ANÁLISIS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN DEL INSTITUTO

TECNICO AGROPECUARIO Y FORESTAL ITAF CAJIBIO-CAUCA

AUGUSTO RUBEN BURBANO CABEZAS

DOCENTE:

Mgtr: María Luz Marina Pérez Lancheros

UNIVERSIDAD DE SANTADER
MAESTRIA GESTION DE LA TECNOLOGIA EDUCATIVA
POPAYAN
2017
 INTRODUCCION

En el presente informe se analizan los sistemas de información del Instituto

Técnico Agropecuario y Forestal ITAF, localizada en el Municipio de Cajibio,
Departamento del Cauca, en donde se atiende a una población de una zona de
alta vulnerabilidad social y económica del municipio; se trabaja a una sola
jornada, en horas de la mañana de sexto a once de bachillerato

Se entrevistaron a dos usuarios de los diferentes sistemas y software con los

que cuenta la IE, para identificar las falencias y establecer las posibles mejoras.
De la misma manera se describen los sistemas de información a los que
acceden los directivos de la institución educativa a través de la red para el
monitoreo de los recursos de gratuidad, la gestión de las matrículas
ANALISIS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACION EMPLEADOS EN EL
INSTITUTO TECNICO AGROPECUARIO Y FORESTAL ITAF

En el área de secretaría de la IE.

APLICACIÓN REQUERIMIENTOS
CARACTERÍSTICAS RENDIMIENTO
SOFTWARE TECNOLÓGICOS
Académico: es una -Sofware desarrollado en El software El software no
aplicación software capaz Delphi por unisoft Académico en la requiere
de procesar la Colombia. IE. No tiene todas
especificaciones
información académica de las funcionalidades
las instituciones -Académico® soporta todo plenas debido a una avanzadas del
educativas y colegios de el proceso de gestión restricción en la computador que
educación formal con académica del licencia que no porta la licencia. En
niveles de escolaridad Pre- establecimiento educativo. permite cargar las la secretaría de la
escolar, Básica primaria, bases de datos de IE. Se trabaja sobre
Básica secundaria, y -Sistema flexible que se notas desde
un computador con
Media. Se adapta a los adapta a la norma de su Internet, razón por
requerimientos de cada país sin coartar las la cual la secretaría las siguientes
institución educativa o decisiones a nivel del colegio cada especificaciones:
colegio, ya que tiene institucional en términos período entrega a
herramientas de de evaluación y los docentes una -Marca Hp Prodesk
configuración que la promoción. memoria con la K600
hacen muy flexible, base de datos la
-Procesador Core i7
además de ser fácil de - La empresa mantiene una cual debe ser
usar. estructura de soporte retornada al 3.46GHz
continuo y de liderazgo en secretario para -RAM 4GB
el uso de herramientas proceder con la -Sistema de 64 Bits
tecnológicas para la alimentación del -D.D. 500GB
prestación del servicio. sistema y la -Impresora Hp
impresión de los
LaserJet Pro CM
-El programa permite reportes de período.
descargar y cargar las 1415fn Color MFP
bases de datos por internet, -Sistema Operativo
sin embargo para ello se Windows 7
debe pagar una cuota anual Profesional.
de mantenimiento. En la
institución el cargue y
descargue de las bases de
datos se hacen de forma
manual desde el
computador de la
secretaría por medio de
memorias USB.

