. ......................... 125

 PRESTACIONES SOCIALES- RELIQUIDACIÓN PRIMA LEGAL. ........................................ 129

 PRESTACIONES SOCIALES – RELIQUIDACIÓN DE CONTRATOS. ................................... 131

 CONSULTA POR BENEFICIARIO DOCUMENTO. .................................................................... 132

 CONSULTA POR CONCEPTOS POR DOCUMENTO. ............................................................... 134

 CONSULTA TIEMPO A DISTRIBUIR. .......................................................................................... 136

 LISTADO BENEFICIARIO DOCUMENTO. ................................................................................. 138

 LISTADO CONCEPTO DOCUMENTO. ........................................................................................ 140