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Les Guides

Thématiques
Solutions collaboratives

INTRODUCTION

Les conditions
du succès

LES ÉTAPES

La conduite
du changement
en 8 étapes

La conduite
ÉPILOGUE

Bienvenue dans
du changement
un monde plus
collaboratif en 8 étapes
Édition 2017
Sommaire
Devenir une entreprise


Introduction
LES CONDITIONS DU SUCCÈS
collaborative, mode d'emploi Une indispensable conduite du changement ... 3

E
n tant qu’éditeur de


Étape 1
solutions collaboratives, CRÉER UN SENTIMENT D’URGENCE
Jalios a notamment pour De l'urgence de la transformation digitale . . . . . . 4
objectif d'aider les entreprises


à mettre en place toutes les Étape 2
conditions nécessaires à la FORMER UNE COALITION

réussite de leur projet. Car, Une équipe prête à relever le défi collectif ..... 6
aussi performant soit-il, un outil


Étape 3
collaboratif ne s’avèrera pleinement efficace que DÉVELOPPER UNE VISION
s’il est utilisé par le plus grand nombre et que son
Présenter la direction stratégique prise
intérêt est bien compris au sein de l’organisation. par l'entreprise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
Nous le constatons au travers des réussites et des
écueils qui jalonnent le déploiement d'une solution  Étape 4
PARTAGER LA VISION
collaborative.
Communiquer efficacement pour mobiliser
Nous sommes convaincus que la conduite du les collaborateurs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
changement est indispensable pour mettre en

Étape 5
place une Digital Workplace, car il s'agit d'un
INCITER À L’ ACTION
changement de culture d'entreprise. Nous
Développer une utilisation des outils
observons, par exemple, que passer d'une culture collaboratifs sur le long terme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
d'excellence à une culture de collaboration ne se

décrète pas. Pour y parvenir, il faut franchir une Étape 6


série d'étapes qui conditionneront le bon usage DÉMONTRER DES
RÉSULTATS À COURT TERME
de l'outil collaboratif et l’installation de nouvelles
pratiques. Obtenir les premiers succès . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12

L'ambition de Jalios, avec ce premier « guide Étape 7


thématique », est de proposer à nos clients, et ENTRETENIR LA DYNAMIQUE
GRÂCE AUX RÉSULTATS
au-delà à tous ceux qui s'intéressent aux solutions
collaboratives, un mode d'emploi quant à la Accélérer le changement pour une
vraie réussite . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
manière d’installer une culture collaborative.

Conçu comme un itinéraire en huit étapes, ce Étape 8


guide détaille en effet une stratégie pour le ANCRER LES
NOUVELLES PRATIQUES
déploiement efficace d'une solution collaborative.
Il a pour ambition d’aider les acteurs de la Vers la consolidation et la pérennité .............. 16
transformation digitale à inscrire leur projet

Épilogue
collaboratif dans les enjeux de leur entreprise. BIENVENUEDANS UN
MONDE PLUS COLLABORATIF
Vincent Bouthors, PDG de Jalios
Vers une organisation collaborative efficace ..... 18
Collaboratif - La conduite du changement
Introduction

Introduction
Les conditions du succès
Dans son best-seller « Leading change », John Kotter, professeur à la Harvard
Business School et autorité reconnue dans ce domaine, a mis en avant 8 grandes
étapes du « change management ». Nous vous proposons de découvrir chacune de
ces étapes et de détailler leur application dans le cadre des projets collaboratifs.

 Des projets pas comme les autres

Que vous soyez Chef de Projet d’un réseau « quick wins » consistant à obtenir rapi-
social d’entreprise, Chief Digital Officer avec dement quelques succès afin d’entraîner
l’ambition d’offrir à chacun un espace de travail une plus grande adhésion. Néanmoins les
digital, ou encore dirigeant d'une entreprise que « quick wins » ne constituent que la 5e des
vous voulez rendre plus efficace grâce à 8 étapes relevées par John Kotter, théo-
davantage de collaboration, tous ces projets ricien de l’accompagnement du change-
nécessitent une conduite du changement. ment. Il est dramatique de délaisser les
Contrairement à un discours encore présent, la autres étapes qui sont toutes également
mise en œuvre d'un réseau social d’entreprise indispensables. Cela revient à utiliser des
(RSE) ne se réussit pas toute seule. Pendant des recettes partielles et insuffisamment com-
années, beaucoup laissaient entendre que prises. Les 8 étapes de Kotter offrent pour-
l’ergonomie et l’attractivité des solutions étaient tant un cadre structurant afin d’aborder
telles que l’adoption serait spontanée et surtout toutes les dimensions d’un projet où les
durable. L’utilité aussi sauterait aux yeux de tous. enjeux, l’organisation et les facteurs humains
sont tellement importants.
Discours sur la méthode
Le représentant d’un éditeur dont je tairai le
nom a poussé la surenchère jusqu’à lancer :
« jetez-vous dans le vide, les ailes vous pous-
seront ». On justifiait cette absence de stratégie
avec le principe de sérendipité, le fait de réaliser
une découverte de façon fortuite et inattendue.
Mais en 2013, le Gartner a douché cet enthou-
siasme exagéré avec ce constat : « l’approche
« déployez, priez » a un taux de succès de
10% ». Ces projets nécessitent de changer les John Kotter
habitudes de travail, d’instaurer davantage de Professeur à la Harvard Business
School, auteur du best-seller
coopération et de faire évoluer les organisa- « Leading change »
tions. Faire aboutir de tels bouleversements
nécessite une véritable conduite du changement.
C'est pourquoi nous vous invitons au travers
Indispensable conduite
du changement de ce guide à (re)découvrir chacune de ces
étapes. Nous les aborderons sous l’angle
Quelques notions de gestion du changement spécifique de la mise en œuvre de services
sont relativement populaires, comme les collaboratifs. ■
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2017 - Guide Thématique Jalios ■ www.jalios.com
Collaboratif - La conduite du changement
Étape n°1

Étape 1
Créer un sentiment d'urgence
Prendre conscience de l’urgence de la transformation digitale de son
entreprise, c'est se donner toutes les chances de faire aboutir un
projet de solution collaborative. Mode d'emploi pour faire en sorte
qu'un tel projet devienne la priorité au sein de votre organisation.

