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II. CLASIFICACIÓN
Existen varias formas por las cuales se puede clasificar los documentos; ya sea
por su forma o soporte, ente productor, finalidad o la función para la que fue
creado.
Según el soporte podemos encontrar:
papel , cintas magnéticas, fotografías, discos ópticos, etc.
Según el ente productor:
documento privado: el que es producido por particulares.
documento publico: es el producido por el funcionario publico en el ejercicio
de sus actividades.
Según la finalidad.
están los documentos dispositivos, los que imparten normas de obligatorio
cumplimiento ; los documentos testimoniales , son los que sirven de prueba o
testimonio y los documentos informativos conforman la generalidad de
los documentos dentro de la gestión administrativa entre ellos están informes,
circulares, cartas, etc.
Según la función para la que fue creado: es donde se identifica el valor, la
importancia que posea el documento en la gestión administrativa de la
empresa.
vitales: son los documentos indispensables para el funcionamiento y
crecimiento de la organización, para rehacer el estado legal, reanudar
operaciones.
importantes: son los documentos que poseen valor para la gestión por
periodos de 5 a 6 años .
útiles: son los que únicamente aportan a la gestión administrativa por el año de
vigencia .
no esenciales: son aquellos que no poseen ningún valor primario ni
secundario .
III. LA IMPORTANCIA DE LOS DOCUMENTOS
EMPRESARIALES
Comunicaciones cofidenciales recibidas: internas y externas: La
comunicación siempre ha existido en la organización porque es la que
permite que se entablen relaciones entre los individuos.
Existe una necesidad empresarial de comunicar. En el mercado actual
ya no se vende lo que se produce sino que se produce lo que se vende
(se vende lo que el cliente demanda). El mercado conoce la oferta a
través de la publicidad, etc.
CARTA COMERCIALES
Características de la carta comercial
Puntos a tener en cuenta al redactar una carta con motivos comerciales.
Características vitales
• Claridad: texto de fácil comprensión, no
confusa, planificar una carta
• Integridad: todas las ideas deben estar
vinculadas e incluidas
• Brevedad: numero de palabras para un
mensaje claro
• Cortesía: claridad, aspecto positivo, buena
voluntad
Características complementarias
• Corrección: evitar errores, impresión desigual
de letras, márgenes desiguales, carta
descentrada, borrones, división incorrecta de
palabras
• Cohesión: vinculación
• Creación de interés: existen incentivos que actúan e influyen positivamente en
la actitud del lector
• Modernismo: simple, clara, moderna, breve
• Lenguaje positivo: reacción favorable, empleo de “usted”, evitar reprochar,
ganar la voluntad por medio de palabras
P.L.A.N
Son los cuatro puntos mas importantes a tener en cuenta cuando redactamos
una carta.
CIRCULAR EXTERNA
ACTAS
CONSTANCIAS
COMPRAVENTAS
Contrato bilateral.
Crea derechos y obligaciones para ambas partes. El contrato de compraventa
siempre sera bilateral, en razón de que en esencia las obligaciones serán
reciprocas para ambas partes. El vendedor
adquiere la obligación de transmitir la propiedad
de una cosa o de un derecho y el comprador a
pagar un el precio cierto en dinero.
Contrato oneroso.
Crea provechos y gravámenes también
recíprocos. El contrato de compraventa es
oneroso en razon de la naturaleza económica de
las contraprestaciones del vendedor y del
comprador. La cosa o el derecho que se vende
representa una valoración económica.
Contrato Instantáneo.
La compraventa pura y simple se realiza en un
solo acto.
Contrato formal.
Cuando se trate de bienes inmuebles es necesario una formalidad especifica
establecida por la ley para que tenga plena validez. La inobservancia de la forma trae
aparejada una nulidad de tipo relativo.
TELEFAX
EMAIL
Un buzón o cuenta de correo es una dirección
de correo completa donde se almacenan los
emails, un buzón te permite tener direcciones
de correo del tipo mi-nombre@tu-dominio.com ,
las cuales pueden ser consultadas via Webmail
o un programa de email como puede ser
Microsoft Outlook.
MEMORANDO
El memorando, conocido originalmente como memorándum, es un documento
escrito que se utiliza en una empresa para
comunicarse internamente. El objetivo de este
documento es el traspaso de información de
manera breve. Se define como un comunicado
rápido, formal pero sin la necesidad de una
firma, que trata de algún asunto urgente para
tener en cuenta, en forma breve y resumida.
El término viene del latín memorándum, que
significa “cosa que debe recordarse”. También
en la oficina es conocido como un "memo".
INFORME ADMINISTRATIVO