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PLAN INTEGRAL DE CONSERVACIÓN DOCUMENTAL PARA DOCUMENTACIÓN
PLANIMETRICA DEL CENTRO DE DOCUMENTACIÓN DE LA DIRECCIÓN DE

PATRIMONIO DEL MINISTERIO DE CULTURA
WILLIAM ALEXANDER MUÑOZ BRICEÑO
UNIVERSIDAD DE LA SALLE
FACULTAD DE FORMACIÓN AVANZADA
ESPECIALIZACIÓN EN SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y GERENCIA DE
DOCUMENTOS
BOGOTA D.C.
2006
PLAN INTEGRAL DE CONSERVACIÓN DOCUMENTAL PARA DOCUMENTACIÓN
PATRIMONIO DEL MINISTERIO DE CULTURA
WILLIAM ALEXANDER MUÑOZ BRICEÑO
Trabajo de Grado presentado como requisito para optar al titulo de Especialista en

Sistemas de Información y Gerencia de Documentos
UNIVERSIDAD DE LA SALLE
FACULTAD DE FORMACIÓN AVANZADA
ESPECIALIZACIÓN EN SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y GERENCIA DE
DOCUMENTOS
BOGOTA D.C.
2006
NOTA DE ACEPTACIÓN
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Firma del presidente del jurado
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Firma del jurado
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Firma del jurado
Bogotá D.C. 25 de Noviembre de 2006

TABLA DE CONTENIDO
Pág.
RESUMEN 6
INTRODUCCIÓN 7
ANTECEDENTES 9
PREGUNTA DE INVESTIGACIÓN 10
JUSTIFICACIÓN 10
OBJETIVO GENERAL 12
OBJETIVOS ESPECÍFICOS 12
DISEÑO METODOLOGICO 13
1. MARCOS DE REFERENCIA 15
1.1 MARCO CONCEPTUAL 15
1.2 MARCO LEGAL 20
2. RESULTADOS DEL ESTUDIO 25

2.1 DIAGNÓSTICO GENERAL DE LAS INSTALACIONES, EL PERSONAL Y DE LOS
DOCUMENTOS DE LA PLANOTECA DEL CENTRO DE DOCUMENTACIÓN DE LA
DIRECCIÓN DE PATRIMONIO DEL MINISTERIO DE CULTURA 25
2.1.1 Los Datos del Archivo 25
2.1.2.Identificación de la entidad a la que pertenece el Archivo 27
2.1.3.Administración del Archivo 28
2.1.4.Servicios que presta el Archivo 29
2.1.5.El Archivo 30
2.1.6.Instalaciones (Depósitos) 31
2.1.7.Condiciones de Prevención de Desastres y Mantenimiento 32
2.1.8. Almacenamiento 34
2.1.9.Aspectos Archivísticos 35
2.1.10. Preservación Documental 36
2.1.11.Estado de Conservación de la Documentación 37
3. PROPUESTA 45
3.1 PLAN INTEGRAL DE CONSERVACIÓN DOCUMENTAL PARA DOCUMENTACIÓN
PATRIMONIO DEL MINISTERIO DE CULTURA 45
3.1.1 Programa De Control De Condiciones Ambientales 45
3.1.2 Programa de Inspección, Mantenimiento y Emergencias 47
3.1.3 Programa de Almacenamiento, Realmacenamiento y Empaste 49
3.1.4 Programa de Primeros Auxilios / Reparaciones Menores 51
3.1.5 Programa de Limpieza 53
3.1.6 Programa de Control de Plagas 54
3.1.7 Programa de Sensibilización y Toma de Conciencia 56
CONCLUSIONES 58
RECOMENDACIONES 59
BIBLIOGRAFIA 60
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RESUMEN
El tema de la conservación de documentos por mucho tiempo ha sido tomado

como algo opcional o de poco interés para las organizaciones, y debido a esto, los
planes que se han hecho al respecto para detener aquellos factores de deterioro
han sido pocos.
El siguiente trabajo como ejemplo de aquellos procedimientos que deben

emprender las organizaciones para detener esos factores, muestra el diagnóstico
de la situación actual de la documentación planimétrica del Ministerio de Cultura,
en el, se tuvo en cuenta tres aspectos muy importantes como lo son las
instalaciones, el personal y los documentos.
Posteriormente se hizo al análisis de la información obtenida y se procedió a

proponer los diferentes programas y cada una de las actividades que los
conforman.
Todos estos procedimientos se realizaron siguiendo uno a uno los parámetros que
para el tema del diagnóstico de archivos ha dictado el Archivo General de la
Nación.
Finalmente se dictan algunas conclusiones y recomendaciones generales que

generaron el desarrollo del trabajo.
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..
..
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.
..INTRODUCCIÓN
Muchas entidades sin importar el tipo, privadas o públicas han experimentado

pérdidas de información por varios factores, entre ellos, por no tener las
instalaciones de sus archivos en condiciones adecuadas, lo que ha generado que
en ocasiones, no se cuente con la información necesaria para responder alguna
petición o requerimiento.
Entonces, si la documentación no es pertinente y no se ubica en el momento

adecuado, generara que aquellas entidades que prestan servicios al público se
demoren en dar contestación a los requerimientos de información de los mismos y
lo peor es que si los documentos están alterados la información contenida en ellos
se perderá y dichos trámites no se podrán efectuar, lo que va en detrimento de la
imagen institucional de las entidades.
Además, no hay que olvidar que los archivos de las instituciones deben reflejar su
gestión administrativa, lo que provoca que los procesos al interior de las mismas
también se vean afectados1.
Una de las causales de esta problemática es que para los directivos de las
entidades, el archivo es una unidad sin importancia, muchas veces, ni siquiera esta
incluida en su estructura orgánica, lo que provoca que no se giren recursos para su
adecuado funcionamiento, ni para proveerlo del personal capacitado para su
adecuada administración.
Si bien es cierto que con la promulgación en 1994 del Reglamento General de

Archivos, en el 2000 de la Ley General de Archivos y los Acuerdos 11 del 96, 47,
48, 49 y 50 del 2000 se avanzo grandemente en las políticas, la conciencia e
importancia de mantener los documentos en condiciones adecuadas para
garantizar su conservación, esto no es garantía de su aplicación y cumplimiento,
ya que muchas de esas entidades desconocen o hacen caso omiso a esta
normatividad.
1
AMPUDIA MELLO, Enrique. Institucionalidad y gobierno: Un ensayo sobre la dimensión archivística de la
Administración Pública. Santafé de Bogotá D.C.: Imprenta Nacional de Colombia, 1992. p. 31.
Otro factor determinante es la falta de capacitación por parte de las directivas o los
encargados de esta labor a todo el personal de la entidad, se habla de la totalidad
ya que cada funcionario tiene a su cargo unas actividades, y estas mismas generan
procesos para llevarlos a cabo, por ende cada uno generará documentos donde
estos se soportan.
La falta o insuficiencia de personal dedicado a las actividades archivísticas es

resaltada en bastantes ocasiones, destacando el problema de la falta de
capacitación específica.
Es así como el objetivo del presente documento es proponer el Plan Integral de