© Silkstock-Fotolia
 L’urgence de la transformation digitale

Vous menez un projet de Réseau Social d’En- si votre organisation croit pouvoir se passer
treprise, d’Intranet collaboratif ou de Digital des nouveaux outils collaboratifs, elle le fera,
Workplace ? Voyez-vous cela comme une ex- et cela même si ces outils sont mis en œuvre :
périmentation pour découvrir ce que la réali- les utilisateurs ne seront tout simplement pas
sation de ce projet peut éventuellement au rendez-vous.
apporter, ou bien êtes-vous convaincus que En revanche, des concurrents seront capables
l’avenir de votre organisation est en jeu ? de tirer les bénéfices d’une meilleure colla-
John Kotter nous apprend que le succès boration. S’ils deviennent plus efficaces et
d’un tel projet dépend de votre réponse à proposent des produits ou services nou-
cette question : « Avez-vous un sentiment veaux, moins chers ou plus satisfaisants, ils
d’urgence ? ». vont empiéter sur votre marché. Et si vous
êtes dans le secteur public, ce sont vos
L’urgence pour gagner du temps
prérogatives qui seront menacées.
Le terme d’urgence peut paraître certes Il n’y a plus à démontrer les bouleversements
exagéré, mais une organisation fait face à qu’entraîne ce que certains nomment la trans-
des centaines de sujets qui se disputent la formation digitale et d’autres « l’ubérisation ».
priorité. S’il ne semble pas y avoir d’urgence, Mais il faut distinguer deux facettes. La pre-
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Collaboratif - La conduite du changement
Étape n°1

mière d'entre elles est la nouvelle relation avec Les opportunités à saisir
les clients ou administrés : la désintermédiation.
La seconde facette est une nouvelle organisa- La culture française nous entraîne trop souvent
tion interne plus collaborative et terriblement à regarder les risques, là même où nos amis
plus efficace. C’est cette seconde facette qui anglo-saxons voient des opportunités. Il s’agit
nous intéresse ici. d’une vision duale car on peut retrouver les
mêmes éléments perçus comme risques ou
Les risques à éviter
comme opportunités. Ce serait une caricature
Pour mesurer l’urgence, nous vous proposons de dire qu’une entreprise établie identifiera
de combiner deux visions : d’une part, les des risques là où une start-up verra des
risques à ne rien faire tandis que d’autres opportunités. En réalité, dans une même en-
avancent et d’autre part, les opportunités treprise, certains seront sensibles aux risques
dont vous pourriez être les bénéficiaires. tandis que d’autres s’enthousiasmeront sur
Posez-vous ces questions : qu’est-ce qui fait des opportunités. Au final, s’il est indispen-
souffrir vos collaborateurs ? Quels problèmes sable d’interpeller sur les risques, il est essentiel
rencontrent-ils ? Qu’est-ce qui diminue leur de construire son projet sur les opportunités.
efficacité ? Posez-vous ces questions : quels sont les
Pour vous aider dans votre réflexion, nous rêves de vos collaborateurs ? Qu’est-ce qui
vous proposons d’identifier et de classer les décuplerait leur efficacité ? Qu’est-ce qui
problèmes selon 2 axes : libérerait leur créativité ?
1. Le premier axe va de la communication à
la collaboration. Dans les deux cas, il s’agit
de transfert d’informations. C’est le degré
d’interactivité qui varie. Il est donc important
de les aborder ensemble.
2. Le deuxième axe va du structuré vers l’agile.
Pour traiter les sujets récurrents de façon
optimale, les organisations doivent utiliser des
processus métiers structurés et souvent
centralisés. Et pour traiter les sujets moins fré-
quents et plus compliqués, les organisations
doivent se montrer agiles et faire appel à une
prise de responsabilité décentralisée.
L’illustration ci-dessous n’a pour but que Nous vous proposons de mener la réflexion
d’initier votre réflexion : les problèmes indi- avec les mêmes axes. L’illustration ci-dessus
qués sont des exemples qui reviennent donne quelques pistes pour alimenter votre
fréquemment. réflexion.
Alors, avez-vous découvert l’urgence de réussir
votre transformation digitale interne ? ■

ACTIONS ÉTAPE 1

 Identifier les problèmes importants et


urgents
 Identifier les opportunités stratégiques à
saisir sans délai

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Collaboratif - La conduite du changement
Étape n°2

Étape 2
Former une coalition
Après avoir instauré le sentiment d'urgence, le moment est venu
de former une véritable équipe soudée autour du défi collectif à
relever. Comme dans le sport, chacun a son rôle essentiel à jouer,
pour la réussite du collectif.

© Rawpixel.com
 Tous concernés par la collaboration
Pour conduire le changement, la deuxième du moment qui détermineront leur adhésion
étape relevée par John Kotter consiste à à la coalition.
créer une coalition de personnes partageant
• Le Directeur Général
le même sentiment d’urgence. Cette coalition
est indispensable pour lever les obstacles qui Il recherche très fréquemment une meilleure
ne manqueront pas de se manifester. Il est rentabilité de son entreprise. Pour cela, il
important qu’elle réunisse des personnes est essentiel d’augmenter l’efficacité des
influentes, mais attention, même la partici- employés et cela passe notamment par une
pation du seul Directeur Général ne suffira meilleure collaboration. Même en période de
pas. Il lui faut plus que des exécutants. Il est crise, le souci d’économie motivera un projet
nécessaire d’obtenir l’implication d’autres destiné à mieux utiliser les ressources. La
personnes convaincues et motivées. conquête de nouveaux marchés avec de
Nous vous proposons de passer en revue nouvelles offres ou de nouveaux modèles
les motivations de différents acteurs de commerciaux nécessite une meilleure colla-
l’entreprise afin de déterminer comment les boration. Qu’il s’agisse d’innovations incré-
impliquer. En quoi une meilleure colla- mentales ou d’innovations de rupture, toutes
boration les aidera à mieux atteindre leurs nécessitent des formes de collaboration
objectifs ? Bonne nouvelle : la collaboration adaptées aux équipes mixtes réunissant des
les concerne tous. Ce seront donc leur compétences diverses : marketing, commer-
personnalité respective et leurs priorités ciales, techniques, juridiques.
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Collaboratif - La conduite du changement
Étape n°2