ASC HORARIOS. El software de El programa El software no

Software tipo propietario planificación evalúa más funciona tiene
para la elaboración de de 5.000.000 de adecuadamente y
requerimientos
horarios. posibilidades para obtener permite de manera
un horario bien ágil que el especiales. Se corre
equilibrado, que cumpla coordinador en el computador
con los criterios dados. académico de la de la coordinación
institución haga la académica con las
Generación automática de planeación de los siguientes
horarios. horarios de acuerdo
características:
Permite realizar ajustes a la distribución de
 manuales a los horarios.
Es específico para cada
región, debido a que se
utiliza en casi todo el
mundo se adapta a cada
región.
Herramientas de Soluciones de escritorio, se
Ofimática. usan directamente en los
Procesador de textos computadores
(Ej. Word de administrativos
Microsoft). (Secretaría, coordinación
académica, coordinación
- de convivencia, tesorería,
Hoja de cálculos (Ej. rectoría).
Excel de Microsoft).
- La versión empleada es
Programa para Microsoft Office 2010.
presentaciones (E
j. PowerPoint de Se tienen instaladas las
herramientas de ofimática
Microsoft). de Microsoft. Aunque
- estos programas no están
Gestor de datos (Ej. licenciados.
Access de Microsoft).
COREL DRAW. Software Para diseñar gráficos y
de diseño gráfico. páginas, editar fotografías
y crear sitios web. Con
compatibilidad avanzada
con Windows 10, esta
solución permite a los
usuarios principiantes,
profesionales del diseño
gráfico, propietarios de
pequeñas empresas y
aficionados al diseño
obtener resultados
profesionales con rapidez
y confianza. Descubre
herramientas intuitivas de
alto nivel para crear
logotipos, folletos, gráficos
web, anuncios para redes
sociales o cualquier otro
proyecto original.
los grados realizada -Marca Hp Prodesk
por cada área o K600
departamento.
-Procesador Core i7
3.46GHz
-RAM 4GB
-Sistema de 64 Bits
-D.D. 500GB
-Impresora laser Hp
-Sistema Operativo
Windows 7
Profesional.
El rendimiento de En las máquinas que
estos programas dispone la Institución
tiene la garantía de el software funciona
Microsoft, por lo sin problemas y de
tanto es óptimo. una manera eficiente.
Las características
más pobres de los
computadores que
están en la institución
son los que se
encuentran en la sala
de informática:
Procesador Intel
2.76GHz
-Sistema de 32Bits
-Memoria con
capacidad de 2 GB y
disco duro de 500 GB
-Monitores LCD, de
14 pulgadas.
El rendimiento del Las especificaciones
software se ve de los equipos en que
limitado por las se tiene instalado este
características de software son:
hardware de los
equipos de la sala -10 Equipos Marca
de informática. Hp y 14 Clones con
características físicas
similares.
-Procesador Intel
2.76GHz
-Sistema de 32Bits
-Memoria con
capacidad de 2 GB y
disco duro de 500 GB
-Monitores LCD, de
14 pulgadas.
 En todos los 24
computadores de la sala
de informática se tiene
instalada esta herramienta
pero no se encuentra
licenciada. Es usada por
los profesores de
informática en sus clases.
Sketch up. Software de El rendimiento del Requiere Windows
modelamiento en 3D. Programa para el software se ve 10, Windows 8+, o
modelamiento en tercera limitado por las Windows 7+.
dimensión (3D). Versión características de
8. hardware de los Las nuevas versiones
equipos de la sala funcionan solamente
Es un programa de informática. para Sistemas
informático de diseño y operativos de 64 bits
modelaje en 3D para o superior.
entornos arquitectónicos,
ingeniería civil,
videojuegos o películas. El
programa es desarrollado y
publicado por Google.

Permite conceptualizar
rápidamente volúmenes y
formas arquitectónicas de
un espacio. Además, los
edificios creados pueden
ser geo-referenciados y
colocados sobre las
imágenes de Google Earth.
También, los modelos
pueden ser subidos a la red
mediante el propio
programa y almacenarse
directamente en la base de
datos.

Tipo de licencia: freeware,

software propietario
Sistemas Operativos En la institución se El software se Los requerimientos
manejan diferentes instala de acuerdo a tecnológicos se
versiones de Windows a las características ajustan a las
saber: del computador. características de los
Los computadores computadores
Windows XP más antiguos tienen existentes en la
Windows 7 las versiones más institución.
Windows 8 en desuso como son
el Windows XP.

El 90% del software con que cuenta la institución educativa no cuenta con
licenciamiento, tanto el sistema operativo como las herramientas de ofimática, y
demás software empleado en el área e informática (Corel Draw). Dadas estas
condiciones el software no se encuentra actualizado y se trabaja con versiones
antiguas, en el caso de las herramientas de ofimática se tienen instaladas las
versiones 2010. Los sistemas operativos igualmente se trabajan con versiones
antiguas desde Windows XP hasta Windows 8 como se observa en la tabla
anterior. El programa de los horarios debido a que se adquirió recientemente se
encuentra actualizado a la última versión disponible.

El software empleado por el profesor de informática para el diseño 3D y de

páginas web, no se encuentra actualizado a la última versión. Sin embargo, en
el caso del Corel Draw se trata de software no licenciado. El programa Skecth
up se está trabajando con una versión libre de evaluación, estos dos
programas son de uso corriente en las clases de informática.

Uno de los sistemas más importantes que se manejan en la IE. es el software

Académico, de elaboración de informes, estadísticas, boletines de período, el
cual es alimentado por los docentes de cada área al finalizar cada uno de los 4
períodos académicos. Al entrevistar al secretario de la institución, uno de los
principales usuarios del sistema, se puede constatar que el sistema se
encuentra actualizado a la última versión y se pone en evidencia las
limitaciones en la licencia con que cuenta el colegio que solamente da la opción
de cargar las bases de datos desde el computador en el cual está instalado el
programa. Lo cual impide que el resto de usuarios, es decir los docentes,
descarguen las bases de datos y las vuelvan a subir a través de la red. Lo
anterior ralentiza los procesos y obliga a que los docentes manejen la
información en memorias USB aumentando los riesgos informáticos y las
posibles pérdidas de información. La mejora que se espera por parte de los
usuarios para este software de gestión académica sería el pago del rubro de
mantenimiento anual que permite activar la descarga y subida de las bases de
datos a través de la red, lo cual permitirá mejorar los procesos, evitar demoras
y optimizar los tiempos de respuesta y la pertinencia de la información.