Conservación Documental para la documentación planimétrica de la Dirección de
Patrimonio del Ministerio de Cultura, para ello en primer lugar se realizó un
diagnóstico de las condiciones actuales en las que se encuentran conservados
estos documentos, y una vez comparada la teoría con la realidad encontrada se
plantea una serie de actividades que deberá seguir esta importante institución de
la administración Nacional para combatir de manera adecuada los factores de
deterioro que están afectando sus documentos.
Como valor agregado a este documento, se pretende que su contenido llegue a los
funcionarios que manejan estos documentos, y que este Plan Integral de
Conservación se convierta en herramienta fundamental para lograr un adecuado
mantenimiento de los documentos que genera esta institución.
ANTECEDENTES
Ministerio de Cultura. Es “la entidad rectora del sector cultural colombiano y tiene
como objetivo formular, coordinar, ejecutar y vigilar la política del Estado en
materia cultural, deportiva, recreativa y de aprovechamiento del tiempo libre”2.
Así mismo, genera espacios de reflexión capaces de desencadenar procesos de

formación, creación e investigación, vela por la preservación, la promoción y la
difusión de nuestro patrimonio cultural, contribuyendo en la construcción de una
cultura de paz.
Para realizar la importante misión de preservar y difundir el patrimonio del país, se

apoya en la Dirección de Patrimonio que se encarga de “servir de instrumento al
Estado para garantizar la valoración y protección del patrimonio cultural mueble e
inmueble, a partir de la ampliación del conocimiento y de las acciones de
conservación, rehabilitación mantenimiento y difusión. Para ello diseña la política
estatal para la protección del patrimonio mueble e inmueble; propicia la
movilización de los recursos, humanos, técnicos y financieros, en beneficio de los
bienes muebles e inmuebles, identificando fuentes externas de cooperación técnica
y financiera; participa en las actividades de los organismos internacionales
relacionados con el tema de patrimonio; ejerce la secretaria técnica del Consejo de
Monumentos Nacionales y coordina la gestión de los centros filiales”3.
Por esta razón en esta unidad administrativa se conserva y administra todo el

acervo documental correspondiente a los Monumentos Nacionales y Bienes de
Interés Cultural muebles e inmuebles, documentos de vital importancia por su
contenido y porque son la única información que sobre estos se tiene en el país.
Estos documentos poseen información planimétrica, estudios, investigaciones,

fotografías, informes y demás información de los bienes muebles e inmuebles de
la nación que son Monumento Nacional o Bienes de Interés Cultural, por lo tanto
2
MINISTERIO DE CULTURA. Misión y Visión. [en línea]. 2006
http://www.mincultura.gov.co/ministerio/ministerio.htm (consulta 23 abril, 2006)
3
MINISTERIO DE CULTURA. Dirección de Patrimonio. [en línea]. 2006
http://www.mincultura.gov.co/patrimonio/patrimonio.htm (consulta 23 abril, 2006)
se constituyen en el patrimonio documental, no solo del Ministerio, sino de la
ciudad y de la nación.
Con el transcurrir del tiempo esta documentación ha presentado deterioro debido a

las actividades propias de la gestión de esta entidad (manipulación, préstamo y
consulta constante por cada uno de los usuarios que posean necesidades de
información de este tipo).
Así mismo, se ha identificado que la documentación presenta deterioro debido a

agentes biológicos por la composición del papel, las unidades de conservación, la
acción del polvo y otros agentes a las que esta expuesta por encontrarse en
estantería abierta y en condiciones poco adecuadas para su conservación.
Se ha detectado a su vez, la inexistencia de un Plan Integral de Conservación

Documental que garantice el cuidado y formule las pautas para que esta
organización conserve de manera adecuada sus documentos.
Toda esta serie de factores que afectan la documentación, genera que la

información contenida en ella se vea afectada, hasta el punto de llegar a
desaparecer, lo que implicaría la pérdida de información vital para el desarrollo de
las actividades de estas entidades. Sumado a esto que la información que no se
pueda recuperar afectará gravemente el recobrar la memoria de la nación por la
pérdida de su patrimonio documental.
PREGUNTA DE INVESTIGACIÓN
¿Qué elementos de un Plan Integral de Conservación Documental ayudarían a

mejorar las condiciones de conservación de la información planimétrica del Centro
de Documentación de la Dirección de Patrimonio del Ministerio de Cultura?
JUSTIFICACIÓN
El Centro de Documentación de la Dirección de Patrimonio del Ministerio de Cultura

tiene bajo su custodia 50.000 planos de los inmuebles que son Monumento
Nacional o Bienes de Interés Cultural que día a día crecen de acuerdo a los
proyectos que se adelanten.
Esta documentación presenta los diferentes planos de cortes, fachadas,

perspectivas, eléctricos, topográficos, entre otros, de estos inmuebles y son la
única información que de este tipo que se tiene de los mismos, por lo que se
constituyen en documentos muy importantes para la entidad y para la nación, ya
que forman parte importante de su historia y de su patrimonio documental.
A lo largo del tiempo esta documentación ha venido presentando deterioro debido

a múltiples factores (físicos, químicos, biológicos, físico–mecánicos y
circunstanciales), que están destruyendo la información contenida en ellos y así
mismo, esta desapareciendo información vital para la entidad y para la nación.
De acuerdo con Antonio Carpallo Bautista al referirse a la conservación de

documentos como las “medidas destinadas a proteger adecuadamente los
documentos, con el fin de prolongar su utilización en condiciones óptimas durante
el mayor tiempo posible”4, surge la necesidad de conservar adecuadamente la
documentación que tiene bajo su custodia este Ministerio y este Departamento
Administrativo, esto con el fin de enmarcarnos dentro de los parámetros que
dictan la Ley 594 de 2000 y el Reglamento General de Archivos**, en las cuales se
establece la responsabilidad de la Administración Pública en la conservación de los
documentos en soporte papel, y también para preservar esta información vital para
el adecuado funcionamiento no solo de la entidad, sino de la nación, además de
preservarla para futuras generaciones.
Adicional a esto, las entidades tienen determinado en sus Tablas de Retención

Documental que esta documentación será conservada permanentemente dado el
valor que poseen.
Teniendo en cuenta este aspecto, esta documentación deberá ser transferida al

Archivo General de la Nación en óptimas condiciones de conservación de acuerdo
4
CARPALLO BAUTISTA, Antonio. El papel de la conservación documental como disciplina al servicio de
los profesionales de la información. [en línea]. 2000
http://dois.mimas.ac.uk/DoIS/data/Papers/juljuljut3130.html (consulta 24 abril, 2006)
**
Esta información está contenida en la Ley 594 de 2000, Titulo XI - Conservación de Documentos -
Artículos 46 al 49 y el Reglamento General de Archivos - Capitulo VII - Conservación de Documentos -
Artículos 59 al 65.
al Art. 24 del Reglamento General de Archivos que dice “Transferencia de
documentos con valor permanente. Los documentos que han cumplido su
primera y segunda edad, y que cumplido su proceso de selección y valoración
ameriten su conservación permanente, deberán incluirse en un plan de
transferencias al archivo que corresponda, con su tipología documental y series
perfectamente identificadas”.***
Por estas razones, este documento será un valioso aporte en el tema de la

Conservación Documental, ya que se ha basará en un caso práctico y lo
comparará con las teorías existentes en el tema de la Conservación de
Documentos, lo cual arrojará un producto que varias instituciones con los mismos
inconvenientes pueden utilizar para mejorar las condiciones de sus documentos.
OBJETIVO GENERAL
¾ Elaborar un Plan Integral de Conservación Documental para la información

planimétrica de la Dirección de Patrimonio del Ministerio de Cultura.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
¾ Realizar un diagnóstico general acerca del estado actual de las instalaciones, el

personal y de los documentos.
¾ Identificar las medidas que se deben tener en cuenta para conservar

eficientemente la documentación que generan estas instituciones.
.
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.
.
.
.
.
***
Esta información está contenida en el Art. 24 de Reglamento General de Archivos.
DISEÑO METODOLOGICO
TIPO DE ESTUDIO
El tipo de estudio que se realizó fue descriptivo, con este se comprenderá la

descripción, el análisis e interpretación de la naturaleza actual del fenómeno5.
Más exactamente es descriptivo causal. Este tipo de estudio determina el porqué

de la aparición del fenómeno6.
POBLACIÓN Y MUESTRA
La población es conocida como la totalidad de un fenómeno de estudio, y esta

constituida por las unidades de análisis o entidades de población que integran el
fenómeno y que tienen determinadas características7.
Para efectos de esta investigación, la población se constituyo por la documentación

planimétrica del Centro de Documentación de la Dirección de Patrimonio del
Ministerio de Cultura.
Para la muestra se utilizó la formula que se encuentra en el texto Pautas para el

