TEMA 2.

Comunicación formal
La comunicacion formal en la empresa es una herramienta del departamento de RRHH que pretende
conseguir comunicar a toda su plantilla sobre los objetivos, que pretende la empresa, planes de
expansion etc. I de poder comunicar aspectos de como la compañia entiende la filosofia, etc. por tanto
es una herramienta que permite que llegue la informacion laboral a todo el mundo de la empresa.

La comunicacion formal es muy importante, comunicar bien o mal es fundamental la diferencia que
puede llegar a tener y lo que se puede llegar a conseguir. (simil lluvia que llega a todas partes).

La direccion explica objetivos, estrategias, que espera del personal etc. I a partir de ahi todo esto tiene
que llegar a todo el mundo de la empresa.

Para que la comunicacion funcione a nivel formal o de canales hay que comunicar bien, va a fracasar un
plan de comunicacion formal sino somos capaces de escoger aquellas personas de comunicacion vital en
la compañia I conseguir que tengan buenas habilidades de comunicacion.

Las personas criticas dentro de la empresa que tengan buenas habilidades de comunicacion son:

- Aquellas personas dentro de la empresa que tengan gente a su mando por abajo que les pase
informacion para vincularizarlas hacia arriba y mandos por arriba que has de explicarles a los de
abajo que pasa, es decir el mando intermedio.

Por tanto si el mando intermedio no comunica bien esto no serviria de nada. Por tanto es importante
trabajar este aspecto.

1 COMUNICACIÓN INTERPERSONAL
Es importante que la persona que comunica sepa comunicar sino de que sirve la comunicación
formal en la empresa? No serviria para nada, ya que la comunicación no es tan sencilla.

La comunicación humana de por si no es facil es compleja, entonces nos encontramos que tenemos
unos elementos tecnicos que son distanciadores o acercadores de comunicación.

Los seres humanos pueden tener problemas de comunicación , y es lo que se llama como las
barreras de comunicación, la comunicación interpersonal es entre dos partes (Emisor y receptor), la
comunicación es compleja porque hay una serie de aspectos que estan en nuestras “cabezas” y lo
que hace es que nos une o nos aleja.

Los aspectos son los siguientes:

 Personalidad  la forma de ser, hay personas extrovertidas, introvertidas, curiosas, que les
encanta compartir y por tanto con estas es mas facil llevar una buena comunicación, pero
hay personas que no son asi son mas introvertidas, estar en un segundo plano, que les gusta
mas observar etc. Por tanto nosotros podemos conocer gente que de entrada por su forma
de ser ya nos estan potenciando la comunicación o no.

 Expectativas  si la profe viene un dia y nos explico como hacer el “pollo a la naranja” no
tendrá sentido porque nosotros como alumnos no hemos venido a la clase para que nos
expliquen esto, nosotros tenemos unas expectativas (receptores) el emisor tiene otras y se
han de encontrar. Cuando en una comunicación hay expectativas que no se encuentran la
comunicación falla (yo quiero estar en la empresa, pero la empresa me quiere despedir),
por tanto las expectativas tienen que ser complementarias.

 Intenciones  no hay nada peor que una persona se sienta manipulada, es malo.

 Valores  los niños a los 7 años tienen un codigo etico propio en el cual sabemos por lo
que hemos vivido y lo que nos han inculado, lo que esta bien y lo que está mal. Quiere decir
que a partir de aquí yo me relaciono, el problema puede surgir que cuando me comunico
puedo creer que algo esta bien y el otro piensa que eso no esta bien, porque en su sistema
lo que para ella está bien para el otro está fatal y viceversa. I es importante que en la
comunicación hayan valores similares sino tendremos problemas con la comunicación.

 Prejuicios  “el catalan es tacaño” etc. Solemos estereopitar, y es algo que hemos de
trabajar y hemos de tener prejuicios objetivos, y hemos de entender a la persona desde un
punto de vista mas objetivo y no dejarnos llevar por los prejuicios que realmente no son.
(hay que ser prudente y humilde)

 Actitudes  actitudes de comunicación positiva es decir, saber escuchar, empatizar,

comunicación de apoyo/destruccion, sinceridad etc.
Todo esto esta en la cabeza del emisor y del receptor, y es fundamental tener en cuenta estos aspectos
interpretes de la comunicación.

Hay que tener en cuenta que nos comunicamos:

- Verbalmente
- Por escrito
- Por la imagen
- No verbal

No olvidemos que estamos en el ambito de la empresa, y ahí no decimos todo lo que pensamos
tenemos miedos. Por tanto hay que saber manejar esta situacion para gestionar la informacion de forma
racional.

2 CANALES DE COMUNICACIÓN ORGANIZATIVA

La comunicación en la empresa tiene una trampa, es que una empresa sea pequeña o grande los canales
son siempre los mismos (son 4).

