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Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

Manual do utilizador

de Gestão Integrada de Informação


v. 2012.48.245.34

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Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

Sumário

SUMÁRIO 2

1 CARACTERÍSTICAS GERAIS 12

1.1 TIPOS DE JANELAS 13

1.1.1 LISTAGENS 13
1.1.2 FORMULÁRIOS 14

1.2 AJUDAS DE CONTEXTO 15

1.3 NOTAS 16

1.4 CORRECTOR ORTOGRÁFICO 17

1.5 ORGANIZAÇÃO E SELECÇÃO DE CONTEÚDO EM LISTAGENS 18

1.5.1 JANELA DE CONFIGURAÇÃO 18


1.5.2 FILTROS 21
1.5.3 MENU DE CONTEXTO 24

1.5.3.1 Pesquisas simples 24


1.5.3.2 Exportação de informação 26
1.5.3.3 Utilização de um template 29

1.6 RELATÓRIOS 31

1.7 MENU PRINCIPAL 33

1.7.1 PALAVRA-CHAVE 33
1.7.2 SMARTCARD (FUNCIONALIDADE OPCIONAL) 34
1.7.3 PROPRIEDADES 36
1.7.4 CONFIGURAR IMPRESSORA 37

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1.7.5 AJUDA ON-LINE 37

1.8 FAVORITOS 38

1.9 NOTIFICAÇÕES 39

1.9.1 AS MINHAS TAREFAS PENDENTES 40


1.9.2 TAREFAS PENDENTES NA MINHA UNIDADE ORGÂNICA 41
1.9.3 OS MEUS PRAZOS EXPIRADOS 41
1.9.4 PRAZOS DE RESPOSTA EXPIRADOS 42
1.9.5 DOSSIERS POR ENCAMINHAR DO COLABORADOR (FUNCIONALIDADE OPCIONAL) 42
1.9.6 DOSSIERS POR ENCAMINHAR DA UNIDADE ORGÂNICA (FUNCIONALIDADE OPCIONAL) 43
1.9.7 OS MEUS PRAZOS EXPIRADOS (FUNCIONALIDADE OPCIONAL) 43
1.9.8 PRAZOS DE RESPOSTA EXPIRADOS (FUNCIONALIDADE OPCIONAL) 44

2 DOCUMENTOS 45

2.1 REGISTOS 46

2.1.1 REGISTO DE ENTRADAS 46

2.1.1.1 Campos de preenchimento automático 47


2.1.1.2 Campos de preenchimento obrigatório 48
2.1.1.3 Outros campos 48
2.1.1.4 Associação a uma guia de remessa (funcionalidade opcional) 50
2.1.1.5 Área de documentos 52
2.1.1.6 Área de classificação 52
2.1.1.7 Área de termos de indexação (funcionalidade opcional) 52
2.1.1.8 Área de encaminhamentos 52
2.1.1.9 Área de dossiers 52
2.1.1.10 Área de dados de secretaria 52

2.1.2 REGISTO DE SAÍDAS 53

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2.1.2.1 Campos de preenchimento automático 54


2.1.2.2 Campos de preenchimento obrigatório 54
2.1.2.3 Outros campos 55
2.1.2.4 Área de documentos 56
2.1.2.5 Área de outros dados (funcionalidade opcional) 56
2.1.2.6 Área de classificação 56
2.1.2.7 Área de termos de indexação (funcionalidade opcional) 56
2.1.2.8 Área de encaminhamentos 56
2.1.2.9 Área de dossiers 56
2.1.2.10 Área de dados de secretaria 56

2.1.3 REGISTO DE SAÍDAS PROVISÓRIAS 57

2.1.3.1 Campos de preenchimento automático 58


2.1.3.2 Campos de preenchimento obrigatório 58
2.1.3.3 Outros campos 59
2.1.3.4 Área de documentos 59
2.1.3.5 Área de outros dados (funcionalidade opcional) 59
2.1.3.6 Área de classificação 59
2.1.3.7 Área de termos de indexação (funcionalidade opcional) 59
2.1.3.8 Área de encaminhamentos 59
2.1.3.9 Área de dossiers 59
2.1.3.10 Área de dados de secretaria 59
2.1.3.11 Atribuição de número 60

2.1.4 REGISTO DE DOCUMENTOS INTERNOS 62

2.1.4.1 Campos de preenchimento automático 63


2.1.4.2 Campos de preenchimento obrigatório 63
2.1.4.3 Outros campos 64
2.1.4.4 Associação a uma guia de remessa (funcionalidade opcional) 65
2.1.4.5 Área de documentos 67
2.1.4.6 Área de outros dados (funcionalidade opcional) 67

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2.1.4.7 Área de classificação 67


2.1.4.8 Área de termos de indexação (funcionalidade opcional) 67
2.1.4.9 Área de encaminhamentos 67
2.1.4.10 Área de dossiers 67
2.1.4.11 Área de dados de secretaria 67

2.1.5 REGISTO DE DOCUMENTOS INTERNOS PROVISÓRIOS 68

2.1.5.1 Campos de preenchimento automático 69


2.1.5.2 Campos de preenchimento obrigatório 69
2.1.5.3 Outros campos 69
2.1.5.4 Área de documentos 70
2.1.5.5 Área de outros dados (funcionalidade opcional) 70
2.1.5.6 Área de classificação 70
2.1.5.7 Área de termos de indexação (funcionalidade opcional) 70
2.1.5.8 Área de encaminhamentos 70
2.1.5.9 Área de dossiers 70
2.1.5.10 Área de dados de secretaria 70
2.1.5.11 Atribuição de número 71

2.1.6 REGISTO DE GUIAS DE REMESSA DE DOCUMENTOS (FUNCIONALIDADE OPCIONAL) 73

2.1.6.1 Consulta de documentos 73


2.1.6.2 Criação de guias 74
2.1.6.3 Adicionar documentos 75
2.1.6.4 Impressão de guias 75

2.1.7 ANEXAÇÃO DE FICHEIROS 77

2.1.7.1 Campos 77
2.1.7.2 Anexar ficheiro do disco 78
2.1.7.3 Anexar vários ficheiros do disco 79
2.1.7.4 Digitalizar documento 81
2.1.7.5 Criar documento a partir de um template 83

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2.1.7.6 Abrir um documento 85


2.1.7.7 Editar um documento 86
2.1.7.8 Consulta de propriedades do documento 90

2.1.8 OUTROS DADOS DE REGISTO (FUNCIONALIDADE OPCIONAL) 91


2.1.9 ASSOCIAÇÃO DE CÓDIGOS DE CLASSIFICAÇÃO 92
2.1.10 ASSOCIAÇÃO DE TERMOS DE INDEXAÇÃO (FUNCIONALIDADE OPCIONAL) 93
2.1.11 ASSOCIAÇÃO A DOSSIERS 94
2.1.12 DADOS DE SECRETARIA 95
2.1.13 ASSOCIAÇÃO A REGISTOS DE DOCUMENTOS 96
2.1.14 DOCUMENTOS ASSOCIADOS 97
2.1.15 CONSULTA DE DOCUMENTOS 98
2.1.16 IMPRESSÃO DE DOCUMENTOS (NÃO APLICÁVEL A ENTRADAS) 99
2.1.17 ASSINATURA DE DOCUMENTOS 101
2.1.18 ENCAMINHAMENTO INICIAL DE DOCUMENTOS 103

2.1.18.1 Encaminhamento para colaboradores 103


2.1.18.2 Encaminhamento para unidades orgânicas 106
2.1.18.3 Encaminhamento com workflow (não aplicável a saídas) 108

2.1.19 CONSULTA DE SITUAÇÃO NO WORKFLOW 110

2.2 PESQUISAS 111

2.2.1 PESQUISAS POR FILTROS 111


2.2.2 MOTOR DE PESQUISA 112

2.2.2.1 Favoritos 114

2.3 ENCAMINHAMENTOS 115

2.3.1 ORGANIZAÇÃO DE MENUS 115

2.3.1.1 Minhas tarefas pendentes 115


2.3.1.2 Consulta de encaminhamentos. 116

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2.3.2 CONSULTA DE ENCAMINHAMENTO 117

2.3.2.1 Área de informação do documento 118


2.3.2.2 Campos de preenchimento automático 118
2.3.2.3 Campos de preenchimento obrigatório 119
2.3.2.4 Outros campos 119
2.3.2.5 Botões 119

2.3.3 ENCAMINHAMENTO DE DOCUMENTOS 120

2.3.3.1 Sequência de documentos 120

Encaminhamento ad-hoc de documentos 120


Encaminhamento simples de documentos por workflow 122
Encaminhamento por workflow com tarefas paralelas 126
Encaminhamento por workflow com bifurcação por condição 128

2.3.3.2 Encaminhamento para vários colaboradores 131


2.3.3.3 Encaminhamento para várias unidades orgânicas 133
2.3.3.4 Encaminhamento de vários documentos 135

2.3.4 CONSULTA DE DOCUMENTOS 138


2.3.5 CONSULTA DE REGISTO DE DOCUMENTO 139
2.3.6 ASSOCIAÇÃO A REGISTOS DE DOCUMENTOS 140
2.3.7 DOCUMENTOS ASSOCIADOS 141
2.3.8 CRIAÇÃO DE DOCUMENTOS ASSOCIADOS (INTERNOS E SAÍDAS) 142
2.3.9 CONSULTA DE DOSSIERS ASSOCIADOS 144
2.3.10 ARQUIVO DE ENCAMINHAMENTOS 145
2.3.11 IMPRESSÃO DE DOCUMENTOS 146
2.3.12 CONSULTA DE SITUAÇÃO NO WORKFLOW 148
2.3.13 ASSINATURA ELECTRÓNICA DE DESPACHOS (FUNCIONALIDADE OPCIONAL) 149
2.3.14 ASSINATURA DE DOCUMENTOS 152
2.3.15 CONSULTA DE LISTA DE DESPACHOS 154

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3 DOSSIERS 155

3.1 REGISTO DE DOSSIERS 156

3.1.1 CAMPOS DE PREENCHIMENTO AUTOMÁTICO 157


3.1.2 CAMPOS DE PREENCHIMENTO OBRIGATÓRIO 158
3.1.3 OUTROS CAMPOS 158
3.1.4 BOTÕES 158
3.1.5 ÁREA DE ENTIDADES INTERVENIENTES 159
3.1.6 ÁREA DE PERMISSÕES DAS UNIDADES ORGÂNICAS 160
3.1.7 ÁREA DE PERMISSÕES DOS COLABORADORES 163
3.1.8 ÁREA DE CLASSIFICAÇÃO 165
3.1.9 ÁREA DE ENCAMINHAMENTO 166

3.1.9.1 Encaminhamento para colaboradores 166


3.1.9.2 Encaminhamento para unidades orgânicas 168
3.1.9.3 Encaminhamento com workflow 171

3.2 OUTRAS FUNCIONALIDADES DE DOSSIERS 173

3.2.1 CONSULTA / CRIAÇÃO DE DOCUMENTOS DO DOSSIER 173


3.2.2 ASSOCIAÇÃO DE DOCUMENTOS A UM DOSSIER 175
3.2.3 CONSULTA DE SITUAÇÃO NO WORKFLOW (FUNCIONALIDADE OPCIONAL) 176

3.3 PESQUISAS 177

3.4 ENCAMINHAMENTOS (FUNCIONALIDADE OPCIONAL) 179

3.4.1 CONSULTA DE ENCAMINHAMENTO 180

3.4.1.1 Área de informação do dossier 181


3.4.1.2 Campos de preenchimento automático 181
3.4.1.3 Campos de preenchimento obrigatório 182
3.4.1.4 Outros campos 182

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3.4.2 ENCAMINHAMENTO DE DOSSIERS 183

3.4.2.1 Sequência de dossiers 183

Encaminhamento ad-hoc de dossiers 183


Encaminhamento simples de dossiers por workflow 185
Encaminhamento por workflow com tarefas paralelas 189
Encaminhamento por workflow com bifurcação por condição 191

3.4.2.2 Encaminhamento para vários colaboradores 194


3.4.2.3 Encaminhamento para várias unidades orgânicas 196

3.4.3 CONSULTA DE REGISTO DE DOSSIER 198


3.4.4 CONSULTA DE DOCUMENTOS 199
3.4.5 CONSULTA DE SITUAÇÃO NO WORKFLOW 199
3.4.6 ASSINATURA ELECTRÓNICA DE DESPACHOS (FUNCIONALIDADE OPCIONAL) 199

4 ESTATÍSTICAS 202

4.1 REGISTOS DE DOCUMENTOS 203

4.2 ENCAMINHAMENTOS DE DOCUMENTOS 205

4.3 REGISTOS DE DOSSIERS 205

4.4 ENCAMINHAMENTOS DE DOSSIERS 205

5 GESTÃO 206

5.1 IMPORTAÇÃO DE DOCUMENTOS 207

5.1.1 IMPORTAR FICHEIROS 207


5.1.2 IMPORTAR LOTES (FUNCIONALIDADE OPCIONAL) 209
5.1.3 AFECTAR DOCUMENTOS A ENTRADAS 211
5.1.4 AFECTAR DOCUMENTOS A INTERNOS 212

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5.1.5 AFECTAR DOCUMENTOS A SAÍDAS 212


5.1.6 DOCUMENTOS IMPORTADOS 213

5.2 SAÍDAS EM SÉRIE 214

5.2.1 SAÍDAS PARA VÁRIAS ENTIDADES 214


5.2.2 SAÍDAS PARA GRUPOS 216

5.3 TABELAS BASE 219

5.3.1 ENTIDADES 219

Campos de preenchimento obrigatório 219


Outros Campos 220
Área de grupos de destinatários 221

5.3.2 GRUPOS DE DESTINATÁRIOS 222


5.3.3 TERMOS DE INDEXAÇÃO (FUNCIONALIDADE OPCIONAL) 224

5.4 OUTROS DADOS 225

5.4.1 TEMPLATES 225


5.4.2 GESTÃO DE AUSÊNCIAS 226

6 GESTÃO DE SECRETARIA 227

6.1 ANÁLISE 228

6.1.1 REGISTOS SEM DOCUMENTO 228


6.1.2 DOCUMENTOS POR CLASSIFICAR 229
6.1.3 ENTRADAS POR ENCAMINHAR 230

6.2 EXPEDIÇÃO DE SAÍDAS 231

6.2.1 SAÍDAS PARA EXPEDIÇÃO 231


6.2.2 SAÍDAS EXPEDIDAS 233

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6.3 ARQUIVO DE DOCUMENTOS 234

6.3.1 DOCUMENTOS PARA ARQUIVAR 234


6.3.2 DOCUMENTOS ARQUIVADOS 235
6.3.3 DOCUMENTOS PARA TRANSFERIR 235
6.3.4 DOCUMENTOS PARA ELIMINAR 236

7 ÍNDICE DE FIGURAS 237

CONTACTO PARA INFORMAÇÕES 248

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1 Características gerais

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1.1 Tipos de janelas


Nos sistemas de informação convencionais da Quidgest há dois tipos principais de janelas:

1.1.1 Listagens
Geralmente são abertas após a activação de um comando/opção de menu e compostas por
linhas/registos de informação contidas em tabelas na base de dados.

Figura 1 - Exemplo de listagem

A primeira opção abre o formulário de registo bloqueado apenas para consulta.

Para podermos proceder à alteração dos dados é necessário escolher a opção .

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1.1.2 Formulários
O acesso faz-se habitualmente a partir das listagens e correspondem a uma linha/registo das
listagens, sendo constituídas por campos de preenchimento que contêm a informação
repartida e individualizada.

Figura 2 - Exemplo de formulário

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1.2 Ajudas de contexto


Seleccionando com o botão esquerdo do rato o símbolo de interrogação ‘?’, situado na barra
superior de qualquer formulário, activa-se uma opção de ajuda que permite ter uma legenda
com uma breve descrição da função de cada campo, arrastando o cursor acompanhado do
símbolo ‘?’ sobre o(s) campo(s) pretendido(s).

Existe outra forma de aceder mais rapidamente às ajudas de contexto que é passando
simplesmente com o cursor por cima de cada campo de preenchimento.

Figura 3 – Exemplo de ajuda de contexto em formulário

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1.3 Notas
Fazendo duplo clique com o botão direito do rato no fundo de qualquer formulário ou listagem
(zona cinzenta), activa-se a possibilidade de criar uma nota ou post it electrónico.

Figura 4 - Formulário de registo de entrada com uma nota

A ‘Nota’ pode ser de carácter pessoal, para todos os utilizadores, dirigida a um utilizador
específico ou a um grupo de utilizadores com determinado perfil. A cada uma deve ainda ser
atribuído um prazo de validade para evitar que fiquem no sistema para além do tempo
considerado necessário.

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A ‘Nota’ visualizada pelo utilizador apresenta-se da seguinte forma:

Figura 5 - Formulário de registo de entrada com nota

1.4 Corrector ortográfico


Alguns campos dos formulários dispõem de um sistema de correcção ortográfica. Quando uma
palavra foi escrita incorrectamente é assinalada com um sublinhado vermelho.

Para consultar as sugestões de correcção utiliza-se o botão direito do rato para abrir o menu de
contexto e selecciona-se a palavra correcta.

Figura 6 – Exemplo de campo com corrector ortográfico

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1.5 Organização e selecção de conteúdo em listagens


1.5.1 Janela de configuração
O conteúdo das janelas que contêm as listagens de registos pode ser configurado manualmente
ou com recurso à janela de configuração. A organização das colunas pode ser editada pelo
utilizador de forma mais completa e consistente, através do botão , que se encontra no topo
à direita.

Abre-se uma outra janela, onde surgem listados todos os campos passíveis de ser apresentados
naquele contexto, dos quais os assinalados com são os que estão visíveis no momento.
Trata-se de um tipo de configuração temporário que permite uma pesquisa mais personalizada
e só se aplica enquanto o utilizador mantiver aberta a janela com a listagem de dados em que
está a trabalhar, uma vez que já existe uma configuração-padrão previamente estabelecida no
sistema para listar os dados.

Figura 7 - Janela de configuração

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Nesta janela, a ordem dos campos na listagem pode igualmente ser alterada, usando para isso

os botões e , que actuam sobre o campo que estiver seleccionado.


A atribuição dos símbolos ou significa que o campo em questão irá dispôr a listagem por
ordem ascendente ou descendente, respectivamente. Esta funcionalidade também pode ser

controlada com os botões e .

Há outras possibilidades de configuração um pouco mais complexas que implicam a


observância de certas condições prévias. É o caso de quando existem apenas dois campos
seleccionados e um deles é usado como campo de agrupamento, ou seja, o campo que vai
assumir o papel preponderante na organização do resultado da pesquisa (o que se obtém

seleccionando-o e depois premindo o botão ). Veja-se o seguinte exemplo:

Figura 8 - Janela de configuração

Trata-se de uma configuração em que se utilizou o botão no campo ‘Nº registo’,


enquanto o campo ‘Remetente’, que já tinha a indicação para que os dados da sua coluna

ficassem dispostos por ordem ascendente , ainda seria aquele que representaria

o factor determinante (ao associar-lhe o botão ) na disposição do resultado final

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Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

da pesquisa na tabela, depois de premir o botão . Isto teve como resultado, a


listagem que se segue, que mais não é do que o agrupamento de documentos por remetente e
a contagem dos documentos que lhes correspondem.

Figura 9 - Resultado da contagem

De forma análoga, podem ainda ser usados os botões e , que


apresentam como resultado precisamente o valor (não necessariamente numérico) máximo ou

mínimo de uma coluna. Já um pouco diferente é o uso do botão , que implica a


existência de apenas um único campo seleccionado e que este seja obrigatoriamente numérico,
para conseguir fazer a soma dos respectivos valores.

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1.5.2 Filtros
A quantidade e a qualidade da informação podem ser controladas através de filtros. Para
visualizar apenas um subconjunto de linhas/registos, é possível especificar condições de
pesquisa ou critérios na área imediatamente abaixo da barra de título da janela.

Figura 10 - Filtros

No rectângulo/campo de fundo branco situado por cima do nome que identifica a coluna na
qual se se pretende introduzir o critério de pesquisa, escreve-se uma ou mais palavras (também
pode ser uma sequência incompleta de caracteres) e depois clica-se no botão de filtragem
ou na tecla ‘Enter’.

Se o critério se aplica ao início do campo, basta escrevê-lo simplesmente. Se, porventura, se


aplica ao fim do campo, é preciso anteceder a sequência de caracteres pelo símbolo de
percentagem [%]; se, ainda, não se aplicar especificamente nem ao princípio nem ao fim do
campo, mas sim a qualquer parte deste, é necessário encapsular a sequência de caracteres
entre dois símbolos [%].

Figura 11- Resultado do filtro (Nº registo)

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No caso acima apresentado considerou-se apenas um critério de selecção, mas podem ser
usados vários ao mesmo tempo, em conjunção. Por exemplo, se além do referido “gd%” no
campo ‘Nº registo’, poder-se-ia acrescentar no remetente “instituto%”, isto é, procurar todos
os registos que tenham a indicação “gd” no início do seu número de registo e provenham de
um remetente cujo nome inicial seja “instituto”, o resultado apresentado é o que se segue:

Figura 12 - Resultado do filtro (Nº registo e Remetente)

A pesquisa em campos de datas é distinta, já que é possível usar os restringir o período de


tempo a pesquisar pelos critérios maior (>), menor (<) ou igual (=) em conjunto com as opções
e/ou.

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Figura 13 – Filtrar o resultado da pesquisa

É possível pesquisar, por exemplo, todos os registos de entrada de documentos, cuja data seja
superior a 03-01-2011 e inferior a 11-05-2011:

Figura 14 - Filtro de datas

Figura 15 - Resultado do filtro

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1.5.3 Menu de contexto


O menu de contexto, activado pelo botão direito do rato sobre um qualquer ponto da listagem
propriamente dita, apresenta duas outras funções de interesse.

1.5.3.1 Pesquisas simples

Esta funcionalidade é activada pela opção ‘Procurar’ do referido menu de contexto e actua
sobre a coluna que estiver a ordenar os registos da listagem em causa, indo buscar o primeiro
ou o próximo, de acordo com o dado a pesquisar. Na imagem que se segue, essa coluna é a do
Remetente.

Figura 16 - Pesquisa do menu de contexto

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A opção ‘Outra vez’ permite executar de novo a última pesquisa sem reabrir a respectiva janela
auxiliar.