Diagnóstico Integral de Archivos y es la siguiente:
N x p x q x z2
d2 x (n – 1) + p x q x z2
Donde:
n= Número de unidades de muestreo
p= Proporción de unidades afectadas, para el caso el 50%= 0.5%
5
TAMAYO Y TAMAYO, Mario. Op. cit., p. 46.
6
Ibid., p. 47
7
Ibid., p. 176.
q= Proporción de unidades sanas, para el caso el 50% = 0.5%
z= Cuantila correspondiente a la desviación de la media de los datos, para el caso

valor constante 1.9604
d= Fracción de error admitido para el muestreo y análisis, para el caso un error del
5% que corresponde a 0.05%
N= Cantidad de unidades o población total
De acuerdo a estos datos la muestra se determino de la siguiente manera:
Para el Centro de Documentación de la Dirección de Patrimonio del Ministerio de

Cultura
n= 50000 x 0.5 x 0.5 x 3.84316816

0.0025 x (49999) + 0.5 x 0.5 x 3.84316816
n= 48039.602
241.1539980798
n= 199.2071
1. MARCOS DE REFERENCIA
1.1 MARCO CONCEPTUAL
La Conservación documental. Es “una estrategia constituida por un conjunto de

acciones que se desarrollan para hacer que el deterioro de los objetos sea el
menos posible. Se trata de acciones muy diversas que pueden aplicarse en la
exhibición, almacenamiento, manipulación, limpieza, embalaje y transporte de
objetos particulares o de colecciones completas, e incluso pueden tratarse del
manejo del edificio como contenedor de los objetos y modificador de las
condiciones ambientales”8.
Para esto se tiene en cuenta:
1.1.1 Emplazamiento9. El emplazamiento corresponde a la ubicación física del

acervo, con relación a su entorno.
Aspectos de análisis:
Orientación: se trata de establecer la incidencia directa o indirecta de la luz natural

y la dirección de los vientos predominantes.
Fuentes de contaminación: se trata de examinar la incidencia directa de

agentes contaminantes (gases, polución, etc.).
1.1.2 Edificación. “Una construcción segura y bien planteada es el principal

instrumento para la preservación de los acervos de un archivo o biblioteca.
Entonces, antes de elaborar un proyecto para la construcción de un archivo se
8
MINISTERIO DE CULTURA. Manual para el cuidado de objetos culturales. Colombia: Centro Nacional de
Restauración, 1985, p. 15.
9
VALLEJO, James. Manual sobre conservación de documentos con soporte en papel. Quito: Instituto
Nacional de Patrimonio Cultural, 1993, p. 41.
deben considerar las características climáticas, ambientales, así como también la
topografía de la región, dando preferencia a los suelos de características secas;
libres del riesgo de inundaciones, derrumbes y temblores; fuera del área de los
fuertes vientos y tempestades; lejanos de complejos químicos, centros nucleares,
conductos de alta tensión, depósitos de materiales combustibles o explosivos, o
lugares de intenso tráfico aéreo o terrestre.
Sin embargo cuando no es posible eliminar todos estos inconvenientes se

recomienda situar al edificio en un punto seguro, poco expuesto a los riesgos
mencionados. Un diseño que preverá tales inconvenientes y la elección de técnicas
y materiales apropiados para la construcción podrá aumentar la seguridad en
relación a las posibles catástrofes naturales, tales como temblores, huracanes,
tempestades e inundaciones; Además de ofrecer soluciones para mejorar las
condiciones climáticas y señalar medidas de protección contra el fuego e
infestaciones de insectos”10.
Análisis de los diferentes elementos considerados como potenciales agentes de

deterioro del edificio en el que se alberga el acervo. Entre ellos tenemos:
Materiales constructivos e Instalaciones eléctricas

Ventanas y accesos
.
1.1.3 Local. Análisis de las condiciones del local en que se encuentra el acervo
(archivo, Biblioteca, depósito, etc.), Aspectos que deben analizar:
Distribución espacial
Distribución funciona
Niveles ambientales
Humedad relativa
Temperatura
Iluminación
Contaminación
10
BECK, Ingrid. Manual de conservación y restauración de documentos. México: Archivo General de la
Nación, 1992, p. 52.
1.1.4 Estanterías y mobiliario. “La disposición de la estantería debe permitir el
desplazamiento de los funcionarios por los corredores (1 a 1,50 m.) y el
acondicionamiento y uso de mesas de trabajo.
En un deposito de archivo con mucho movimiento es bueno contar con un área

disponible para cargue y descargue de documentación, para eventuales traslados,
despachos, prestamos, recibos, etc., o simplemente para realizar trabajos propios
del archivo. Si el archivo funciona en coordinación con el área de correspondencia
es importante prever estos espacios físicos, dado que allí se reciben y despachan
grandes paquetes11.
“Para comodidad de los depósitos de archivo y de las personas con vinculo directo
o indirecto con ellos, existen muebles y equipos en el mercado que han sido
diseñados exclusivamente para el desempeño de funciones archivísticas, al igual
que para el acondicionamiento del medio ambiente. Los siguientes son algunos
ejemplos: estantería (fija y rodante), carros o carretillas para el traslado de
grandes volúmenes documentales, escaleras, mesas, equipos de microfilmación,
lectores, lectores – impresores, armarios para otras clases de archivos, equipos de
aseo, equipos para el control de condiciones ambientales como aire acondicionado,
deshumidificadores y extractores, instrumentos de medición (termómetros y
termohidrógrafos) entre otros”12.
1.1.5 Acervo. “Dentro de los materiales que se deben mantener en un deposito de

archivo se encuentran algunos que, de igual manera, son diseñados
exclusivamente para el manejo de archivos, como las cajas de cartón
desacidificado, cintas de faya (2cms) para evitar deterioro en los documentos,
brochas y pinceles, materiales e trabajos libres de ácidos que van en beneficio de
la conservación y evitan daños en los documentos”13.
1.1.6 Causas de deterioro. Intrínsecas. Son las que se encuentran en la propia

naturaleza de los elementos utilizados en la manufactura o producción de los
papeles, así como también en la naturaleza de los materiales sustentados
utilizados en la impresión de los mismos, ya que es imposible disociar al material
sustentado del propio soporte.
11
VILLA AYALA, Gilberto Alejandro. Depósitos de Archivo: consideraciones básicas para su gestión.
Archivo General de la Nación, 1995, p. 17.
12
Ibid., p. 20.
13
Ibid., p. 22.
Extrínsecas. Son las que se encuentran fuera del documento y están relacionadas
directamente con el medio ambiente:
1.1.7 Causas ambientales. “Los factores ambientales (temperatura, humedad, luz y

contaminación atmosférica) son determinantes para la conservación del material
de archivo, y son los responsables, en muchos casos, de alteraciones de tipo físico
– químico y biológico.
Estos pueden ser externos al edificio de archivo o biblioteca o internos, pero lo

normal es que los factores ambientales del interior del edificio se correspondan, en
buena medida, con los externos. Si nuestro archivo o biblioteca se encuentra
situado geográficamente en una zona con un clima muy húmedo o muy seco,
altamente contaminada, o con temperaturas extremas, esos factores se verán
reflejados en el interior del edificio y tendremos que luchar contra ellos para
conseguir unos parámetros estables de conservación”14.
1.1.8 Causas físicas. Luz: “Las consecuencias de las radiaciones luminosas

