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Ante todo le decicó a Dios ,él que me da fuerzas para

seguir adelante.

A mis padres que me dan todo lo que necesitó y

también sus buenos consejos .

Y en general a todos mis seres queridos y amigos.


Nos facilitan los trabajos en una empresa y dejar constancia de operaciones
documentos empresariales funciones tipos de documentos memorandos actas
informes certificaciones la circular función de constancia mensaje corto entre
personas de una misma empresa con un propósito especifico se utiliza para
resumir hechos o actividades pasados o presentes documento donde se deja
pactado lo sucedido en una reunión o junta.

El documento oficial que sirve como prueba en casos judiciales o de


investigación es una carta o un informe que va dirigido a un grupo de personas
de una empresa o institución para tratar asuntos de carácter permanente
asegura la supervivencia de las actuaciones administrativas al constituirse a su
soporte material. Función de comunicación función de efecto sirve como medio
de comunicación de los actos administrativos.
I. Definición
Se entiende que documento es todo objeto, producto de la actividad humana,
que posee información, independiente de la forma física o para lo que fue
creado.Documentos no son solo los escritos, si no todo aquel objeto que
posea información. En la entidad se genera información y al mismo tiempo esta
se transmite dándose en forma de documento el cual es conservado en el
archivo, lo que hace un sistema de información.
Los documentos únicamente no son un producto que se genera en la empresa
en el cumplimiento de sus funciones , si no, que son también instrumento
primordial para conducir y coordinar las actividades diarias de
la organización, sustentan la toma de decisiones en todos los niveles de la
entidad y son testimonio de toda la gestión administrativa.
Para que todo lo anteriormente mencionado se cumpla, es necesario clasificar,
conocer que documentación se maneja y existe dentro de la organización y
cual es la función primordial que cumplen dentro del punto de vista empresarial.
Los documentos empresariales son todos los comprobantes extendidos por
escrito en los que se deja constancia de las operaciones que se realizan en la
actividad mercantil de acuerdo con los usos y costumbres generalizadas.

II. CLASIFICACIÓN
Existen varias formas por las cuales se puede clasificar los documentos; ya sea
por su forma o soporte, ente productor, finalidad o la función para la que fue
creado.
 Según el soporte podemos encontrar:
papel , cintas magnéticas, fotografías, discos ópticos, etc.
 Según el ente productor:
documento privado: el que es producido por particulares.
documento publico: es el producido por el funcionario publico en el ejercicio
de sus actividades.
 Según la finalidad.
están los documentos dispositivos, los que imparten normas de obligatorio
cumplimiento ; los documentos testimoniales , son los que sirven de prueba o
testimonio y los documentos informativos conforman la generalidad de
los documentos dentro de la gestión administrativa entre ellos están informes,
circulares, cartas, etc.
 Según la función para la que fue creado: es donde se identifica el valor, la
importancia que posea el documento en la gestión administrativa de la
empresa.
vitales: son los documentos indispensables para el funcionamiento y
crecimiento de la organización, para rehacer el estado legal, reanudar
operaciones.
importantes: son los documentos que poseen valor para la gestión por
periodos de 5 a 6 años .
útiles: son los que únicamente aportan a la gestión administrativa por el año de
vigencia .
no esenciales: son aquellos que no poseen ningún valor primario ni
secundario .
III. LA IMPORTANCIA DE LOS DOCUMENTOS
EMPRESARIALES
 Comunicaciones cofidenciales recibidas: internas y externas: La
comunicación siempre ha existido en la organización porque es la que
permite que se entablen relaciones entre los individuos.
Existe una necesidad empresarial de comunicar. En el mercado actual
ya no se vende lo que se produce sino que se produce lo que se vende
(se vende lo que el cliente demanda). El mercado conoce la oferta a
través de la publicidad, etc.

 En la actualidad se puede crear esa demanda, generando esa


necesidad a través de las distintas técnicas de las que dispone la
empresa. Pero para que se cree esa necesidad hay que comunicar.
Comuniciones recibidas por fax: La comunicaciones enviadas y recibidas
de este medio, se transmitirán teniendo en cuenta la información que
forma integral de las series establecidas en las tablas de retención
documental, para la perspectiva en la unidad de correspondencia, la cual
se encargara de dar los lineamientos para el control y establecer los
procedimientos adecuados para su administración.