Figura 17 - Pesquisa do menu de contexto

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1.5.3.2 Exportação de informação

Uma outra possibilidade de utilização do menu de contexto numa janela de listagem é a


exportação do seu conteúdo total ou parcial, para um ficheiro de Excel (versões iguais ou
superiores ao Microsoft Office 2003), onde os dados poderão depois ser processados. Esta é,
aliás, uma forma de produzir documentos a partir da base de dados que funciona como
elemento complementar aos relatórios pré-definidos nos sistemas de informação
disponibilizados pela Quidgest.

Figura 18 - Exportação de dados para Excel

O sistema produz um ficheiro com o nome, por omissão, “ExportResult”, e é dada ao utilizador
a hipótese de seleccionar o local para onde pretende que este seja gravado e de alterar o nome
do ficheiro se assim o entender.

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Figura 19 - Selecção da directoria de exportação

Figura 20 - Exportação de listagem e ficheiro Excel

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O documento final é o resultado da exportação de todos os dados da listagem, sendo que uma
selecção feita através da janela de configuração ou dos filtros também limitará a informação
exportada, conforme as necessidades do utilizador.

Figura 21 - Exemplo de um ficheiro Excel com a informação exportada

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1.5.3.3 Utilização de um template

Também se pode criar documentos com informação retirada da listagem, através da utilização
de um template previamente criado para o efeito.

Figura 22 - Exportação com template

Figura 23 - Janela de confirmação

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Figura 24 - Selecção do template

Depois de seleccionar o template, será pedido ao utilizador que escolha a directoria e o nome
do ficheiro de destino. De seguida, produz um ficheiro para cada linha da listagem de acordo
com os dados pré-seleccionados.

Figura 25 - Exemplo de informação exportada com template

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1.6 Relatórios
Em muitos dos menus da aplicação é possível pré-visualizar e imprimir relatórios com dados,
mas essa informação também pode ser utilizada de outra maneira.

A melhor e a mais expedita forma de usar este tipo de documentos é procedendo à sua
exportação para um dos muitos formatos disponíveis, dependendo do tipo de dados e da
utilização que se quer fazer deles. Seguem-se três exemplos:

Figura 26 - Exemplo de relatório exportado para o formato Word

Neste primeiro caso trata-se de um documento que foi exportado para Word e que pode
permitir ainda algum trabalho de edição de texto.

O segundo caso é uma lista que foi exportada para Excel, o que pode facilitar a realização de
algum trabalho, quer de edição comum, quer de introdução de contagens, cálculos e fórmulas.

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Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

Figura 27 - Exemplo de relatório exportado para o formato Excel

O terceiro exemplo consiste numa exportação para o formato PDF, legível com a aplicação
Acrobat Reader. Esta será a melhor solução para guardar documentos em formato digital ou
enviá-los a terceiros, nomeadamente por e-mail (sem haver necessidade da sua impressão para
esse efeito), mas apenas nas situações em que não se quer editá-los à posteriori.

Figura 28 - Exemplo de relatório exportado para o formato PDF

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1.7 Menu principal

Figura 29 – Menu principal

1.7.1 Palavra-chave
O sub-menu ‘Palavra-Chave’ do submenu ‘Utilizador’ permite alterar o código de acesso
pessoal a todo o sistema de informação. Para isso, é necessário indicar quer o antigo (que está
ser usado até esse momento), quer o novo código que vai passar a usar.

Figura 30 – Formulário de alteração de palavra-chave

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1.7.2 Smartcard (funcionalidade opcional)


No sub-menu Smartcard é possível registar os certificados digitais que serão utilizados pelo
sistema para assinatura electrónica de documentos e encaminhamentos, bem como para
autenticação por certificado digital.

Inicialmente o sistema solicita uma validação com a password de autenticação no sistema.

Figura 31 – Janela de inserção de palavra-chave

De seguida deve ser seleccionado o certificado digital a utilizar para assinatura e autenticação
no sistema.

Figura 32 – Janela de selecção de certificado digital

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No caso de se tratar de um certificado com pin associado, esse será solicitado antes do registo.

Figura 33 – Exemplo de janela de pedido de pin

Figura 34 – Janela de confirmação de registo do certificado

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1.7.3 Propriedades
Este sub-menu dá a hipótese de personalizar alguns aspectos do ambiente individual de
trabalho, como por exemplo, a escolha da unidade monetária a usar ou o formato das datas,
entre outros detalhes, através do preenchimento da janela que se segue:

Figura 35 – Janela de Propriedades

36
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

1.7.4 Configurar impressora


Nesta zona é possível configurar a impressora que será utilizada por defeito e respectivas
preferências de impressão.

Figura 36 – Janela de configuração de impressora

1.7.5 Ajuda on-line


Nesta entrada de menu pode-se aceder à versão em PDF do manual do utilizador.

Figura 37 – Manual do utilizador

37
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

1.8 Favoritos
Esta função permite criar atalhos de acesso mais rápido às opções disponíveis na estrutura de
menus.

Para adicionar um favorito, clicar no texto ‘ADICIONAR’ e depois escolher o menu e a respectiva
opção pretendida.

No exemplo abaixo apresentado foi seleccionado o menu ‘Documentos -> Registo -> Entradas’ e
a seguir repetiu-se a mesma operação para o menu ‘Dossiers -> Registo -> Dossiers’.

Figura 38 – Área de Favoritos

Em virtude dos ‘Favoritos’ terem um carácter mais pessoal, são guardados de forma autónoma
de acordo com a pessoa que está a trabalhar com a aplicação, sendo a sua organização
diferente de utilizador para utilizador.

Para remover uma entrada na lista de Favoritos, basta clicar no texto ‘REMOVER’.

38
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

1.9 Notificações
Esta funcionalidade permite visualizar os documentos e os dossiers pendentes.

Figura 39 - Zona de Notificações

Existem oito tipos de notificações:

 Documentos por encaminhar por utilizador (As minhas tarefas pendentes);

[Identificação de Utilizador] - “Tem *n.º+ documentos por encaminhar”

 Documentos por encaminhar na unidade orgânica do utilizador (Tarefas pendentes


na minha unidade orgânica);

[Identificação de Unidade orgânica] - “Tem *n.º+ documentos por encaminhar”

 Documentos com prazos de resposta expirados por utilizador (Os meus prazos
expirados);

[Identificação de Utilizador] - “ Existem *n.º+ documentos com prazo de resposta expirados”

 Documentos com prazos de resposta expirados nas unidades orgânicas sob a


responsabilidade do utilizador (Prazos de resposta expirados);

[Identificação de Unidade orgânica] - “Tem *n.º+ documentos com prazo de resposta expirados”

39
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

 Dossiers por encaminhar por utilizador (Dossiers por encaminhar do colaborador


(funcionalidade opcional));

[Identificação de Utilizador] - “Existem [n.º] dossiers por encaminhar”

 Dossiers por encaminhar por unidade orgânica (Dossiers por encaminhar da unidade
orgânica (funcionalidade opcional)).

[Identificação de Unidade orgânica] - “Existem *n.º+ dossiers por encaminhar”

 Dossiers com prazos de resposta expirados por utilizador (Os meus prazos
expirados);

[Identificação de Utilizador] - “ Existem *n.º+ dossiers com prazo de resposta expirados”

 Dossiers com prazos de resposta expirados nas unidades orgânicas sob a


responsabilidade do utilizador (Prazos de resposta expirados);

[Identificação de Unidade orgânica] - “Tem *n.º+ dossiers com prazo de resposta expirados”

1.9.1 As minhas tarefas pendentes


Contém informação sobre o número de documentos por encaminhar do próprio utilizador.
Pode ser consultada a essa lista de documentos, através da selecção da respectiva notificação.

Figura 40 - Exemplo listagem de Tarefas pendentes

40
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

1.9.2 Tarefas pendentes na minha unidade orgânica


Contém informação sobre o número de documentos por encaminhar da unidade orgânica a
que pertence o utilizador. Pode ser consultada essa lista de documentos, através da selecção da
respectiva notificação.

Figura 41 - Exemplo de tarefas pendentes na unidade orgânica

1.9.3 Os meus prazos expirados


Contém informação sobre o número de documentos da unidade orgânica do utilizador, cujo
prazo de encaminhamento já expirou. Pode ser consultada essa lista de documentos, através da
selecção da respectiva notificação.

Figura 42 - Exemplo de tarefas com prazos expirados

41
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

1.9.4 Prazos de resposta expirados


Contém informação sobre o número de documentos com prazos expirados nas unidades
orgânicas sob responsabilidade do utilizador. Pode ser consultada essa lista de documentos,
através da selecção da respectiva notificação.

Figura 43 - Exemplo de tarefas com prazos expirados

1.9.5 Dossiers por encaminhar do colaborador (funcionalidade opcional)


Contém informação sobre o número de dossiers por encaminhar do utilizador. Pode ser
consultada essa lista de dossiers, através da selecção da respectiva notificação.

Figura 44 - Exemplo de dossiers por encaminhar de um colaborador

42
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

1.9.6 Dossiers por encaminhar da unidade orgânica (funcionalidade opcional)


Contém informação sobre o número de dossiers por encaminhar da unidade orgânica do
utilizador. Pode ser consultada essa lista de dossiers através da selecção da notificação.

Figura 45 - Exemplo de dossiers por encaminhar na unidade orgânica

1.9.7 Os meus prazos expirados (funcionalidade opcional)


Contém informação sobre o número de dossiers da unidade orgânica do utilizador, cujo prazo
de encaminhamento já expirou. Pode ser consultada essa lista de documentos, através da
selecção da respectiva notificação.

Figura 46 - Exemplo de dossiers com prazos expirados

43
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

1.9.8 Prazos de resposta expirados (funcionalidade opcional)


Contém informação sobre o número de dossiers com prazos expirados nas unidades orgânicas
sob responsabilidade do utilizador. Pode ser consultada essa lista de documentos, através da
selecção da respectiva notificação.

Figura 47 - Exemplo de dossiers por encaminhar com prazo expirado na unidade orgânica

44
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

2 Documentos

45
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

2.1 Registos

Figura 48 – Menu de Documentos

Neste menu é possível registar todas as entradas e saídas de documentos e os documentos


produzidos internamente. Na opção Guias podem ser impressas as guias de remessa para
acompanhamento dos documentos encaminhados em suporte físico (Ver Criação de guias).

2.1.1 Registo de entradas


Neste sub-menu podem ser registados todos os documentos que dão entrada na organização
através do correio, fax, e-mail ou outras vias de entrada.

Registar um
documento

Figura 49 - Registo de entrada de documentos

46
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

Figura 50 - Formulário de registo de entrada

2.1.1.1 Campos de preenchimento automático

Prefixo: a numeração de documentos pode ser feita com base na via de entrada, na unidade
orgânica de registo, no edifício... O prefixo determina o número que o sistema irá atribuir a
cada documento;

Outra situação de numerações diferenciadas verifica-se quando existe uma política de


segregação da informação – por exemplo, faxes e e-mails que vão directamente para a
administração, são registados com numerações diferentes para manter um maior grau de
confidencialidade.

Número de registo: atribuído automaticamente pelo sistema em função do prefixo e do ano,


isto é, a numeração sequencial das entradas é reiniciada todos os anos, sendo o ano
determinado pela data de entrada registada;

Data de registo: data de registo do documento, atribuída de acordo com a data actual;

Unidade orgânica de registo: unidade orgânica responsável pelo registo do documento;

47
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

Criado: dados de criação do registo (data e nome do utilizador);

Alterado: dados da última alteração do registo (data e nome do utilizador).

2.1.1.2 Campos de preenchimento obrigatório

Via de entrada: via de chegada do documento, a escolher na combo-box, entre Correio, Fax,
Por mão própria, E-mail ou Portal. É uma lista não alterável pelo utilizador e é preenchida por
omissão com a designação “Correio”;

Tipo de documento: tipo do documento a registar, por exemplo: ofício, factura, etc;

Remetente e Sigla/Nº: entidade remetente do documento. Além da escolha da entidade


podem ser ainda preenchidos os campos referência (do remetente) e data do documento (do
remetente). Estes campos, ainda que não obrigatórios poderão ser úteis para futuras pesquisas;

Nível de confidencialidade: nível de confidencialidade do documento. Este campo é


preenchido por omissão com o valor “Não classificado”, podendo ser alterado;

A classificação atribuída ao documento quanto à sua confidencialidade vai determinar as


possibilidades da sua consulta posterior pelos diversos tipos de utilizadores.

2.1.1.3 Outros campos

Estes campos podem ou não ser preenchidos de acordo com as características do documento a
registar e dos procedimentos internos da organização.

Quantidade de páginas: número de páginas do documento; este campo é preenchido por


omissão com o valor 1;

Nº de guia/Unidade orgânica de destino (funcionalidade opcional): guia de remessa de


documentos a que corresponde a respectiva unidade orgânica de destino. O utilizador deve
começar por preencher a unidade orgânica de destino e o número será preenchido
automaticamente aquando da gravação do registo;

Data do documento: data original de produção do documento;

Referência: número de referência do documento;

48
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

Idioma do documento: língua em que foi redigido o documento. Por omissão é preenchido com
a designação “Português”;

Workflow: workflow a ser percorrido pelo documento (o workflow consiste na automatização


total ou parcial, de um processo de gestão em que documentos e informação são passados de
um interveniente para outro, de acordo com regras e procedimentos pré-definidos (ver
Encaminhamento com workflow);

Descrição do assunto: descrição pormenorizada do assunto do documento. É um campo de


escrita livre que é normalmente preenchido com um breve resumo;

Observações: outros apontamentos considerados importantes no registo de documento.

49
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

2.1.1.4 Associação a uma guia de remessa (funcionalidade opcional)

Para associar um registo de entrada a uma guia de remessa, basta dar a indicação da unidade
orgânica de destino e o número da guia de remessa será preenchido automaticamente.

Figura 51 – Exemplo de registo de entrada com associação de guia

No caso da guia de remessa ainda não existir será automaticamente criada, aquando da
gravação do registo de documento, sendo o utilizador notificado desse facto através de uma
mensagem de aviso.

Figura 52 – Janela de notificação de criação de guia de remessa

50
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

De forma a garantir a consistência da informação que aparece no sistema, quando é associada


uma guia de remessa, é automaticamente criado o encaminhamento que reflecte esse
movimento de documento.

Figura 53 – Exemplo de encaminhamento associado à guia de remessa

Para evitar que fiquem encaminhamentos em aberto, uma vez que o documento circula em
papel, esse encaminhamento é marcado, por omissão, como não tendo seguimento e no
campo ‘Observações’ é colocada a indicação de que foi efectuado em papel acompanhado da
respectiva guia de remessa.

Figura 54 – Exemplo de encaminhamento criado automaticamente

51
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

2.1.1.5 Área de documentos

Ver Anexação de ficheiros.

2.1.1.6 Área de classificação

Ver Associação de códigos de classificação.

2.1.1.7 Área de termos de indexação (funcionalidade opcional)

Ver Associação de termos de indexação.

2.1.1.8 Área de encaminhamentos

Ver Encaminhamento inicial de documentos.

2.1.1.9 Área de dossiers

Ver Associação a dossiers.

2.1.1.10 Área de dados de secretaria

Ver Dados de secretaria.

52
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

2.1.2 Registo de saídas


Neste menu podem ser registados todos os documentos que são enviados para o exterior da
organização, nomeadamente ofícios, e-mails, faxes.

Registar
documento

Figura 55 - Registos de saída de documentos

Figura 56 - Formulário de registo de saída

53
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

2.1.2.1 Campos de preenchimento automático

Prefixo: a numeração de documentos pode ser feita com base na via de saída, na unidade
orgânica de registo, no edifício... O tipo de numeração determina o número que o sistema irá
atribuir a cada documento;

Outra situação de numerações diferenciadas verifica-se quando existe uma política de


segregação da informação – por exemplo, faxes e e-mails que saem directamente para a
administração, são registados com numerações diferentes para manter um maior grau de
confidencialidade;

Número de registo: atribuído automaticamente pelo sistema em função do prefixo e do ano,


isto é, a numeração sequencial das saídas é reiniciada todos os anos, sendo o ano determinado
pela data de saída registada;

Data de registo: data de registo do documento, atribuída de acordo com a data actual;

Unidade orgânica de registo: unidade orgânica responsável pelo registo do documento;

Criado: dados de criação do registo (data e nome do utilizador);

Alterado: dados da última alteração do registo (data e nome do utilizador).

2.1.2.2 Campos de preenchimento obrigatório

Via de saída: via de saída do documento, a escolher entre Correio, Fax, Por mão própria, E-mail
ou Portal. É uma lista não alterável pelo utilizador e é preenchida por omissão com a
designação “Correio”;

Unidade orgânica de elaboração: unidade orgânica responsável pela elaboração do


documento;

Tipo de documento: tipo do documento a registar, por exemplo: ofício, factura, etc;

Destinatário e Sigla/Nº: entidade destinatária do documento;

Nível de confidencialidade: nível de confidencialidade do documento. Este campo é


preenchido por omissão com o valor “Não classificado”, podendo ser alterado;

54
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

A classificação do documento quanto à sua confidencialidade vai determinar as possibilidades


da sua consulta posterior pelos diversos tipos de utilizadores.

2.1.2.3 Outros campos

Estes campos podem ou não ser preenchidos de acordo com as características do documento a
registar e dos procedimentos internos da organização.

Idioma do documento: língua em que foi redigido o documento, por omissão é preenchido com
a designação “Português”;

Data de documento: data do documento de saída, preenchida por omissão com a data actual;

Número de documento: este campo apenas deve ser preenchido quando esta numeração é
distinta da do registo de saída;

Descrição do assunto: descrição pormenorizada do assunto do documento. É um campo de


escrita livre que é normalmente preenchido com um breve resumo;

Observações: outros apontamentos considerados importantes no registo de documento.

55
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

2.1.2.4 Área de documentos

Ver Anexação de ficheiros.

2.1.2.5 Área de outros dados (funcionalidade opcional)

Ver Outros dados de registo.

2.1.2.6 Área de classificação

Ver Associação de códigos de classificação.

2.1.2.7 Área de termos de indexação (funcionalidade opcional)

Ver Associação de termos de indexação.

2.1.2.8 Área de encaminhamentos

Ver Encaminhamento inicial de documentos.

2.1.2.9 Área de dossiers

Ver Associação a dossiers.

2.1.2.10 Área de dados de secretaria

Ver Dados de secretaria.

56
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

2.1.3 Registo de saídas provisórias


Neste menu devem ser elaborados os registos de saída em versão de rascunho. Estes registos
podem ser encaminhados internamente para aprovação e quando concluídos podem ser
tornados definitivos através da atribuição de nº e data de registo.

Registar
documento

Figura 57 - Registos de saída provisória de documentos

Figura 58 - Formulário de registo de saída provisória

57
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

2.1.3.1 Campos de preenchimento automático

Prefixo: a numeração de documentos pode ser feita com base na via de saída, na unidade
orgânica de registo, no edifício... O tipo de numeração determina o número que o sistema irá
atribuir a cada documento;

Outra situação de numerações diferenciadas verifica-se quando existe uma política de


segregação da informação – por exemplo, faxes e e-mails que saem directamente para a
administração, são registados com numerações diferentes para manter um maior grau de
confidencialidade;

Unidade orgânica de registo: unidade orgânica responsável pelo registo do documento;

Criado: dados de criação do registo (data e nome do utilizador);

Alterado: dados da última alteração do registo (data e nome do utilizador).

2.1.3.2 Campos de preenchimento obrigatório

Via de saída: via de saída do documento, a escolher entre Correio, Fax, Por mão própria, E-mail
ou Portal. É uma lista não alterável pelo utilizador e é preenchida por omissão com a
designação “Correio”;

Unidade orgânica de elaboração: unidade orgânica responsável pela elaboração do


documento;

Tipo de documento: tipo do documento a registar, por exemplo: ofício, factura, etc;

Destinatário e Sigla/Nº: entidade destinatária do documento;

Nível de confidencialidade: nível de confidencialidade do documento. Este campo é


preenchido por omissão com o valor “Não classificado”, podendo ser alterado;

A classificação do documento quanto à sua confidencialidade vai determinar as possibilidades


da sua consulta posterior pelos diversos tipos de utilizadores.

58
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

2.1.3.3 Outros campos

Estes campos podem ou não ser preenchidos de acordo com as características do documento a
registar e dos procedimentos internos da organização.

Idioma do documento: língua em que foi redigido o documento, por omissão é preenchido com
a designação “Português”;

Descrição do assunto: descrição pormenorizada do assunto do documento. É um campo de


escrita livre que é normalmente preenchido com um breve resumo;

Observações: outros apontamentos considerados importantes no registo de documento.

2.1.3.4 Área de documentos

Ver Anexação de ficheiros.

2.1.3.5 Área de outros dados (funcionalidade opcional)

Ver Outros dados de registo.

2.1.3.6 Área de classificação

Ver Associação de códigos de classificação.

2.1.3.7 Área de termos de indexação (funcionalidade opcional)

Ver Associação de termos de indexação.

2.1.3.8 Área de encaminhamentos

Ver Encaminhamento inicial de documentos.

2.1.3.9 Área de dossiers

Ver Associação a dossiers.

2.1.3.10 Área de dados de secretaria

Ver Dados de secretaria.

59
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

2.1.3.11 Atribuição de número

Aos registos de saída de provisórios não são atribuídos número e data de registo para facilitar o
processo de cancelamento de um documento evitando saltos de números ou desajuste das
datas de registo.

Desta forma, quando um documento é dado como concluído deve ser utilizado o botão

para atribuir ao registo e respectivo ficheiro anexo uma data e um número de


registo.

Atribuir
número

Figura 59 – Atribuição de número a registos de saídas provisórias

No que diz respeito ao registo de documento a atribuição é feita automaticamente após a


marcação da opção Sim na janela de confirmação lançada pelo sistema.

Figura 60 – Janela de confirmação de atribuição de número

60
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

De seguida o sistema abre o formulário de registo de saída com o número e data de registo
devidamente preenchidos. A partir daí fica disponível na listagem de registos de saída.

Figura 61 – Exemplo de formulário de registo com número atribuído

Nos documentos criados a partir de um template que contenham tags (etiquetas) para
preenchimento automático da data e número de registo, as etiquetas são substituídas pelos
dados atribuídos.

Quando o documento anexo não possui as respectivas etiquetas, o sistema lança uma
mensagem de aviso e os dados não são preenchidos embora o registo seja numerado e datado.