dependen, en general, de la extensión de las ondas, la intensidad de las
radiaciones, el tiempo de exposición, tanto como la capacidad de absorción y
sensibilidad a la luz de los materiales. Los componentes básicos de los documentos
archivados como el papel, las tintas, los cueros y los materiales fotográficos, filmes
y cintas magnéticas, se perjudican intensamente por la acción de la luz y sus
efectos. La mayor parte de la radiación ultravioleta del sol es absorbida por la
atmósfera, que funciona como un filtro. Con todo, la radiación no filtrada causa
daños a los materiales. Dependiendo de la extensión de la onda, las radiaciones
ultravioleta pueden causar diversos perjuicios; como por ejemplo, el ultravioleta
cercano (300 a 400 nm) provoca la descomposición de la lignina, mientras que el
ultravioleta lejano (100 a 200 nm) provoca la ruptura de los enlaces de carbono –
carbono y carbono – oxigeno, de las sustancias químicas”15.
Humedad Relativa: Es la cantidad de vapor de agua que contiene un ambiente

determinado, expresado en porcentaje:
HR = humedad absoluta / humedad de saturación
14
BELLO URGELES, Carmen y BORRELL CREHUET, Angels. El patrimonio bibliográfico y documental:
claves para su conservación preventiva. Gijón: Ediciones TREA, 2002, p. 28.
15
BECK, Ingrid. Op. cit., p. 34.
Humedad absoluta: es la cantidad de vapor de agua en un volumen de aire
dado, a una determinada temperatura.
Humedad de saturación: es la cantidad máxima de vapor de agua que el

mismo volumen de aire podría contener a la misma temperatura.
Temperatura16: Referida al estado atmosférico del aire. Esta relacionado

directamente con la humedad relativa, ya que la alteración de una provoca
la alteración de la otra.
1.1.9 Causas químicas17. Polución Atmosférica: esta constituida por todos los
elementos contaminantes que se encuentran en el ambiente:
Este tipo de contaminación, que se encuentra principalmente en zonas urbanas e

industriales, es uno de los que ofrece mayores dificultades de erradicación, ya que
esto requiere de equipos especiales generalmente de elevado costo.
Estos contaminantes pueden dividirse en partículas sólidas: son las que provocan
principalmente alteraciones físicas, ya que actúan como sustancias abrasivas sobre
la superficie de los documentos.
1.1.10 Causas biológicas. “Los ambientes húmedos, calientes, oscuros y de poca

ventilación son los mas propicios para la infestación e microorganismos, insectos y
hasta pequeños roedores. En los archivos y bibliotecas de regiones tropicales,
donde HR y T alcanzan niveles elevados, alrededor de 75% y 30°C,
respectivamente, el hábitat es ideal para morada y reproducción; además los
documentos y los libros les sirven de alimento. Ahora bien, una variación de estos
factores no impedirá su desarrollo, puesto que poseen grandes facilidades de
adaptación”18.
16
Ibid., p. 48.
17
Ibid., p. 51.
18
BECK, Ingrid. Op. cit., 41.
1.1.11 Causas físico / mecánicas19. Manipulación: la manipulación o el uso
inadecuado de los documentos, es una de las principales causas de deterioro.
Negligencia: referida a la falta de cuidado en el trato de documentos.
Vandalismo: se da principalmente en casos especiales en los que se provoca un

daño deliberado.
1.1.12 Causas circunstanciales. Incendios: en caso de incendio los daños del

material documental irían desde una destrucción parcial a una destrucción total de
los mismos. A esto debe sumársele la acción producida por el elemento extintor,
que en la mayoría de lo casos actúa como agente de deterioro.
Inundaciones: en caso de inundaciones el principal elemento de degradación es el

agua, al crear las condiciones adecuadas para la proliferación de los
microorganismos.
Terremotos: en este caso impredecible pueden presentarse simultáneamente una

mezcla de todos los problemas posibles.
1.2 MARCO LEGAL
Para la compilación de la normatividad vigente en cuanto a conservación

documental es necesario partir de nuestra Constitución Política, llegando a la
legislación que el Archivo General de la Nación como ente rector en materia
archivística ha dictado sobre la materia.
1.2.1 Constitución Política de Colombia
¾ Artículo 8: Es obligación del Estado y de las personas proteger las

riquezas culturales y naturales de la Nación.
¾ Artículo 27: El Estado garantiza las libertades de enseñanza,

aprendizaje, investigación y cátedra.
19
Ibid., p. 55.
¾ Artículo 70: El Estado tiene el deber de promover y fomentar el acceso
a la cultura de todos los colombianos en igualdad de oportunidades,
por medio de la educación permanente y la enseñanza científica,
técnica, artística y profesional en todas las etapas del proceso de
creación de la identidad nacional. La cultura en sus diversas
manifestaciones es fundamento de la nacionalidad. El Estado reconoce
la igualdad y dignidad de todas las que conviven en el país. El Estado
promoverá la investigación, la ciencia, el desarrollo y la difusión de los
valores culturales de la Nación.
¾ Artículo 71: La búsqueda del conocimiento y la expresión artística son

libres. Los planes de desarrollo económico y social incluirán el fomento
a las ciencias y, en general, a la cultura. El Estado creará incentivos
para personas e instituciones que desarrollen y fomenten la ciencia y
la tecnología y las demás manifestaciones culturales y ofrecerá
estímulos especiales a personas e instituciones que ejerzan estas
actividades.
¾ Artículo 72: El patrimonio cultural de la Nación está bajo la protección

del Estado. El patrimonio arqueológico y otros bienes culturales que
conforman la identidad nacional, pertenecen a la Nación y son
inalienables, inembargables e imprescriptibles. La ley establecerá los
mecanismos para readquirirlos cuando se encuentren en manos de
particulares y reglamentará los derechos especiales que pudieran tener
los grupos étnicos asentados en territorios de riqueza arqueológica.
¾ Artículo 74: Todas las personas tienen derecho a acceder a los

documentos públicos salvo los casos que establezca la ley.
¾ Artículo 95: La calidad de colombiano enaltece a todos los miembros

de la comunidad nacional. Todos están en el deber de engrandecerla y
dignificarla. El ejercicio de los derechos y libertades reconocidos en
esta Constitución implica responsabilidades.
¾ Son deberes de la persona y del ciudadano:
Respetar los derechos ajenos y no abusar de los propios.

Obrar conforme al principio de solidaridad social, respondiendo
con acciones humanitarias ante situaciones que pongan en
peligro la vida o la salud de las personas.
Respetar y apoyar a las autoridades democráticas
legítimamente constituidas para mantener la independencia y la
integridad nacionales.
Defender y difundir los derechos humanos como fundamento de
la convivencia pacífica.
Participar en la vida política, cívica y comunitaria del país.
Propender al logro y mantenimiento de la paz.
Colaborar para el buen funcionamiento de la administración de
la justicia.
Proteger los recursos culturales y naturales del país y velar por
la conservación de un ambiente sano.
Contribuir al financiamiento de los gastos e inversiones del
Estado dentro de conceptos de justicia y equidad.
1.2.2 Leyes
¾ Ley 47 de 1920: Sobre protección del patrimonio documental y

Artístico.
¾ Ley 14 de 1936: Aprueba tratado internacional sobre protección de

patrimonio cultural.
¾ Ley 163 de 1959: Sobre protección de patrimonio cultural.
¾ Ley 080 de 1989: Crea el Archivo General de la Nación.
¾ Ley 397 de 1997: Ley General de Cultura.
¾ Ley 594 de 2000: Art. 46 “Los archivos de la Administración Pública

deberán implementar un sistema integrado de conservación en cada
una de las fases del ciclo vital de los documentos”.
1.2.3 Acuerdos
¾ Acuerdo 011 de 1996: Por medio del cual se establecen criterios de

conservación y organización de documentos.
¾ Acuerdo 047 de 2000: Por el cual se desarrolla el artículo 43 del

capítulo V “acceso a los documentos de archivo” del AGN del
reglamento general de archivos sobre “restricciones por razones de
conservación”.