Por otro lado se entrevistó a la pagadora de la I.E, acerca de las herramientas

empleadas en sus labores administrativas. Las herramientas más empleadas
son las de ofimática en la elaboración de documentos, la hoja de cálculo Excel
para llevar las cuentas y elaboración de los informes financieros. El software
empleado en la pagaduría tiene la desventaja de no estar licenciado, por
cuanto no permite mantener actualizado y obtener soporte por parte del
fabricante. Sin embargo el software es estable y funciona adecuadamente en
las tareas que debe ejecutar, propias del cargo y no presenta mayores
inconvenientes.

Otros sistemas de información empleados en la institución son los sistemas

como el SIMAT creados por el Ministerio de Educación para el control de los
estudiantes matriculados en colegios públicos y privados de todo el país.
Desde el año 2002 se vienen implementando estas herramientas informáticas
para la sistematización de la información como apoyo a la gestión de las
instituciones educativas. El ministerio de Educación trabaja de manera
coordinada con las entidades municipales y departamentales para controlar la
calidad de la información por medio de auditorías permanentes a la gestión
institucional. Estos sistemas de información permiten llevar unas estadísticas
claras, confiables y oportunas en el momento que se requieran que facilite la
toma de decisiones y ejercer un mejor control sobre las instituciones. Una de
las ventajas de esta información es que se trabaja en software instalado en la
nube (sobre internet), y la información se puede consultar desde cualquier lugar
en tiempo real y uno de los usos es para la asignación de recursos y
evaluación de la gestión.

Los directivos docentes hacen uso de sistema de información de los Recursos

de Gratuidad, el cual permite hacer seguimiento a los recursos del Sistema
General de Participaciones (SGP) girados por el gobierno nacional a los
municipios y distritos. Los alcaldes y directivos ingresan al sistema para ver
cuántos recursos llegaron a su presupuesto. La importancia de este sistema de
información es el aseguramiento de que los recursos económicos de manera
correcta y efectiva llegan a su destinatario, y que la inversión en educación se
invierta para lo que ha sido destinada. Los alcaldes son los encargados de
hacer la transferencia de los recursos a cada una de las instituciones de su
competencia.

Los directivos de los establecimientos también deben reportar en el Sistema

Nacional de Monitoreo de TIC el uso de los computadores y la conectividad en
las instituciones educativas. Esta información permite conocer el mejor uso que
se le da a los equipos y la toma de decisiones para mejorar la conectividad.
Este sistema permite conocer el comportamiento y uso de las TIC en los
colegios de Colombia.

El Instituto Técnico Agropecuario y Forestal ITAF requiere con urgencia la

adecuación de la red alámbrica para la sala de informática nueva que
recientemente se inauguró, en la cual se puedan operar los computadores
portátiles donados por el Ministerio de Educación con el programa
computadores para educar en el año 2013. De igual manera se necesita una
conexión a internet dedicada para estos equipos que permita su trabajo en
línea y facilite el acceso a los recursos y la información. La sala de informática
nueva se encuentra locativamente distante de la sala de informática que ha
venido funcionando y lo ideal es tener habilitadas las dos salas para dar pleno
uso a las herramientas tecnológicas disponibles.
CONCLUSIONES

 Uno de los objetivos en el mediano plazo, en la institución educativa, es

la búsqueda de financiamiento para licenciar el software empleado en el
colegio. Mientras se logra este proceso se debe procurar migrar a
Software libre para los programas de ofimática en la medida de lo
posible. La renovación del software tiene que ir acompañada de una
renovación de la infraestructura tecnológica, en especial de los
computadores de escritorio de la sala de informática.

 Se requiere con urgencia gestionar la adecuación del cableado

estructurado de la sala de informática nueva y de la conexión dedicada
de internet, que permita la utilización de los portátiles adquiridos
mediante el programa del gobierno “computadores para educar”, que
desde el año 2013 se encuentran subutilizados por no disponer del
espacio físico para su utilización.

 Los sistemas de información permiten tanto a la institución, como a los

gobiernos locales, regionales y nacionales el control de los recursos y el
manejo de datos estadísticos que permitan la toma de decisiones y la
adopción de estrategias correctivas de dificultades que se presenten con
la gestión de las instituciones educativas del país, con el fin de mejorar
el control y la calidad de la educación en Colombia.

 El software empleado en la gestión académica a pesar de que no cuenta

con las funcionalidades plenas de cargar y descargar las bases de datos
a través de la red, funciona adecuadamente y es una herramienta
poderosa para el manejo de la información académica de los estudiantes
y la presentación de reportes por períodos. De acuerdo al usuario
principal de este programa, el hecho de que se deban cargar las bases
de datos con una memoria USB por docente no implica mayores
dificultades ni pérdidas excesivas de tiempo. El único riesgo puede ser el
de los virus informáticos que se transmiten a través de estos dispositivos
de almacenamiento.
 BIBLIOGRAFIA

MINISTERIO DE EDUCACION NACIONAL.

http://www.mineducacion.gov.co/1621/article-209881.html

UDES (2004) Libro Electrónico Multimedial: Sistemas de Información Gerencial, Capítulos 1, 2,

3 , 4 y 5.