Figura 62 – Mensagem de aviso

61
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

2.1.4 Registo de documentos internos


Neste menu é possível registar todos documentos produzidos internamente.

Registar um
documento

Figura 63 - Registo de documentos internos

Figura 64 - Formulário de registo de documento interno

62
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

2.1.4.1 Campos de preenchimento automático

Prefixo: a numeração de documentos pode ser feita com base na unidade orgânica de registo,
no edifício... O prefixo determina o número que o sistema irá atribuir a cada documento;

Outra situação de numerações diferenciadas verifica-se quando existe uma política de


segregação da informação – por exemplo, faxes e e-mails que vão directamente para a
administração, são registados com numerações diferentes para manter um maior grau de
confidencialidade;

Número de registo: atribuído automaticamente pelo sistema em função do prefixo e do ano,


isto é, a numeração sequencial dos documentos internos é reiniciada todos os anos, sendo o
ano determinado pela data de registo;

Data de registo: data de registo do documento, atribuída de acordo com a data actual;

Unidade orgânica de registo: unidade orgânica responsável pelo registo do documento;

Criado: dados de criação do registo (data e nome do utilizador);

Alterado: dados da última alteração do registo (data e nome do utilizador).

2.1.4.2 Campos de preenchimento obrigatório

Tipo de documento: tipo do documento a registar, por exemplo: ordem de serviço, informação,
etc;

Nível de confidencialidade: nível de confidencialidade do documento. Este campo é


preenchido por omissão com o valor “Não classificado”, podendo ser alterado;

A classificação do documento quanto à sua confidencialidade vai determinar as possibilidades


da sua consulta posterior pelos diversos tipos de utilizadores.

63
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

2.1.4.3 Outros campos

Estes campos podem ou não ser preenchidos de acordo com as características do documento a
registar e dos procedimentos internos da organização.

Quantidade de páginas: número de páginas do documento; este campo é preenchido por


omissão com o valor 1 e serve para controlo;

Nº de guia/Unidade orgânica de destino (funcionalidade opcional): guia de remessa de


documentos a que corresponde a respectiva unidade orgânica de destino. O utilizador deve
começar por preencher a unidade orgânica de destino e o número será preenchido
automaticamente aquando da gravação do registo;

Idioma do documento: língua em que foi redigido o documento, por omissão é preenchido com
a designação “Português”;

Data do documento: data original de produção do documento;

Número do documento: número do documento, quando distinto do atribuído


automaticamente;

Descrição do assunto: descrição pormenorizada do assunto do documento. É um campo de


escrita livre que é normalmente preenchido com um breve resumo;

Workflow: workflow a ser percorrido pelo documento (o workflow consiste na automatização


total ou parcial, de um processo de gestão em que documentos e informação são passados de
um interveniente para outro de acordo com regras e procedimentos pré-definidos (ver
Encaminhamento com workflow);

Observações: outros apontamentos considerados importantes no registo de documento.

64
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

2.1.4.4 Associação a uma guia de remessa (funcionalidade opcional)

Para associar um registo de documento interno a uma guia de remessa, basta dar a indicação
da unidade orgânica de destino e o número da guia de remessa será preenchido
automaticamente.

Figura 65 – Exemplo de registo de documento interno com associação de guia

No caso da guia de remessa ainda não existir será automaticamente criada, aquando da
gravação do registo de documento, sendo o utilizador notificado desse facto através de uma
mensagem de aviso.

Figura 66 – Janela de notificação de criação de guia de remessa

65
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

De forma a garantir a consistência da informação que consta do sistema, quando é associada


uma guia de remessa, é automaticamente criado o encaminhamento que reflecte esse
movimento de documento.

Figura 67 – Exemplo de encaminhamento associado à guia de remessa

Para evitar que fiquem encaminhamentos em aberto, uma vez que o documento circula em
papel, esse encaminhamento é marcado por omissão, como não tendo seguimento e no campo
‘Observações’ é colocada a indicação de que foi efectuado em papel acompanhado da
respectiva guia de remessa.

Figura 68 – Exemplo de encaminhamento criado automaticamente

66
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

2.1.4.5 Área de documentos

Ver Anexação de ficheiros.

2.1.4.6 Área de outros dados (funcionalidade opcional)

Ver Outros dados de registo.

2.1.4.7 Área de classificação

Ver Associação de códigos de classificação.

2.1.4.8 Área de termos de indexação (funcionalidade opcional)

Ver Associação de termos de indexação.

2.1.4.9 Área de encaminhamentos

Ver Encaminhamento inicial de documentos.

2.1.4.10 Área de dossiers

Ver Associação a dossiers.

2.1.4.11 Área de dados de secretaria

Ver Dados de secretaria.

67
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

2.1.5 Registo de documentos internos provisórios


Neste menu devem ser elaborados os registos de documentos internos em versão de rascunho.
Estes registos podem ser encaminhados internamente para aprovação e quando concluídos
podem ser tornados definitivos através da atribuição de nº e data de registo.

Registar um
documento

Figura 69 - Registo de documentos internos provisórios

Figura 70 - Formulário de registo de documento interno provisório

68
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

2.1.5.1 Campos de preenchimento automático

Prefixo: a numeração de documentos pode ser feita com base na unidade orgânica de registo,
no edifício... O prefixo determina o número que o sistema irá atribuir a cada documento;

Outra situação de numerações diferenciadas verifica-se quando existe uma política de


segregação da informação – por exemplo, faxes e e-mails que vão directamente para a
administração, são registados com numerações diferentes para manter um maior grau de
confidencialidade;

Unidade orgânica de registo: unidade orgânica responsável pelo registo do documento;

Criado: dados de criação do registo (data e nome do utilizador);

Alterado: dados da última alteração do registo (data e nome do utilizador).

2.1.5.2 Campos de preenchimento obrigatório

Tipo de documento: tipo do documento a registar, por exemplo: ordem de serviço, informação,
etc;

Nível de confidencialidade: nível de confidencialidade do documento. Este campo é


preenchido por omissão com o valor “Não classificado”, podendo ser alterado;

A classificação do documento quanto à sua confidencialidade vai determinar as possibilidades


da sua consulta posterior pelos diversos tipos de utilizadores.

2.1.5.3 Outros campos

Estes campos podem ou não ser preenchidos de acordo com as características do documento a
registar e dos procedimentos internos da organização.

Quantidade de páginas: número de páginas do documento; este campo é preenchido por


omissão com o valor 1 e serve para controlo;

Idioma do documento: língua em que foi redigido o documento, por omissão é preenchido com
a designação “Português”;

69
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

Descrição do assunto: descrição pormenorizada do assunto do documento. É um campo de


escrita livre que é normalmente preenchido com um breve resumo;

Workflow: workflow a ser percorrido pelo documento (o workflow consiste na automatização


total ou parcial, de um processo de gestão em que documentos e informação são passados de
um interveniente para outro de acordo com regras e procedimentos pré-definidos (ver
Encaminhamento com workflow);

Observações: outros apontamentos considerados importantes no registo de documento.

2.1.5.4 Área de documentos

Ver Anexação de ficheiros.

2.1.5.5 Área de outros dados (funcionalidade opcional)

Ver Outros dados de registo.

2.1.5.6 Área de classificação

Ver Associação de códigos de classificação.

2.1.5.7 Área de termos de indexação (funcionalidade opcional)

Ver Associação de termos de indexação.

2.1.5.8 Área de encaminhamentos

Ver Encaminhamento inicial de documentos.

2.1.5.9 Área de dossiers

Ver Associação a dossiers.

2.1.5.10 Área de dados de secretaria

Ver Dados de secretaria.

70
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

2.1.5.11 Atribuição de número

Aos registos de documentos internos provisórios não são atribuídos número e data de registo
para facilitar o processo de cancelamento de um documento evitando saltos de números ou
desajuste das datas de registo.

Desta forma, quando um documento é dado como concluído deve ser utilizado o botão

para atribuir ao registo e respectivo ficheiro anexo uma data e um número de


registo.

Atribuir
número

Figura 71 – Atribuição de número a registos de saídas provisórias

No que diz respeito ao registo de documento a atribuição é feita automaticamente após a


marcação da opção Sim na janela de confirmação lançada pelo sistema.

Figura 72 – Janela de confirmação de atribuição de número

71
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

De seguida o sistema abre o formulário de registo de documento interno com o número e data
de registo devidamente preenchidos. A partir daí fica disponível na listagem de registos de
documentos internos.

Figura 73 – Exemplo de formulário de registo com número atribuído

Nos documentos criados a partir de um template que contenham tags (etiquetas) para
preenchimento automático da data e número de registo, as etiquetas são substituídas pelos
dados atribuídos.

Quando o documento anexo não possui as respectivas etiquetas, o sistema lança uma
mensagem de aviso e os dados não são preenchidos embora o registo seja numerado e datado.

Figura 74 – Mensagem de aviso

72
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

2.1.6 Registo de guias de remessa de documentos (funcionalidade opcional)


Por vezes, é necessário que alguns documentos continuem a ser encaminhados em suporte
físico e para esse efeito, deverá ser criada uma guia de remessa que acompanhará os
documentos. Esta guia consiste, portanto, numa relação em papel com a descrição dos
documentos a entregar a cada unidade orgânica e que é rubricada no momento da entrega dos
mesmos. A criação de guias de remessa é geralmente automática, tendo o utilizador apenas de
indicar a unidade orgânica de destino.

Na listagem de guias, o utilizador pode consultar todos os registos de documentos associados,


inserir ou imprimir a guia.

2.1.6.1 Consulta de documentos

Consultar
documentos

Figura 75 - Listagem de guias de remessa

Figura 76 - Documentos de uma guia de remessa

73
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

2.1.6.2 Criação de guias

Para criar uma guia de remessa, só necessita escolher a opção .

Inserir
uma guia

Figura 77 - Listagem de guias de remessa

Figura 78 - Formulário de guia de remessa

Os campos de preenchimento numa guia de remessa são:

Nº de guia: nº automático atribuído pelo sistema em função da unidade orgânica de destino, da


numeração e do ano;

Data: é atribuída automaticamente a data actual;

Prefixo: a numeração de guias de remessa pode ser feita com base na via de entrada, na
unidade orgânica de entrada, no edifício, etc;

74
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

Quantidade de documentos: número de documentos que compõem a guia. Este campo é


preenchido automaticamente pelo sistema;

Unidade orgânica de destino/Sigla: unidade orgânica de destino dos documentos.

2.1.6.3 Adicionar documentos

É possível associar um documento a uma guia através dos formulários de registo de entradas
ou registo de internos.

No caso dos registos de entrada, a inserção também pode ser efectuada directamente no menu
de registo de Guias em Documentos de uma guia. Os passos de registo são idênticos aos do
Registo de entradas com excepção da associação a guia de remessa porque o campo é
preenchido por omissão com a guia seleccionada.

2.1.6.4 Impressão de guias

Para proceder à impressão da guia de remessa, basta seleccioná-la e escolher a opção

Imprimir uma
guia

Figura 79 – Listagem de guias de remessa

75
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

Figura 80 - Exemplo de guia de remessa

76
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

2.1.7 Anexação de ficheiros


Nesta área é possível associar ficheiros aos registos de documento. Os documentos podem ser
anexados ao sistema nos registos de entradas, documentos internos e registos de saídas.

Anexar um
ficheiro

Figura 81 – Área de documentos

Figura 82 - Formulário de anexação de ficheiro

2.1.7.1 Campos

Tipo de ficheiro: indicação do tipo de ficheiro a anexar, pode ser Principal, Anexo, Referência
ou Outro. Por omissão o primeiro ficheiro anexo é marcado como Principal. Este campo vai
definir o ficheiro aberto na Consulta de documentos;

Assinado (funcionalidade opcional): indicação de ficheiro assinado. Quando o ficheiro é


assinado digitalmente o sistema muda automaticamente o valor deste campo para Sim;

Documento: caixa de inserção de documentos. Quando existe um ficheiro anexo mostra o


nome do ficheiro;

77
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

Template: designação do template escolhido. Este campo só se encontra preenchido quando o


ficheiro foi criado a partir de um template.

2.1.7.2 Anexar ficheiro do disco

Para proceder à importação do documento deve seleccionar a opção Anexar na caixa


Documento.

Anexar
documento

Figura 83 – Anexação de ficheiro a partir do disco

Selecciona o ficheiro a importar.

Figura 84 - Selecção do ficheiro a importar

78
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

O ficheiro é importado para o sistema.

Figura 85 – Ficheiro importado

2.1.7.3 Anexar vários ficheiros do disco

É possível anexar simultaneamente vários ficheiros a um registo de documento. Esta


funcionalidade pode ser utilizada, entre outras aplicações, para importar todos os anexos de
um documento.

Anexar
ficheiros

Figura 86 – Anexar vários ficheiros

79
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

Figura 87 – Selecção de múltiplos ficheiros

Os ficheiros são importados para o sistema e marcados como anexos.

Figura 88 – Ficheiros importados

80
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

2.1.7.4 Digitalizar documento

Para proceder à digitalização do documento deve seleccionar a opção Digitalizar na caixa


Documento.

Digitalizar
documento
Figura 89 – Digitalização de documento

Na 1ª digitalização do dia é aberta a janela de selecção de scanner.

Figura 90 – Janela de selecção de scanner

De seguida é aberta a janela do programa de digitalização do scanner, sendo que os passos


correspondentes à digitalização variam de acordo com os scanners utilizados. Em caso de
dúvida solicitar apoio técnico informático.

81
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

No final da operação deve indicar se pretende adicionar mais páginas ou gravar a digitalização.

Figura 91 – Janela de gravação da digitalização

Quando se responde Sim (Yes) a digitalização é importada para o sistema.

Figura 92 – Digitalização importada

82
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

2.1.7.5 Criar documento a partir de um template

Para proceder à criação de um documento a partir de um template deve seleccionar a opção


Criar documento na caixa Documento.

Criar
documento

Figura 93 – Criação de documento a partir de template

Seleccionar o template.

Seleccionar
template

Figura 94 – Selecção de template

83
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

É criado um novo documento a partir do template.

Figura 95 - Exemplo de documento criado a partir de template

O documento pode ser editado para preencher o corpo de texto e de seguida gravado no
sistema.

Figura 96 – Janela de confirmação da importação

84
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

2.1.7.6 Abrir um documento

Para proceder à abertura/consulta de um documento anexo a um registo de documento deve


seleccionar a opção Consultar.

Consultar
documento

Figura 97 – Abertura de documento

Para abrir o ficheiro basta carregar na caixa Documento.

Consultar
documento

Figura 98 – Abertura de documento

É aberto o documento em modo de Leitura (read only).

85
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

2.1.7.7 Editar um documento

Para proceder à edição de um documento anexo a um registo de documento deve seleccionar a


opção Editar na caixa Documento.

Editar
documento

Figura 99 – Edição de um documento

De seguida, deve proceder-se à selecção da directoria para gravação temporária do ficheiro.

Figura 100 – Selecção de directoria para gravação

86
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

O documento é aberto em modo de alteração para que proceda à edição.

Figura 101 – Exemplo de documento para edição

Enquanto o documento se encontra em edição no sistema deixará de estar disponível a opção


Editar e a caixa de Documento muda de cor.

Figura 102 – Exemplo de documento em edição

87
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

Quando terminar e edição deve proceder-se à submissão da nova versão do documento. Para
esse efeito selecciona-se a opção Submeter.

Submeter
versão

Figura 103 – Submissão de nova versão

De seguida deve seleccionar-se a opção de submissão.

É possível:

- Desbloquear o documento para que outros utilizadores o possam editar, ignorando as últimas
alterações efectuadas;

- Gravar as alterações efectuadas, mas manter o documento bloqueado para os restantes


utilizadores;

- Submeter o documento alterado como uma nova versão. Esta versão pode ter uma
numeração de versão principal (2,3,4…) ou de versão secundária (1.1,1.2,1.3…).

Caso o ficheiro tenha sido mudado de sítio desde que foi descarregado o caminho sugerido pelo
sistema deve ser actualizado para o correcto.

88
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

Figura 104 – Formulário de submissão de versão

Depois de submetida a nova versão o sistema desbloqueia o documento e cria uma lista de
versões que pode ser consultada.

Figura 105 – Consulta de versões

89
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

Na listagem de versões é possível consultar ou eliminar o histórico de versões do documento.

Figura 106 – Listagem de versões do documento

2.1.7.8 Consulta de propriedades do documento

Para proceder à consulta das propriedades de um documento anexo a um registo de


documento deve seleccionar a opção Propriedades na caixa Documento.

Figura 107 – Consulta de propriedades do documento

Figura 108 – Exemplo de propriedades de um documento

90
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

2.1.8 Outros dados de registo (funcionalidade opcional)


Nesta área é possível identificar os outros destinatários envolvidos no documento, bem como
identificar a sua prioridade de tratamento e o colaborador que assina o documento.

Figura 109 – Área de outros dados

Colaborador que assina: indicação do colaborador responsável pela assinatura do documento.


Por omissão, é preenchido com o nome do colaborador que registou o documento;

Prioridade: campo para definição do nível de prioridade do documento: Rotina, Imediato,


Urgente e Muito urgente;

Outros destinatários (para acção): indicação de outros destinatários do documento;

Destinatários (CC): indicação de destinatários para envio de documento com conhecimento.

Para seleccionar os destinatários para cada uma destas opções deve escolher-se o respectivo

botão de associação ou .

Na listagem aberta seleccionam-se as entidades e escolhe-se o botão .

Figura 110 – Lista de entidades para selecção

91
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

2.1.9 Associação de códigos de classificação


Nesta zona devem ser atribuídos os códigos de classificação do documento. Os códigos fazem
parte de um Plano de classificação geral da organização e permitem estruturar a informação e
facilitar a pesquisa da mesma. Para seleccionar qual o código de classificação correcto devem
ser tidas em consideração as indicações dadas pelos serviços de Arquivo.

Associar
um código

Figura 111 - Área de classificação

Escolher
código

Figura 112 - Formulário de associação de código de classificação

Associar
um código

Figura 113 - Listagem de códigos de classificação

92
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

2.1.10 Associação de termos de indexação (funcionalidade opcional)


Esta área é usada para registar termos representativos do assunto a que se reporta o
documento, isto é, os termos de indexação.

Os termos de indexação são, de uma forma geral, palavras ou expressões específicas que
potenciam um acesso mais rápido e eficaz à informação desejada. Estes termos são
comummente designados por palavras-chave.

Deste modo, quando se efectua um registo de documento, poderá ser associado um ou mais
termos de indexação, o que posteriormente facilitará a recuperação da informação contida no
mesmo.

Associar um
termo

Figura 114 – Área de termos de indexação

Escolher termo
de indexação

Figura 115 - Formulário de associação de termo de indexação

93
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

2.1.11 Associação a dossiers


Nesta área pode-se associar um documento a vários dossiers digitais. A constituição dos
dossiers e a decisão de ali incluir documentos, são questões de carácter técnico e nessa
perspectiva, a responsabilidade desse tipo de decisão pertence geralmente aos técnicos das
unidades orgânicas a que pertencem os documentos / dossiers e não de quem faz o registo da
sua entrada no sistema.

Associar um
dossier

Figura 116 - Área de dossiers digitais

O documento é associado a um ou mais dossiers, consoante as situações, sem que haja


necessidade do mesmo ser duplicado.

Pode ser usado o campo Tipo de dossier para filtrar a lista de dossiers disponíveis para escolha.

Associar um
dossier

Figura 117 - Formulário de associação de dossier

94
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

2.1.12 Dados de secretaria


Esta área pemite consultar os dados relativos à gestão física dos documentos que se encontram
subdivididos em três sub-áreas:

 Dados expedição: regista se um documento foi ou não enviado para o exterior e a


associa a data desse envio;
 Dados requisição: regista o empréstimo do documento físico, associa a data de
requisição ao arquivo e a identificação do colaborador e/ou entidade requisitante;
 Dados de arquivo: indica se o documento se encontra armazenado no arquivo e qual
a sua localização em estante através da indicação da cota (código preenchido, por
exemplo, de acordo com a sequência Sala/Estante/Prateleira/Pasta). Indica também
a data prevista pela legislação para a transferência e se ela já teve lugar.
Relativamente à eliminação, é indicada a data prevista de eliminação (as datas são
calculadas de acordo com os prazos definidos para cada código de classificação no
Módulo de Administração).

Figura 118 - Área de Dados de secretaria

A alteração destes dados só pode ser efectuada por utilizadores com nível de Secretaria ou
superior.

95
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

2.1.13 Associação a registos de documentos


É possível associar um registo de documento a outros registos, através da utilização do botão

disponível na lista de registos.

Associar a
documentos

Figura 119 – Associação de documentos a registos

Na listagem aberta pelo botão devem ser escolhidos os registos a associar e seleccionado o

botão .

Figura 120 – Listagem de registos de documentos para associar

96
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

2.1.14 Documentos associados

Através do botão é possível consultar todos os registos de documentos associados


a outro registo.

Documentos
associados

Figura 121 – Consulta de documentos associados

Na listagem aberta pelo botão são listados todos os documentos associados.

Figura 122 – Listagem de documentos associados

97
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

2.1.15 Consulta de documentos


Também é possível consultar directamente o documento anexado a uma linha, a partir de
qualquer listagem de registo de documentos. Para isso, basta seleccionar um registo e depois

carregar no botão . O documento aberto é o marcado como Principal.

Consultar o
documento

Figura 123 – Consulta de documentos anexos a registos

Figura 124 - Exemplo de documento anexado a um registo

98
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

2.1.16 Impressão de documentos (não aplicável a entradas)


O documento ou documentos anexos podem ser impressos directamente a partir das listagens

de registos. Para isso, basta seleccionar o registo e depois carregar no botão .

Esta opção está disponível para registos de saída e de documentos internos.

Imprimir o
documento

Figura 125 – Impressão de documentos anexos a registos

O sistema abre uma lista com os ficheiros anexos que permite múltipla selecção para a
definição dos ficheiros a imprimir.

Imprimir
ficheiros
seleccionados

Figura 126 - Exemplo de ficheiros anexos a um registo

99
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

O sistema dá a indicação de que os ficheiros foram enviados para a impressora.

Figura 127 – Janela de notificação de impressão

Nos documentos criados a partir de um template que contenham tags (etiquetas) para
substituição automática de texto, as etiquetas são eliminadas na impressão.

100
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

2.1.17 Assinatura de documentos

Com o botão é possível proceder à assinatura do documento associado a um


registo de documento.