• Le Directeur de la communication collaborer efficacement avec les utilisateurs.


interne Le rôle du DSI évolue profondément. Il ne
Il a pour mission de faire partager la vision de doit plus être un simple technicien. Il est
l’entreprise et de présenter l’information utile désormais essentiel qu’il s’intéresse aux
afin que les employés accomplissent leur travail usages afin de répondre au mieux aux besoins
et comprennent leur rôle dans la stratégie de l’entreprise. Là encore, une meilleure
globale. Il mesure la puissance des réseaux collaboration est nécessaire afin de mieux
sociaux grand public et comprend l’intérêt comprendre les attentes, de mieux réussir les
de ces nouvelles formes de communication projets et d’apporter un meilleur support aux
qui laissent éventuellement les personnes collaborateurs.
commenter les messages et se les approprier.
• Le Chief Digital Officer (CDO)
Il a aussi besoin de connaître les actualités de
l’entreprise afin de pouvoir les relayer ou les On pourrait aussi citer le CDO qui a pour
mettre en lumière. Il a conscience que son mission d’assurer la croissance en assurant la
service ne doit pas être un goulot d’étran- transition du business traditionnel vers le
glement. Au contraire, sa mission va jusqu’à business digital en utilisant le potentiel des
favoriser l’échange direct d’informations, à un nouvelles technologies. Dans les faits, prati-
niveau local ou départemental. quement tous les responsables peuvent avoir
besoin de monter des équipes transverses
• Le Directeur des Ressources Humaines
afin de mobiliser les connaissances et les
Il a pour mission de recruter et gérer du compétences. À vous de comprendre avec
personnel compétent, formé et motivé. Son eux comment une meilleure collaboration
rôle évolue avec l’apparition de nouvelles résoudrait leurs urgences.
organisations qui nécessitent, par exemple, de
• Les Managers intermédiaires
trouver les personnes adaptées afin de monter
des projets : à lui de mettre en place une base Soulignons enfin le rôle des managers inter-
d’experts dont la mise à jour est déportée sur médiaires. Leur adhésion est déterminante
les intéressés eux-mêmes. C’est un levier per- dans la réussite ou l’échec d’un projet colla-
mettant de valoriser les talents et d’augmenter boratif. Vous avez de bonnes chances de
le sentiment d’appartenance. trouver parmi eux quelques personnes extrê-
Il doit aussi transformer l'obligation de forma- mement motivées et convaincues de l’impor-
tion en liberté d’apprentissage. Le social learning tance de changer les modes de collaboration
facilite la transmission des savoir-faire direc- et les pratiques managériales.
tement entre employés. Les connaissances se La coalition ainsi formée n’a pas vocation à
transmettent plus efficacement sous forme de devenir une équipe projet ou un comité de
micro-learning. pilotage. Elle interviendra lors des étapes
suivantes et tout d’abord pour développer une
• Le Directeur des Services Informatiques
vision. ■
Le DSI est un acteur clé à double titre : il met
en place les outils collaboratifs et il en est aussi
un utilisateur. Il joue fréquemment un rôle dé- ACTIONS ÉTAPE 2
cisif dans le choix de la mise en œuvre des outils.
À ce titre, se laisse-t-il guider par les gros four-  Réunir des personnes qui ont envie
d’œuvrer ensemble
nisseurs et les demandes des différents
services ou parvient-il à définir une stratégie  Couvrir une bonne proportion de
l’organisation
afin de garder la maîtrise des coûts, rationaliser
 Rassembler des leaders influents et
les choix et déterminer un cap vers la Digital
prêts à y consacrer du temps
Workplace ? Pour cela ses équipes doivent
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Collaboratif - La conduite du changement
Étape n° 3

Étape 3
Développer une vision
La troisième étape de la conduite du changement consiste à
développer une vision. Une phase indispensable qui va permettre
de montrer la direction stratégique prise par l'entreprise.

 Présenter une vision claire


Cinq minutes d'explications doivent suffire l’on veut atteindre, on constate d’où on part
pour que la vision soit comprise, suscite et on détermine la ou les premières étapes.
l’intérêt et inspire les collaborateurs. Un piège Dans la réalité, le plus court chemin d’un point
à éviter est de produire un gros document à un autre est très rarement la ligne droite.
que personne ne lira vraiment. Présenter la
Quoi ?
vision s’apparente à préparer un acte de
vente. Quand un commercial s’adresse à ses Répondre à la question « quoi ? » dans le
clients, il doit résister à la tentation de ne domaine du collaboratif, c’est évoquer d’une
parler que de son produit. Il doit au contraire part la nouvelle organisation qui touchera
se concentrer sur les attentes et les bénéfices notamment le management et d’autre part les
attendus par son client. De la même façon, nouveaux outils à mettre en place. Il est impor-
pour « vendre » un changement en interne il tant, surtout pour les DSI, de mesurer la néces-
faut d’abord répondre à la question « pour- sité de faire évoluer l’organisation : on ne change
quoi ? ». Simon Sinek, conférencier et auteur pas la façon de travailler en mettant seulement
de livres sur le management, a fort bien sou- en place une solution technique. Demander plus
ligné que le « pourquoi ? » devait venir avant de collaboration va de pair avec un nouveau
les « comment ? » et les « quoi ? ». mode de management afin d’impliquer les
collaborateurs, leur donner plus d’autonomie,
Pourquoi ?
favoriser le partage des connaissances, déve-
Répondre à cette question, c’est reformuler lopper la solidarité et la bienveillance.
de façon positive les urgences précédemment Les responsables métiers, quant à eux, doivent
établies. C’est aussi définir les priorités et faire s’intéresser aux outils qui ne se valent pas
© denis_pc-fotolia

des choix afin de dégager des axes forts et tous. Plutôt que de se laisser dicter un choix,
cohérents. Quelles retombées espère-t-on ? ils doivent prendre conscience que l’outil
Qu’est-ce que cela apporte ? Pourquoi est-ce choisi déterminera le champ du possible.
indispensable ? En quoi cela justifie-t-il l’énergie Parfois certaines solutions imposent leur
qu’il va falloir déployer ? On ne conservera philosophie. Connaître l’état de l’art évitera
ainsi que les objectifs qui se justifient vraiment l’écueil d’objectifs irréalistes, et surtout inspi-
et sont capables d’entraîner l’adhésion. rera la définition de la vision. ■