capítulo VII "Conservación de Documentos", del Reglamento General
de Archivos sobre "Conservación preventiva, conservación y
restauración documental".

capítulo VII "Conservación de Documentos", del Reglamento General
de Archivos sobre "Condiciones de Edificios y locales destinados a
archivos".
¾ Acuerdo 050 de 2000: Conservación de documentos, prevención de

deterioro de los documentos de archivo y situaciones de riesgo.
¾ Acuerdo 056 de 2000: Sobre acceso a los documentos de archivo.
¾ Acuerdo 037 de 2002: Por el cual se establecen las especificaciones

técnicas y los requisitos para la contratación de los servicios de
depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de
documentos de archivo en desarrollo de los artículos 13 y 14 y sus
Parágrafos 1 y 3 de la Ley General de Archivos 594 de 2000.
1.2.4 Decretos
¾ Decreto 264 de 1963: Reglamenta la ley 163 de 1963, sobre defensa y

conservación del patrimonio histórico, artístico y monumentos.
¾ Decreto 1798 de 1990: (Art. 31) Conservación.
¾ Decreto 1584 de 1994: Documentación e información estrictamente

indispensable. Parágrafo: Conservación de documentos. Registro
proponentes Cámara de Comercio.
2. RESULTADOS DEL ESTUDIO
2.1 DIAGNÓSTICO GENERAL DE LAS INSTALACIONES, EL PERSONAL Y

DE LOS DOCUMENTOS DE LA PLANOTECA DEL CENTRO DE
DOCUMENTACIÓN DE LA DIRECCIÓN DE PATRIMONIO DEL MINISTERIO
DE CULTURA
Para realizar el diagnóstico de las instalaciones, el personal y los documentos, se

siguió la metodología que el Archivo General de la Nación ha dispuesto para
realizar esta labor en el texto Pautas para Diagnóstico Integral de Archivos.
En primer lugar se determinaron:
2.1.1 Los Datos del Archivo
Formato A1. En este formato “se incluye la información básica sobre fecha de
conformación, ubicación geográfica y dirección. En el campo de nivel y tipo de
archivo da la opción de consignar los datos bien sea de un archivo de gestión,
central o histórico.
En la pregunta sobre sistema de archivo de la entidad, se anota la forma como

esta organizada la gestión documental desde el punto de vista archivístico al
interior de la entidad”20.
20
JAIMES, Luis Ernesto y GARCIA, María Clemencia. Pautas para diagnóstico integral de archivos. Bogotá:
2.1.2.Identificación de la entidad a la que pertenece el Archivo
Formato A 2. “Ya que todo archivo necesariamente se encuentra vinculado a una

entidad dentro de la estructura bien sea del estado o en el sector privado, es
importante conocer su ubicación respecto a esta organización, la misión que
cumple y los datos del representante legal”21.
21
Ibid., p. 18.
2.1.3.Administración del Archivo
Formato A 3. “Un punto especial lo constituyen la administración del archivo, su

ubicación en la estructura de la entidad y los mecanismos que posee para regular
la función archivística. Es importante conocer los procedimientos que se adelantan
en el archivo, como los programas de gestión, la forma de organización
documental, sean estos establecidos por manuales o no y si se considera la
preservación documental. Además de tener en cuenta el presupuesto del archivo,
es necesario saber en qué se invirtieron los recursos y qué incidencia se tiene en la
compra de materiales y equipo. Se indaga sobre el responsable del archivo y la
cantidad y el perfil de las personas asignadas a la dependencia”22.
22
Ibid., p. 20.
2.1.4.Servicios que presta el Archivo:
Formato A 4. “Se refiere al tipo y cobertura de los servicios que presta el archivo.
Se debe establecer la cantidad, el tipo de usuarios que atiende, las condiciones de
consulta y la infraestructura con la cual cuenta. Igualmente se cuestiona acerca de
otros servicios que presta bien sean internos como externos, de acuerdo a las
funciones establecidas por la entidad para esta unidad o dependencia. También es
necesario establecer los servicios de asesoría que brinda el archivo, bien sea a las
diferentes dependencias de la institución o a otras entidades”23.
23
Ibid., p. 23.
2.1.5.El Archivo
Formato B 2. “En este punto, se determina el lugar que ocupa el archivo dentro
de la edificación, el número de depósitos y las áreas con las que cuenta la
dependencia atendiendo a las funciones que desarrolla. Aquí se debe tener la
precaución en el numeral 3, con las áreas que se señalen, pues estas deben estar
separadas espacialmente al igual que si se cuenta con depósitos diferenciados de
acuerdo con el tipo de soporte de la documentación”24.
24
Ibid., p. 27.
2.1.6.Instalaciones (Depósitos)
Formato B 3. “En esta parte del diagnóstico, se inspeccionan los aspectos

ambientales presentes en los depósitos, respecto al tipo de iluminación, su manejo
y control, ventilación bien sea artificial o natural, temperatura, humedad relativa y
entrada de polvo.
Este será uno de los aspectos que proporcionan orientación para tomar correctivos
en relación con el control de los factores de deterioro; por ello es fundamental
hacer uso en lo posible de los equipos respectivos para determinar los valores o
rangos ambientales existentes en el área o áreas de depósito. De no contarse con
los equipos, se debe estimar estos valores, tomando como referencia los datos que
se reportan para cada región geográfica o lugar por el HIMAT en cuanto a
humedad relativa HR y temperatura T°”25.
25
Ibid., p. 29.
2.1.7.Condiciones de Prevención de Desastres y Mantenimiento
Formato B 4. “Se hace énfasis en las condiciones de seguridad respecto a los

planes de prevención de desastres y las relaciones entre el archivo y el
funcionamiento de los comités paritarios de salud ocupacional de las entidades. Se
debe conocer el tipo y la cantidad de extintores con los que se cuenta, la
señalización, si existen brigadas y de que clases e igualmente si se posee un plan
de atención para los documentos en caso de desastre”26.
26
Ibid., p. 31.
Desarrollo del punto 15, del Formato B 4
Realice un esquema del archivo y su distribución, identificando áreas, puerta,

ventanas y ubicación de estantes.
Estanterías
Ventanas Puerta de acceso No. 1
Puerta de acceso No. 2 Planotecas

2.1.8. Almacenamiento
Formato C 1. “Se pregunta acerca de fechas de documentos, cantidad y técnica

de elaboración, si existe documentación cartográfica, planimétrica y fotográfica, al
igual que sus sistemas de almacenamiento. Es necesario determinar el tipo de
unidad de conservación en el que están los documentos tanto en soporte papel
como en otro tipo de soportes tradicionales al igual que los elaborados a partir de
la aplicación de nuevas tecnologías. Asimismo se deben registrar los sistemas de
almacenamiento con el uso de estantes, mobiliario y su disposición en el área”27.
27
Ibid., p. 34.
2.1.9.Aspectos Archivísticos:
Formato C 2. “En este punto, las preguntas se dirigen a determinar la forma de

organización archivística y el tipo de auxiliares descriptivos con los que se cuenta
para recuperar la información. Así mismo la regulación de los procesos de
transferencia documental mediante la aplicación o no de las TRD y todos los
procesos relacionados con la gestión documental y si se han realizado en el archivo
eliminaciones o se han producido perdidas documentales”28.
28
Ibid., p. 37.
2.1.10. Preservación Documental
Formato C 3. “Con las preguntas que se formulan en esta parte del diagnostico,
se establece el nivel y el tipo de deterioro de los documentos y los tratamientos
adelantados tanto preventivos como curativos y la implementación del “Sistema
Integrado de Conservación” con la aplicación de programas y acciones concretas
del trabajo”29.
29
Ibid., p. 39.
2.1.11.Estado de Conservación de la Documentación
Formato C 5. “Para determinar el estado de conservación en el que se encuentra

la documentación, se debe partir de establecer una metodología que considere de
una parte las características especificas de los documentos a evaluar y de otra
parte los descriptores de deterioro con los cuales se señalen las alteraciones
presentes, teniendo en cuenta la determinación de una muestra representativa a
partir de la aplicación de principios estadísticos”30.
30
Ibid., p. 43.
Para profundizar un poco más en el diagnóstico de aspectos como las
instalaciones, los documentos y el personal, y para hacer más claros algunos de los
apartados que se describieron el los formatos anteriormente desarrollados, se
presentan a continuación algunos puntos que se observaron al momento de
realizar el diagnóstico en estas dos Planotecas.
¾ Instalaciones
La situación encontrada en la Planoteca del Centro de Documentación de la