Regras para assinatura:

 O ficheiro utilizado é o marcado como principal;


 O ficheiro utilizado tem que ter extensão .doc ou .docx;
 Só pode ser assinado pelo colaborador indicado no registo de documento;
 Só pode ser assinado se ainda não tem nenhuma assinatura digital.

Caso o ficheiro não cumpra estas regras o sistema não abrirá o documento para a aposição da
assinatura.

Assinar
documento

Figura 128 – Assinatura de documentos anexos a registos

101
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

O sistema abre o ficheiro e aguarda que seja assinado digitalmente.

Figura 129 – Ficheiro para aposição de assinatura

102
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

2.1.18 Encaminhamento inicial de documentos


O documento pode ser encaminhado para outras unidades orgânicas e colaboradores. Existem
3 formas de encaminhar o documento.

2.1.18.1 Encaminhamento para colaboradores

Encaminhar o
documento

Figura 130 - Área de encaminhamentos

No encaminhamento para colaboradores o utilizador tem a possibilidade de utilizar a escolha


múltipla para seleccionar o colaborador ou colaboradores para quem deseja encaminhar o

documento ou optar por enviar para todos os seus colegas utilizando o botão .

Encaminha para
os colaboradores
seleccionados

Figura 131 – Lista de colaboradores para selecção

De seguida, o sistema abre o formulário de encaminhamento. As informações relativas à


origem são preenchidas automaticamente de acordo com os dados do utilizador e é atribuído

103
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

um prazo por omissão de 2 dias. Nas informações relativas ao destino do documento são
preenchidos os dados dos destinatários seleccionados e, caso seja necessário, deverá ser
indicado o tipo de acção, o despacho e prazo de resposta.

Pode ainda ser indicada a necessidade de envio de e-mail de notificação no campo respectivo e
o despacho pode ser assinado digitalmente.

Figura 132 – Formulário de encaminhamento de documento

104
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

São criados os encaminhamentos e enviados os respectivos e-mails.

Figura 133 – Área de encaminhamentos com os encaminhamentos criados

Figura 134 – Exemplo de e-mail enviado

105
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

2.1.18.2 Encaminhamento para unidades orgânicas

Encaminhar o
documento

Figura 135 - Área de encaminhamentos

No encaminhamento para unidades orgânicas o utilizador tem a possibilidade de utilizar a


escolha múltipla para seleccionar a unidade orgânica ou unidades orgânicas para quem deseja

encaminhar o documento ou optar por enviar para todas utilizando o botão .

Encaminha para
as unidades
orgânicas
seleccionadas

Figura 136 – Lista de unidades orgânicas para selecção

De seguida, o sistema abre o formulário de encaminhamento. As informações relativas à


origem são preenchidas automaticamente de acordo com os dados do utilizador e é atribuído
um prazo por omissão de 2 dias. Nas informações relativas ao destino do documento são
preenchidos os dados dos destinatários seleccionados e, caso seja necessário, deverá ser
indicado o tipo de acção, o despacho e prazo de resposta.

106
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

Pode ainda ser indicada a necessidade de envio de e-mail de notificação no campo respectivo e
o despacho pode ser assinado digitalmente.

Figura 137 – Formulário de encaminhamento de documento

São criados os encaminhamentos e enviados os respectivos e-mails.

Figura 138 – Área de encaminhamentos com os encaminhamentos criados

107
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

2.1.18.3 Encaminhamento com workflow (não aplicável a saídas)

Para encaminhar um documento num circuito de workflow, o utilizador deve proceder em


primeiro lugar, à selecção do workflow adequado no campo que tem o mesmo nome.

Seleccionar
um workflow

Figura 139 – Formulário de registo de entrada

A seguir deve ir à área de ‘Encaminhamentos’ e pressionar o botão que após a


selecção do circuito de workflow pretendido no respectivo campo, fica automaticamente
disponível para uso.

O sistema dará início ao circuito de workflow (já previamente criado com esse propósito),
abrindo o formulário de encaminhamento, já preenchido automaticamente, cabendo apenas ao
utilizador inserir o conteúdo do despacho e alterar o prazo de resposta, se tiver necessidade de
o fazer.

108
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

À semelhança dos casos anteriores é possível enviar uma notificação por e-mail ou assinar o
despacho digitalmente.

Figura 140 - Exemplo de encaminhamento criado por workflow

São criados os encaminhamentos e enviados os respectivos e-mails.

Figura 141 - Área de encaminhamentos com os encaminhamentos criados

109
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

2.1.19 Consulta de situação no workflow


É possível, a qualquer momento, saber em que ponto se encontra um documento no circuito de
workflow, através da observação do processo em curso no esquema desenhado do próprio

workflow, com recurso ao botão , após a selecção do registo.

Consultar
situação no
workflow

Figura 142 – Consulta de situação no workflow

Nota: Esta funcionalidade está disponível exclusivamente para os registos que entraram num
circuito de workflow.

O workflow visualizado mostra a cores as etapas já percorridas pelo documento e a cinzento


aquelas para onde o documento ainda não foi encaminhado.

Figura 143 – Exemplo de situação de workflow

110
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

2.2 Pesquisas
Na zona de ‘Pesquisas’ é possível procurar qualquer documento independentemente do tipo de
registo, sendo que toda a informação resultante da pesquisa se encontra limitada pelas
permissões de acesso de cada utilizador.

Esta pesquisa pode ser geral, realizando-se de forma transversal para todos os documentos ou
a partir de listagens filtradas, de acordo com os seguintes critérios:

 Pesquisa geral
 Pesquisa por entidade;
 Pesquisa entre datas;
 Pesquisa por termo de indexação (funcionalidade opcional);
 Pesquisa por classificação;
 Pesquisa por dossier.

2.2.1 Pesquisas por filtros


Nas pesquisas efectuadas com filtros (ver Filtros), o resultado apresentado pode ser exportado
para tratamento (ver Exportação de informação). Além disso, em qualquer das opções
enunciadas, existe a coluna ‘Tipo de registo’ que permite igualmente filtrar/distinguir os
registos de documentos, refinando ainda mais a pesquisa, consoante as necessidades e os
interesses do utilizador.

Veja-se a título de exemplo, o caso do sub-menu Pesquisa por entidade:

Pesquisa por
entidade

Figura 144 - Exemplo de listagem de filtros / Entidades

111
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

Figura 145 - Exemplo de listagem filtrada de documentos

É possível visualizar o documento anexo mais recente de cada registo, utilizando o botão

e consultar a situação no workflow, através do botão , no caso das


linhas de registo cumprirem um ou os dois requisitos mencionados.

2.2.2 Motor de pesquisa


Esta opção funciona de modo mais abrangente que os filtros dos campos nas listagens de
menu.

A pesquisa pode ser efectuada em 3 grupos diferentes de informação:

 Documentos (ficheiros anexos);


 Registos de documentos;
 Documentos recebidos (documentos encaminhados para o utilizador).

Cada um destes grupos de informação retorna resultados para um separador onde podem ser
filtrados e consultados.

Figura 146 – Separadores de resultados de pesquisa

112
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

Os resultados de pesquisa podem ser filtrados com recurso a diversos critérios de classificação
associados aos documentos e que se podem marcar na coluna à esquerda dos resultados. Os
critérios de classificação utilizados são:

 Tipo de registo;
 Data de registo;
 Nome de entidade;
 Tipo de documento;
 Via de entrada.

Segue-se um exemplo de pesquisa. Neste caso utilizou-se a expressão “Pagamento” para a


pesquisa em todos os grupos de informação e podem ser aplicados filtros para a Data, Nome da
entidade, Tipo de documento e a Via de entrada.

Figura 147 - Exemplo de pesquisa de documentos anexos

113
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

2.2.2.1 Favoritos

Uma pesquisa pode ser memorizada através da opção Favoritos, utilizando o botão .

Figura 148 – Zona de pesquisa

Quando este é seleccionado passa a e a pesquisa é adicionada a uma lista de favoritos

que pode ser consultada em .

Figura 149 – Lista de favoritos

114
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

2.3 Encaminhamentos
2.3.1 Organização de menus
Os menus de Encaminhamentos dividem-se em duas zonas:

2.3.1.1 Minhas tarefas pendentes

Na zona Minhas tarefas pendentes é possível aceder a todos os encaminhamentos de


documentos pendentes e proceder ao tratamento e despacho dos documentos.

O primeiro encaminhamento é inserido pela unidade orgânica directamente na ficha de registo


do documento, mais concretamente, na área que se refere aos encaminhamentos (ver
Encaminhamento inicial de documentos).

As tarefas pendentes podem ser consultadas e tratadas em 3 menus distintos e estão


associadas às respectivas notificações (Ver Notificações):

- Por colaborador (todos os encaminhamentos enviados directamente o utilizador);

- Por unidade orgânica (todos os encaminhamentos enviados directamente para a unidade


orgânica ou para cada um dos seus colaboradores);

- Prazo expirado (todos os encaminhamentos fora de prazo da respectiva unidade orgânica).

- Encaminha vários docs. (todos os encaminhamentos enviados directamente para a unidade


orgânica ou para cada um dos seus colaboradores), permitindo ao utilizador fazer o
encaminhamento de múltiplos documentos de uma só vez.

115
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

2.3.1.2 Consulta de encaminhamentos.

Na zona de Consulta de encaminhamentos é possível consultar o histórico de todos os


encaminhamentos de documentos que foram recebidos ou enviados por uma unidade
orgânica.

Existem 3 opções de menu:

- Consulta de encaminhamentos por documento (todos os encaminhamentos de um


determinado documento);

- Consulta geral de encaminhamentos (todos os encaminhamentos em que o utilizador esteve


envolvido ou tem acesso);

- Consulta de encaminhamentos com prazo expirado (documentos com prazos expirados nas
unidades orgânicas sob responsabilidade do utilizador). Esta listagem está associada à
respectiva notificação.

Cada uma das listagens dispõe de um conjunto de botões que permitem efectuar uma série de
operações que se explicam de seguida.

116
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

2.3.2 Consulta de encaminhamento


Nas listas de tarefas pendentes é possível consultar o formulário de encaminhamento e
consultar os dados relativos ao prazo atribuído e à informação/despacho escritos pelo
remetente.

Seleccionar um
encaminhamento

Figura 150 - Exemplo de documento a aguardar encaminhamento

Figura 151 – Formulário de encaminhamento de documento

117
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

2.3.2.1 Área de informação do documento

Figura 152 – Área de informação do documento

Esta zona do formulário permite consultar os dados fundamentais que têm a ver com o registo
do documento.

Nº de registo: número de registo do documento encaminhado (não aplicável para documentos


provisórios);

Data: data de registo do documento encaminhado (não aplicável para documentos


provisórios);

Tipo de registo: tipo de registo do documento encaminhado, por exemplo: entrada, interno…

2.3.2.2 Campos de preenchimento automático

Envio em: data de envio do documento, preenchida automaticamente com a data do envio;

Respondido em: data de resposta ao encaminhamento. É preenchida quando se dá sequência a


um encaminhamento pendente;

Prazo: prazo de resposta ao encaminhamento, calculado em função dos campos que fazem
parte da área ‘Prazo’. Por omissão, o sistema estabelece dois dias para o destinatário
responder, mas é possível alterar o número de dias ou indicar uma data precisa para atender à
solicitação de encaminhamento;

Workflow: workflow seleccionado para encaminhamento do documento (aplicável só a


encaminhamentos com workflow);

Tarefa: etapa do workflow a executar (aplicável só a encaminhamentos com workflow);

Da unidade orgânica: unidade orgânica que encaminha o documento;

Do colaborador: colaborador que encaminha o documento;

Despacho anterior: despacho/informação do encaminhamento anterior do documento;

118
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

Criado: dados de criação do registo (data e nome do utilizador);

Alterado: dados da última alteração do registo (data e nome do utilizador).

2.3.2.3 Campos de preenchimento obrigatório

Para unidade orgânica: unidade orgânica a que se destina o documento.

2.3.2.4 Outros campos

Condição: condição de encaminhamento do documento (aplicável só a encaminhamentos com


workflow);

Tipo de acção: acção a realizar na unidade orgânica de destino;

Sem seguimento: indicação de fim do circuito de encaminhamento;

Para colaborador: colaborador a que se destina o documento;

Informação / Despacho: despacho com um breve resumo pormenorizado sobre a tarefa que
tem de ser efectuada com o documento;

Observações: outros apontamentos considerados importantes no encaminhamento de


documento;

Envia e-mail?: indicação de envio de alerta por e-mail;

Assinar digitalmente?: indicação de intenção de assinar encaminhamento digitalmente.

2.3.2.5 Botões

- botão para associação do documento a um dossier.

119
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

2.3.3 Encaminhamento de documentos


Nas listagens de encaminhamentos é possível dar seguimento a um documento de três formas
distintas. Exemplificam-se de seguida.

2.3.3.1 Sequência de documentos

Este botão pode ser utilizado para encaminhar ad-hoc um documento para um único destino
ou para dar sequência a um documento que se encontra num circuito de workflows (Não é
aplicável no menu Encaminhamento de vários documentos).

Encaminhamento ad-hoc de documentos

Para dar continuidade ao processo de encaminhamento de documentos, que têm de passar à


próxima fase de tratamento dos seus dados, o utilizador deve seleccionar o registo em questão

e carregar no botão .

Encaminhar
documento

Figura 153 – Exemplo de encaminhamento

Assim, é criada uma nova etapa no circuito de encaminhamento e no formulário


correspondente devem ser preenchidos os campos relativos ao destino do documento e
proceder ao seu envio.

120
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

Figura 154 - Formulário de encaminhamento de documento

No final da gravação o encaminhamento pendente desaparece da lista e passa a estar


disponível para consulta nos diversos menus de Consulta de encaminhamentos.

Figura 155 – Sequência de encaminhamento de documento criada

121
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

Encaminhamento simples de documentos por workflow

De seguida, exemplifica-se um encaminhamento de documento em circulação dentro do


sistema de workflow. O encaminhamento inicial é feito a partir da ficha do próprio documento
(ver Encaminhamento com workflow). Na listagem selecciona-se o registo a dar sequência.

Seleccionar
encaminhamento

Figura 156 – Exemplo de documento a aguardar encaminhamento por workflow

Figura 157 – Formulário de encaminhamento de documento por workflow

122
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

Aberto o registo, verifica-se que o documento está inserido num workflow, que neste caso
concreto, aparece identificado com o nome “Informar GD” e encontra-se no passo 2 com a
tarefa “Informar”.

Para dar continuidade ao encaminhamento do documento no referido workflow, o utilizador

deve seleccionar o registo em questão e clicar no botão .

Encaminhar
documento

Figura 158 – Exemplo de encaminhamento

Figura 159 – Aceitação do encaminhamento de documento no workflow

É criado o novo passo que o documento irá percorrer no circuito de encaminhamento, que é o
da “Parecer consultores”, com os campos ‘Tipo de acção’, colaborador e/ou unidade orgânica
de destino já automaticamente preenchidos.

Caso seja necessário, o utilizador pode de redigir um despacho/informação com uma breve
descrição sobre a tarefa a executar.

123
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

Figura 160 – Exemplo de encaminhamento

Se se trata de apenas mais uma etapa a cumprir no sistema de workflow e como houve uma
alteração no estado de tratamento do documento, na parte que se refere à sua situação, a
linha anterior passa a ficar com a indicação “Encaminhado”, enquanto a nova linha recém-
criada para o mesmo documento, aparece com a indicação “Por encaminhar”, sinal que existem
mais passos a efectuar.

Figura 161 - Exemplo de sequência de encaminhamento criada

124
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

Se este processo conduzir à última etapa do circuito de workflow, então irá aparecer a
indicação “Arquivado” na última linha de registo do documento. Observem-se as seguintes
imagens relativas ao procedimento final do documento encaminhado no workflow, logo após o
utilizador ter dado sequência ao registo:

Figura 162 - Exemplo de encaminhamento

Figura 163 - Exemplo de sequência final de encaminhamento criada

125
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

Encaminhamento por workflow com tarefas paralelas

Quando um circuito de workflow tem tarefas que decorrem paralelo e o documento atinge o
ponto de bifurcação o encaminhamento processa-se de forma distinta.

Ao clicar no botão o sistema, em vez de se dirigir para o formulário de


encaminhamento, abre de imediato a janela de visualização da estrutura do próprio workflow.
Repare-se no grupo seguinte de imagens:

Encaminhar
documento

Figura 164 - Exemplo de documento a aguardar encaminhamento por workflow

Figura 165 - Aceitação do encaminhamento de documento no workflow

Depois de criados os encaminhamentos para as tarefas paralelas, é aberto o formulário de


consulta da situação no workflow.

126
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

Figura 166 - Visualização da estrutura de um workflow em funcionamento

É possível clicar em cada um dos ícones correspondentes às tarefas a decorrerem em paralelo,


para abrir o respectivo formulário de encaminhamento e aí adicionar um despacho.

Figura 167 – Exemplo de formulário de tarefa paralela

127
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

Após a análise e gravação dos dados nos formulários e o encerramento da janela ‘Situação no
workflow’, verifica-se que o registo anterior aparece com a indicação “Encaminhado” e a seguir,
aparecem duas novas linhas de registo do mesmo documento, com a indicação “Por
encaminhar” na janela que se reportam às novas tarefas que irão decorrer em simultâneo.

Figura 168 - Exemplo de sequências de encaminhamento criadas

Encaminhamento por workflow com bifurcação por condição

Outra situação semelhante ocorre num workflow que contém na sua estrutura, bifurcações por
condição. Por exemplo, se um documento for aprovado segue um determinado percurso,
enquanto se não for aprovado, percorre outro caminho no workflow.

Num caso de bifurcação com condição é necessário preencher o campo de condição antes de
encaminhar o documento para o próximo passo.

Ao clicar no botão , o sistema verifica se a condição está preenchida e caso não


esteja emite uma mensagem de aviso a informar que faltam definir as condições de
encaminhamento.

128
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

Repare-se no no grupo seguinte de imagens:

Encaminhar
documento

Figura 169 - Exemplo de encaminhamento

Figura 170 - Aceitação do encaminhamento de documento no workflow

Figura 171 - Aviso de condição de encaminhamento em falta

129
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

O sistema abre o formulário, onde se introduz a condição e grava-se essa alteração.

Escolher a condição
para encaminhar

Figura 172 - Escolher a condição de encaminhamento

De seguida, pode dar sequência ao processo de encaminhamento do documento para a fase


seguinte do circuito de workflow.

Encaminhar
documento

Figura 173 – Encaminhamento no workflow

130
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

2.3.3.2 Encaminhamento para vários colaboradores

No caso de um determinado documento necessitar de ser encaminhado em simultâneo, para


diversos colaboradores, depois de seleccionada a linha de registo em causa utiliza-se o botão

Encaminhar o
documento

Figura 174 – Encaminhamento para vários colaboradores

No encaminhamento para colaboradores o utilizador tem a possibilidade de utilizar a escolha


múltipla para seleccionar o colaborador ou colaboradores para quem deseja encaminhar o

documento ou optar por enviar para todos os seus colegas, utilizando o botão .

Encaminha para
os colaboradores
seleccionados

Figura 175 – Lista de colaboradores para selecção

131
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

De seguida, o sistema abre o formulário de encaminhamento. As informações relativas à


origem são preenchidas automaticamente de acordo com os dados do utilizador e é atribuído
um prazo por omissão de 2 dias. Nas informações relativas ao destino do documento são
preenchidos os dados dos destinatários seleccionados e, caso seja necessário, deverá ser
indicado o tipo de acção, o despacho e prazo de resposta.

Pode ainda ser indicada a necessidade de envio de e-mail de notificação no campo respectivo e
o despacho pode ser assinado digitalmente.

Figura 176 – Formulário de encaminhamento de documento

São criados os encaminhamentos e enviados os respectivos e-mails.

132
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

2.3.3.3 Encaminhamento para várias unidades orgânicas

No caso de um determinado documento necessitar de ser encaminhado em simultâneo, para


diversas unidades orgânicas, depois de seleccionada a linha de registo em causa utiliza-se o

botão .

Encaminhar o
documento

Figura 177 – Exemplo de encaminhamento para várias unidades orgânicas

No encaminhamento para unidades orgânicas o utilizador tem a possibilidade de utilizar a


escolha múltipla para seleccionar a unidade orgânica ou unidades orgânicas para quem deseja

encaminhar o documento ou optar por enviar para todas utilizando o botão .

Encaminha para as
unidades orgânicas
seleccionadas

Figura 178 – Lista de unidades orgânicas para selecção

133
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

De seguida, o sistema abre o formulário de encaminhamento. As informações relativas à


origem são preenchidas automaticamente de acordo com os dados do utilizador e é atribuído
um prazo por omissão de 2 dias. Nas informações relativas ao destino do documento são
preenchidos os dados dos destinatários seleccionados e, caso seja necessário, deverá ser
indicado o tipo de acção, o despacho e prazo de resposta.

Pode ainda ser indicada a necessidade de envio de e-mail de notificação no campo respectivo e
o despacho pode ser assinado digitalmente.

Figura 179 – Formulário de encaminhamento de documento

São criados os encaminhamentos e enviados os respectivos e-mails.

134
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

2.3.3.4 Encaminhamento de vários documentos

Para encaminhar vários documentos em simultâneo para um ou vários destinos, seleccionam-

se as diversas linhas de registo e utiliza-se os botões ou conforme se


queira encaminhar para um ou vários colaboradores ou unidades orgânicas.

Figura 180 – Exemplo de encaminhamento de vários documentos

Caso o utilizador esteja a encaminhar documentos que não lhe foram dirigidos o sistema
mostra uma mensagem de aviso.

Figura 181 – Aceitação de encaminhamento de documento não dirigido ao utilizador

135
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

O utilizador tem a possibilidade de utilizar a escolha múltipla para seleccionar o


colaborador/unidade orgânica ou colaboradores/unidades orgânicas para quem deseja

encaminhar os documentos ou optar por enviar para todos utilizando o botão .

Encaminha para as
unidades orgânicas
seleccionadas

Figura 182 – Lista de unidades orgânicas para selecção

136
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

De seguida, o sistema abre o formulário de encaminhamento. As informações relativas à


origem são preenchidas automaticamente de acordo com os dados do utilizador do primeiro
encaminhamento seleccionado e é atribuído um prazo por omissão de 2 dias. Nas informações
relativas ao destino do documento são preenchidos os dados dos destinatários seleccionados e,
caso seja necessário, deverá ser indicado o tipo de acção, o despacho e prazo de resposta.