Comment ?
ACTIONS ÉTAPE 3
La vision doit être réaliste. En plus de définir
un objectif, il faut apprécier la situation ac-  Dégager les objectifs
tuelle et envisager les étapes afin d’y parvenir.  Constater la situation actuelle
Je résume cela en disant que la vision doit  Identifier un chemin
décrire un chemin : on définit l’objectif que
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Étape n° 4

he Cor
uc tic
ga
Étape 4

al
l
ica
3 2

dr
Logique Global

Cort

oit
Analytique Intuitif
Partager la vision Factuel
Quantitatif
Intégratif
Synthétique

Organisé Interpersonnel
À ce stade il s'agit de faire partager cette vision pour Séquentiel Émotionnel

Limb

e
Planifié Kinesthésique

uch
convaincre et mobiliser progressivement les collaborateurs. Détaillé Sensitif

iqu

ga
e 4 1
ga

e
uch iqu
 Adopter un plan de communication e Limb

Mal communiquer sur le projet, c’est s’exposer d’espaces collaboratifs fera gagner 20 à 30 %
à un rejet des syndicats qui peuvent y voir un de temps selon les projets ».
outil de surveillance : un comble pour une 4 - Méthode (limbique gauche) : faites appel
solution qui donne plus de poids et de visibi- au sens pratique, rassurez, donnez des anec-
lité aux employés ! Ne pas expliquer l'intérêt dotes. Par exemple : « Nous allons pouvoir
d'une solution collaborative, c’est risquer de répondre à de gros appels d’offres dans les
voir la plateforme délaissée après une pé- délais, même lorsque certains experts sont
riode de curiosité. Un projet collaboratif doit en mission ».
donc faire l’objet d’un plan de communica-
Impliquer l’ensemble des collaborateurs
tion interne défini très tôt, utilisant la palette
de médias disponibles : billet du directeur, John Kotter note l’importance de la commu-
présentation organisée, vidéo, « teasing », nication non verbale et des actes. En matière
guides, formations, évènements internes… de collaboration, les dirigeants, les managers
et les porteurs du projet collaboratif ont donc
S’adresser aux quatre cerveaux
le devoir de montrer l’exemple. Le projet lui-
Il existe de nombreuses techniques pour se même étant l’occasion de mobiliser la colla-
montrer convainquant. En s’inspirant des boration, commencez par collecter les idées
découvertes de l’asymétrie cérébrale, Ned et les attentes : boîte à idées, interview de
Hermann, spécialiste du fonctionnement céré- volontaires, atelier de brainstorming, partici-
bral humain, a mis en évidence quatre modes pation au choix du nom de la plateforme... Par
préférentiels de traitement de l’information. ailleurs, pour que la future solution collabora-
Pour vous adresser à tous, appliquez-vous à tive puisse développer l’implication de chacun
communiquer sur les quatre modes et pas seu- dans les futurs projets, l’un des tous premiers
lement sur celui que vous préférez. Par expé- usages sera de créer une communauté. Et
rience c’est relativement naturel dans cet ordre : enfin, appuyez-vous sur des relais. Les pre-
1 - Sentiment (limbique droit) : captez l’intérêt mières personnes convaincues, en particulier
avec une image, en partageant une émotion, les managers et les leaders, seront les ambas-
en faisant appel à l’empathie. Par exemple : sadeurs de cette vision qu’ils partagent. Ils
« Vous en avez marre de perdre votre temps à joueront alors un effet démultiplicateur. ■
rechercher la dernière version d’un document,
vous avez envie de plus d’entraide ».
2 - Imagination (cortical droit) : partagez un ACTIONS ÉTAPE 4
rêve, une intuition. Par exemple : « On pourrait
 Définir un plan de communication :
être plus efficace tout en s’épanouissant grâce à calendrier, média
une meilleure communication et davantage de
 Développer les supports
collaboration ».
 Laisser place à l’interaction et aux
3 - Raison (cortical gauche) : rationalisez, échanges permettant l’appropriation
chiffrez. Par exemple : « La mise en place
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Collaboratif - La conduite du changement
Étape n° 5

Étape 5
Inciter à l'action
Quels sont les relais qui vont favoriser l'adoption de la solution
collaborative au sein de l'entreprise ? Comme faire en sorte que
les collaborateurs utilisent le nouvel outil à leur disposition ?
C'est là tout l'enjeu de cette étape.

 Développer une utilisation sur le long terme

La présentation de la vision a suscité une tionnels qui sont généralement intuitifs, mais
forte adhésion : les employés sont enthou- plutôt sur les bonnes pratiques, comme par
siasmés par la mise en place de nouveaux exemple la manière d'animer des espaces
modes de collaboration. Mais le plus difficile collaboratifs. Ils devront adopter des valeurs
est-il passé ? Assurément non, car c’est bien comme le partage, la transparence et,
maintenant que les choses difficiles commen- par-dessus tout, la bienveillance.
cent. De nombreuses personnes doivent Le premier levier à activer est celui de l’intérêt
commencer à agir et les freins sont souvent des personnes. L’égoïsme peut mener les
nombreux. Nous évoquons ici la mise en individus à collaborer dès lors qu’ils y voient
place pérenne des usages, et non de la mise un intérêt personnel. L’important est d’amener
en œuvre technique d’une solution. les personnes à agir afin qu’elles découvrent
ce que cela peut leur apporter. Pour cela, la
Donner le pouvoir aux collaborateurs
curiosité initiale pour une nouvelle solution
Il est très important d’identifier les nouveaux sera un atout puissant, bien qu’il ne s’agisse
comportements attendus, les compétences à là que d’une première phase.
acquérir, et les attitudes à adopter. En effet,
Aligner l’organisation sur les objectifs
les employés devront collaborer au quotidien
et partager leurs documents de travail. Ils Pour aller plus loin, l’organisation doit s’en
devront apprendre à se servir de la solution donner les moyens, à commencer par la for-
mise en œuvre, pas tant sur les aspects fonc- mation ou l’entraînement des collaborateurs.
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Collaboratif - La conduite du changement
Étape n° 5