Dirección de Patrimonio del Ministerio de Cultura es la siguiente es la siguiente:
o En primer lugar se encontró que los documentos están directamente

expuestos a factores de deterioro por no estar conservados en unidades
adecuadas, y porque las instalaciones no son óptimas para tal fin, a su vez,
los funcionarios que manipulan estos documentos no tienen ningún control de
seguridad al momento de darlos en consulta o en procesos de copiado.
Unidades de conservación inadecuadas
o La luz se convierte en un factor de deterioro directo ya que la Planoteca

no tiene vidrios o algún tipo de protección que aísle o proteja a los
documentos de la luz directa del sol y de la artificial proveniente de los
bombillos.
Ventanas sin filtros ni vidrios
o Por la misma falta de ventanas, la lluvia, el polvo, y otras partículas llegan

directamente a los documentos, acelerando procesos de deterioro y
degradación de los soportes y de la información que allí esta contenida.
Documentación expuesta a factores de deterioro
o En el sector se ha detectado la presencia de animales que en un momento

dado pueden afectar a los documentos, inclusive, al personal que los tiene
bajo su cuidado, estos son roedores como ratones y palomas que han hecho
sus nidos en la edificación.
o Además, no hay ningún tipo de seguridad o protección contra robos o

pérdida de información.
¾ Personal
Actualmente la Planoteca es atendida por un solo funcionario, este no posee

ninguna clase de conocimientos sobre conservación o adecuada manipulación de
los documentos.
Funcionaria de la Planoteca
Este funcionario lleva aproximadamente 20 años en la Institución, y ha llegado a

ese cargo después de varias rotaciones y traslados.
El perfil del funcionario es el siguiente:
CARGO NIVEL EDUCATIVO TIPO DE CONTRATO

Dibujante de
Técnico Operativo Planta del Ministerio
Arquitectura
Adicional a esto, no existe un manual o instructivo de archivos que contemple

aspectos de conservación o preservación documental, lo que quiere decir, que un
funcionario al ingresar a la institución o por un traslado no recibe ninguna
capacitación o instrucción en este aspecto.
¾ Usuarios
A este tipo de documentación acceden usuarios externos como estudiantes de

bachillerato, universitarios, investigadores, arquitectos y usuarios en general que
estén interesados en la información contenida en los mismos y usuarios internos,
que están representaos en los funcionarios y contratistas del Ministerio.
Sobre estos usuarios no se ejerce ningún control al momento de consultar los

planos, muchos de ellos ingieren alimentos y bebidas al tiempo de la consulta, y
algunos copian los planos encima de los mismos.
No se ejerce ningún control ni registro al momento de los préstamos, por lo que no

se puede verificar el estado, solo se revisa que las entreguen.
Estos hechos se constituyen en un factor importante para incrementar el riesgo de

deterioro por causas físico – mecánicas.
¾ Documentos
En la Planoteca hay diferentes tipos de planos (arquitectónicos, eléctricos,

hidráulicos, cortes, de fachadas, etc.), y en diversos materiales (papel bond,
heliografías), además, no hay ningún tipo de seguridad o protección contra robos.
Documentación desprotegida
Según el diagnóstico que se realizó en las instalaciones, los factores que afectan la
documentación son los siguientes:
Se detectaron básicamente deterioros de tipo físico - mecánico y ambiental (físicos

y químicos).
3 Físicos - Mecánicos: debido a una inadecuada manipulación y conservación

tanto de los usuarios internos como externos de estos documentos se han
encontrado daños como deterioros estructurales representados en
rasgaduras, roturas, faltantes y dobleces.
3 Ambientales (físicos y químicos):
Como consecuencia del contacto directo con la luz natural y artificial, los
documentos han presentado deterioros tales como:
Amarillamiento
Oxidación
Fragilidad
Decoloración
Polución: debido a la falta de las ventanas y filtros especiales que impiden que el
polvo y otras partículas provenientes del ambiente entren en contacto con los
documentos, se han presentado los siguientes daños en ellos:
Suciedad
Amarillamiento
Desgaste
Decoloración
No se detecto presencia de aves o roedores en estas instalaciones.

También se detectaron problemas debido a la humedad del lugar, (ya se anoto
anteriormente que este fenómeno sucede por la falta de los ventanales),
para ello se midió con instrumentos adecuados para este fin que son propiedad de
la institución.
La metodología que se utilizó fue:
Durante dos semanas y en horarios comprendidos entre las 08:00 a.m y las 05:00
p.m (Jornada Laboral), se midió la temperatura del lugar y los resultados son los
siguientes:
Semana 1
Día Temp. min. Temp. Máx.
1 10° 18°
2 8° 19°
3 8° 16°
4 11° 17°
5 10° 20°
Semana 2
6 6° 12°
7 7° 10°
8 8° 15°
9 9° 9°
10 9° 14°
Estos datos dejan ver que en esta unidad de información la temperatura fluctúa
demasiado, lo que provoca que la humedad relativa también lo haga, los
problemas que se presentan debido a esto son:
..
.
Baja Humedad Relativa
Pérdida de flexibilidad
Resecamiento
Endurecimiento de las colas
Alta Humedad Relativa
Disolución de tintas y colas

Oxidación
3. PROPUESTA
3.1 PLAN INTEGRAL DE CONSERVACIÓN DOCUMENTAL PARA LA

DOCUMENTACIÓN PLANIMETRICA DE LA DIRECCIÓN DE PATRIMONIO
DEL MINISTERIO DE CULTURA
Teniendo como base la información obtenida en el diagnóstico a esta unidad de

información, a continuación se enumeran los programas propuestos que integraran
el Plan Integral de Conservación de documentos que pueden aplicar en estas y en
otras unidades de información.
3.1.1 Programa de Control de Condiciones Ambientales
Objetivo: Promover el manejo sostenible de las condiciones ambientales y limitar

el uso de prácticas nocivas para la conservación de la documentación.
Actividades a desarrollar:
¾ Evitar la incidencia directa de los rayos solares y de la luz de las lámparas

fluorescentes, instalando filtros UV en las ventanas y lámparas.
¾ Las lámparas fluorescentes deben ser instaladas lejos de los documentos

para evitar las radiaciones.
¾ Si es posible, cambiar las lámparas fluorescentes por lámparas

incandescentes, estas son más benéficas para los documentos.
¾ Instalar los equipos necesarios para estabilizar la humedad como

higrómetros, termohigrómetros.
¾ Evitar la ventilación proveniente de la calle, para esto se pueden utilizar
filtros de tela u otro material que cubran las ventanas y otros ductos para
disminuir el ingreso de partículas a las instalaciones y aún más a los
documentos.
¾ Si se llega a implementar el uso de los filtros, hay que procurar cambiarlos

con cierta frecuencia para evitar acumulación de suciedad o polvo.
Recursos:
Técnicos
CANTIDAD PRODUCTO31
Termohigrómetro Dial de 3½“