Pode ainda ser indicada a necessidade de envio de e-mail de notificação no campo respectivo e
o despacho pode ser assinado digitalmente.

Figura 183 – Formulário de encaminhamento de documento

São criados os encaminhamentos e enviados os respectivos e-mails.

137
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

2.3.4 Consulta de documentos


É possível consultar directamente o documento principal anexo a uma linha de registo, a partir
da listagem de encaminhamentos apresentada. Assim, depois de seleccionar o registo, deve-se

utilizar o botão .

Consultar o
documento

Figura 184 – Consulta de documento anexo

Figura 185 – Exemplo de documento anexo

138
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

2.3.5 Consulta de registo de documento


O registo detalhado do documento encaminhado também pode ser consultado directamente

na janela de consulta de encaminhamentos, utilizando o botão .

Consultar o
registo

Figura 186 – Consulta de registo de documento

Figura 187 – Exemplo de registo de documento encaminhado

139
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

2.3.6 Associação a registos de documentos


É possível associar o documento encaminhado a outros registos, através da utilização do botão

disponível nas listas de encaminhamentos.

Associar a
documentos

Figura 188 – Associação de documentos a registos

Na listagem aberta pelo botão podem ser escolhidos os registos a associar e seleccionado o

botão .

Figura 189 – Listagem de registos de documentos para associar

140
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

2.3.7 Documentos associados

Através do botão é possível consultar todos os registos de documentos associados


a outro registo.

Documentos
associados

Figura 190 – Consulta de documentos associados

Na listagem aberta pelo botão são listados todos os documentos associados.

Figura 191 – Listagem de documentos associados

141
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

2.3.8 Criação de documentos associados (internos e saídas)


Podem ser criados documentos internos e de saídas associados directamente aos documentos
encaminhados.

Essa operação pode ser efectuada na listagem de Documentos associados acessível através do

botão disponível nas listagens de encaminhamentos.

Documentos
associados

Figura 192 – Criação de documentos associados

Para criação de uma saída deve seleccionar-se o botão para a criação de um

registo provisório de saída ou o botão para a criação de um registo de saída.

Figura 193 – Listagem de documentos associados

142
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

A saída recém-criada é automaticamente associada ao Remetente ficando com o campo do


Destinatário preenchido por omissão.

Figura 194 – Exemplo de registo de saída criada

Para criação de documentos internos o procedimento é idêntico devendo utilizar-se os botões

e .

143
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

2.3.9 Consulta de dossiers associados

O botão abre uma listagem com duas outras funcionalidades: a consulta de todos
os dossiers associados ao documento ou o arquivo do documento num dossier.

Consultar
dossiers

Figura 195 – Consulta de dossiers associados

Nessa janela são logo apresentados todos os dossiers já associados (caso existam) e, quando
seleccionados, também é possível entrar e consultar todos os dados que constam em cada um

deles, através do botão .

Por sua vez, o botão deve ser utilizado para criar novas associações de documento
a dossier.

Consultar e
associar a dossiers

Figura 196 – Exemplo de listagem de dossiers associados

144
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

2.3.10 Arquivo de encaminhamentos

O botão permite automaticamente arquivar encaminhamentos que não precisem


de ter seguimento.

Arquivar
encaminhamento

Figura 197 – Arquivo de encaminhamento

Quando arquivado um encaminhamento desaparece das listas de tabelas pendentes, mas pode
ser consultado nas restantes listagens.

145
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

2.3.11 Impressão de documentos


O documento ou documentos anexos podem ser impressos directamente a partir das listagens

de registos. Para isso, basta seleccionar o registo e depois carregar no botão .

Esta opção está disponível para registos de saída e de documentos internos.

Imprimir o
documento

Figura 198 – Impressão de documentos anexos a registos

O sistema abre uma lista com os ficheiros anexos que permite múltipla selecção para a
definição dos ficheiros a imprimir.

Imprimir
ficheiros
seleccionados

Figura 199 - Exemplo de ficheiros anexos a um registo

146
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

O sistema dá a indicação de que os ficheiros foram enviados para a impressora.

Figura 200 – Janela de notificação de impressão

Nos documentos criados a partir de um template que contenham tags (etiquetas) para
substituição automática de texto, as etiquetas são eliminadas na impressão.

147
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

2.3.12 Consulta de situação no workflow


É possível consultar em que ponto de situação se encontra um documento no circuito de

workflow, através da utilização do botão .

Consultar
situação

Figura 201 - Consulta de situação do documento no workflow

Nota: Esta funcionalidade está disponível exclusivamente para os registos encaminhados num
circuito de workflow.

A visualização da estrutura do workflow mostra a cores os passos já realizados pelo documento


e a cinzento aquele que ainda não foram percorridos e portanto, representam etapas por onde
o documento ainda poderá ser encaminhado.

Figura 202 – Exemplo de situação do documento no workflow

148
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

2.3.13 Assinatura electrónica de despachos (funcionalidade opcional)


Os despachos podem ser assinados electronicamente no sistema, por intermédio de
certificados digitais. Para recorrer a essa funcionalidade, o utilizador deve ter o certificado
instalado no seu computador e seleccionar a linha do encaminhamento com o despacho que

deseja assinar e pressiona o botão .

Assinar
despacho

Figura 203 – Assinatura de despacho

Seleccionar o certificado para a assinatura do despacho.

Figura 204 – Janela de selecção de certificado digital

149
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

No caso de certificados que requeiram um PIN, é lançada a janela para a introdução do PIN e
validação da assinatura.

Figura 205 – Exemplo de janela para introdução do PIN

De seguida, o sistema insere a assinatura digital no despacho.

Figura 206 – Janela de confirmação

Em consequência desse procedimento, o utilizador responsável pela assinatura digital, passa a


ver a linha do encaminhamento a azul.

150
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

Figura 207 – Exemplo de despacho assinado

Para os outros utilizadores, o encaminhamento com despacho assinado, passa a verde.

Figura 208 – Exemplo de despacho assinado visto por outro utilizador

A partir do momento em que se cria um despacho com assinatura digital, a linha de


encaminhamento fica protegida e por conseguinte, deixa de ser possível fazer qualquer tipo de
alterações nesse registo.

151
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

2.3.14 Assinatura de documentos

Com o botão é possível proceder à assinatura do documento associado ao um


registo de documento.

Regras para assinatura:

 O ficheiro utilizado é o marcado como principal;


 O ficheiro utilizado tem que ter extensão .doc ou .docx;
 Só pode ser assinado pelo colaborador indicado no registo de documento;
 Só pode ser assinado se ainda não tem nenhuma assinatura digital.

Caso o ficheiro não cumpra estas regras o sistema não abrirá o documento para a aposição da
assinatura.

Assinar
documento

Figura 209 – Assinatura de documentos anexos a registos

152
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

O sistema abre o ficheiro e aguarda que seja assinado digitalmente.

Figura 210 – Ficheiro para aposição de assinatura

153
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

2.3.15 Consulta de lista de despachos

O botão permite consultar/imprimir toda a informação relativa aos despachos


apostos a um documento no decurso da sua tramitação na organização.

Consultar
despachos

Figura 211 – Consulta/impressão de despachos

É criado um relatório para consulta/impressão.

Figura 212 – Relatório de despachos

154
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

3 Dossiers

155
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

3.1 Registo de dossiers


Neste menu é possível registar/abrir todos os processos e dossiers da organização.

Figura 213 – Menu de Dossiers

Inserir
dossier

Figura 214 – Listagem de dossiers

156
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

Figura 215 – Formulário de registo de dossier

3.1.1 Campos de preenchimento automático


Unidade orgânica: unidade orgânica a que pertence responsável pela criação do dossier; nos
perfis superiores ao nível geral, o campo aparecerá desbloqueado, sendo o utilizador
responsável pelo seu preenchimento.

Número: atribuído automaticamente pelo sistema em função da configuração executada no


módulo de administração, caso contrário o número será atribuído em função da unidade
orgânica, tipo de dossier e ano;

Aberto em: data de abertura do dossier;

Nível de confidencialidade: nível de confidencialidade atribuído ao dossier;

Criado: dados de criação do registo (data e nome do utilizador);

Alterado: dados da última alteração do registo (data e nome do utilizador).

157
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

3.1.2 Campos de preenchimento obrigatório


Tipo de dossier: tipo de dossier, por exemplo: Disciplinar, Pessoal, Aquisição, etc;

Identificação: designação do dossier;

3.1.3 Outros campos


Prazo: data prevista para o encerramento do dossier;

Encerrado em: data de encerramento do dossier;

Entidade Principal: entidade que constitui a interveniente principal do dossier;

Workflow (funcionalidade opcional): workflow a ser percorrido pelo dossier (o workflow


consiste na automatização total ou parcial, de um processo de gestão em que documentos e
informação são passados de um interveniente para outro de acordo com regras e
procedimentos pré-definidos (ver Encaminhamento com workflow);

Público: indicação de que se trata de um dossier de acesso público;

Disponível na unidade orgânica: indicação de que se trata de um dossier disponível a todos os


colaboradores da sua unidade orgânica;

3.1.4 Botões

O botão permite consultar os documentos associados a um dossier. Ver


Consulta/Criação de documentos do dossier.

158
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

3.1.5 Área de entidades intervenientes

Associar uma
entidade

Figura 216 - Área de intervenientes

Figura 217 – Formulário de intervenção de entidade

Entidade/Sigla: entidade interveniente no dossier;

Intervenção: tipo de intervenção no dossier;

Principal?: indicação no caso de se tratar da entidade principal do dossier;

159
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

3.1.6 Área de permissões das unidades orgânicas


Esta área permite definir quais as unidades orgânicas que podem aceder ao dossier. Se o campo
‘Disponível na unidade orgânica’ (situado no topo à direita da ficha) estiver seleccionado, todos
os colaboradores da unidade responsável pela criação do dossier terão acesso ao mesmo. Nesta
zona pode ser concedido acesso a outras unidades orgânicas e definir, caso seja necessário,
uma data para o término desse acesso.

Associar uma
unidade orgânica

Figura 218 - Área de unidades orgânicas intervenientes

Figura 219 – Formulário de intervenção da unidade orgânica

Fim da intervenção: data de término da intervenção;

Unidade orgânica: unidade orgânica com acesso ao dossier.

160
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

Nesta área é também possível adicionar, após criação prévia no módulo de Administração, o
acesso ao dossier de um grupo constituído por várias unidades orgânicas através do botão

Associar grupo de
unidades orgânicas

Figura 220 – Selecção de grupo de unidades orgânicas intervenientes

Selecciona-se o grupo previamente carregado e adiciona-se grupo de unidades orgânicas

através do botão .

Figura 221 – Selecção de grupo de unidades orgânicas intervenientes

161
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

As unidades orgânicas intervenientes são adicionadas e, caso uma das unidades orgânicas
associadas ao grupo já tivesse sido adicionada como tendo permissão de acesso ao dossier, a
mesma não seria acrescentada na listagem.

Figura 222 – Selecção de grupo de unidades orgânicas intervenientes

162
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

3.1.7 Área de permissões dos colaboradores


Esta área permite definir quais os colaboradores que podem aceder ao conteúdo do dossier. O
acesso nesta zona é concedido individualmente aos colaboradores podendo ser acompanhado
de uma data para o término desse acesso.

Associar um
colaborador

Figura 223 – Área de colaboradores intervenientes

163
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

Figura 224 - Formulário de intervenção do colaborador

Colaborador: sigla do colaborador com acesso ao dossier;

Intervenção: tipo de intervenção do colaborador;

Fim da intervenção: data de término da intervenção.

164
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

3.1.8 Área de classificação


Nesta área é possível associar um ou mais códigos de classificação a um processo.

Associar um código
de classificação

Figura 225 – Área de classificação

No formulário de classificação do processo selecciona-se o código pretendido.

Escolher
código

Figura 226 - Formulário de associação de código de classificação

165
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

3.1.9 Área de encaminhamento


O dossier pode ser encaminhado para outras unidades orgânicas e colaboradores. Existem 3
formas de encaminhar o dossier.

3.1.9.1 Encaminhamento para colaboradores

Encaminhar o
dossier

Figura 227 – Encaminhamento para colaboradores

No encaminhamento para colaboradores o utilizador tem a posssibilidade de utilizar a escolha


múltipla para seleccionar o colaborador ou colaboradores para quem deseja encaminhar o

dossier ou optar por enviar para todos os seus colegas utilizando o botão .

Encaminha para
os colaboradores
seleccionados

Figura 228 – Lista de colaboradores para selecção

166
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

De seguida, o sistema abre o formulário de encaminhamento. As informações relativas à


origem são preenchidas automaticamente de acordo com os dados do utilizador e é atribuído
um prazo por omissão de 2 dias. Nas informações relativas ao destino do dossier são
preenchidos os dados dos destinatários seleccionados e, caso seja necessário, deverá ser
indicado o tipo de acção, o despacho e prazo de resposta. Pode ainda ser indicada a
necessidade de envio de e-mail de notificação no campo respectivo e/ou da assinatura digital
do encaminhamento.

Figura 229 – Formulário de encaminhamento de dossier

167
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

São criados os encaminhamentos e enviados os respectivos e-mails.

Figura 230 – Área de encaminhamentos com os encaminhamentos criados

3.1.9.2 Encaminhamento para unidades orgânicas

Encaminhar o
documento

Figura 231 – Encaminhamento para unidades orgânicas

No encaminhamento para unidades orgânicas o utilizador tem a possibilidade de utilizar a


escolha múltipla para seleccionar a unidade orgânica ou unidades orgânicas para quem deseja

encaminhar o dossier ou optar por enviar para todas utilizando o botão .

168
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

Encaminha para
as unidades orgânicas
seleccionadas

Figura 232 – Lista de unidades orgânicas para selecção

De seguida, o sistema abre o formulário de encaminhamento. As informações relativas à


origem são preenchidas automaticamente de acordo com os dados do utilizador e é atribuído
um prazo por omissão de 2 dias. Nas informações relativas ao destino do dossier são
preenchidos os dados dos destinatários seleccionados e, caso seja necessário, deverá ser
indicado o tipo de acção, o despacho e prazo de resposta. Pode ainda ser indicada a
necessidade de envio de e-mail de notificação no campo respectivo e/ou da assinatura digital
do encaminhamento.

169
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

Figura 233 – Formulário de encaminhamento de dossier

São criados os encaminhamentos e enviados os respectivos e-mails.

Figura 234 – Área de encaminhamentos com os encaminhamentos criados

170
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

3.1.9.3 Encaminhamento com workflow

Para encaminhar um dossier num circuito de workflow, o utilizador deve proceder em primeiro
lugar, à selecção do workflow adequado no campo que tem o mesmo nome.

Seleccionar
um workflow

Figura 235 – Formulário de registo de entrada

A seguir deve ir à área de ‘Encaminhamentos’ e pressionar o botão que após a


selecção do circuito de workflow pretendido no respectivo campo, fica automaticamente
disponível para uso.

O sistema dará início ao circuito de workflow (já previamente criado com esse propósito),
abrindo o formulário de encaminhamento, já preenchido automaticamente, cabendo apenas ao
utilizador inserir o conteúdo do despacho e alterar o prazo de resposta, se tiver necessidade de
o fazer. À semelhança dos casos anteriores é possível enviar uma notificação por e-mail ou
assinar o encaminhamento.

171
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

Figura 236 - Exemplo de encaminhamento criado por workflow

São criados os encaminhamentos e enviados os respectivos e-mails.

Figura 237 - Área de encaminhamentos com os encaminhamentos criados

172
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

3.2 Outras funcionalidades de dossiers


3.2.1 Consulta / Criação de documentos do dossier

É possível aceder aos documentos de um dossier através do botão disponível


no formulário de registo de dossier ou nas listagens de pesquisa de dossiers através do botão

Figura 238 – Documentos do dossier

Na listagem de consulta de documentos também é possível criar novos documentos associados


ao dossier.

Para criação de uma saída deve seleccionar-se o botão para a criação de um

registo provisório de saída ou o botão para a criação de um registo de saída.

Para criação de documentos internos o procedimento é idêntico devendo utilizar-se os botões

e .

173
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

O documento recém-criado é automaticamente associado ao dossier seleccionado.

Figura 239 – Exemplo de registo de saída criado

174
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

3.2.2 Associação de documentos a um dossier


É possível associar um documento a um dossier através dos formulários de registos de
documentos (Ver Associação a dossiers), mas também é possível efectuar essa operação nas

listagens de registo e pesquisa de dossiers através da utilização do botão .

Associação a
documento

Figura 240 – Associação de um documento a um dossier

O sistema abre o formulário de Arquivo de documento no dossier e o utilizador procede à


pesquisa do documento.

Associação a documento

Figura 241 – Formulário de arquivo de documento no dossier

Depois de gravar o documento fica associado ao dossier.

Este botão também está disponível nos menus de pesquisas.

175
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

3.2.3 Consulta de situação no workflow (funcionalidade opcional)


O ponto de situação de um dossier no circuito de workflow pode ser consultado no sistema

através da utilização do botão .

Consultar
situação

Figura 242 – Consulta da situação de um dossier encaminhado num workflow

Nota: Esta funcionalidade está disponível exclusivamente para os registos de dossier num
circuito de workflow.

A visualização da estrutura do workflow mostra a cores os passos já realizados pelo documento


e, a cinzento, aqueles que ainda não foram percorridos e, portanto, representam etapas por
onde o dossier ainda terá que ser encaminhado.

Figura 243 – Exemplo de situação de um dossier no workflow

Este botão também está disponível nos menus de pesquisas.

176
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

3.3 Pesquisas
Na zona de ‘Pesquisas’ é possível procurar qualquer dossier, sendo que toda a informação
resultante da pesquisa se encontra limitada pelas permissões de acesso de cada utilizador.

Esta pesquisa pode ser geral, realizando-se de forma transversal para todos os dossiers ou a
partir de listagens filtradas, de acordo com os seguintes critérios:

 Pesquisa por entidade;


 Pesquisa por unidade orgânica;
 Pesquisa por tipo de dossier;
 Pesquisa por classificação.

Nas pesquisas efectuadas com filtros (ver Filtros), o resultado apresentado pode ser exportado
para tratamento (ver Exportação de informação).

Veja-se a título de exemplo, o caso do sub-menu ‘Dossiers de uma entidade’:

Seleccionar
entidade

Figura 244 – Listagem de entidades

177
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

Figura 245 – Exemplo de listagem filtrada de dossiers

178
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

3.4 Encaminhamentos (funcionalidade opcional)


Existem dois tipos de menus de encaminhamentos:

- Menus de tarefas pendentes;

- Menu de consulta.

Nestes menus é possível aceder a todos os encaminhamentos de dossiers e proceder ao


tratamento e despacho dos mesmos.

O primeiro encaminhamento é inserido pela unidade orgânica directamente na ficha de registo


do dossier, mais concretamente, na área que se refere aos encaminhamentos (ver
Encaminhamento inicial de dossiers).

As tarefas pendentes podem ser consultadas e tratadas em 3 menus associados às respectivas


notificações (Ver Notificações):

- Encaminhamentos por colaborador (todos os encaminhamentos enviados directamente o


utilizador);

- Encaminhamentos por unidade orgânica (todos os encaminhamentos enviados directamente


para a unidade orgânica ou para cada um dos seus colaboradores).

- Encaminhamentos com prazo expirado (todos os encaminhamentos enviados directamente


para a unidade orgânica ou para cada um dos seus colaboradores cujo o prazo de resposta já se
encontra expirado).

No menu de Consulta de encaminhamentos é possível consultar o histórico de todos os


encaminhamentos de dossiers que foram recebidos ou enviados por uma unidade orgânica.

Cada uma das listagens dispõe de um conjunto de botões que permitem efectuar uma série de
operações que se explicam de seguida.

179
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

3.4.1 Consulta de encaminhamento


Nas listas de tarefas pendentes é possível consultar o formulário de encaminhamento e
consultar os dados relativos ao prazo atribuído e à informação/despacho escritos pelo
remetente.

Seleccionar um
encaminhamento

Figura 246 - Exemplo de dossier a aguardar encaminhamento

Figura 247 – Formulário de encaminhamento de dossier

180
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

3.4.1.1 Área de informação do dossier

Figura 248 – Área de informação do dossier

Esta zona do formulário permite consultar os dados fundmentais que têm a ver com o registo
do dossier.

Número: número de registo do dossier encaminhado;

Data: data de abertura do dossier encaminhado;

Identificação: designação do dossier.

3.4.1.2 Campos de preenchimento automático

Da unidade orgânica: unidade orgânica que encaminha o dossier;

Do colaborador: colaborador que encaminha o dossier;

Envio em: data de envio do dossier, preenchida automaticamente com a data do envio;

Despacho anterior: despacho/informação do encaminhamento anterior do dossier;

Criado: dados de criação do registo (data e nome do utilizador);

Alterado: dados da última alteração do registo (data e nome do utilizador);

Respondido em: data de resposta ao encaminhamento. É preenchida quando se dá sequência a


um encaminhamento pendente;

Prazo: prazo de resposta ao encaminhamento, calculado em função dos campos que fazem
parte da área ‘Prazo’. Por omissão, o sistema estabelece dois dias para o destinatário
responder, mas é possível alterar o número de dias ou indicar uma data precisa para atender à
solicitação de encaminhamento;

Workflow: workflow seleccionado para encaminhamento do dossier (aplicável só a


encaminhamentos com workflow);

181
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

Tarefa: etapa do workflow a executar (aplicável só a encaminhamentos com workflow).

3.4.1.3 Campos de preenchimento obrigatório

Para unidade orgânica: unidade orgânica a que se destina o dossier.

3.4.1.4 Outros campos

Para colaborador: colaborador a que se destina o dossier;

Informação / Despacho: despacho com um breve resumo pormenorizado sobre a tarefa que
tem de ser efectuada com o dossier;

Tipo de acção: acção a realizar na unidade orgânica de destino;

Sem seguimento: indicação de fim do circuito de encaminhamento;

Condição: condição de encaminhamento do dossier (aplicável só a encaminhamentos com


workflow);

Observações: outros apontamentos considerados importantes no encaminhamento de dossier;

Envia e-mail?: indicação de envio de alerta por e-mail.

Assinar digitalmente?: indicação para assinar digitalmente o encaminhamento.

182
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

3.4.2 Encaminhamento de dossiers


Nas listagens de encaminhamentos é possível dar seguimento a um documento de três formas
distintas. Exemplificam-se de seguida.