Il peut par exemple s’avérer nécessaire de


former les managers à de nouvelles formes
de management. Malheureusement, le coût
de ces formations freine très souvent leur
mise en place. Même étendues sur une
semaine entière elles ont une efficacité limitée
si elles ne sont pas suivies par une mise en
œuvre pratique. Il existe néanmoins d’autres
approches moins coûteuses et certainement

© violetkaipa-fotolia
plus efficaces : sensibiliser, proposer des
guides, organiser des ateliers, assurer le
partage d’expériences, mettre en place un
accompagnement léger mais régulier, etc.
Toutes ces approches doivent s’inscrire dans
la durée pour être pleinement efficaces. Un
autre moyen très puissant pour favoriser la leaders et managers. Ils se complètent. Une
collaboration est d’insérer des objectifs spé- bonne organisation a besoin de ces deux
cifiques dans l’entretien d’évaluation annuel profils. Les leaders dialogueront volontiers
de chaque collaborateur : utilisation effective pour convaincre que plus de collaboration
des outils mis à disposition, partage d’expé- aboutira à un plus grand épanouissement
riences, capitalisation des connaissances, professionnel des collaborateurs et une plus
attitude positive, etc. Autant d’éléments qui grande efficacité de l’entreprise.
conduiront les responsables RH, les managers
Affronter les résistances
et tous les collaborateurs à réfléchir à la place
de la collaboration dans leur travail et dans Malheureusement il y a parfois certaines
les objectifs de l’organisation. difficultés à surmonter. John Kotter souligne
par exemple le cas du manager, ayant un rôle
S’appuyer sur la hiérarchie intermé-
diaire : managers et leaders déterminant, qui se montre franchement
hostile au changement. Il ne faut alors pas se
On ne répétera jamais assez le rôle détermi- voiler la face et espérer que son attitude
nant de toute la hiérarchie intermédiaire. Les finisse pas s’améliorer toute seule.
managers doivent accorder du temps à leurs À ce stade, le dialogue franc est la meilleure
collaborateurs afin qu’ils partagent leurs approche. Souvent celui-ci réussira, peut-être
connaissances, qu’ils aident leurs collègues ou en faisant ressortir un besoin de formation ou
qu’ils dialoguent sur les opportunités tech- d’accompagnement. Sinon, après plusieurs
niques ou commerciales. Tout cela prend du tentatives n’aboutissant qu’à des impasses,
temps au détriment d’autres tâches, mais les une décision courageuse s’imposera comme
managers doivent comprendre l’intérêt de par exemple changer les responsabilités. Cela
cette collaboration, l’autoriser et l’encourager. sera d’autant mieux compris que l’on aura
Plus encore, ils doivent montrer l’exemple. essayé au préalable d’autres approches. ■
John Kotter met enfin en avant le rôle essentiel
des leaders qui n’est pas réservé au sommet
de la hiérarchie, ni à des personnes hors du ACTIONS ÉTAPE 5
commun. Les leaders indiquent une direction,
 Faire émerger et mobiliser des profils
facilitent la coopération, motivent, inspirent leaders prêts à s’impliquer
et dynamisent le changement. Les managers  Choisir les solutions adaptées à la
budgétisent, organisent, contrôlent et assurent vision : logiciel(s), accompagnement(s)
la production. C’est une erreur d’opposer
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Collaboratif - La conduite du changement
Étape n° 6

Étape 6
Démontrer des résultats à court terme
Selon le proverbe, « Un grand nombre de petites victoires vaut mieux
qu'un grand échec ». Une maxime qui s'applique à merveille dans le
cadre de la conduite du changement visant à mettre en place une
solution collaborative. Des petites victoires qu'il faut savoir valoriser
afin de galvaniser les troupes et remporter la bataille finale !

 La voie du succès
Partageant un même sentiment d’urgence, une surprendra pas un manager sénior pour qui
coalition a construit et partagé la vision d’une « long terme » signifie généralement de 3 à
organisation plus collaborative. Cela a conduit 10 ans. Par contre, pour beaucoup d’opéra-
au démarrage de premières actions. Il est tionnels, le court terme étant la semaine, le long
maintenant important d’obtenir les premiers terme est, au plus, l’année. Pour ces derniers,
succès (quick wins) pour encourager ceux qui l’absence de résultat rapide signifie l’échec.
ont commencé à agir, pour convaincre les Pour mieux comprendre le besoin de premiers
hésitants et pour désarmer les sceptiques. résultats, il est intéressant de s’inspirer de
l’approche commerciale : pour « vendre » le
Obtenir des résultats rapides
changement, le témoignage des premiers
Certains pensent que seuls comptent les résul- « clients » est nécessaire, c’est-à-dire des
tats à long terme et que les succès rapides sont premiers à avoir bénéficié de la mise en place
un détour. Mais c’est oublier la dimension d’une solution collaborative et sociale.
psychologique et surtout la perception du
Ne pas laisser faire le hasard
temps qui n’est pas la même pour tous les
acteurs. Changer les pratiques collaboratives Le succès de la conduite du changement ne
va prendre au moins plusieurs années. Cela ne peut être laissé au hasard. Nombreux sont les
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Collaboratif - La conduite du changement
Étape n° 6