Rango de humedad 0 – 100% HR
1 Rango de temperatura – 30 a 60°
Tipo Análogo
Termohigrómetro Dial de 5“
Rango de humedad 0 – 100% HR
1 Rango de temperatura – 30 a 60°
Tipo Análogo
Termohigrómetro Tipo Digital
1 Rango de humedad 0 – 100% HR
Rango de temperatura –50 a 70°
Filtros U. V.
1
Filtros polipropileno – Retroaspirables
18
(lavables)
1 Lámparas Incandescentes con filtro U.V.
Humanos
Se espera que la compañía que se elija para adquirir estos elementos los instale,
los ponga en funcionamiento y preste capacitación para el cuidado y manejo.
31
Para el caso de los termohigrómetros, la entidad escogerá el que mejor se acomode a sus necesidades y
presupuestos.
3.1.2 Programa de Inspección, Mantenimiento y Emergencias
Objetivo: Crear condiciones óptimas de seguridad que garanticen la integridad de

los documentos.
Actividades a desarrollar
¾ Instalar los vidrios que hacen falta dentro de las instalaciones de la

Planoteca.
¾ Realizar mantenimiento a las redes eléctricas e hidráulicas que están mal

ubicadas dentro de las Planotecas y procurar adecuarlas a las
especificaciones de seguridad.
¾ Señalizar debidamente los accesos y salidas de emergencia en las

Planotecas.
¾ Instalar equipos de emergencia tales como detectores de humo y teléfonos

de emergencia.
¾ Organizar grupos organizados de rescate de documentos con los

funcionarios que laboran en las Planotecas, que serán los encargados de
salvar el material documental en caso de catástrofe.
¾ Realizar una inspección periódica a los equipos y elementos de emergencia.
¾ Formular procedimientos de reacción, prevención, recuperación y

salvamento.
Recursos
La puesta en marcha de este programa irá de la mano con el presupuesto y el plan

de acción de la dependencia de servicios generales que es en la institución la
encargada de este tema.
3.1.3 Programa de Almacenamiento, Realmacenamiento y Empaste
Objetivo: Conservar de manera adecuada el material Planimétrico, utilizando para

ello, las unidades de conservación más convenientes para estos documentos.
Actividades a desarrollar
¾ Se sugiere la adquisición de estantería acorde al tipo de documentación que

se maneja en estas planotecas y que cumplan con las especificaciones de
seguridad, espacio y protección que se requieren.
¾ Dada la importancia de la documentación, se podría implementar el uso de

unidades de conservación acordes a los formatos de los planos, esto
permitirá una mayor protección de estos documentos.
Recursos
Técnicos
CANTIDAD32 PRODUCTO
Planotecas Verticales
Planotecas Horizontales
Estante metálico sencillo
Archivador móvil
Carpetas con membrete
Caja de archivo
Humanos
La Funcionaria encargada de la Planoteca puede iniciar el proceso de trasladar los

planos a las unidades de conservación correctas, así mismo, puede apoyarse en los
32
La cantidad de estantes, planotecas, archivadores, cajas, carpetas y otros elementos que en este sentido se
llegasen a necesitar serán proporcionales al presupuesto que la entidad defina para tal fin.
pasantes que semestralmente se le asignan a la oficina para desarrollar labores
relacionadas.
3.1.4 Programa de Primeros Auxilios / Reparaciones Menores
Para controlar las roturas y rasgaduras producidas por la inadecuada manipulación

se sugiere acudir al Archivo General de la Nación para solicitar asesoría en este
procedimiento, sin embargo se da una sencilla metodología que se puede seguir
cuando se presenta este tipo de problemas con la documentación.
Objetivo: Realizar reparaciones menores al material planimétrico que se ha

deteriorado por efectos ambientales y físicos, entre otros.
¾ Se identifica sobre el documento el área afectada y se procede a empatar

los bordes de la rotura, luego con un pincel se aplica una pequeña cantidad
de adhesivo en los bordes y se empatan.
¾ Aparte se recorta un fragmento de papel japonés de modo que su área

cubra la rotura, luego se lleva hacia ella y con un pincel se aplica una
pequeña cantidad del adhesivo, se fijan los bordes con el pincel y el
adhesivo.
¾ Se puede utilizar un vidrio y unos pesos que ejerzan presión sobre el área
que se intervino para mejorar la adhesión.
Recursos
Técnicos
CANTIDAD33 PRODUCTO
Pinceles
33
La cantidad de estos elementos dependerá de los recursos asignados a esta labor y de la cantidad de
documentos a intervenir.
Adhesivo
Brocha
Borradores especiales
Guantes
Tapabocas
Batas
Mesas
Papel japonés
Humanos
Para el desarrollo de este programa, se puede contactar al Grupo de Laboratorio

del Archivo General de la Nación, Tel. 3373111 Ext. 225, quienes aportaran más
elementos que lleven al desarrollo óptimo del mismo.
3.1.5 Programa de Limpieza
Objetivo: Crear las condiciones de limpieza óptimas en las instalaciones para

prevenir deterioros por este factor.
¾ Realizar una limpieza periódica de las instalaciones, para realizar esta tarea
se puede utilizar una aspiradora, teniendo cuidado en no rozar los
documentos y averiarlos por el contacto.
¾ Eliminación de material metálico.
¾ Efectuar un aseo más riguroso a la estantería y en general a todas las

instalaciones donde se encuentran ubicados estos documentos.
¾ Elaborar un cronograma de limpieza de los documentos, junto con la

empresa que presta este servicio en la Planoteca.
Recursos
Los recursos para el desarrollo de este programa serán suministrados por la

empresa encargada del servicio de limpieza de las instalaciones, así como el de la
preparación de un cronograma en el cual se estipulen los días y las instalaciones
que serán objeto de limpieza.
3.1.6 Programa de Control de Plagas
Objetivo: Controlar la proliferación de plagas que puedan afectar o deteriorar los

planos.
Para el control de los animales se pueden tomar las siguientes medidas de control:
Roedores
Limpieza periódica de las instalaciones donde se encuentra el fondo

documental.
Limpieza superficial de la documentación.
Realizar una revisión periódica de las instalaciones.
Sellar ductos y cualquier posible entrada a las instalaciones.
No ingerir alimentos dentro de las instalaciones y procurar mantener

limpio el lugar y los contenedores de basura con sus respectivas
tapas.
Aves
Obstaculizar cualquier orificio por donde puedan pasar las aves

colocando mallas plásticas.
Mantener cerrados y limpios aquellos sitios donde se encuentren

contenedores de basura.
Se debe realizar una fumigación periódica con el fin de prevenir una

infestación de estas plagas o en caso que esta ya exista.
Recursos
Para llevar a cabo el desarrollo de este programa es necesario contratar una firma
especializada en fumigación para que adelanten esta labor, además, de la
instalación y cubrimiento de rendijas y orificios por donde las aves y roedores
están llegando a los documentos.
3.1.7 Programa de Sensibilización y Toma de Conciencia
Objetivo: Crear conciencia entre el personal de los daños que se les esta
causando a los documentos, de los deterioros que están sufriendo y dar a conocer
las soluciones que se vislumbran para los mismos.
Este programa estará dirigido al personal que manipula esta documentación y se

centrara especialmente en:
¾ No usar elementos que puedan causarle daños a los documentos tales como
clips metálicos, bandas elásticas, pegantes y/o cintas adhesivas, estos
pueden causar oxidación sobre los documentos, manchas y degradación del
papel.
¾ No marcar los documentos con esferos, marcadores u otros elementos que