3.4.2.1 Sequência de dossiers

Este botão pode ser utilizado para encaminhar ad-hoc um dossier para um único destino ou
para dar sequência a um dossier que se encontra num circuito de workflow.

Encaminhamento ad-hoc de dossiers

Para dar continuidade ao processo de encaminhamento de dossiers, que têm de passar à


próxima fase de tratamento dos seus dados, o utilizador deve seleccionar o registo em questão

e carregar no botão .

Encaminhar
dossier

Figura 249 – Exemplo de encaminhamento

Assim, é criada uma nova etapa no circuito de encaminhamento e no formulário


correspondente devem ser preenchidos os campos relativos ao destino do dossier e proceder
ao seu envio.

183
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

Figura 250 - Formulário de encaminhamento de dossier

No final da gravação o encaminhamento pendente desaparece da lista e passa a estar


disponível para consulta nos diversos menus de Consulta de encaminhamentos.

Figura 251 – Sequência de encaminhamento de dossier criada

184
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

Encaminhamento simples de dossiers por workflow

De seguida, exemplifica-se um encaminhamento de dossier em circulação dentro do sistema de


workflow. O encaminhamento inicial é feito a partir da ficha do próprio dossier (ver
Encaminhamento com workflow). Na listagem selecciona-se o registo a dar sequência.

Seleccionar
encaminhamento

Figura 252 – Exemplo de dossier a aguardar encaminhamento por workflow

Figura 253 – Formulário de encaminhamento de dossier por workflow

185
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

Aberto o registo, verifica-se que o dossier está inserido num workflow, que neste caso
concreto, aparece identificado com o nome “Novos Projectos” e encontra-se no passo 2 com a
tarefa “Arranque”.

Para dar continuidade ao encaminhamento do dossier no referido workflow, o utilizador deve

seleccionar o registo em questão e clicar no botão .

Encaminhar
dossier

Figura 254 – Exemplo de encaminhamento

Figura 255 – Aceitação do encaminhamento de dossier no workflow

É criado o novo passo que o dossier irá percorrer no circuito de encaminhamento, que é o do
“Informação”, com os campos ‘Tipo de acção’, colaborador e/ou unidade orgânica de destino já
automaticamente preenchidos.

Caso seja necessário, o utilizador pode de redigir um despacho/informação com uma breve
descrição sobre a tarefa a executar.

186
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

Figura 256 – Exemplo de encaminhamento

Se se trata de apenas mais uma etapa a cumprir no sistema de workflow e como houve uma
alteração no estado de tratamento do dossier, na parte que se refere à sua situação, a linha
anterior passa a ficar com a indicação “Encaminhado”, enquanto a nova linha recém-criada
para o mesmo dossier, aparece com a indicação “Por encaminhar”, sinal que existem mais
passos a efectuar.

Figura 257 - Exemplo de sequência de encaminhamento criada

187
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

Se este processo conduzir à última etapa do circuito de workflow, então irá aparecer a
indicação “Informar” na última linha de registo do dossier. Observem-se as seguintes imagens
relativas ao procedimento final do dossier encaminhado no workflow, logo após o utilizador ter
dado sequência ao registo:

Figura 258 - Exemplo de encaminhamento

Figura 259 - Exemplo de sequência final de encaminhamento criada

188
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

Encaminhamento por workflow com tarefas paralelas

Quando um circuito de workflow tem tarefas que decorrem paralelo e o dossier atinge o ponto
de bifurcação o encaminhamento processa-se de forma distinta.

Ao clicar no botão , o sistema em vez de se dirigir para o formulário de


encaminhamento, abre de imediato, a janela de visualização da estrutura do próprio workflow.
Repare-se no grupo seguinte de imagens:

Encaminhar
dossier

Figura 260 - Exemplo de dossier a aguardar encaminhamento por workflow

Figura 261 - Aceitação do encaminhamento de dossier no workflow

Depois de criados os encaminhamentos para as tarefas paralelas, é aberto o formulário de


consulta da situação no workflow.

189
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

Figura 262 - Visualização da estrutura de um workflow em funcionamento

É possível clicar em cada um dos ícones correspondentes às tarefas a decorrerem em paralelo,


para abrir o respectivo formulário de encaminhamento e aí adicionar um despacho.

Figura 263 – Exemplo de formulário de tarefa paralela

190
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

Após a análise e gravação dos dados nos formulários e o encerramento da janela ‘Situação no
workflow’, verifica-se que o registo anterior aparece com a indicação “Encaminhado” e a seguir,
aparecem duas novas linhas de registo do mesmo dossier, com a indicação “Por encaminhar”
na janela que se reportam às novas tarefas que irão decorrer em simultâneo.

Figura 264 - Exemplo de sequências de encaminhamento criadas

Encaminhamento por workflow com bifurcação por condição

Outra situação semelhante ocorre num workflow que contém na sua estrutura, bifurcações por
condição. Por exemplo, se um dossier for aprovado segue um determinado percurso, enquanto
se não for aprovado, percorre outro caminho no workflow.

Num caso de bifurcação com condição é necessário preencher o campo de condição antes de
encaminhar o dossier para o próximo passo.

Ao clicar no botão , o sistema verifica se a condição está preenchida e caso não


esteja emite uma mensagem de aviso a informar que faltam definir as condições de
encaminhamento.

191
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

Repare-se no no grupo seguinte de imagens:

Encaminhar
dossier

Figura 265 - Exemplo de encaminhamento

Figura 266 - Aceitação do encaminhamento de dossier no workflow

Figura 267 - Aviso de condição de encaminhamento em falta

192
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

O sistema abre o formulário, onde se introduz a condição e grava-se essa alteração.

Figura 268 – Escolha de condição de encaminhamento

De seguida, pode dar sequência ao processo de encaminhamento do dossier para a fase


seguinte do circuito de workflow.

Encaminhar
dossier

Figura 269 – Encaminhamento no workflow

193
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

3.4.2.2 Encaminhamento para vários colaboradores

No caso de um determinado documento necessitar de ser encaminhado em simultâneo, para


diversos colaboradores, depois de seleccionada a linha de registo em causa utiliza-se o botão

Encaminhar o
dossier

Figura 270 – Encaminhamento para vários colaboradores

No encaminhamento para colaboradores o utilizador tem a possibilidade de utilizar a escolha


múltipla para seleccionar o colaborador ou colaboradores para quem deseja encaminhar o

dossier ou optar por enviar para todos os seus colegas, utilizando o botão .

Encaminha para
os colaboradores
seleccionados

Figura 271 – Lista de colaboradores para selecção

194
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

De seguida, o sistema abre o formulário de encaminhamento. As informações relativas à


origem são preenchidas automaticamente de acordo com os dados do utilizador e é atribuído
um prazo por omissão de 2 dias. Nas informações relativas ao destino do dossier são
preenchidos os dados dos destinatários seleccionados e, caso seja necessário, deverá ser
indicado o tipo de acção, o despacho e prazo de resposta.

Pode ainda ser indicada a necessidade de envio de e-mail de notificação no campo respectivo.
Podendo também ser indicada a opção de assinar digitalmente o encaminhamento.

Figura 272 – Formulário de encaminhamento de dossier

São criados os encaminhamentos e enviados os respectivos e-mails.

195
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

3.4.2.3 Encaminhamento para várias unidades orgânicas

No caso de um determinado documento necessitar de ser encaminhado em simultâneo, para


diversas unidades orgânicas, depois de seleccionada a linha de registo em causa utiliza-se o

botão .

Encaminhar o
dossier

Figura 273 – Exemplo de encaminhamento para várias unidades orgânicas

No encaminhamento para unidades orgânicas o utilizador tem a possibilidade de utilizar a


escolha múltipla para seleccionar a unidade orgânica ou unidades orgânicas para quem deseja

encaminhar o dossier ou optar por enviar para todas utilizando o botão .

Encaminha para as
unidades orgânicas
seleccionadas

Figura 274 – Lista de unidades orgânicas para selecção

196
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

De seguida, o sistema abre o formulário de encaminhamento. As informações relativas à


origem são preenchidas automaticamente de acordo com os dados do utilizador e é atribuído
um prazo por omissão de 2 dias. Nas informações relativas ao destino do dossier são
preenchidos os dados dos destinatários seleccionados e, caso seja necessário, deverá ser
indicado o tipo de acção, o despacho e prazo de resposta.

Pode ainda ser indicada a necessidade de envio de e-mail de notificação no campo respectivo.
Podendo também ser indicada a opção de assinar digitalmente o encaminhamento.

Figura 275 – Formulário de encaminhamento de dossier

São criados os encaminhamentos e enviados os respectivos e-mails.

197
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

3.4.3 Consulta de registo de dossier


O registo detalhado do dossier encaminhado também pode ser consultado directamente na

janela de consulta de encaminhamentos, utilizando o botão .

Consultar o
registo

Figura 276 – Consulta de registo de dossier

Figura 277 – Exemplo de registo de dossier encaminhado

198
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

3.4.4 Consulta de documentos


Ver Consulta/Criação de documentos do dossier.

3.4.5 Consulta de situação no workflow


Ver Consulta de situação no workflow.

3.4.6 Assinatura electrónica de despachos (funcionalidade opcional)


Os despachos podem ser assinados electronicamente no sistema, por intermédio de
certificados digitais. Para recorrer a essa funcionalidade, o utilizador deve ter o certificado
instalado no seu computador e seleccionar a linha do encaminhamento com o despacho que

deseja assinar e pressiona o botão .

Assinar
despacho

Figura 278 – Assinatura de despacho

Seleccionar o certificado para a assinatura do despacho.

Figura 279 – Janela de selecção de certificado digital

199
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

No caso de certificados que requeiram um PIN, é lançada a janela para a introdução do PIN e
validação da assinatura.

Figura 280 – Exemplo de janela para introdução do PIN

De seguida, o sistema insere a assinatura digital no despacho.

Figura 281 – Janela de confirmação

Em consequência desse procedimento, o utilizador responsável pela assinatura digital, passa a


ver a linha do encaminhamento a azul.

200
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

Figura 282 – Exemplo de despacho assinado

Para os outros utilizadores, o encaminhamento com despacho assinado, passa a verde.

Figura 283 – Exemplo de despacho assinado visto por outro utilizador

A partir do momento em que se cria um despacho com assinatura digital, a linha de


encaminhamento fica protegida e por conseguinte, deixa de ser possível fazer qualquer tipo de
alterações nesse registo.

201
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

4 Estatísticas

202
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

Este menu dá a possibilidade de para um determinado período, imprimir listagens estatísticas


de registos e encaminhamentos de documentos e de dossiers, de acordo com diversos
parâmetros.

Figura 284 – Menu de Estatísticas

4.1 Registos de documentos


Neste sub-menu consegue-se obter informações estatísticas sobre os registos de documentos,
nomeadamente:

 Produção (resumo da quantidade de registos efectuados por cada utilizador);


 Por tipo de registo (distribuição dos registos efectuados, de acordo com o tipo de
registo);
 Por tipo de entidade (distribuição dos registos efectuados, de acordo com o tipo de
entidade associada);
 Por unidade orgânica de registo (distribuição dos registos efectuado, de acordo com
a unidade orgânica a que pertencem no momento da sua inserção no sistema).

Segue-se um exemplo de impressão de uma listagem estatística de documentos, usando como


critérios de pesquisa, o tipo de registo entre um limite de datas:

Figura 285 - Formulário de limitação de datas

203
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

Figura 286 - Exemplo de relatório estatístico

Figura 287 - Outro exemplo de relatório estatístico

204
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

4.2 Encaminhamentos de documentos


Nesta área podem ser retiradas as informações estatísticas relativas aos encaminhamentos de
documentos, nomeadamente:

 Por tipo de registo (análise da duração do circuito do documento por tipo de


registo);
 Por tipo de documento (análise da duração do circuito do documento por tipo de
documento);
 Por workflow (análise da duração do circuito do documento por workflow).

4.3 Registos de dossiers


Nesta entrada de menu podem ser retiradas as informações estatísticas relativas aos registos
de dossiers, nomeadamente:

 Produção (resumo da quantidade de registos efectuados por cada utilizador);


 Por tipo de dossier (distribuição dos registos efectuados, de acordo com o tipo de
dossier);
 Por tipo de entidade (distribuição dos registos efectuados, de acordo com o tipo de
entidade associada);
 Por unidade orgânica de registo (distribuição dos registos efectuados de acordo com
a unidade orgânica de registo).

4.4 Encaminhamentos de dossiers


Nesta entrada de menu podem ser retiradas as informações estatísticas relativas aos
encaminhamentos de dossiers, nomeadamente:

 Por tipo de dossier (análise da duração do circuito do dossier por tipo de dossier);
 Por tipo de entidade (análise da duração do circuito do dossier por tipo de entidade
associada);
 Por workflow (análise da duração do circuito do dossier por workflow);

205
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

5 Gestão

206
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

Neste menu é possível realizar todas as operações principais que servem de suporte à gestão
funcional do sistema e também importar documentos externos para dentro do sistema.

Figura 288 – Menu de Gestão

5.1 Importação de documentos

Figura 289 – Menu Gestão -> Importação de documentos

Esta entrada de menu permite importar para o sistema, um conjunto de ficheiros e associá-los
a registos de documentos.

A importação pode efectuar-se de duas formas distintas.

5.1.1 Importar ficheiros

Importar
documento
s

Figura 290 - Formulário de importação de documentos digitais

207
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

É aberta uma janela para selecção da directoria a importar.

Figura 291 - Selecção do documento a importar

São importados todos os ficheiros da directoria indicada.

Figura 292 – Janela de Confirmação

De seguida, o utilizador deve proceder à afectação dos ficheiros aos registos de documentos
pretendidos.

208
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

5.1.2 Importar lotes (funcionalidade opcional)

Importar
lotes

Figura 293 - Formulário de importação de lote de ficheiros

Um lote de documentos digitalizados pode ser importado, a partir da informação contida num
ficheiro-resumo, em formato .txt.

O sistema abre a directoria pré-definida para importação de documentos, onde deve ser
seleccionado o ficheiro.txt correspondente ao lote pretendido.

Figura 294 - Selecção do ficheiro .txt a usar para importação de lote de documentos

209
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

São importados todos os ficheiros mencionados no ficheiro .txt.

Figura 295 – Janela de confirmação

De seguida, o utilizador deve proceder à afectação dos documentos aos registos de


documentos pretendidos.

210
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

5.1.3 Afectar documentos a entradas


Selecciona-se o documento em questão e depois, passa-se à listagem de registos de entradas.

Afectar
documento a
um registo

Figura 296 - Listagem de documentos importados

Seleccionar
o registo

Figura 297 – Listagem de registos de entrada

211
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

O documento é automaticamente anexo ao registo de entrada.

Figura 298 – Registo de entrada

5.1.4 Afectar documentos a internos


O procedimento é idêntico do Afectar documentos a entradas.

5.1.5 Afectar documentos a saídas


O procedimento é idêntico do Afectar documentos a entradas.

212
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

5.1.6 Documentos importados


Nesta entrada de menu pode-se consultar todos os documentos importados pelo utilizador.

Figura 299 – Listagem de documentos importados

Figura 300 – Formulário de documento digital

A opção permite eliminar todos os documentos importados a aguardar associação


a um registo de documento.

213
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

5.2 Saídas em série

Figura 301 - Menu de Gestão -> Saídas em série

5.2.1 Saídas para várias entidades


Neste sub-menu é possível criar automaticamente os registos de saídas e os documentos para
um grupo de destinatários. Para esse efeito deve ser escolhido um template, um grupo de
destinatários e um registo de saída parcial.

Seleccionar
um template

Figura 302 – Templates

Seleccionar
saída

Figura 303 – Listagem de registos parciais de saída

214
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

Seleccionar
entidades

Figura 304 – Grupos de destinatários

Após a selecção das entidades, dá-se o “Sim” para dar início à replicação.

O sistema dá início à criação de registos de saída. É criado um registo idêntico ao parcial para
cada uma das entidades seleccionadas.

Figura 305 – Janela de confirmação

Figura 306 – Aviso de operação concluída

215
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

De seguida o sistema procede à criação dos documentos a partir do template seleccionado, do


registo de saída parcial e dos dados das entidades seleccionadas.

Terminada a replicação o sistema solicita a confirmação da intenção de imprimir os


documentos criados.

Figura 307 - Janela de confirmação

Dado o “Sim” (Yes) final, são produzidos os registos de saída e os respectivos documentos para
impressão.

5.2.2 Saídas para grupos


Neste sub-menu é possível criar automaticamente os registos de saídas e os documentos para
um grupo de destinatários. Para esse efeito deve ser escolhido um template, um grupo de
destinatários e um registo de saída parcial.

Seleccionar
um template

Figura 308 – Templates

216
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

Seleccionar
o grupo

Figura 309 – Grupos de destinatários

Criar saídas

Figura 310 – Listagem de registos parciais de saída

Após a selecção do registo parcial de saída, dá-se o “Sim” para dar início à replicação.

O sistema dá início à criação de registos de saída. É criado um registo idêntico ao parcial para
cada uma das entidades do grupo de destinatários.

217
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

Figura 311 – Janela de confirmação

Figura 312 – Aviso de operação concluída

De seguida o sistema procede à criação dos documentos a partir do template seleccionado, do


registo de saída parcial e dos dados das entidades do grupo.

Terminada a replicação o sistema solicita a confirmação da intenção de imprimir os


documentos criados.

Figura 313 - Janela de confirmação

Dado o “Sim” (Yes) final, são produzidos os registos de saída e os respectivos documentos para
impressão.

218
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

5.3 Tabelas base

Figura 314 – Menu de Gestão -> Tabelas base

5.3.1 Entidades
Nesta tabela são inseridas todas as entidades utilizadas no sistema: remetentes, destinatários,
entidades de dossier, etc., sendo que uma vez inseridas, aquelas passam a ficar disponíveis para
uso em qualquer ponto da aplicação.

Figura 315 – Formulário de entidade

Campos de preenchimento obrigatório

Nome: nome da entidade;

Tipo de entidade: tipo de entidade, por exemplo, se é privada ou pública.

219
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

Outros Campos

Sigla/Nº: Número ou sigla da entidade;

Subtipo de entidade: subtipo de entidade, por exemplo, se se trata de um particular ou de uma


empresa;

Morada: endereço da entidade;

NIF: número fiscal da entidade;

Código: código alternativo de identificação da entidade (quando aplicável);

Localidade: localidade de residência/instalação da entidade;

Código postal: código postal de residência/instalação da entidade;

Localidade postal: localidade postal de residência/instalação da entidade;

País: país de residência/instalação da entidade;

Telefone / 2º Telefone: contactos telefónicos da entidade;

Telemóvel: contacto de telemóvel da entidade;

Fax / 2º Fax: contactos de fax da entidade;

E-mail / 2º E-mail: endereços de correio electrónico da entidade;

Site: endereço da página da internet da entidade;

Confidencial?: identificação de entidade confidencial. Quando a entidade é marcada como


confidencial só está disponível para perfis de Secretaria e superiores;

Notas: outros apontamentos considerados importantes relativos à entidade.

220
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

Área de grupos de destinatários

Na área de grupos de destinatários, a entidade pode ser associada a um ou mais grupos que são
utilizados para registar saídas em série de documentos. (ver Grupos de destinatários e Saída em
grupo).

Figura 316 – Área de grupos de destinatários

221
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

5.3.2 Grupos de destinatários


Este sub-menu permite gerir as entidades que integram cada grupo de destinatários
estabelecido no sistema.

Figura 317 – Grupos de destinatários

É possível associar novas entidades a cada grupo.

Associar uma
entidade

Figura 318 - Formulário de Grupo de destinatários

222
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

Figura 319 – Formulário de afectação de destinatário a um grupo

223
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

5.3.3 Termos de indexação (funcionalidade opcional)


Esta tabela é usada para registar termos representativos de assunto, isto é, termos de
indexação.

Os termos de indexação são, de uma forma geral, palavras ou expressões específicas que
potenciam um acesso mais rápido e eficaz à informação desejada. Estes termos são
comummente designados por palavras-chave.

Deste modo, quando se efectua um registo de documento, poderá ser associado um ou mais
termos de indexação, o que posteriormente facilitará a recuperação da informação contida no
mesmo.

Figura 320 - Formulário de Termo de indexação

Área Temática: grupo temático de termos de indexação;

Sigla/código: sigla do termo de indexação;

Termo de indexação: palavra-chave.

224
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

5.4 Outros dados

Figura 321 – Menu de Gestão -> Outros dados

5.4.1 Templates
Esta tabela é usada para registar e disponibilizar os templates de documentos.

Deste modo, quando se efectua um registo de documento, poderá ser criado o documento
automaticamente, o que facilitará a produção do mesmo.

Procurar
template

Figura 322 – Formulário de template

Designação do template: designação atribuída ao template;

Tipo de plataforma: tipo de plataforma em que o template pode ser utilizado, pode ser
Aplicação Windows ou Portal;

Tipo de assinatura (funcionalidade opcional): tipo de assinatura a apor no documento, pode


ser Digital ou Manual;

Caminho para o template: caminho para a directoria onde se encontra o ficheiro de template.

225
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

5.4.2 Gestão de ausências


Nesta entrada de menu é possível configurar o sistema para reencaminhar automaticamente
para outro elemento, os documentos ou dossiers que sejam encaminhados para um
colaborador que se encontra ausente no momento definido.

Figura 323 – Formulário de Gestão de ausência

Colaborador: colaborador a ausentar-se;

Data de início / Data de fim: período de ausência do colaborador;

Motivo da ausência: motivo para ausência, por exemplo: férias, doença, deslocação ao
estrangeiro, etc;

Colaborador substituto: colaborador responsável pelas tarefas durante o período de ausência


do primeiro;

226
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

6 Gestão de Secretaria

227
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

Neste menu é possível realizar todas as operações de controlo e supervisão desempenhadas


pelo perfil de Secretaria.

Figura 324 – Menu de Gestão de Secretaria

6.1 Análise
Nos menus de análise podem ser levadas a cabo todas as tarefas de análise controlo de dados
de forma que todos os registos de documentos sejam correctamente preenchidos.

6.1.1 Registos sem documento


Este sub-menu permite consultar todos os registos dos quais se tenha dado entrada no sistema
e para os quais não existe um documento anexo. Após escolher o registo ao qual se quer
anexar o documento respectivo escolhe-se o botão ’Seleccionar’, procedendo-se depois à
anexação do ficheiro (ver Anexação de ficheiros).