 Comunicaciones recibidas a traves de correo electronico: Las entidades


que dispongan de Internet y correos electrónicos, reglamentaran su
utilización y asignaran responsabilidades de acuerdo con la cantidad de
cuentas habilitadas. En todo caso, las unidades de correspondencia
tendrán el control de los mismos, garantizando el seguimiento de las
comunicaciones oficiales recibidas y enviadas.
IV. TIPOS DE DOCUMENTOS EMPRESARIALES

CARTA COMERCIALES
Características de la carta comercial
Puntos a tener en cuenta al redactar una carta con motivos comerciales.
Características vitales
• Claridad: texto de fácil comprensión, no
confusa, planificar una carta
• Integridad: todas las ideas deben estar
vinculadas e incluidas
• Brevedad: numero de palabras para un
mensaje claro
• Cortesía: claridad, aspecto positivo, buena
voluntad
Características complementarias
• Corrección: evitar errores, impresión desigual
de letras, márgenes desiguales, carta
descentrada, borrones, división incorrecta de
palabras
• Cohesión: vinculación
• Creación de interés: existen incentivos que actúan e influyen positivamente en
la actitud del lector
• Modernismo: simple, clara, moderna, breve
• Lenguaje positivo: reacción favorable, empleo de “usted”, evitar reprochar,
ganar la voluntad por medio de palabras
P.L.A.N
Son los cuatro puntos mas importantes a tener en cuenta cuando redactamos
una carta.

CIRCULAR EXTERNA

Una circular externa debe contener, en el


caso que lo amerite, el logotipo de la
institución que la está publicando; el
número correspondiente a la circular
externa que se redacta; también se debe
especificar a quienes va dirigida y el
asunto que en ella se trata; así mismo,
debe estar firmada por quien la envía o
bien, por el representante del grupo a
quienes va dirigida dicha circular.
CIRCULAR INTERNA

Circular interna o general. Comunicación con


el mismo contenido utiizada para dar a conocer
internamente actividades de la entidad: normas
generales, cambios, políticas, disposiciones,
órdenes y asuntos de interés común.

ACTAS

La mayoría de reuniones de ventas y las empresas startups pueden


funcionar muy bien con actas de reuniones informales. La idea básica
aquí es capturar el contenido de la reunión de la manera más eficiente
posibleOrganización:
Fecha:
Hora:
Lugar:
Organizador de la Reunión:
Redactor del Acta:
Asistentes:
Ausentes:
Notas:

CONSTANCIAS

La constancia es un documento cuyo fin es


probar un hecho realizado, expedido por
autoridad competente a petición del
interesado.

En el ámbito escolar es muy común que se


nos solicite una constancia de estudio para
realizar algunos trámites.
ACTOS ADMINISTRATIVOS
 a) Es un acto jurídico que se expresa en
una declaración de voluntad.
 b) Es un acto de derecho público.
 c) Lo dicta la administración pública o algún
otro órgano estatal en ejercicio de la función
administrativa.
 d) Persigue de manera directa o indirecta,
mediata o inmediata, el interés público.
 e) Está destinado a producir efectos
jurídicos, es decir crear, modificar o extinguir
situaciones jurídicas concretas.
 f) De manera general su forma es escrita.
 g) Son ejecutivos y ejecutorios.
 h) Son impugnables en sede administrativa y jurisdiccional

COMPRAVENTAS
Contrato bilateral.
Crea derechos y obligaciones para ambas partes. El contrato de compraventa
siempre sera bilateral, en razón de que en esencia las obligaciones serán
reciprocas para ambas partes. El vendedor
adquiere la obligación de transmitir la propiedad
de una cosa o de un derecho y el comprador a
pagar un el precio cierto en dinero.

Contrato oneroso.
Crea provechos y gravámenes también
recíprocos. El contrato de compraventa es
oneroso en razon de la naturaleza económica de
las contraprestaciones del vendedor y del
comprador. La cosa o el derecho que se vende
representa una valoración económica.

Contrato Instantáneo.
La compraventa pura y simple se realiza en un
solo acto.

Contrato de tracto sucesivo.


El contrato de compraventa será de tracto sucesivo cuando las partes
convengan en diferir el cumplimiento de las obligaciones contraídas.

Contrato formal.
Cuando se trate de bienes inmuebles es necesario una formalidad especifica
establecida por la ley para que tenga plena validez. La inobservancia de la forma trae
aparejada una nulidad de tipo relativo.
TELEFAX

Un fax es esencialmente un escaner de imágenes,


un módem y una impresora combinados en un
aparato especializado. El escáner convierte el
documento original en una imagen digital; el
módem envía la imagen por la línea telefónica; al
otro lado, el módem lo recibe y lo envía a la
impresora, que hace una copia del documento original.