leaders tellement convaincus du bien-fondé


de leur vision qu’ils ne perçoivent même pas
la nécessité d’organiser les premiers succès,
surtout quand ils ont su déclencher une forte
adhésion et les premières actions. Pourtant,
John Kotter souligne bien qu’à ce stade, on a
bien plus besoin de managers que de leaders,
car c’est eux qui sauront organiser les actions
requises afin d’obtenir les résultats attendus.
Une solution collaborative et sociale est
justement bien adaptée à cette approche.
Prête à l’emploi, elle permet l’organisation
d’une phase pilote durant laquelle il est
recommandé d’embarquer jusqu’à 10% des assistantes, concierges, chargés de support
utilisateurs cibles. Une partie de l’adaptation itinérants etc.
est ainsi repoussée après cette phase pilote, 3- Développer une offre en réunissant des
ce qui correspond à une approche agile de la profils complémentaires : marketing, tech-
gestion de projet permettant d’éviter des nique, commercial, juridique, etc.
développements spécifiques inutiles. 4- Gérer un projet avec des participants
Il est avantageux d’impliquer fortement les externes à l’organisation : partenaires, four-
acteurs de cette phase pilote qui participeront nisseurs ou clients
par la suite activement à l’élaboration des 5- Mettre en place une base documentaire
versions suivantes. C’est un moyen de prendre qui réduit les mails et les appels télépho-
en compte les remarques justifiées de certains niques entre siège et commerciaux
détracteurs. Enfin, cette phase pilote doit 6- Partager des connaissances par le biais de
absolument être structurée en plusieurs chan- questions/réponses dans des communautés
tiers susceptibles d’aboutir à des quick wins. thématiques.
De façon générale, il faut viser des chantiers
Valoriser les résultats obtenus
dont la réussite rapide est très probable, bien
Pour être convaincants, les résultats doivent que cela n’exclut pas de mener en parallèle
être visibles et probants, c’est-à-dire provenir des projets plus longs et plus prospectifs. Un
sans ambiguïté du changement conduit. Le autre type de chantier peut être envisagé : il
nouvel outil collaboratif et social, avec sa concerne les communautés extra-profession-
grande variété d’usages, offre de nombreuses nelles qui, grâce à leur côté informel, fédè-
possibilités qui se déduisent de la vision. Ils rent autour de passions communes. Enfin, il
seront choisis avec comme critère la visibilité, est judicieux de mettre en place un espace
la mesurabilité et surtout la capacité à impli- dédié à la conduite du changement afin de
quer plusieurs catégories de personnes : on présenter la vision du projet collaboratif,
a besoin d’influenceurs, de pragmatiques et encourager le dialogue, communiquer sur
aussi de personnes capables de dégager le les succès et apporter les conseils ou les
temps nécessaire à la réussite. documentations attendues. ■
Voici à titre d’exemple des chantiers pour
lesquels nous avons constaté l’efficacité d’un
ACTIONS ÉTAPE 6
outil collaboratif et social :
1- Répondre à un appel d’offres important  Identifier des chantiers pilotes
mobilisant un grand nombre d’intervenants  Définir les indicateurs de succès (KPI)
en peu de temps  Impliquer les profils manager
2- Rompre l’isolement et favoriser l’entraide :
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Collaboratif - La conduite du changement
Étape n° 7

Étape 7
Entretenir la dynamique grâce
aux résultats
Vous touchez au but, et les pratiques collaboratives commencent à
se répandre progressivement au sein de l'entreprise. Quelle est
donc la recette pour que le soufflé ne retombe pas ? Réponse dans
cette septième étape.

 Pour une réussite sans faille

Accélérer le changement
de nouveaux acteurs encore hésitants pour
Après plusieurs mois d’effort, le moment qu’ils contribuent à leur tour à l’accélération
est-il venu de féliciter vos équipes pour les du changement. Puisqu’on parle de colla-
premiers résultats tangibles ? Peut-être. boration, on ne peut évidemment se satisfaire
Convient-il aussi de lever le pied ? Surtout de quelques personnes seulement qui colla-
pas. Il y a en effet un piège terrible à éviter borent plus efficacement. Néanmoins, ces
absolument : celui de transmettre implicite- mêmes personnes doivent constituer un
ment le message que le plus dur est passé et exemple à suivre pour toutes les autres. La
que la suite va de soi. Si le sentiment d’ur- mise en place d’une solution de collaboration
gence s’évanouit, le mouvement va s’arrêter. doit en effet atteindre le maximum de per-
Mettre la machine en route a déjà été difficile, sonnes dans l’organisation afin de porter tous
il faut donc absolument conserver la dyna- ses fruits.
mique et même l’accélérer si possible.
Affronter la complexité
Les premiers résultats doivent encourager
ceux qui ont agi et les motiver à continuer sur Soyons honnêtes, les premiers résultats sont
cette voie. C’est aussi le moment d’impliquer généralement obtenus avec des cas parti-
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Étape n° 7

culiers : des équipes qui n’avaient d’autre


choix que de collaborer, des communautés
qui existaient déjà plus ou moins sous une
forme ou une autre, des sujets qui fédéraient
suffisamment de personnes…
Mais pour la suite, il s’agit d’installer de
nouvelles pratiques collaboratives de manière
pérenne. Pour cela, il va falloir prendre en
compte la complexité de l’organisation et ses
interdépendances. Il ne s’agit pas de fonction-
ner comme avant avec de nouveaux outils.
Changer une chose implique souvent une
remise en cause plus large :

© vege-fotolia
1. Il existait différents processus, mais quels
sont ceux qui ont été remplacés par les nou-
veaux usages collaboratifs ? Cela concerne
des responsables métiers.
2. On veut inciter davantage de personnes à tives et ce serait donc un tort pour un respon-
collaborer, mais comment le prévoir dans sable de chercher à prévoir et manager
l’entretien d’évaluation annuel ? Cela in- tous les changements induits. John Kotter
téresse le département des ressources souligne que les directeurs qui s’impliquent
humaines. doivent avoir une attitude de leader : présenter
3. Les managers sont responsables de l’at- leur vision et déléguer la mise en œuvre.
teinte de résultats, mais comment s’assurer C’est indispensable pour ne pas se noyer
qu’ils laissent aussi du temps à leurs colla- dans les détails, surtout s’il existe plusieurs
borateurs pour aider des collègues sur d’autres dizaines d’autres sujets stratégiques à
sujets ? Cela implique tous les managers. conduire en parallèle. Et cela reste vrai en
4. On souhaite distribuer davantage la com- descendant les niveaux de hiérarchie où d’autres
munication, mais qui peut publier des billets acteurs doivent avoir une attitude de leader
d’information ? Cela relève des responsables pour démultiplier l’impact de la vision.
de la communication. En termes de collaboration, la maturité des
5. Jusqu'ici on partageait les documents par personnes et de l’organisation prendra du temps.
mail ou dans des répertoires partagés, mais C’est donc un long chemin qui commence.
désormais comment tirer parti d’une gestion Et parfois, il est tentant pour un manager
documentaire collaborative ? La DSI est inté- de vouloir organiser les choses seul pour ne
ressée par cet objectif. pas perdre de temps à dialoguer avec les
6. On désire que des communautés se personnes qui sont pourtant impliquées. Il
forment pour effectuer de la veille, pour est utile, à cet égard, de rappeler ce beau
suggérer des innovations ou pour traiter des proverbe africain : « Seul on va plus vite,
thématiques dédiées, mais comment les ensemble on va plus loin ». ■
créer et les animer ? Cela ressort, selon les
cas, des cellules de veille, la R&D, et poten-
tiellement tout responsable qui souhaite faire ACTIONS ÉTAPE 7
bouger les choses sur des sujets transverses.  Transformer les personnes « moteur »
en ambassadeurs
Impacter toute l’organisation
 Déléguer pour faire face à la complexité
De nombreuses personnes sont impactées par de la transformation
le développement des pratiques collabora-
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Collaboratif - La conduite du changement
Étape n° 8