Figura 325 – Listagem de Registos sem documentos

228
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

6.1.2 Documentos por classificar


Este sub-menu permite fazer a consulta de todos os registos dos quais se tenha dado entrada
no sistema mas aos quais não se tenha sido associado um código de classificação. Após
escolher o registo ao qual se pretende associar o respectivo código escolhe-se o botão
’Seleccionar’, procedendo-se depois de modo igual ao registo do Código de classificação (ver
Associação de códigos de classificação).

Figura 326 – Listagem de documentos por classificar

229
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

6.1.3 Entradas por encaminhar


Este sub-menu permite fazer a consulta de todos os registos dos quais se tenha dado entrada
no sistema e que não tenham sido encaminhados para outros colaboradores ou unidades
orgânicas. Após escolher o registo para o qual se pretende fazer esse encaminhamento
escolhe-se botão ’Seleccionar’, procedendo-se depois ao encaminhamento (ver
Encaminhamento inicial de documentos).

Figura 327 – Listagem de documentos por encaminhar

230
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

6.2 Expedição de saídas

Figura 328 – Menu de Gestão -> Expedição de saídas

6.2.1 Saídas para expedição


Esta entrada de menu permite ver todos os registos de saída que tenham sido registados no
sistema mas que ainda não tenham sido remetidos para o exterior.

Figura 329 – Listagem de saídas para expedição

A opção permite consultar ou editar um registo de saída caso sejam necessárias


correcções ou alterações ao seu conteúdo antes de ser enviado para o exterior. Após a edição
ou confirmação de dados de um registo pode-se proceder sua à marcação no sistema como
tendo sido expedido. Para tal basta selecionar a(s) linha(s) em questão e escolher o botão

231
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

Marcar registos
como expedidos

Figura 330 – Marcação de registos expedidos

Os registos seleccionados são marcados como expedidos, o sistema emite uma mensagem de
confirmação e os registos passam a constar da listagem de Saídas expedidas.

Figura 331 – Janela de confirmação

232
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

6.2.2 Saídas expedidas


Esta entrada de menu permite fazer a consulta de todos os registos e respectivos documentos
inseridos no sistema que tenham sido expedidos.

Figura 332 – Listagem de Saídas expedidas

A marcação de um registo de saída como expedido em Saídas para expedição gera uma
alteração no registo do documento. Nesta entrada de menu ao escolhermos um registo que
tenha sido marcado como expedido, é possível ver uma actualização dos dados do registo: o
documento é marcado como expedido e é acrescentada a data de expedição do mesmo.

Figura 333 – Visualização de actualização de dados de expedição de documento

233
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

6.3 Arquivo de documentos

Figura 334 - Menu de Gestão -> Arquivo de documentos

6.3.1 Documentos para arquivar


Esta entrada de menu permite consultar todos os documentos que se encontram registados no
sistema para controlo do seu arquivo físico. Para tal basta selecionar a(s) linha(s) em questão e

escolher o botão .

Marcar registos
como arquivados

Figura 335 – Listagem de Documentos para arquivar

A marcação de um registo de documento como tendo sido arquivado gera de imediato uma
alteração no registo do documento. Na entrada de menu ‘Documentos arquivados’ ao
escolhermos um dos registos que foi marcado como arquivado, é possível ver uma actualização
dos dados do registo: o documento é marcado como arquivado.

Figura 336 – Visualização de actualização de dados de arquivamento de documento

234
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

6.3.2 Documentos arquivados


Esta entrada de menu permite fazer a consulta de todos os registos e respectivos documentos
inseridos no sistema que tenham sido dados como arquivados.

Figura 337 – Listagem de Documentos arquivados

6.3.3 Documentos para transferir


Esta entrada de menu permite tirar listagens dos documentos a transferir para arquivo
intermédio num determinado período de tempo. O acesso a esses dados é realizado através de
pesquisa entre um limite de datas, sendo depois gerada a listagem.

Figura 338 - Formulário de limitação de datas

Estas listagens podem ser exportadas para Excel (ver Exportação de informação), de modo a
facilitar o trabalho e a constituição de outros documentos de apoio como autos de entrega e
guias de remessa.

Os documentos físicos transferidos podem ser marcados como transferidos. Após a selecção na
listagem dos registos para os quais a se aplica a transferência da documentação procede-se à

sua marcação através do botão .

235
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

Seleccionar registos
a transferir

Figura 339 - Listagem de Documentos para transferir

6.3.4 Documentos para eliminar


Esta entrada de menu permite tirar listagens dos documentos a eliminar num determinado
período de tempo. O acesso a esses dados é realizado através de pesquisa entre um limite de
datas, sendo depois gerada a listagem.

Figura 340 - Listagem de documentos para eliminar

Estas listagens podem ser exportadas para Excel (ver Exportação de informação), de modo a
facilitar o trabalho e a constituição de outros documentos de apoio como autos de eliminação.

236
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

7 Índice de figuras

237
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

FIGURA 1 - EXEMPLO DE LISTAGEM ............................................................................................................................ 13


FIGURA 2 - EXEMPLO DE FORMULÁRIO ...................................................................................................................... 14
FIGURA 3 – EXEMPLO DE AJUDA DE CONTEXTO EM FORMULÁRIO ........................................................................... 15
FIGURA 4 - FORMULÁRIO DE REGISTO DE ENTRADA COM UMA NOTA ..................................................................... 16
FIGURA 5 - FORMULÁRIO DE REGISTO DE ENTRADA COM NOTA............................................................................... 17
FIGURA 6 – EXEMPLO DE CAMPO COM CORRECTOR ORTOGRÁFICO......................................................................... 17
FIGURA 7 - JANELA DE CONFIGURAÇÃO ..................................................................................................................... 18
FIGURA 8 - JANELA DE CONFIGURAÇÃO ..................................................................................................................... 19
FIGURA 9 - RESULTADO DA CONTAGEM ..................................................................................................................... 20
FIGURA 10 - FILTROS ................................................................................................................................................... 21
FIGURA 11- RESULTADO DO FILTRO (Nº REGISTO) ..................................................................................................... 21
FIGURA 12 - RESULTADO DO FILTRO (Nº REGISTO E REMETENTE) ............................................................................. 22
FIGURA 13 – FILTRAR O RESULTADO DA PESQUISA .................................................................................................... 23
FIGURA 14 - FILTRO DE DATAS .................................................................................................................................... 23
FIGURA 15 - RESULTADO DO FILTRO ........................................................................................................................... 23
FIGURA 16 - PESQUISA DO MENU DE CONTEXTO ....................................................................................................... 24
FIGURA 17 - PESQUISA DO MENU DE CONTEXTO ....................................................................................................... 25
FIGURA 18 - EXPORTAÇÃO DE DADOS PARA EXCEL .................................................................................................... 26
FIGURA 19 - SELECÇÃO DA DIRECTORIA DE EXPORTAÇÃO ......................................................................................... 27
FIGURA 20 - EXPORTAÇÃO DE LISTAGEM E FICHEIRO EXCEL ...................................................................................... 27
FIGURA 21 - EXEMPLO DE UM FICHEIRO EXCEL COM A INFORMAÇÃO EXPORTADA ................................................. 28
FIGURA 22 - EXPORTAÇÃO COM TEMPLATE ............................................................................................................... 29
FIGURA 23 - JANELA DE CONFIRMAÇÃO ..................................................................................................................... 29
FIGURA 24 - SELECÇÃO DO TEMPLATE ........................................................................................................................ 30
FIGURA 25 - EXEMPLO DE INFORMAÇÃO EXPORTADA COM TEMPLATE .................................................................... 30
FIGURA 26 - EXEMPLO DE RELATÓRIO EXPORTADO PARA O FORMATO WORD ........................................................ 31
FIGURA 27 - EXEMPLO DE RELATÓRIO EXPORTADO PARA O FORMATO EXCEL ......................................................... 32
FIGURA 28 - EXEMPLO DE RELATÓRIO EXPORTADO PARA O FORMATO PDF ............................................................. 32
FIGURA 29 – MENU PRINCIPAL ................................................................................................................................... 33
FIGURA 30 – FORMULÁRIO DE ALTERAÇÃO DE PALAVRA-CHAVE .............................................................................. 33
FIGURA 31 – JANELA DE INSERÇÃO DE PALAVRA-CHAVE ........................................................................................... 34
FIGURA 32 – JANELA DE SELECÇÃO DE CERTIFICADO DIGITAL ................................................................................... 34
FIGURA 33 – EXEMPLO DE JANELA DE PEDIDO DE PIN ............................................................................................... 35
FIGURA 34 – JANELA DE CONFIRMAÇÃO DE REGISTO DO CERTIFICADO .................................................................... 35
FIGURA 35 – JANELA DE PROPRIEDADES .................................................................................................................... 36
FIGURA 36 – JANELA DE CONFIGURAÇÃO DE IMPRESSORA ....................................................................................... 37
FIGURA 37 – MANUAL DO UTILIZADOR ...................................................................................................................... 37

238
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

FIGURA 38 – ÁREA DE FAVORITOS .............................................................................................................................. 38


FIGURA 39 - ZONA DE NOTIFICAÇÕES ......................................................................................................................... 39
FIGURA 40 - EXEMPLO LISTAGEM DE TAREFAS PENDENTES ...................................................................................... 40
FIGURA 41 - EXEMPLO DE TAREFAS PENDENTES NA UNIDADE ORGÂNICA ................................................................ 41
FIGURA 42 - EXEMPLO DE TAREFAS COM PRAZOS EXPIRADOS .................................................................................. 41
FIGURA 43 - EXEMPLO DE TAREFAS COM PRAZOS EXPIRADOS .................................................................................. 42
FIGURA 44 - EXEMPLO DE DOSSIERS POR ENCAMINHAR DE UM COLABORADOR ..................................................... 42
FIGURA 45 - EXEMPLO DE DOSSIERS POR ENCAMINHAR NA UNIDADE ORGÂNICA ................................................... 43
FIGURA 46 - EXEMPLO DE DOSSIERS COM PRAZOS EXPIRADOS ................................................................................. 43
FIGURA 47 - EXEMPLO DE DOSSIERS POR ENCAMINHAR COM PRAZO EXPIRADO NA UNIDADE ORGÂNICA ............ 44
FIGURA 48 – MENU DE DOCUMENTOS ....................................................................................................................... 46
FIGURA 49 - REGISTO DE ENTRADA DE DOCUMENTOS .............................................................................................. 46
FIGURA 50 - FORMULÁRIO DE REGISTO DE ENTRADA ................................................................................................ 47
FIGURA 51 – EXEMPLO DE REGISTO DE ENTRADA COM ASSOCIAÇÃO DE GUIA ........................................................ 50
FIGURA 52 – JANELA DE NOTIFICAÇÃO DE CRIAÇÃO DE GUIA DE REMESSA .............................................................. 50
FIGURA 53 – EXEMPLO DE ENCAMINHAMENTO ASSOCIADO À GUIA DE REMESSA .................................................. 51
FIGURA 54 – EXEMPLO DE ENCAMINHAMENTO CRIADO AUTOMATICAMENTE ........................................................ 51
FIGURA 55 - REGISTOS DE SAÍDA DE DOCUMENTOS .................................................................................................. 53
FIGURA 56 - FORMULÁRIO DE REGISTO DE SAÍDA ...................................................................................................... 53
FIGURA 57 - REGISTOS DE SAÍDA PROVISÓRIA DE DOCUMENTOS ............................................................................. 57
FIGURA 58 - FORMULÁRIO DE REGISTO DE SAÍDA PROVISÓRIA ................................................................................. 57
FIGURA 59 – ATRIBUIÇÃO DE NÚMERO A REGISTOS DE SAÍDAS PROVISÓRIAS ......................................................... 60
FIGURA 60 – JANELA DE CONFIRMAÇÃO DE ATRIBUIÇÃO DE NÚMERO .................................................................... 60
FIGURA 61 – EXEMPLO DE FORMULÁRIO DE REGISTO COM NÚMERO ATRIBUÍDO ................................................... 61
FIGURA 62 – MENSAGEM DE AVISO ........................................................................................................................... 61
FIGURA 63 - REGISTO DE DOCUMENTOS INTERNOS .................................................................................................. 62
FIGURA 64 - FORMULÁRIO DE REGISTO DE DOCUMENTO INTERNO .......................................................................... 62
FIGURA 65 – EXEMPLO DE REGISTO DE DOCUMENTO INTERNO COM ASSOCIAÇÃO DE GUIA .................................. 65
FIGURA 66 – JANELA DE NOTIFICAÇÃO DE CRIAÇÃO DE GUIA DE REMESSA .............................................................. 65
FIGURA 67 – EXEMPLO DE ENCAMINHAMENTO ASSOCIADO À GUIA DE REMESSA .................................................. 66
FIGURA 68 – EXEMPLO DE ENCAMINHAMENTO CRIADO AUTOMATICAMENTE ........................................................ 66
FIGURA 69 - REGISTO DE DOCUMENTOS INTERNOS PROVISÓRIOS ........................................................................... 68
FIGURA 70 - FORMULÁRIO DE REGISTO DE DOCUMENTO INTERNO PROVISÓRIO .................................................... 68
FIGURA 71 – ATRIBUIÇÃO DE NÚMERO A REGISTOS DE SAÍDAS PROVISÓRIAS ......................................................... 71
FIGURA 72 – JANELA DE CONFIRMAÇÃO DE ATRIBUIÇÃO DE NÚMERO .................................................................... 71
FIGURA 73 – EXEMPLO DE FORMULÁRIO DE REGISTO COM NÚMERO ATRIBUÍDO ................................................... 72
FIGURA 74 – MENSAGEM DE AVISO ........................................................................................................................... 72

239
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

FIGURA 75 - LISTAGEM DE GUIAS DE REMESSA .......................................................................................................... 73


FIGURA 76 - DOCUMENTOS DE UMA GUIA DE REMESSA ........................................................................................... 73
FIGURA 77 - LISTAGEM DE GUIAS DE REMESSA .......................................................................................................... 74
FIGURA 78 - FORMULÁRIO DE GUIA DE REMESSA ...................................................................................................... 74
FIGURA 79 – LISTAGEM DE GUIAS DE REMESSA ......................................................................................................... 75
FIGURA 80 - EXEMPLO DE GUIA DE REMESSA ............................................................................................................ 76
FIGURA 81 – ÁREA DE DOCUMENTOS ........................................................................................................................ 77
FIGURA 82 - FORMULÁRIO DE ANEXAÇÃO DE FICHEIRO ............................................................................................ 77
FIGURA 83 – ANEXAÇÃO DE FICHEIRO A PARTIR DO DISCO ....................................................................................... 78
FIGURA 84 - SELECÇÃO DO FICHEIRO A IMPORTAR .................................................................................................... 78
FIGURA 85 – FICHEIRO IMPORTADO ........................................................................................................................... 79
FIGURA 86 – ANEXAR VÁRIOS FICHEIROS ................................................................................................................... 79
FIGURA 87 – SELECÇÃO DE MÚLTIPLOS FICHEIROS .................................................................................................... 80
FIGURA 88 – FICHEIROS IMPORTADOS ....................................................................................................................... 80
FIGURA 89 – DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTO .......................................................................................................... 81
FIGURA 90 – JANELA DE SELECÇÃO DE SCANNER ....................................................................................................... 81
FIGURA 91 – JANELA DE GRAVAÇÃO DA DIGITALIZAÇÃO ........................................................................................... 82
FIGURA 92 – DIGITALIZAÇÃO IMPORTADA ................................................................................................................. 82
FIGURA 93 – CRIAÇÃO DE DOCUMENTO A PARTIR DE TEMPLATE ............................................................................. 83
FIGURA 94 – SELECÇÃO DE TEMPLATE........................................................................................................................ 83
FIGURA 95 - EXEMPLO DE DOCUMENTO CRIADO A PARTIR DE TEMPLATE................................................................ 84
FIGURA 96 – JANELA DE CONFIRMAÇÃO DA IMPORTAÇÃO ....................................................................................... 84
FIGURA 97 – ABERTURA DE DOCUMENTO.................................................................................................................. 85
FIGURA 98 – ABERTURA DE DOCUMENTO.................................................................................................................. 85
FIGURA 99 – EDIÇÃO DE UM DOCUMENTO ................................................................................................................ 86
FIGURA 100 – SELECÇÃO DE DIRECTORIA PARA GRAVAÇÃO ...................................................................................... 86
FIGURA 101 – EXEMPLO DE DOCUMENTO PARA EDIÇÃO .......................................................................................... 87
FIGURA 102 – EXEMPLO DE DOCUMENTO EM EDIÇÃO .............................................................................................. 87
FIGURA 103 – SUBMISSÃO DE NOVA VERSÃO ............................................................................................................ 88
FIGURA 104 – FORMULÁRIO DE SUBMISSÃO DE VERSÃO .......................................................................................... 89
FIGURA 105 – CONSULTA DE VERSÕES ....................................................................................................................... 89
FIGURA 106 – LISTAGEM DE VERSÕES DO DOCUMENTO ........................................................................................... 90
FIGURA 107 – CONSULTA DE PROPRIEDADES DO DOCUMENTO ................................................................................ 90
FIGURA 108 – EXEMPLO DE PROPRIEDADES DE UM DOCUMENTO ........................................................................... 90
FIGURA 109 – ÁREA DE OUTROS DADOS .................................................................................................................... 91
FIGURA 110 – LISTA DE ENTIDADES PARA SELECÇÃO ................................................................................................. 91
FIGURA 111 - ÁREA DE CLASSIFICAÇÃO ...................................................................................................................... 92

240
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

FIGURA 112 - FORMULÁRIO DE ASSOCIAÇÃO DE CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO .......................................................... 92


FIGURA 113 - LISTAGEM DE CÓDIGOS DE CLASSIFICAÇÃO ......................................................................................... 92
FIGURA 114 – ÁREA DE TERMOS DE INDEXAÇÃO ....................................................................................................... 93
FIGURA 115 - FORMULÁRIO DE ASSOCIAÇÃO DE TERMO DE INDEXAÇÃO ................................................................. 93
FIGURA 116 - ÁREA DE DOSSIERS DIGITAIS ................................................................................................................. 94
FIGURA 117 - FORMULÁRIO DE ASSOCIAÇÃO DE DOSSIER ......................................................................................... 94
FIGURA 118 - ÁREA DE DADOS DE SECRETARIA .......................................................................................................... 95
FIGURA 119 – ASSOCIAÇÃO DE DOCUMENTOS A REGISTOS ...................................................................................... 96
FIGURA 120 – LISTAGEM DE REGISTOS DE DOCUMENTOS PARA ASSOCIAR .............................................................. 96
FIGURA 121 – CONSULTA DE DOCUMENTOS ASSOCIADOS ........................................................................................ 97
FIGURA 122 – LISTAGEM DE DOCUMENTOS ASSOCIADOS ......................................................................................... 97
FIGURA 123 – CONSULTA DE DOCUMENTOS ANEXOS A REGISTOS............................................................................ 98
FIGURA 124 - EXEMPLO DE DOCUMENTO ANEXADO A UM REGISTO ........................................................................ 98
FIGURA 125 – IMPRESSÃO DE DOCUMENTOS ANEXOS A REGISTOS .......................................................................... 99
FIGURA 126 - EXEMPLO DE FICHEIROS ANEXOS A UM REGISTO ................................................................................ 99
FIGURA 127 – JANELA DE NOTIFICAÇÃO DE IMPRESSÃO ......................................................................................... 100
FIGURA 128 – ASSINATURA DE DOCUMENTOS ANEXOS A REGISTOS ...................................................................... 101
FIGURA 129 – FICHEIRO PARA APOSIÇÃO DE ASSINATURA ...................................................................................... 102
FIGURA 130 - ÁREA DE ENCAMINHAMENTOS .......................................................................................................... 103
FIGURA 131 – LISTA DE COLABORADORES PARA SELECÇÃO .................................................................................... 103
FIGURA 132 – FORMULÁRIO DE ENCAMINHAMENTO DE DOCUMENTO ................................................................. 104
FIGURA 133 – ÁREA DE ENCAMINHAMENTOS COM OS ENCAMINHAMENTOS CRIADOS ........................................ 105
FIGURA 134 – EXEMPLO DE E-MAIL ENVIADO .......................................................................................................... 105
FIGURA 135 - ÁREA DE ENCAMINHAMENTOS .......................................................................................................... 106
FIGURA 136 – LISTA DE UNIDADES ORGÂNICAS PARA SELECÇÃO ............................................................................ 106
FIGURA 137 – FORMULÁRIO DE ENCAMINHAMENTO DE DOCUMENTO ................................................................. 107
FIGURA 138 – ÁREA DE ENCAMINHAMENTOS COM OS ENCAMINHAMENTOS CRIADOS ........................................ 107
FIGURA 139 – FORMULÁRIO DE REGISTO DE ENTRADA ........................................................................................... 108
FIGURA 140 - EXEMPLO DE ENCAMINHAMENTO CRIADO POR WORKFLOW ........................................................... 109
FIGURA 141 - ÁREA DE ENCAMINHAMENTOS COM OS ENCAMINHAMENTOS CRIADOS ......................................... 109
FIGURA 142 – CONSULTA DE SITUAÇÃO NO WORKFLOW ........................................................................................ 110
FIGURA 143 – EXEMPLO DE SITUAÇÃO DE WORKFLOW ........................................................................................... 110
FIGURA 144 - EXEMPLO DE LISTAGEM DE FILTROS / ENTIDADES ............................................................................. 111
FIGURA 145 - EXEMPLO DE LISTAGEM FILTRADA DE DOCUMENTOS ....................................................................... 112
FIGURA 146 – SEPARADORES DE RESULTADOS DE PESQUISA .................................................................................. 112
FIGURA 147 - EXEMPLO DE PESQUISA DE DOCUMENTOS ANEXOS .......................................................................... 113
FIGURA 148 – ZONA DE PESQUISA ............................................................................................................................ 114

241
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

FIGURA 149 – LISTA DE FAVORITOS .......................................................................................................................... 114