EMAIL
Un buzón o cuenta de correo es una dirección
de correo completa donde se almacenan los
emails, un buzón te permite tener direcciones
de correo del tipo mi-nombre@tu-dominio.com ,
las cuales pueden ser consultadas via Webmail
o un programa de email como puede ser
Microsoft Outlook.

MEMORANDO
El memorando, conocido originalmente como memorándum, es un documento
escrito que se utiliza en una empresa para
comunicarse internamente. El objetivo de este
documento es el traspaso de información de
manera breve. Se define como un comunicado
rápido, formal pero sin la necesidad de una
firma, que trata de algún asunto urgente para
tener en cuenta, en forma breve y resumida.
El término viene del latín memorándum, que
significa “cosa que debe recordarse”. También
en la oficina es conocido como un "memo".

El memorando es una manera muy útil de


comunicarse dentro de una institución para
lograr transmitirse de manera breve los
asuntos importantes que conciernen a dicha
institución. Debido a que es un documento de
carácter interno por naturaleza, es utilizado para la transmisión de información
entre los departamentos de una misma empresa o entre los trabajadores de la
misma. Puede ser utilizado por cualquiera de ellos, no importando la jerarquía.
Se considera una manera eficaz y rápida de pedir o suministrar la información,
por lo que en muchos sectores como en los servicios públicos, ha logrado
sustituir otros documentos como las notas.
Como se mencionó, el memorando transmite información, que normalmente,
incluye instrucciones, orientación, peticiones, informes, respuestas,
advertencias, etc., todo los que sea importante tener presente entre oficinas o
departamentos, ante algún problema o situación de trascendencia. Aunque es
un documento más bien informal, en comparación con las memorias o las
notas, es necesario que sea redactado de manera precisa, clara y concisa. Se
debe tener en cuenta que debe ser escrito en tercera persona, evitando hacerlo
en primera persona.

INFORME ADMINISTRATIVO

El informe administrativo es un documento escrito que describe o da a conocer


el estado de cualquier actividad, estudio o
proyecto de carácter administrativo, ya sea
este en el ámbito empresarial o
gubernamental.Un informe administrativo
puede ser realizado por algunos
funcionarios o jefes de área de una
empresa, el cual va dirigido a los
superiores ya sean gubernamentales,
ejecutivos, directivos de empresas, etc.Se
dirigen a los superiores (gubernamentales
o empresariales) como bases para buscar
mejoras en la administración.

Son generalmente realizados con tiempos


programados y enfocados a la mejora y
eficiencia, mediante la detección de
problemas y sus posibles soluciones.Para un informe administrativo se toman
en cuanta algunos puntos:

Se esclarecen los puntos a tratar.

Se apoya con gráficos tablas, cuadros para facilitar la comprensión.

Se exponen los problemas en la administración.

Se proponen posibles soluciones al problema.

Dependiendo de la extensión y tipo de informe, se pueden detallar los fallos,


errores u omisiones que llevan a la in eficiencia administrativa.Y
pormenorizar todas y cada una de las posibles soluciones a cada problema
planteado.
CURRÍCULUM VITAE

Un currículum vitae es el texto o documento que recoge los datos biográficos,


estudios, experiencia, honores y cargos de una
persona.
Se presenta cuando se solicita un trabajo, una
beca, un traslado...
Tiene 3 partes:
Datos personales: nombre, apellidos, lugar y
fecha de nacimiento, domicilio, teléfono, DNI, etc.
Historial académico: estudios, grado académico,
títulos, idiomas dominados, experiencia laboral,
honores, etc.
Otros: aficiones, viajes realizados, disposición de
tiempo libre, posesión del carné de conducir,
coche, etc.
Contrato laboral
Los documentos conforman una tercera categoría dentro del género de la
prueba documental, en que gozan de una presunción de legitimidad,
autenticidad y veracidad, pero tal presunción puede ser desvirtuada mediante
prueba en contrario, por lo que podemos diferenciarlos de los documentos
públicos, que sólo pueden ser impugnado mediante la tacha de falsedad, y que
pueden ser promovidos en el lapso de promoción y evacuarlos en la etapa de
evacuación de prueba.

Los documentos empresariales son importantes y de suma necesidad en las


empresas ,ya que su funciones derivan el éxito de la empresa o coorporación
.Cada miembro de la entidad debe saber como desarrolllar un documento
empresarial,teniendo en cuenta sus partes y caracteristicas un buen
desempeño trae beneficcios personales.

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