Étape 8
Ancrer les nouvelles pratiques

Le changement a été conduit avec succès dans la durée. Les


résultats sont importants et concernent toute l’entreprise. Peut-on
enfin crier victoire ? Pas tout de suite, car il reste une dernière
étape : ancrer les nouvelles pratiques dans la culture d’entreprise.

 Vers la consolidation et la pérennité

La culture d’entreprise est un ensemble de la matière, l'ennemi ce sont les habitudes


règles et de valeurs communes aux membres personnelles dont nous avons toujours quelques
de l’organisation. Cette culture est souvent difficultés à nous défaire. Ne dit-on pas
implicite, ce qui ne diminue pas pour autant « chassez le naturel, il revient au galop » ? Car
sa puissance. Elle influence inconsciemment au delà de la culture d'entreprise, ce sont
les collaborateurs qui cherchent à se conformer bien les habitudes d’une organisation qu’il
aux us et coutumes afin de bien s’intégrer à faut désormais changer, et ce n’est pas une
leur société. Elle s’auto-entretient également, mince affaire. On parle d’acculturation pour
et peut ainsi survivre et perdurer longtemps désigner la transformation de deux cultures
après le départ des créateurs de l’entreprise en contact permanent : ici l’ancienne culture
qui l’ont insufflée. et celle qu’on cherche à installer.

Doit-on changer la culture Comment insuffler le changement ?


d’entreprise ?
Il faut retenir qu’il n’est pas possible de dé-
Ainsi, même les changements les plus impor- créter un changement de culture d’entreprise
tants et les plus satisfaisants ne sont pas pour que cela se fasse. La culture d’entreprise
pérennes tant que la culture d’entreprise n’a est trop solide, trop liée à des pratiques, trop
pas elle-même évolué afin de les intégrer. En « évidente », comme allant de soi aux yeux de
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Collaboratif - La conduite du changement
Étape n° 8

tous. Aucune démonstration, aucun discours, comme la coopération, la confiance, la bien-


aucune rhétorique n’a suffisamment de force veillance, l’épanouissement professionnel, la
pour bouger la masse d’habitudes. Il faut transparence…
d’abord amener à de nouvelles pratiques qui Concrètement, les nouvelles pratiques corres-
réussissent pour ensuite les ancrer dans la pondant à ces valeurs sont, par exemple,
culture. C’est la raison pour laquelle ce chan- l’échange de suggestions, le partage des
gement culturel est la dernière étape de connaissances, la visibilité donnée sur ses
la conduite du changement et non pas la propres actions, la valorisation de ses colla-
première. borateurs, l’aide apportée aux autres…
Les sept précédentes étapes ayant été cou- Une fois la culture d'entreprise bien installée,
ronnées de succès, la direction va pouvoir tout nouvel arrivant apprendra très naturelle-
enfin convaincre de changer la culture, d’une ment à proposer ses suggestions dans une
part en montrant les résultats obtenus grâce boîte à idées collaborative, à partager ses do-
aux nouvelles pratiques, et d’autre part en cuments de travail dans un outil collaboratif
expliquant que la culture existante répondait et non par des courriers électroniques, à faire
à un autre contexte mais qu’elle est devenue des commentaires pour partager sa réflexion.
inadaptée. En forçant le trait, il faut faire pren- Les responsables quant à eux animeront des
dre conscience que le changement a déjà eu communautés ou des espaces collaboratifs…
lieu pour qu’il devienne définitif et que les Bienvenue dans un monde plus collaboratif ! ■
mentalités changent.
En fait, chacune des sept précédentes étapes
concourt à faire évoluer la culture d’entre-
prise d'une manière ou d'une autre. Cette
8e étape consiste donc à expliciter ce chan-
gement pour l’ancrer définitivement dans
l’organisation.
Malheureusement, tout le monde ne se
convertira pas au même rythme aux nouvelles
pratiques. Il faut donc parvenir à ce que les
personnes clés défendent la nouvelle culture
d'entreprise. Pour cela tous les moyens doivent
être mobilisés dans la durée : sélectionner
correctement les nouvelles recrues, retenir et
©R

promouvoir les bonnes personnes, et éven-


aw
pi
x

el.
tuellement inciter au départ ceux qui s’oppo- otol
co
m-f
ia
sent résolument au changement. Pour cela
il est donc nécessaire d’avoir formulé la
nouvelle culture de manière claire. Elle doit
notamment se décliner en objectifs pour les
entretiens annuels.

Que changer dans la culture


d’entreprise ?

Les nouvelles valeurs concernent l’objectif ACTIONS ÉTAPE 8


pour lequel on veut favoriser les pratiques
 Identifier la culture actuelle
collaboratives et sociales : l’efficacité et
 Expliciter les changements culturels
l’intelligence collectives. Il faut mettre en
voulus et déjà mis en pratique
avant toutes les valeurs qui vont dans ce sens
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Collaboratif - La conduite du changement
Épilogue

Épilogue
Bienvenue dans un monde
plus collaboratif
La mise en place d'une solution collaborative répond à une certaine
logique parfaitement mise en évidence dans chacune des huit
étapes détaillées dans les pages précédentes et résumées ici.