FIGURA 150 - EXEMPLO DE DOCUMENTO A AGUARDAR ENCAMINHAMENTO ....................................................... 117
FIGURA 151 – FORMULÁRIO DE ENCAMINHAMENTO DE DOCUMENTO ................................................................. 117
FIGURA 152 – ÁREA DE INFORMAÇÃO DO DOCUMENTO ......................................................................................... 118
FIGURA 153 – EXEMPLO DE ENCAMINHAMENTO .................................................................................................... 120
FIGURA 154 - FORMULÁRIO DE ENCAMINHAMENTO DE DOCUMENTO .................................................................. 121
FIGURA 155 – SEQUÊNCIA DE ENCAMINHAMENTO DE DOCUMENTO CRIADA ........................................................ 121
FIGURA 156 – EXEMPLO DE DOCUMENTO A AGUARDAR ENCAMINHAMENTO POR WORKFLOW .......................... 122
FIGURA 157 – FORMULÁRIO DE ENCAMINHAMENTO DE DOCUMENTO POR WORKFLOW ..................................... 122
FIGURA 158 – EXEMPLO DE ENCAMINHAMENTO .................................................................................................... 123
FIGURA 159 – ACEITAÇÃO DO ENCAMINHAMENTO DE DOCUMENTO NO WORKFLOW ......................................... 123
FIGURA 160 – EXEMPLO DE ENCAMINHAMENTO .................................................................................................... 124
FIGURA 161 - EXEMPLO DE SEQUÊNCIA DE ENCAMINHAMENTO CRIADA ............................................................... 124
FIGURA 162 - EXEMPLO DE ENCAMINHAMENTO ..................................................................................................... 125
FIGURA 163 - EXEMPLO DE SEQUÊNCIA FINAL DE ENCAMINHAMENTO CRIADA ..................................................... 125
FIGURA 164 - EXEMPLO DE DOCUMENTO A AGUARDAR ENCAMINHAMENTO POR WORKFLOW ........................... 126
FIGURA 165 - ACEITAÇÃO DO ENCAMINHAMENTO DE DOCUMENTO NO WORKFLOW .......................................... 126
FIGURA 166 - VISUALIZAÇÃO DA ESTRUTURA DE UM WORKFLOW EM FUNCIONAMENTO .................................... 127
FIGURA 167 – EXEMPLO DE FORMULÁRIO DE TAREFA PARALELA ........................................................................... 127
FIGURA 168 - EXEMPLO DE SEQUÊNCIAS DE ENCAMINHAMENTO CRIADAS ........................................................... 128
FIGURA 169 - EXEMPLO DE ENCAMINHAMENTO ..................................................................................................... 129
FIGURA 170 - ACEITAÇÃO DO ENCAMINHAMENTO DE DOCUMENTO NO WORKFLOW .......................................... 129
FIGURA 171 - AVISO DE CONDIÇÃO DE ENCAMINHAMENTO EM FALTA .................................................................. 129
FIGURA 172 - ESCOLHER A CONDIÇÃO DE ENCAMINHAMENTO .............................................................................. 130
FIGURA 173 – ENCAMINHAMENTO NO WORKFLOW ............................................................................................... 130
FIGURA 174 – ENCAMINHAMENTO PARA VÁRIOS COLABORADORES ...................................................................... 131
FIGURA 175 – LISTA DE COLABORADORES PARA SELECÇÃO .................................................................................... 131
FIGURA 176 – FORMULÁRIO DE ENCAMINHAMENTO DE DOCUMENTO ................................................................. 132
FIGURA 177 – EXEMPLO DE ENCAMINHAMENTO PARA VÁRIAS UNIDADES ORGÂNICAS ........................................ 133
FIGURA 178 – LISTA DE UNIDADES ORGÂNICAS PARA SELECÇÃO ............................................................................ 133
FIGURA 179 – FORMULÁRIO DE ENCAMINHAMENTO DE DOCUMENTO ................................................................. 134
FIGURA 180 – EXEMPLO DE ENCAMINHAMENTO DE VÁRIOS DOCUMENTOS ......................................................... 135
FIGURA 181 – ACEITAÇÃO DE ENCAMINHAMENTO DE DOCUMENTO NÃO DIRIGIDO AO UTILIZADOR .................. 135
FIGURA 182 – LISTA DE UNIDADES ORGÂNICAS PARA SELECÇÃO ............................................................................ 136
FIGURA 183 – FORMULÁRIO DE ENCAMINHAMENTO DE DOCUMENTO ................................................................. 137
FIGURA 184 – CONSULTA DE DOCUMENTO ANEXO ................................................................................................. 138
FIGURA 185 – EXEMPLO DE DOCUMENTO ANEXO ................................................................................................... 138

242
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

FIGURA 186 – CONSULTA DE REGISTO DE DOCUMENTO ......................................................................................... 139


FIGURA 187 – EXEMPLO DE REGISTO DE DOCUMENTO ENCAMINHADO................................................................. 139
FIGURA 188 – ASSOCIAÇÃO DE DOCUMENTOS A REGISTOS .................................................................................... 140
FIGURA 189 – LISTAGEM DE REGISTOS DE DOCUMENTOS PARA ASSOCIAR ............................................................ 140
FIGURA 190 – CONSULTA DE DOCUMENTOS ASSOCIADOS ...................................................................................... 141
FIGURA 191 – LISTAGEM DE DOCUMENTOS ASSOCIADOS ....................................................................................... 141
FIGURA 192 – CRIAÇÃO DE DOCUMENTOS ASSOCIADOS ......................................................................................... 142
FIGURA 193 – LISTAGEM DE DOCUMENTOS ASSOCIADOS ....................................................................................... 142
FIGURA 194 – EXEMPLO DE REGISTO DE SAÍDA CRIADA .......................................................................................... 143
FIGURA 195 – CONSULTA DE DOSSIERS ASSOCIADOS .............................................................................................. 144
FIGURA 196 – EXEMPLO DE LISTAGEM DE DOSSIERS ASSOCIADOS ......................................................................... 144
FIGURA 197 – ARQUIVO DE ENCAMINHAMENTO..................................................................................................... 145
FIGURA 198 – IMPRESSÃO DE DOCUMENTOS ANEXOS A REGISTOS ........................................................................ 146
FIGURA 199 - EXEMPLO DE FICHEIROS ANEXOS A UM REGISTO .............................................................................. 146
FIGURA 200 – JANELA DE NOTIFICAÇÃO DE IMPRESSÃO ......................................................................................... 147
FIGURA 201 - CONSULTA DE SITUAÇÃO DO DOCUMENTO NO WORKFLOW ............................................................ 148
FIGURA 202 – EXEMPLO DE SITUAÇÃO DO DOCUMENTO NO WORKFLOW ............................................................. 148
FIGURA 203 – ASSINATURA DE DESPACHO ............................................................................................................... 149
FIGURA 204 – JANELA DE SELECÇÃO DE CERTIFICADO DIGITAL ............................................................................... 149
FIGURA 205 – EXEMPLO DE JANELA PARA INTRODUÇÃO DO PIN ............................................................................ 150
FIGURA 206 – JANELA DE CONFIRMAÇÃO ................................................................................................................ 150
FIGURA 207 – EXEMPLO DE DESPACHO ASSINADO .................................................................................................. 151
FIGURA 208 – EXEMPLO DE DESPACHO ASSINADO VISTO POR OUTRO UTILIZADOR .............................................. 151
FIGURA 209 – ASSINATURA DE DOCUMENTOS ANEXOS A REGISTOS ...................................................................... 152
FIGURA 210 – FICHEIRO PARA APOSIÇÃO DE ASSINATURA ...................................................................................... 153
FIGURA 211 – CONSULTA/IMPRESSÃO DE DESPACHOS ........................................................................................... 154
FIGURA 212 – RELATÓRIO DE DESPACHOS ............................................................................................................... 154
FIGURA 213 – MENU DE DOSSIERS ........................................................................................................................... 156
FIGURA 214 – LISTAGEM DE DOSSIERS ..................................................................................................................... 156
FIGURA 215 – FORMULÁRIO DE REGISTO DE DOSSIER ............................................................................................. 157
FIGURA 216 - ÁREA DE INTERVENIENTES .................................................................................................................. 159
FIGURA 217 – FORMULÁRIO DE INTERVENÇÃO DE ENTIDADE ................................................................................. 159
FIGURA 218 - ÁREA DE UNIDADES ORGÂNICAS INTERVENIENTES............................................................................ 160
FIGURA 219 – FORMULÁRIO DE INTERVENÇÃO DA UNIDADE ORGÂNICA ............................................................... 160
FIGURA 220 – SELECÇÃO DE GRUPO DE UNIDADES ORGÂNICAS INTERVENIENTES ................................................. 161
FIGURA 221 – SELECÇÃO DE GRUPO DE UNIDADES ORGÂNICAS INTERVENIENTES ................................................. 161
FIGURA 222 – SELECÇÃO DE GRUPO DE UNIDADES ORGÂNICAS INTERVENIENTES ................................................. 162

243
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

FIGURA 223 – ÁREA DE COLABORADORES INTERVENIENTES ................................................................................... 163


FIGURA 224 - FORMULÁRIO DE INTERVENÇÃO DO COLABORADOR ........................................................................ 164
FIGURA 225 – ÁREA DE CLASSIFICAÇÃO ................................................................................................................... 165
FIGURA 226 - FORMULÁRIO DE ASSOCIAÇÃO DE CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO ........................................................ 165
FIGURA 227 – ENCAMINHAMENTO PARA COLABORADORES ................................................................................... 166
FIGURA 228 – LISTA DE COLABORADORES PARA SELECÇÃO .................................................................................... 166
FIGURA 229 – FORMULÁRIO DE ENCAMINHAMENTO DE DOSSIER .......................................................................... 167
FIGURA 230 – ÁREA DE ENCAMINHAMENTOS COM OS ENCAMINHAMENTOS CRIADOS ........................................ 168
FIGURA 231 – ENCAMINHAMENTO PARA UNIDADES ORGÂNICAS .......................................................................... 168
FIGURA 232 – LISTA DE UNIDADES ORGÂNICAS PARA SELECÇÃO ............................................................................ 169
FIGURA 233 – FORMULÁRIO DE ENCAMINHAMENTO DE DOSSIER .......................................................................... 170
FIGURA 234 – ÁREA DE ENCAMINHAMENTOS COM OS ENCAMINHAMENTOS CRIADOS ........................................ 170
FIGURA 235 – FORMULÁRIO DE REGISTO DE ENTRADA ........................................................................................... 171
FIGURA 236 - EXEMPLO DE ENCAMINHAMENTO CRIADO POR WORKFLOW ........................................................... 172
FIGURA 237 - ÁREA DE ENCAMINHAMENTOS COM OS ENCAMINHAMENTOS CRIADOS ......................................... 172
FIGURA 238 – DOCUMENTOS DO DOSSIER ............................................................................................................... 173
FIGURA 239 – EXEMPLO DE REGISTO DE SAÍDA CRIADO .......................................................................................... 174
FIGURA 240 – ASSOCIAÇÃO DE UM DOCUMENTO A UM DOSSIER .......................................................................... 175
FIGURA 241 – FORMULÁRIO DE ARQUIVO DE DOCUMENTO NO DOSSIER .............................................................. 175
FIGURA 242 – CONSULTA DA SITUAÇÃO DE UM DOSSIER ENCAMINHADO NUM WORKFLOW ............................... 176
FIGURA 243 – EXEMPLO DE SITUAÇÃO DE UM DOSSIER NO WORKFLOW ............................................................... 176
FIGURA 244 – LISTAGEM DE ENTIDADES .................................................................................................................. 177
FIGURA 245 – EXEMPLO DE LISTAGEM FILTRADA DE DOSSIERS ............................................................................... 178
FIGURA 246 - EXEMPLO DE DOSSIER A AGUARDAR ENCAMINHAMENTO ................................................................ 180
FIGURA 247 – FORMULÁRIO DE ENCAMINHAMENTO DE DOSSIER .......................................................................... 180
FIGURA 248 – ÁREA DE INFORMAÇÃO DO DOSSIER ................................................................................................. 181
FIGURA 249 – EXEMPLO DE ENCAMINHAMENTO .................................................................................................... 183
FIGURA 250 - FORMULÁRIO DE ENCAMINHAMENTO DE DOSSIER........................................................................... 184
FIGURA 251 – SEQUÊNCIA DE ENCAMINHAMENTO DE DOSSIER CRIADA ................................................................ 184
FIGURA 252 – EXEMPLO DE DOSSIER A AGUARDAR ENCAMINHAMENTO POR WORKFLOW .................................. 185
FIGURA 253 – FORMULÁRIO DE ENCAMINHAMENTO DE DOSSIER POR WORKFLOW ............................................. 185
FIGURA 254 – EXEMPLO DE ENCAMINHAMENTO .................................................................................................... 186
FIGURA 255 – ACEITAÇÃO DO ENCAMINHAMENTO DE DOSSIER NO WORKFLOW .................................................. 186
FIGURA 256 – EXEMPLO DE ENCAMINHAMENTO .................................................................................................... 187
FIGURA 257 - EXEMPLO DE SEQUÊNCIA DE ENCAMINHAMENTO CRIADA ............................................................... 187
FIGURA 258 - EXEMPLO DE ENCAMINHAMENTO ..................................................................................................... 188
FIGURA 259 - EXEMPLO DE SEQUÊNCIA FINAL DE ENCAMINHAMENTO CRIADA ..................................................... 188

244
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

FIGURA 260 - EXEMPLO DE DOSSIER A AGUARDAR ENCAMINHAMENTO POR WORKFLOW ................................... 189
FIGURA 261 - ACEITAÇÃO DO ENCAMINHAMENTO DE DOSSIER NO WORKFLOW................................................... 189
FIGURA 262 - VISUALIZAÇÃO DA ESTRUTURA DE UM WORKFLOW EM FUNCIONAMENTO .................................... 190
FIGURA 263 – EXEMPLO DE FORMULÁRIO DE TAREFA PARALELA ........................................................................... 190
FIGURA 264 - EXEMPLO DE SEQUÊNCIAS DE ENCAMINHAMENTO CRIADAS ........................................................... 191
FIGURA 265 - EXEMPLO DE ENCAMINHAMENTO ..................................................................................................... 192
FIGURA 266 - ACEITAÇÃO DO ENCAMINHAMENTO DE DOSSIER NO WORKFLOW................................................... 192
FIGURA 267 - AVISO DE CONDIÇÃO DE ENCAMINHAMENTO EM FALTA .................................................................. 192
FIGURA 268 – ESCOLHA DE CONDIÇÃO DE ENCAMINHAMENTO ............................................................................. 193
FIGURA 269 – ENCAMINHAMENTO NO WORKFLOW ............................................................................................... 193
FIGURA 270 – ENCAMINHAMENTO PARA VÁRIOS COLABORADORES ...................................................................... 194
FIGURA 271 – LISTA DE COLABORADORES PARA SELECÇÃO .................................................................................... 194
FIGURA 272 – FORMULÁRIO DE ENCAMINHAMENTO DE DOSSIER .......................................................................... 195
FIGURA 273 – EXEMPLO DE ENCAMINHAMENTO PARA VÁRIAS UNIDADES ORGÂNICAS ........................................ 196
FIGURA 274 – LISTA DE UNIDADES ORGÂNICAS PARA SELECÇÃO ............................................................................ 196
FIGURA 275 – FORMULÁRIO DE ENCAMINHAMENTO DE DOSSIER .......................................................................... 197
FIGURA 276 – CONSULTA DE REGISTO DE DOSSIER .................................................................................................. 198
FIGURA 277 – EXEMPLO DE REGISTO DE DOSSIER ENCAMINHADO ......................................................................... 198
FIGURA 278 – ASSINATURA DE DESPACHO ............................................................................................................... 199
FIGURA 279 – JANELA DE SELECÇÃO DE CERTIFICADO DIGITAL ............................................................................... 199
FIGURA 280 – EXEMPLO DE JANELA PARA INTRODUÇÃO DO PIN ............................................................................ 200
FIGURA 281 – JANELA DE CONFIRMAÇÃO ................................................................................................................ 200
FIGURA 282 – EXEMPLO DE DESPACHO ASSINADO .................................................................................................. 201
FIGURA 283 – EXEMPLO DE DESPACHO ASSINADO VISTO POR OUTRO UTILIZADOR .............................................. 201
FIGURA 284 – MENU DE ESTATÍSTICAS ..................................................................................................................... 203
FIGURA 285 - FORMULÁRIO DE LIMITAÇÃO DE DATAS ............................................................................................ 203
FIGURA 286 - EXEMPLO DE RELATÓRIO ESTATÍSTICO............................................................................................... 204
FIGURA 287 - OUTRO EXEMPLO DE RELATÓRIO ESTATÍSTICO .................................................................................. 204
FIGURA 288 – MENU DE GESTÃO .............................................................................................................................. 207
FIGURA 289 – MENU GESTÃO -> IMPORTAÇÃO DE DOCUMENTOS ......................................................................... 207
FIGURA 290 - FORMULÁRIO DE IMPORTAÇÃO DE DOCUMENTOS DIGITAIS ............................................................ 207
FIGURA 291 - SELECÇÃO DO DOCUMENTO A IMPORTAR ......................................................................................... 208
FIGURA 292 – JANELA DE CONFIRMAÇÃO ................................................................................................................ 208
FIGURA 293 - FORMULÁRIO DE IMPORTAÇÃO DE LOTE DE FICHEIROS .................................................................... 209
FIGURA 294 - SELECÇÃO DO FICHEIRO .TXT A USAR PARA IMPORTAÇÃO DE LOTE DE DOCUMENTOS ................... 209
FIGURA 295 – JANELA DE CONFIRMAÇÃO ................................................................................................................ 210
FIGURA 296 - LISTAGEM DE DOCUMENTOS IMPORTADOS ...................................................................................... 211

245
Manual do utilizador de Gestão Integrada de Informação

FIGURA 297 – LISTAGEM DE REGISTOS DE ENTRADA ............................................................................................... 211


FIGURA 298 – REGISTO DE ENTRADA ........................................................................................................................ 212
FIGURA 299 – LISTAGEM DE DOCUMENTOS IMPORTADOS ..................................................................................... 213
FIGURA 300 – FORMULÁRIO DE DOCUMENTO DIGITAL ........................................................................................... 213
FIGURA 301 - MENU DE GESTÃO -> SAÍDAS EM SÉRIE .............................................................................................. 214
FIGURA 302 – TEMPLATES ........................................................................................................................................ 214
FIGURA 303 – LISTAGEM DE REGISTOS PARCIAIS DE SAÍDA ..................................................................................... 214
FIGURA 304 – GRUPOS DE DESTINATÁRIOS .............................................................................................................. 215
FIGURA 305 – JANELA DE CONFIRMAÇÃO ................................................................................................................ 215
FIGURA 306 – AVISO DE OPERAÇÃO CONCLUÍDA ..................................................................................................... 215
FIGURA 307 - JANELA DE CONFIRMAÇÃO ................................................................................................................. 216
FIGURA 308 – TEMPLATES ........................................................................................................................................ 216
FIGURA 309 – GRUPOS DE DESTINATÁRIOS .............................................................................................................. 217
FIGURA 310 – LISTAGEM DE REGISTOS PARCIAIS DE SAÍDA ..................................................................................... 217
FIGURA 311 – JANELA DE CONFIRMAÇÃO ................................................................................................................ 218
FIGURA 312 – AVISO DE OPERAÇÃO CONCLUÍDA ..................................................................................................... 218
FIGURA 313 - JANELA DE CONFIRMAÇÃO ................................................................................................................. 218
FIGURA 314 – MENU DE GESTÃO -> TABELAS BASE ................................................................................................. 219
FIGURA 315 – FORMULÁRIO DE ENTIDADE .............................................................................................................. 219
FIGURA 316 – ÁREA DE GRUPOS DE DESTINATÁRIOS ............................................................................................... 221
FIGURA 317 – GRUPOS DE DESTINATÁRIOS .............................................................................................................. 222
FIGURA 318 - FORMULÁRIO DE GRUPO DE DESTINATÁRIOS .................................................................................... 222
FIGURA 319 – FORMULÁRIO DE AFECTAÇÃO DE DESTINATÁRIO A UM GRUPO ...................................................... 223
FIGURA 320 - FORMULÁRIO DE TERMO DE INDEXAÇÃO .......................................................................................... 224
FIGURA 321 – MENU DE GESTÃO -> OUTROS DADOS .............................................................................................. 225
FIGURA 322 – FORMULÁRIO DE TEMPLATE .............................................................................................................. 225
FIGURA 323 – FORMULÁRIO DE GESTÃO DE AUSÊNCIA ........................................................................................... 226
FIGURA 324 – MENU DE GESTÃO DE SECRETARIA .................................................................................................... 228
FIGURA 325 – LISTAGEM DE REGISTOS SEM DOCUMENTOS .................................................................................... 228
FIGURA 326 – LISTAGEM DE DOCUMENTOS POR CLASSIFICAR ................................................................................ 229
FIGURA 327 – LISTAGEM DE DOCUMENTOS POR ENCAMINHAR ............................................................................. 230
FIGURA 328 – MENU DE GESTÃO -> EXPEDIÇÃO DE SAÍDAS .................................................................................... 231
FIGURA 329 – LISTAGEM DE SAÍDAS PARA EXPEDIÇÃO ............................................................................................ 231
FIGURA 330 – MARCAÇÃO DE REGISTOS EXPEDIDOS ............................................................................................... 232
FIGURA 331 – JANELA DE CONFIRMAÇÃO ................................................................................................................ 232
FIGURA 332 – LISTAGEM DE SAÍDAS EXPEDIDAS ...................................................................................................... 233
FIGURA 333 – VISUALIZAÇÃO DE ACTUALIZAÇÃO DE DADOS DE EXPEDIÇÃO DE DOCUMENTO.............................. 233

246
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FIGURA 334 - MENU DE GESTÃO -> ARQUIVO DE DOCUMENTOS ............................................................................ 234


FIGURA 335 – LISTAGEM DE DOCUMENTOS PARA ARQUIVAR ................................................................................. 234
FIGURA 336 – VISUALIZAÇÃO DE ACTUALIZAÇÃO DE DADOS DE ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTO .................... 234
FIGURA 337 – LISTAGEM DE DOCUMENTOS ARQUIVADOS ...................................................................................... 235
FIGURA 338 - FORMULÁRIO DE LIMITAÇÃO DE DATAS ............................................................................................ 235
FIGURA 339 - LISTAGEM DE DOCUMENTOS PARA TRANSFERIR ............................................................................... 236
FIGURA 340 - LISTAGEM DE DOCUMENTOS PARA ELIMINAR ................................................................................... 236

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Contacto para informações

Sistemas de Gestão Documental

gestaodocumental@quidgest.com

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