FUNCIONES DE LA COMUNICACIÓN ASCENDENTE (A)

 PERMITE SABER QUE ESTÁ PASANDO PARA TOMAR LAS DECISIONES ADECUADAS Y CORREGIR
LAS DESVIACIONES RESPECTO A LOS OBJETIVOS: TRANSMITE EL PRINCIPIO DE REALIDAD A LA
DIRECCIÓN.
 FAVORECE LA PARTICIPACIÓN

La informacion que va desde la base de la piramide hasta el vertice estrategico (alta direccion) los
objetivos que tiene es que la informacion llegue desde la base hasta la alta direccion, y tiene 2
percepciones:

- El principio de realidad: la direccion se entera de lo que realmente pasa en la base de la

piramide.
 - Si funciona bien la comunicacion ascendente hay la sensacion de que se trabaja en equipo.

FUNCIONES DE LA COMUNICACIÓN DESCENDENTE (B)

1. INFORMAR

 DE LA PROPIA ACTIVIDAD
 EVITA EL ANONIMATO
 EVITA LA PASIVIDAD Y LA DESMOTIVACIÓN

2. PREGUNTAR

 FAVORECE LA COMPRENSIÓN DE ORDENES Y DECISIONES

 SABER PORQUE SE TRABAJA Y ADONDE VA LA EMPRESA

3. EXPLICAR

 PERMITE SABER QUE ESTA PASANDO

 ABRE EL DIALOGO, MEJORANDO EL CLIMA
 ESTIMULA LA BUENA COMUNICACIÓN

FUNCIONES DE LA COMUNICACIÓN HORIZONTAL (D)

 FACILITAR EL FUNCIONAMIENTO DE LA ESTRUCTURA ORGANIZATIVA

 DA AGILIDAD A LAS COMUNICACIONES, DENTRO Y ENTRE ÁREAS
 PERMITE A DOS PERSONAS DE LA MISMA LINEA JERARQUICA INTERCAMBIAR INFORMACIÓN Y
RESOLVER PROBLEMAS
 POTENCIAR EL TRABAJO CON CONCEPCIÓN DE EQUIPO

Es un canal que se coloca en la parte intermedia , y es la comunicación que se produce entre personas
que ocupan el mismo cargo, las mismas funciones. Y hace que las personas trabajen sobre unos mismos
niveles de coordinacion y puedan tratar de ser mas eficientes.

FUNCIONES DE LA COMUNICACIÓN OBLICUA O EN DIAGONAL (C)

 SE DAN ENTRE ÁREAS CUANDO SE COMPARTEN CARACTERÍSTICAS DE LAS DOS FUNCIONES

 ES DELICADA, ESPECIALMENTE CUANDO NO ESTÁ DEFINIDA POR LA ORGANIZACIÓN
 PUEDE SER ÚTIL EN CASOS DE URGENCIA PARA LA EJECUCIÓN DE TAREAS, TENIÉNDO EN
CUENTA EL OBJETIVO QUE SE QUIERE CONSEGUIR

Tambien se llama funcional, y es la que se produce entre personas que estan en diferentes areas y
diferentes lineas de mando. Por ejemplo yo soy una empleada que estoy en una cadena de montaje de
motos, y mientras hago la moto veo que hay una incidencia y aviso al departamento de calidad, la
segunda moto tb veo que hay otra incidencia, la tercera moto lo mismo. El mando intermedio no está y
por tanto se produce la comunicación en diagonal que significa que jo trabajadora tendria que hablar
con mi mando pero como no puedo hablar con el, he de comunicarme con otro mando alternativo de
otra area para que me ayude a tomar una decision de urgencia.

¿Qué pasa cuando la comunicación formal falla?  aparece la comunicación esporadica (ej. Pelicula
rumores i permite ver los costes economicos que tiene la mala comunicación formal, y te dice como
mando de una empresa te permite como poder manejar la comunicación en tiempos de crisis).

3 COMUNICACIÓN FORMAL E INFORMAL

Porque es tan importante la comunicación en la empresa?:

4 FEED-BACK EN LOS CANALES ORGANIZATIVOS

El feed-back es super importante en la comunicación formal en una empresa, el feed-back es preguntar

al otro que piensa y el otro pregunta lo mismo y apartir de aquí se comparte de forma plena una
comunicación.

Es lo que hace el emisor para asegurarse de que el receptor le esta entendiendo lo que estamos
transmitiendo. Es importante que el feed-back es una retroalimentacion de informacion entre el emisor
y receptor.

Feed-back a la inversa es que la alta direccion responde a las inquitudes del personal etc. Y el feed-back
es la comunicación descendente de la alta direccion hasta la base de la piramide. Y se consigue a traves
de :

- La alta direccion ha de informar que pasa en la empresa

- Explicar al mando formador
- Preguntar a la gente que esta a tu cargo que son los que realmente saben del trabajo y son los
que tienen las soluciones mas inteligentes, directas.