©nd3000-fotolia

 Vers une organisation collaborative


Après avoir étudié les 8 étapes mises en d’abord indispensable de changer les
avant par John Kotter, il est important de pratiques pour y parvenir.
souligner qu’elles sont toutes indispensables. 6. Pour généraliser les pratiques collabora-
tives, il faut au préalable démontrer leurs
8 étapes indispensables
premiers succès.
Lorsqu’on les reprend en commençant par la 5. Pour obtenir des succès, il est nécessaire
fin on met bien en avant les prérequis que d’organiser des chantiers où l’on donne tous
constituent les étapes précédentes : les moyens nécessaires aux participants.
8. L’objectif est de changer l’organisation 4. Pour impliquer les participants sur les
pour la rendre beaucoup plus collaborative et premiers chantiers, ils doivent adhérer à la
tirer bénéfice de ce que permettent les vision partagée.
nouvelles technologies issues du Web. 3. Pour être partagée, cette vision doit au
7. Instaurer la collaboration au cœur de la préalable avoir été définie.
culture d’entreprise ne se décrète pas, il est 2. Pour construire cette vision il faut réunir
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Collaboratif - La conduite du changement
Épilogue

une coalition qui apportera des vues complé- dans des discussions, l’identification des
mentaires et qui la soutiendra ensuite. profils facilitera la formation d’une coalition,
1. Pour amener des hauts responsables à et une communauté dédiée permettra de
rejoindre une coalition, il faut s’appuyer sur construire une vision. Les fonctions de com-
un sentiment d’urgence. munication faciliteront le partage de cette
vision qui sera d’autant mieux adoptée
Conduire le changement grâce aux
outils collaboratifs qu’elle pourra être commentée, discutée et
ajustée. Des espaces collaboratifs faciliteront
Développer les pratiques collaboratives va l’animation des chantiers qui aboutiront aux
bien au-delà de la mise en place d’un Réseau résultats rapides et la généralisation sera
Social d’Entreprise ou d’un Intranet collabo- facilitée par la communication et le partage
ratif. Bien qu’une solution collaborative sous- d’expériences des ambassadeurs. Les guides
utilisée puisse quand même rapporter des et les savoirs seront partagés, permettant aux
gains d’efficacité, l’organisation doit chercher nouveaux arrivants d’adopter plus vite la
à se transformer et à emporter tous ses mem- nouvelle culture d’entreprise.
bres dans un changement des modes de En résumé, le développement de la colla-
travail et des mentalités. La mise en place boration est à la fois une fin et un moyen.
d’outils collaboratifs n’est donc pas un projet C’est un long chemin qui vous demandera de
comme les autres et son succès facilitera la la persévérance mais qui aura un impact
conduite du changement des futurs projets. formidable sur votre organisation. ■
Le sentiment d’urgence naîtra par exemple

Comment aborder un projet collaboratif ?

T rès souvent, on trouve un chef de projet qui possède une bonne vision mais qui ne sait
pas comment faire bouger l’organisation. C’est pour lui que nous avons réalisé ce guide,
pour l’aider à prendre de la hauteur et à réussir les 8 étapes. Il comprendra notamment
l’importance et la façon d’inclure des hauts responsables dans la coalition nécessaire à la
réussite du projet. Un piège à éviter serait de n’aborder le projet que sous son angle tech-
nique. Mais ne pas se focaliser uniquement sur les aspects techniques ne signifie pas les
négliger. Ce sont les outils qui rendent possibles de nouvelles pratiques collaboratives.
Les outils ne sont pas interchangeables. Certains imposent leur philosophie, d’autres
peuvent aussi s’adapter à vos attentes. Certains sont spécialisés et il est nécessaire d’en
intégrer plusieurs pour couvrir vos besoins, tandis que d’autres ont une couverture plus
large, offrent une ergonomie plus homogène, et des fonctions mieux intégrées entre elles.
Les moyens disponibles sont souvent limités. Cela devrait inciter à ne pas vous laisser aller
à de nombreux développements spécifiques. Évitez d’avoir un cahier des charges qui
ressemble à une liste à la Prévert. Profitez de la maturité des outils pour mener un projet
pilote. Tirez davantage partie de la solution choisie. Avec les économies ainsi réalisées,
faites-vous accompagner pour conduire le changement car la réussite d’un projet colla-
boratif se mesure à l’ampleur de la transformation des pratiques. ■

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Les auteurs

Vincent Bouthors Mathieu Bigeard

Titulaire d'un diplôme d'ingénieur et Mathieu Bigeard est Customer Success


d'un doctorat en informatique, Vincent Manager chez Jalios qu'il a rejoint pour
Bouthors a fondé Jalios en 2001, avec accompagner les organisations dans
son associé Olivier Dedieu. Passionné leurs projets de Digital Workplace. Parmi
par l'innovation, Vincent Bouthors a ses missions, celle de sensibiliser les
débuté sa carrière au centre de recherche entreprises à l'importance de la conduite
et de développement de Bull, travaillant du changement pour une meilleure
sur les interfaces Homme/Machine. Il a compréhension des usages collabora-
ensuite été détaché afin de développer tifs. Après 7 ans au sein du Groupe
des outils, notamment autour du web Hermès en qualité de Chef de Projet
collaboratif, à l'occasion de la création Communication et Responsable Intranet,
du World Wide Web Consortium en il a évolué dans le métier du conseil en
1994. Jalios est aujourd'hui devenu l'un stratégie digitale et a acquis une solide
des acteurs incontournables de l’Intranet expérience des enjeux de la transfor-
collaboratif. Cette entreprise française mation numérique et du déploiement
ne cesse d'élargir son champ d'action de solutions collaboratives. Diplômé
pour s'adapter aux évolutions technolo- de l'École Supérieure de Gestion de
giques. Après avoir abordé avec succès Paris (MBA en management et marke-
les marchés de la gestion de contenu, ting du luxe), il intervient régulièrement
du documentaire, du portail, du colla- lors de conférences sur la transformation
boratif et des réseaux sociaux d'entreprise, numérique et les plateformes collabora-
Jalios aborde aujourd'hui le social lear- tives et sociales.
ning avec sa filiale 1Day1Learn.

Pour toute demande d’information n’hésitez pas à nous contacter :

Jalios SA
58 rue Pottier
78150 Le Chesnay

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Téléphone : +33 1 39 23 92 80
www.jalios.com

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