puedan provocar manchas, oxido o acidez sobre ellos.
¾ No manipular los documentos con las manos sucias, ya que provocan

manchas, acidez y la aparición de bacterias sobre ellos.
¾ Manipular con cuidado los documentos, y no sacar muchos a la vez, esto

genera roturas y rasgaduras.
¾ No hacer dobleces sobre la documentación.
Recursos
Esta tarea de sensibilización y toma de conciencia, puede realizarse bajo la figura

de capacitación o cursos que se les impartirán a todos los involucrados con esta
documentación planimétrica, y se necesitaran salones de capacitación, videobeam,
tableros acrílicos, papelografos, proyector de acetatos.
CONCLUSIONES
Se hace necesario que esta entidad se concientize sobre el gran riesgo que sufre la
documentación planimétrica por estar expuestos a tantos factores de deterioro.
Aunque algunos de los directivos de esta entidad muestran interés por el tema de
la conservación de la documentación planimétrica, es importante que el
compromiso para su adecuada conservación sea mayor, y así evitarse problemas
futuros por la pérdida de la información.
Sin duda alguna la poca importancia que las entidades le dan a los archivos
provoca que se presente pérdida de documentación, unas veces por falta de
control sobre ellos y otras por la falta de interés en su adecuada conservación.
De la manera como estas entidades administren y conserven sus documentos, así

reflejarán sus actuaciones, y podrán ser capaces de responder a las solicitudes de
información que los usuarios les hagan.
En muchas ocasiones el poco control sobre pequeños aspectos, muchas veces sin
mucha importancia que tienen que ver con la infraestructura y mantenimiento de
los depósitos de archivo pueden desencadenar grandes factores de deterioro que
afectarán los documentos.
Un aspecto importante que se deja de lado, también por el poco interés en los
archivos, es la falta de capacitación a los encargados de administrar los
documentos. Este debe ser tomado con más seriedad ya que precisamente son
estos quienes manejan día a día los documentos, y debe ser liderado por la oficina
de Recursos Humanos.
RECOMENDACIONES
Es muy importante que se vinculen a las actividades de archivo al personal

directivo de esta entidad, ya que son ellos los encargados de tomar las decisiones
y claro, de asignar los recursos para solucionar aquellos factores de deterioro y de
personal.
Que el proceso de selección de personal para manejar esta documentación sea

más riguroso y que se procure contratar personal con experiencia y conocimientos
en temas archivísticos, más exactamente en materia de conservación.
Así mismo es importante que se adopten todas las medidas en cuanto a control de
condiciones ambientales, que se tomen en cuenta todas las actividades de
instalación de filtros, lámparas, adquisición de cajas y las carpetas adecuadas, así
como también las estanterías necesarias al tipo de archivo, de fumigaciones, para
esto es necesario acercar al plan a todas las dependencias de la organización
(Dirección, Subdirección Administrativa, Financiera, Recursos Humanos entre
otras), ya que cada una de ellas jugara un papel importante dentro del plan.
Es importante que esta entidad no tome el tema de la conservación de la

documentación planimétrica como opcional, ya que dada la importancia de la
misma esto debe ser obligatorio y tomado con mucha responsabilidad.
Si bien la implantación de este tipo de planes genera costos a las organizaciones,

la falta de ellos puede provocar pérdidas aún mayores, no solo en dinero sino en
información.
Seria conveniente que se pensará en migrar esta información a otro formato para
efectos de conservación y rapidez en su recuperación.
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PLAN INTEGRAL DE CONSERVACIÓN DOCUMENTAL PARA DOCUMENTACIÓN

PLANIMETRICA DEL CENTRO DE DOCUMENTACIÓN DE LA DIRECCIÓN DE

WILLIAM ALEXANDER MUÑOZ BRICEÑO

WILLIAM ALEXANDER MUÑOZ BRICEÑO

Trabajo de Grado presentado como requisito para optar al titulo de Especialista en

Bogotá D.C. 25 de Noviembre de 2006

1.1 MARCO CONCEPTUAL 15

1.2 MARCO LEGAL 20

2. RESULTADOS DEL ESTUDIO 25

2.1.1 Los Datos del Archivo 25

2.1.2.Identificación de la entidad a la que pertenece el Archivo 27

2.1.3.Administración del Archivo 28

2.1.4.Servicios que presta el Archivo 29

2.1.7.Condiciones de Prevención de Desastres y Mantenimiento 32

2.1.10. Preservación Documental 36

2.1.11.Estado de Conservación de la Documentación 37

3.1.1 Programa De Control De Condiciones Ambientales 45

3.1.2 Programa de Inspección, Mantenimiento y Emergencias 47

3.1.3 Programa de Almacenamiento, Realmacenamiento y Empaste 49

3.1.4 Programa de Primeros Auxilios / Reparaciones Menores 51

3.1.5 Programa de Limpieza 53

3.1.6 Programa de Control de Plagas 54

3.1.7 Programa de Sensibilización y Toma de Conciencia 56

El tema de la conservación de documentos por mucho tiempo ha sido tomado

El siguiente trabajo como ejemplo de aquellos procedimientos que deben

Posteriormente se hizo al análisis de la información obtenida y se procedió a

Finalmente se dictan algunas conclusiones y recomendaciones generales que

Muchas entidades sin importar el tipo, privadas o públicas han experimentado

Entonces, si la documentación no es pertinente y no se ubica en el momento

Si bien es cierto que con la promulgación en 1994 del Reglamento General de

La falta o insuficiencia de personal dedicado a las actividades archivísticas es

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Para realizar la importante misión de preservar y difundir el patrimonio del país, se

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Con el transcurrir del tiempo esta documentación ha presentado deterioro debido a

Así mismo, se ha identificado que la documentación presenta deterioro debido a

Se ha detectado a su vez, la inexistencia de un Plan Integral de Conservación

Toda esta serie de factores que afectan la documentación, genera que la

¿Qué elementos de un Plan Integral de Conservación Documental ayudarían a

El Centro de Documentación de la Dirección de Patrimonio del Ministerio de Cultura

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A lo largo del tiempo esta documentación ha venido presentando deterioro debido

De acuerdo con Antonio Carpallo Bautista al referirse a la conservación de

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Teniendo en cuenta este aspecto, esta documentación deberá ser transferida al

Por estas razones, este documento será un valioso aporte en el tema de la

¾ Elaborar un Plan Integral de Conservación Documental para la información

¾ Realizar un diagnóstico general acerca del estado actual de las instalaciones, el

¾ Identificar las medidas que se deben tener en cuenta para conservar

El tipo de estudio que se realizó fue descriptivo, con este se comprenderá la

Más exactamente es descriptivo causal. Este tipo de estudio determina el porqué

La población es conocida como la totalidad de un fenómeno de estudio, y esta

Para efectos de esta investigación, la población se constituyo por la documentación

Para la muestra se utilizó la formula que se encuentra en el texto Pautas para el

n= Número de unidades de muestreo

p= Proporción de unidades afectadas, para el caso el 50%= 0.5%

z= Cuantila correspondiente a la desviación de la media de los datos, para el caso

N= Cantidad de unidades o población total

De acuerdo a estos datos la muestra se determino de la siguiente manera:

Para el Centro de Documentación de la Dirección de Patrimonio del Ministerio de

n= 50000 x 0.5 x 0.5 x 3.84316816

1.1 MARCO CONCEPTUAL

Fuentes de contaminación: se trata de examinar la incidencia directa de

Materiales constructivos e Instalaciones eléctricas

Humedad Relativa: Es la cantidad de vapor de agua que contiene un ambiente

Humedad de saturación: es la cantidad máxima de vapor de agua que el

Temperatura16: Referida al estado atmosférico del aire. Esta relacionado

Respetar los derechos ajenos y no abusar de los propios.